Фискальный накопитель проводки в бухучете при усн

Опубликовано: 23.04.2024

Повсеместное внедрение онлайн-касс привело к значительному росту расходной статьи по содержанию и обслуживанию ККТ. Какая бы техника ни применялась в компании: автономные устройства или фискальные регистраторы, требующие подключения к компьютерной системе, в ее составе находится фискальный накопитель, сохраняющий данные о транзакциях. Его необходимо отразить в учете.

Фискальные накопители в соответствии с законодательством требуют периодической замены. Эти операции бухгалтер также обязан отразить в учетных данных.

Материальные запасы или основное средство?

Фискальный накопитель (ФН), как часть ККТ, при приобретении учитывается в ее составе. Техника, в свою очередь, может быть учтена как ОС и как МПЗ стандартными проводками по приобретению имущества. Фискальный накопитель в проводках не выделяется, он входит в стоимость приобретаемой ККТ.

В 2019 году лимит отнесения к ОС в бухгалтерском учете — 40 тыс. руб., а в налоговом – 100 тыс. руб. Бухгалтерский лимит может быть и ниже, если принято такое решение и отражено в учетной политике. Лимит НУ неизменен.

ККТ ниже лимита БУ и выше 100 тыс. руб. учитывается в налоговом и бухгалтерском учете одинаково: как МПЗ в первом случае и как ОС – во втором. ККТ стоимостью 40-100 тыс. руб. НУ к основным средствам не относят, а в бухгалтерском учете они являются ОС.

При работе на ОСНО образуется отложенное налоговое обязательство (ОНО). К примеру, если стоимость ККТ с фискальным накопителем — 46000 руб. (без НДС), то ОНО составит 46000*20%= 9200 руб. Дт 68/расчеты по налогу на прибыль Кт 77 и Дт 77 Кт 68/РНП – начисление ОНО и списание при погашении ОНО, исчисленного в отчетном периоде.

При замене ФН пользуются такими корреспонденциями счетов:

Дт 10 Кт 60 (76) – приобретение;
Дт 08 Кт 10 или Дт 26 (44) Кт 10 – списание в расходы – в зависимости от отнесения ККТ к ОС.

Среди специалистов нет единого мнения, можно ли применять для учета фискального накопителя (в том числе и при его замене) субсчета 10-5 (в плане счетов для сельхозпредприятий это 10-6) «Запасные части».

Одни считают, фискальный накопитель можно отнести к запчастям, предназначенным для замены изношенных частей машин и оборудования. Другие полагают, к запчастям относить эту часть ККТ некорректно, поскольку согласно плану счетов на с/счете 5 учитываются запчасти в запасе и обороте для основных производственных, хозяйственных нужд, ремонтов. Очевидно, использование указанного субсчета зависит от характера ее деятельности и сформированной учетной политики.

Важно! При замене фискального накопителя требуется перерегистрация техники в ФНС.

В составе основных средств

Фирма решила учитывать в БУ контрольно-кассовую технику как основное средство. Стоимость ККТ как основного средства в учете может быть сформирована:

из стоимости ККТ, в том числе фискального накопителя;
из услуг консультационного характера;
из услуг по установке и отладке оборудования.

Пример

Приобретена ККТ с фискальным накопителем стоимостью 46000 руб. плюс НДС 20% и произведена ее настройка сторонней фирмой, услуги стоимостью 12000 руб. плюс НДС 20%.

Проводки будут такими:

Дт 08 Кт 60 46000,00 руб. – приобретено кассовое устройство;
Дт 19 Кт 60 9200,00 руб. – входной НДС по приобретению;
Дт 08 Кт 60 12000,00 руб. – услуги настройки кассового устройства;
Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – входной НДС по услугам;
Дт 68 Кт 19 11600,00 руб. (9200+2400) – к вычету НДС;
Дт 01 Кт 08 – 58000,00 руб. – оприходована ККТ как ОС.

Через 10 месяцев после приобретения у ФН оказалась заполненной память, и производится его замена. Срок полезного использования устройства — 72 месяца. Амортизация в месяц — 58000,00/72 = 805,56. За 10 мес. амортизация составила 805,56*10 = 8055,60 руб.

Новый накопитель приобретен за 5000 руб., в т.ч. НДС — 833,33 руб., услуги по его замене сторонней фирмой составили 2000 руб., в т.ч. НДС – 333,33 руб.

Операции отразятся в БУ так:

Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
Дт 08 Кт 10 4166,67 руб. – включен в расходы фирмы приобретенный ФН;
Дт 08 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
Дт 01 Кт 08 5833,34 руб. – увеличение стоимости ККТ;
Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Амортизация: (58000 + 5833,34 — 8055,60)/(72-10) = 899,64 руб. Дт 26 (или 44) Кт 02 899,64 – начисление амортизации.

Важно! После замены использованный накопитель хранят 5 лет.

В составе материальных запасов

Если стоимость позволяет, ККТ вместе с фискальным накопителем ставят на учет как материальные ценности и списывают сумму на затраты в начале эксплуатации. Фискальный накопитель учитывают на сч. 10 детализацией его аналитических данных или за балансом.

Пример

Пусть теперь стоимость ККТ при приобретении — 25 тыс. руб. плюс НДС. Воспользуемся данными предыдущего примера и сформируем проводки:

Дт 10 Кт 60 25000,00 руб. – оприходована ККТ с фискальным накопителем;
Дт 19 Кт 60 5000,00 руб. – отражен НДС по ККТ;
Дт 26 (44) Кт 60 12000,00 руб. — услуги настройки кассового устройства;
Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – отражен НДС по услугам;
Дт 68 Кт 19 7400,00 руб. (5000+2400) – налог к вычету;
Дт 44 Кт 10 25000,00 – списана стоимость введенной в эксплуатацию ККТ.

При замене накопителя данных проводки, по сравнению с предыдущим примером, значительно упрощаются:

Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
Дт 44 Кт 10 4166,67 руб. – отражен в затратах ФН;
Дт 44 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Помимо счетов 44 и 26, в проводках их функцию могут выполнять счета 20, 25.

Обязанность хранить отслужившие свое фискальные накопители приводит к необходимости учитывать их за балансом. Это особенно актуально, если у фирмы несколько точек продаж, использующих ККТ. Для забалансового учета рекомендуется открыть счет 012, прописав его наличие в учетной политике. Некоторые хозяйствующие субъекты учитывают за балансом и сами ККТ.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация, находящаяся на основной системе налогообложения, приобрела кассовый аппарат по цене 9900 руб., фискальный накопитель к нему на 15 месяцев по цене 7700 руб. и лицензию на право использования программного продукта "1С-ОФД" сроком на 15 месяцев по цене 3500 руб. Учетной политикой организации для целей бухгалтерского учета установлен лимит стоимости основных средств более 40 тыс. руб. Как учесть все эти затраты в бухгалтерском и налоговом учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Кассовый аппарат вместе с фискальным накопителем как для целей бухгалтерского, так и для целей налогового учета учитывается в качестве материальных запасов. Его первоначальная стоимость в размере 17 600 руб. списывается в расходы единовременно при вводе аппарата в эксплуатацию.
Расходы на приобретение лицензии на программное обеспечение учитываются в составе расходов равномерно в течение 15 месяцев и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Обоснование вывода:

Бухгалтерский учет

Приобретенный организацией кассовый аппарат (далее также - ККТ) отвечает всем условиям, установленным п. 4 ПБУ 6/01 для признания этого имущества в качестве ОС.
Фискальный накопитель представляет собой программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе, содержащее ключи фискального признака (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа"). Фискальный накопитель не выполняет самостоятельной функции, а используется в составе ККТ, поэтому, несмотря на то, что его использование предполагается в течение длительного времени (более 12 мес. (пп. "б" п. 4 ПБУ 6/01)), самостоятельным объектом ОС накопитель быть не может (пп "а" п. 4, п. 6 ПБУ 6/01).
По нашему мнению, при приобретении ККТ в первоначальную стоимость этого актива необходимо включить и стоимость отдельно приобретенного накопителя. При последующих приобретениях накопителей их следует рассматривать как запасные части (расходные материалы) и учитывать их в составе материально-производственных запасов (далее - МПЗ) на счете 10 "Материалы" с последующим единовременным списанием их стоимости при установке на ККТ в состав расходов на ремонт ОС (п.п. 26, 27 ПБУ 6/01, п. 2 ПБУ 5/01, п.п. 7, 16, 19 ПБУ 10/99, п.п. 42, 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).
На основании абзаца 4 п. 5 ПБУ 6/01 активы, которые соответствуют условиям отнесения их к основным средствам, но имеют стоимость не более лимита, предусмотренного учетной политикой предприятия (в пределах 40 т. руб. за единицу), организация может учитывать в составе МПЗ.
Поскольку в данном случае первоначальная стоимость ККТ с накопителем составляет 17 600 руб., а учетной политикой установлен лимит стоимости ОС более 40 тыс. руб., то кассовый аппарат необходимо учесть в составе МПЗ. Фактическая себестоимость малоценных ОС (МПЗ) на дату их вовлечения в производство (ввода в эксплуатацию) единовременно списывается в состав расходов (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов). При этом в целях обеспечения сохранности таких объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением, например, за балансом (абзац 4 п. 5 ПБУ 6/01).
Приобретение кассового аппарата отражается в учете следующими записями:
Дебет 10 Кредит 60
- кассовый аппарат и фискальный накопитель поставлены на учет;
Дебет 19 Кредит 60
- отражен НДС, предъявленный по приобретенному имуществу;
Дебет 68 Кредит 19
- НДС принят к вычету;
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 10
- стоимость кассового аппарата учтена в расходах;
Дебет 012
- кассовый аппарат учтен за балансом.
Расходы, связанные с приобретением права на использование программного обеспечения, принимаются к учету в составе расходов будущих периодов, а затем подлежат списанию на счета учета затрат в течение срока, указанного в договоре (15 месяцев) (п. 39 ПБУ 14/2007, п. 19 ПБУ 10/99, п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации):
Дебет 97 Кредит 60 (76)
- 3500 руб. - отражены в составе расходов будущих периодов затраты, связанные с приобретением прав на использование программного обеспечения (лицензии);
По мере признания расходов:
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 97
- 233,33 руб. (3500 руб./ 15 мес.) - списана часть расходов, приходящаяся на месяц.

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 тыс. руб.
В данном случае стоимость кассового аппарата вместе с фискальным накопителем (п. 1 ст. 257 НК РФ) меньше 100 тыс. руб., поэтому данный актив в составе амортизируемого имущества не учитывается. В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию.
При этом в целях списания стоимости имущества, указанного в пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ, в течение более одного отчетного периода налогоплательщик вправе (не обязан) самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости такого имущества с учетом срока его использования или иных экономически обоснованных показателей.
Из пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ следует, что данная норма предусматривает возможность выбора порядка списания стоимости имущества, не признаваемого для целей налогообложения амортизируемым, а именно:
1) учитывать в расходах единовременно на дату ввода актива в эксплуатацию;
2) учитывать в течение нескольких отчетных периодов в самостоятельно определенном организацией порядке, причем такой порядок должен быть разработан с учетом экономически обоснованных показателей, в частности, с учетом срока использования имущества.
В учетной политике для целей налогообложения необходимо выбрать один из способов, предусмотренных пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ (письма Минфина России от 20.05.2016 N 03-03-06/1/29124, от 26.05.2016 N 03-03-06/1/30414).
Расходы на приобретение прав на использование программного обеспечения (на приобретение лицензии) принимаются к учету в соответствии с пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ - в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина России от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4386, от 12.02.2016 N 07-01-09/7509).
Такие расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются равномерно в течение срока действия лицензионного договора. В данном случае - в течение 15 месяцев (п. 1 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/2/95, от 25.05.2012 N 03-03-06/1/276).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет приобретения и эксплуатации контрольно-кассовой техники;
- Энциклопедия решений. Учет расходов на оплату услуг ОФД.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

5 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Если предприятию нужна онлайн-касса, её можно купить или взять в аренду. Покупка и аренда онлайн-кассы имеют свои особенности, преимущества и недостатки, а ещё по-разному отражаются в учёте, бухгалтерской и налоговой отчётности. Расскажем, как учитывать их в расходах компании.

Покупка кассы и её признание в бухгалтерском учёте

При покупке ККТ в расходах учитывается стоимость самой кассы, фискального накопителя, а также стоимость услуг по доставке и настройке. Бухгалтерский учёт затрат зависит от того, к какому типу имущества относится касса. Если касса используется более года, а её стоимость превышает 40 тыс. рублей, то ККТ в бухучёте должна квалифицироваться как основные средства. Дальнейшее признание расходов на покупку ККТ будет идти в обычном порядке через амортизацию.

Активы стоимостью в пределах лимита, установленного в учётной политике организации, но не более 40 тыс. рублей, в отношении которых выполняются критерии признания, установленные в п. 4 ФСБУ 6/01, могут отражаться в бухучёте и бухгалтерской отчётности в составе материально-производственных запасов. После признания касс в качестве материально-производственных запасов на счёте 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», предполагается признание в бухучёте расходов на их покупку в момент передачи в эксплуатацию. При этом будут сделаны записи по дебету счетов учёта затрат: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Вспомогательное производство» (если имеет место реализация в данном подразделении или секторе), 44 «Расходы на продажу».

Компании, которые применяют упрощённые способы бухучёта, в первоначальной стоимости могут учитывать только цену кассы. Дополнительные расходы можно не включать (п. 8.1 ПБУ 6/01).

Покупка кассы и её признание в налоговом учёте

В налоговом учёте также имеет значение стоимость оборудования, но действует иной порядок, и действия бухгалтера зависят от системы налогообложения его компании.

Если компания на ОСНО, то она руководствуется положениями ст. 254 и 256 НК РФ. К материальным расходам относятся затраты на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и другого имущества, которое не является амортизируемым (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). В свою очередь, амортизируемым имуществом признаётся имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые принадлежат налогоплательщику и используются для извлечения дохода. При этом стоимость амортизируемого имущества погашается путём начисления амортизации (п. 1 ст. 256 НК РФ). Также амортизируемым признается имущество со сроком полезного использования более года и первоначальной стоимостью более 100 тыс. рублей. Таким образом, если компания применяет ОСНО, ККТ дороже 100 тыс. рублей и срок её использования более года, то такое оборудование списывается равномерно в течение срока эксплуатации (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Если компания применяет УСН («доходы минус расходы»), то возможны два пути признания расходов на покупку кассы:

через амортизацию ОС в момент ввода её в эксплуатацию при условии, что её стоимость выше 100 тыс. рублей (пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
как материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Кроме того, ИП на ЕНВД и ПСН, которые приобретут ККТ и зарегистрируют её в ФНС до 01.07.2019, смогут оформить налоговый вычет на сумму до 18 тыс. рублей (п. 2.2 ст. 346.32 НК РФ).

На практике возникает противоречие: кассы покупаются более чем на год, но их стоимость редко превышает 100 тыс. рублей. Разъяснение по этому поводу дал Минфин в письмах от 26.05.2016 № 03-03-06/1/30414 и от 20.05.2016 № 03-03-06/1/29124: расходы на инвентарь, который не признается амортизируемым имуществом, можно учесть в составе материальных затрат. При этом организация вправе самостоятельно определить порядок отнесения стоимости инвентаря на расходы с учётом срока его использования и других экономических показателей.

Всё включено по цене кассы. Закажите онлайн-кассу — получите программы для соблюдения закона 54-ФЗ и услуги по регистрации кассы в налоговой.

Аренда кассы в бухгалтерском учёте

При аренде ККТ в расходы входит стоимость оборудования и услуг, предусмотренных договором с арендодателем. В этом случае ККТ нужно учитывать на забалансовом счёте 001 «Арендованные основные средства», указав стоимость расходов из договора аренды. В бухучёте затраты необходимо отражать в расходах по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Важно учесть, что фискальный накопитель, который необходимо установить в кассу, арендовать нельзя, поскольку он принадлежит не арендатору, а владельцу кассы. Услуги ОФД тоже оплачиваются отдельно, а дополнительное оборудование (к примеру, модуль ЕГАИС или сканер штрихкодов) нужно докупать.

В связи с поправками в ст. 21 и 30 Закона № 402-ФЗ, а также с учётом п. 7.1 ФСБУ 1/2008 на 01.01.2018 отсутствует российский стандарт по аренде. Поэтому должны применяться положения МСФО, в частности IFRS 16, который вступил в силу с 01.01.2019, либо ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды», который содержит норму о досрочном его применении как с 2018, так и с 2019 года. Почему это нужно знать? В данной ситуации предлагаются дополнительные основания для упрощённого учёта аренды в 2019 году. Так, международный стандарт и ФСБУ 25/2018 позволяют не признавать право пользования активом или актив в аренде, а также продисконтированные арендные обязательства, если речь идёт об аренде малоценных активов стоимостью не более 300 тыс. рублей. При аренде кассы арендатор должен оценивать её стоимость вне зависимости от возраста актива на момент предоставления его в аренду.

В данном случае, если у арендуемой кассы низкая стоимость, в учёте у арендатора формируются обычные записи по признанию в расходах платы за услугу по аренде.

В налоговом учёте расходы на аренду ККТ признаются как обычно.

Покупка и аренда онлайн-кассы в бухгалтерском учёте

Действия	Проводка
При покупке онлайн-кассы до 40 тыс. рублей
Получили ККТ, оформили как МПЗ	Дебет 10 / Кредит 60
Списали расходы на настройку	Дебет 26 (44) / Кредит 60 (76)
Передали ККТ в эксплуатацию	Дебет 26 (44) / Кредит 10
При покупке онлайн-кассы от 40 тыс. до 100 тыс. рублей
Получили ККТ, оформили как ОС	Дебет 08 / Кредит 60
Отнесли расходы на настройку в стоимость ОС	Дебет 08 / Кредит 60 (76)
Передали ККТ в эксплуатацию	Дебет 01 / Кредит 08
При аренде онлайн-кассы
Учли ККТ по цене из арендного договора. Отразили за балансом на счёте 001 «Арендованные основные средства»	Дебет 001
Включили ежемесячную плату за аренду ККТ в расходы по акту от арендодателя	Дебет 26 (44) / Кредит 60
Выделили НДС по арендной плате согласно счёту-фактуре (только при ОСНО)	Дебет 19 / Кредит 60
Выделили налог к вычету (только при ОСНО)	Дебет 68 Субсчёт «Расчёты по НДС» / Кредит 19
Перечислили арендную плату	Дебет 60 / Кредит 51
Закрыли забалансовый счёт после возврата кассы арендодателю	Кредит 001

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

С июля 2017 года 54-ФЗ обязует предпринимателей заменить старые кассы на новые, с выходом в интернет. В такие кассы встроен фискальный накопитель (ФН) — он хранит информацию обо всех продажах. Для разных бизнесов нужны кассы с разными фискальными накопителями: в статье мы расскажем, какой фискальный накопитель выбрать и как не нарваться на штраф.

Автор: Наталья Киреева
Эксперт: Юлия Русинова
Иллюстратор: Ivan Might

Зачем нужен фискальный накопитель

Фискальный накопитель — это чип внутри кассы. Он записывает информацию о каждой продаже и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Оператор обрабатывает и передает данные в налоговую — так налоговая узнает, сколько денег прошло через кассу.

На старых кассах за информацию отвечала ЭКЛЗ — электронная контрольная лента защищенная. Она записывала сумму каждой продажи, а раз в год ее вынимали из кассы и везли в налоговую на проверку. Внутри новых касс стоит ФН. Он записывает больше информации: не только суммы, но и список товаров. Эти данные касса передает через интернет. Налоговая получает всю информацию онлайн, поэтому возить ФН никуда не нужно.

И у ЭКЛЗ, и у ФН ограничен срок работы, но заменить ЭКЛЗ могли только сотрудники центра техобслуживания, а ФН можно поменять самостоятельно.

Память ЭКЛЗ была всего 4Мб — это как четыре фотографии на телефоне или половина песни в формате MP3. В магазинах с большим трафиком электронная лента быстро переполнялась, и иногда приходилось заменять ее раньше срока. Память фискального накопителя в 64 раза больше. В паспорте ФН не написано, сколько чеков он может вместить, но народные умельцы разобрали один из первых ФН и нашли внутри модуль памяти на 256 Мб.

Хотя память увеличилась в разы, размер чека тоже увеличился. Когда покупаете ФН, рассчитывайте, что его хватит примерно на 230-250 тысяч фискальных документов: если печатаете меньше 700 чеков в день, ФН должно хватить на год.

В старых моделях ЭКЛЗ было 4 Мб памяти, в ФН — 256 Мб, в 64 раза больше. Фото ЭКЛЗ — texnokass.ru, фото ФН — rikllc.ru

Какой ФН выбрать

Фискальные накопители отличаются сроком действия и моделью.

Срок действия ФН

Срок действия накопителей может быть 13, 13/15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения и особенностей работы. Количество месяцев на коробке — это максимальный срок службы накопителя. Реальный срок зависит от особенностей вашей работы.

Если торгуете на общей системе налогообложения

Предприниматели, которые торгуют на общей системе налогообложения (ОСН) должны использовать накопитель, на котором указан срок действия 13 или 13/15 месяцев. Им накопитель прослужит все заявленные месяцы.

Вообще в законе написано, что предприниматели на ОСН могут использовать накопитель сроком «не менее 13 месяцев», то есть любой: на 13, 13/15 или 36 месяцев. Но в паспорте ФН на 36 месяцев не упоминается ОСН для торговли: изготовитель не поясняет, сколько такой накопитель проработает и будет ли он вообще работать. Поэтому такие накопители лучше не покупать.

Если торгуете на спецрежимах или оказываете услуги

Предприниматели на упрощенке, вмененке, патенте, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только ФН сроком на 36 месяцев: он тоже проработает, как написано, — 36 месяцев. Исключение — торговля подакцизными товарами и временный (сезонный) характер работы, о них ниже.

Если торгуете акцизными товарами, работаете сезонно или автономно

Все, кто работает на спецрежиме и торгует подакцизными товарами, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев, но все они прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).

Предприниматели на спецрежиме с сезонным характером работы могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Накопители прослужат максимально заявленный срок.

Предприниматели, которые работают автономно, то есть их касса не передает данные в ОФД, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).

Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Все модели прослужат 410 дней.

Модель ФН

Модель ФН — это цифры в названии накопителя: ФН-1 и ФН-1.1. Разные модели ФН поддерживают разные форматы фискальных документов. Формат фискальных документов (ФФД) — это специальный вид документов, которые формирует касса и которые принимает ФНС. Сейчас форматов три: 1.0, 1.05 и 1.1, но со временем налоговая планирует полностью перейти на ФФД версии 1.1.

Фискальный накопитель модели ФН-1 работает только с форматами 1.0 и 1.05, а ФН-1.1 — со всеми существующими. То, в каком формате касса передает документы, зависит от модели фискального накопителя и версии прошивки кассы.

Всё это важно для тех предпринимателей, в чьих кассах стоит старая прошивка, которая передает фискальные документы формата 1.0, и накопитель модели ФН-1: до 1 января 2019 года им придется обновить прошивку кассы и сменить формат данных на 1.05. Согласно приказу при смене формата нужно заменить ФН на новый, но правительство хочет внести изменения в приказ — предпринимателям не придется покупать новый ФН при переходе с формата 1.0 на формат 1.05.

Если касса уже работает с ФФД версии 1.05, делать ничего не придется.

Когда будете искать фискальный накопитель в интернете, вы встретите еще МГМ-ФН-1. Это многоразовый тестовый фискальный накопитель. Он нужен разработчикам касс и программного обеспечения, чтобы протестировать и настроить оборудование на тестовой площадке ОФД. Тестовый ФН не формирует фискальный признак: чеки не имеют юридической силы. Такой ФН вам не подойдет.

Зачем покупать ФН на 15 месяцев, если можно на 36

Многим бизнесам закон разрешает использовать ФН сроком действия «не менее 13 месяцев». Кажется логичным купить накопитель на 36 месяцев, сэкономить и забыть об обслуживании кассы на три года. На самом деле сэкономить вряд ли получится.

Во-первых, как сказано выше, срок, который указан на коробке, не всегда совпадает с реальным сроком работы накопителя. Например, если касса не передает данные в ОФД, фискальный накопитель на 36 месяцев проработает только 18.

Во-вторых, память накопителей на 13/15 месяцев и на 36 месяцев одинаковая. Она большая, но не бесконечная: если пробиваете больше 200 чеков в день, одного фискального накопителя на три года вам может не хватить. Проще и надежнее купить ФН на 13 или 13/15 месяцев.

Что будет, если использовать неправильный ФН

Если вы на спецрежиме или оказываете услуги, вы обязаны использовать ФН на 36 месяцев. Однако если вы купили ФН на 13 месяцев, вы можете пользоваться им до окончания срока действия. Вообще за это предполагаются предупреждения и штрафы, но в мае 2017 налоговая опубликовала письмо, в котором указала на лазейку в законе: накопитель на 36 месяцев не обязаны использовать организации с сезонным характером работы. Что такое «сезонный характер», закон не рассказывает и оставляет толкование термина на усмотрение предпринимателя. Это значит, чтобы избежать штрафа за неправильный накопитель, спецрежимникам достаточно утвердить внутри организации сезонный характер работы.

Ответственность за нарушения правил работы с кассой определяет КоАП РФ, Статья 14.5

Где купить ФН

Фискальные накопители продают производители кассовой техники, центры техобслуживания, ОФД и производители ФН. Цена зависит от модели, срока действия, количества накопителей — часто ее даже не пишут на сайте.

Не забудьте, что закон разрешает производить фискальные накопители только сертифицированным изготовителям, а сами накопители занесены в реестр налоговой. Перед покупкой сверьтесь с реестром.

Если вы покупаете новую кассу, скорее всего фискальный накопитель будет в комплекте.

Памятка

1. Выбирайте модель ФН исходя из своей системы налогообложения и особенностей работы:

— Предприниматели на общей системе налогообложения, если торгуют: должны использовать ФН на 13/15 месяцев. Он прослужит 15 месяцев.

— Предприниматели на спецрежимах (УСН, ЕНВД, ПСН) и те, кто оказывает услуги: должны использовать ФН на 36 месяцев. Он прослужит 36 месяцев.

— Предприниматели, которые работают сезонно на спецрежимах: могут использовать ФН на 13/15 месяцев или 36 месяцев. Обе модели прослужат максимально возможный срок.

— Предприниматели, которые работают на спецрежиме и торгуют подакцизными товарами: могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. Обе модели прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).

— Предприниматели, которые работают автономно (касса не передает данные в ОФД): могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).

— Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают: могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. Обе модели прослужат 410 дней.

2. ФН на 36 месяцев проработает все 36 только в кассах спецрежимников и тех, кто оказывает услуги. Если касса автономная, накопитель прослужит только 18 месяцев.

3. Все модели ФН подходят для всех моделей касс — покупайте любой, который подходит под вашу систему налогообложения и специфику работы.

4. Если передаете в налоговую документы формата ФФД 1.0, до 1 января 2019 года перейдите на ФФД 1.05. Для этого обновите прошивку кассы. Еще по закону нужно заменить ФН на новый, но не спешите это делать: в правительстве обсуждают переход на ФФД без замены накопителя.

5. Если вы покупаете новую кассу, уточните у продавца, входит ли в комплект фискальный накопитель. Если да — какой именно: модель и срок работы.

6. Если вы спецрежимник, но пользуетесь ФН на 13 месяцев, постановите внутри компании, что работаете сезонно — это поможет избежать штрафа за неправильную модель ФН. Спустя 13 месяцев покупайте ФН на 36 месяцев, как требует закон.

Фискальный накопитель – неотъемлемая часть контрольно-кассовой техники, поэтому бухгалтерский учет накопителя и его замены зависит от выбранной методики учета всего кассового оборудования.

В связи с поправками в закон №54 — ФЗ о правилах использования кассового оборудования в 2019 году практически все юридические лица и индивидуальные предприниматели при наличных расчетах с контрагентами должны будут использовать новые онлайн-кассы, история операций при этом будет фиксироваться на фискальном накопителе.

Бухгалтерский учет фискального накопителя зависит от выбранного компанией способа учета ККТ, так как он является ее непосредственной основной частью.

Учет кассового оборудования в составе основных средств

Для отнесения контрольно-кассовой техники к основным средствам необходимо выполнение следующих условий:

предмет труда – самостоятельный объект, не являющийся запасной частью другого оборудования;
срок полезного использования более года;
применяется в процессе предпринимательской деятельности в целях извлечения прибыли;
критерий первоначальной стоимости – не менее 100 тыс. рублей.

Если основные требования к технике удовлетворены, то по решению юридического лица в бухгалтерском учете в составе основных средств могут быть учтены активы стоимостью менее 100 тыс. рублей.

Если учетной политикой компании принято решение учитывать ККМ в составе основных средств, то первоначальная стоимость будет собираться из основных понесенных затрат:

стоимость кассы;
затраты на информационные и консультационные услуги;
стоимость работ по настройке и установке оборудования, доставке и т. д.

В бухгалтерском учете формирование первоначальной стоимости основных средств отображается на активном 08 счете: дебет – формирование цены, кредит – перевод актива в состав ОС и начало использования:

Дт 08 Кт 60 – учтены расходы на приобретение кассы и фискального накопителя;
Дт 08 Кт 26 – списаны общехозяйственные услуги;
Дт 01 Кт 08 – стоимость основного средства полностью сформирована, актив передан в использование.

Практический пример 1

Общество с ограниченной ответственностью «Русь» в целях модернизации рабочего места кассира приобрело новую автономную кассу с фискальным накопителем. Стоимость приобретения – 33,4 тыс. рублей, включая НДС 18% 5094,92 руб. Также компания понесла дополнительные расходы на покупку ключа активации на 36 месяцев и подключение ККТ к оператору фискальных данных. Суммарно затраты на дополнительные настройки составили 8600 рублей, в т. ч. НДС 18% 1311,87 руб.

Учетной политикой ООО «Русь» закреплено принимать кассы в бухгалтерском учете в составе основных средств, если их первоначальная стоимость выше 30 тыс. рублей.

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:

Дт 08 Кт 60 — 28 305,08 руб. – учтено приобретение оборудования у поставщика.
Дт 19 Кт 60 — 5094,92 руб. – учет входного НДС.
Дт 08 Кт 60 — 7288,13 рублей – издержки компании на настройку ККТ.
Дт 19 Кт 60 — 1311,87 руб. – входной НДС от поставщика.
Дт 68 Кт 19 — 6406,79 руб. – налог на добавленную стоимость принят к вычету.
Дт 01 Кт 08 – 35 593,21 руб. – приобретенный кассовый аппарат включен в состав основных активов фирмы.

Учет ККТ в составе материальных запасов

Помимо включения оборудования в состав основных средств, многие компании оприходуют технику на 10 счет в составе МПЗ и сразу списывают стоимость вводом в эксплуатацию на соответствующие счета затрат. В данном случае информация о фискальном накопителе и ККТ может учитываться на забалансовом счете или проверяться при детальном аналитическом учете сч. 10.

Практический пример 2

Общество с ограниченной ответственностью «Кактус» в рамках модернизации приобрело фискальный регистратор «АТОЛ» стоимостью 32 тыс. рублей (в т. ч. НДС 18% 4881,36 руб.). Затраты на заключение договора с ОФД и вызов технических специалистов составили 15 тыс. рублей, включая НДС 18% 2288,14 руб. Компания относится к малым торговым предприятиям.

Бухгалтерия ООО «Кактус» составила следующие проводки по операциям:

Дт 10 Кт 60 — 27118,64 руб. – оприходование товаров от поставщика.
Дт 19 Кт 60 — 4881,36 руб. – учтен НДС.
Дт 44 Кт 60 – 12 711,86 руб. – издержки на вызов специалистов отнесены в затраты на продажу.
Дт 19 Кт 60 — 2288,14 руб. – учет налога.
Дт 68 Кт 19 — 7169,50 руб. – НДС принят к вычету.
Дт 44 Кт 10 – 27 118,64 руб. – кассовый аппарат введен в эксплуатацию.

Замена фискального накопителя, бухучет

Фискальный накопитель – неотъемлемая часть ККТ, обеспечивающая формирование фискального признака, запись и хранение данных, шифрование информации для передачи сведений в ОФД.

В процессе использования кассового оборудование требуется замена накопителя:

вследствие истечения срока действия;
при смене собственника кассовой техники;
память накопителя заполнена раньше окончания срока действия;
поломка кассы или выход из строя элемента.

Бухгалтерский учет замены элемента будет также зависеть от выбранного на предприятии метода учета кассы.

ККТ относится к основным средствам компании. В данном случае замена фискального накопителя будет происходить в рамках модернизации актива:

Дт 10 Кт 60 – покупка нового ФН.
Дт 08 (субсчет учета расходов на модернизацию) Кт 10 – учтены затраты на приобретение и установку элемента.
Дт 01 Кт 08 – увеличение стоимости актива в результате замены накопителя будет отражаться в карточке ОС.

Касса не относится к основным средствам компании: затраты на новый фискальный накопитель будут сразу отнесены на соответствующие счета:

Дт 10 Кт 60 – покупка ФН.
Дт 26 (44) Кт 10 – списание издержек.

Примечание от автора! После окончания срока действия фискального накопителя необходимо сохранять его в течение 5 календарных лет.

Изменения в работе с 01 января 2019 года

Поправки в действующее законодательство вносят коррективы в работу кассового оборудования: необходимо обновить программное обеспечение, так как изменяется формат фискальных данных и ставка НДС. При этом контролирующие органы отметили, что замену фискального накопителя производить не нужно, перерегистрация также не требуется.

Читайте также: