Необоснованные расходы при усн

Опубликовано: 14.05.2024

Учет расходов для организаций на УСН должен соответствовать определенному порядку. Особенно это актуально для компаний с объектом налогообложения «доходы минус расходы», чтобы иметь право уменьшать базу налогообложения. Важно иметь ясное представление о том, как должен вестись учет расходов на упрощенке, какие расходы заносятся в КУДРиР, понимать состав, условия и момент признания расходов.

Закрытый перечень расходов для уменьшения налога

Контур.Бухгалтерия поможет вам правильно классифицировать траты и подскажет, когда и какую сумму можно учесть в расходах.

Не все расходы организации на УСН уменьшают налог к уплате. Законодательство устанавливает четкий список затрат, которые подпадают под понятие расходов на упрощенке. Этот перечень приведен в ст. 346.17 НК РФ, и он достаточно широк, чтобы организации могли совершать траты при ведении бизнеса и уменьшать налоговую базу. Вот основные виды издержек для УСН:

Выплата зарплаты, командировочных, взносы на социальное и пенсионное страхование.
Покупка товаров или оплата работ, которые используются в предпринимательской деятельности.
Налоги и сборы.
Аренда, коммунальные платежи, связь, без которых невозможно ведение бизнеса.
Реклама, информационные услуги.
Покупка основных средств деятельности и нематериальных активов.
Хозяйственные нужды организации, обслуживание ККТ.
Транспортные расходы, ГСМ, содержание транспорта организации, его ремонт.
Обязательное страхование имущества, услуги нотариуса, лицензирование.

Иногда в расходы попадают необоснованные траты: добровольное страхование, маркетинговые исследования. Чтобы избежать ошибок в определении расходов, лучше обращаться к письмам Минфина. И если расход нельзя однозначно классифицировать в соответствии со списком из статьи НК, лучше не учитывать его при расчете налога.

Условия признания расхода

Чтобы избежать ошибок при учете расходов, важно учитывать ряд условий помимо перечня из статьи НК РФ:

Расход необходимо экономически обосновать, он должен быть нацелен на получение дохода — важно уметь объяснить, как помогают вашему делу те или иные затраты.
Вы должны полностью расплатиться с поставщиком.
Товар или услуга, по поводу которых совершен расход, получены вами, и есть документы — счета, акты, накладные, — которые подтверждают расход и получение товара или услуги.
Если мы списываем расходы за покупку товаров для перепродажи, эти товары должны быть уже перепроданы.
Если мы списываем расходы за покупку товаров для производства, товары должны быть уже запущены в производство.

Момент признания расхода

Не менее важно понимать, в какой момент денежные траты становятся расходами с точки зрения установленных норм. Давайте уточним: когда организация закупает товары или работы для своей деятельности, происходят следующие процессы:

Оплата поставщику.
Получение от поставщика товаров, материалов или работ/услуг.
Отгрузка товаров конечному покупателю или передача материалов в производство.

Чтобы признать расход и занести его в КУДИР, необходимо завершить все эти процессы. То есть дата последнего из этих событий становится днем признания расхода.

Оплата труда сотрудников — еще одна категория трат для организации. Расход по этой статье принимается к учету в день, когда сотрудник получил на руки или на банковскую карту свою зарплату. То же самое касается перечисления налогов, сборов и взносов, а также оплаты услуг подрядчиков.

Покупка основных средств

Учет расходов при покупке основных средств совершается в конце налогового периода и только при соблюдении ряда условий. Основное средство должно быть принято к учету, им необходимо начать пользоваться для получения дохода. Если средство требует госрегистрации — она должна состояться. Стоимость внеоборотного актива списывается равными долями до конца календарного года в последний день каждого квартала. Если средство куплено в рассрочку по договору, введено в эксплуатацию и при необходимости зарегистрировано, то учет расходов можно осуществлять по фактической оплате частей задолженности.

Бухгалтерские расходы

В Книгу учета организация на упрощенке записывает только расходы, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ. Но в бухучете фирма фиксирует все хозяйственные операции, чтобы точно отражать данные о текущем финансовом состоянии. В бухучете расходы разделяются на две категории:

Расходы по обычным видам деятельности.
Прочие расходы.

К первому разделу относятся траты, связанные с основными видами деятельности организации. Для учета таких расходов предусмотрено несколько счетов в зависимости от направленности расхода — по Инструкции к Плану счетов. Например, для затрат на производство существует счет 20 «Основное производство», для продажи продукции — счет 44 «Расходы на продажу».

Издержки, которые нельзя классифицировать по обычным видам деятельности, относятся к прочим расходам. Например, это расходы по продаже основных средств, проценты по кредитам и займам, санкции за нарушение договоров.

Контур.Бухгалтерия поможет вам правильно классифицировать траты и подскажет, когда и какую сумму можно учесть в расходах. Предлагаем посмотреть наш бесплатный вебинар по учету расходов на упрощенке. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность с помощью Контур.Бухгалтерии.

«Упрощенцы» могут списать расходы согласно строго ограниченному перечню. И даже если расходы, казалось бы, можно отнести на конкретный пункт в списке, возникают проблемы с их экономической целесообразностью. В статье мы рассмотрим некоторые виды распространенных расходов, которые при УСН проблематично принять к учету.

Итак, вы выбрали «доходы минус расходы».

Все организации и индивидуальные предприниматели, переходящие на УСН, должны в первую очередь выбрать объект налогообложения. О том, что выгоднее - «доходы» или «доходы минус расходы», - мы писали в «ПБ» № 3, 2011 на стр. 80 — 82. Допустим, «доходно-расходная» УСН оказалась предпочтительнее, и фирма начала применять данный спецрежим.

Сразу выделяется плюс: налоговую базу можно занизить на сумму произведенных расходов. И разумеется, любой бизнесмен стремится уменьшить «упрощенный» налог по максимуму. Тут же возникают проблемы.

Сначала выделим общие проблемы, которые подстерегают всех.

Большая часть расходов уходит на контрагентов. Следовательно, чтобы недобросовестный партнер не «подставил» компанию, следует проверить о нем хотя бы минимальные сведения. То есть, выражаясь официальным языком, применить принцип должной осмотрительности.

Это важно
Следует всегда узнавать хотя бы минимальные данные о контрагентах, в пользу которых производятся расходы. Особый упор необходимо сделать на представителей малого бизнеса, то есть на «вмененщиков» и «упрощенцев».

Следует произвести следующие действия:

проверить, зарегистрирован ли контрагент в ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
если деятельность контрагента подлежит обязательному лицензированию, то проверить наличие у него действующей лицензии;
по возможности узнать, нет ли у партнера «массового» учредителя (то есть лица, являющегося учредителем сразу нескольких организаций).

Если не выполняется первое или второе условие, то следует немедленно отказаться от всех связей с таким контрагентом. Расходы в пользу такого партнера, скорее всего, налоговые органы откажут принимать к учету, и доказать отсутствие злонамеренных связей с недобросовестным контрагентом можно только в судебном порядке. И проблемы с расходами — еще не самое страшное. Налоговые органы могут заподозрить «упрощенца» в махинациях с использованием «фирмы-однодневки». И проблемы тогда могут возникнуть еще более серьезные.

Вообще за связь с «однодневкой» обвинению может подвергнуться любая фирма. Однако налогоплательщики, применяющие УСН, находятся на «особом прицеле». Дело в том, что они являются представителями малого бизнеса. А «однодневки» обычно как раз бывают малыми фирмами.

Кроме того, малый бизнес подвергается меньшему количеству контрольных мероприятий, чем крупные предприятия. Поэтому, когда налоговая проверка наконец наступит, инспекторы постараются обязательно выявить нарушения.

Сразу стоит позаботиться о тщательной документации всех операций, которые ведут к расходам «упрощенца». Но даже если абсолютно все документы в порядке, налоговые органы могут заявить об экономической нецелесообразности расходов.

Подтверждаем экономическую целесообразность

Рассмотрим некоторые ситуации, в которых налоговые органы могут обвинить фирму в экономической необоснованности расходов.

При приобретении основных средств налоговые инспекции часто сомневаются в их экономической целесообразности. Поэтому контролеры могут отказать «упрощенцам» в признании расходов на покупку имущества. Впрочем, такие случаи происходят не только у фирм, состоящих на УСН, но и у других налогоплательщиков.

Особые правила
Общеустановленного понятия «экономическая целесообразность» не существует. Поэтому можно приводить любые доводы в пользу необходимости затрат. Главное — доказать инспекции или суду, что расходы направлены на функционирование или совершенствование экономической деятельности.

Действительно ли основное средство используется в деятельности, приносящей доход? Данный вопрос может явиться причиной спора с контролерами и даже дойти до суда. В суде налогоплательщику рекомендуется грамотно доказать, что имущество действительно необходимо для его бизнеса. Например, если фирма купила автомобиль, то можно привести аргумент, что заказчики находятся в различных населенных пунктах, поэтому без машины не обойтись. Подобное решение в пользу налогоплательщика содержится, например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2009 г. № Ф04-866/2009(536-А03-27).

Споры об экономической целесообразности расходов возникают и в отношении ремонта основных средств, производимого арендатором или арендодателем. Если ремонтом занимается арендодатель, то инспекторы могут заявить, что расходы на ремонт объектов должны лежать на плечах арендатора, поэтому арендодателю учитывать такие затраты неправомерно. В данном случае мы рекомендуем подробно прописать в договоре аренды, на кого ложится обязанность по ремонту и различным улучшениям основных средств. Тогда в качестве доказательств можно предъявить договор аренды, а также документы, связанные с ремонтом (договоры подряда на ремонт основных средств, сметы расходов, справки о стоимости выполненных работ, счета-фактуры и т. д.). Если придется судиться с налоговой инспекцией, то фирма, скорее всего, выиграет дело. Положительное решение содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 28 декабря 2009 г. № А45-8513/2009.

Расходы на уборку офиса и территорий

Ни одна организация не обойдется без регулярной уборки своих помещений и территорий. При этом фирма как покупает товары (чистящие и моющие средства, мешки для мусора и т. д.), так и платит за услуги. Но могут ли «упрощенцы» принять расходы на поддержание чистоты к налоговому учету?

К сожалению, данные расходы прямо не поименованы в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Но это не означает, что их нельзя списать.

Следует помнить, что при УСН можно принять к учету материальные расходы, перечень которых приведен в пункте 1 статьи 254 Налогового кодекса. Так, к материальным расходам относятся затраты на приобретение материалов, используемых в производственных и хозяйственных нуждах (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Различные товары для уборки и поддержания чистоты вполне подходят под такое определение.

Доказательством может служить довольно старое, но по-прежнему актуальное письмо Минфина России от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182. В нем финансисты разрешили организации учитывать расходы на приобретение хозяйственных товаров и бытовой химии.

Значит, расходы на товары, предназначенные для уборки и поддержания чистоты, принимать к учету можно, а если приобретаются услуги? В случае, когда в штате есть персонал, занимающийся уборкой, проблем нет, так как расходы относятся к заработной плате сотрудникам. А если организация приобретает услуги сторонних фирм, то соответствующие расходы опять же являются материальными (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). В данной норме речь идет о затратах на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями.

Гораздо сложнее дела обстоят с уборкой и благоустройством территорий, прилегающих к офису. Без данных действий не обойдется практически ни одна фирма. Зимой надо убирать снег, летом желательно облагородить газоны и дорожки, а с мусором нужно бороться круглый год.

К сожалению, Минфин России запретил «упрощенцам» списывать расходы на уборку и благоустройство прилегающих территорий (письмо от 22 октября 2010 г. № 03-11-06/2/163). Финансисты кратко отметили, что данные расходы отсутствуют в закрытом перечне, поэтому их нельзя принимать к учету.

Чтобы сэкономить на налоге, фирма может обратиться в суд. Есть вероятность, что арбитры примут сторону налогоплательщика. Прецедент есть с расходами по вывозу отходов. ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 28 мая 2008 г. № Ф08-2886/2008 указал, что отходы производства и потребления должны быть нейтрализованы. Того требует статья 22 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Поэтому с экономической обоснованностью затрат на вывоз отходов проблем нет. Значит, данные расходы можно списать как материальные.

Расходы на благоустройство труда

Чтобы сотрудникам хорошо работалось на своих местах, работодателям приходится нести расходы. Во-первых, существуют противопожарные, санитарные и иные требования, которые необходимо соблюдать. Во-вторых, многие работодатели не ограничиваются минимумом, а покупают для сотрудников кулеры с питьевой водой, вентиляторы, обогреватели, кондиционеры и иную технику. Можно ли принять к учету соответствующие расходы?

К сожалению, Минфин России опять дает отрицательный ответ. В письме от 26 января 2007 г. № 03-11-04/2/19 финансисты запретили «упрощенцам» учитывать расходы на питьевую воду и обогреватели. Причина та же самая — отсутствие данных расходов в закрытом перечне.

Анализируя арбитражную практику, можно найти решения судов в пользу налогоплательщиков (например, в постановлении ФАС Уральского округа от 6 октября 2008 г. № Ф09-7032/08-С3, где речь идет опять же о питьевой воде). Но помогут ли служители Фемиды любой фирме, неизвестно. А если налогоплательщик, применяющий УСН, решит списать затраты на приобретение товаров для благоустройства рабочих мест, то споров с инспекцией по-любому не избежать.

Внимание!
Будьте готовы к тому, что все расходы на поддержание чистоты и порядка, а также на создание комфортных условий труда контролеры признают экономически нецелесообразными. Не остерегайтесь обращаться в вышестоящие налоговые инстанции и суд, чтобы отстоять свою позицию.

Расходы на лицензирование и сертификацию

Некоторые виды деятельности подлежат обязательному лицензированию (ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ), что, естественно, влечет затраты. Могут ли «упрощенцы» учесть в налоговой себестоимости расходы, связанные с получением лицензии?

В первую очередь к данным расходам относится государственная пошлина. Здесь споры вряд ли возникнут. Госпошлина является сбором, установлена она Налоговым кодексом, а все суммы налогов и сборов идут в «упрощенную» налоговую базу (подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Однако за одну лишь пошлину лицензию не дадут. Ведь для получения лицензии требуется соответствовать определенным критериям, установленным для каждого вида деятельности. Во многих случаях фирмам необходимо провести разнообразные экспертизы, обследования и прочие процедуры. Для этого нужна помощь сторонних организаций, так что без дополнительных расходов не обойтись. Можно ли их включить в налоговую базу?

Ответ положительный, и для таких расходов введен специальный подпункт 30 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Однако следует помнить о двух условиях:

экспертизы и обследования должна проводить специализированная организация;
наличие документов, полученных в результате данных процедур, должно быть обязательным для получения лицензии.

То есть если организация перестраховывается и платит сторонним лицам за проверки и экспертизы, не обусловленные законодательством, то соответствующие расходы нельзя принять к учету при УСН.

Многих «упрощенцев» также подстерегает такая процедура, как сертификация товаров или подтверждение соответствия. Расходы на такие действия можно принять к учету без проблем (подп. 26 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Причем, в отличие от предыдущего случая, не имеет значения, является ли сертификация обязательной или добровольной. Указаний на этот счет в упомянутом подпункте не существует.

До 2011 года налогоплательщики, применяющие УСН и уплачивающие взносы в саморегулируемые организации, не могли списать данные взносы, поскольку о них не говорилось в закрытом перечне расходов. Теперь же ситуация, к счастью, изменилась, и «упрощенцы» списывают расходы на взносы в СРО на основании подпункта 32.1 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.

Расходы на ведение бухгалтерского учета

По общему правилу, «упрощенцы» не ведут бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако на практике данное правило часто не выполняется. Например, хозяйственным обществам нужно вести бухучет в первую очередь ради собственных акционеров и вкладчиков.

Фирмы, состоящие на УСН, то есть субъекты малого предпринимательства, часто прибегают к бухгалтерским услугам сторонних фирм. Налоговые органы могут отказать в признании расходов в пользу бухгалтерских организаций. Аргументы будут таковы: раз «упрощенец» не должен вести бухучет, то расходы на его ведение нецелесообразны.

Однако данный довод неверен. Нельзя говорить, что «упрощенец» не должен вести бухучет. Он может его не вести, но никто же ему не запрещает. А затраты на бухгалтерские услуги между тем прямо присутствуют в перечне расходов, признаваемых при УСН (подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Кстати, если на организацию возложена обязанность публиковать свою бухгалтерскую отчетность, то расходы на такую публикацию также подлежат налоговому учету (подп. 16 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Опасный момент
Налогоплательщики, состоящие на УСН, грубо говоря, лишь «на бумаге» освобождены от ведения бухгалтерского учета. Поэтому расходы на бухгалтерские услуги экономически обоснованы, и данный вывод при возникновении проблем следует отстаивать.

Что нельзя принять к учету

И напоследок мы расскажем, какие расходы однозначно нельзя принять к учету. Это расходы, которые предприниматели или учредители тратят из прибыли на свои цели. Например, оплачивают себе транспорт, ремонтируют личную недвижимость. Правило простое: если расходы никоим образом не связаны с предпринимательской деятельностью, то к учету их принять нельзя. В любом ином случае, если расходы направлены на функционирование бизнеса, рекомендуется их включать в налоговую базу по УСН. При этом не обойтись без споров с налоговой инспекцией, но шанс отстоять свою позицию есть.

Е. Сатаев, редактор-эксперт

Все расходы, которые можно учесть при УСН «доходы минус расходы», перечислены в ст. 346.16 НК РФ. Но кроме списка разрешённых расходов, нужно знать правила их признания. Из-за обобщённых и размытых формулировок упрощенцы сталкиваются со множеством неурегулированных ситуаций, в которых цена ошибки — доначисление налога, пени и штрафы. Разберемся с правилами учёта расходов, в признании которых часто встречаются ошибки.

Расходы на борьбу с коронавирусом
Расходы на переподготовку кадров
Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля
Расходы на объекты интеллектуальной собственности
Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Расходы на борьбу с коронавирусом

Это новый вид расходов, который появился в 2020 году. В связи с ним п. 1 ст. 346.16 НК РФ в апреле дополнили пп. 39, который позволяет учесть на упрощёнке следующие расходы:

на покупку спецодежды, масок и перчаток для сотрудников;
покупку санитайзеров, термометров, лабораторного оборудования, обеззараживающих приборов;
дезинфекцию помещений.

Внимание! Работодатели, которые за свой счёт тестировали сотрудников на коронавирусную инфекцию COVID-19 и антитела к ней, не могут учесть эти расходы при расчёте налога на УСН (Письмо Минфина от 23.11.2020 № 03-11-06/2/101770).

Расходы на подготовку и переподготовку кадров

При расчёте налога на УСН можно учесть расходы на обучение, если они соответствуют следующим требованиям (пп. 33 п.1 ст. 346.16 НК РФ):

На обучение отправили сотрудников налогоплательщика (письмо Минфина от 09.08.2013 № 03-11-11/167).
У образовательного учреждения есть лицензия.
Договор заключён между образовательным учреждением и работодателем. Оплату по договору, оформленному на сотрудника, учесть в расходах нельзя (письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

Расходы на обучение должны быть экономически обоснованы. Это значит, что обучаемый сотрудник должен применять полученные знания на своём рабочем месте. Например, организация оплатила курсы английского языка. По запросу налоговой, возможно, придётся пояснить, как работники будут использовать полученные знания. Если для общения с иностранными клиентами или подготовки документов, то расход обоснован. А если курсы задумывались как способ повысить привлекательность компании как работодателя, затраты нельзя включать в расходы.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля

Основная трудность в учёте компенсаций за использование личного транспорта — правильное документальное оформление. Если выплачивать деньги без обоснования, возможны проблемы не только с расходами при УСН, но и с НДФЛ и страховыми взносами. Чтобы избежать ошибок, необходимо сделать следующее:

С каждым сотрудником, получающим компенсацию, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).
В соглашении закрепить порядок расчёта суммы компенсации, расход ГСМ (например, 5.5 л на 100 км).
Продумать систему учёта использования автомобилей в служебных целях. Это могут быть путевые листы на поездки, общая ведомость учёта, в которой отражается дата, время убытия и прибытия, куда поехал, количество проеханных километров. Цель учёта — обеспечить возможность в конце месяца понять, сколько километров сотрудник проехал в служебных целях.
Собрать чеки на ГСМ.

Если всё оформлено верно, с выплаченных компенсаций не придётся платить НДФЛ и страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Для целей налогообложения можно учесть расходы на компенсацию использования личного транспорта только в пределах норм (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

1200 рублей в месяц для автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2 000 куб. см.;
1500 рублей в месяц — для автомобилей с двигателем более 2000 куб. см.

По мнению Минфина, в этот норматив входят ГСМ, ремонт, парковка и прочие расходы. Поэтому даже если вы установили ежемесячную компенсацию в большем размере, в расходах при УСН можно будет учесть только сумму в пределах лимита.

Расходы на объекты интеллектуальной собственности

Объекты интеллектуальной собственности перечислены в ст. 1225 ГК РФ. Это программы для ЭВМ, товарные знаки, аудиовизуальные произведения, полезные модели, базы данных и другое. Метод учёта затрат зависит от того, в какую статью НК РФ включен тот или иной объект.

Нематериальные активы, которые будут использоваться более 12 месяцев (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). После оплаты их можно включать в расходы равномерно, по отчётным периодам, до конца года, в котором был приобретён нематериальный актив (п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, вы купили товарный знак за 100 000 рублей в феврале 2021 года и оплатили в этом же месяце. В течение четырёх кварталов года, нужно будет учитывать в расходах по ¼ суммы — по 25 000 рублей. Еще один товарный знак за 100 000 рублей купили в июле. Его стоимость будет учтена в расходах в третьем и четвёртом кварталах по ½ от стоимости — по 50 000 рублей.
Объекты интеллектуальной собственности, перечисленные в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — исключительные права на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для ЭВМ, базы данных, ноу-хау, топологии интегральных микросхем и права на их использование на основании лицензионного договора. Такие расходы можно учесть сразу в полной сумме.

Нередко приобретённый объект интеллектуальной собственности подпадает под оба пункта одновременно. Допустим, вам нужно учесть расходы на покупку базы данных, которая будет использоваться более 12 месяцев. Получается, можно применить как пп. 2 п. 1 ст. 346.16, так и пп. 2.1 п.1 ст. 346.16. В таких случаях выгоднее использовать пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 и списать в расход всю сумму сразу. А если приобретаете исключительные права на объекты интеллектуальной собственности, которые не упомянуты в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16, то тогда следует использовать только пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В отдельный пп. 19 п. 1 ст. 346.16 выделены расходы на приобретение неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных, а также их обновление по договорам с правообладателем. Если вы используете Норматив или Экстерн, то расходы на их приобретение и обновление учитывают по правилам пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — в полной сумме после оплаты.

Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Оплату путёвок для сотрудников включают в состав расходов на оплату труда, перечисленных в ст. 255 НК РФ. Эти правила распространяются и на УСН, поэтому упрощенцы могут уменьшить налоговую базу за счёт расходов на внутренний туризм и отдых своих работников. Но есть несколько условий:

Максимальный размер расходов — 50 000 рублей на человека (п. 24.2 ст. 255 НК РФ). Это значит, что если путёвка взрослого стоит 65 000 рублей, а ребёнка 30 000, то в расходы пойдёт 80 000 рублей, а не 95 000 рублей.
В расходы можно включить не только стоимость путёвки для работника, но и для членов его семьи.
Распространяется только на поездки по России.
Это должен быть комплексный турпродукт — путёвка, которая куплена у туроператора. В неё могут входить проезд, проживание, питание, экскурсии, страховки и другое, но это должен быть единый пакет услуг по договору между туроператором или турагентом и работодателем.

С 01.01.2022 вступают в силу поправки в НК РФ, разрешающие работодателю учитывать расходы на санаторно-курортное лечение работников по прямому договору с санаторием, а также компенсировать затраты работников и членов их семей (Федеральный закон от 17.02.2021 № 8-ФЗ).

Есть лимит включения таких расходов в налоговую базу (п. 16 ст. 255 НК РФ). Совокупные социальные расходы организации, например, на медицинские страховки для сотрудников и расходы на внутренний туризм, не могут превышать 6 % от ФОТ работодателя.

Елена Тарасова, юрист, налоговый консультант
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Включение расходов предприятия в расчет налогооблагаемых сумм должно производиться по принципу экономической обоснованности. При этом четкого понятия обоснованности расходов не содержит ни один законодательный акт. Критерий носит оценочный характер, что порождает целый ряд вопросов и спорных ситуаций в ходе налоговых проверок. Как избежать экономически необоснованных расходов и претензий фискальных органов, расскажет статья.

Вопрос: Является ли отсутствие у контрагента расходов, характерных для вида его деятельности (в том числе общехозяйственных), признаком получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды по НДС (ст. 54.1, п. п. 1, 2 ст. 171 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Какие расходы являются необоснованными

Согласно ст. 252 НК РФ в расчет по налогу можно включить расходы:

обоснованные экономически;
подтвержденные документально;
выраженные в денежной форме.

Нормы указанной статьи связаны с нормами ст. 346.16 НК РФ, следовательно, критерии относятся как к расчетам по налогу на прибыль, так и упрощенному налогу.

Вопрос: Можно ли принять НДС к вычету, если расходы по налогу на прибыль экономически необоснованны (п. п. 1, 2 ст. 171 НК РФ)?
Посмотреть ответ

На практике из сказанного следует, что ФНС вправе не признать экономически обоснованными некоторые расходы, несмотря на отсутствие жестких запретов в законодательстве на включение в расчеты тех или иных видов затрат:

Затраты, согласно законодательству, не имеющие отношения к экономической деятельности, которую осуществляет налогоплательщик.
Затраты на оплату услуг консультантов, аудиторов, юристов, рекламных агентств без детализации выполненных работ и использования этих работ в хозяйственной деятельности.
Материальные расходы, не предусмотренные производственной технологией или используемые сверх технологических нормативов.

ТМЦ (работы, услуги), приобретаемые по ценам выше средних рыночных, по аналогичным товарным позициям.

ТМЦ, используемые в производстве продукции, реализуемой в дальнейшем по ценам ниже стоимости ТМЦ. Аналогично — в отношении работ и услуг.

Затраты, не связанные с получением доходов организацией или с намерением их получить.

Расходы, понесенные вне рамок деятельности, направленной на получение дохода, не имеющие цели получения дохода (уменьшения убытка), завышенные, по сравнению с нормативными показателями, не признаются экономически оправданными.

Важно! Налогоплательщик обязан построить свой документооборот так, чтобы из заключенных договоров, первичных документов, учетных регистров, оправдательных, справочных документов было видно, какие товары, работы и услуги впоследствии были включены в расчет налога и с какой целью были понесены те или иные затраты. При проверке ИФНС, прежде всего, обратит внимание на их связь с предпринимательской деятельностью.

Как выявить и минимизировать необоснованные расходы

Выявление необоснованных расходов организации является приоритетной целью ее руководства. Принятые вовремя меры помогут не только избежать проблем в ходе налоговых проверок, но и обнаружить внутренние резервы, позволяющие получить больше дохода, сэкономить ресурсы. Как правило, начинают с внутреннего аудита, в ходе которого сплошным или выборочным методом проверяется, соответствуют ли затраты:

технологии производства, характеру экономической деятельности по существу;
нормативам, установленным внутренними документами организации или законодательством РФ (нормы списания ГСМ, командировочные расходы, расходы на производство продукции на основании внутренних расчетов экономической службы, и др.);
критерию экономической целесообразности.

Проверяются оправдательные и иные документы, отражающие затраты, правильность оформления, наличие необходимых реквизитов (во избежание претензий при проверках и т.п.).

Прежде чем подписать договор с контрагентом, предполагающий расходы, необходимо рассчитать его экономические последствия. На основании полученных данных руководитель принимает решение, считать будущие затраты обоснованными либо нет. Так, если ИФНС отказывает в возмещении крупной суммы НДС, то привлечение консультанта-профессионала с оплатой услуг существенно ниже спорной суммы будет экономически обоснованным. В то же время проведение маркетинговых опросов потенциальных потребителей, если у фирмы нет проблем с реализацией продукции, обоснованным назвать нельзя, поскольку их экономическая выгода не поддается оценке.

Полностью избежать экономически необоснованных расходов, даже в части, ограниченной статьями НК РФ, как правило, не удается.

Следует установить внутренние лимиты таких расходов и контролировать их соблюдение:

командировочные расходы, проезд с учетом статуса и категорий работников;
представительские расходы, аналогично предыдущему пункту;
расходы на подарки к праздникам и юбилеям;
расходы культурно-массовые мероприятия.

Обоснованность расходов и налоговый контроль

При осуществлении налоговых проверок сотрудники ИФНС зачастую руководствуются принципом, по которому доказывать обоснованность расходов обязан налогоплательщик. При этом они ссылаются на ст. 64 Арбитражного Процессуального кодекса РФ, положения НК РФ, обосновывая свое мнение следующим:

исходя из норм НК налогоплательщик формирует налоговую базу самостоятельно;
исходя из норм АПК налогоплательщик не освобождается от обязанности доказывать свои требования фактами, которые являются основой требований.

Однако такая позиция является как минимум спорной, а по сути — неверной. В том же АПК ст. 200-5 прямо содержит указание на обязанность ИФНС предоставить доказательства необоснованности расходов организации.

Важно! При подозрении на искусственное завышение цены налоговые органы пользуются ст. 40-3 НК РФ. Установленный норматив – не более 20% отклонения от рыночных цен по аналогичным позициям товаров, работ, услуг. Норма представительских расходов – не более 4% от затрат на оплату труда в течение года (ст. 264-2 НК РФ).

Отражение необоснованных расходов в учете

Рассмотрим пример: организация участвует в благотворительной программе перечислением взносов в сумме 175000,00 рублей. С точки зрения налогового законодательства, такие затраты будут необоснованными, поскольку не ведут к получению дохода (ст. 270-16,34 НК РФ). Попытка включения их в расчет налогооблагаемой базы с целью ее уменьшения может привести к применению в отношении организации штрафных санкций.

В бухгалтерском учете благотворительные взносы отражаются на сч.91.:

Дт 91/2 Кт 76 — 175000,00 руб. — отражена сумма благотворительного взноса.
Дт 76 Кт — 51,50 — 175000, 00 руб. — перечислен благотворительный взнос.
Дт 99/ПНО Кт 68 /Налог на прибыль — 35000,00 руб. — отражено постоянное налоговое обязательство (175000,00*20%= 35000,00).

Важно! Если организация получила в результате своей деятельности убыток, это не может служить основанием для признания расходов экономически необоснованными. В статье 252 НК РФ отсутствует обоснование затрат по результату деятельности хозяйствующего субъекта. Аналогично и затраты, направленные на снижение убытков, являются обоснованными (см. письмо Минфина №03-03-04/4/69 от 27-10-05).

Определяющей является направленность на получение дохода, а не результат хозяйственной деятельности в период осуществления расходов.

Малому и среднему бизнесу – о новых законах и свежих разъяснениях Минфина: кому подойдет УСН, какие доходы и расходы будут учитываться при определении налоговой базы

Кто может использовать УСН?

Упрощенная система налогообложения (УСН) – это один из специальных налоговых режимов, который подразумевает особый порядок уплаты налогов и облегченный налоговый учет. Он ориентирован на представителей малого и среднего бизнеса.

Условия применения УСН следующие:

средняя численность работников за налоговый (отчетный) период – менее 100 человек;
доходы налогоплательщика (ИП или организации) по итогам налогового периода не превышают 150 млн руб.;
остаточная стоимость основных средств налогоплательщика – менее 150 млн руб.;
доля участия организации в других организациях составляет менее 25%;
у организации отсутствуют филиалы.

В ст. 346.12 НК РФ перечислены категории налогоплательщиков, которые не имеют права использовать УСН. К ним относятся банки, инвестиционные фонды, ломбарды и подобные организации.

Федеральным законом от 31 июля 2020 г. № 266-ФЗ введен переходный налоговый режим для субъектов малого и среднего бизнеса 1 .

1. Были внесены изменения в ст. 346.13 НК РФ, в соответствии с которыми:

при превышении доходов налогоплательщика в 150 млн руб., но не более чем на 50 млн руб.;
если средняя численность работников налогоплательщика превысила 100 человек, но не более чем на 30 человек, – он не теряет право на применение УСН. Таким образом, устанавливается «переходный период». Налогоплательщик обязан перейти на ОСН при превышении доходов в 200 млн руб. и численности работников в 130 человек (профессиональный налоговый вычет позволяет доход от профессиональной деятельности ИП, применяющего ОСН, уменьшить на расходы, связанные с получением этого дохода, – читайте об этом в статье «Как предпринимателю сэкономить на уплате НДФЛ»).

2. В п. 2 ст. 346.18 НК РФ установлено, что если по итогам отчетного периода сумма расходов превышает сумму доходов, то применительно к этому периоду налоговая база принимается равной нулю.

В чем преимущества использования УСН?

Преимуществом УСН является освобождение от налогов, уплачиваемых в связи с применением общей системы налогообложения:

налога на прибыль организации (НДФЛ в отношении доходов от предпринимательской деятельности для ИП) – за исключением налога, уплачиваемого с доходов по дивидендам и отдельным видам долговых обязательств;
налога на имущество организаций (однако сохраняется обязанность уплачивать налог на имущество в отношении объектов недвижимости, налоговая база по которым определяется как их кадастровая стоимость);
НДС.

УСН можно разделить на два вида в зависимости от объекта налогообложения, которым могут быть:

доходы организации (ИП);
доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов («доходы минус расходы»).

Налоговые ставки зависят от выбранного объекта налогообложения. Если им являются «доходы минус расходы», налоговая ставка составляет 15% (п. 2 ст. 346.20 НК РФ). При этом региональными законами могут устанавливаться дифференцированные ставки налога по УСН в пределах от 5 до 15% в зависимости от категории налогоплательщика. Для предпринимателей, выбравших объект налогообложения «доходы минус расходы», действует «правило минимального налога»: если по итогам года сумма исчисленного налога оказалась меньше 1% полученных за год доходов, уплачивается минимальный налог в размере 1% от полученных доходов (п. 6 ст. 346.18 НК РФ).

Для объекта налогообложения «доходы» налоговая ставка ниже – всего 6%. Но на деле налогоплательщик, использующий эту ставку, уплатит в бюджет больше.

Ниже мы ответим на основные вопросы предпринимателей, выбравших объект налогообложения «доходы минус расходы», которые возникают у них при применении УСН.

УСН «доходы минус расходы»: что является доходами?

К доходам налогоплательщика на УСН относится большинство полученных им денежных средств. Их принято делить на две группы: доходы от реализации и внереализационные доходы.

К доходам от реализации относятся:

выручка от реализации продукции собственного производства, работ и услуг;
выручка от реализации ранее приобретенных товаров;
выручка от реализации имущественных прав.

К внереализационным доходам относят поступления, не являющиеся доходами от реализации, указанные в ст. 250 НК РФ:

доходы от долевого участия в других организациях;
доходы в виде процентов, полученных по договорам займа, кредита, банковского счета, банковского вклада, а также по ценным бумагам и другим долговым обязательствам;
доходы от сдачи имущества в аренду или субаренду;
доходы прошлых лет, выявленные в отчетном периоде, и др.

Некоторые доходы «упрощенцев» не учитываются при определении объекта налогообложения. Они перечислены в ст. 251 НК РФ. К ним относятся, например:

имущество, полученное в форме залога или задатка. При этом если продавец удерживает плату за поставленный товар из средств полученного задатка, то соответствующие суммы следует включить в налоговую базу по УСН на дату проведения зачета (удержания) средств в счет погашения задолженности за реализованный товар 2 ;
имущество, полученное в качестве вклада в уставный капитал или совместную деятельность;
суммы, поступившие посреднику при исполнении обязательств по договору комиссии, агентскому договору или договору поручения (за исключением посреднического вознаграждения);
деньги и имущество, полученные по кредитному договору или договору займа (в том числе по договору цессии новым кредитором) в порядке погашения основного долга;
имущество, полученное налогоплательщиком в рамках целевого финансирования. При этом налогоплательщику следует вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (произведенных) в рамках такого финансирования;
капитальные вложения арендатора в форме неотделимых улучшений арендованного имущества;
проценты по вкладам в банках, получаемые индивидуальными предпринимателями;
дивиденды. Полученные «упрощенцем» дивиденды не учитываются и при определении предельного размера доходов для применения УСН.

Расходы на УСН: что можно учесть?

Перечень расходов, определяемых при УСН, является закрытым:

расходы на приобретение основных средств и нематериальных активов, их ремонт и техническое обслуживание;
расходы на оплату труда, командировки и обязательное страхование работников;
расходы на научные исследования и опытно-конструкторские разработки;
арендные, лизинговые, ввозные таможенные платежи;
расходы на рекламу;
расходы на бухгалтерские, аудиторские, нотариальные и юридические услуги;
суммы налогов и сборов, кроме единого налога на УСН;
транспортные расходы;
расходы на обеспечение пожарной безопасности налогоплательщика в соответствии с законодательством РФ, услуги по охране имущества и обслуживанию охранно-пожарной сигнализации, приобретение услуг пожарной охраны и иных услуг охранной деятельности;
расходы на содержание служебного транспорта, а также на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ;
плата государственному или частному нотариусу за нотариальное оформление документов. Такие расходы принимаются в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке;
расходы на канцелярские товары;
расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, на оплату услуг связи;
судебные расходы, арбитражные сборы и др.

Полный перечень расходов, учитываемых налогоплательщиком на УСН, приведен в ст. 346.16 НК РФ. Все эти расходы напрямую связаны с деятельностью налогоплательщика и соответствуют критериям, установленным ст. 252 НК РФ, – экономической обоснованности и документальной подтвержденности.

Федеральным законом от 22 апреля 2020 г. № 121-ФЗ были внесены изменения в Налоговый кодекс 3 . В подп. 39 п. 1 ст. 346.16 НК РФ закреплено, что расходы на дезинфекцию помещений и приобретение приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов государственной власти и местного самоуправления, их должностных лиц в связи с распространением новой коронавирусной инфекции уменьшают доходы при определении объекта налогообложения при УСН. Данная позиция также отражена в Письме ФНС России от 13 августа 2020 г. № СД-4-3/13046@ и Письме Минфина России от 4 августа 2020 г. № 03-03-07/68073 (читайте также: «Расходы на защиту от коронавируса можно учесть при расчете налога на прибыль»).

Каким критериям должны соответствовать расходы?

Основной риск для налогоплательщика при применении УСН «доходы минус расходы» заключается в непризнании налоговой инспекцией расходов, заявленных им в декларации. Если инспекция не согласится с формированием налоговой базы, то, кроме недоимки, будет рассчитана пеня и наложен штраф по ст. 122 НК РФ (20% от неуплаченной суммы налога). Поэтому важно понимать, каким критериям должны соответствовать расходы, помимо наличия в представленном выше перечне.

Учитываемые налогоплательщиком на УСН расходы должны быть одновременно экономически оправданны, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ):

Экономическая оправданность расходов и направленность их на получение дохода

Расходы должны быть направлены на получение прибыли, т.е. иметь деловую цель. Например, налогоплательщик может доказать, что расходы на выплаты увольняемых работников являются целесообразными, так как значение имеет деловая цель – намерение получить положительный экономический эффект в связи с увольнением конкретных работников, в том числе вследствие уменьшения или изменения структуры персонала, замены работников; кроме того, выходное пособие выполняет функцию защиты работника от временной потери дохода до трудоустройства 4 .

В случае отсутствия деловой цели налоговый орган, а вслед за ним и суд могут сделать вывод о получении налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды с доначислением соответствующей суммы налога. О необоснованности налоговой выгоды могут свидетельствовать подтвержденные доказательствами доводы налогового органа о наличии следующих обстоятельств 5 :

невозможность реального осуществления налогоплательщиком указанных операций с учетом времени, места нахождения имущества или объема материальных ресурсов, экономически необходимых для производства товаров, выполнения работ или оказания услуг (например, среднесписочная численность сотрудников организации – 0 человек, а она оказала услуги на несколько миллионов рублей);
отсутствие условий, необходимых для достижения результатов соответствующей экономической деятельности, в силу отсутствия управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств;
учет для целей налогообложения только тех хозяйственных операций, которые непосредственно связаны с возникновением налоговой выгоды, если для данного вида деятельности также требуются совершение и учет иных хозяйственных операций;
совершение операций с товаром, который не производился или не мог быть произведен в объеме, указанном налогоплательщиком в документах бухгалтерского учета.

Отметим, что налоговое законодательство не содержит положений, позволяющих налоговому органу при применении ст. 252 НК РФ оценивать произведенные налогоплательщиками расходы с позиции их экономической целесообразности 6 .

Таким образом, обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности 7 .

Документальная подтвержденность расходов

Минфин разъяснил, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные 8 :

документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
документами, косвенно подтверждающими расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Затраты налогоплательщиков могут быть обоснованы любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт их осуществления, так как Налоговый кодекс не устанавливает конкретный перечень документов, подтверждающих произведенные расходы.

В то же время суд встанет на сторону налогового органа при формальном составлении первичных документов, в которых не отражены действительные хозяйственные операции 9 , либо при представлении документов, по которым невозможно определить, как осуществлялся учет оказанных услуг, каким образом рассчитывалась их стоимость и размер затрат 10 .

Налогоплательщикам также следует учесть, что для подтверждения расходов могут быть использованы документы, составленные в электронном виде и подписанные простой электронной подписью 11 .