Нужно ли сообщать в налоговую о смене фамилии главного бухгалтера

Опубликовано: 17.09.2024

7 МИН

Как поменять фамилию ИП, директору или учредителю ООО

Вы поменяли фамилию и получили новый паспорт, но в ЕГРЮЛ или ЕГРИП остались старые данные. Теперь у вас есть два варианта: ждать, пока всё поменяется без вашего участия, либо взять инициативу в свои руки. Разбираемся, каков порядок действий при смене фамилии учредителя ООО , директора организации или индивидуального предпринимателя.

Когда гражданин России получает новый паспорт, налоговая самостоятельно меняет данные в ЕГРЮЛ и ЕГРИП в течение пяти рабочих дней. Происходит это после того, как МВД передаст сведения в регистрирующий налоговый орган по месту нахождения юрлица или месту жительства ИП.

Основная проблема — закон никак не регулирует срок, за который МВД обязано передать данные в налоговую. Это может произойти и за два дня, и за два года.

С одной стороны, если вы не планируете крупных сделок в ближайшее время, то со сменой фамилии учредителя в реестре юрлиц можно не спешить.

Но с другой стороны, когда фамилии директора, учредителя ООО или индивидуального предпринимателя в паспорте и выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не совпадают, могут появиться проблемы. Например, контрагенты откажутся подписывать договор, заподозрив вас в мошенничестве, а банк не откроет расчётный счёт.

Всё потому, что ЕГРЮЛ и ЕГРИП — главные официальные источники информации о зарегистрированных компаниях и ИП. Если данные отличаются, предприниматель не может совершать сделки, например у учредителя организации не получится продать долю в компании. Прямого запрета в законе нет, но нотариус не имеет права заверять документы, если данные в паспорте и реестре не совпадают.

Исключение — решение учредителей изменить устав. Документы и новую версию устава в налоговую подаёт директор, поэтому паспортные данные учредителей не проверяют.

Как поменять фамилию учредителю компании

Чтобы поменять паспортные данные учредителя, подайте в налоговую заявление по форме № Р14001 . Воспользуйтесь PDF-шаблоном или программой подготовки документов для государственной регистрации .

Нужно заполнить только три листа:

Первый лист:

заполнить сведения о юридическом лице: ОГРН, ИНН, полное наименование;
поставить «1» в строке «Заявление предоставлено».

Лист «Д»:

поставить «3» в строке «Причина внесения сведений»;
заполнить блок «2. Сведения об участнике, содержащиеся в ЕГРЮЛ» по старым паспортным данным;
заполнить блок «3. Сведения об участнике, вносимые в ЕГРЮЛ» по новому паспорту.

Лист «Р»:

поставить «01» в строке «Заявителем является»;
заполнить блок «4. Сведения о заявителе» с ФИО и паспортными данными директора;
выбрать способ подачи документов;
указать почту и номер компании на последней странице.

Заявление о смене фамилии учредителя ООО, а также копию его паспорта директор направляет в регистрирующий налоговый орган по месту нахождения организации. Это можно сделать :

лично;
по почте;
через нотариуса;
в онлайне на сайте налоговой с помощью электронной подписи.

Налоговая рассматривает заявление в течение 5 рабочих дней, не считая дня подачи. На седьмой день она выдаёт лист записи ЕГРИП или ЕГРЮЛ, который подтверждает смену фамилии. Налоговая выдаёт лист записи в той же форме, в которой вы подавали документы. Например, если отправляли заявление по почте, ФНС направит лист записи заказным письмом. Если в онлайне, то ответят электронным письмом.

Как поменять фамилию директору компании

Если фамилию поменял директор, порядок действий аналогичный . Единственное отличие — вместо листа «Д» нужно заполнить лист «К»:

поставить «3» в строке «1. Причина внесения сведений»;
заполнить блок «2. Сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ» по старым паспортным данным;
заполнить блок «3. Сведения, подлежащие внесению в ЕГРЮЛ» по новому паспорту.

Лист «Р» заполняйте по новым паспортным данным.

После смены фамилии директора ООО все исправления нужно внести в его трудовую книжку. Если книжка бумажная, просто зачеркните старую фамилию на первом развороте и напишите новую. Исправления заверяются подписью самого директора и печатью. Если книжка электронная, то внесите изменения в трудовую через кабинет страхователя ПФР .

Как поменять фамилию ИП

Индивидуальные предприниматели составляют заявление. Вот какие листы нужно заполнить:

Первый лист:

заполнить блок «1. Сведения об ИП, содержащиеся в ЕГРИП» по старым паспортным данным;
поставить «1» в строке «Заявление представлено».

Лист А:

написать ФИО по новому паспорту на русском языке;
указать пол;
заполнить блок «Сведения о рождении» по новому паспорту.

Лист Г:

заполнить по новым паспортным данным.

Лист Ж:

выбрать способ подачи документов;
написать телефон и почту для связи.

Если вы иностранец, то ФИО на листе «А» укажите на русском и английском языках, а данные на листе «Д» заполните по виду на жительство или разрешению на временное проживание с новой фамилией.

Порядок подачи — как для директоров и учредителей компаний, срок рассмотрения — 6 рабочих дней.

Если у вас было свидетельство ИНН старого образца, новое получать не нужно . Если контрагента не устроит, что ФИО в старом свидетельстве и выписке ЕГРИП отличаются, отправьте ему копию нового паспорта или, например, свидетельства о заключении брака.

Что делать дальше

После смены фамилии директора и учредителя ООО , а также ИП останется уведомить:

Контрагентов

Достаточно разослать информационные письма в свободной форме. Копию нового паспорта можно не прикладывать. Некоторые контрагенты требуют выписку с новой фамилией. Вы можете заказать её в налоговой и получить через 5 рабочих дней;

Банки

Внести изменения по фамилии в юридическое дело можно дистанционно через интернет-банк или в отделении. Понадобится только новый паспорт. Клиенты Сбербанка могут воспользоваться этой инструкцией .

Государственные органы можете не уведомлять. Налоговая сама передаст информацию в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие организации после обновления ЕГРЮЛ или ЕГРИП уже на следующий рабочий день.

Короче

=

Налоговая обязана поменять фамилию ИП, учредителя или директора компании после выдачи нового паспорта. Причина, по которой вы поменяли фамилию, для налоговой не имеет значения. ФНС вносит изменения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, когда получает информацию от МВД, но сроки передачи данных законом не регулируются. Если МВД затягивает, нужно менять фамилию самостоятельно.

--

Чтобы изменить данные предпринимателя в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, подайте заявление в регистрирующий налоговый орган по месту нахождения. Для директоров и учредителей ООО — по форме № Р14001, для ИП — по форме Р24001.

--

После смены паспортных данных не забудьте уведомить контрагентов и банк. Государственные органы уведомит сама налоговая.

Специалист отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

специально для ГАРАНТ.РУ

Согласно п. 3 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса, вы можете расторгнуть трудовой договор, если работник не соответствует занимаемой должности – это можно понять по результатам аттестации. Если бухгалтер решил уйти сам, то, согласно трудовому законодательству, у вас есть 14 календарных дней на передачу дел (ст. 80 ТК РФ).

Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении действующего не отражена в российском законодательстве. Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, компания должна максимально подробно организовать данный процесс самостоятельно. Вот список дел, которые необходимо сделать в первую очередь.

Составьте локальный акт

Чтобы не упустить важные пункты, составьте локальный акт, где следует указать, как будут приниматься и сдаваться дела при увольнении/принятии на работу главного бухгалтера. Обязательно подпишите документ у сотрудников, вовлеченных в процесс передачи дел.

Инициируйте аудиторскую проверку

Вы вполне можете уложиться в 10 рабочих дней. Несмотря на дополнительные затраты, вы получите независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. На основе рекомендаций аудиторов вы сможете скорректировать имеющиеся у вас расчеты и избежать претензий налоговой службы, а, значит, дополнительных штрафов.

Проведите инвентаризацию

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Посмотрите, соответствуют ли остатки на счетах бухгалтерского учета реальным остаткам запасов, материалов и основных средств в организации. По итогам проверки должны быть составлены акты и описи в трех экземплярах: один остается в компании, два других передаются бухгалтерам.

В крупной компании инвентаризация может занять довольно много времени, поэтому можно сверять данные выборочно, например, совпадает ли кредиторская и дебиторская задолженности с реальной ситуацией. Эта информация влияет на финансовую отчетность, неправильное отражение которой грозит штрафными санкциями.

Проверьте наличие задолженности

Запросите справки из проверяющих органов: ФНС России, ПФР и т.п. Если вы сделаете запрос выписки через сервис "Электронная отчетность" от компании "Электронный Экспресс", акт сверки, подписанный ЭЦП, получите в течение 1-2 рабочих дней. В налоговой службе справка о задолженностях с печатью ИФНС предоставляется через 10 рабочих дней (такая справка нужна, если вы планируете взять кредит или участвуете в тендере, поэтому можно обойтись первым вариантом).

Вам нужно быть уверенным, что у вас нет никаких задолженностей, а также сданы все необходимые документы: налоговые декларации и другая отчетность. Посмотрите, проводился ли обязательный аудит. Напомню, что он таковым является при соблюдении следующих условий:

сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 млн руб.;
сумма активов бухгалтерского баланса будет равна сумме оборотных и внеоборотных активов (ст. 5 Федерального закона от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности").

Заключения необходимо еще и публиковать в государственном реестре. С 1 октября 2016 года сведения об аудите подлежат включению в реестр в течение трех рабочих дней с даты, когда юридическое лицо или ИП получили аудиторское заключение.

Проверьте расчеты с персоналом

Счет "Расчеты с персоналом по оплате труда", как правило, должен быть закрыт. Здесь может быть только сальдо по задолженности, если, например, вы начислили зарплату в конце месяца, а выплачиваете ее в начале следующего.

Также следует проверить счет "Расчеты с подотчетными лицами". Сюда относятся расчеты по выданным подотчетным суммам и оприходованным авансовым отчетам. Например, кто-то из сотрудников поехал в командировку, и вы выписывали ему командировочные расходы под отчет. Особое внимание нужно обратить на следующий пункт: если работник не отчитался за выданную ему сумму, то новый аванс ему лучше не выдавать, несмотря на то, что с 19 августа 2017 года Банк России внес изменения в действующий порядок расчетов Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У, и теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП). Но все же копить долги у подотчетных сотрудников и сейчас очень рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ, и свою позицию придется отстаивать уже в суде (например, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19 июля 2016 г. № Ф10-2385/2016). Особенно внимательно нужно проверять, если расчеты проходят в иностранной валюте: несоблюдение курсовой разницы может привести к ошибкам в отчетности.

Проверьте статус всех документов

Сделайте выгрузку реестра, например, оприходованных от поставщиков документов из бухгалтерской базы и сравните с перечнем существующих документов за последние три года. Так как в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Если же система архивации в компании нарушена, и найти документы невозможно, вам придется повторно запрашивать их у контрагентов.

Устраните мелкие недочеты

Отчет "Анализ субконто" позволит посмотреть данные по выбранному виду субконто: начальное и конечное сальдо, обороты за период по счетам. Это некий экспресс-анализ, который позволяет выявить ряд ошибок – человеческий фактор ведь никто не отменял. Можно воспользоваться и другими встроенными функциями бухгалтерской программы и сделать, например, экспресс-проверку по налогу на прибыль. Программа позволяет проверить качество ведения учета ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций"

Уведомите налоговую инспекцию

Также вам придется оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, где у вас присутствуют счета. Предоставление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным предоставлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов").

Помните об ответственности

Главный бухгалтер несет дисциплинарную, административную и уголовную ответственность, если его действия не попадаю под ч. 8 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ общий срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушения в сфере бухучета увеличен до двух лет. Но применительно к ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ срок давности составляет всего 1 год. Согласно же ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ за правонарушения, влекущие применение дисквалификации, лицо может быть привлечено к ответственности не позднее одного года со дня совершения либо обнаружения правонарушения. Соответственно, срок давности привлечения должностного лица к ответственности по ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ, в соответствии со специальной нормой ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ, составляет один год.

В этом году чиновники приняли несколько поправок для того, чтобы у налоговиков появилась возможность взыскать долги за счет личного имущества главного бухгалтера (Федеральный закон от 29 июля 2017 г. № 266-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях").

Теперь личным имуществом рискуют не только руководители, но и главные бухгалтеры. Раньше из закона о банкротстве было непонятно, кого можно привлечь к субсидиарной ответственности. Теперь риски для главного бухгалтера растут: ответственными лицами становятся и главный бухгалтер, и финансовый директор.

После увольнения главный бухгалтер может понести только уголовную ответственность за уклонение организации от уплаты налогов в крупном размере (ст. 199 Уголовного кодекса). Осудить главного бухгалтера могут лишь в том случае, если он действовал умышленно и осознавал, что его действия причинят ущерб бюджету РФ. А вот к дисциплинарной и административной ответственности уволенного главбуха привлечь уже нельзя.

Образец заявления по форме Р24001 для смены фамилии ИП

Пример заполненной формы Р24001 при смене фамилии ИП - Создать заявление

1. Уведомление ФНС о смене фамилии ИП

Индивидуальным предпринимателям с российским гражданством е надо сообщать налоговой о смене фамилии, имени или отчества. За них это сделает Федеральная миграционная служба, после изменения данных паспорта.

Если вы гражданин другого государства или у вас нет гражданства, но есть действующий статус ИП в России, вы обязаны уведомить налоговую инспекцию об изменении фамилии. Для этого подайте заявление по форме Р24001 в течение трех дней после получения удостоверения личности (паспорта или его аналога) с новой фамилией. На основании вашего заявления налоговая внесет изменения в госреестр, а также в базу ИНН.

Подать заявление в налоговую можете любым удобным способом:

В заявлении по форме Р24001 следует заполнить не все листы, а только следующие:

Страницу 001 — номер ОГРНИП, прежние ФИО, а в п. 2 нужно выбрать причину подачи заявления «1» — изменение сведений об индивидуальном предпринимателе,
Лист А — новые сведения (ФИО),
Лист Е — информация о заявителе, которым выступает сам ИП.

Подпись на листе Е ставьте только в присутствии сотрудника МФЦ, налоговой или нотариуса.

При подаче обязательно приложите к заявлению копию удостоверения личности с новой фамилией. Если с документами все в порядке, через 5 дней налоговая внесет изменения в ЕГРИП.

Заполнять форму Р24001 вы можете самостоятельно, но есть риск допустить ошибку и получить отказ от налоговой. Удобнее подготовить заявление Р24001 автоматически с помощью нашего бесплатного онлайн-сервиса, который учитывает все новые требования закона и ФНС.

2. Проверка правильности внесения данных в ЕГРИП

После смены фамилии проверьте, правильно ли внесены изменения. Сделать это надо независимо от того, уведомляли вы инспекцию самостоятельно, или это сделала миграционная служба. Для этого достаточно скачать выписку из ЕГРИП через сайт ФНС. Также вы сможете проверить внесенные новые сведения в документах, которые после рассмотрения формы № Р24001 налоговая пришлет на вашу электронную почту.

Если новые данные были внесены с ошибкой по вашей вине, то подайте в налоговую инспекцию ту же форму Р24001, только на первом листе в п. 2 следует указать причину подачи заявления «2» - исправление ошибок, допущенных в ранее представленном заявлении.

3. Обязательные действия после смены фамилии ИП

Не забудьте после смены фамилии и внесении изменений в ЕГРИП выполнить ряд обязательных действий.

Получить новое свидетельство ИНН
Сам номер ИНН после смены фамилии у вас не изменится. Причем налоговая автоматически изменит вашу фамилию в ИНН на новую. Вам останется только получить бумажное свидетельство. Для этого нужно подать заявление по форме 2-2-Учет в ФНС лично, заказным письмом или через сайт ФНС. Хотя это и не обязательная процедура, но она значительно облегчит вам дальнейшую деятельность, иначе при запросе копии вашего ИНН вам придется прикладывать копии паспорта, свидетельства о браке и т.д.

Уведомить контрагентов
Сообщите своим контрагентам о смене фамилии, указав дату, с которой вы ее поменяли. Сделать это можно обычной рассылкой по электронной почте или по факсу. Это нужно, чтобы все документы, в которых фигурируют ваши данные (чеки, акты, договоры) заполняли на новую фамилию, иначе их можно будет признать недействительными.

Переоформить сотрудников
После смены фамилии нужно заключить со всеми работниками дополнительные соглашения к трудовым (или гражданско-правовым) договорам, а также внести изменения в трудовые книжки. Для этого следует указать, что у работодателя поменялась фамилия, и с определенной даты нужно считать договоры заключенными на новую фамилию. Если есть действующие документы, в которых фигурирует ваша фамилия (доверенности, пропуски, путевые листы), их тоже нужно переоформить.

Уведомить банк
Сменив фамилию, сообщите об этом банку, в котором у вас открыт счет. Предварительно уточните в самом банке, как это сделать, и какие документы предоставить. Иногда требуется личный визит и заполнение заявления по форме банка.

Заказать печать
Если вы используете печать с указанием вашей фамилии как ИП, ее тоже придется заменить. Заказывать печать следует после получения нового паспорта и внесения изменений в ЕГРИП. Если вы оставляли оттиск печати в органе или организации (например, в налоговой, УВД (на случай кражи), банке, т.д.), предоставьте им новый оттиск.

Пошаговая инструкция для новобрачных предпринимателей

Девушка-предприниматель спросила нас, как поменять фамилию, если вы ИП . Отвечаем.

Проще всего — выйти замуж, а фамилию не менять. Но если вы все-таки хотите взять фамилию супруга, то нужно начать с паспорта, а затем разобраться с остальными документами.

Поменять паспорт

Не позднее чем через 30 дней после заключения брака нужно подать документы на смену паспорта. Нести заявление нужно в территориальные органы МВД — их еще называют паспортными столами. Еще можно подать заявление через МФЦ или госуслуги.

Если вы подали документы в паспортный стол по месту жительства, паспорт меняют в течение 10 дней, в других случаях — в течение 30 дней.

Для смены паспорта понадобится:

Заявление на замену паспорта по форме № 1П.
Паспорт.
Две фотографии 35 × 45 мм.
Свидетельство о регистрации брака.
Квитанции об уплате государственной пошлины — 300 Р . Если оплатить на сайте налоговой или госуслуг, дадут скидку 30%.
Дополнительные документы для отметок в паспорте — военный билет, свидетельства о рождении детей до 14 лет.

Получить выписку ЕГРИП

Паспортный стол самостоятельно передает данные о смене фамилии в налоговую. ИФНС на основании этой информации вносит изменения в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей.

Потом вы можете заказать выписку из ЕГРИП для подтверждения внесенных изменений. Выписка бесплатная, ее выдают за 5 рабочих дней.

Если сведения в ЕГРИП не поменяли

Бывает, что информация долго идет из паспортного стола в налоговую. Вы можете ускорить процесс, если подадите заявление на внесение информации в ЕГРИП по форме № Р24001.

Внести изменения в свидетельство ИНН

Номер ИНН останется прежним, но сам бланк придется поменять. Для этого в ИФНС нужно подать заявление по форме № 2-2-Учет.

Новый бланк ИНН будет готов через 5 рабочих дней, но бывает, что при личном обращении его выдают в тот же день.

Сменить фамилию в СНИЛС

Страховой номер индивидуального лицевого счета, как и ИНН , не меняется, но нужно заменить само свидетельство. Для этого в пенсионный фонд нужно подать заявление по форме АДВ-2, карточку СНИЛС со старой фамилией приложить к заявлению.

Пенсионный фонд рекомендует подавать заявление в течение двух недель после смены фамилии. Заявление можно подать лично в ПФР , через МФЦ , госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР .

Новый СНИЛС можно забрать через 3 недели.

Сообщить банку и партнерам

Номера расчетных счетов сохраняются за вами — банк меняет только краткое и полное наименование ИП . Свяжитесь с банком до того, как вам поступит следующий платеж от контрагента.

Для смены фамилии ИП в Тинькофф-бизнесе напишите менеджеру в чат, он попросит у вас фотографии трех разворотов паспорта:

с вашей фотографией;
с информацией о регистрации;
с информацией о ранее выданных паспортах.

Еще потребуется свидетельство о заключении брака. Если новое свидетельство ИНН уже у вас — его присылайте тоже. После общения с менеджером нужно будет подписать обновленную анкету клиента в личном кабинете:

Процесс смены реквизитов не повлияет на работу вашего счета — платежи будут поступать и отправляться в обычном режиме. А вот если об изменениях вы не сообщите, то платеж может на некоторое время зависнуть.

Контрагентам напишите письмо в свободной форме. Если вы пользуетесь печатью, ее тоже нужно обновить.

По кредитам нужно связываться с банками. В Тинькофф-банке у вас попросят фото разворотов паспорта (с фото, регистрацией и сведениями о старых паспортах) и свидетельство о регистрации брака. По условиям банковского обслуживания мы просим клиентов сообщать нам о смене данных в течение 7 дней после получения нового паспорта.

Скорее всего, в других банках все устроено примерно так же, но лучше уточните.

Поменять водительское удостоверение

Как только вы поменяли фамилию, ваши старые права становятся недействительными. Вы не сможете ездить за рулем, пока не получите новые.

Чтобы заменить права, вам нужно подать заявление в ГИБДД лично, в МФЦ или через госуслуги. Права обычно меняют в течение дня, но точные сроки никто не оговаривает.

Госпошлина на замену прав — 2000 Р (ноябрь 2017). Если подавать заявление через госуслуги и оплачивать госпошлину по безналу, дадут скидку 30% — заплатите 1400 Р вместо 2000 Р .

В течение 10 дней после замены паспорта нужно поменять ПТС (паспорт транспортного средства) и СТС (свидетельство о регистрации транспортного средства) на машину. Меняют документы в ГИБДД , обычно в день подачи заявления. Госпошлина — 350 Р , при оплате через госуслуги — 245 Р .

госпошлина за замену водительских прав. Если платить на сайте, будет скидка — заплатите 1400 Р

Еще нужно поменять ОСАГО — подробности расскажут в вашей страховой.

Для каждой страховой компании свои нюансы по замене полиса. Уточните порядок действий и список документов в своей страховой, название можно найти на старом полисе.

Недвижимость

Регистрировать недвижимость на новый паспорт необязательно. При любой сделке с недвижимостью у вас попросят свидетельство о браке, на основании которого вы сменили фамилию.

Дополнительно нужно будет заплатить госпошлину 200 Р за изменение в росреестре ( ЕГРП ).

Автор: Светлана Валюнина главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Автор: Светлана Валюнина
главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
учетной политики и локальных нормативных актов;
переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

новый главбух;
действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
ключи от сейфов;
е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

непосредственно в самом акте;
в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
работу главного бухгалтера контролирует куратор;
работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
войти в курс дела;
точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Читайте также: