Сломалась касса что делать с налоговой

Опубликовано: 15.05.2024

Когда кассир отбивает первый товар, касса уведомляет ОФД об открытии смены. Смена длится до 24 часов. Если прошло больше времени, она закроется автоматически. Это прервёт продажу, но не приведёт к штрафу. Обычно кассир закрывает смену, когда уходит домой.

Когда смену закрывают, касса снова отправляет отчёт в ОФД. Запишите сумму выручки из него в книгу учёта доходов, если вы на УСН или патенте.

В личном кабинете ОФД можно посмотреть, сколько платежей принял кассир за смену, и заглянуть в каждый чек.

Заключите договор с банком. Он будет принимать платежи банковскими картами и переводить вам на счёт. Комиссия за каждый платёж составит от 2% до 3%.

Подключите к кассе POS-терминал. В него покупатели вставляют карту и вводят пин-код.

Выдавайте покупателям вместе с чеком «слип». Чек подтверждает оплату, а слип — безналичный перевод. Обычно его печатает сам терминал, но бывает что и касса. Один экземпляр слипа оставьте себе.

Правильно учитывайте платежи в бухгалтерии. Налог платят с суммы до вычета комиссии. Поэтому прибавьте её к платежу на счёте и запишите результат в книгу учёта доходов.

В большинстве касс можно принять смешанную оплату: часть суммы наличными, а часть — безналом.

Когда покупатель возвращает товар, ему выдают чек возврата. Для этого на любой кассе можно нажать кнопку «возврат» и выбрать товары. Какая сумма в чеке, такую и возвращают покупателю. Забирать старый и выдавать новый чек не нужно.

На старых кассах чек возврата выдавали только, если покупатель купил и вернул товар в один день. Правило больше не действует: выдавайте чек, даже если прошло больше времени.

Возьмите у покупателя заявление: запишите названия товаров, ФИО, паспортные данные и номер телефона. Бланк можно разработать самостоятельно или взять старую форму КМ-3. Новой обязательной формы пока что нет.

Возможна ситуация, когда вы взяли слишком большой аванс. Он оказался больше, чем стоимость товаров или услуг. В этом случае вместе с оставшимися деньгами тоже выдайте чек возврата.

Если покупатель заменяет товар на другой, выдайте два чека — на возврат старого товара и покупку нового.

Сроки возврата и замены товара определяет Закон о правах потребителей. В договоре их можно только увеличить, а уменьшить нельзя. Обычно срок возврата 14 дней, а замены товара, который оказался некачественным или сломался — 2 года.

Придётся выдавать два чека.
1. При частичной предоплате: чек на предоплату и чек не оставшуюся сумму.
2. При полной предоплате: чек на предоплату и чек на зачёт предоплаты.

Второй случай неприятный, потому что он повышает количество бюрократии. Например, по закону фитнес-центры должны выдавать чек при покупке абонемента. А потом на зачёт предоплаты — при каждом занятии или раз в месяц.

В одном чеке нельзя совмещать платежи по разным системам налогообложения. Потому выдавайте два разных чека.

Когда регистрируете кассу, не забудьте указать, платежи по каким системам налогообложения она будет принимать.

Журнал кассира-операциониста вести необязательно. Раньше он был нужен, чтобы отражать, сколько каждый кассир получил денег от покупателей, а сейчас касса автоматически отправляет эти данные в ОФД.

ООО на каждую сумму из отчёта о закрытии смены оформляют ПКО, на каждый расход наличными — РКО и ведут кассовую книгу. ИП освобождены от кассовой дисциплины, им это делать необязательно.

С кассовой дисциплиной связана тема лимита наличных. Для малого бизнеса ограничений нет: вы можете хранить в кассе миллионы. Если боитесь держать наличность в магазине, установите свой лимит, после которого сдаёте деньги в банк, и заключите с ним договор на инкассацию.

Вас не оштрафуют и работа не остановится. Продолжайте выдавать клиентам бумажные чеки, а фискальный накопитель сохранит информацию о них. Когда интернет вернётся, онлайн-касса передаст данные в ОФД.

Этот срок не означает, что можно подключать кассу к интернету раз в месяц. Если нет технических проблем, передавайте данные о продажах сразу, чтобы не выглядеть подозрительно для налоговой.

Если вы, наоборот, переживаете, что вас заблокируют за отсутствие продаж в течение 30 дней — это не так. Главное, передать все чеки с фискального накопителя до того, как отключите кассу на долгое время.

Как разблокировать фискальный накопитель

Просто устраните причину, из-за которой касса перестала передавать данные в ОФД. Фискальный накопитель включится сам, покупать новый не придётся.

Бывает, что после закрытия смены выручка больше, чем в отчёте. Например, кассир получил больше денег, чем указал в чеке, выдал меньше сдачу, отбил неправильный товар или ввёл неверную сумму на терминале.

Если вы положите выручку в карман, налоговая может узнать об этом из жалобы покупателя. Чтобы подстраховаться и сделать всё по закону, напечатайте чек коррекции и сообщите о нарушении в налоговую. Штрафа за это не будет.

Напишите служебную записку с датой, временем и причиной ошибки. Упомяните, что сформировали чек коррекции и присвойте записке номер.

Напечатайте чек коррекции с неучтённой суммой. Писать конкретные товары не нужно. Сошлитесь на служебную записку и укажите её номер.

Если заметили ошибку при покупателе, чек коррекции оформлять не нужно — просто сделайте возврат и выдайте новый чек.

Бывает, что после закрытия смены вы обнаруживаете недоимку. Когда ошибка уменьшает выручку, оформлять чек коррекции не нужно. Касса уже передала суммы продаж в налоговую и уменьшить их нельзя, поэтому придётся заплатить налог с суммы «на бумаге».

По новому порядку применения контрольно-кассовой техники, если онлайн-касса более 30 дней не передает данные ОФД, фискальный накопитель будет заблокирован. Разберемся, что происходит с кассой и как ее разблокировать.

Что такое блокировка

Когда мы говорим о блокировке кассы, то фактически речь идет о блокировке фискального накопителя (ФН), который перестает формировать фискальные признаки на каждый фискальный документ.

Фискальный признак, в свою очередь, — это обязательный реквизит, без которого ни один чек или бланк строгой отчетности не будет сохранен в ФН и не может быть распечатан. Таким образом, когда блокируется фискальный накопитель, на кассе не получается сформировать ни один новый документ, и продажи останавливаются.

Почему блокируется ФН

В соответствии с 54-ФЗ фискальный накопитель прекращает формировать фискальный признак, когда в нем появляются чеки, на которые в течение 30 календарных дней не приходит подтверждение от оператора фискальных данных (ОФД).

Фискальный накопитель блокируется через 30 дней с момента получения последнего подтверждения на сформированный на кассе чек. Получается, в течение 30 дней касса может печатать чеки в автономном режиме без передачи данных в налоговую службу через ОФД.

Федеральный закон 54-ФЗ формулирует это так: «фискальный накопитель должен… исключать возможность формирования фискального признака для фискальных документов. в случае, если через 30 календарных дней с момента формирования фискального признака для фискального документа не будет получено подтверждение оператора для этого фискального документа (за исключением случая применения контрольно-кассовой техники в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов)» (п. 1 ст. 4.1 54-ФЗ).

Чеки могут формироваться на кассе, но не отправляться в ОФД вследствие технических причин:

Нет подключения к интернету — и это наиболее вероятная причина.
Случился технический сбой в работе кассы или фискального накопителя.
Возникли проблемы с сервисом оператора фискальных данных, который не принимает данные от контрольно-кассовой техники (ККТ) и не возвращает подтверждения.

30 дней даются законом для устранения технических неполадок в передаче фискальных данных в ФНС через ОФД.

Как избежать блокировки ФН

Чтобы не допустить блокировки фискального накопителя, необходимо регулярно контролировать, что на все фискальные документы приходят подтверждения. Понять это можно по данным двух документов:

отчета о закрытии смены — он формируется на кассе каждый раз в конце смены;
отчета о текущем состоянии расчетов — его можно сформировать в любой момент, не дожидаясь окончания смены.

В обоих отчетах есть поле «Количество непереданных ФД». Если его значение «0», то все документы с кассы были отправлены ОФД и по каждому получено подтверждение оператора. Если же значение отлично от нуля, то в поле «Дата первого из непереданных ФД» нужно посмотреть, когда прекратилась передача документов.

Сформированные отчеты хранятся в личном кабинете оператора фискальных данных.

ФН заблокирован — что делать

Если заблокирован фискальный накопитель, сначала нужно устранить причины блокировки — например, восстановить подключение к интернету. После этого накопленные фискальные данные, не получившие подтверждения от ОФД, автоматически будут переданы оператору. Когда ОФД в ответ направит подтверждения, блокировка с ФН также автоматически снимется. Пользователю не придется ни менять ФН, ни совершать другие специальные действия. Далее касса сразу же сможет формировать новые фискальные документы и работать в штатном режиме.

ККТ не применяется — заблокируется ли ФН

Пользователи онлайн-касс часто спрашивают, заблокируется ли фискальный накопитель, если зарегистрировать кассу, пробить на ней несколько чеков, а затем выключить и не использовать более 30 дней. Здесь возможны два варианта.

Если кассу отключили после того, как она передала все документы в адрес ОФД и получила подтверждения на каждый документ, — ФН не будет заблокирован. Работу на этой кассе можно будет продолжить в любой момент (до истечения срока действия ФН).

Если кассу отключили до того, как на все документы были получены подтверждения от оператора, — ФН будет заблокирован спустя 30 дней с момента получения последнего подтверждения от ОФД.

Как начать работу с онлайн-кассами и ставить ее на учет, вы уже знаете. Теперь рассмотрим, что делать при поломке фискального накопителя и при снятии ККТ с учета.

Что делать, если сломался фискальный накопитель?

Если у вас появилось сообщение об ошибке или вы обнаружили, что касса работает и формирует чеки, но данные не попадают в память ККТ, дело может быть в фискальном накопителе.

ФНС РФ в этом случае рекомендует опираться на нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. Согласно ему, следует предпринять следующее:

Шаг 1. Отправьте ФН производителю на экспертизу.

Шаг 2. В течение 5 дней со дня поломки нужно подать заявление о регистрации (перерегистрации) ККТ, в составе которой был такой накопитель или заявление о снятии ее с учета.

Шаг 3. Производитель в течение 30 дней со дня получения сломанного фискального накопителя проведет экспертизу и направит ее результат пользователю онлайн-кассы и в налоговые органы.

Если фискальный накопитель сломался из-за брака, то экспертиза проводится бесплатно. В результате экспертизы изготовитель может подтвердить возможность считывания данных из сломанного фискального накопителя: в этом случае пользователю ККТ нужно передать считанные сведения в ФНС.

Производитель сможет снять данные с ФН, и тогда будет понятно, какая информация была передана в налоговую службу, а какая — нет. Если в учетной системе, в любом другом источнике информации, включая блокнот кассира, операция отражена, а в фискальном накопителе — нет, продавцу следует составить чек коррекции. Это не зависит от того, по какой причине произошел сбой ККТ. Провести ее надо сразу после того, как касса вернется к рабочему состоянию.

Технические специалисты компании «ГЭНДАЛЬФ» помогут вам, если фискальный накопитель потребует в итоге замены.

Как снять онлайн-кассу с учета?

Допустим, организация прекращает деятельность, передает ККТ в другую организацию или по каким-то иным причинам ККТ нужно снять с учета. Общий порядок снятия ККТ с учета регламентирован ст. 4.2 Федерального закона № 54-ФЗ.

Во-первых, нужно подать заявление о снятии ККТ с регистрационного учета в любой территориальный налоговый орган.

Если ККТ похищена или утеряна, заявление нужно будет подать не позднее одного рабочего дня со дня обнаружения данного факта.

В заявлении о снятии онлайн-кассы с учета указываются следующие сведения:

полное наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя - пользователя;
ИНН пользователя;
наименование модели ККТ;
заводской номер экземпляра ККТ, зарегистрированного в налоговом органе;
сведения о случаях хищения или потери ККТ (при наличии таких фактов).

Когда налоговая может самостоятельно снять ККТ с учета?

Есть три причины, по которым ФНС может самостоятельно снять ККТ с учета. Они указаны в Законе №54-ФЗ в редакции Федерального закона №192-ФЗ от 03.07.2018 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»:

ККТ не соответствует требованиям законодательства о применении контрольно-кассовой техники.
Истек срок действия ключа фискального признака в фискальном накопителе.
Внесена запись в ЕГРЮЛ/ЕГРИП о прекращении деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Датой снятия ККТ с учета считается день формирования налоговым органом карточки о снятии контрольно-кассовой техники с регистрационного учета. Она выдается или направляется пользователю в течение пяти рабочих дней с даты формирования.

Не хотите, чтобы технические проблемы в работе онлайн-касс останавливали вашу работу? Подключите тариф технического сопровождения онлайн-касс.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Блог об онлайн-кассах в 2021 году

Любой технике свойственно иногда ломаться. Современная контрольно-кассовая техника в целом надежна и редко доставляет хлопоты своим владельцам, но все же иногда такое случается. В этой статье мы научим вас, как свести неприятности, связанные с поломкой, к минимуму и расскажем, что делать, если это все-таки произошло.

Чем грозит поломка онлайн-кассы

Убытки. Представляете, если в цветочном магазине касса ломается 8 марта? Этого дня продавцы цветов ждут целый год, и остановка продаж в эту дату — просто катастрофа. Не легче будет продуктовым магазинам перед праздниками — убытки могут быть огромными.
Штрафы. Если кассовый аппарат перестал отправлять фискальные документы налоговикам — это карается серьезными штрафными санкциями. То же самое касается и электронных кассовых чеков, которые вы обязаны отправлять покупателям.
Увеличение времени работы. Современные онлайн-кассы работают с большим количеством дополнительного оборудования. Это сканеры штрих-кода, электронные весы, терминалы для приема банковских карт. Выход из строя любого из этих устройств грозит тем, что у продавца-кассира уйдет гораздо больше времени на то, чтобы сформировать и пробить кассовый чек. Поломка терминала для приема карт сделает невозможной оплату товара по безналичному расчету что, опять же, приведет к убыткам и потере лояльности покупателей.
Невозможность принимать алкогольные накладные в системе учета ЕГАИС. Многие кассовые аппараты интегрируются с компьютером при помощи транспортного модуля. Это позволяет подтверждать документы от поставщиков прямо на онлайн-кассе, что очень удобно в работе. Так вот, если в этой системе произойдет сбой, принятие накладных будет невозможно. Придется утверждать документы на компьютере, а это не всегда удобно. И опять же, за нарушение в области оборота этилового спирта предусмотрены штрафные санкции.

Действия при поломке кассового аппарата или дополнительного оборудования

Пробуем решить проблему самостоятельно

Есть определенный набор действий, которые под силу выполнить даже не самому опытному продавцу-кассиру. Самое интересное, что как минимум в половине случаев это помогает вернуть устройство к жизни. Вот эти операции:

попробуйте перезапустить устройство, выключив и снова его включив. После этой операции многие баги пропадают и онлайн-касса начинает нормально функционировать. Если это не помогает — выдерните шнур питания из розетки и вставьте его снова, после чего запустите кассу. Тоже иногда помогает;
проверьте разъемы. Часто разъемы самой кассы или дополнительного оборудования ослабевают или окисляются, в результате чего пропадает контакт. Вытащите разъем из гнезда и вставьте его обратно — и девайс может начать работать. Помните свой смартфон, которые не всегда начинает заряжаться при подключении зарядного устройства и нужно пошевелить разъем? С кассовым аппаратом все абсолютно то же самое;

убедитесь, что в помещении не отключили интернет. Онлайн-кассы передают фискальные чеки и другую информацию через всемирную паутину. Касса подключается к интернету несколькими способами: через сеть вай-фай, по проводной связи или через мобильную сеть. Если документы перестают улетать в облачный сервис — кассовый аппарат сообщит об этом соответствующей надписью на экране. В этом случае проверьте интернет-соединение — скорее всего, причина кроется именно в нем;
проверьте, работает ли электрическая розетка, к которой подключен кассовый аппарат. Для этого попробуйте включить в нее другой электроприбор: ноутбук, зарядное устройство для смартфона — все что угодно. Если он не пожелает работать — значит, причина не в кассовом аппарате, а в проводке и нужно вызывать электрика;
убедитесь, что на кассовом аппарате стоит последняя версия программного обеспечения. Онлайн-кассы самостоятельно скачивают и устанавливают программы и приложения. Если это не произошло, некоторые функции могут работать некорректно. О том, какая версия прошивки установлена на устройстве, можно посмотреть в настройках кассы;
проверьте, не закончилась ли кассовая лента. Еще бывает, что если неаккуратно оторвать чек, ленту закусывает в принтере и касса перестает работать.

Обращаемся к специалистам

Если все вышеперечисленное не помогло, потребуются услуги профессионала. Оговоримся сразу: болезнь лучше предупредить, чем потом ее лечить. Поэтому лучшим решением будет заключение договора технического сопровождения контрольно-кассовой техники. В идеале лучше всего сделать это при покупке и установке контрольно-кассового оборудования. То есть та компания, которая продала вам онлайн-кассу, и будет ее обслуживать.

Плюсы договора абонентского обслуживания:

оперативность. По договору специалисты должны отреагировать на заявку в течение нескольких минут. На решение стандартных проблем отводится один рабочий день. Если неисправность серьезная и нужно заказывать запчасти, время может увеличиться;
выгодные расценки. К конкретным цифрам на ремонт и обслуживание онлайн-касс мы перейдем чуть позже, а пока сообщим: намного дешевле иметь договор техподдержки, чем каждый раз оплачивать выезд специалиста на торговую точку;
все услуги в одном месте. Гораздо лучше, когда специалист знаком с оборудованием. Он едет уже относительно подготовленным и знает, с какими проблемами может столкнуться на конкретной торговой точке. Если покупать кассу в одной компании, обслуживать ее в другой, а ремонтировать в третьей, то можно потерять драгоценное время;
акции и скидки. При комплексном обслуживании контрольно-кассовой техники можно рассчитывать на индивидуальный подход. Например, при большой сумме заказа пакет абонентского сопровождения можно получить бесплатно в виде бонуса;
контроль над ситуацией. Еще один плюсик к оперативности. В случае непредвиденных обстоятельств вы точно знаете, куда и кому звонить для решения проблемы. Не нужно тратить время на поиски того, кто отремонтирует кассовый аппарат.

Приблизительные расценки на ремонт ККТ

Обычно компании по автоматизации торговли оформляют свои услуги в виде пакетных предложений. Стоимость пакета поддержки зависит от срока абонентского сопровождения и объема работ, включенных в тариф. Чем больше срок и больше работ, предусмотренных пакетом, тем дороже он стоит. Обычно все выглядит приблизительно так:

Начальный уровень — тариф базовый. Стоит от 3 до 4 тысяч рублей на 3 месяца, в зависимости от организации и региона. Включает в себя устранение мелких сбоев и неисправностей.
Средний вариант — тариф стандарт. Срок тот же — 3 месяца, а вот объем работ, предусмотренный пакетом, уже больше. Это не только мелкие глюки и баги, но и более серьезные поломки. Стоит такое предложение уже от 6 тысяч рублей.
Высший уровень — тариф расширенный. Предусматривает устранение любых дефектов, в том числе тех, которые возникли по вине пользователя, за исключением стоимости запасных частей. Пакет обойдется уже от 9 тысяч рублей на срок 3 месяца.
Индивидуальные тарифы. При желании можно подобрать пакет абонентского обслуживания под условия конкретного бизнеса. Сроки и объемы работ могут быть любыми, в зависимости от того, что вам нужно. Кстати, сроки реагирования на проблему в различных тарифах могут сильно разниться. Если в тарифе начального уровня проблема устраняется за рабочую смену, то в продвинутом пакете счет идет уже на часы. На деле это означает, что ваша заявка будет в приоритете. Специалист бросит все и поедет в первую очередь к вам.

Полезный совет! Предостерегаем вас от ошибки, которую совершают многие начинающие предприниматели. В стремлении сэкономить средства на старте бизнеса, договор технической поддержки заключается на первые два-три месяца после покупки и установки кассового аппарата. Это в корне неправильно. Чтобы избежать простоев, абонентское сопровождение должно осуществляться на постоянной основе. Поверьте нашему опыту: глючить кассовый аппарат с большой долей вероятности будет. Оплачивать выезд специалиста — удовольствие, прямо скажем, не из дешевых. Средняя стоимость нормо-часа в крупных компаниях составляет около 1800 рублей. Провозился мастер пару часов — и вы уже заплатите сумму, равную стоимости технической поддержки на три месяца. Кстати, если специалист решит вопрос за 20 минут, отстегнуть все равно придется столько же, как если бы он работал целый час.

Следующий вызов уже начнет приносить убытки. Поэтому настоятельно рекомендуем заключить договор абонентского обслуживания сразу, а потом продлевать его. И обязательно заложите расходы по обслуживанию ККТ в смету расходов.

С кем лучше заключать договор технической поддержки

Допустим, вы купили кассовый аппарат с рук или вместе с готовым бизнесом. В этом случае заключить договор на обслуживание с продавцом кассового оборудование не представляется возможным и нужно найти подходящую организацию для проведения этих работ. По сути здесь есть два варианта. Рассмотрим каждый из них в отдельности.

Вариант первый — небольшие частные конторы

Мы уже неоднократно писали о том, что лучше покупать контрольно-кассовую технику в крупных компаниях по автоматизации торговли и избегать мелких фирмочек. То же самое касается и обслуживания онлайн-касс. Такое сотрудничество обычно обладает массой минусов. Вот основные из них:

это дороже. Марксистская теория работает здесь во всей красе — небольшие объемы заказов мелких контор заставляют их повышать расценки. Иногда стоимость одних и тех же работ могут отличаться в разы, если сравнивать с лидерами рынка контрольно-кассовой техники;
это дольше. Нередко в штате небольших организаций работают только один-два сотрудника, занимающиеся наладкой контрольно-кассового оборудования. Они физически не могут выполнять большие объемы работ. При сильной загрузке ждать ответа на заявку придется по несколько дней. О последствиях читайте выше;
оборудование не всегда в наличии. Если крупные компании имеют собственные склады с комплектующими и запчастями, то у частников все только под заказ. Нужное устройство можно прождать очень долго;
это неудобно. Ограниченные ресурсы частных контор не позволяют им использовать все новейшие способы обратной связи. Слабенький сайт, прием заявок только по телефону — все это делает сотрудничество неудобным.

Вариант второй — крупные компании по автоматизации торговли

Чем крупнее — тем лучше. В идеале — федерального уровня. Такие организации лишены всех минусов своих малых собратьев. А вот положительных моментов — не сосчитать:

поддержка в режиме 24/7/365. Вы можете сделать заявку в любое время. Неважно, когда возникла проблема — в выходной день или в три часа ночи. Помощь придет незамедлительно;
любая форма оплаты, отсрочки платежа, рассрочки, скидки, бонусы, акции. Большие компании могут себе позволить идти навстречу клиентам;
приглашение на бесплатные семинары, конференции и прочие мероприятия;
интернет-рассылки с полезной информацией: изменения в законодательстве, новости бизнеса, информация о новых услугах. Правда, у этого есть и обратная сторона медали — постоянный спам на электронную почту. Но от рассылки можно и отписаться.

От себя можем порекомендовать пару таких компаний. Это компании “ЕКАМ” и “Первый бит” — лидеры рынка по автоматизации торговли. Их услугами пользуются как крупные розничные сети, так и небольшие частные магазины индивидуальных предпринимателей. Они имеют представительства во всех крупных городах России — филиал обязательно окажется поблизости от вас.

Теперь вы точно знаете, что делать, если кассовый аппарат вдруг стал капризничать. А самое главное, что сделать для того, чтобы решить проблему максимально быстро. Не экономьте деньги и подстрахуйтесь заранее — это даст возможность свести возможные последствия к минимуму. Удачи в бизнесе!

Онлайн-касса

Когда предпринимателю предстоит подключать онлайн-кассу, он узнает о том, что ему еще нужно заключить договор с оператором фискальных данных. Коротко их еще называют ОФД. В этой статье отвечаем на самые частые вопросы об операторах фискальных данных.

Что такое ОФД и для чего он нужен

Прежде чем говорить об ОФД, немного введем в курс по онлайн-кассам. По закону продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний или ИП.

Пробивать чеки нужно, когда покупатель оплачивает товар наличными, картой или смартфоном. А если покупатель — физлицо без статуса ИП, то при любых безналичных расчетах с ним.

С июля 2019 года на онлайн-кассы перешли почти все предприниматели. Но некоторые получили отсрочку до 1 июля 2021 года. Это ИП, которые работают в сфере услуг или продают товары собственного производства, работают без наемных работников по трудовым договорам.

ИП на патенте, торговцы мороженым в киосках, аптеки в селах могут работать без онлайн-касс бессрочно.

Онлайн-кассы нужно использовать при продаже в офлайн-магазинах и через интернет. У касс две функции:

Печатать чек или отправлять на эл. почту покупателя.
Хранить данные о расчетах и отправлять их в налоговую.

Как раз для отправки данных нужен оператор фискальных данных.

Как работает оператор фискальных данных

Онлайн-касса выглядит как кассовый аппарат со встроенным фискальным накопителем. Она печатает платежные документы, которые называют фискальными: чеки продажи, возврата, отчеты об открытии и закрытии смены.

Во время каждой продажи фискальный накопитель шифрует и отправляет информацию в налоговую. Упрощенно процесс выглядит так:

Покупатель приходит в магазин и покупает. Оплачивает наличными или картой.
Продавец пробивает сумму на кассе и выдает покупателю чек. Если это продажа через интернет, касса отправляет этот чек покупателю в СМС или по эл. почте.
Фискальный накопитель в этот момент шифрует информацию. А дальше два варианта. Если к кассе подключен интернет, она передает информацию о продаже через ОФД в налоговую. Если интернета нет, фискальный накопитель хранит данные до момента, когда касса подключится к интернету.

Налоговая видит каждую покупку в магазине: что купили, стоимость, время покупки, имя кассира, который выдал чек, — и контролирует доходы предпринимателей.

Кто может работать без ОФД

Фискальный накопитель онлайн-кассы передает информацию через ОФД в налоговую, если есть интернет. Но есть компании, которые не могут подключить онлайн-кассу к интернету: их бизнес находится в труднодоступной местности.

«Труднодоступный район» — это термин из закона. Интернет там работает нестабильно или его вообще нет. В таких населенных пунктах кассы должны использовать только те компании и ИП, которые торгуют подакцизными товарами. Все остальные — нет. Например, магазину в селе Ключи Алтайского края касса не нужна. Но продавец все равно обязан выдавать покупателю документ с обязательными реквизитами, который подтвердит расчет.

В законе есть еще термин «отдаленные районы». Интернет там может работать прекрасно, но все дело в численности населения. Если в таких населенных пунктах проживает не больше 10 тысяч человек, то по закону можно работать без ОФД. Например, к отдаленным районам относится деревня Алешино Новгородской области.

Местные магазины используют онлайн-кассы, но они могут работать в автономном режиме, без подключения к интернету. Им не нужно заключать договор с ОФД и оплачивать услуги оператора. Такие магазины все равно обязаны выдавать документы об оплате с обязательными реквизитами, причем чеки могут быть даже рукописные, на бланках.

Автономный режим нужно настроить во время регистрации кассы. Все данные о продажах хранит фискальный накопитель. Налоговая запрашивает эти данные, когда владелец онлайн-кассы меняет фискальный накопитель или снимает кассу с учета.

Условия и требования к ОФД

Главные обязанности ОФД — обрабатывать и передавать данные в налоговую в режиме реального времени. Но это еще не все, вот что еще делает ОФД:

защищает данные клиентов от взлома и доступа третьих лиц;
хранит данные не менее 5 лет с момента поступления чека на сервер;
помогает налоговой узнавать о нарушениях со стороны продавца;
предоставляет доступ к базе OФД сотрудникам ФНС по запросу. Инспекция может удаленно контролировать предпринимателей.

Компания может получить статус ОФД, если получила разрешение от ФНС на обработку фискальных данных и включена в реестр ОФД.

Предпринимателю не нужно знать все требования закона 54-ФЗ к оператору. Достаточно убедиться, что он числится в реестре ОФД. Если оператора нет в списке, с ним нельзя заключать договор. Допустим, вы хотите подключить Платформу ОФД. Открываете реестр на сайте ФНС, находите в нем компанию. Все в порядке, Платформа ОФД есть в списке, можно подключаться:

Так выглядит оператор в реестре ОФД

Некоторые компании не могут работать операторами фискальных данных, даже если соответствуют законодательным и техническим требованиям. Так бывает, если руководителя и бухгалтера компании уволили с предыдущего места работы того, что они раскрыли коммерческую тайну.

Все эти требования предпринимателям тоже помнить не надо, их проверяет налоговая. Если оператор не соответствует требованиям закона, она не выдаст разрешение на обработку данных. Если ОФД перестал соответствовать закону, налоговая аннулирует действующее разрешение.

Как выбрать ОФД

Компании и ИП самостоятельно выбирают ОФД. Это непросто, операторов фискальных данных много, вот лишь малая часть реестра:

Малая часть реестра ОФД

Вот что нужно проверить в первую очередь:

ОФД есть в реестре налоговой — это самый важный критерий, без этого заключать договор нельзя.
Какие услуги предоставляет ОФД. Например, некоторые помогут подобрать онлайн-кассу, получить электронную подпись, помогут разобраться с регистрацией в налоговой, подключить систему электронного документооборота.
Что входит в стоимость обслуживания. Важно, входит ли цена фискального накопителя или его придется покупать отдельно; будет ли оператор по умолчанию отправлять электронные чеки покупателю или за это придется дополнительно платить.
Есть ли личный кабинет и какие у него возможности.
Круглосуточная поддержка. У некоторых ОФД есть мобильное приложение, в любой момент можно написать в чат и решить проблему.

Операторов на рынке так много, они соревнуются в дополнительных сервисах и услугах для бизнеса. Например, большинство дает скидку при покупке у них онлайн-кассы и фискального накопителя.

Платформа ОФД помогает выбрать тариф в зависимости от типа бизнеса и опций

Аналитика продаж. Некоторые ОФД предоставляют аналитику показателей продаж, контроль выручки в режиме реального времени, выгрузку отчетов в формате xls.

Личный кабинет. Проверьте, что у ОФД есть личный кабинет. В нем удобно контролировать работу: отслеживать, кто оформлял возврат, когда и на какую сумму. Бухгалтеру удобно сверять сумму фактических приходов с деньгами в кассе, делать отчеты по нужным параметрам.

У некоторых ОФД в личном кабинете можно контролировать состояние онлайн-касс по подразделениям, например по филиалам в разных городах, торговым точкам и даже по каждой кассе отдельно.

Мобильное приложение. С помощью него удобно отслеживать показатели продаж можно прямо с телефона. А если чеки, перестанут уходить всегда можно написать в чат и решить свою проблему.

Все опции могут входить в тариф или оплачиваться дополнительно — проверьте это при подключении к ОФД.

Вместе с онлайн-кассой мы подключаем своим клиентам Платформу ОФД. У этого ОФД есть личный кабинет и мобильное приложение, которые помогают удаленно управлять бизнесом

Сколько стоит подключиться к ОФД

Стоимость услуг у всех ОФД примерно одинаковая: подключить одну онлайн-кассу к оператору можно за 3000 ₽ в год.

Есть разные тарифные планы: на год, три года, месяц или даже на несколько дней.

Чем меньше срок подключения, тем выше будет цена за услуги ОФД в пересчете на один день

На сайте оператора можно выбрать удобный тариф под потребности компании: добавить дополнительные услуги, доплатить за КЭП, фискальный накопитель или онлайн-кассу.

У многих ОФД есть бесплатный пробный период на один или три месяца. Можно поработать с оператором и, если он не подходит, расторгнуть договор и подключиться к другому ОФД.

Как подключиться к ОФД

Подключение к ОФД — один из шагов на пути регистрации онлайн-кассы.

Шаг 1. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись. Она понадобится, чтобы подписать договор и удаленно поставить онлайн-кассу на учет в налоговой инспекции. Без КЭП придется идти в ИФНС и заполнять заявление. Купить электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре, цена — от 2000 ₽.

Список удостоверяющих центров есть на сайте Минкомсвязи.

Шаг 2. Заключите договор с ОФД. Без договора не получится зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС. Выберите ОФД, зарегистрируйтесь в личном кабинете, оплатите счет. С момента оплаты считается, что договор между вами и ОФД заключен.

Шаг 3. Зарегистрируйте онлайн-кассу на сайте ФНС. В личном кабинете используйте вкладку «Учет контрольно-кассовой техники».

Если есть КЭП, зарегистрировать кассу можно прямо в личном кабинете на сайте налоговой. Ходить в ФНС не придется

Нажмите «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «Заполнить параметры заявления вручную».

При онлайн-регистрации вы заполните заявление по подсказкам на сайте налоговой

Откроется форма «Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники», в ней укажите следующее:

адрес, где будет установлена касса. Выберите его из справочника ФИАС. Это база адресов, которую госорганы считают единственно верной;

Если адреса нет в списке, обратитесь в администрацию района или города, чтобы добавить адрес в справочник, а уже потом регистрируйте ККТ

название компании;
сфера деятельности;
модель и заводской номер кассы — указаны в паспорте или внизу корпуса;
наименование оператора фискальных данных;
режим, в котором будете использовать кассу. Если касса будет работать в автономном режиме, не забудьте поставить галочку напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме»;

Если нет подходящего режима, ничего не отмечайте

модель фискального накопителя — указана в паспорте накопителя;
номер фискального накопителя — указан на коробке или на накопителе;
ОФД, с которым заключили договор.

Подпишите и отправьте электронное заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится индивидуальный регистрационный номер ККТ.

Регистрационный номер ККТ понадобится на следующем шаге регистрации

Шаг 4. Введите индивидуальный регистрационный номер в свою онлайн-кассу. Как только вы получите регистрационный номер, введите его в онлайн-кассу — на это есть сутки с момента отправки заявления. Если не успеть, придется повторно подавать заявление на сайте налоговой. Если вы все сделали верно, онлайн-касса выдаст чек — он понадобится для отчета.

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Карточка регистрации ККТ будет храниться в вашем личном кабинете на сайте налоговой

Проблема: касса не отправляет чеки в ОФД

Первая причина. Касса не может подключиться к интернету: проблемы на линии у провайдера, неправильные настройки соединения, не оплачен счет за интернет, поврежден роутер или перебит сетевой кабель.

Что делать. Перезагрузите кассу. Если это не помогло, обратитесь к системному администратору или оператору связи, чтобы устранить проблему. Кассир может работать с кассой, даже если нет интернета. Касса сохранит данные на фискальном накопителе и отправит их ОФД, когда соединение с сервером восстановится.

Вторая причина. Касса сломалась или она неверно настроена. Из строя может выйти модуль связи или фискальный накопитель — он действует от 13 до 36 месяцев со дня регистрации ККТ в налоговой инспекции.

Что делать. Обратитесь к техническому специалисту или в сервисный центр. Возможно, придется купить новую кассу или фискальный накопитель. Работать на неисправной кассе нельзя.

Проблема: сервер ОФД временно недоступен по техническим причинам

Причина. Проблемы с сервером ОФД. На чеке появится надпись: «ОФД не отвечает».

Что делать. Проверьте связь с оператором: в меню кассового аппарата выберите «Сервис», затем «Диагностика ОФД». Касса выдаст бумажный отчет с параметрами подключения онлайн-кассы к провайдеру. С этим отчетом, информацией о регистрации устройства в ФНС и скриншотом первого неотправленного фискального документа обратитесь к ОФД. Если проблемы со стороны оператора, он должен сам их устранить.

Штрафы за нарушение закона 54-ФЗ

Если предприниматель нарушает закон 54-ФЗ, он может получить штраф.

Читайте также: