Расходы на аутсорсинг налог на прибыль

Опубликовано: 12.05.2024

Представительские расходы — это затраты, которые несет компания на организацию бизнес-встреч с целью знакомства с клиентами, подписания договоров, увеличения известности своей торговой марки. Ввиду особого характера этих затрат редко какая организация ведет учет представительных расходов в бухгалтерском учете из-за риска неправильного начисления единого налога или налога на прибыль.

Но законодательство разрешает включать их в состав расходов и уменьшать налогооблагаемую базу. Рассмотрим, каким образом отражаются представительные расходы в налоговом учете в 2020 году.

Что подпадает под эту категорию затрат
Какие расходы можно отнести к представительским
Оформление понесенных представительских расходов
Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута
Отражение в регламентированном учете
Налог на прибыль и представительские расходы
Налог на добавленную стоимость и представительские расходы
Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров
Подтверждающие документы

Что подпадает под эту категорию затрат

Представительские расходы в налоговом учете регламентированы действующим НК нашей страны. В статье 264 представлен список подобных расходов. В общем случае к ним относятся затраты, которые несет субъект предпринимательства для организации проведения собрания учредителей и переговоров с будущими контрагентами.

Учет представительских расходов возможен в том случае, если компания несет следующие виды затрат:

Оплата услуг заведений общественного питания для организации деловых обедов и ужинов, а также приобретение продуктов и заказ кейтеринговых услуг для организации питания деловых партнеров в офисе компании. Необходимо, чтобы затраты подтверждались счетом или договором на оказание услуг. Алкогольные напитки согласно действующему законодательству допускается включать в затраты.
Оплата услуг транспортных компаний, которые доставляют партнеров компании и других участников мероприятия к месту проведения делового банкета и домой или в гостиницу.
Оплата услуг переводчиков, которые участвуют в переговорах с потенциальными контрагентами и инвесторами компании.

Обратите внимание, что этот список является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Когда налоговая инспекция будет проверять учет представительских расходов, она может списать все затраты, которые были понесены на заказ развлекательных мероприятий, саун и бильярдов.

Нельзя включать в состав представительских расходов такие затраты:

Оплата мероприятий в рамках культурной программы. Сюда включаются посещение музеев, театров, организация экскурсий по городу.
Оплата билетов участников банкета на проезд из другого населенного пункта. То есть, налоговая спишет с затратной части суммы, которые ушли на покупку железнодорожных или авиабилетов. Но аренду машины, которая доставит партнера из аэропорта в офис или ресторан, вписывать в затраты можно.
Приобретение ценных подарков для участников переговоров.

Учет представительских расходов в бухгалтерском учете, которые идут на приобретение сувениров и другой подобной продукции, является спорным пунктом. По этому вопросу существует два мнения контролирующих и судебных органов:

Налоговая служба не разрешает включать в состав представительских расходов затраты на изготовление или покупку сувениров. Мотивировка такого решения — отсутствие соответствующего пункта в Налоговом кодексе. Эти затраты должны включаться в состав маркетинговых мероприятий.
Судебные органы в некоторых случаях принимают сторону налогоплательщиков и отменяют доначисления в связи со снятием этих затрат. Свое решение они мотивируют тем, что распространение брендированных сувениров способствует увеличению бренда и, соответственно, росту продаж.

Во избежание проблем при проверке учета представительских расходов рекомендуется не включать сувениры в их состав или тщательно документировать их. Документы могут понадобиться как доказательства в судебном разбирательстве.

Какие расходы можно отнести к представительским

При организации учета представительских расходов нужно принимать во внимание пункты 1 и 2 статьи 264 Налогового кодекса. Согласно этим документам на расходы можно списать затраты, которые были понесены на обслуживание:

Работников и руководителей со стороны компании, которые участвуют в банкете или переговорах;
Представителей тех компаний, которые являются партнерами или будут ими.

Расходы на питание списываются независимо от того, как организован прием пищи и когда он проходит. Это могут быть деловые завтраки, обеды или ужины в ресторане, а также организация буфета прямо в офисе во время переговоров.

Затраты на оплату переводчиков оплачиваются только в том случае, если для встречи используются специалисты, которые не входят в штат компании и не получают зарплату.

Дополнительные требования, которые нужно принимать во внимание при организации учета представительских расходов:

НК не регламентирует конкретный состав расходов на проведение мероприятия;
Представительские расходы могут быть понесены в другом городе, если работник компании находится там в деловой командировке;
Деловое мероприятие может быть проведено для физических лиц и предпринимателей, которые могут быть или уже являются клиентами компании.

Оформление понесенных представительских расходов

Для правильного оформления представительских расходов в налоговом учете необходимо подготовить пакет документов, который будет предоставлен представителям ИФНС во время проверки. Как оформить представительские расходы?

Минимальный пакет первички включает в себя:

Приказ на проведение банкета, делового ужина, другого подобного мероприятия. Он должен быть заверен руководителем компании.
Смета со статьями и суммами расходов по каждому пункту. Они должны соответствовать перечню, приведенному в Налоговом кодексе.
Отчет о проведении банкета после его окончания. Это должен быть подробный документ, в котором указывается программа мероприятия и его участники, в том числе представители потенциального партнера.

Это перечень приведен согласно Письма Министерства финансов № 03−03−06/1/675.

Форма приказа официально не регламентируется, но в нем должны быть обязательно отражены следующие сведения:

Место проведения банкета, дата и время мероприятия;
Список лиц, которые принимают участие со стороны организатора и потенциального бизнес-партнера;
Цель организованного мероприятия. Чаще всего целью является подписание нового договора или продление существующих соглашений.
Программа всего мероприятия. Банкет может включать в себя встречу представителей партнера, несколько приемов пищи, проведение переговоров. Программу можно приложить к приказу в качестве отдельного документа.
Смета с указанием статей затрат и сумм по каждому из пунктов.
Сроки подготовки отчета о проведенном деловом банкете.

Обратите внимание, что отсутствие отчета может послужить основанием списания расходов после проверки налоговой службой. Для правильного учета нужно максимально подробно написать отчет и указать в нем цели, которые были достигнуты.

Обязательный перечень информации, который должен присутствовать в отчете:

Время, в течение которого было проведено запланированное мероприятие.
Список лиц, который принимал в нем участие. В некоторых случаях он может не совпадать с тем, что был приведен в приказе. Например, по причине замены одного делегата другим или неявки кого-то по объективным причинам.
Список переводчиков, которые были задействованы для организации общения с делегацией партнера из другой страны.
Цель проведения и упоминание о том, была ли она достигнута. Например, подписан договор на поставку товаров или соглашение о намерениях.
Фактически понесенные затраты. По каждой из статей затрат необходимо прикрепить к отчету официальные подтверждающие документы или чеки.

Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута

Вопрос о том, можно ли относить представительские расходы в расходную часть, если договор с контрагентом не заключен, законодательством не урегулирован. Поэтому здесь необходимо руководствоваться практикой применения законодательства.

Согласно решениям высших судебных органов, достижение цели делового мероприятия не является обязательным для списания расходов. Но во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами в этом случае рекомендуется более тщательно составить отчет, в котором указать, какие действия предпринимались для заключения договора и какие вопросы обсуждались с контрагентами. А также причины, по которым договор не был заключен или пролонгирован.

Содержание

Актуальность бухгалтерского бизнеса
Предоставляемые услуги
Алгоритм открытия бухгалтерской фирмы
Финансовый план
Возможные риски

Открытие фирмы по оказанию аутсорсинговых бухгалтерских услуг просто, если вы обладаете опытом в данной сфере. Чтобы начать оказание бухгалтерских услуг как бизнес, необходимо найти некоторый стартовый капитал, рассчитать затраты, а также вычислить примерный период окупаемости. При правильном подходе вы сможете быстро найти клиентов, ведь многие компании уже не берут на работу штатных бухгалтеров, поручая составление отчётов и подсчёт налогов сторонним специалистам.

Актуальность бухгалтерского бизнеса

Перед тем, как открыть бухгалтерскую фирму, стоит подумать о целесообразности такого шага. Оказание бухгалтерских услуг как отдельный, активно развивающийся вид бизнеса представляет собой перспективный канал получения прибыли. Сейчас уже не принято держать штат бухгалтеров, если необходимо всего лишь сделать несколько ежемесячных отчётов. Именно поэтому аутсорсинг, то есть передача некоторых функций (например, ведение бухучёта) в другие организации, стал популярным.

Для руководителя развивающейся компании нерационально выделять часть драгоценного рабочего времени составлению отчётности, но и нанимать бухгалтера на постоянную занятость затратно. По указанным причинам, оказание бухгалтерских услуг, как бизнес, является особенно актуальным видом доходной деятельности.

Предоставляемые услуги

Среди предоставляемых бухуслуг, которые будут пользоваться спросом, стоит выделить следующие:

регистрация предприятия, изменение формы собственности;
оформление документов (счетов, актов выполненных работ, заявлений в органы налогообложения);
составление отчётности (бухгалтерского баланса, «нулевого» отчёта, ведомостей выплаты заработной платы);
проведение финансовых операций, открытие счёта;
регистрационные услуги (например, регистрация книги чеков);
составление и сдача отчётов в налоговую инспекцию;
восстановление учёта;
консалтинговые услуги (консультационная помощь по бухгалтерским вопросам);
получение справок из статистических и других государственных органов;
подготовка организации к аудиторской или налоговой проверке;
сопровождение баланса.

Алгоритм открытия бухгалтерской фирмы

Чтобы открыть фирму или стать индивидуальным предпринимателем в рассматриваемой сфере деятельности, в первую очередь следует создать бизнес-план по оказанию бухгалтерских услуг. Этот документ поможет понять, сколько денежных вложений нужно сделать и когда ожидать первую прибыль.

Сделать начинание официальным и легальным – это первый шаг к получению прибыли от оказания бухгалтерских услуг. Для этого необходимо выбрать подходящую организационную форму будущей фирмы и подать заявление в налоговую, оплатив государственную пошлину.

копии паспортов учредителей (учредителя), идентификационные номера;
гарантийное письмо от собственника помещения об аренде (если планируется сразу снять офис);
устав в двух экземплярах (необходимо для компаний, выбравших форму ООО).

Важно! Если компания будет иметь вид юридического лица, также необходимо составить и приложить к пакету документов протокол собрания учредителей.

Для оказания бухуслуг может подойти такая форма, как ООО (общество с ограниченной ответственностью, то есть юридическое лицо), либо ИП (индивидуальный предприниматель, то есть физическое лицо).

Рассмотрим некоторые особенности этих двух вариантов:

Параметр	ООО	ИП
Уставной капитал	нужен, размер – 10 000 рублей	не требуется
Офис	необходим, так как по адресу этого помещения будет производиться регистрация в госорганах	не нужен, так как индивидуальный предприниматель регистрирует фирму по своему официальному адресу (в квартире или в частном доме)
Расходы на мебель, офисную технику и аренду помещения	нужно закладывать в бюджет при открытии бухгалтерской фирмы	не требуются, если вы начинаете работу у себя дома как фрилансер
Восприятие компании клиентами	фирма, являющаяся юридическим лицом, воспринимается клиентами серьёзней, чем физическое лицо — индивидуальный предприниматель	не все руководители компаний, которым нужны единоразовые или постоянные аутсорсинговые услуги, доверятся ИП
Ответственность за ошибки в работе	большая, как и накладываемые штрафы	минимальная
Бухгалтерский учёт для своей компании	нужен	вести не надо
Процесс регистрации	сложнее и объёмней, чем для ИП	максимально прост

Лицензирование и правила работы

Бухгалтерские услуги – привлекательный бизнесом для тех, кто ранее не был руководителем или основателем компании, ведь никаких лицензий для этого получать не нужно. Самое важное для бухуслуг – это иметь опыт, умения и достаточные знания в области ведения бухгалтерской отчётности и в сопутствующих вопросах.

Так, директору и сотрудникам бухгалтерской фирмы надо знать:

российский закон о бухучёте;
план счетов;
положения о ведении бухгалтерской отчётности и о документообороте;
налоговый кодекс;
методические указания, объясняющие отдельные моменты в бухгалтерском учёте.

Площадь помещения для работы аутсорсинговой бухгалтерской фирмы зависит от количества нанимаемых работников. Если предусмотреть наличие места для бухгалтеров, директора и проведения переговоров, наименьшей рекомендуемой величиной будет 40 м 2 . Желательно для минимизации затрат снять офис, в котором уже сделан ремонт.

Идеальным местом для фирмы будет центр города. Однако при учёте стоимости аренды коммерческой недвижимости это будет нерациональной тратой денежных средств. Постарайтесь найти помещение, находящееся рядом с налоговой, в таком случае процесс получения справок или подачи отчётности ускорится.

Это важно! Готовьтесь к тому, что за аренду каждого квадратного метра офиса придётся заплатить от 500 до 1000 рублей. (разумеется всё зависит от города в котором организовывается бизнес

Самое важное в любой успешной фирме – квалифицированный, профессионально подготовленный персонал.

В бухгалтерской компании обычно он имеет такой состав:

бухгалтер главный;
бухгалтер-помощник (для начала достаточно нанять на эту должность двух человек);
директор;
уборщик помещений.

Естественно, самое главное требование, которое предъявляется к первым двум позициям – это отличное знание бухгалтерского дела. Наличие опыта обязательно только для главного бухгалтера, ведь помощников можно взять неопытных (но быстро обучаемых). Так удастся сэкономить на их заработной плате.

Директором будете вы сами, хотя при желании можно делегировать руководство компанией другому человеку. Если хозяин бизнеса имеет опыт работы с бухгалтерскими документами и соответствующим программным обеспечением, он может занять должность главного или рядового бухгалтера. Главное помнить, что при подборе персонала каждый сотрудник в итоге должен оказаться на своём месте, чтобы заказы выполнялись в срок и качественно.

Покупка оборудования и мебели

При организации работы бухгалтерской фирмы с открытием офиса основные расходы идут на приобретение мебели и оборудования.

Вот список того, что может понадобиться:

столы;
стулья для работников и кресла для посетителей;
шкафы или стеллажи для хранения бумаг;
ноутбуки или компьютеры;
кассовый аппарат (не нужен, если расчёты с клиентами будут проводиться безналичным способом);
МФУ (Многофункциональное устройство — устройство, сочетающее в себе функции принтера, сканера, факсимильного устройства, копировального модуля.);
канцтовары.

Обратите внимание! Сэкономить на покупке мебели и техники поможет снятие меблированного офиса или приобретение бывших в употреблении товаров.

Затраты на программное обеспечение

Программы для осуществления бухгалтерских операций, составления отчётов, балансов должны быть лицензионными, а это значит, что за них придётся платить. Однако на начальном этапе работы компании можно воспользоваться их бесплатными, уменьшенными версиями. Также стоит обратить внимание на сервисы, работающие посредством ресурсов интернета и использующие для хранения информации облачные технологии, а не конкретный компьютер.

Для справки! Наиболее популярной платной программой для бухгалтеров до сих пор остаётся «1С-Бухгалтерия».

Приведём пример нескольких бесплатных бухгалтерских программ и сервисов:

«Небо»;
«Налогоплательщик ЮЛ»;
«Мое дело»;
«Инфо-Бухгалтер»;
«Контур»;
«Инфо-предприятие».

Распространение информации о вашей компании, то есть её реклама позволит потенциальным клиентам узнать о существовании такой полезной фирмы. Заниматься маркетингом в начале работы предприятия следует особенно тщательно, ведь от этого будет зависеть успех начинания и количество клиентов. Чтобы реклама была эффективной, нужно использовать все доступные способы продвижения.

Так, наружная или офлайн реклама будет заключаться в размещении информации на бигбордах, раздаче визиток, флаеров и другой печатной продукции. Также можно рассылать рекламные проспекты и брошюры, оставлять их в местах сосредоточения потенциальных клиентов, которые могут нуждаться в бухгалтерских услугах. Неплохо также найти возможность печатать информацию об организации в тематических журналах, справочниках и газетах.

Реклама в интернете включает в себя:

создание лендинг-странички и её регулярное продвижение;
создание групп, сообществ в социальных сетях и популярных мессенджерах с размещением полезной информации и интегрированием нативной рекламы;
публикация информации о компании в бухгалтерских интернет-изданиях.

Если с предыдущего места занятости у вас сохранилась какая-то телефонная база, можно производить «холодные» обзвоны и назначать встречи с потенциальными клиентами. Не помешает участие персонала в бизнес-мероприятиях.

Финансовый план

Рассмотрим приблизительный финансовый план по открытию бухгалтерской фирмы:

уставной капитал – 10 000 р.;
оплата пошлины – 4 000 р.;
аренда помещения для офиса – 30 000 р.;
мебель, оборудование, канцелярские принадлежности – 350 000 р.;
реклама – 45 000 р.;
другие (незапланированные) расходы – 10 000 р.

Суммарно при открытии компании понадобится

449 тысяч рублей.

В процессе функционирования бухгалтерской компании также появятся регулярные (ежемесячные) расходы: оплата труда сотрудников (минимум 110 000 р.), оплата налогов (составит 6% от дохода при упрощённой системе), взносы страховые (25 000 р.), расходные материалы (2 000 рублей), аренда офиса (30 000 р.). Ежемесячные затраты составят 167 000, не считая налога.

Рассчитаем возможную прибыль, которую планируется получать уже через три-шесть месяцев работы. Если средняя цена одной бухгалтерской услуги составит 7 000 рублей, а за месяц будет насчитываться 50 клиентов, месячный доход составит 350 тысяч рублей. Если вычесть из этого числа ежемесячные расходы (167 000 р.) и налог (21 000 р.), получится 162 000 р. Удастся ли вам достичь этих расчётных значений, будет зависеть от рекламы и качества предоставляемых услуг.

Возможные риски

Среди всех возможных рисков, которые могут помешать развитию дела, стоит выделить два основных. Это – наличие высокой конкуренции и сложности в поиске клиентов. Помочь избежать таких проблем может чёткая нацеленность на результат, тщательная проработка клиентской базы и слабых сторон конкурентов, а также постоянное улучшение качества сервиса.

Исходя из вышесказанного, бизнес на бухгалтерских услугах является перспективным и доходным. Даже не делая внушительных вложений, можно начать зарабатывать на составлении балансов и оформлении других бухгалтерских документов.

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Налог на прибыль и его оптимизация

Налог на прибыль платят предприятия на ОСНО: 3% идут в федеральный бюджет, 17% - в территориальный. Контролирующие органы отлично распознают серые “методы оптимизации” налога и с интересом начинают внеплановые проверки в компаниях, которые эти методы применяют.

Среди законных методов уменьшения налога на прибыль есть применение льготных ставок и увеличение расходов, которые принимают к учету для целей налогообложения. Порядок признания расходов прописан в главе 25 НК РФ.

Перечень расходов открытый, так что если ваши расходы отвечают критериям, заявленным в кодексе, их можно учесть, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу. Расходы должны быть обоснованы экономически и подтверждены необходимыми документами. Траты, которые не признаются расходами при расчете налога на прибыль, перечислены в ст. 270 НК РФ.

Льготная ставка по налогу

Есть список льготируемых видов деятельности, которые разрешают применять нулевую ставку по налогу — в федеральный и/или территориальный бюджет:

образовательные услуги;
медицинские услуги;
сельскохозяйственная отрасль;
соцобеспечение;
участники «Сколково»;
с 2021 года — IT-компании.

Льготой можно воспользоваться, если ваша компания выполняет ряд условий (ст. 284.1 НК РФ).

От уплаты налога в федеральный бюджет освобождены организации свободных экономических зон Крыма и Севастополя, порта Владивосток, экономических зон Калининграда и Магадана, туристско-рекреационных кластеров.

А еще для получения льготной ставки есть региональные инвестиционные программы, в которых вы можете участвовать. Также льготниками становятся резиденты технопарков, инновационных центров, индустриальных парков: как правило, они получают льготу по части налога, уплачиваемой в местный бюджет.

Полезные резервы

Компания может создавать резервы: по сомнительным долгам, на оплату отпусков, на выплату ежегодной премии за выслугу лет и другие. Суммы для формирования таких резервов признаются расходами. По сути, это возможность для отсрочки, уменьшения платежа в текущем периоде, чтобы в следующем его уплатить.

Чтобы пользоваться этим методом, в учетной политике для целей налогообложения надо прописать для каждого резерва способ начисления да и сам резерв. Если резерв прописан — его начисляют, если не прописан — начислять его нельзя. Учетную политику не меняют в течение года.

Уменьшение налога на убытки

Убытки прошлых лет помогают уменьшить налог на прибыль (п. 2 ст. 265 НК РФ). Например, в число внереализационных расходов входят потери в виде убытков предыдущих налоговых периодов, которые обнаружены в отчетном периоде.

Сейчас нет ограничения по сумме убытка, который уменьшает налоговую базу текущего периода (федеральный закон от 6 июня 2005 г. № 58-ФЗ). Но есть правило, что убытки погашаются по сроку давности: в первую очередь поздние, затем более ранние. Переносить убыток можно в течение десяти лет.

Аренда и затраты по текущей деятельности

Затраты на аренду, содержание и эксплуатацию помещений, обслуживание основных средств и другого имущества — все это можно отнести к расходам по производству и реализации (ст. 253 НК). Поэтому компании часто “оптимизируют” налог на прибыль, завышая затраты по аренде и текущей деятельности, включая вывоз мусора или уборку помещений.

Маркетологические исследования

Если компания приглашает маркетолога или заказывает исследование рынка агентству, эти услуги можно принять в число расходов в связи с производством или реализацией (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК). Но исследование должно быть связано с вашим производством и реализацией, а главное — должны быть актуальными, иначе налоговики сочтут занижение налоговой базы необоснованным.

Форма в компании

Если вы поддерживаете фирменный стиль с помощью форменной одежды сотрудников, то затраты на нее можно принять в расходы на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК). Но тогда вы должны передать форму работникам бесплатно или по сниженной цене с переходом в собственность работника. Придется обосновать экономическую необходимость формы, прописать в трудовых договорах обязательное ношение формы и ее цель. Также изучите письмо Минфина от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99.

Обучение сотрудников

Расходы на подготовку и переподготовку кадров можно списать в прочие расходы по производству и реализации (пп. 1, 3 ст. 264 НК, письмо Минфина России от 30 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/252). Правило работает только для сотрудников, которые работают у вас по трудовому договору.

Можно отправлять работников в российские и иностранные образовательные заведения, которые имеют положенную лицензию. Если лицензии у нет, затраты можно списать в консультационные расходов (п. 15 ст. 264 НК РФ). Плюсы такого мероприятия не только в снижении налоговой базы, еще вы можете принять к вычету НДС с образовательных услуг и уменьшить страховые взносы за работников.

Амортизация в расходах

Расходы на ликвидацию основных средств, которые выводят из эксплуатации, в том числе суммы недоначисленной амортизации, разборку, вывоз. Все это списывается во внереализационные расходы в том же отчетном периоде, когда средство ликвидировали (письмо Минфина от 17 января 2006 г. № 03-03-04/1/27). Материалы, оставшиеся от списания ОС, тоже можно включить в расходы.

Возвратный лизинг

Для экономии используют возвратный лизинг — совершенно законную сделку (Постановление Президиума Высшего арбитражного суда РФ от 16.01.07 № 9010/06). По документам вы продаете лизинговой компании оборудование и получаете сумму денег. После этого работаете на оборудовании по контракту финансовой аренды и экономите на налогах — перемещение ОС происходит только по документам.

Ведите учет и платите налоги в веб-сервисе для малого и среднего бизнеса Контур.Бухгалтерия. Система сама рассчитает налог по данным учета и сформирует отчетность. Для оптимизации налога в сервисе есть управленческие документы и финансовый анализ. Первые две недели работы бесплатны для всех новичков.

Когда бухгалтеру не хватает времени на рутинные задачи, приходит пора задуматься об оптимизации процессов. Можно отдать часть работы на аутсорсинг или найти помощников в штат. Но есть вариант, который поможет сэкономить деньги компании и нервы бухгалтера — автоматизация бухгалтерии.

Руководитель группы обслуживания отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

Об аутсорсинге задумываются, когда:

штатный бухгалтер покинул компанию;
штатный бухгалтер был пойман на мошенничестве;
руководство не удовлетворено ведением бухгалтерского учета внутри компании;
налоговая служба выписала штраф бизнесу по вине бухгалтерского отдела;
перед организацией встала задача оптимизации, а также экономии трудоресурсов и бюджетов;
нет желания/времени/возможности искать штатного специалиста.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее.

Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?

подготовка политики учета;

оформление документов сотрудников, поступающих на работу;

расчет зарплаты и взносов;

работа с отчетностью;

создание поручений по платежам;

сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);

опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.

Для юридических лиц в услугу бухгалтерского сопровождения также будут входить: ведение бухучета, сдача отчетности, проведение сверки расчетов и инвентаризации.

Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:

регистрация компании;
ведение кадрового учета;
ИТ-поддержка;
выбор режима налогообложения;
юридические консультации;
составление и проверка условий договоров;
ведение учета финансов и управления;
охрана труда.

Каким компаниям не подойдет аутсорсинг бухгалтерского учета?

Во-первых, руководителям, которые не могут работать с удаленными специалистами. Они привыкли сотрудничать с работниками, находящимися в шаговой доступности, и давать им устные распоряжения.
Во-вторых, компаниям, которые уклоняются от уплаты налогов.
В-третьих, компаниям, которые не готовы оптимизировать и менять свои процессы, так как аутсорсинг – это взаимодействие по четким регламентам.

Виды услуги

Обследование бухгалтерских процессов. Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат.
Полный. Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает.
Аутсорсинг от лица главного бухгалтера. Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании.
Консалтинг. К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.

Выбор вида услуг бухгалтерских компаний зависит от готовности бизнеса перейти на удаленное ведение бухгалтерии и его финансового обеспечения.

Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

Если вы передаете бухгалтерию сторонней компании, базовая схема работы будет следующей (возможны дополнения)

1 этап — заключение договора на оказание услуг
Между сторонами заключается договор, в котором обязательно должно быть прописано следующее:

обязанности и ответственность сторон;
распределение зон ответственности сторон;
список услуг и их стоимость;
перечень документов, необходимых для всех видов операций;
порядок и сроки передачи документации;
доступ к информации;
гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
порядок передачи базы данных при расторжении договора.

При этом, в договоре обязательно прописываются и обязанности клиента, которые он должен соблюдать. Если компания-заказчик не выполняет свои обязательства, то компания-аутсорсер не сможет обеспечить полноту учета и не будет нести финансовую ответственность по штрафным санкциям от контролирующих органов.

2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу
Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:

для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
для партнеров – счета, накладные, акты;
проекты договоров с замечаниями и предложениями.

3 этап – расторжение договора
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:

Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
Забрать документацию и актуальную копию базы данных.

Преимущества услуги

Перевод бухгалтерии на аутсорсинг имеет ряд преимуществ перед созданием бухгалтерского отдела внутри компании или приглашения приходящего специалиста:

1. Сокращение расходов на ведение бухгалтерских услуг

На создание отдела бухгалтерии требуются крупные суммы: на оборудование рабочего места для каждого специалиста, покупку офисной техники, а также специальных программ. Кроме того поиск высококвалифицированного специалиста, подбор замены на время его отпуска, болезни, отчисления в ПФР, ФСС и ФФОМС требуют больших ресурсов со стороны компании. Передавая бухгалтерию на аутсорсинг, вы получаете квалифицированного работника, у которого уже есть необходимое оборудование и программное обеспечение, что исключает лишние затраты. Аутсорсинговая компания экономит за счет автоматизации и масштаба: одна рабочая группа обслуживает нескольких клиентов.

2. Высокий уровень квалификации специалистов и услуг

Компании-аутсорсеры, которые специализируются в сфере оказания бухгалтерских услуг, работают по отработанной схеме и быстрее решают различные задачи.
При этом, помимо бухгалтера, вам предлагают одновременную поддержку других специалистов: юристов, работников, которые связаны с трудовым и налоговым правом. Вся работа контролируется и проверяется руководством.
Специалисты сторонней компании оперативно реагируют на изменения в законодательстве и владеют современными программами, что также гарантирует повышение качества услуг. Кроме того, крупные провайдеры регулярно повышают квалификацию своих сотрудников и ежегодно обновляют их сертификаты.

3. Компания несет ответственность за предоставление услуг бухгалтерского аутсорсинга

В момент передачи бухгалтерии сторонней организации вы подписываете договор, по которому она отвечает за последствия в случае ошибок, недочетов, повреждения документации или нарушения законодательства. В документе прописываются права и обязанности обеих сторон. Компания, которая предоставляет услуги аутсорсинга, заинтересована в исключении любой возможности возникновения неприятных ситуаций, так как она берет на себя риски по возмещению ущерба и уплату всех штрафов.
Компании, которые имеют собственный бухгалтерский отдел, несут все риски самостоятельно: оплачивают штрафы и другие санкции.

4. Безопасность информации

После заключения договора и NDA (соглашение о неразглашении) компания-заказчик и компания-аутсорсер становятся партнерами, которые обязаны содержать в тайне всю полученную в ходе работы информацию. При такой форме сотрудничества могут использоваться различные способы защиты данных. Кроме того, крупные провайдеры дорожат репутацией, а также постоянно подтверждают соответствие стандартам информационной безопасности.
При обращении к приходящему бухгалтеру повышаются риски передачи им информации конкурентам, так как один специалист может работать на несколько организаций.

5. Новейшие технологии

Попадая к провайдеру, компания получает доступ к новейшим технологиям и современному программному обеспечению. Аутсорсер поможет проанализировать ситуацию в компании, автоматизировать и оптимизировать процессы, что позволит улучшить качество учета и снизить затраты.

Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть?

Важные аспекты, которые нужно учесть в договоре на оказание услуг бухгалтерского аутсорсинга

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?

Следует обращать внимание на следующие критерии:

масштаб бизнеса, его возраст (крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества);
наличие детализированных регламентов (подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера);
технологичность (крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации);
финансовая ответственность (крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения);
рекомендательные письма (хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями);
стоимость услуг (если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать);
группа обслуживания (немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).

BDO Unicon Outsourcing — эксперт в бухгалтерских услугах. Вам доступен бухгалтерский аутсорсинг для компаний всех организационных форм, размеров, отраслей. BDO занимается как полным аутсорсингом бухгалтерии, так и берет в работу отдельные участки учета. Мы работаем с более чем 370 компаниями.

Стоимость аутсорсинга бухгалтерии в BDO

Цена бухгалтерских услуг рассчитывается нашими менеджерами. Она зависит от системы налогообложения, количества сотрудников, количества выставленных за год счетов, других факторов.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга в BDO Unicon Outsourcing

услуги@2x.jpg
Большой опыт работы (50 лет в мире, 30 лет в России) и знание реалий международного и российского бизнеса.

Гарантия ответственности и возмещения ущерба в случае ошибок, вызванных нашими сотрудниками.

5@2x.jpg
Высокое качество услуг, сертификат по стандарту ISO 9001:2015. Система контроля качества компании стала лауреатом международной премии CX World Award за лучший клиентский опыт в B2B.

Мы не работаем с фирмами, которые нарушают действующие законы РФ или не соблюдают сроки подачи документации. В нашем портфолио есть проекты в различных отраслях: информационные технологии, здравоохранение, энергетика, производство и другие.

Вы можете оставить заявку на сайте, позвонить нам или написать по электронной почте.

Главная страница » Блог » Аутсорсинг бухгалтерских услуг

В чем преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг? Есть ли недостатки у этого подхода? Каким компаниям он подойдет? Отвечаем на все эти и многие другие вопросы, рассказываем про особенности аутсорсинга, цены на услугу и методы выбора исполнителя.

Основные виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Тип аутсорсинга	Описание
Бухгалтерское консультирование	Часто такой аутсорсинг бухгалтерских услуг выбирают для ИП. Пока еще у руководителя много свободного времени и небольшое количество заказов, он может позволить себе заниматься ведением бухучета самостоятельно. Специалисты из сторонней компании в этом случае проверяют отчетность и консультируют в сложных вопросах. Для организации так же может подойти консультирование, если необходимо проверять работу отдела.
Выборочный аутсорсинг	Подойдет, если вы хотите отдать на аутсорс только часть задач.
Полный аутсорсинг	В данном случае компания полностью заменяет вам бухгалтерский отдел и берет на себя все задачи по бухгалтерии. Хорошо подходит этот аутсорсинг бухгалтерских услуг для ООО, руководители которых хотят обеспечить бесперебойную работу отдела и избежать возможных ошибок, не завися от одного специалиста и не тратясь на набор целого штата сотрудников.
Ведение учета от лица главного бухгалтера	Право подписи главного бухгалтера перекладывается на представителя компании по аутсору бухучета. Преимущества такого подхода в том, что руководитель вовсе избавляется от необходимости заниматься целым рядом документов лично и нанимать главного бухгалтера в штат.
Ведение бухгалтерского и кадрового учета	Если одному человеку бывает сложно совместить две должности, до для команды это не доставляет никаких проблем и избавляет вас от необходимости брать человека в штат.

Кому подходит услуга?

Некоторые руководители ошибочно считают, что аутсорсинг бухгалтерии — это просто привлечение внештатного бухгалтера и, соответственно, подходит только небольшим компаниям. На самом деле это далеко не так. Аутсорс ведения бухучета выполняется целой командой специалистов и конкретный набор услуг подбирается исходя из каждой отдельной ситуации. Так, для ИП достаточно будет привлечь пару специалистов, тогда как для большого холдинга может потребоваться десяток и иначе выстроенные процессы.

Плюсы и минусы аутсорса

Предлагаем рассмотреть преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуги возможные минусы.

Стоимость аутсорсинга в сравнении со штатным бухгалтером

В среднем, переход на аутсорс снижает траты компании на ведение бухгалтерского учета от 30% до 65% по сравнению с наймом сотрудников в штат. Почему так происходит?

Вам не нужно организовывать рабочие места. Считаю расходы на бухгалтерию многие начинающие предприниматели забывают о том, что это не только заработные платы. Мебель, компьютерная техника, ПО — всем этим необходимо будет обеспечить сотрудников.
Вы не оплачиваете больничные и отпуска, оставаясь на это время без бухгалтера. Разумеется, внутри команды кто-то может заболеть или уйти в отпуск, но когда с вами работает компания, людей всегда легко заменить — вы даже не заметите этого.
Услуги сторонней компании стоят дешевле, чем зарплата бухгалтера аналогичной компетенции. Если бухгалтер действительно с большим опытом, всегда отслеживает изменения в законодательстве и способен предлагать эффективные решения, он не пойдет на небольшой оклад. К тому же, адекватнее сравнивать с зарплатой двух бухгалтеров, ведь специалисты аутсорса работают сменяя друг друга и вы не остаетесь без бухгалтерских услуг на время чьего-то отпуска.

Цены на бухгалтерские услуги для ИП, как правило, ниже, чем для ООО. Но связано это только лишь с тем, что в первом случае обычно заказывают достаточно небольшой объем услуг и используют упрощенную систему налогообложения. Точнее вам всегда смогут сказать только после первичной консультации, когда вы объясните особенности бизнеса и задачи.

Как выбрать исполнителя?

Как мы уже писали выше, недобросовестные компании все-таки существуют, так же, как и частные бухгалтера. Вот на что стоит обратить внимание, чтобы найти настоящий специалистов:

Работайте с компаниями, а не частниками. Только команды могут на самом деле обеспечить бесперебойность работ и многоуровневую проверку.
Читайте отзывы. Почитайте отзывы на сайте, на сторонних ресурсах. Самое главное, чтобы компания не числилась в черных списках, как мошенническая организация. Лучше полное отсутствие каких-либо комментариев, чем подобное.
Узнайте больше о компетенции сотрудников. Это куда важнее, чем время существования самой компании. Узнайте об образовании, сертификатах, повышении квалификации и прочем.
Посмотрите кейсы. Хорошо, если компания уже справлялась с задачами, близкими к вашим. Как минимум, если организация бралась за сложные крупные фирмы, значит выше шанс, что они вникнут и в ваш бизнес.
Обсудите порядок работ. Узнайте что именно входит в услугу, как будет осуществляться взаимодействие, как часто специалисты будут на связи. Особенно важно это для тех, кто хочет заказать аутсорсинг бухгалтерских услуг для ООО, полностью избавившись от отдела бухгалтерии в штате.

С чего начать?

Мы приглашаем обращаться за аутсорсингом бухучета к нам! В нашей компании работают только опытные специалисты, у которых имеются все подтверждающие документы. Посмотрите кейсы или позвоните нам — мы сможем подробнее рассказать об опыте работ.

Начать сотрудничество очень просто:

Свяжитесь с нами любым удобным способом или заполните форму обратной связи.
Мы проведем первичную консультацию, в течение которой вы узнаете больше об услугах, а мы — о ваших пожеланиях и задачах.
Мы сориентируем вас по стоимости аутсорсинга бухгалтерских услуг и срокам, в которые можно приступить к работе.
Когда обеим сторонам все ясно и подходящее решение найдено, мы заключаем договор и приступаем к сотрудничеству.
Ваша бухгалтерия отныне в надежных руках!

Читайте также: