Чеки задним числом для налоговой

Опубликовано: 18.09.2024

На вебинаре компании Такском, на повестке дня которого была проходящая в России контрольно-кассовая реформа, начальник отдела Управления оперативного контроля ФНС Алексей Батарин ответил на вопросы налогоплательщиков. Представляем ответы на самые актуальные и сложные из них.

Я как индивидуальный предприниматель без работников сдаю в аренду нежилое помещение. Большинство трактует аренду как услугу и ссылается на неприменение ККТ до 2021 года. Однако другие считают, что аренду услугой называть нельзя, так как это отношения по передаче чего-либо во временное пользование: арендатор платит за пользование, а не за услугу, а услуги — это работы, выполняемые по заказу. Так что такое аренда?

Согласно Налоговому кодексу, статье 38, пункту 5, услуга — это деятельность, результаты которой не имеют материального выражения и реализуются в процессе осуществления такой деятельности. 54-ФЗ также оперирует терминами товары, работы, услуги. Аренда — это услуга по передаче в пользование имущества. Поэтому вы имеете все права на отсрочку.

Неспециализированные организации, не относящиеся к управляющим компаниям и сфере ЖКХ, оказывающие по ГПД услуги, например, по вывозу мусора, могут также применять льготу по формированию одного чека по итогу месяца? Второй вопрос: по запросу физлица ему надо выдавать чек, так как это сделать, если организация формирует единый чек по всем пользователям?

Единый кассовый чек для организаций ЖКХ формируется на ранее выданные авансы, то есть только по зачетам авансов. Вы все равно формируете каждый раз чек при поступлении денег от клиента, просто зачитываете вы их единым чеком. Единый чек формируется именно на зачет авансов, а не на все поступившие авансы. В вашем случае касса не нужна: вы организация, осуществляющая деятельность с другими организациями. По безналичной оплате касса не требуется.

Обязан ли индивидуальный предприниматель без наемных работников при оказании услуг по пассажирским перевозкам за наличный расчет применять ККТ?

Нет, не обязан. Для ИП без наемных работников, оказывающим услуги, предусмотрена отсрочка до 2021 года. При этом форма оплаты не важна.

Существует ли утвержденный перечень продукции собственного производства?

Нет, такого перечня не существует. Если какой-то продукт изготовлен вами лично — то это и есть собственное производство.

Работодатель производит удержание из зарплаты сотрудников за трудовую книжку. Выдавать ли чек?

Нет, не нужно. Это не составляет природу расчета.

МФК получены разъяснения от ФНС: «Если по условиям договора между клиентом и микрофинансовой организацией проценты и иные вознаграждения по займам не отделены от непосредственно суммы займа, то применение контрольно-кассовой техники не требуется». Что понимается под формулировкой? Клиент присылает платеж общей суммой, в которую входят и проценты, и пени.

Если вы для себя понимаете, где основной долг, а где процент, и в договоре это четко прописано, то это отделимые друг от друга суммы, и на них применяется касса. И тогда, если клиент погасил долг одним платежом, здесь четко понятно, что есть долг, а есть пени, штрафы и проценты. Все зависит от договора — обязан ли клиент отдельно оплачивать долг, отдельно штрафы, отдельно проценты. Если вдруг договор заключен непонятно, то тогда действительно это неотделимые суммы.

Чек коррекции не нужен, а вот чек на зачет аванса ситуацию исправит. Аванс в понимании форматов фискальных документов может быть как за оказанную услугу, так и за услугу, которая будет оказана в будущем.

Если после отбития чека на зачет аванса выясняется, что изменились данные — количество и стоимость услуг — необходим ли исправительный чек?

Да, чек коррекции необходим.

Можно ли в одном чеке указать всех абонентов, которые оплатили услугу?

Нельзя. Можно указать разные услуги в одном чеке, если оплатил один абонент, но нельзя указать в одном чеке разных абонентов.

Поступает оплата из банка от просто физических лиц и физических лиц, которые платят за юридических лиц. Чек на зачет аванса должен быть за всех физлиц, включая тех, кто платит за юрлица?

Да. Это необходимо, поскольку, если физлицо платит за юрлицо, то ФНС трактует это как расчет между физлицом и организацией.

По договору с российским юридическим лицом агентство выписывает авиабилеты иностранных авиакомпаний. Касса зарегистрирована в налоговой с признаком «Агент». При пробитии чека указывается тег 1222, признак агента по предмету расчета — это правильно?

Да, признак «Агент» - это правильно.

Надо ли в теге 1226 указать ИНН представительства иностранной авиакомпании? Что указывать в теге 1226, если у иностранной компании нет представительства в России?

Да, ИНН указывать нужно. Если представительства в России нет, тогда ничего не указывать. ФНС будет при контрольной деятельности ориентироваться на название иностранной организации.

Нужно ли применять ККТ организацией при возврате беспроцентного займа учредителю — физическому лицу? Займ выдавался без указания цели.

Займы по 54-ФЗ должны быть связаны с оплатой товаров, работ и услуг. Другие займы (для иных целей) не попадают под действие закона, а значит, не требуют применения ККТ.

Если подотчетному лицу не дали чек, либо выдали его без указания наименования нашей фирмы и ИНН, должна ли организация пробивать чек на расход, и в какой момент?

Во-первых, возврат и выдача денег подотчетному лицу — это не расчет. А когда подотчетное лицо получает какой-либо товар или услугу, касса применяется только одной стороной — продавцом. Подотчетное лицо с кассой не ездит.

Наше предприятие — туристическое агентство, оказывает услуги по агентским договорам (договорам комиссии за вознаграждение). К примеру, клиент оплачивал турпутевку в три этапа: 10, 20 и 30 июня, а заезд состоялся с 1 по 8 июля. Какой признак способа расчета мы должны отразить в чеке? В какой момент мы должны сделать зачет аванса?

У вас будет признак способа расчета «Предоплата». Зачет аванса производится в момент окончания тура.

Какой признак способа расчета указывать, если клиент полностью оплатил путевку 1 июля, а заезд с 20 по 30 июля?

Указывать надо «Предоплата 100%», а зачет предоплаты будет 30 июля.

У нас сельхозпредприятие. Работники покупают молоко, оплата производится за счет удержания из заработной платы. Должны ли мы пробивать чек и в какой момент?

Да, обязаны в момент выдачи товара. Однако если в рамках трудового договора вы пропишите, что вы молоко выдаете работникам, например, раз в неделю, и потом плату за молоко вычитаете из зарплаты, то тогда ККТ не нужно.

Является ли товарный чек основанием для составления авансового отчета?

Да, является.

Организация «А» покупает товар у организации «Б». В свою очередь «А» оказывает маркетинговые услуги «Б». Нужно ли пробивать чек при зачете встречных требований между данными ООО?

Если расчеты происходят в безналичном порядке без применения электронного средства платежа, то ККТ не требуется.

В каких случаях при расчетах между организациями обязательно применение ККТ?

Только при оплате наличными, либо при оплате банковской картой с ее предъявлением.

Я ИП без наемных работников, планирую оказывать туристические услуги. Надо ли мне устанавливать кассу при безналичном расчете? Могу ли я пользоваться бумажным БСО, если физлицо перечисляет деньги мне на расчетный счет?

До 2021 года вы вправе не использовать кассу. Вы имеете право выдавать бумажный БСО.

У директора ООО есть корпоративная карта на его имя, привязанная к расчетному счету его организации. Он ею пользуется для оплаты бензина и канцтоваров. В чеках печатаются последние номера карты и ФИО директора. По списанным суммам директором, как подотчетником, составляется авансовый отчет. Должны ли с 1 июля 2019 года продавцы выдавать ему чек с наименованием и ИНН нашей организации? Считается ли такая оплата с карты оплатой с предъявлением электронного средства платежа?

Да, должны. Корпоративная карта является электронным средством платежа.

Мы оказываем услуги по ведению реестра владельцев ценных бумаг. Большая часть операций осуществляется без непосредственного взаимодействия с физическими лицами. Документ присылается по почте, а оплата наших услуг осуществляется в безналичном порядке: прием наличных в банке на наш счет, либо перечисление через банкомат. Должны ли мы применять ККТ? Если да, то как вручить чек клиенту, если он не появляется в офисе?

Предприятие удерживает коммунальные услуги из заработной платы сотрудников. Нужно ли пробивать на эти операции чек?

Если все удержания зарплаты, питание, коммунальные услуги, проезд, прописаны в ваших трудовых отношениях, то есть в договоре с сотрудниками, то все это рассматривается ФНС как внутренние отношения внутри организации, и касса не нужна. Если это не прописано в трудовых документах, то касса нужна.

Чек самозанятого служит подтверждением доходов плательщика НПД. Если вы хотите оформиться как самозанятый, чек выдавать придется обязательно. Но при этом кассовый аппарат вам не потребуется. Как зарегистрироваться, как выглядит чек самозанятого, какие реквизиты он содержит, и как сформировать чек самозанятому для физических и юридических лиц, — об этих и других важных вопросах вы узнаете в нашей статье.

Самозанятые нужны ли чеки

Многих желающих стать самозанятыми интересует вопрос, как налоговая будет понимать, что это именно доходы с самозанятой деятельности, а не иные поступления. Так вот, расчеты за товары и услуги нужно отражать в приложении «Мой Налог», тогда они считаются объектом налогообложения НПД. Для отражения поступлений финансов, формируются электронные чеки. Обязательно ли выдавать чек клиенту, будь то физическое или юридическое лицо? Ответ — да. Самозанятый чек выдавать обязан. Нарушителей ждут штрафы. Пока не ясно как налоговая будет контролировать, например, поступление наличных денег.

Как самозанятый выдает чек

При расчетах за товары и услуги самозанятый выдает чек в электронной или бумажной форме. Распечатать чек, если нужна именно бумажная форма, можно на обычном принтере или принтере чеков.

Как сформировать чек самозанятому:

Как самозанятый может передать чек клиенту

Распечатать электронный чек на принтере и выдать клиенту бумажную копию.

Показать QR-код на экране телефона для считывания.

Когда самозанятый должен проводить оплату

Отражать доходы самозанятый должен непосредственно при расчетах с клиентом. Однако, и тут есть исключение, когда доходы можно отражать до 9 числа следующего месяца. Исключение распространяется на средства, полученные в результате банковского платежного перевода на расчетный счет, и доходы, полученные через агентов. В приложении самозанятый указывает дату расчета с клиентом (даже если эта дата уже миновала).

Согласно части 3 ст. 14 ФЗ №422, если плательщик НПД работает через посредника, то чек формирует посредник, если по закону он применяет онлайн-кассу.

Онлайн чек самозанятых: реквизиты

Согласно п. 6 ст. 14 ФЗ №422 чек самозанятого должен содержать следующие реквизиты:

Образец чека самозанятого

Особенности формирования чека самозанятым

Многих интересует вопрос, нужно ли каждый раз заново вводить название услуги или товара? В данном случае это не обязательно. Можно воспользоваться историей платежей и при необходимости повторить платеж изменив сумму для этой услуги (товара). Для этого войдите в историю операций, откройте нужный чек и нажмите «повторить».

А как пробить чек самозанятому, если приложение не работает? Если «Мой налог» не работает на смартфоне, рекомендуется провести платеж на сайте ФНС в личном кабинете «Мой налог».

Как выглядит чек самозанятого — образец

Аннулирование чека или как отменить чек

Бывают случаи, когда платеж проведен, но нужно отменить чек, например, клиент возвращает товар, или отказывается от заказанной услуги. В такой ситуации можно аннулировать чек самозанятого. Для плательщиков НПД налог рассчитывается в 10-12 числах. Все налоги вычисляются с учетом проведенных и аннулированых чеков за период. Нужно знать, что при аннуляции чека, уведомление об уменьшении налога не придет. После 12 числа самозанятый получит сумму налога при учете всех корректировок.

Аннулирование чека самозанятого образец

Самозанятые чек физическому лицу

При расчетах с физическими лицами (покупателями) чек также выдавать необходимо. В чеке указываются обязательные реквизиты кроме ИНН покупателя. Если покупатель не хочет сообщать вам номер телефона или e-mail, то можно просто показать QR-код в чеке.

Чек от самозанятого юридическому лицу

При расчетах с организациями и предпринимателями самозанятому может потребоваться договор. Если рассчеты осуществляются здесь и сейчас, то договор может быть заключен в устной форме, если иное не предусмотрено законом и нет необходимости в нотариальном оформлении. Подтверждением договора выступает оплата. Письменный договор требуется в случае, если сумма сделки больше 10 тыс. руб., одно из сторон является юридическим лицом, если согласно законодательству письменный вариант обязателен.Чек от самозанятого юридическому лицу должен содержать все обязательные реквизиты, включая ИНН заказчика (ответственность за предоставление ИНН лежит на заказачике). Для подтверждения расходов ЮЛ понадобится чек с его ИНН. Если ИНН и реквизиты не известны, то продажа формируется по форме как для физлица.

Чеки самозанятых при оплате в иностранной валюте

Если платеж самозанятому поступает в иностранной валюте, обязанность выдавать чек сохраняется. В приложении при пробитии чека необходимо отметить, что это продажа ЮЛ с признаком «Иностранная организация». При валютном платеже вам понадобится конвертировать сумму, полученную от иностранного клиента. Стоимость в чеке расчитывается по курсу Центробанка. В чек вносится окончательная сумма конвертации в рублях. Пробивать чек нужно, когда средства уже поступают на расчетный счет после валютного контроля. Расчет по курсу центробанка производится от текущего дня. Чек передается покупателю при расчетах в такой безналичной форме до 9 числа месяца, следующего за налоговым периодом.

Платежи в нерабочее время

Если от клиента поступил платеж ночью или, например, в выходной день, то выдать платежный документ можно на завтрашний день. В такой ситуации налоговая штрафовать не будет. Если же вы заметили платеж несколько позже, то нужно провести его задним числом. Если платеж происходит при прямом контакте с покупателем, то чек нужно выдать в момент платежа. Если же вы общаетесь заочно или происходит оплата по безналу, то чек можно выдать до 9 числа следующего месяца.

Как распечатать чек самозанятому

Чтобы распечатать чек самозанятому, достаточно подключить телефон к принтеру, например, по сети Wi-Fi или Bluetooth, или подключить принтер к компьютеру. Можно использовать обычный принтер или принтер чека (есть удобные мобильные версии для подключения напрямую к смартфону). Вывести чек на печать можно напрямую с телефона.

Видео: Образец чека самозанятого, как пробить и выдать чек

Самозанятые штрафы в 2020 году

Для самозанятых нарушителей законодательство, а именно ФЗ №422 и Налоговый кодекс РФ, предусматривает штрафные санкции. Так за нарушение сроков выдачи чека (приравнивается к отправке данных о расчетах в ФНС) положен штраф равный 20% от суммы расчетов, но не менее 200 руб. За повторное нарушение штраф будет равен полной сумме расчета. Если самозанятый гражданин чек не выдал, то об этом в ФНС может сообщить заказчик через форму обращения на сайте, и тогда точно последует штраф. При не соблюдении сроков оплаты налога начисляются пенни.

Таким образом, плательщики НПД чеки выдавать обязаны без применения кассы. Формировать чеки можно через Мой налог или в приложениях банков, например, Сбербанк.

Кассовая дисциплина – словосочетание, хорошо знакомое как ООО, так и индивидуальным предпринимателям. Ведь в коммерческой деятельности практически невозможно обойтись без наличных денежных расчетов. И речь не только о доходах, когда вы принимаете оплату, но и расходах.

Например, покупка канцелярии, оплата почты, нотариуса – чаще всего подобные траты оплачиваются наличными. Любые расходы наличных, по Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, должны обязательно фиксироваться в кассовой книге. Простыми словами, соблюдать кассовую дисциплину – значит записывать: какое количество наличных денег вы внесли в кассу и какое количество взяли.

Что за зверь такой – контрольно-кассовая дисциплина, кто обязан ее соблюдать и как, чем грозит несоблюдение предъявляемых к ней требований? Разберемся с этим.

Кассовая дисциплина. Что это такое?

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

Главные правила кассовой дисциплины для ИП и ООО

Вот что к ним относится:

Оформление кассовых документов. На каждое поступление и каждую выдачу наличных составляются соответствующие документы.

Следование правилам выдачи наличных денег сотрудникам. Проще говоря, тратить наличку разрешается только на определенные цели.

Соблюдение лимита расчетов наличными между двумя юрлицами. Размер суммы в 100 тысяч рублей за один договор определен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Кому необходимо соблюдать кассовую дисциплину

Соблюдение кассовой дисциплины предписано всем ИП и ООО независимо от наличия/отсутствия контрольно-кассовой техники и применяемой СНО. Узнать, кто может не применять онлайн-кассы в 2021 году можно из нашей статьи.

С июня 2014 года у ИП появилась возможность вести кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Теперь они избавлены от необходимости соблюдать лимит остатка кассы (кстати, это действует и для небольших организаций с годовым доходом не более 800 млн рублей и с численностью работников не более 100), формировать кассовые документы, вести кассовую книгу.

Предпринимателям необходимо только делать оформление документов при выплате зарплаты (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Кассовые документы

Все кассовые операции проводит кассир или другой работник, назначенный руководителем юрлица или предпринимателем из числа своих сотрудников. Он наделяется соответствующими полномочиями.

Оформление кассовых документов является обязанностью главного бухгалтера, или сотрудника, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета. Однако этим может заниматься и руководитель ООО или непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Для всех кассовых документов в 2021 году действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО формируется в одном экземпляре по форме КО-1, ОКУД 0310001 при каждом поступлении наличных денег в кассу организации, например:

платежи от покупателей, заказчиков,

внесение денег (для выплаты зарплаты, командировочных, от учредителей в уставной капитал).

Ордер 0310001 состоит из двух частей: отрывной квитанции и самого ордера. Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером, кассиром, заверяется печатью и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе.

Если наличность оформляется фискальным чеком или бланком строгой отчетности (БСО), то согласно п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У кассиру разрешается составлять один приходный ордер на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день, подтвержденную этими документами.

Форма ПКО заполняется от руки, либо на компьютере (тогда распечатывается и подписывается).

В 2021 году почти все организации и ИП при расчетах обязаны применять онлайн-кассы (исключения перечислены в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Поэтому при приеме наличных денег за товары или услуги оформление ПКО не отменяет оформление кассовых чеков.

МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ.

Расходный кассовый ордер (РКО)

Каждая выдача наличных денег из касс организаций происходит по расходному кассовому ордеру по форме КО-2, ОКУД 0310002.

РКО формируется в одном экземпляре, подписывается всеми ответственными лицами и сотрудником, получающим денежные средства. Принимая документ, кассир проверяет правильность оформления расходного ордера, наличие всех подписей и документ, удостоверяющий личность сотрудника.

По указанию Банка России наличная выручка расходуется только на строго определенные цели. Ордер 0310002 выдается на:

оплату поставщикам, подрядчикам,

возврат денег (при отказе от товара, оплаченного наличными).

ПКО и РКО действительны именно в день оформления. При их заполнении не допускаются даже самые незначительные исправления и помарки. Организации и ИП должны вести учет приходных и расходных ордеров, т. е. заносить их в специальный журнал регистрации ордеров (форма КО-3).

Кассовая книга

В этом обязательном бухгалтерском документе осуществляется письменное ведение учета всех поступлений и расходов наличных денег, проходящих через кассу организации.

Для кассовой книги утверждена форма КО-4, но можно использовать и свою форму. Документ выглядит как бумажный журнал с титульным листом и листами со специальной таблицей. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и заверена печатью.

Записи ведет кассир на основании каждого РКО и ПКО, сформированных за день. По завершении работы кассир обязан соотнести данные книги и ордеров, вывести сумму остатка наличных денег по кассе и закрепить все подписью. Дальнейший контроль осуществляет главный бухгалтер и тоже расписывается в книге. Если за весь рабочий день никаких операций по кассе не происходило, то заполнять документ нет необходимости.

Кассовая книга ведется в одном экземпляре (даже при разных СНО), но при наличии у компании выделенных подразделений, каждое из них ведет свою кассовую книгу. Копии ее листов передаются в главный офис в нужные сроки, установленные организацией.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость

Данными документами оформляется выдача сотрудникам заработной платы, премий, стипендий и другие выплаты.

Ведение кассовых документов допускается не только в бумаге, но и в электронном виде. Во втором случае документы оформляются с обеспечением их полной защиты от неправомерного доступа и подписываются электронными подписями.

Стоит сказать, что книга учета БСО, КУДиР, документы, необходимые при использовании кассового оборудования (журнал и отчет кассира), не причисляются к кассовой дисциплине.

Установление лимита по кассе

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).

В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Деньги на личные нужды

Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.

Налоговая проверка кассовой дисциплины

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

Что будет за нарушение правил кассовой дисциплины

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;

От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).

Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:

для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Как контролировать деньги в кассе и работу кассира

Чтобы осуществлять контроль денег в кассе и работу кассира, необходима онлайн-касса с личным кабинетом. При наличии интернета, предприниматель может зайти в личный кабинет через любой браузер и увидеть выручку в кассе за день, сколько денег в кассе на текущий момент, остаток денег в кассе, кому осуществлялись выдачи денежных средств, возвраты, продажи.

Такой личный кабинет есть у всех МТС Касс. Более того, в МТС Кассу сразу встроен товарный учет, что еще больше облегчает работу магазинов и контроль владельцам.

Предприниматели, которые перешли на кассы МТС, отмечают, что практически полностью избавились от постоянных недостач и излишков в кассе. Появился порядок с товарными запасами, каждая позиция учтена и отслеживается, есть прозрачная картина по заказам товаров.

Расходы принимаются к учету при наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Оправдательные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Требования к документам, подтверждающим подотчетные расходы

Организация вправе учесть подотчетные расходы при наличии авансового отчета работника, к которому должны быть приложены документы, оформленные надлежащим образом.

Если расчеты были произведены с применением ККТ, оправдательные документы должны быть сформированы в соответствии с положениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», (далее – Закон № 54-ФЗ) (письмо Минфина России от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298).

Если расходы подтверждены чеком ККТ, то он должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ. К ним относятся, в частности:

наименование документа;
порядковый номер за смену;
дата, время и место осуществления расчета;
ИНН организации – пользователя ККТ;
применяемая при расчете система налогообложения;
наименование товаров, работ, услуг;
регистрационный номер ККТ;
заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
фискальный признак документа.

Эти реквизиты являются обязательными как для кассового чека, так и бланка строгой отчетности.

Когда документы, которые приложили к авансовому отчету, оформлены с нарушениями, например, не содержат обязательных реквизитов, то расходы по такому авансовому отчету нельзя учесть по налогу на прибыль.

Поскольку в таком случае Минфин не считает эти расходы документально подтвержденными (письма Минфина России от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915, от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

QR-код – обязательный реквизит чека ККТ

QR-код является обязательным реквизитом чека ККТ и БСО (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Позиция чиновников такова, что если в чеке нет QR-кода, то расходы являются неподтвержденными.

Следовательно, если к авансовому отчету приложен кассовый чек без QR-кода, то расходы по этому чеку нельзя учесть по налогу на прибыль.

Например, для подтверждения расходов на проезд и вычета НДС необходим билет и чек ККТ.

При этом билет может выдаваться покупателю без «классического» чека.

В этом случае клиент должен иметь возможность самостоятельно считать QR-код и скачать кассовый чек на телефон или компьютер через информационный сервис или мобильное приложение.

В таком случае этот чек приравнивается к обычному чеку, поэтому работник вправе распечатать его и предъявить работодателю для подтверждения своих расходов на командировку.

Если же по какой-либо причине печать QR-кода невозможна, то в бланк проездного билета должны быть включены 6 реквизитов кассового чека.

К ним относятся:

QR-код либо дата и время осуществления расчета;
порядковый номер фискального документа;
признак расчета и его сумма;
заводской номер фискального накопителя;
фискальный признак документа.

Такой вывод сделала ФНС в своей информации от 15.05.2020 «Налоговая политика и практика: как учесть расходы на транспорт для получения вычета по НДС на командировки сотрудников».

Учет расходов по чеку ККТ без QR-кода приведет к спорам с налоговиками

Если организация учтет расходы по чеку ККТ без QR-кода, ей не следует забывать о возможных претензиях налоговиков.

В защиту позиции организации можно в таком случае привести следующие аргументы.

В ряде случаев организации могут быть либо полностью освобождены от применения ККТ, либо вправе не использовать ее.

Расходы учитываются по налогу на прибыль организаций, если подтверждающие документы не только оформлены в соответствии с законодательством РФ, но из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (письмо Минфина России от 05.12.2019 № 03-03-06/2/94579).

Сам же кассовый чек только подтверждает факт расчетов, но не является документом, который обосновывает экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности.

А ошибки в первичных учетных документах, которые не препятствуют идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость и другие обстоятельства, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов по налогу на прибыль.

К таким выводам приходили представители Минфина в письмах от 26.11.2019 № 03-03-06/1/91715, от 13.04.2016 N 03-07-11/21095.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование