Расходы по подбору персонала при усн доходы минус расходы

Опубликовано: 25.04.2024

Все расходы, которые можно учесть при УСН «доходы минус расходы», перечислены в ст. 346.16 НК РФ. Но кроме списка разрешённых расходов, нужно знать правила их признания. Из-за обобщённых и размытых формулировок упрощенцы сталкиваются со множеством неурегулированных ситуаций, в которых цена ошибки — доначисление налога, пени и штрафы. Разберемся с правилами учёта расходов, в признании которых часто встречаются ошибки.

Расходы на борьбу с коронавирусом
Расходы на переподготовку кадров
Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля
Расходы на объекты интеллектуальной собственности
Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Расходы на борьбу с коронавирусом

Это новый вид расходов, который появился в 2020 году. В связи с ним п. 1 ст. 346.16 НК РФ в апреле дополнили пп. 39, который позволяет учесть на упрощёнке следующие расходы:

на покупку спецодежды, масок и перчаток для сотрудников;
покупку санитайзеров, термометров, лабораторного оборудования, обеззараживающих приборов;
дезинфекцию помещений.

Внимание! Работодатели, которые за свой счёт тестировали сотрудников на коронавирусную инфекцию COVID-19 и антитела к ней, не могут учесть эти расходы при расчёте налога на УСН (Письмо Минфина от 23.11.2020 № 03-11-06/2/101770).

Расходы на подготовку и переподготовку кадров

При расчёте налога на УСН можно учесть расходы на обучение, если они соответствуют следующим требованиям (пп. 33 п.1 ст. 346.16 НК РФ):

На обучение отправили сотрудников налогоплательщика (письмо Минфина от 09.08.2013 № 03-11-11/167).
У образовательного учреждения есть лицензия.
Договор заключён между образовательным учреждением и работодателем. Оплату по договору, оформленному на сотрудника, учесть в расходах нельзя (письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

Расходы на обучение должны быть экономически обоснованы. Это значит, что обучаемый сотрудник должен применять полученные знания на своём рабочем месте. Например, организация оплатила курсы английского языка. По запросу налоговой, возможно, придётся пояснить, как работники будут использовать полученные знания. Если для общения с иностранными клиентами или подготовки документов, то расход обоснован. А если курсы задумывались как способ повысить привлекательность компании как работодателя, затраты нельзя включать в расходы.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля

Основная трудность в учёте компенсаций за использование личного транспорта — правильное документальное оформление. Если выплачивать деньги без обоснования, возможны проблемы не только с расходами при УСН, но и с НДФЛ и страховыми взносами. Чтобы избежать ошибок, необходимо сделать следующее:

С каждым сотрудником, получающим компенсацию, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).
В соглашении закрепить порядок расчёта суммы компенсации, расход ГСМ (например, 5.5 л на 100 км).
Продумать систему учёта использования автомобилей в служебных целях. Это могут быть путевые листы на поездки, общая ведомость учёта, в которой отражается дата, время убытия и прибытия, куда поехал, количество проеханных километров. Цель учёта — обеспечить возможность в конце месяца понять, сколько километров сотрудник проехал в служебных целях.
Собрать чеки на ГСМ.

Если всё оформлено верно, с выплаченных компенсаций не придётся платить НДФЛ и страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Для целей налогообложения можно учесть расходы на компенсацию использования личного транспорта только в пределах норм (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

1200 рублей в месяц для автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2 000 куб. см.;
1500 рублей в месяц — для автомобилей с двигателем более 2000 куб. см.

По мнению Минфина, в этот норматив входят ГСМ, ремонт, парковка и прочие расходы. Поэтому даже если вы установили ежемесячную компенсацию в большем размере, в расходах при УСН можно будет учесть только сумму в пределах лимита.

Расходы на объекты интеллектуальной собственности

Объекты интеллектуальной собственности перечислены в ст. 1225 ГК РФ. Это программы для ЭВМ, товарные знаки, аудиовизуальные произведения, полезные модели, базы данных и другое. Метод учёта затрат зависит от того, в какую статью НК РФ включен тот или иной объект.

Нематериальные активы, которые будут использоваться более 12 месяцев (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). После оплаты их можно включать в расходы равномерно, по отчётным периодам, до конца года, в котором был приобретён нематериальный актив (п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, вы купили товарный знак за 100 000 рублей в феврале 2021 года и оплатили в этом же месяце. В течение четырёх кварталов года, нужно будет учитывать в расходах по ¼ суммы — по 25 000 рублей. Еще один товарный знак за 100 000 рублей купили в июле. Его стоимость будет учтена в расходах в третьем и четвёртом кварталах по ½ от стоимости — по 50 000 рублей.
Объекты интеллектуальной собственности, перечисленные в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — исключительные права на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для ЭВМ, базы данных, ноу-хау, топологии интегральных микросхем и права на их использование на основании лицензионного договора. Такие расходы можно учесть сразу в полной сумме.

Нередко приобретённый объект интеллектуальной собственности подпадает под оба пункта одновременно. Допустим, вам нужно учесть расходы на покупку базы данных, которая будет использоваться более 12 месяцев. Получается, можно применить как пп. 2 п. 1 ст. 346.16, так и пп. 2.1 п.1 ст. 346.16. В таких случаях выгоднее использовать пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 и списать в расход всю сумму сразу. А если приобретаете исключительные права на объекты интеллектуальной собственности, которые не упомянуты в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16, то тогда следует использовать только пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В отдельный пп. 19 п. 1 ст. 346.16 выделены расходы на приобретение неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных, а также их обновление по договорам с правообладателем. Если вы используете Норматив или Экстерн, то расходы на их приобретение и обновление учитывают по правилам пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — в полной сумме после оплаты.

Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Оплату путёвок для сотрудников включают в состав расходов на оплату труда, перечисленных в ст. 255 НК РФ. Эти правила распространяются и на УСН, поэтому упрощенцы могут уменьшить налоговую базу за счёт расходов на внутренний туризм и отдых своих работников. Но есть несколько условий:

Максимальный размер расходов — 50 000 рублей на человека (п. 24.2 ст. 255 НК РФ). Это значит, что если путёвка взрослого стоит 65 000 рублей, а ребёнка 30 000, то в расходы пойдёт 80 000 рублей, а не 95 000 рублей.
В расходы можно включить не только стоимость путёвки для работника, но и для членов его семьи.
Распространяется только на поездки по России.
Это должен быть комплексный турпродукт — путёвка, которая куплена у туроператора. В неё могут входить проезд, проживание, питание, экскурсии, страховки и другое, но это должен быть единый пакет услуг по договору между туроператором или турагентом и работодателем.

С 01.01.2022 вступают в силу поправки в НК РФ, разрешающие работодателю учитывать расходы на санаторно-курортное лечение работников по прямому договору с санаторием, а также компенсировать затраты работников и членов их семей (Федеральный закон от 17.02.2021 № 8-ФЗ).

Есть лимит включения таких расходов в налоговую базу (п. 16 ст. 255 НК РФ). Совокупные социальные расходы организации, например, на медицинские страховки для сотрудников и расходы на внутренний туризм, не могут превышать 6 % от ФОТ работодателя.

Елена Тарасова, юрист, налоговый консультант
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

«Клерк» Рубрика Налоги, взносы, пошлины

В практической деятельности любой организации рано или поздно возникает ситуация, связанная с необходимостью поиска и приема на работу новых сотрудников. Причины, побуждающие предприятие заняться подбором специалистов, могут быть разными – расширение предпринимательской деятельности, увольнение прежнего работника и т.п. Различными могут быть и способы комплектации штата. Осуществлять подбор кадров организация может либо собственными силами, либо с помощью специализированных (рекрутинговых) компаний. В любом случае у фирмы возникают расходы. Отражение затрат предприятия в бухгалтерском учете, возможность включения их в налоговые расходы и принятия НДС к вычету – обо всем этом и будет рассказано в данной статье.

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99 [1] расходы организации, связанные с подбором сотрудников, относятся к управленческим и признаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности, формирующим себестоимость продукции (работ, услуг). При этом согласно требованиям п. 18 ПБУ 10/99 данные расходы отражаются в том отчетном периоде, в котором они имели место быть, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Таким образом, в случае если организация по условиям договора перечисляет предоплату кадровому агентству или в СМИ за размещение объявления, то расходы в учете признаются на дату подписания сторонами акта об оказанных услугах. До этого момента перечисленные денежные средства отражаются на счете 60 субсчет «Авансы выданные».

Налоговый учет

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных компаний по подбору персонала относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. НК РФ не содержит никаких ограничений по учету рассматриваемых расходов в целях налогообложения, кроме тех, что установлены ст. 252 НК РФ , а именно:

– расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты;

– под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

– под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

– расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

По мнению МНС России , если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, представленных специализированными компаниями по подбору персонала, произведенные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные расходы и учитывать для целей налогообложения ( п. 6 разд. 5.4 Методических рекомендаций по налогу на прибыль [2] ).

Такой подход, по нашему мнению, не обоснован в силу того, что формулировка пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ не содержит требования делить произведенные расходы в целях налогообложения на успешные и безуспешные, а позволяет учитывать их в полном объеме. Кроме того, само понятие предпринимательской деятельности означает деятельность, осуществляемую на свой риск.

… Предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг ( п. 1 ст. 2 ГК РФ ).

Другими словами, если предприятие, осуществляя расходы на подбор специалистов (собственными силами или с помощью специализированных фирм), не нашло нужных работников, это не означает, что понесенные в связи с этим расходы не являются экономически оправданными. Экономическая обоснованность расходов объясняется в данном случае тем, что предприятие ставило перед собой цель и могло нанять сотрудников для ведения предпринимательской деятельности и получения благоприятных экономических результатов. Причиной того, что фирма, понеся расходы по подбору специалиста, тем не менее не заключила с ним трудового договора, может быть отказ самого кандидата по тем или иным обстоятельствам.

В данном случае недостаточно четкая формулировка закона может стать причиной многочисленных конфликтов между налогоплательщиками и налоговыми органами. Если организация, считая понесенные расходы экономически оправданными, уменьшит на их сумму налоговую базу, а налоговый инспектор, исходя из обратного, исключит их из расходов, то это повлечет начисление не только недоимки по налогу на прибыль, но также пени и штрафа. Поэтому налогоплательщик должен принять решение: либо не учитывать в уменьшение прибыли произведенные расходы, не давшие положительного результата, либо предпринять соответствующие меры по дополнительному экономическому обоснованию рассматриваемых затрат.

Конкретные критерии экономической обоснованности этих расходов выработает, скорее всего, только судебная практика. В настоящее время автору неизвестны случаи рассмотрения споров по данному вопросу в арбитражных судах.

Признание расходов в виде оплаты услуг рекрутинговых компаний, а также за размещение объявлений в печатных изданиях или на телевидении зависит от метода, выбранного организацией. Так, при методе начисления , в соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, датой осуществления расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) признается:

– дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

– дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

– последний день отчетного (налогового) периода.

При кассовом методе расходы будут признаны только после фактического погашения задолженности за оказанные услуги (п. 3 ст. 273 НК РФ ).

Организации, работающие на «упрощенке», не могут уменьшить свои доходы на затраты по подбору персонала. Сделать это не позволяет ст. 346.16 НК РФ , содержащая закрытый перечень расходов.

Расходы организации по подбору персонала отражаются по строке 100 «Другие расходы» приложения 2 к листу 2 декларации по налогу на прибыль [3] .

Особенности набора персонала через специализированные организации

Если организация планирует осуществлять поиск и подбор работников с привлечением специализированных фирм, ей необходимо иметь в виду следующее.

Услуги специализированных организаций могут квалифицироваться не только как услуги по подбору кадров, но и как информационные услуги. Последние учитываются в целях налогообложения на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ . Определяющей здесь будет формулировка обязанностей исполнителя. Например, если в обязанности агентства входят проведение собеседования, профессиональное тестирование, проверка представленных кандидатами рекомендаций, изучение биографических данных претендентов, то эти услуги следует отнести к услугам по подбору персонала. Если исполнителю поручены сбор и анализ информации, представление сведений об имеющихся в базе данных лицах, осуществляющих поиск работы, то эти услуги будут являться информационными. Заключение договора на информационные услуги и правильное оформление акта об оказанных услугах позволит организации – заказчику учесть все расходы в уменьшение прибыли при расчете налога.

Трудности при подтверждении экономической оправданности произведенных расходов могут возникнуть, в частности, у тех налогоплательщиков, которые для поиска специалиста на одну и ту же вакансию заключают договоры с несколькими кадровыми агентствами или самостоятельно ищут нужного сотрудника путем размещения в СМИ объявлений параллельно с подбором через рекрутинговую фирму, неся при этом расходы, а также при наличии в штате предприятия кадровой службы, если в должностные обязанности кадровиков входит подбор персонала. В подобных случаях предприятию понадобятся дополнительные убедительные доказательства правомерности уменьшения налоговой базы на сумму произведенных затрат или не учитывать их в налоговых расходах.

Бухгалтеру необходимо обратить внимание на содержание формулировок заключаемого с агентством договора. Так, в частности, возможно, что специализированная фирма предложит вам типовую форму договора, один из пунктов которого предусматривает обязанность кадрового агентства произвести бесплатную замену работника, не выдержавшего испытательный срок. Ясно, что фактически это небесплатно, так как стоимость услуг по договору включает и эти возможные дополнительные затраты агентства. Тем не менее, следуя формулировке данного пункта, предприятие может понести дополнительные расходы. Связано это с тем, что согласно п. 8 ст. 250 НК РФ безвозмездно полученные услуги являются внереализационным доходом. Налоговый инспектор не упустит возможности начислить недоимку с рыночной стоимости услуг по подбору персонала, пени и штраф по налогу на прибыль. Лучше сформулировать этот пункт таким образом, что специализированная компания обязуется произвести замену работника, не прошедшего испытательный срок, при этом договорная стоимость услуг включает в себя и расходы на его замену.

Особенности самостоятельного подбора кадров

Часто, размещая в средствах массовой информации объявления о вакансиях, перед бухгалтером встает вопрос о том, нужно ли с этих затрат начислять и уплачивать налог на рекламу. Ответ на него содержится в Законе «О рекламе» [4] . Согласно ст. 2 закона рекламой признается « распространяемая в любой форме, с помощью любых средств информация о физическом или юридическом лице, товарах, идеях и начинаниях (рекламная информация), которая предназначена для неопределенного круга лиц и призвана формировать или поддерживать интерес к этим физическому, юридическому лицу, товарам, идеям и начинаниям и способствовать реализации товаров, идей и начинаний ». Таким образом, расходы по размещению в СМИ объявлений о поиске работников не должны включаться в облагаемую налогом на рекламу базу.

Существует еще одно условие, соблюдение которого является обязательным не только для подтверждения правомерности учета затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли, но и для подтверждения того факта, что объявления не носят рекламного характера. Предприятию необходимо иметь тексты своих объявлений. Очевидно, что при публикации в печатных изданиях объявлений подтвердить их содержание не составит особого труда. В этом случае достаточно иметь печатное издание (либо вырезку из него, либо его ксерокопию). При размещении объявлений в теле- или радиоэфире их полный текст необходимо привести в акте приемки оказанных услуг.

Принятие НДС к вычету

Очевидно, что возможность принять НДС к вычету имеется только у организаций, являющихся плательщиками данного налога. Кроме того, должны выполняться все условия, предусмотренные ст. 171, 172 НК РФ , а именно:

– услуги фактически оказаны;

– произведена оплата услуг сторонней организации;

– имеется счет-фактура, составленный в соответствии с требованиями законодательства;

– сумма НДС выделена в первичных учетных (акт) и в расчетных (квитанция приходного кассового ордера, чек ККТ, платежное поручение) документах.

Важным в данном случае является правильное определение момента фактического оказания услуг. При самостоятельном подборе специалистов путем размещения объявлений об имеющихся вакансиях и требованиях к кандидатам моментом оказания услуг будет дата выхода печатного издания, теле- или радиопередачи. При привлечении рекрутинговой компании платеж чаще всего осуществляется в два этапа: 1-й – предоплата после подачи заявки и заключения договора, 2-й – окончательный расчет после подписания сторонами акта об оказанных услугах. В этом случае правомерность применения налогового вычета будет определяться условиями заключенного договора.

Пример 1.

ООО «Вектор» заключило со специализированной фирмой договор об оказании услуг по подбору не менее трех кандидатов на должность юриста. По условиям договора услуги считаются оказанными по истечении трехмесячного испытательного срока и после утверждения в должности специалиста.

Цена договора – 11 800 руб., в том числе НДС – 1 800 руб. Договором предусмотрена уплата агентству аванса в течение трех дней с даты его подписания в размере 5 900 руб. и окончательный расчет в течение трех дней после утверждения специалиста в должности.

В марте с одним из трех представленных кандидатов был заключен трудовой договор, предусматривающий испытательный срок для специалиста в течение трех месяцев. В июне, после завершения испытательного срока, работник был утвержден в должности юриста.

В данном случае право на принятие НДС в сумме 1 800 руб. к вычету и на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов по оплате услуг кадрового агентства в размере 10 000 руб. у предприятия возникнет только в июне. Именно в этом месяце между предприятием и агентством будет подписан акт приемки оказанных услуг.

Пример 2.

Допустим, что договором предусмотрено, что если в течение испытательного срока принятый работник будет уволен (или уволится сам), то агентство обязуется представить еще одну кандидатуру. При замене специалиста услуги считаются оказанными в момент его выхода на работу, независимо от того, пройдет он испытательный срок или нет.

Цена договора – 11 800 руб., в том числе НДС – 1 800 руб. Оплата производится в следующем порядке:

а) 2 950 руб. (в том числе НДС – 450 руб.) – в течение трех дней от даты подписания договора;

б) 2 950 руб. (в том числе НДС – 450 руб.) – в течение трех дней после выхода специалиста на работу;

в) 5 900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.) – в течение трех дней после завершения испытательного срока и утверждения специалиста в должности.

Пусть первый представленный специализированной фирмой работник был уволен в течение испытательного срока. Агентство, получив письменное уведомление заказчика, представило дополнительно трех кандидатов, один из которых был принят на работу. В этом случае оплата стоимости услуг агентства до момента выхода на работу второго кандидата будет являться авансовым платежом. Принять НДС к вычету и отнести перечисленную сумму на себестоимость, а также учесть ее в уменьшение прибыли можно только в том месяце, в котором был принят на работу второй претендент.

Документальное подтверждение расходов

Независимо от выбранного организацией способа подбора специалистов – собственными силами или посредством кадрового агентства, – документами, подтверждающими произведенные расходы, будут:

– договор возмездного оказания услуг;

– акт приемки оказанных услуг;

– трудовой договор с работником, который в соответствии со ст. 67 ТК РФ обязательно должен заключаться письменно в двух экземплярах.

Таким образом, мы рассмотрели основные вопросы, которые необходимо учитывать бухгалтеру предприятия при исчислении расходов по подбору персонала. Надеемся, что изложенный материал сориентирует «практиков учета» и будет полезен им в работе.

[1] Положение по ведению бухгалтерского учета «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом МФ РФ от 6.05.99 № 33н.

[2] Методические рекомендации по применению главы 25 «налог на прибыль организаций» части второй НК РФ, утв. Приказом МНС от 20.12.02 № БГ-3-02/729.

[3] Приказ МНС РФ от 11.11.03 № БГ-3-02/614 «Об утверждении формы Декларации по налогу на прибыль организаций».

[4] Федеральный закон от 18.07.95 № 108-ФЗ «О рекламе».

7 МИН

Как ИП сэкономить на УСН «доходы минус расходы»

Упрощённая система налогообложения (УСН, «упрощёнка») — самый популярный налоговый режим для малого бизнеса. Уже по названию понятно, что этот форма существенно упрощает жизнь предпринимателя. А на УСН «доходы минус расходы» можно ещё и экономить. Рассказываем как.

УСН подходит практически всем ИП. Один налог заменяет сразу три: на имущество, на прибыль и НДС. А отчитываться нужно всего раз в год.

УСН бывает двух видов. В первом объектом налогообложения выступают доходы ИП. Ставка в этом случае — 6 %. Во втором виде для расчёта используют разницу доходов и расходов. Процентная ставка налога — от 5 до 15 %. Точную цифру определяет региональное законодательство.

Первое, что должен просчитать предприниматель — выгодность налогового режима. Если расходы вашей компании превышают доходы на 60 %, то «доходы минус расходы» — идеальный вариант. Если же расходы ниже, то эта налоговая система невыгодна, лучше выбрать УСН «доходы» и платить 6 %.

Если ИП использует УСН «доходы минус расходы», сумма налога не может быть ниже 1 % от общей суммы доходов: это минимальная ставка. Даже если год был убыточным, выплачивать налог всё равно придётся.

Как рассчитать УСН «доходы минус расходы»

Для расчёта потребуются два показателя: доходы и расходы. Доходы — это поступления от предпринимательской деятельности.

Расходы должны соответствовать ряду условий, указанных в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

Они должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение дохода в рамках видов деятельности бизнеса. Расходами не будут считаться покупка шубы для руководителя или мягкой игрушки для ребёнка сотрудника

Нужны документы, подтверждающие расходы: кассовый чек, платёжное поручение, накладная, акт выполненных работ и так далее

Расходы должны быть закрытыми: оплачено то, что вы получили в полной мере, предоплата за услугу или продукт расходом не считается

Как обосновать спорные расходы

Некоторые траты имеют спорный характер. К примеру, мобильный телефон мог быть куплен как для рабочих нужд, так и для личного пользования. В этом случае бухгалтеры рекомендуют прикладывать к отчёту о расходах пояснительную записку с подробным описанием, для чего и кем используется этот телефон, а также копию технического паспорта, где указана область использования. Не лишними будут выпущенный перед покупкой приказ (распоряжение) об использовании телефона и соглашение о передаче имущества сотруднику.

Не исключено, что налоговая служба не согласится с некоторыми расходами и пояснительные записки не смогут убедить сотрудников ФНС в правомерности трат. Сумма непризнанных расходов будет добавлена в налогооблагаемую базу, сумма доходов возрастёт, а значит, увеличится и сам налог.

Если налог не будет уплачен в нужное время, согласно п. 4 ст. 75 НК РФ , придётся платить пени 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. Для ООО с 31 дня просрочки ставка увеличивается до 1/150. За неоплаченный итоговый налог предприятие получает штраф 20 % от суммы неуплаты ( ст. 122 НК РФ ). А если ФНС сочтёт, что просрочка была допущена умышленно, штраф вырастет до 40 %.

В случае неуплаты налоговая служба может выставить требование к счёту компании в банке либо взыскать задолженность через судебных приставов. Чтобы оспорить требования налоговой, нужно обратиться с иском в арбитражный суд.

Что может снизить сумму налога на УСН «доходы минус расходы»

Страховые взносы

ИП выплачивает фиксированные страховые взносы. На УСН «доходы минус расходы» они включаются в состав расходов и уменьшают налогооблагаемую базу. Важно выплачивать взносы до 31 декабря, когда кончается налоговый период. Если делать это ежеквартально, потом можно будет пересчитать годовой налог в сторону уменьшения и либо вернуть оставшиеся при перерасчёте деньги, либо оставить их в счёт дальнейших налоговых выплат.

Убытки

Если ранее компания терпела убытки, то можно уменьшить налогооблагаемую базу на их сумму. Прошлый год был убыточным — в следующем году вычитайте убыток из доходов. Специально доказывать эту строчку «расходов» не придётся, она отражается в книге учёта доходов и расходов (КУДиР) и в налоговой декларации. Но если текущий период снова прошёл без прибыли, учитывать прошлогодние убытки нельзя.

Личное имущество

Личное имущество также может помочь в экономии на «упрощёнке». В бухгалтерском учёте есть понятие «основные средства» — это материальные объекты стоимостью более 100 тысяч рублей с учётом издержек на приобретение, которые нужны компании для производства продукции, оказания услуг или управленческих нужд ( п. 1 ст. 257 НК РФ ). Если предприниматель использует такое имущество для своей работы, а не для последующей перепродажи, его можно учитывать в составе основных средств ИП.

К примеру, бизнесмен занимается интернет-торговлей. Компьютер нужен ему для предпринимательской деятельности, поэтому его учитывают в составе основных средств ИП. Игровая приставка, подключаемая к компьютеру, к таким средствам не относится.

Важно: если компьютер был куплен до того, как гражданин стал ИП, налоговая служба не признает его расходом предприятия.

В прошлых статьях мы рассказали об упрощенке 6%— самой популярной системе налогообложения. А теперь начинаем говорить об упрощенке 15%.

Особенность УСН 15% в том, что налоги надо платить с разницы между доходами и расходами. Получается, чем больше потратили, тем меньше налог. Но есть подвох.

Это статья для предпринимателей. Если вы бухгалтер и знаете, что значит «учесть по Д 68 К 51», лучше почитайте другие наши статьи, в этой нам нечем вас удивить.

Зачем возиться с расходами

Упрощенка 15% или «Доходы минус расходы» — один из вариантов упрощенной системы налогообложения. Ее особенность в расчете налога: в отличие от упрощенки 6% размер налога зависит от прибыли, а не от дохода.

Формула: (доходы минус расходы) * на налоговую ставку

Обычно налоговая ставка равна 15%, но есть регионы с пониженной ставкой, например в Санкт-Петербурге можно платить 7%. Ставка регионов — отдельная тема, поэтому для простоты будем считать примеры с 15%.

Упрощенку 15% используют ИП и компании, которые часто и помногу закупаются, например, магазины, ателье или кафе.

У Федора цветочный магазин. Он закупил цветы на 70 000 тысяч рублей и продал за 100 000.

Представим, что Федор на упрощенке 6%. Он платит налог с дохода: доход — сто тысяч, налог — 6000 или шесть процентов от ста тысяч.

Теперь посчитаем налог на упрощенке 15%. Налог — это разница между доходами и расходами, которую надо умножить на 15%. Получается, Федор платит 4500 рублей, он сократил налог почти в полтора раза.

Кажется, с упрощенкой 15% можно здорово сэкономить. Но есть подвох: не каждый расход снижает налог, для этого есть правила налоговой. Правила такие:

расходы помогают зарабатывать;
вы оплатили покупку;
есть подтверждающие документы о покупке;
расходы на покупку товара считаете, только когда его продали;
если оплачиваете основные средства, их надо запустить в работу. Основные средства — это имущество компании, которое стоит больше 40 000 рублей, используется минимум год и необходимо для прибыли.

Например, для завода основные средства — это станки и склад под готовые детали. Описание основных средств — на Консультанте-Плюсе и в 347.17 статье Налогового кодекса;

расход входит в список налоговой, это 346.16 статья Налогового кодекса.

Если налог сократить не на те расходы, налоговая это заметит и потребует доплатить налоги. А если решит, что это осознанная ошибка, будет штраф — 40% от недоплаченного налога.

Чтобы вам не попасть на штрафы, мы разберемся с самыми спорными требованиями.

Расходы помогают заработать

Предприниматель вправе тратить деньги, как хочет: может купить Майбах для компании, подписаться на Космополитен или запастить макбуками для сотрудников. Но чтобы покупка сэкономила налог, покупка должна быть «экономически обоснованной». В переводе с языка налоговой — покупка помогает заработать.

Давайте на примере магазина бытовой техники.

У налоговой нет вопросов к расходам

Придется доказывать обоснованность

Покупка холодильников и микроволновок для перепродажи

Покупка холодильника и микроволновки для сотрудников

Аренда зала для семинара с клиентами

Оплата интернета для магазина

Оплата интернета для личного телефона сотрудника

Покупка кассы для продавцов

В целом, принцип такой: чем понятнее, как расход помогает заработать, тем больше шансов, что налоговая его примет.

Налоговая не просто так пристает с доказательствами. Кажется, проблемы нет: если компания потратила деньги, значит, это кому-нибудь нужно. Даже если компания купила диван в офис за миллион. Может, компания так поднимает статус или ее клиенты отказываются сидеть на стульях из Икеи. Выходит, статусные диваны помогают заработать. Но нет.

Проблема в том, что есть компании, которые злоупотребляют расходами и тратят деньги компании на себя. По договору компания купила диван для офиса, а на самом деле, диван стоит на даче директора.

Как подстраховаться. Нет стопроцентного способа избежать вопросов налоговой, но есть советы, которые на практике выручали предпринимателей.

Собрать документы. Если есть опасение, что налоговая не увидит связь расходов с прибылью, можно показать эту связь. Для этого надо доказать, что это запланированная покупка, а не спонтанное решение. Для доказательства подходят приказы, договоры и соглашения.

У Артема магазин с техникой. Сотрудники часто общаются с клиентами по телефону, поэтому Артем оплачивает покупку телефона, сотовую связь и интернет.

Для налоговой Артем сделал:

приказ, где написал, что сотрудники такого-то уровня получают телефон такой-то модели и с оплаченной связью и интернетом на такую-то сумму;
соглашение о передачи телефона сотруднику. В соглашении Артем пишет: ФИО сотрудника, модель и марку телефона, когда сотрудник получил телефон. Самое главное — в соглашении есть условие о материальной ответственности. Если сотрудник потеряет телефон, он купит его за свои деньги;
договор о корпоративной сотовой связи. Артем не просто переводит деньги на телефон сотрудника, а оплачивает корпоративную связь для корпоративной сим-карты.

Критерии оценки налоговой — в статье на Деле

Проверять партнера. Еще одна подстраховка — убедиться, что вы платите компании, которая не нарушает правила налоговой. Значит, компания не обнальщик, не однодневка, о компании верные сведения в реестре юрлиц или ЕГРЮЛ. В противном случае, налоговая не даст сократить налог на затраты.

Индивидуальный предприниматель закупил товары у ООО «Торговый дом „Виола“» и «Юг-Сервис» и учел покупку в налогах.

Налоговая проверила компании и решила, что сделка фиктивная. Компании не стояли на учете в налоговой, не арендовали место на рынке, а счета-фактуры оказались без нужных подписей.

Налоговая отказалась принимать расходы и потребовала доплатить 269 811 рублей.

Держать под рукой мнение Конституционного суда. Если налоговая отказывается принимать расходы, потому что не видит связь с прибылью, можно ей напомнить позицию Конституционного суда. В документе № 320-О-П суд пишет в духе:

налоговая база должна оцениваться с учетом намерения налогоплательщика получить экономический эффект. При этом речь о намерениях, а не о ее результате.

вам не обязательно увеличивать прибыль с помощью расходов, достаточно планировать, что это произойдет.

Не факт, что налоговая примет позицию суда, но попробовать можно. За такое штрафы не берут.

Есть случаи, когда компании пробуют обосновать расходы с помощью писем Минфина. Налоговая не всегда признает расходы на покупку питьевой воды для сотрудников или фильтры для воды. При этом Минфин это разрешает в письме N 03-03-06/1/43 от 31.01.2011.

Письма Минфина почти не работают, потому что письма — это не нормативный и не законодательный акт, а лишь мнение, хоть и министерства. Поэтому налоговая не обязана прислушиваться к письмам.

Расходы оплачены и есть документы с покупки

С оплатой расходов всё просто: чтобы сократить налог на покупку машины, надо оплатить машину, а не только подписать договор на покупку. Есть нюансы с учетом рассрочки платежа или кредита, но это бухгалтерская грамота, пока не будем об этом.

С документами для подтверждения тоже несложно. Обычно, это накладная или акт. Главное — хранить документы не меньше четырех лет, налоговая может их спросить в любой момент.

Как подстраховаться. С подтверждением товаров обычно нет проблем — налоговую устраивает накладная. Трудности начинаются с подтверждением услуг.

После оплаты услуги компании подписывают акт. Проблема в том, что налоговой мало одних актов, она всё равно может сомневаться в реальности покупки и подозревать обман. Для доказательства надежнее собрать дополнительные документы:

для оплаты сотовой связи. Лучше подготовить распечатку звонков и к ним записку: столько звонков по работе, таким-то компаниям, для таких-то целей;
перелета. Надо собрать посадочные талоны, электронные билеты, приказ о командировке; можно сделать фото-отчет с мероприятия, где был сотрудник или вы;
консультаций, например, бухгалтера, юриста или маркетолога. Если консультации разовые, можно дать расшифровку консультаций или отчет, типа: «Что изменилось в компании после консультации Петрова О. Ю».

Если консультаций много и расшифровку каждой не сделать, можно придумать регулярный продукт. Например, пусть юрист присылает раз в месяц дайджест изменений в законах и шаблоны документов.

Идея дополнительных документов такая: чем их больше, тем лучше. Не скупитесь на налоговую, она любит внимание.

Расходы — в списке налоговой

Налоговая определила список расходов, на которые можно сократить налоги. Список закрытый. Это значит, что если в нем нет пункта о представительских расходах или неустойки, эти расходы учитывать нельзя.

Список налоговой — в 346.16 статье Налогового кодекса. Принцип работы со списком такой: вы включаете в расходы всё, что закупаете для перепродажи; и всё, из чего делаете продукт.

Продаете цветы — включаете в расходы цветы, горшки, землю, фольгу и ленточки.

Продаете пирожки с малиной, ваши расходы — это дрожжи, вода, мука, яйца, масло, малина.

Расходы, которые нужны для продаж, например, машина, курсы для сотрудников, Фотошоп, скрепки — сверяете по таблице. Если нашли такой расход, учитываете при расчете налога, если нет — не включаете

Чтобы было понятней, держите таблицу с типами расходов. Это не весь список, полный смотрите в гуглдоке.

Все расходы, которые могут быть учтены при упрощённой системе налогообложения, регламентированы в ст. 346.16 НК РФ. Во избежание ошибок при подсчёте УСН «доходы минус расходы» необходимо учитывать не только список разрешённых расходов, учитываемые в целях налогообложения, но также правила их признания. Некоторая неточность формулировок приводит к ошибкам в отчётности. Следствием таких ошибок могут быть штрафы, доначисления налога, пени.

У работодателей возникают вопросы по учёту некоторых расходов. Рассмотрим повторяющиеся ошибки при учёте расходов по системе УСН.

Расходы по профилактике коронавируса

В 2020 году была введена дополнительная статья расходов, связанная с пандемией коронавируса.

В п.1 ст. 346.16 НК РФ было внесено дополнение пп. 39, которое предусматривает учёт «на упрощёнке» следующих видов расхода:

издержки по приобретению спецодежды, перчаток и масок для персонала учреждения;
на покупку дезинфицирующих растворов, термометров, специального оборудования для лабораторий, дезинфекционной аппаратуры;
расходы на осуществление дезинфекционных работ и профилактическую уборку помещений.

Внимание! Расходы, связанные с тестированием работающего персонала на наличие вирусной инфекции Сovid-19 и антител, не исключаются из налогооблагаемой базы. (Письмо Минфина от 23.11.2020 № 03-11-06/2/101770).

Расходы на обучение, переобучение персонала

При расчёте налога по УСН в расчёт берутся расходы на обучение сотрудников. Требуется соблюдение нескольких пунктов (пп. 33 п.1 ст. 346.16 НК РФ):

обучается конкретный сотрудник налогоплательщика (письмо Минфина от 09.08.2013 № 03-11-11/167);
организация, которая проводит обучение, имеет лицензию;
договор по обучению заключён между организацией, направившей человека на обучение и организацией, которая занимается обучением.

В случае, если договор заключен между конкретным физическим лицом и организацией по обучению кадров, эти расходы не будут учтены налоговыми органами (письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

Мероприятия по повышению квалификации персонала должны иметь конкретную, обоснованную цель, направленную на повышение деловой квалификации сотрудника, расширение перечня оказываемых услуг и улучшение их качества. Должны решаться конкретные задачи по повышению функциональных возможностей предприятия, спектра предоставляемых услуг и комфортности при решении рабочих процессов. Сотрудник, который прошёл обучение, должен применять полученные навыки и опыт на рабочем месте в интересах предприятия.

Налоговые органы могут запросить информацию по актуальности пройденного обучения. Допустим, сотрудник обучался на курсах английского языка. Это должно иметь конкретные результаты для предприятия. Например, для ведения переговоров с клиентами на английском языке, для оформления документов. Если пройденное обучение не приносит практической пользы для предприятия, не является производственной необходимостью, произведённые затраты не учитываются.

Компенсации по использованию личного транспорта сотрудников

При учёте данного вида расхода необходимо соблюдать правила оформления документации. Необоснованные начисления по данному виду расхода влекут за собой проблемы по учёту статьи расходов УСН, НДФЛ, а также страховых взносов. Во избежание проблем, следует соблюдать определённые правила:

с работником, который использует свой автомобиль для решения производственных задач, наряду с трудовым договором заключается дополнительное соглашение для обоснованной выплаты компенсации (ст. 188 ТК РФ);
в документе следует конкретно оговорить размеры компенсации по горюче-смазочным материалам (допустим, 6 л — 120 км пути);
в соглашении должен быть указан перечень производственных задач, когда может использоваться личный транспорт. Надо вести учёт того, когда и в каких целях эксплуатировался транспорт.

Допустимо оформление путевых листов. Можно вести книгу учёта, где будет отражаться использование транспорта с записью даты, времени убытия, прибытия, указания цели поездки, направления, количества километров пути. Это делается для того, чтобы в конце отчётного периода можно было чётко подсчитать общий километраж пути, сделанный по служебным надобностям, и рассчитать затраты топлива;

необходимо предоставить чеки по ГСМ.

Внимание! Если требования вышеперечисленных пунктов учтены и документы составлены корректно, с выплаченных сумм компенсации не удерживается НДФЛ и страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Выплаты на компенсацию по использованию личного транспорта списываются согласно установленным нормативам (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

для авто с объёмом двигателя меньше или равно 2 л. разрешается 1.200 руб. в месяц;
для авто с объёмом двигателя, превышающим 2 л. разрешается 1.500 руб. в месяц.

Сюда включаются все траты по содержанию и использованию автомобиля: издержки по ГСМ, техническое обслуживание, парковку и т.д. Никаких других выплат по этой статье не предусмотрено.

Работодатель может выплачивать сотруднику больше приведенной суммы, но в подсчёте налогов будут учтены траты в указанных размерах.

Расходы на приобретение и содержание интеллектуальной собственности

Статья 1225 ГК РФ регламентирует список объектов интеллектуальной собственности. Сюда входят программы для компьютеров, товарные знаки, необходимые аудио- и видеозаписи, базы данных. Способ учёта расходов обусловлен тем, в какую статью НК РФ входит конкретный актив интеллектуальной собственности.

Нематериальные активы, которые будут в эксплуатации более года (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Издержки по приобретению подобных активов рекомендуется списывать равномерно по периодам отчёта на протяжении года, в котором произведена оплата за покупку данного объекта (п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Допустим, вы приобрели товарный знак, который стоит 100 тыс. рублей в феврале текущего года, в этом же месяце произвели полную оплату. Всю оплаченную сумму можно распределить равномерно по кварталам. В квартальном отчёте показывать в расходах четвертую часть оплаченной суммы, то есть 25 тыс. рублей. Допустим, другой товарный знак купили за 100 тыс. рублей в июле. Потраченные деньги могут быть учтены в 3-ем и 4-ом квартале года, в размере половины всей стоимости, т.е. по 50 тыс. рублей.

В пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ обозначены активы интеллектуальной собственности, издержки на которые могут списываться одномоментно всей суммой: исключительные права на изобретения, промышленные образцы, программы для компьютерных систем, изобретения, полезные модели, базы данных, топологии интегральных микросхем, право на их использование согласно лицензионному договору.

Бывают варианты, когда объект приобретения можно отнести к первому и ко второму пункту одновременно. К примеру, надо учесть расходы на покупку базы данных, которая будет в работе сроком более года. Здесь возможно применение одновременно пп. 2 п. 1 ст. 346.16 и пп. 2.1 п.1 ст. 346.16. При подобном варианте рационально применить пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 и произвести списание полной стоимости покупки одномоментно.

Если приобретаются исключительные права на активы интеллектуальной собственности, не вошедшие в список пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16, надо действовать согласно исключительно пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Расходы на приобретение неисключительных прав на использование программ для компьютерных систем и баз данных, их обновление по договорам с правообладателем собраны в отдельный пп. 19 п. 1 ст. 346.16.

Издержки по приобретению и обновлению Норматив или Экстерн, учитывают по указаниям пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — всей суммой, после произведенной оплаты.

Расходы по внутреннему туризму и отдыху персонала

Налогоплательщик, работающий по УСН, может оплачивать для своих сотрудников путёвки на отдых и туристические поездки по России. Такие траты учитываются в группе расходов на оплату труда, регламентированных ст. 255 НК РФ. Сумма, подлежащая налогообложению, для работодателя снижается в пределах потраченных для этих целей средств.
Здесь требуется соблюдение нескольких условий:

На одного сотрудника разрешается тратить максимально 50 тыс. рублей (п. 24.2 ст. 255 НК РФ). Например, оплачивается путёвка для взрослого человека стоимостью 65 тыс. руб. и для ребёнка стоимостью 30 тыс. руб. В подобной ситуации налоговая база будет уменьшена не на 95 тыс., а на 80 тыс. руб. То есть, 50 тыс. для взрослого и 30 тыс. на несовершеннолетнего;
В расходы допускается включать средства, потраченные на отдых не только работника, но и членов его семьи;
По этой статье оплачиваются только путешествия и отдых внутри Российской Федерации;
Путёвка должна быть куплена у российского туроператора или туристического агента. В пакет услуг путёвки включены расходы на проезд, проживание, питание, страховки, экскурсии, мероприятия. Эти пункты оговариваются в договоре между туристическим оператором и работодателем.

В 2022 году вступят в силу поправки в НК Российской Федерации. При расчёте налогов будут учитываться суммы, потраченные на лечение и реабилитацию работающего персонала в санаториях, на курортах. Предусматривается заключение договора с санаторием. Рассматривается компенсирование затрат на эти цели для персонала и членов семей (Федеральный закон от 17.02.2021 № 8-ФЗ).

Внимание! Расходы, которые могут быть включены в налоговую базу, ограничены п. 16 ст. 255 НК РФ.

Общий расход по учреждению на медицинские страховки для работающего персонала и расходы по внутреннему туризму должны быть в пределах 6% от Фонда Оплаты Труда работодателя.

Читайте также: