Письмо в налоговую об аренде нежилого помещения

Опубликовано: 15.05.2024

1. Введение

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса представляет собой письмо в деловом стиле, подтверждающее согласие владельца помещения предоставить его в аренду, после осуществления госрегистрации нового юр. лица.

Гарантийное письмо от собственника физического лица DOC, 26Кб
Гарантийное письмо от собственника юридического лица DOC, 27Кб

2. Случаи предоставления гарантийного письма

Гарантийное письмо может понадобиться:

если физ. лицу либо юр. лицу нужны гарантии о предоставлении определенного помещения в аренду;
при наличии гарантийного письма от арендатора, организация подстраховывает себя. В ситуациях, которые связаны с оформлением сделок, когда у организации нет возможности проверить контрагента;
при регистрации юр. лица. Его могут запросить налоговые инспекторы.

Письменная гарантия оформляется одной стороной и не несет каких-либо обязательств для собственника помещения, даже если в письме прописаны базовые условия предполагаемой сделки. Соответственно, гарантийное письмо не расценивается как предварительный договор. Это позиция Высшего арбитражного суда РФ.

3. Кто является составителем гарантийного письма

Арендатор оформляет гарантийное письмо в письменном виде. Оно должно представлять собой согласие владельца помещений предоставить их в арендное пользование какой-либо организации. Законодательно не установлены требования к тому, кем должен быть собственник арендуемого помещения. Следовательно, составить гарантийное письмо может физ. лицо и юр. лицо. При этом форма и содержание писем идентичны.

4. Содержание гарантийного письма

В гарантийном письме обязательно должны быть:

реквизиты для юр. лиц, сведения из паспорта для физ. лиц;
дата и место оформления письма;
название ФНС, в которой должна состояться регистрация организации;
сведения арендодателя;
характеристика помещения, планируемого к сдаче в аренду, и его адрес;
разрешение, на передачу арендуемого помещения, согласно договору аренды;
подпись и печать (если есть) арендодателя.

5. Составляем гарантийное письмо правильно

Для составления гарантийного письма нет разработанной и утвержденной формы или бланка. Составитель может писать его в свободной форме, указав информацию, которая обязательно должна содержаться в письме. Если оформитель письма - юр. лицо, оно составляется на фирменном бланке организации.

Бланк гарантийного письма о предоставлении юридического адреса должен содержать следующую информацию:

название города и дату составления документа;
получатель гарантии должен быть указан в «шапке» письма;
название документа: «Гарантийное письмо»;
в тексте письма прописывается юридический адрес и говорится о предоставлении права арендатора указывать его в учредительных документах. Кроме того, в текстовой части письма есть ссылка на свидетельство о праве собственности. Если арендодатель – физ. лицо, должны быть написаны его паспортные данные;
подпись и расшифровку подписи владельца помещения. Печать ставят при её наличии.

К гарантийному письму прилагается копия свидетельства о собственности.

6. Способы предоставления гарантийного письма в налоговый орган

Как это сделать:

Лично. Всем участникам юр. лица следует обратиться в ИФНС с документами.
По почте в виде ценного письма (с описью вложения).
С помощью представителя. У него должна иметься нотариально заверенная доверенность.
Используя сервис «Подача электронных документов на государственную регистрацию». У заявителя должна быть усиленная квалифицированная ЭЦП.

Если речь идет о регистрации на домашний адрес учредителя. Потребуется письменное согласие владельца помещения на аренду и других лиц, прописанных в нем.

Руководитель-учредитель.

Собственность. Если единолично владеет помещением, то потребуется документ, в котором отмечено данное обстоятельство. При наличии других собственников, понадобиться их письменное согласие.
Прописка. Если не собственник помещения, но имеет прописку, то регистрация также допускается. Необходимо получить от всех владельцев письменное согласие на регистрацию юр. лица. За детей, не достигших совершеннолетия, дают разрешение опекуны или законные представители.

Руководитель.

Разрешается регистрировать организацию по месту прописки ее руководителя. Необходимо представить свидетельство о праве собственности и согласие других собственников.

Зарегистрировать организацию можно на адрес учредителя. ФНС придерживается мнения, что регистрация на адрес учредителя допустима, если доля учредителя составляет ½ от величины уставного капитала. При совершении процедуры регистрации данный аспект зачастую не учитывают.

Любой человек.

Организацию можно зарегистрировать на адрес любого человека, который не имеет отношения к ООО, но в действительности при осуществлении данного варианта могут возникнуть трудности.

Образец гарантийного письма от юридического лица

Пример гарантийного письма от физического лица

Шаблон гарантийного письма от собственника физического лица DOC, 26 KB
Шаблон гарантийного письма от собственника юридического лица DOC, 27 KB

1. Когда необходимо предоставлять гарантийное письмо

В каких случаях может потребоваться гарантийное письмо:

при регистрации юр. лица данное письмо могут затребовать сотрудники ИФНС;
имея письменную гарантию от собственника арендуемых помещений, организация может обезопасить себя. Это касается ситуаций, связанных с оформлением сделок, когда у организации отсутствует возможность проверки контрагента;
когда юр. лицу необходимы гарантии, что в перспективе данное помещение будет предоставлено в аренду именно ему.

Гарантийное письмо составляется в одностороннем порядке и ни к чему не обязывает владельца помещения, даже при условии указания в письме основных условий будущей сделки. Таким образом, оно не рассматривается в качестве предварительного договора.

2. Кто должен составить гарантийное письмо

Гарантийное письмо составляется арендодателем письменно. Оно должно демонстрировать согласие собственника помещений сдать их в аренду какой-либо фирме. Законодательно не установлены требования к тому, кем должен быть собственник арендуемого помещения. Им может как юр. лицо, так и физ. лицо. Таким образом, каждый из них вправе составить письменную гарантию о предоставлении юр. адреса.

Разница между гарантийным письмом, подготовленным физ. лицом или юр. лицом, отсутствует.

3. Содержание гарантийного письма

В гарантийном письме обязательно должны быть:

Реквизиты арендодателя – для юр. лиц; данные согласно документу, удостоверяющему личность, - для физ. лиц.
Наименование ИФНС, в которой пройдет регистрация ООО.
Адрес места нахождения помещения и его описание (площадь и т.д.).
Название регистрируемой организации и фамилия, имя, отчество ее руководителя.
Разрешение на передачу помещения для использования в соответствии с договором аренды.

Составляя письменную гарантию, рекомендуется соблюдать следующие правила деловой переписки:

Необходимо использовать бумагу формата А4.
На письме обязательно должны присутствовать реквизиты, подписи и печати.
Требуется следовать деловому стилю письма.

4. Как составить гарантийное письмо в 2021 году

Формы или бланка для гарантийного письма не существует. В связи с этим составитель вправе оформлять его по собственному усмотрению, но учитывая при этом обязательные данные, которые должны быть в письме. Если написанием письма занимается юр. лицо, необходимо оформить его на фирменном бланке.

В первую очередь нужно заполнить «шапку» письма. Требуется указать реквизиты собственника помещения, а также контактные данные. При проверке подлинности предоставленных данных налоговые инспекторы могут связываться с собственником по указанному в письме номеру телефона.

Затем вписываем адресата письма, а также название ИФНС, где будет проводиться процедура регистрации организации, и ее номер. После указываем название документа: «Гарантийное письмо».

Текстовая часть письма, как правило, пишется в свободной форме. В ней должны выражаться:

возможность предоставления помещения в аренду;
площадь и адрес имущества, предполагаемого для сдачи в аренду;
намерение владельца помещения передать его в аренду;
владение указанным помещением на законных основаниях, без нахождения под обременением, залогом или арестом;
гарантию заключения договора аренды помещения, если только что созданная организация будет зарегистрирована.

К письму необходимо обязательно приложить копию документа о праве собственности на помещение. Письмо подписывает собственник помещения: руководитель организации или физ. лицо. Можно поставить печать (в случае ее наличия).

5. Способы направления гарантийного письма в ИФНС

Как предоставить письменную гарантию в налоговую:

Арендодатель обязан знать, что после того как документы направлены в налоговый орган, с ним могут связаться налоговые инспекторы посредством телефонной связи.

При регистрации на домашний адрес учредителя наличие гарантийного письма не требуется. Необходимо иметь лишь согласие владельца жилого помещения.

6. Когда допускается регистрация организации на домашний адрес

ООО можно зарегистрировать на домашний адрес директора или участника. Домашним адресом является тот адрес, по которому одно из указанных лиц проживает на законных основаниях. То есть директор или участник могут быть собственниками жилого помещения, могут быть зарегистрированы в нем, могут проживать в помещении на иных законных основаниях (например, по договору пожизненного содержания с иждивением).

При регистрации общества с ограниченной ответственностью на домашний адрес требуется подготовить согласие собственников жилого помещения.

Письмо о прекращении договора аренды является одним из способов прервать существующие отношения между арендодателем и арендатором. Договор можно прервать как по обоюдному согласию, так и в одностороннем порядке. Руководствоваться при этом необходимо текстом заключенного договора и существующими на сегодняшний день нормами законодательства.

Отношения аренды регулирует в нашей стране Гражданский кодекс. О расторжении договора аренды говорится в 619 и 620 его статьях.

В 610 статье говорится о сроках арендного соглашения. Там сказано, каким образом стоит формулировать изначальный договор, для того чтобы он автоматически не продлевался.

Также для того чтобы прекратить договор аренды, иногда применяется судебный порядок. Но это не наш случай. Верно сформулированное письмо даст однозначный ответ на сроки аренды. Если это относится к возникшей ситуации, то в письме необходимо сослаться на пункты договора об одностороннем прерывании соглашения. А включаться такие пункты могут согласно информационному письму ВАС от 11.01.2002 года.

Инициатива

Желание расторгнуть договор аренды в одностороннем порядке может возникнуть как у арендатора, так и у арендодателя. Причем по существующему законодательству арендатор вправе это сделать, если:

Арендуемое имущество пришло в негодность, однако это произошло без участия арендатора. К примеру, ввиду стихийного бедствия.
У арендуемого объекта есть недостатки, которые не позволяют его использовать по прямому назначению и о которых до заключения договора арендатору не было известно.
Существуют препятствия для использования имущества, которые устраиваются арендатором и пр.

Существующая судебная практика может расширить этот список до бесконечности. Арендатор при этом может ссылаться как на пункты заключенного договора, так и на статьи Гражданского кодекса.

У арендодателя же могут быть веские причины для расторжения договора, например, в таких случаях:

Порча арендуемого имущества, эксплуатация не по назначению, другие неправомерные действия арендатора.
Отсутствие выплат, положенных по договору. Естественно, задержка должна быть не на один день. Но если иных условий не содержится в договоре, то критическим значением является долг за два месяца арендной платы.
Несоблюдение арендатором отдельных пунктов договора, таких как осуществление ремонта в конкретно определенные сроки.

Когда требуется уведомление

Письмо о прекращении договора аренды будет уместным вариантом для документального оформления в случаях, если:

Договор аренды бессрочный.
Срок аренды без такого рода письма автоматически продляется (что делает соглашение также заключенным на неопределенный срок).
Одна из сторон не выполняет взятые на себя обязательства. Самый распространенный случай – это когда арендатор не платит положенную (прописанную в договоре) сумму.

Помимо этих ситуаций, бывают еще и другие, требующие именно такого поведения со стороны арендатора либо арендодателя.

Сроки

Если договор аренды был оформлен на какое-либо помещение, то письмо о прекращении соглашения должно быть направлено другой стороне заранее. Как минимум, за три месяца до фактической смены помещения. Для того чтобы найти новое место, может потребоваться значительное время.

Если же договор касается движимого имущества (оборудования), то для послания такого уведомления минимальный срок исчисляется одним месяцем.

Элементы документа

В приложенном образце письма приведена конкретная ситуация: арендатор не платил за аренду помещения в течение двух месяцев. По этой причине арендодатель решил воспользоваться своим правом прервать соглашение в одностороннем порядке. Для того чтобы придать своему сообщению юридически грамотную структуру, он ссылается как на заключенный договор, так и на статьи Гражданского кодекса, регулирующие подобного рода отношения.

Письмо имеет три части: введение, основную часть и заключение.

В основной части находится вся смысловая нагрузка, но и остальные важны. Без введения и заключения письмо просто не будет иметь юридической силы.

В шапке письма прописываются:

Реквизиты обеих организаций или лиц, которые заключали договор аренды. Должно быть четко понятно, от кого и кому направлено уведомление.
Должность руководителя организации, которой посылается письмо.
Наименование.
Дата.
Если в организации принята нумерация деловых писем, то номер.

Идеальный вариант – размещение информации на фирменном бланке компании. В этом случае в верхней части всегда будут прописаны ее реквизиты. Если же договор был заключен между частными лицами либо частным лицом и организацией, то достаточно будет паспортных данных и сведений об адресе проживания (регистрации) этого лица.

В основной части письма обычно размещаются:

Номер и дата договора, который был заключен между сторонами. Может подчеркиваться срок его заключения.
Основные моменты договора. Какой движимый либо недвижимый объект сдается, на какой срок, какие условия оплаты предполагало соглашение и пр.
Пункты договора, согласно которым одна сторона может разорвать его.
Причина прекращения договора аренды. Это может быть нарушение условий либо просто завершение срока действия соглашения.
Ссылки на статьи Гражданского кодекса при необходимости.
Дата, когда фактически прекращаются все договоренности между сторонами.
Просьба отправителя о чем-либо, что касается арендуемого имущества: освобождение помещения, ремонт, возврат возникшего долга и пр.

Завершается письмо подписью отправителя, по возможности — печатью. Если отправителем является организация, то расписывается ее руководитель.

После подписания письмо о прекращении договора аренды регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и отправляется адресату. Лучше делать это лично, через службы доставки либо письмом с отметкой о вручении. Так, в случае возникновения судебных разбирательств по этому вопросу можно будет доказать факт существования документа и его получения адресатом.

Инспекции нужно будет предоставить документы, подтверждающие ваше право зарегистрировать компанию по выбранному адресу. В любом случае, понадобится копия свидетельства о праве собственности на помещение. При регистрации в на домашний адрес также нужно оформить согласие на регистрацию от всех собственников, а для нежилого помещения — гарантийное письмо.

Налоговая может отказать в регистрации, если адрес покажется ей подозрительным.

Общество с ограниченной ответственностью можно зарегистрировать по домашнему адресу (квартира, дом и так далее) одного из владельцев или директора компании. При этом не обязательно, чтобы он был собственником помещения, прописки достаточно. Для регистрации ООО нужно подготовить следующие документы:

свидетельство о праве собственности на недвижимость или выписку из ЕГРН;
согласие всех собственников на регистрацию в квартире ООО.

Согласие нужно получить у всех собственников, включая несовершеннолетних — за них согласие подписывают законные представители.

Согласие собственников жилого помещения

Пример согласия собственников жилого помещения на регистрацию ООО

Сформировать документы автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненные документы: заявление по форме Р11001, устав, решение/протокол участников, договор учреждения Общества и инструкцию по подаче Сформировать документы
Образец согласия на регистрацию ООО от собственника квартиры DOCX, 26 KB

Согласие можно оформить в простой письменной форме. В документе укажите следующие сведения:

Название: "Согласие на регистрацию ООО в жилом помещении";
Наименование регистрирующей инспекции;
Полный адрес квартиры;
Название регистрируемой компании;
ФИО и контактные данные собственника квартиры. Если собственник несовершеннолетний, аналогичные сведения о законном представителе;
Реквизиты свидетельства о собственности: серия, номер, дата выдачи, название выдавшей организации;
Прямое указание на согласие предоставить квартиру для регистрации в ней ООО;
Дата и подпись.

Согласие и документы о праве собственности не относятся к документам, обязательным для регистрации ООО. Однако их требуют многие инспекции, поэтому мы вам советуем заранее подготовить нужные документы, чтобы не тратить свои время и нервы понапрасну. Также налоговая может проверить подлинность согласия собственника. Для этого специалисты инспекции звонят по указанным контактным телефонам. Убедитесь, что в момент регистрации компании собственники будут на связи.

ООО можно зарегистрировать в помещении, находящемся в частной собственности. Если же учредитель или директор прописан в жилье, которое используется по праву социального найма, то в таком случае, собственником квартиры будет администрация населенного пункта или городского округа, а получить от нее согласие на регистрацию ООО в квартире будет затруднительно.

Организацию можно зарегистрировать в собственном или арендованном нежилом помещении. Поскольку до постановки на налоговый учет у ООО не может быть ни права собственности, ни возможности заключить договор аренды от своего имени, понадобятся следующие документы:

Для помещения, внесенного в уставный капитал ООО:

Свидетельство о праве собственности. До передачи в уставный капитал помещение должно принадлежать одному из учредителей;
Договор об учреждении ООО или решение единственного участника, где указано, что помещение вносится в уставный капитал.

Для арендованного помещения:

Гарантийное письмо от собственника;
Копию свидетельства о праве собственности.

Гарантийное письмо — это документ, в котором собственник помещения подтверждает свое намерение заключить с ООО договор аренды после его регистрации. Получить его нужно даже в том случае, если вы арендуете юридический адрес, а фактически собираетесь работать в другом месте.

Согласие собственника нежилого помещения

Пример согласия собственника нежилого помещения на регистрацию ООО

Сформировать документы автоматически Укажите свои данные в форме, скачайте уже заполненные документы: заявление по форме Р11001, устав, решение/протокол участников, договор учреждения Общества и инструкцию по подаче Сформировать документы
Гарантийное письмо от собственника физического лица DOC, 26 KB
Гарантийное письмо от собственника юридического лица. DOC, 27 KB

Гарантийное письмо можно составить в простой письменной форме. Укажите в нем следующие сведения:

Название документа ("Гарантийное письмо");
Название регистрирующей инспекции;
Данные собственника: для физлица - ФИО, для организации - ИНН, КПП, адрес;
Контактные данные собственника;
Указание на согласие предоставить помещение для регистрации компании;
Указание на то, что собственник владеет этим помещением на законных основаниях, оно не в залоге, не под арестом, без обременений;
Указание на намерение подписать договор аренды после регистрации ООО;
Характеристики помещения: назначение (торговое, офисное, складское и т.п.), площадь, адрес, этаж;
Дата составления документа;
Подпись владельца (для компании - подпись руководителя) с расшифровкой;
Печать (при наличии).

3. Отказ в регистрации из-за адреса

Налоговые инспекции обычно проверяют адреса, по которым регистрируют ООО. Если адрес покажется подозрительным, у вас могут затребовать дополнительные документы или вообще отказать в постановке на учет.

Возможные причины для отказа в регистрации:

Адрес массовой регистрации. Если вы арендуете помещение в бизнес-центре или торговом комплексе, в котором зарегистрировано много других компаний, будьте готовы доказать, что такое количество “соседей” обусловлено спецификой здания. Для этого подойдет письмо от собственника здания или ссылка на сайт торгового комплекса. Адрес своего офиса можно проверить на массовость на сайте налоговой службы. Лучше проверять даже адреса квартир, так как мошенники часто регистрируют фирмы-однодневки на чужие адреса.
Неподтвержденное согласие собственника. Обычно причиной отказа служит поддельное согласие от собственника квартиры или офиса. Если вы получаете документы не напрямую от собственника, лучше связаться с ним и уточнить, давал ли он согласие. Кроме того, инспекция может отказать, если собственник не отвечает по указанному в гарантийном письме телефону.
Неподходящее здание. Это может быть строение, не предназначенное для использования: недостроенное, разрушенное, выведенное из эксплуатации. Также можно получить отказ, если помещение не соответствует назначению, указанному в гарантийном письме: вместо складского или торгового помещения по вашему адресу находится госучреждение, больница, военная часть, жилой дом и т.п.
Отсутствие здания по указанному адресу. Отказ по такой причине можно получить либо в случае ошибки в адресе, либо при аренде юридического адреса у недобросовестных арендодателей.

Содержание:

Письменная гарантия подтверждает серьёзность намерений и фиксирует обязательства одной стороны перед другой. Эта бумага необходима для предоставления юридического адреса. Гарантийное письмо (ГП) говорит о том, что владелец готов сдать помещение/здание в аренду юридическому лицу.

1. Когда требуется гарантийное письмо

Гарантийные письма нужны в следующих случаях:

при регистрации юрлица в налоговой службе;

в качестве гарантий, что помещение будет передано в аренду именно этому физическому или юридическому лицу;

как дополнительная страховка при оформлении сделок, в которых компания не может проверить надёжность контрагента.

Документ составляется в одностороннем порядке, он не накладывает на владельца помещения/здания никакие обязательства. Он может отказаться от договорённостей в любой момент. По закону гарантийное письмо не является предварительным договором.

2. Кто пишет гарантийное письмо

Документ составляет арендодатель. Письмо показывает, что собственник согласен сдать в аренду помещение/здание конкретной организации. В российском законодательстве нет определённых требований к владельцу. Гарантию может предоставить как физлицо, так и компания (ООО, ЗАО, АО и др.).

3. Требования к содержанию

Гарантийное письмо должно содержать следующие пункты:

1. Личные данные, а также реквизиты арендодателя (для организаций).

2. Наименование ИФНС, в которой планируется регистрация.

3. Адресные данные, описание помещения: площадь, точное назначение и т. д.

4. Название организации, которая регистрируется, а также фамилия, имя, отчество руководителя.

5. Письменное разрешение на передачу помещения по договору аренды.

При составлении важно соблюдать правила деловой переписки и придерживаться строгого стиля написания. Если арендодатель является юридическим лицом, то документ лучше оформлять на фирменном бланке. В письме обязательно должны быть реквизиты и подписи. Если у арендодателя есть печать, её следует поставить на документе.

4. Особенности оформления

Единого установленного формата письменной гарантии нет. Поэтому составитель может оформлять её в свободной форме. При написании нужно указать в документе обязательные данные и правильно заполнить так называемую шапку письма. Важно написать реквизиты владельца здания или помещения, а также его личные и контактные данные. Если налоговые инспекторы решат проверить подлинность документа, они будут связываться с собственником по указанному в письме телефону. Кроме того, следует вписать адресата письма и корректно указать наименование и номер ИФНС.

Текстовая часть должна содержать следующую информацию:

площадь, адрес месторасположения сдаваемого в аренду имущества;

намерение владельца передать его арендатору во временное пользование;

законные основания владения имуществом, отсутствие обременений (арест, залог и т. д.);

возможность заключения арендного соглашения после регистрации компании в органах ФНС.

К письму прикладывается копия документа, подтверждающего право владения. ГП подписывает собственник: индивидуальный предприниматель, физлицо, ИП, непосредственный руководитель организации.

5. Способы передачи письма в налоговую

После того как ФНС получит документ, инспекторы могут связаться с арендодателем, чтобы убедиться в подлинности всех представленных сведений. Официальное гарантийное письмо не требуется, если юридический адрес расположен по месту регистрации учредителя либо руководителя организации.

Продолжите заполнение заявки

, ранее вы начинали заполнять заявку на открытие расчётного счёта. Для вашего удобства мы сохранили данные, и вы можете продолжить заполнение с того места, на котором остановились.

Читайте также: