Как сканировать длинный чек для налоговой

Опубликовано: 16.05.2024

Цифровизация внутренних процессов полезна для оптимизации бизнеса. Одно из преимуществ перехода к электронным документам – ускорение обработки бумаг. С распространением электронных форм документооборот явно упростился. Особенно это прочувствовали бухгалтеры, которые работают с большим количеством «первички».

Какими должны быть сканы документов?
Сканы документов для судов: есть нюансы
Как быть с XML?
Что еще следует знать?
Итог

В чем преимущества электронного документооборота?

Безопасность. Благодаря цифровым средствам защиты электронные документы практически невозможно подделать.
Прозрачность. Отслеживать движения онлайн-документации намного проще.
Надежность. Все переписки сохраняются у отправителя и адресата, на серверах порталов и сервисов – ни один лист больше не затеряется.
Ответственность. Переход в онлайн-сферу позволят сохранить экологию страны: ежегодно в компаниях задействуется и уничтожается колоссальное количество бумажной продукции.

Но при переходе на цифровой документооборот появилось и немало сложностей. Они связаны в основном с тем, что не все в курсе, как правильно оформлять документы и что именно требуют инстанции. Как не нарваться на отклонение электронных бумаг и не потерять время из-за своей неосведомленности?

В чем трудности?

В первую очередь затруднения были вызваны тем, что официальные ведомства не были готовы к такому современному решению. В то время, как юридические лица уже активно обменивались электронными копиями документов, контролирующие организации все еще придерживались практики бумаг и очередей. Вслед за бухгалтерией ФНС и другим органам также пришлось сформировать требования к электронной документации. Под них подстраиваются те фирмы, которые раньше самостоятельно определяли порядок оформления. Теперь необходимо приспосабливать их под принятые нормы. Каковы они на данный момент?

Какими должны быть сканы документов?

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.

Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Сканы документов для судов: есть нюансы

Будьте внимательны – российские суды устанавливают индивидуальные нормы для отсканированных бумаг. Это обусловлено разницей во внутренних регламентах оформления.

Принимаются документы только в формате PDF.
Разрешение – 200 DPI.
Объем файла – до 10 МБ.
Все документы должны быть черно-белыми. При отправлении заполненных синими или фиолетовыми чернилами бланков нужно привести их в монохромный вид – это делается в программе сканера.
Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы.
Темы писем и приложенные файлы должны отражать суть документа и иметь одинаковые названия формата «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…».

Как быть с XML?

Документы XML, которые представляют собой онлайн-страницы, иногда неудобно или невозможно сканировать, например, банковские платежные поручения. Какую документацию ФНС принимает в формате XML?

Счета-фактуры, в том числе корректировочные.
Журналы учета.
Товарные накладные ТОРГ-12.
Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся к ним листы.
Акты приема и сдачи работ.

Для того, чтобы избежать возврата документов по причине того, что они отправлены не полностью или недостаточны, лучше всегда снабжать пакет описью. Подробно о том, как ее составить для XML, написано в Приказе ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@.

Что еще следует знать?

Несмотря на утвержденное единое руководство, целесообразно заранее уточнить порядок подачи в том ведомстве, с которым вы собираетесь взаимодействовать. Встречаются частные случаи, которые не отражены в законах. Так, ФНС заявляет, что для ряда документов необходима усиленная электронная подпись ответственного лица. Для ФНС это является гарантией того, что она не получит фальсификат, а для вас – что документ точно будет рассмотрен.

У пользователей нашей услуги «1С Предприятие 8.3 онлайн» нередко возникают опасения, связанные с оформлением отсканированных документов. В этом случае подстраховаться можно только так: отслеживать изменения и уточнять нормы в организациях. Сфера инноваций меняется очень быстро, поэтому нужно держать руку на пульсе и при возможности консультироваться со специалистами.

Представлению копий документов по требованию налогового органа, а также изменениям в порядке представления документов на бумажном носителе посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?

Налоговым кодексом РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.

Изъятие подлинников документов регламентируется статьей 94 НК РФ. Форма постановления о производстве изъятия документов и предметов утверждена приложением № 23 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, то основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неисполнение требования отсутствуют.

Но исполнять требование подобным образом не нужно.

Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.

После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика, так как запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.

Что означает представление документов в виде заверенных копий?

Пункт 2 статьи 93 НК РФ включает следующие формы представления истребуемых документов:
— на бумажном носителе;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подпункт 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Нотариальное удостоверение копий документов не требуется, если иное не предусмотрено законодательством.

Для процедуры заверения копий документов используются положения ГОСТ, что подтверждается судебной практикой (в частности, обзор судебной практики Верховного Суда за первый квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда 20.06.2012).

В соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст с 1 июля 2018 года введен в действие новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения ее соответствия (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения копии (выписки из документа).

В ГОСТе сказано, что отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Как заверить документ, в котором больше одной страницы?

Изготовленную копию многостраничного документа целесообразно прошить, пронумеровать и заверить в целом. Для этого на оборотной стороне последнего листа помимо прочих реквизитов проставляется надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов» (количество листов указывается словами).

Из копий заверенных документов можно сформировать подшивку. При этом должна сохраниться возможность свободного чтения текста документа, возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке.

Налогоплательщик мог получить налоговые претензии в случае, если была заверена подшивка, а не копия каждого документа. Поскольку только при заверении каждого отдельного документа его допустимо использовать в качестве подтверждения обстоятельств по делу о налоговом правонарушении (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

Однако отметим, что Минфином было выпущено письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, из которого, при желании, можно сделать вывод о допустимости представления документов в виде сшива документов.

Кроме того, есть примеры судебных актов, в которых признавалось, что действия налогоплательщика по своевременному представлению подшивки документов не образуют состава правонарушения, так как не являются отказом от представления документов (непредставления документов). Такой подход отражен в частности, в постановлении ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012, постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 24.08.2012 по делу № А75-10184/2011.

Что изменилось в порядке изготовления копий документов?

В 2016 году ФНС было наделено полномочием по утверждению требований к нумерации и сшиву листов документов, представляемых на бумажном носителе (пункт 2 статьи 93 НК РФ).

В настоящее время требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, утверждены приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

С учетом статьи 5 НК РФ требования к оформлению документов, представляемых в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий, подлежат применению с 25 января 2019 года.

Именно Требованиями, а не ГОСТом нужно руководствоваться при представлении копий документов в налоговые органы.

Как с указанной даты нужно представлять копии документов на бумажном носителе?

Требования предусматривают, что листы документов объединяются в том, объем которого не более 150 листов. При большем количестве листов формируется следующий том и так далее. Исключением является документ, содержащий более 150 листов. Такой документ составляет отдельный том (независимо от количества листов).

Каждый лист документа нумеруется сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Нужно ли заверять каждый отдельный документ?

В Требованиях говорится о том, что прошивается и заверяется каждый том документов, то есть заверять отдельно каждый документ в сшиве не нужно.

На оборотной стороне последнего листа (сшива) размещается наклейка, заклеивающая место связки нитей прошива. Заверительная надпись на этой наклейке включает должность лица в организации, личную подпись, ФИО, количество листов (цифрами и прописью), дату.

Нужно ли заверять копии документов печатью?

В Требованиях отсутствует указание на проставление печати на заверительной надписи.

Это объясняется, в том числе тем, что общество с ограниченной ответственностью вправе иметь печать (статья 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Обязанность общества использовать печать может быть предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Аналогичный подход отражен и в законе «Об акционерных обществах».

Положения Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, предметом регулирования которого является порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, не могут рассматриваться в качестве обязанности общества иметь и использовать печать во взаимоотношениях с налоговыми органами.

Таким образом, если правом иметь печать общество не воспользовалось, то изготовление копий документов может проводиться без заверения их печатью.

Документы, представляемые в налоговые органы, с 7 апреля 2015 года принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706).

Обязательно ли налогоплательщиком должно составляться сопроводительное письмо к представляемым документам?

Минфин рекомендовал представлять копии документов с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

Положения пункта 5 статьи 93 НК РФ в редакции Федерального закона от 03.08.2018 № 302-ФЗ фактически закрепили наличие письма налогоплательщика, которое сопровождает представление копий документов.

В требованиях, утвержденных приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, наличие сопроводительного письма указывается как обязательное условие. В таком письме указываются дата и номер требования о представлении документов, количество листов (с учетом всех томов).

Также в самом сопроводительном письме или в отдельной описи должны быть перечислены представляемые документы.

В наличии такого сопроводительного письма заинтересован сам налогоплательщик, поскольку оно позволит ему подтвердить первоначальное представление документов при получении требования об их повторном представлении.

А если копии будут не заверены?

Риск привлечения к ответственности существует, если налогоплательщик в нарушение требований законодательства, предписывающих представлять заверенные копии, представит незаверенную. В том числе, например, если заверит документ не личной подписью, а факсимиле. Заверенные таким образом документы не будут рассмотрены налоговым органом как надлежащие копии (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.01.2015 № Ф03-5752/2014).

В случае представления незаверенных копий налогоплательщик может столкнуться с тем, что налоговый орган составит акт об обнаруженном правонарушении, предусмотренном статьей 126 НК РФ, повторно запросит документы (особенно, если в представленных незаверенных копиях им найдены ошибки).

Как представляются копии документов на бумажном носителе?

Способами представления истребуемых документов являются личное представление, представление через представителя, направление документов по почте заказным письмом.

Налогоплательщику также рекомендуется сохранять доказательства представления документов (информации). Это может быть:
— расписка налогового органа в получении истребуемых документов по описи;
— почтовая документация в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31.07.2014 № 234.

При представлении документов в электронной форме по ТКС таким документом является квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должного лица налогового органа.

В случае истребования документов в ходе проверки, которая проводится на территории налогоплательщика, может ли налогоплательщик, изготовив копии, предоставить их в распоряжение налогового органа на своей территории?

Строго говоря, такого способа исполнения требования в НК РФ не содержится.

Судебная практика исходит из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ: истребованные документы должны быть представлены по месту проведения проверки. Данное условие выполняется:
— при проведении проверки на территории налогоплательщика;
— при представлении документов по месту проведения проверки, где согласно статье 89 НК РФ должны находиться должностные лица налогового органа;
— при получении инспекцией письма налогоплательщика о готовности истребуемых документов.

При наличии этих обстоятельств обязанностью проверяемого лица является обеспечение для налогового органа возможности своевременного получения документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2013 по делу № А29-4831/2012, постановление ФАС Московского округа от 05.06.2013 № А40-78313/12-91-433).

Но информирование налогового органа о подготовке копий документов и их нахождении на территории налогоплательщика не является надлежащим исполнением требования о представлении документов, если проверка приостановлена (определение Верховного Суда от 09.02.2015 № 304-КГ14-7880).

В письме ФНС от 07.08.2015 № ЕД-4-2/13892@ сказано, что в период приостановления проверки налогоплательщик должен представить документы в тот налоговый орган, который указан в требовании о представлении документов (информации).

Обязательно ли представлять на бумаге документы, которые были составлены в электронном виде?

Когда истребуемый документ составлен в электронной форме не по установленным ФНС форматам, представление документа на бумажном носителе производится в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.

Для каких документов утверждены форматы?

Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов:
— счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж (форматы утверждены приказами ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@);
— документ о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
— документ о передаче результатов работ, документ об оказании услуг (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
— акт приемки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

В виде сканированных образов могут быть представлены:
— договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
— спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
— акт приемки-сдачи работ (услуг);
— счет-фактура, в том числе корректировочный;
— товарно-транспортная накладная;
— товарная накладная (ТОРГ-12);
— грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.

В одном комплекте документов могут быть направлены как xml-файлы, так и скан-образы (письмо ФНС от 23.12.2016 № ЕД-4-15/24784).

Документы, представляемые в электронной форме по ТКС, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами значительно расширен.

На практике прием документов в виде скан-образов по ТКС в электронной форме осуществлялся налоговой инспекцией с использованием типа документооборота «Обращение».

С 15 января 2018 года приказом ФНС от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096@ введен формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@).

Данный формат обеспечивает направление в электронной форме документов как в виде xml-файлов, так и в виде скан-образов документов в ответ на требование налогового органа о представлении документов (письмо ФНС от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280@).

Код вида документа указывается в соответствии со Справочником, утвержденным приказом ФНС от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@.

Актуальность использования электронных документов велика как никогда, как между компаниями-контрагентами, так и при обращении в официальные органы. Анна Федотова, юрист-консультант ООО «ИК Ю-Софт», изучила требования инспекторов к сканам документов.

При работе с электронными официальными бумагами между партнерами можно установить свои требования к правилам оформления документов, в том числе к сканам бумажных оригиналов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно.

Так, например, для подачи сканов в Арбитражный суд нужно учитывать, что документы, подаваемые через сайт, должны быть переведены в электронный вид в формат PDF. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый. Если подписи в бумажном документе выполнены синей ручкой, важно, чтобы при сканировании такого документа было выбрано черно-белое решение. Кроме того, разрешение скана должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Очень важным является размер одного файла – он не должен превышать 10 Мб. Само собой, скан должен хорошо читаться, т. е. все надписи, печати, подписи должны быть различимы. При этом в каждом направленном вложении должно быть не более одного документа, такой файл должен иметь название, отражающее суть вложенного документа, и содержать количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12.12.2016 года 7л.pdf».

Требования к файлу

Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.

Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.

Мнение налоговиков

Особое мнение по вопросу цифровых документов имеется и у налоговых органов. Разрешено предоставить сканы от организации в порядке, определенном статьей 93 Налогового кодекса, в электронной форме (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным форматам при условии заверения усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. Во-первых, это счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж и дополнительные листы к ним, если они есть. Во-вторых, это товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг) (форматы рекомендованы приказом ФНС от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@). В-третьих, документы о передаче товаров при торговых операциях, формат которых утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@. И в-четвертых, это бумаги о передаче результатов работ или оказании услуг, их формат утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.

Формат описи

Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.

Проект приказа

Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.

Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.

5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.

Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.

Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:

KD – префикс, принимающий четырехзначное значение, равное 1101 (истребованные документы);
О – идентификатор отправителя, имеет вид: девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации) – для организаций, двенадцатиразрядный код (ИНН физлица, при отсутствии ИНН – последовательность из двена-дцати нулей) – для физлиц;
P – идентификатор конечного получателя, четырехразрядный код налогового органа в соответствии с СОНО;
GGGGMMDD – дата формирования файла;
N1, N2 – идентификационные номера файла (GUID).

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Способы представления документов
Представление документов в электронной форме
Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении
Как подписать ксерокопии документов
Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса
Как оформить копии документов
Требование отсканированного варианта документа неправомерно
Итоги

Способы представления документов

Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

бумажные заверенные ксерокопии передаются лично налогоплательщиком или через представителя в налоговую инспекцию или заказным письмом по почте (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
в электронной форме по специальному формату и в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;
в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика;
в виде скан-образов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.

Подробности см. здесь.

ВАЖНО! Пояснения по НДС можно подать только в электронном формате. Подробности см. в этой статье.

Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материалов:

Перечень документов, которые может затребовать ФНС зависит от вида мероприятия, которое проводится налоговиками. Какие документы подготовить в рамках проверок (выездной или камеральной), вне проверок, при встречных проверках, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и приступайте к изучению Готового решения бесплатно.

Представление документов в электронной форме

Передать налоговикам требуемые документы в безбумажной форме можно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через сайт ФНС России (подробности об этом способе см. по ссылке).

Как получить электронную подпись, узнайте из публикации.

Благодаря такой возможности вы:

избегаете технических ошибок благодаря применению электронных форматов;
экономите свои ресурсы (не нужно распечатывать документы и приходить в инспекцию или на почту для их передачи (отправки));
гарантированно получаете подтверждение доставки документов.

На подготовку и представление документов у вас есть:

5 рабочих дней, если налоговики ждут от вас документы (информацию) о конкретной сделке или контрагенте, в отношении которого проводится проверка;
10 рабочих дней, если документы истребуются в рамках камеральной или выездной проверки в отношении вашей компании.

Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.

Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении

При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:

на абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ, позволяющей представлять бумажные документы в электронной форме в виде электронных образов документов (составленных на бумаге документов, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов);
приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, которым утвержден универсальный формат описи для передачи в налоговую сканированных копий документов, позволяющий отправлять налоговикам сканы любых бумаг;
письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, в котором отмечена возможность представления в ИФНС любых документов в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.

Как подписать ксерокопии документов

Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:

Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия

Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.

20 марта 2020 г.

Генеральный директор ООО «Орион» ----------- Смирнов А. П.

Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.

Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса

Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Такого же мнения придерживаются:

судебные органы (см. решение Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
чиновники Минфина (письма от 24.03.2014 № 03-02-08/12763, от 01.08.2013 № 03-02-08/30900, от 15.11.2012 № 03-02-08/99, от 07.08.2009 № 03-02-08/66);
налоговики (письма ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692, от 16.10.2013 № ЕД-4-3/18527@).

Как оформить копии документов

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.

Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Если документов несколько, то копии заверяются отдельно и на каждой ставится заверительная надпись. Об этом сообщает финансовое ведомство в своих письмах от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 , а также налоговое ведомство в письме от 02.10.2012 № АС-4-2/16459. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).

Требование отсканированного варианта документа неправомерно

Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.

В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).

Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?».

В какие сроки необходимо успеть подготовить и передать налоговикам документы, узнайте здесь.

Когда можно не исполнять требования налоговиков, мы рассказывали в этой публикации.

Итоги

При передаче документов электронным способом нужно учесть требования приказа ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

К кэшбэку по банковским картам все уже привыкли, начинают привыкать и к онлайн-кэшбэку за покупки в интернет-магазинах. Но вот кэшбэк по обычным чекам из обычных магазинов вроде «Пятерочки» или «Магнита» пока еще в новинку. Мы разобрались, за счет чего выплачиваются бонусы за сканирование чеков, кому это выгодно и главное – сколько на этом можно заработать.

Откуда взялись QR-коды на чеках

С 2018 года российский бизнес переводят на обязательное использование онлайн-касс, исключений для предпринимателей уже практически не осталось. Суть работы через онлайн-кассу (или контрольно-кассовую технику) в том, что при каждой проведенной через кассу покупке информация о ней автоматически передается на серверы Федеральной налоговой службы. То есть, налоговая практически в режиме реального времени знает, кто, где и что продал.

Конечно, правила допускают некоторые задержки – интернет все еще есть не по всей России, поэтому в отдельных случаях кассу можно синхронизировать чуть позже. Но сути это не меняет – каждую операцию «видит» налоговая, включая не только общую ее сумму, но и наименования купленных товаров.

У чеков, которые выдают онлайн-кассы, есть одна ключевая черта – на них автоматически печатается QR-код. Это двухмерный штриховой код определенного размера (минимум 2 на 2 сантиметра), в котором зашифрованы основные данные о фискальном документе:

дата и время, когда была произведена покупка;
порядковый номер чека в фискальном накопителе;
признак расчета (приход, расход или возврат);
сумма операции;
заводской номер фискального накопителя;
фискальный признак документа (его генерирует фискальный накопитель, чтобы проверять подлинность чека).

Другими словами, в QR-коде зашифрован определенный набор цифр – если его распознать обычной программой, это ни о чем не скажет. Для сканирования чеков с целью проверки есть специальное приложение для смартфона – «Проверка чеков», его выпустила сама ФНС.

Если отсканировать QR-код на чеке через эту программу, она покажет, является ли он корректным (то есть, был ли передан в ФНС), а потом можно получить электронную версию самого чека. Он не полностью повторяет чек из магазина, а формируется автоматически из данных, которые есть у налоговой. Магазины любят размещать на чеках рекламу или дополнительную информацию, ее в электронной версии не будет.

В принципе, продавец может и не выдать бумажный чек – если, например, покупка была произведена через интернет и оплачена безналично, тогда чек придет в электронном виде на электронную же почту, или ссылка на него может прийти в SMS-сообщении.

Независимо от QR-кода, который связан с ФНС, при покупке алкогольной продукции на чеке печатается еще один код – уже от ЕГАИС. Это система, которая отслеживает производство и продажу алкоголя, и следит, чтобы покупателям не продавали контрафактную продукцию. Вместо него в переходный период продавцам можно печатать на чеке просто ссылку на базу ЕГАИС.

Кстати, именно эта система – причина того, что при покупке алкоголя кассир сканирует сразу 2 штрих-кода на бутылке, называет ее стоимость и просит у покупателя подтверждение покупки (вернуть такую продукцию с учетом ЕГАИС очень сложно, а клиент может перепутать цену и захотеть оформить возврат).

Сканировать чеки – полезно

Без чеков работать нельзя – сейчас их выдают даже кондукторы в автобусах (хоть для них и ввели послабления, освободив от штрафов), но еще относительно недавно все было не так просто. Некоторые магазины выдавали покупателям так называемые «нефискальные чеки» – документы, в которых просто перечислялись товары, их цены и общая сумма покупки. Формально товар проходил через кассу, но дальше магазина данные вполне могли никуда не уходить – а касса использовалась для простоты расчетов и чтобы владелец магазина мог контролировать своих продавцов.

Что-то похожее есть сейчас в сфере общепита (по крайней мере, до ее закрытия на карантин из-за коронавируса) – клиенту могут принести предварительный чек, то есть, счет за еду, а фискальный чек в итоге не выдается. Как рассказывают знающие люди, московские заведения, даже сетевые, любят этим заниматься перед выплатой зарплаты сотрудникам – не принимают оплату по карте и выдают написанные от руки чеки.

Так они собирают наличные для выплаты зарплат «в конвертах», но главное – здесь незаконно практически все, и отказ принимать оплату картой, и невыдача чека, и неофициальная выплата зарплаты.

В случае с алкоголем при сканировании чека можно определить его подлинность. И хоть сейчас россияне уже поняли, что «порошкового» вина не существует, откровенного фальсификата в официальных магазинах после внедрения ЕГАИС уже не осталось.

Но это еще не все преимущества, которые дает сканирование чеков, есть еще и такое:

простой способ вести бюджет . Сейчас бОльшую часть покупок россияне делают в крупных супермаркетах, и часто в одном чеке бывают десятки товаров. Чтобы вести бюджет, их больше не нужно переписывать от руки – достаточно отсканировать QR-код на чеке специальной программой (об этом дальше), которая сама определит, что это за покупка, в какую дату она совершена и какова общая сумма расходов;

возможность сэкономить на покупках . Есть несколько приложений, которые при сканировании QR-кода получают от ФНС список покупок, а потом находят эти же товары дешевле в других магазинах. Это актуально в крупных городах и там, где поблизости есть несколько сетевых магазинов (приложение вряд ли будет знать цены в ближайшем магазине, принадлежащем какому-нибудь ИП).

Самый нестандартный вариант, когда может пригодиться чек в телефоне – доказать факт своего присутствия в конкретное время в конкретном месте. И, соответственно, отсутствие в другом месте. Чеку, конечно, никто не поверит, но это будет поводом проверить камеры наблюдения и установить факт присутствия в магазине.

Но, конечно, самое популярное направление использования QR-кодов с чеков – это попытка заработать на них.

Сканировать чеки – выгодно?

Этот вид «бизнеса» появился не так давно – уж точно не раньше, чем в чеках появились QR-коды. Пока в налоговой службе видели в них лишь инструмент контроля за законностью торговли, некоторые компании придумали кое-что еще.

Дело в том, что информация о покупках стекается через операторов фискальных данных (ОФД) в ФНС, но производители товаров не могут получать оперативную статистику о продажах. Поэтому маркетологи придумали интересный способ собирать данные – сделать так, чтобы покупатели сканировали свои чеки и передавали данные производителям и торговым сетям за вознаграждение.

В итоге схема «кэшбэк за чеки» работает примерно так:

пользователь делает какие-то покупки в определенных торговых сетях;
сканирует полученный фискальный чек через специальное приложение (не от ФНС, а от другого разработчика);
если в чеке есть определенные акционные товары, за них на счет пользователя начисляются какие-то деньги;
в некоторых случаях деньги начисляются просто за каждый чек – вне зависимости от акционных позиций.

К делу подтянулись и торговые сети – тот же «Перекресток» даже помечает ценники на товары, которые впоследствии дают право на кэшбэк по чеку (в сотрудничестве с разработчиками мобильного приложения).

Вероятно, маркетологи попали точно в цель – так называемое «поколение миллениалов» дружит с техникой и не против заработать пару рублей на том, что в буквальном смысле слова валяется под ногами. Возможно, в сканировании чеков есть и соревновательный момент, и еще что-то из психологии, но у приложения «Едадил» уже более 10 миллионов загрузок.

На рынке пока есть лишь один безоговорочный лидер – это то самое приложение «Едадил», у которого так много поклонников. Работа с приложением построена не очень сложно, чтобы получить деньги, нужно:

купить конкретные товары в конкретном магазине (бывает, что есть определенное минимальное количество);
отсканировать чек. Если товар куплен за наличные, отсканировать нужно в течение максимум 3 часов после покупки, если картой – то в течение 24 часов после покупки;
после проверки чека кэшбэк зачисляется на счет;
вывести деньги можно, пополнив телефон или на кошелек системы Яндекс.Деньги (кстати, приложение принадлежит «Яндексу»).

Сам по себе кэшбэк зависит от условий акции, а они бывают самыми разными:

То есть, это может быть фиксированная сумма кэшбэка за сумму покупки выше определенной границы или процент кэшбэка при покупке определенного количества товара, в любом магазине или в конкретной сети, на конкретный товар или на группу товаров.

В целом, серьезных нареканий у пользователей к этому приложению нет – условия получения кэшбэка понятны, деньги выводятся относительно быстро и без проблем. Нарекания есть разве что к самой системе начисления кэшбэка, который теперь привязывается к конкретным производителям и торговым сетям. Еще есть жалобы на техническую сторону, приложение может работать нестабильно.

Конкурентов у «Едалила» достаточно, но они уже работают не так хорошо:

«Суперчек» – второй проект от «Яндекса», пока всего 500 тысяч загрузок. Получить кэшбэк можно, составив заранее список товаров, и отсканировав чек именно с этими товарами (то есть, найдя чужой чек, сначала придется внести вручную все товары из него в приложение). Ставка фиксированная – 1% с каждого чека. Нарекания есть на небольшое количество магазинов и акций, доступных клиентам;
Qrooto – работает относительно давно, у приложения более 500 тысяч загрузок. Но пользователи раскритиковали его в отзывах – средний балл на Google Play составил 1,9 из 5. Жалуются на недостаточное количество товаров и магазинов, на небольшое число акций, на повышенный до 500 рублей порог для вывода денег. Жалобы есть и на то, что приложение давно не обновлялось;
«Чекбэк» – сервис от соцсети «Вконтакте», он даже не существует в виде отдельного приложения. Сканировать чеки можно прямо из приложения «Вконтакте», бонусы зачисляются на счет платежной системы VK Pay (вывести на карту можно только с комиссией). Товаров немного – в основном, это сетевой фастфуд, а еще бытовая химия. За каждый чек дают от 1 рубля, но лимита на число чеков нет;
«КэшФоБрендс» – основным направлением деятельности считает кэшбэк с онлайн-покупок, а функционал по чекам пока официально тестируется. Жалоб в отзывах на приложение много, и жалуются практически на все. Загрузили приложение более 100 тысяч раз.

Так что серьезной альтернативы у «Едадила» практически нет – но только по части кэшбэка. Программы вроде «Дзен-мани», у которых тоже есть функционал сканирования чеков, позволяют быстро записывать эти траты в дневник.

Стоит ли оно потраченного времени?

Выгода от сканирования чеков, с одной стороны, вполне очевидна: на это уходит минимум времени, поэтому любая сумма будет в плюс. Более того, финансируется это все за счет маркетинговых бюджетов производителей товаров и торговых сетей, и по факту эти деньги уже включены в цену товара.

Некоторые предпочитают пойти дальше, собирая и сканируя уже чужие чеки. Найти их несложно, не все покупатели в магазинах занимаются сканированием или забирают чеки с собой, многие выбрасывают их на месте. Правда, сгребать все чеки в корзине в супермаркете, возможно, не стоит:

у чека есть «срок жизни» – 3 часа для покупок с оплатой наличными и 12 часов при оплате картой. Чужой чек может пролежать в корзине гораздо дольше;
продавцы, кассиры, охранники и уборщики в магазинах прекрасно знают о таком заработке, поэтому могут специально «придерживать» у себя чек, если покупатель его не требует (по закону это не запрещено – оплата проведена, чек выбит, если покупатель его попросит, то получит без вопросов);
чек можно отсканировать в приложении только один раз – возможно, по всем выброшенным чекам уже «прошлись» сотрудники магазина;
акционных товаров в магазине не очень много , большинство чеков будет без бонусов.

Кстати, «Едадил» борется с теми, кто массово сканирует чеки и получает нетипично высокий кэшбэк – в том числе с сотрудниками магазинов, которые так зарабатывают себе вторую премию. Часто ограничивается возможность сканировать чеки конкретных магазинов – например, не больше трех в день. Не получится заработать и предпринимателям, которые закупаются оптом и потом сканируют гигантский чек, его тоже могут отклонить.

По сути, на сканировании чеков получится заработать максимум на пополнение счета мобильного телефона, и то – если налегать на товары из бонусных категорий, не забывать чеки и сканировать их вовремя.

Большинство пользователей сети, рассказывающие о кэшбэке по чекам, успевают заработать несколько десятков рублей (редко – пару сотен), после чего разочаровываются в этом занятии. Вряд ли кто-то будет покупать большие упаковки «Pepsi» или 10 упаковок йогурта ради кэшбэка в 7-10%, а за небольшие объемы покупок возвраты значительно меньше.

Что же касается заработка, то даже на самой низкооплачиваемой работе (за МРОТ) можно получать около 60 рублей в час за вычетом налогов – при этом, даже если найти сотни чеков и сканировать их в течение часа, вряд ли выйдет даже эта сумма.

Так что кэшбэк по чекам – не более, чем приятный бонус за некоторые покупки, и возможность сэкономить 30-50 рублей на оплате мобильного.

Читайте также: