Самозанятый или трудовой договор

Опубликовано: 01.05.2024

В 2015 году подруга устроилась кладовщиком на производство пластиковых окон. Компания работала только с ИП, поэтому пришлось зарегистрироваться как индивидуальному предпринимателю.

Она подписала договор на оказание услуг, должностные инструкции и договор материальной ответственности. Все формальности компания взяла на себя: отправила заявление в налоговую, сдавала декларации, перечисляла налоги и взносы. А через полгода руководителя сняли с должности за нарушение трудового законодательства.

Я поговорила с юристом и проштудировала законы, чтобы выяснить, как законно привлечь к работе ИП и когда это выгодно. В конце статьи — о том, как минимизировать риски работодателя и не попасть под штраф.

Когда принимают на работу нового сотрудника, с ним заключают трудовой договор, где прописаны основные моменты взаимоотношений между ним и работодателем: график и часы работы, порядок начисления зарплаты и премии.

Работник, с которым подписан трудовой договор, имеет право на оплачиваемый больничный лист и отпуск. В тоже время сотрудник обязан подчиняться правилам внутреннего распорядка и соблюдать должностные инструкции.

Закон оговаривает, что трудовой договор работодатель может подписать только с физическим лицом. Однако бывают ситуации, когда вместо штатного сотрудника выгоднее привлечь к работе предпринимателя. В этом случае заключают договор оказания услуг или подряда: эти документы регулируют взаимодействие между заказчиком и исполнителем. Заказчик не обязан платить за ИП налоги и взносы, а ИП не должен придерживаться тех правил, которые не касаются его услуг.

Например, магазин доставляет покупателям приобретенную мебель. Директор может принять на работу штатного водителя и заключить с ним трудовой договор. Водитель будет получать фиксированный оклад, даже за те дни, когда нет доставки, работодатель оплачивает за него НДФЛ и страховые взносы. На время отпуска сотрудника руководителю придется искать временного водителя или отодвигать сроки доставки мебели.

Директору выгоднее подписать договор оказания услуг с водителем-ИП, потому что налоги и сборы предприниматель платит за себя сам. Предприниматель будет получать почасовую оплату или оплату по километражу. Водитель ИП не подчиняется руководству магазина и работает по графику, который прописан в договоре. Например, развозит мебель каждый вторник и четверг. Если водитель заболел и не развез мебель, то и денег он не получит.

Важно учитывать ограничения, установленные законодательством — договор с ИП не может маскировать трудовые взаимоотношения. Его заключают в тех случаях, когда сотрудничество подходит под оказание услуг или подряд. Ниже я расскажу об отличиях работы со штатным сотрудником и ИП, и о том, как оформить предпринимателя, не нарушив закон.

Кроме ИП, можно заключить договор оказания услуг с самозанятыми. Это люди, которые работают на себя без предпринимательского статуса. У них своя система налогообложения: с дохода от юрлиц они платят 6%, с физлиц 4%, взносы в ПФР и ФФОМС не платят.

По гражданско-правовому договору заказчик оплачивает только стоимость услуг самозанятого. Страховые взносы и НДФЛ заказчику платить не нужно.

Предпринимателя нельзя оформить в штат, но с ним можно заключить гражданско-правовой договор: подряда или оказания услуг.

Договор подряда заключают, когда нужно выполнить определенное задание и передать заказчику результат. Результат должен быть измеримым и осязаемым. Например, интернет-магазин заключает договор подряда с web-дизайнером на создание сайта. Или компания обращается к айтишнику, чтобы он подключил и настроил IP-телефонию в офисе. Исполнитель может выполнить работу самостоятельно или привлечь субподрядчиков.

Договор подряда заключают на определенный срок, в течение которого работа должна быть завершена: 5 дней, 2 недели или 6 месяцев. Например, подрядчик приступает к монтажу после поступления денег на счет и обязан выполнить работу за 2 недели.

Договор оказания услуг — это документ о партнерской сделке, при которой исполнитель выполняет для заказчика какую-либо работу и получает за нее деньги. Объем работы и конечный результат не всегда можно определить. Например, компания подписывает договор услуг с удаленным бухгалтером. Специалист ведет бухгалтерский учет компании, сдает отчеты в налоговую и начисляет зарплату сотрудникам. По договору услуг заказчик оплачивает не результат, а сам процесс работы.

По договору оказания услуг исполнитель обязан сам выполнить работу или заранее договориться с заказчиком о привлечении сторонних специалистов. Например, руководитель заказывает копирайтеру подготовить коммерческое предложение. Копирайтер оговаривает, что текст пишет сам, а к оформлению макета привлекает дизайнера. Договоренность о привлечении стороннего специалиста прописывают в документе.

Закон предусмотрел перечень работ, по которым можно подписывать договор оказания услуг. К ним относят, например, услуги связи, медицинские, ветеринарные, аудиторские, информационные услуги, репетиторство, туристическое обслуживание.

Есть несколько вариантов, как поручить работу ИП и не вызвать претензий у налоговиков.

Сотрудник-фрилансер. К работе привлекаете удаленного сотрудника-ИП. Он не работает в офисе компании, самостоятельно регулирует рабочий график, использует для работы собственное оборудование. В зависимости от вида деятельности, с фрилансером подписывают договор подряда или договор оказания услуг.

Если соблюдены формальности, проверяющим будет сложно переквалифицировать договор с ИП в трудовой.

Сотрудник с ненормированным рабочим днем. Сотрудничаете с ИП, к которому обращаетесь по мере необходимости и оплачиваете работу по часам. Например, event-агентство заключает договоры с аниматорами ИП.

Сотрудники почти не появляются в офисе, у них ненормированный рабочий день, оплата зависит от количества проведенных мероприятий. У налоговиков не будет повода усомниться в законности договора оказания услуг.

Сотрудник с собственным оборудованием. Если компания принимает на работу штатного сотрудника, работодатель обязан обустроить рабочее место: необходимая мебель, оборудование, инструменты. Если подписываете договор с индивидуальным предпринимателем, то он может использовать ваше оборудование. Но чаще выполняет работу со своим инструментом.

Например, редакция заказывает фотографу ИП цикл фотографий. Какое оборудование будет использовать фотограф, редакцию не интересует, главное, чтобы качество соответствовало требованиям.

Проблема в том, что руководители компаний и налоговики по-разному смотрят на замену сотрудников индивидуальными предпринимателями. Руководители называют этот прием «оптимизацией налогов», а налоговые инспекторы — «злостным уходом от налогов».

Если налоговики заподозрят руководителя в уклонении от налогов, последствия могут быть суровыми: компании доначислят налог и наложат штраф от 20 до 40% от неуплаченной суммы налога. За нарушения в особо крупных размерах руководителя компании привлекут к уголовной ответственности. По решению суда его могут приговорить к принудительным работам до 3 лет или к лишению свободы до 5 лет. Эти меры не касаются законной работы с ИП, только случаев, когда договор с предпринимателем маскирует трудовые отношения.

Рассмотрим несколько рискованных ситуаций, при которых компания может попасть под внимание проверяющих.

Налоговая проверка. Компания уволила сотрудников и на их место приняла индивидуальных предпринимателей. Налоговики сразу обратят внимание, что среднесписочная численность работников резко сократилась, заключено такое же количество договоров на оказание услуг.

Сокращение налоговых отчислений — еще один повод попасть под пристальное внимание налогового инспектора.

Жалоба недовольного сотрудника. Руководитель оштрафовал или уволил нерадивого работника. Он посчитал себя ущемленным и написал жалобу в ФНС или прокуратуру. В жалобе недовольный сотрудник может написать, что работодатель принудил его зарегистрироваться в качестве ИП.

Бывший сотрудник ИП не платит налоги. Пока предприниматель работал, бухгалтер компании оплачивала за него по квитанциям налог и взносы. Когда уволился, предприниматель забыл закрыть ИП. Через год-два он получит уведомление о задолженности по налогам и взносам.

Во время разбирательства налоговики обнаружат, что должник открыл ИП по требованию работодателя, в действительности был штатным сотрудником: выполнял должностные инструкции, подчинялся внутреннему распорядку и получал отпускные.

Проговорились сотрудники. Если проверяющие заподозрят компанию в уходе от налогов, они могут допросить ИП. Среди прочих вопросов будут спрашивать, по какому графику работают предприниматели, какую работу они выполняют, оплачивают ли им больничные листы и отпуск.

По ответам ИП инспектор может заподозрить трудовые отношения между заказчиком и исполнителем.

Ошибки в договоре подряда или договоре оказания услуг. Работодатель подписывает с ИП договор подряда, но включает в него пункты из трудового договора. Например, указан срок начала работ, но не указан срок окончания. Или в пункте про оплату написано «Не позднее 20 числа каждого месяца», тогда как в договоре подряда пишут: «В течение 3 банковских дней после подписания акта выполненных работ». Составление договора, даже если все законно, лучше доверить юристу.

Бывшие сотрудники стали ИП. Самый опасный вариант — уволить сотрудников и тут же заключить с ними договоры уже как с ИП. Особенно если новые партнеры приняты для исполнения прежней работы, а размер гонорара соответствует прежнему окладу.

Также нельзя перевести бывших сотрудников в статус самозанятых.

Специальный налоговый режим для самозанятых лиц действует в России с 2019 года. С середины 2020 года налог на профессиональный доход стал доступен на всей территории страны, и применять режим разрешено с 16 лет. Но всегда ли самозанятость выгодна сотрудникам и руководителям? Подробности в статье Open Academy.

Особенности НПД для исполнителей

Процесс регистрации для самозанятых лиц максимально упрощён — достаточно зарегистрироваться в приложении «Мой налог». Также для них предусмотрен минимум платежей. Самозанятые платят лишь определённый процент с дохода: 4 % при работе с физлицами либо 6 % при сотрудничестве с ЮЛ и ИП.

При отсутствии дохода налог платить не нужно. Вид деятельности можно изменить. В случае необходимости от статуса самозанятого легко отказаться в пару кликов.

Плюсы самозанятости, помимо вышеперечисленных:

Неограниченное число клиентов. Можно одновременно работать с несколькими заказчиками.
Отсутствие трудовых правоотношений. Не требуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
Простота учёта. Не нужно вести бухгалтерию и сдавать налоговые декларации, учёт доходов ведётся в приложении, налог начисляется и уплачивается автоматически. Отсутствуют взносы в ПФР и ФОМС.
Отсутствие онлайн-кассы. Чеки формируются в приложении, и нет необходимости в приобретении ККТ.
Приём оплаты на дебетовую карту. Не нужно открывать специальный расчётный счёт, для приёма платежей можно использовать обычный счёт физического лица.

Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие». Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка. Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов. Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.

Из минусов НПД нужно отметить, что:

Стаж работы по НПД не учитывают. Для формирования пенсионных накоплений самозанятому нужно самостоятельно оформить договор с ПФР. Однако разрешено совмещать самозанятость и деятельность по трудовому договору с сохранением стажа, если работодатели разные.
Ограничения по сумме. Предельный доход самозанятого — 2,4 млн рублей в год. При превышении суммы самозанятость аннулируется. Потребуется уплатить налог 13 % с суммы свыше и подать декларацию 3-НДФЛ.
Отсутствие трудовых льгот. Самозанятые лица не вправе претендовать на оплату больничного листа или отпускных. Для них не предусмотрен стандартный соцпакет.
Запрет на найм сотрудников. Самозанятый может привлекать помощников по договорам ГПХ. Однако оформлять трудовые правоотношения с помощниками запрещено.
Есть исключения по видам деятельности. В частности, самозанятые не могут выступать посредниками и не вправе перепродавать товары других производителей (полный перечень исключений — ст.4, ст.6 ФЗ № 422 от 27.11.2018).

Получается, что сотруднику самозанятость выгодна, если он продаёт результат собственного труда, его доход не превышает годового лимита и ему не требуются социальные льготы.

Нюансы самозанятости для заказчиков

Основное преимущество работы с самозанятыми лицами для руководителей бизнеса — экономия бюджета. Самозанятые самостоятельно оплачивают налоги. Кроме того, руководители не обязаны осуществлять выплаты, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. В правоотношениях с самозанятым лицом руководитель бизнеса выступает заказчиком или клиентом, но не работодателем.

Весомый плюс — выполнение KPI. В договорах с самозанятыми лицами чётко обозначают работы, которые обязан осуществить исполнитель. То есть оплату осуществляют за реальный результат.

К минусам самозанятости для заказчиков можно отнести то, что самозанятые сотрудники ничем не привязаны к месту работу. Фактически, при появлении более выгодного предложения, они могут прекратить сотрудничество. Это значит, что руководитель должен уделить больше внимания мотивации и удержанию ценных сотрудников.

Ещё один момент, который должны учитывать руководители-заказчики — обязательное отсутствие признаков трудовых отношений в сотрудничестве с плательщиками НПД. Соответственно, нельзя обеспечивать самозанятым сотрудникам постоянное рабочее место, устанавливать рабочий график и т. д. В противном случае договор ГПХ могут переквалифицировать в трудовой, что чревато штрафами и доначислением налогов.

С самозанятыми лицами проще оформить отношения — достаточно заключить договор подряда или оказания услуг, договор-оферту либо договор поставки при продаже собственноручно произведённого товара. Однако нужно учесть в договоре некоторые нюансы:

Подтвердить самозанятый статус исполнителя. Необходимо прописать в договоре реквизиты справки о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Данный документ самозанятый самостоятельно формирует в приложении.
Обозначить отсутствие НДС. Плательщик налога на профдоход не оплачивает НДС.
Уточнить, что заказчик не оплачивает НДФЛ и страховые взносы. Самозанятый исполнитель освобождён от данных выплат по условиям режима.
Указать обязанности исполнителя. А именно — предоставлять чек из приложения в оговорённый срок и оговоренным способом, уведомлять об утрате статуса самозанятого и компенсировать расходы клиента при несвоевременном уведомлении.

Важно! Заказчик не может работать с исполнителем по режиму НПД, если он сотрудничал с ним же по трудовому договору в течение двух последних лет. Некоторые компании переводят сотрудников на самозанятость, чтобы уменьшить выплаты за работников. Но выявление таких фактов потребует уплаты всех обязательных выплат.

Таким образом, сотрудничество с самозанятыми лицами выгодно для руководителей простотой оформления отношений, экономией средств и оплатой за конкретный результат. Но следует внимательно оформлять сотрудничество и предупреждать вероятность переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые.

Справочная / Бизнес‑будни

Как сотрудничать с самозанятыми и не нарушить закон

Самозанятые — это физлица и ИП, которые работают на себя и платят щадящий налог на профессиональный доход. Компаниям и предпринимателям удобно отдать часть услуг на аутсорсинг самозанятым. За них не надо сдавать отчёты, платить налоги и заботиться о трудовых гарантиях.

С 19 октября 2020 года самозанятость действует во всех городах России. Мы вооружились письмами госорганов и ответили на самые частые вопросы о сотрудничестве с самозанятыми.

🇷🇺 Закон о налоге для самозанятых № 422-ФЗ

Когда нельзя работать с самозанятыми?

С самозанятыми есть два ощутимых ограничения. Они не должны быть действующими или бывшими работниками заказчика и работать агентами. Для заказчиков это значит следующее.

Сотрудничество с бывшими работниками не запрещено, но не ведёт к экономии на налогах. С дохода от бывшего или действующего работодателя самозанятые платят не 6% НПД, а 13% НДФЛ как физлицо.

Налог за физлицо платит заказчик. Это его обязанность как налогового агента по ст. 226 НК РФ. Ещё налоговый агент платит за физлицо взносы на пенсионное страхование в сумме 27,1 % от оплаты по ст. 420 НК РФ. Общие 40,1 % насчитывают сверху оплаты, а не вычитают. В итоге заказчик получает расходы и головную боль с отчётами — письмо от 14 сентября 2020 г. N 03-04-05/80357.

Самозанятым запрещено работать от лица чужого бизнеса по договорам поручения, комиссии и агентирования. Например, нельзя продавать автомобили с пробегом под маркой комиссионного салона.

Самозанятый работает на себя — в этом суть льготного налога. Налоговая вычислит работу от чужого лица и запретит платить пониженные 6 %. А заказчик попадёт на налоги как налоговый агент. Для продажи комиссионных автомобилей, туров и квартир лучше приглашать исполнителей с ИП на УСН.

Самозанятый не может работать курьером. Но есть исключение. Курьер может ездить к покупателям с кассой заказчика, а вознаграждение за доставку принимать отдельно.

Полный список запрещённой работы прописан в ч. 2 ст. 4 Закона о налоге для самозанятых.

А вот ограничений по месту нахождения самозанятого и масштабу его дела нет. Так пояснила налоговая в письме от 12 октября 2020 г. № АБ-4-20/16632@.

🌍 С самозанятым можно работать дистанционно. Он может находиться в другом городе или за границей. И даже утратить статус налогового резидента — главное, сохранить регистрацию в России. К примеру, разработчик с ПМЖ в Белоруссии может спокойно писать код для заказчика из России.

🧑‍🏭 Самозанятому нельзя нанимать работников, но можно привлекать субподрядчиков. Например, веб-мастер делает для заказчика корпоративный сайт. Фотографировать зовёт фотографа. Рисовать логотип — дизайнера. Писать текст — редактора. Самозанятый может привлекать целую команду помощников. Только без трудовых договоров.

Правда, что за самозанятого не платят налоги и взносы?

Если самозанятый не бывший работник, заказчик не платит в налоговую ни рубля.

Самозанятые не платят НДФЛ, и их заказчики освобождены от обязанностей налоговых агентов. Налог на профессиональный доход самозанятый платит сам. Штрафы получает тоже он.

Главное доказательство, что за самозанятого не надо платить, — это чек на оплату из приложения «Мой налог». До перевода денег с самозанятого берут электронную справку о статусе на текущую дату — тоже из «Мой налог». Как вариант — самостоятельно смотрят статус самозанятого в сервисе налоговой.

Если у заказчика есть давний договор с фрилансером, то с даты его регистрации в качестве самозанятого налоги отменяются. Так пояснил Минфин в письме от 20.11.2020 № 03-11-11/101180.

Самозанятый может добровольно подписаться на уплату взносов в Пенсионный фонд. А самозанятый ИП может купить страховку на случай болезни и декрета. Соцстрах разъяснил это в письме от 28.02.2020 № 02-09-11/06-04-4346. Но оплата взносов по добровольному страхованию не перекладывается на заказчика.

Что будет, если перевести работников в самозанятые?

Предпринимателя ждёт вагон проблем, если его поймают на уклонении от официального оформления работников.

За соблюдением правил следят налоговая и трудовая. Трудовую беспокоит, что люди связаны трудовыми обязанностями, но лишены больничных, отпусков и пенсии. Налоговую заинтересуют регулярные переводы на счета самозанятых. К подозрительным фирмам придут с совместными проверками.

Трудовая инспекция подаст в суд, и самозанятых признают работниками в штате. Предпринимателя заставят оформить трудовые книжки и сдать отчёты в налоговую за прошлое время. Такая процедура прописана в ст. 19.1 ТК РФ

За прикрытие трудового договора гражданско-правовым оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф — от 10 000 до 100 000 ₽.

Налоговая доначислит НДФЛ и взносы на пенсионное страхование за каждый месяц по каждому самозанятому. За уплату налогов не в срок оштрафует на 40 % от суммы долга по ст. 122 НК.

Если предприниматель держал целый цех работников с самозанятостью, придётся доплатить огромные суммы и сдать ворох отчётов.

Условия работы с самозанятыми сравнят с признаками наёмного труда из ст. 15 ТК РФ и Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 N 15. Для признания отношений трудовыми достаточно пары-тройки совпадений. Сомнения растолкуют в пользу работников.

Признаки наёмного труда такие:

— исполнитель оказывает услугу сам, субподряд запрещён;

— исполнителя взяли на определённую трудовую функцию, за итог он не отвечает;

— заказчик говорит, как можно делать работу, как нельзя;

— клиентов приводит заказчик;

— исполнитель связан рабочим графиком;

— заказчик покупает расходники и инвентарь;

— исполнителю платят регулярно — что очень похоже на зарплату;

— стороны сотрудничают долго, время от времени перезаключают договор;

— исполнитель влит в рабочий коллектив;

— исполнителя не дёргают в выходные;

— у исполнителя нет других доходов.

❌ Вот пример прикрытия наёмного труда.

Клининговая компания набрала самозанятых для уборки у клиентов. Уборщикам выдали тряпки, моющие средства и фирменные футболки. Мыть полы надо по критериям качества, которые приняты в компании, а разговаривать с клиентами по скриптам. Уборщики работают по сменам.

✅ А вот пример, когда самозанятый работал на себя.

Водитель подключился к сервису Яндекс.Такси. Сервис открыл доступ к программе на обработку заказов от пассажиров. Водитель работал без графика, брал заказы когда хотел. Деньги от пассажиров получал сервис, но на счёт водителя. Пассажиры могли расплатиться с водителем напрямую. Сервис брал комиссию — дело № 33-53437/2019.

Как оформить договор с самозанятым и какие ещё нужны бумаги?

С самозанятым заключают обычный гражданско-правовой договор в зависимости от того, что он делает.

Это может быть договор на выполнение работ — с автомастером, оказания услуг — с фотографом, авторского заказа — с программистом, купли-продажи — на закупку хенд-мейд игрушек. Выполненные работы принимают по акту.

В договор можно включить пункт со следующим смыслом. Исполнитель обязан сообщить заказчику о прекращении применения режима НПД не позднее следующего дня после снятия с регистрации в налоговой. За несообщение прописать штраф. В идеале штраф покроет расходы исполнителя, если налоговая доначислит НДФЛ.

С самозанятыми можно сотрудничать по оферте — когда исполнитель принимает правила, написанные для всех. К примеру, водитель грузовика регистрирует аккаунт в сервисе заказа грузоперевозок и работает по их правилам.

С самозанятыми не заключают договоры агентирования, комиссии и поручения. Это запрещённые для них услуги.

Если с человеком сотрудничали ещё до оформления самозанятости, перезаключать договор не нужно — письмо налоговой от 20.02.2019 No СД-4-3/2899@.

Кадровые документы на самозанятого не оформляют.

Как платить самозанятому?

Самозанятому платят на карту, наличными или на электронный кошелёк. Ограничений по форме нет.

У самозанятого нет обязанности открывать специальный банковский счёт. Подойдёт обычная карта физлица. Банк России разрешил так делать в письме от 19.12.2019 № ИН-014-12/94.

Самозанятые не пользуются онлайн-кассами. Чеки пробивают через приложение «Мой налог». Чек выдают в бумажном виде, отправляют по электронной почте или смс. В чеке исполнитель указывает договор, по которому получает оплату, наименование заказчика и его ИНН. Остальные реквизиты чека встанут сами.

Исполнитель сохраняет чек, чтобы подтвердить факт оплаты и, если нужно, учесть в расходах.

Банковская комиссия за перевод ложится на заказчика. Исполнитель должен получить оплату в сумме из договора, вычитать комиссию за оплату нельзя.

Как учесть оплату самозанятому в расходах по УСН?

Заказчик может учесть оплату самозанятому в расходах по ОСНО, ЕСХН и УСН Доходы минус расходы.

Единственный документ, которым можно подтвердить расходы — чек от самозанятого из приложения «Мой налог». Это требование налоговой из письма от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.

Подтвердить расходы актом оказанных услуг нельзя. Акт сохраняют, чтобы подтвердить период расходов.

Самозанятый обязан выдать чек сразу, если получил наличные или электронный перевод. На банковский перевод — не позднее 9 числа следующего месяца. А вот если платить посреднику самозанятого, чек отбивает посредник из своей кассы.

Чек можно хранить в электронном виде, распечатывать необязательно.

Если самозанятый не выдал чек, налоговая рекомендует жаловаться им через сервис обращений. Но как в этом случае учесть оплату в расходах, пока неясно.

Что делать, если самозанятый перестал быть самозанятым?

Если самозанятый слетает с режима, это предательская ситуация для заказчика. За такого человека придётся заплатить НДФЛ и пенсионные взносы. Исключение — когда с режима слетел ИП. Платить взносы обязан всё равно он, заказчику можно не беспокоиться.

Самозанятый слетает с режима НПД в следующих случаях:

— он сам снялся с учёта;

— его годовой доход превысил 2,4 миллиона рублей;

— он занялся запрещённой деятельностью, например, стал агентом юридической фирмы или открыл сигаретный киоск.

Самозанятому приходит электронное уведомление из налоговой с датой прекращения режима НПД. С этой даты заказчик услуг физлица становится налоговым агентом — письмо налоговой от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.

Чтобы налоги за бывшего самозанятого не стали сюрпризом, перед оплатой с самозанятого берут справку о его статусе из приложения «Мой налог». Или проверяют статус в специальном сервисе налоговой.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Могут ли два самозанятых оказать одну услугу вместе?

На одну услугу можно нанять двух самозанятых. Но важно, чтобы между собой они не работали по договору простого товарищества. Это когда два ИП складываются деньгами, чтобы больше зарабатывать.

К примеру, заказчику нужно развести по клиентам 200 заказов. Он нанимает двух перевозчиков. Заключить договор нужно с каждым и расплатиться по отдельности. Нельзя, чтобы договор был заключён с одним перевозчиком, а второй помогал как товарищ по договору. Иначе оба слетят с режима НПД — письма от 19 апреля 2019 г. № СД-4-3/7496@.

Главное для компаний — грамотно оформить договор

28 октября 2020

Всё большее число компаний начинает пользоваться услугами самозанятых. По сути, самозанятые — это физические лица, которые занимаются производством товаров или оказывают разного рода услуги. К их числу сегодня относятся строители, дизайнеры, репетиторы, программисты, маркетологи и представители многих других профессий. Оформившись согласно законодательству, они сами платят налог на профессиональный доход. Он составляет 6% при сотрудничестве с юридическими лицами и 4% при работе с физлицами.

Самозанятые не платят страховые и пенсионные взносы — только если они сами этого захотят. Они не сдают отчётов. Чеки за принятые денежные средства формируются в официальном приложении «Мой налог». Компаниям не нужно платить налоги за самозанятых, а сами они имеют возможность доказать свои доходы при оформлении кредита или ипотеки. Главное для компаний — грамотно оформить договор с самозанятым лицом и учесть требования закона ФЗ-422.

Отличия от трудоустройства работников

Заключая трудовой договор, компания платит за своих сотрудников страховые взносы и НДФЛ, предоставляет им соцпакет, оплачивает отпускные и больничные. Работа с самозанятыми не подразумевает таких расходов. Само сотрудничество происходит на сдельной основе: оплата осуществляется по факту оказанных услуг. При этом самозанятый не может:

принять участие в технологическом процессе;

следовать должностным инструкциям;

подчиняться установленному компанией трудовому режиму;

быть внесённым в табель учёта рабочего времени;

получать регулярную зарплату;

претендовать на соцпакет.

Отличия от работы с фрилансерами

Предприниматели чаще всего сотрудничают с фрилансерами незаконно, поскольку оформлять с ними ГПХ и платить отчисления невыгодно. Деньги таким работникам перечисляются на электронные кошельки, что достаточно рискованно. В то же время работа с самозанятыми не требует соблюдения многих формальностей. Можно оплачивать их труд различными способами: наличным и безналичным, по договорённости. От самозанятого достаточно получить чек, выдаваемый приложением «Мой налог», который подтвердит расходы компании.

Если с самозанятым заключить договор ГПХ, то ни ему самому, ни компании не нужно будет уплачивать НДФЛ и страховые взносы. Другой вопрос, что самозанятых не всегда устраивает подобный вариант сотрудничества, так как, уплатив налог с дохода, они получают меньше денег. В таком случае можно немного увеличить оплату, чтобы компенсировать налог, на что многие исполнители соглашаются.

Отличия от сотрудничества с ИП

Если компания сотрудничала с ИП на спецрежиме, то при его переходе в статус самозанятого разницы практически не будет. ИП просто выберет другой режим налогообложения — «налог на профессиональный доход», а компания не будет отвечать за его налоги.

Разница будет заметна, если ИП ранее использовал ОСНО и платил НДС, который самозанятые не платят. Если исполнитель был на УСН или ЕНВД, то для работающей с ним компании особых изменений не будет, но нужно брать чеки у самозанятого после всех платежей. Самозанятый ИП оставляет за собой право использовать свой ранее зарегистрированный расчётный счёт, что удобно для оформления платежей.

Нужны ли электронные документы самозанятому

Столкнётся ли самозанятый гражданин с электронным документооборотом? Или всё необходимое имеется в сервисе «Мой налог»? Нужно иметь в виду, что деятельность самозанятого подразумевает не только отношения с налоговой службой. По сути, это такая же предпринимательская деятельность с определёнными обязанностями и важной задачей: стать привлекательным и надёжным для своих покупателей и заказчиков.

Поэтому такие документы, как договоры и акты, самозанятому желательно иметь при себе. Не помешает и купить электронную подпись в целях повышения доверия заказчиков и устранения недопонимания при возникновении спорной ситуации.

Какой договор заключить

С самозанятым оформляется гражданско-правовой договор. Это может быть договор подряда, оказания услуг или поставки продукции. Подходит и оферта: исполнитель размещает на своём сайте условия оказания услуг и их цену, а заказчик оплатит её по реквизитам для подтверждения сделки. Содержание перечисленных договоров обычное, как и с физлицами или ИП, но есть ряд нюансов.

Нужно помнить, что, если в договоре найдётся хотя бы что-то, что характерно для трудового договора, инспекция этим заинтересуется и постарается переквалифицировать этот договор в трудовой. Соответственно, последуют доначисления по НДФЛ, страховые взносы и штраф. Поэтому договор следует составлять очень внимательно. Вот что нужно сделать:

Проверить статус самозанятого, попросив у него справку. Также можно сделать запрос в налоговой.

При оформлении договора надо постараться избегать любых признаков трудовых отношений, таких как выплаты в одно и то же время, одинаковые суммы оплаты, работа самозанятого в вашем офисе, возможности поездок на корпоративном транспорте.

В договоре отметить, что этот работник — не физическое лицо, а самозанятый гражданин, сам уплачивающий свои налоги. И что он обязан известить вас, если перестанет быть самозанятым.

Не сотрудничайте с теми самозанятыми, которые уже числятся у вас по трудовому договору или были уволены менее 2 лет назад.

В договоре укажите, что самозанятый выполняет работу или оказывает услуги по вашей заявке в установленный срок, а вы за них платите. Также отметьте, что все работы или услуги носят разовый характер и что они оплачиваются после подписания акта сдачи-приёмки работ в фиксированном размере.

Уточните, что работы или услуги, выполняемые по данному договору, не предполагают подчинения работника внутренним правилам компании касательно трудового распорядка.

Если вы выполните все эти условия, то договор с самозанятым будет максимально не похожим на трудовой договор.

О чём важно помнить, работая с самозанятыми

Важно, чтобы самозанятый гражданин не работал как обычный сотрудник, оформленный по трудовому договору. То есть он не должен к определённому времени являться в офис, следовать расписанию, выполнять должностные инструкции. Для него не следует выделять рабочее место в офисе компании и отмечать на проходной, отпускать в отпуск или на больничный.

Самозанятый должен сам решать, где, как и когда ему работать. Не следует также сдавать ему рабочее место в аренду, так как инспекция увидит в этом признаки трудовых отношений. Поскольку свои налоги он уплачивает сам, вы не должны устанавливать у себя приложение и формировать чеки самозанятого. Лучше использовать онлайн-сервис «Астрал Онлайн» для правильной организации документооборота с контрагентами.

Инспекцию обязательно насторожит тот факт, что самозанятый получает регулярные выплаты от компании и их размер всегда одинаковый. Поэтому обязательно привяжите размер оплаты к объёму выполненных работ.

Сотрудничать с самозанятыми — достаточно выгодное решение во многих сферах бизнеса. Но, чтобы свести к минимуму риск претензий от налоговой инспекции, нужно правильно оформлять документы и исключить любые признаки того, что самозанятый может являться, по сути, вашим работником по трудовому договору.

Ксения Корчагина, юрист

Есть несколько способов оформить сотрудников и снизить затраты на оплату труда. Вместо трудового договора заключать договоры ГПХ или привлекать самозанятых. Арендовать работников у другой фирмы. Платить серую зарплату или вообще не оформлять работников официально. Разбираемся, сколько стоит такая экономия и как уменьшить риски.

Рассказываем в статье

Выплаты при разных схемах
Способ 1. Работа всерую
Способ 2. Трудовой договор
Способ 3. Гражданско-правовой договор
Способ 4. Договор с самозанятым
Способ 5. Аутстаффинг
Частые вопросы

Выплаты при разных схемах

По договору гражданско-правового характера не придется платить отпускные, 3 первых дня больничного, сверхурочные, взносы на соцстрахование — 2,9%, травматизм — 0,2%. Не нужно оценивать рабочее место по СОУТ. Субъекты МСП платят еще меньше — читайте в статье. У самозанятого не надо удерживать НДФЛ и платить за него взносы. А черная зарплата без оформления работника еще выгоднее. Но надо учитывать и риски.

Прикинем затраты на сотрудника при разных схемах работы. Во всех случаях он получит на руки 30 тысяч рублей.

Ваши расходы	В том числе
Черная зарплата	31 915	Затраты на обналичку 6‑15%
Трудовой договор	44 897	НДФЛ 13% Взносы 30,2%
ГПХ	43 828	НДФЛ 13% Взносы 27,1%
Самозанятый	31 915	НПД 6%
Аутстаффинг	договорные	—

Способ 1. Работа всерую

Если оформить сотрудника на работу на 12 тысяч, а остальное платить «в конверте». Тогда в любой момент можно прекратить неофициальные выплаты и работник уволится сам. Или не заключать с сотрудником договор вообще, тогда расстаться с ним можно за минуту.

Но это риски. По жалобе работника в инспекцию труда или прокуратуру оштрафуют за неоформление трудового договора. 5-10 тысяч рублей — штраф для ИП, 50-100 тысяч — для организаций.

По иску работника суд обяжет заключить трудовой договор, внести запись в трудовую книжку, выплатить отпускные, уплатить НДФЛ и страховые взносы. А если сумма неуплаченных налогов будет выше 2,7 млн рублей, могут привлечь к уголовной ответственности.

Нужно где-то брать наличные денежные средства для выплат «в конверте». А это чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »

Снизить риски сложно.

Способ 2. Трудовой договор

При оформлении сотрудника на работу по трудовому договору можно схитрить. Им устанавливают оклад в размере МРОТ, а остальное доплачивают премиями. Премию платят за результат работ. Когда нет результата, как в коронавирусные нерабочие дни, нет премии.

Чтобы не тратить время на ознакомление работников с приказами о премиях, отпусках или инструкциями, автоматизируйте кадровый документооборот в СБИС.

Риски

Налоговая может не принять расходы на премирование. И доначислить налог на прибыль.

Как уменьшить

Точнее формулируйте условия о премировании.

Не вводите много условий для получения одной премии, лучше введите несколько видов. «Премия назначается за достижение 110% от запланированной выручки и при условии, что превышение достигнуто за счет увеличения точек продаж». С такой формулировкой налоговики смогут сказать, что премии выросли из-за точек продаж, открытых в прошлом году. А значит, премирование не обосновано.
Не ставьте одну премию в зависимость от другой. В организации было 2 вида премий. За достижение показателей KPI и, кроме этого, премия за отдельные успехи. Показатели KPI не достигли, поэтому фирма выплатила только вторую премию. Взяла ее в расходы по налогу на прибыль. Налоговая провела лингвистическую экспертизу формулировок и посчитала: вторая премия не имеет «самостоятельного характера» и невозможна без первой. А значит, уменьшение налога на прибыль неправомерно. Дело А40-248663/2017.

Способ 3. Гражданско-правовой договор

Есть трудовые договоры с приказами о приеме и записью в трудовую книжку. А есть договоры на оказание услуг или выполнение работ. Их еще называют договорами

На такие договоры не распространяется Трудовой кодекс. Поэтому вам не придется оплачивать отпуск, больничный, сдавать СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Платить можно меньше МРОТ и не 2 раза в месяц, а реже. С сотрудником можно расстаться в любой момент, главное — пропишите порядок расторжения в ГПХ договоре.

ГПХ-договор могут переквалифицировать в трудовой по жалобе сотрудника. Инспекция труда оштрафует организацию на 50-100 тысяч рублей за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми. Суд может признать отношения трудовыми, взыскать отпускные или восстановить на работе уволенного.

Как снизить риски

Не переводите массово. Не правильно за 1 месяц уволить всех сотрудников и заключить с ними договоры ГПХ. Лучше увольнять в течение года или заключать только с новичками.
Не используйте в договоре формулировки из Трудового кодекса: работник, должность, прием на работу, увольнение, зарплата. Правильнее — исполнитель, объем и результат работ, заключение договора, расторжение, вознаграждение.

Не устанавливайте сотруднику режим работы.
Конкретизируйте объем услуг. Не просто бухгалтерские услуги, а количество отчетов. Не просто грузчик, а разгрузка 10 фур.
Платите 1 раз в месяц. Выплаты 2 раза в месяц слишком похожи на аванс и зарплату.
На каждую выплату подписывайте с сотрудником Акт оказанных услуг. Акты можно подписывать с мобильного телефона, если выпустить электронные подписи для внутреннего электронного документооборота.

Способ 4. Договор с самозанятым

С плательщиком налога на профессиональный доход мы заключаем договор ГПХ, подписываем акты и производим оплату на сумму, указанную в акте. За него не надо платить взносы и удерживать НДФЛ. Он уплачивает налог 6% и присылает нам чек.

Налоговая доначислит НДФЛ и взносы, если сотрудник менее 2 лет назад работал в этой фирме по трудовому договору. Или по договору ГПХ, который ФНС переквалифицировала в трудовой. Подобные нарушения выявляют редко, при выездных налоговых проверках.

НДФЛ и взносы доначислят, если сотрудник перестал быть самозанятым или его доход превысил 2,4 млн рублей. Доначисляют на оплаты, полученные после утраты права на применение НПД.

Как уменьшить риск

Проверяйте статус самозанятого на момент выплаты. Это можно сделать на сайте налоговой. А скоро будет автоматизировано в СБИС Проверка сотрудников.

Способ 5. Аутстаффинг

Работников не включают в свой штат, а берут в аренду у другой фирмы по договору на оказание услуг или подряда. Это называется аутстаффинг или аутсорсинг. Это распространено для клининговых услуг, бухгалтерских, перевозок.

Можно нанимать Индивидуальных предпринимателей. Например, заключать не трудовой договор с директором, а договор на услуги с Управляющим индивидуальным предпринимателем.

При этом способе не надо платить НДФЛ, взносы. А затраты по договору принимать в расходы для уменьшения других налогов.

Риски

Налоговая переквалифицирует отношения в трудовые и доначислит НДФЛ, взносы, НДС или УСН. Если у фирмы-подрядчика нет расходов, характерных для ведения бизнеса. Нет компьютеров для работников, автомобилей для водителей. Нет других заказчиков услуг. Читайте подробнее в статье.

Проверяющим не понравится, когда ИП получают оплату без актов оказанных услуг, ездят в командировки по служебным заданиям, подписывают авансовые отчеты. В деле А70-11827/2017 фирма проиграла 26 млн рублей НДФЛ и НДС.

Как уменьшить

Разделяйте работников в штате и на подряде. Выдавайте пропуска не просто Ивановой, а сотруднику подрядчика Ивановой. Составляйте подробные акты оказанных услуг.

Собирайте документы, подтверждающие наличие ресурсов у фирмы-подрядчика. Это могут быть копии штатного расписания, документы на автомобили для водителей для перевозчиков. Договоры поставки на уборочный инвентарь для клининга.

Проверку подрядчиков можно автоматизировать. В 1 окне СБИС Все о компаниях смотрите численность работников, стоимость активов и судебные споры.

Читайте также: