Расходы на медосмотр при усн доходы минус расходы

Опубликовано: 26.04.2024

Предприятие находится на УСН, объект налогообложения - "доходы минус расходы". Можно ли принять в расходы услуги сторонней организации по охране труда, а также расходы на проведение медосмотра работников при приеме на работу?

Расходы на мероприятия по охране труда

Перечень расходов, учитываемых при применении УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", приведен в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Данный перечень является закрытым. Расходы, не предусмотренные указанным перечнем, не принимаются в целях налогообложения.

Расходы предусмотрены трудовым законодательством, в частности на охрану труда, в перечне затрат, учитываемых при УСН не указаны.

Следовательно, расходы организации, применяющей УСН, на оплату услуг сторонней организации по охране труда не учитываются.

Однако если ваша организация оплатила расходы за проведение аттестации рабочих мест, с последующим получением сертификата соответствия работ по охране труда, то данные расходы могут быть учтены на основании подпункта 26 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ в качестве расходов на подтверждение соответствия продукции или иных объектов, процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров.

Медицинские осмотры

Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н утвержден Порядок проведения обязательных медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования).

Статья 212 ТК РФ определяет обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда, которые возлагаются на работодателя. Работодатель обязан в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований), других обязательных медицинских осмотров (обследований), обязательных психиатрических освидетельствований работников, внеочередных медицинских осмотров (обследований), обязательных психиатрических освидетельствований работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров (обследований), обязательных психиатрических освидетельствований.

Согласно подпункту 5 пункта 1 и пункту 2 статьи 346.16 НК РФ налогоплательщиками, применяющими УСН, при определении налоговой базы могут учитываться материальные расходы в порядке, установленном статьей 254 НК РФ.

В состав материальных расходов включаются услуги сторонних организаций по контролю за соблюдением установленных технологических процессов и по техническому обслуживанию основных средств (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Следовательно, расходы на проведение обязательных медицинских осмотров, которые проводятся в соответствии с требованиями законодательства, могут быть учтены в качестве расходов при определении налоговой базы по УСН (письма Минфина России от 25.05.2007 № 03-11-04/2/139, от 10.01.2006 № 03-11-04/2/1).

Если прохождение медицинских осмотров законодательством не предусмотрено, то расходы, связанные с их проведением, не учитываются при определении налоговой базы.

Порядок определения расходов, учитываемых при применении УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", подробно описан в справочнике по Упрощенной системе налогообложения в разделе "Налоги и взносы" на ИТС.

Пользователи ИТС версий ПРОФ могут получать бесплатные консультации аудиторов по вопросам бухучета и налогообложения, а также консультации специалистов по трудовому праву по кадровым вопросам.

Свои вопросы Вы можете направлять по адресу itsprof@1c.ru.

В письме необходимо указать регистрационный номер программы, на которую оформлен договор 1С:ИТС и подробно описать ситуацию, требующую консультации.

Ознакомиться с другими ответами аудиторов на вопросы пользователей можно здесь

Потребность в медосмотре
Как обычная работа может стать вредной
На собеседование со справкой
Расходы при приеме на работу
Плановые медосмотры и их учет
Путевые листы
ФСС: как отчитаться и получить возмещение
Не прошел медосмотр или отказался – увольнение?

В общем случае при трудоустройстве работодатель не вправе требовать от нового сотрудника больше документов, чем прописано в Трудовом кодексе (ст. 65). Исключение – случаи, когда для оформления необходимы особые документы: об отсутствии дисквалификации, диплом об образовании, свидетельство или удостоверение о квалификации, справка о состоянии здоровья.

В частности, при трудоустройстве обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние соискатели. ТК предусматривает аналогичные условия для работников общепита, связанных с движением транспорта, занятых на вредных работах. Кодекс говорит, что требования к предварительной или периодической медицинской комиссии могут быть указаны и в других нормативных актах. Например, для педагогических сотрудников они предусмотрены Законом об образовании №273 ФЗ (пп. 9 п. 1 ст. 48).

Потребность в медосмотре

Нужно отметить, что не только профессия и должность определяют необходимость проверки состояния здоровья, но и другие факторы:

Тяжесть работы (физические нагрузки, статичность позы).
Наличие вредных и (или) опасных производственных факторов:
- биологических (аллергены, пыль, токсины, яды);
- химических (пестициды, кислоты, газы);
- физических (излучение, электромагнитное поле, вибрация).
Сложные условия (высота, тяжелые климатические условия, особо ответственная работа: спасатели, пожарные, крановщики, когда наличие проблем со здоровьем пагубно может отразиться на жизни и здоровье других людей).

Важно! Более подробная информация в Перечне, утвержденном Приказом №302н от 12.04.2011 г. (далее Перечень).

Специальная оценка условий труда (СОУТ) выявляет вредные факторы и определяет, каким работникам придется регулярно проходить медицинские осмотры.

Если ваша организация недавно зарегистрирована и рабочие места только созданы, то у вас есть год на то, чтобы провести СОУТ. Однако ждать так долго не стоит, ведь обязанности работодателя и право на льготы возникают по закону при трудоустройстве или выполнении соответствующих работ, а не после получения данных спецоценки.

Как обычная работа может стать вредной

Если вам кажется, что в офисе нет вредных факторов, – это ошибка. В Перечне есть подпункт 3.2.2.4., который называет работу с ПЭВМ более 50% рабочего времени вредным фактором.

Офисные сотрудники большую часть времени проводят за компьютером: менеджеры, бухгалтеры, тем более программисты и сисадмины. В 2019 году Минтруд собирался внести изменения в Перечень и исключить пункт о компьютерах из списка, ведь машины совершенствуются и сейчас их влияние на зрение не такое, как раньше.

Пока это только проект, поэтому до внесения изменений правило остается действующим. Однако чиновники полагают, что нужно принимать во внимание еще и результаты СОУТ. Если условия труда для конкретного рабочего места (нескольких аналогичных мест) признаны допустимыми или оптимальными, то можно не проводить медосмотры, ведь получается, что отсутствует вредное влияние.

Правда далее их мнения расходятся: признавать безопасными вообще все подобные рабочие места или только те, где рабочее время за ЭВМ занимает менее 50%. Судебная практика в этом смысле тоже противоречивая. Для избегания споров рекомендуется все же проводить медосмотры.

На собеседование со справкой

Порядок действий, если к вам пришел устраиваться кандидат, которому необходимо пройти предварительный медицинский осмотр:

Уточнить предполагаемую должность соискателя.
Проверить внутренние документы и списки рабочих мест с обязательными медосмотрами, если они отсутствуют, придется проверить Перечень.

Обратите внимание! Неспециалисту трудно определить наличие вредных или опасных факторов. Бухгалтеру или кадровику следует обратиться к ответственному за охрану труда и технику безопасности (в небольшой организации им может быть руководитель, прошедший соответствующее обучение) за разъяснениями и распоряжением, требовать от сотрудника справку или нет.

Выдать направление на прохождение медосмотра. В нем указывается точное наименование должности, с группой, категорией, разрядом. Также потребуется ссылка на пункт Перечня – необходимо уточнить, какие именно факторы присутствуют в работе. От этого зависит состав врачебной комиссии.

Кандидат проходит комиссию, причем если у компании нет заключенного договора с конкретным медицинским учреждением, то работник сам выбирает место и предоставляет результат потенциальному работодателю.

Если обследование прошло успешно и нет противопоказаний, то можно оформлять сотрудника. Больше подробностей в статье по ссылке.

Расходы при приеме на работу

Затраты на медосмотр кандидатов учитываются в бухгалтерском учете как обычные затраты по основной деятельности, на соответствующих счетах БУ:

Д 20 (26,23,25,44) К 76(60)

В налоговом учете (для целей расчета налога на прибыль или единого налога при УСН) расходы также принимаются (см. п. п 7 и 8 п. 1 статьи 264 НК РФ и пп. 5 п. 1 статьи 346.16 НК РФ). В частности на УСН по разъяснениям Минфина эти затраты входят в состав материальных расходов, как часть производственного процесса.

Неважно, прошел отбор кандидат или нет, даже если результаты медосмотра оказались неприемлемыми для принятия его на работу, их можно учесть. Хотя некоторые споры вызывает ситуация, когда потенциальный работник самостоятельно заключает договор на медкомиссию и затем предъявляет документы для возмещения ему таких затрат.

В большинстве случаев налоговые органы и суды признают, что эти затраты по закону обязан нести работодатель, поэтому возмещение работнику расходов не приводит к образованию у него дохода, облагаемого НДФЛ и взносами. Отмечу, что возмещение возможно, если работник сам обратится за ним. Главное, чтобы организация, проводившая медосмотр, имела лицензию, а сотрудник предоставил договор, документы по оплате и оказанию услуги. Для организации принять в БУ затраты можно на основании актов оказанных услуг, а для налогового учета на УСН важен факт оплаты.

Обратите внимание! С 1 июля 2019 года в кассовом чеке должно быть указано наименование покупателя (заказчика), его ИНН и некоторые другие реквизиты (пп. 6.1 ст. 4.7 Закона 54-ФЗ), если расчет производится с организацией (ИП), в том числе через подотчетное лицо.

Еще один довод не платить взносы за кандидата — это отсутствие трудовых отношений. Поскольку физическое лицо не является застрахованным лицом, то и взносы начислять не нужно.

Плановые медосмотры и их учет

Если в компании пройдена СОУТ и есть списки тех должностей и рабочих мест, где работники обязаны проходить регулярные медосмотры, то можно составить график их проведения и согласовать его с медицинской организацией, выбранной для заключения договора. Периодичность зависит от отнесения работы или факторов к тому или иному пункту Перечня.

При постоянном договоре придется соблюдать определенный порядок:

предоставление графика осмотров;
предварительное предупреждение об изменениях;
повышенная оплата за внеплановый осмотр.

В бухгалтерском и налоговом учете плановые осмотры учитываются точно так же, как и при трудоустройстве. Расчеты только чаще происходят в безналичном порядке, а организации передаются подтверждающие документы с расшифровками, кто, у каких специалистов, с каким результатом, на какую сумму проходил осмотр.

Это позволит правильно разнести по счетам затраты, что особенно важно, когда идет речь о нескольких системах налогообложения. Например, часть работников занимается розничной торговлей, переведенной на ЕНВД, а часть – оказанием услуг на ОСНО или УСН. Затраты придется разделить соответственно.

Обратите внимание! Принять для расчета налогооблагаемой базы можно только расходы на обязательные медицинские осмотры. Если работодатель направляет сотрудников на медкомиссии по собственному желанию, то учесть оплаты по ним в НУ нельзя.

Налоговые органы будут настаивать на обложении проведенных необязательных медосмотров таких сумм НДФЛ и взносами, т.к. считают их выгодой сотрудника. Ведь подобная компенсация не перечислена в необлагаемых в статье 422 НК РФ. Суды не согласны с этой позицией и выступают на стороне работников.

Путевые листы

Самая большая проблема для любой организации, владеющей или арендующей автотранспорт, — это путевые листы. Их заполнение вызывает недовольство и дискомфорт у водителей и раздражает как руководителей, так и бухгалтеров, вынужденных возиться с большим объемом данных.

Однако это главный документ для подтверждения (напрямую или косвенно) таких расходов, как:

ГСМ (топливо, масла);
сопутствующие товары (антифриз, омывающая жидкость);
проезда к месту командировки, вахты, обычной работы, совершения рейса, транспортировки и т.п.;
ремонт и покупка автозапчастей;
обслуживание транспорта – мойка, диагностика, шиномонтаж;
заработная плата водителей;

Кроме того, учет, ведущийся на основе путевок, помогает выявить водителей, которые используют имущество организации не по назначению:

ездят по личным делам (количество километров по одометру);
сливают бензин (расхождения в данных заливки, заправки и остатках топлива);
прикладывают «левые» чеки (несоответствие между объемом бака, расходованным топливом и представленными документами).

Короче говоря, служат путевые листы благим целям, только их ведение обременительно. Не в последнюю очередь из-за необходимости делать отметки о прохождении медосмотра.

Важно! Обязательность отметки о медицинском осмотре указана в п. 7 ст. II Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008. Это часть сведений о водителе.

Особенно строго с этим на пассажирском транспорте, ведь ответственность здесь намного выше. Если в компании нет штатного медика, то опять же придется заключать договор и постоянно пользоваться услугами медицинского учреждения. Обычно осмотры проходят быстро: врач проверяет общее самочувствие, уровень давления, частоту пульса, температуру.

Почему я подробно остановилась на предназначении путевых листов? Как вы поняли, они необходимы для подтверждения ряда расходов организации. Даже если просто выплачивается компенсация за использование личного транспорта работника и никакие затраты отдельно не возмещаются, само использование в рабочих целях автомобиля нужно подтвердить.

Так как частью обязательных реквизитов путевки является отметка о медосмотре, то ее отсутствие может привлечь внимание налоговиков. Они поставят под сомнение действительность такого документа и могут попытаться снять соответствующие расходы по нему в НУ.

Суды, правда, и здесь лояльно относятся к налогоплательщикам и восстанавливают право принять затраты к учету.

ФСС: как отчитаться и получить возмещение

Специальная оценка отражается не только в декларации, подаваемой в Роструд, но еще и в отчете 4-ФСС (таблица 5), начиная с первого квартала 2019 года. В отдельной строке в той же таблице показываются медосмотры. До нового года эти данные неизменны, т.к. значения ставятся на начало года. При направлении расчета за 1 квартал 2020 не забудьте проверить, произошли ли изменения, и заполнить таблицу.

Чтобы возместить свои затраты по обязательным медосмотрам, работодатель обращается в ФСС за соответствующим финансированием (Правила утверждены Приказом Минтруда №580н от 10.12.2012 г.).

Важно! Заявление подается в текущем году до 1 августа (т.е. по 31 июля включительно). В 2019 срок уже вышел, теперь воспользоваться льготой можно только в 2020 году и чем раньше, тем лучше, ведь Фонд может отказать в предоставлении финансирования, если исчерпаны средства бюджета.

Расчет суммы, которую возместит (выделит) ФСС, делается на основе данных предыдущего календарного года по формуле:

(Начисленные взносы на травматизм — расходы на оплату «несчастных» больничных и отпусков на период лечения и проезда к месту лечения сверх ежегодного обычного отпуска) х 20%

Страхователь, заботящийся о предпенсионерах, направляет дополнительные средства на их санаторно-курортное лечение, может рассчитывать на 30%.

Для предприятий, не обращавшихся за финансирование в два предыдущих года, штат которых не превышает сто человек, установлены более выгодные условия. Они могут произвести расчет не из одного предшествующего года, а сразу из трех предыдущих лет. При этом размер помощи все же не должен быть выше, чем сумма взносов текущего года.

Для возмещения потребуются (список актуален для финансирования по медосмотрам): заявление, план предупредительных мер и их финансирования в текущем году (оригиналы), списки мероприятий по улучшению условий и охране труда (по результатам СОУТ) и список сотрудников, подлежащих прохождению медицинских осмотров в текущем году в виде копий, договор с лицензированной медицинской организацией и ее лицензия (копии).

Обратите внимание! В некоторых отделениях попросят отдельные документы продублировать в электронном виде на электронную почту или через неформализованную переписку по ТКС.

Когда ФСС даст добро, страхователю придется ежеквартально дополнительно к расчету 4-ФСС представлять отчет об использовании сумм взносов. Дополнительно понадобятся копии актов врачебных комиссий и сведения из них, а также копии платежных и иных документов, подтверждающих оплату медосмотров и фактическое получение услуг (счета, платежные поручения, кассовые чеки, акты).

Пока взаимодействие с ФСС по телекоммуникационным каналам связи, исключая подачу отчетности, не налажено, поэтому большинство документов придется нести лично (если отправляете представителя или ответственное лицо – не руководителя, то не забудьте передать с ним доверенность). Также можно воспользоваться сайтом Госуслуг.

Не прошел медосмотр или отказался – увольнение?

Согласно статье 76 ТК РФ, если работник получил медицинское заключение с противопоказаниями для его текущей деятельности, его для начала нужно отстранить от работы (издать соответствующий приказ).

Затем проверяем, нельзя ли перевести сотрудника на иную работу, подходящую по состоянию здоровья. Если вакансий нет или сам работник отказался от перевода, то тогда смотрим на срок отстранения и последствия. Они зависят от срока, указанного в медицинском заключении и должности работника.

Для рядового сотрудника при сроке до 4-х месяцев – сохраняется его место, время отстранения не оплачивается, если иное не предусмотрено законодательством, трудовым или коллективным договором.
Для обычного сотрудника при сроке более 4-х месяцев – следует увольнение в соответствии с п. 8 части первой ст. 77 кодекса.
К руководящему персоналу – руководителям организации и обособленных подразделений, их заместителям и главным бухгалтерам – применяются те же условия, но при этом работодатель вправе не увольнять их, а по совместному соглашению отстранить от работы на оговоренный срок.

При увольнении по медицинским показаниям работники имеют ряд преимуществ:

Не возвращают оплату, полученную ими за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК).
Получают выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК).

Отстранить от работы также нужно работника, отказавшегося проходить медицинский осмотр. Например, нельзя выпустить на линию водителя автобуса, если он не явился на проверку перед рейсом. В этом случае необходимо составить акт об отказе и издать приказ об отстранении, а еще потребовать от сотрудника объяснительную.

Если работодатель рассмотрел причину отказа и счел ее неуважительной, работник имеет действующее дисциплинарное взыскание (замечание, выговор) и нарушение неоднократное, то можно перейти к следующей стадии – увольнению.

В данном случае основанием послужит пункт 5 статьи 81 ТК РФ. Работодатель должен иметь на руках все доказательства: приказы о взысканиях, объяснительные по предыдущим случаям неисполнения обязанностей, свидетельские показания, акты и т.д.

Обратите внимание! В статье 81 конкретно не указано что является неисполнением трудовых обязанностей, но в пп. «в» п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 №2 отказ от медицинского освидетельствования отнесен к подобным нарушениям.

За работником сохраняется право обратиться в суд, если он сочтет, что увольнение произошло незаконно, а причина отказа была уважительной. Суд руководствуется представленными сторонами дела доказательствами и показаниями свидетелей. Обычно работодатели предлагают сотруднику увольнение по собственному желанию – с одной стороны более простая процедура, с другой – неиспорченная нехорошей статьей трудовая книжка.

Предприятие применяет УСН (доходы минус расходы), занимается производством и реализацией пищевой продукции. Работники предприятия, занятые на работах с вредными производственными и опасными условиями труда проходят предварительные и периодические медицинские осмотры.

Кроме этого, согласно п. 3.14.10 Сан ПиН 2.3.4.545-96 работники, связанные с выпуском и реализацией продукции, проходят бактериологические обследования.

Расходы на медосмотры работников, занятых на работах с вредными производственными и опасными условиями труда, не поименованы в закрытом перечне расходов ст. 346.16 НК РФ, поэтому учесть данные расходы при определении налоговой базы нельзя.

Можно ли учитывать расходы на бактериологическое обследование работников при определении налоговой базы?

Согласно ст. 213 Трудового кодекса РФ работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года – ежегодные) медицинские осмотры (обследования) для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний. В соответствии с медицинскими рекомендациями указанные работники проходят внеочередные медицинские осмотры (обследования).

Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят указанные медицинские осмотры (обследования) в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний.

Вредные и (или) опасные производственные факторы и работы, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядок их проведения определяются нормативными правовыми актами, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством РФ.

В случае необходимости по решению органов местного самоуправления у отдельных работодателей могут вводиться дополнительные условия и показания к проведению обязательных медицинских осмотров (обследований).

Работники, осуществляющие отдельные виды деятельности, в том числе связанной с источниками повышенной опасности (с влиянием вредных веществ и неблагоприятных производственных факторов), а также работающие в условиях повышенной опасности, проходят обязательное психиатрическое освидетельствование не реже одного раза в пять лет в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Вышеуказанные медицинские осмотры (обследования) и психиатрические освидетельствования осуществляются за счет средств работодателя.

Приказом Минздравсоцразвития РФ от 16.08.2004 г. № 83 утвержден Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Перечень работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования).

В Перечень работ… включены работы в организациях пищевой промышленности, на молочных и раздаточных пунктах, базах и складах продовольственных товаров, где имеется контакт с пищевыми продуктами в процессе их производства, хранения, реализации, в том числе работы по санитарной обработке и ремонту инвентаря, оборудования, а также работы, где имеется контакт с пищевыми продуктами при транспортировке их на всех видах транспорта.

Ст. 39 Федерального закона РФ от 30.03.1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» установлено, что соблюдение санитарных правил является обязательным для граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

Согласно Санитарным правилам СП 1.1.1058-01 «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий», утвержденным постановлением Главного санитарного врача РФ от 13.07.2001 г. № 1816 (в ред. от 27.03.2007 г.), производственный контроль за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий проводится юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в соответствии с осуществляемой ими деятельностью по обеспечению контроля за соблюдением санитарных правил и гигиенических нормативов, выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий.

Производственный контроль включает, в частности, организацию медицинских осмотров, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации должностных лиц и работников организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Номенклатура, объем и периодичность лабораторных исследований и испытаний определяются с учетом санитарно-эпидемиологической характеристики производства, наличия вредных производственных факторов, степени их влияния на здоровье человека и среду его обитания.

Лабораторные исследования и испытания осуществляются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем самостоятельно либо с привлечением лаборатории, аккредитованной в установленном порядке.

В соответствии с п.п. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на материальные расходы, принимаемые применительно к порядку, предусмотренному ст. 254 НК РФ.

Согласно п.п. 6 п.1 ст. 254 НК РФ в составе материальных расходов принимаются к вычету при исчислении налоговой базы расходы на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями.

К работам (услугам) производственного характера относятся выполнение отдельных операций по производству (изготовлению) продукции, выполнению работ, оказанию услуг, обработке сырья (материалов), контроль за соблюдением установленных технологических процессов, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы.

Поскольку медицинские осмотры работников, занятых производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов, проводятся в рамках обязательного производственного контроля с привлечением сторонних организаций (специализированных), расходы на проведение указанных медосмотров как расходы на соблюдение санитарных правил и гигиенических нормативов организации — производителя пищевых продуктов, применяющей упрощенную систему налогообложения, уменьшают налоговую базу в соответствии с п.п. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Аналогичной позиции придерживается Минфин РФ (письмо от 04.06.2007 г. № 03-11-04/2/157).

В соответствии с Порядком проведения предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на вредных работах и на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утвержденным приказом Минздравсоцразвития РФ от 16.08.2004 г. № 83, работодатель определяет контингенты и составляет поименный список лиц, подлежащих периодическим медицинским осмотрам (обследованиям), с указанием участков, цехов, производств, вредных работ и вредных и (или) опасных производственных факторов, оказывающих воздействие на работников, и после согласования с территориальными органами Роспотребнадзора направляет его за 2 месяца до начала осмотра в медицинскую организацию, с которой заключен договор на проведение периодических медицинских осмотров (обследований).

Медицинская организация на основании полученного от работодателя поименного списка работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам (обследованиям), утверждает совместно с работодателем календарный план проведения медицинских осмотров (обследований).

Заключение медицинской комиссии и результаты медицинского осмотра (обследования), как предварительного, так и периодического, а также выписка из амбулаторной карты работника вносятся в карту предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований).

Медицинская организация совместно с территориальными органами Роспотребнадзора и представителем работодателя обобщает результаты проведенных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников и составляет заключительный акт по его итогам в четырех экземплярах.

Заключительный акт в течение 30 дней должен быть представлен медицинской организацией работодателю, территориальному органу Роспотребнадзора и центру профпатологии.

Указанные документы, а также платежные документы будут являться документальным подтверждением произведенных затрат.

Все расходы, которые можно учесть при УСН «доходы минус расходы», перечислены в ст. 346.16 НК РФ. Но кроме списка разрешённых расходов, нужно знать правила их признания. Из-за обобщённых и размытых формулировок упрощенцы сталкиваются со множеством неурегулированных ситуаций, в которых цена ошибки — доначисление налога, пени и штрафы. Разберемся с правилами учёта расходов, в признании которых часто встречаются ошибки.

Расходы на борьбу с коронавирусом
Расходы на переподготовку кадров
Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля
Расходы на объекты интеллектуальной собственности
Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Расходы на борьбу с коронавирусом

Это новый вид расходов, который появился в 2020 году. В связи с ним п. 1 ст. 346.16 НК РФ в апреле дополнили пп. 39, который позволяет учесть на упрощёнке следующие расходы:

на покупку спецодежды, масок и перчаток для сотрудников;
покупку санитайзеров, термометров, лабораторного оборудования, обеззараживающих приборов;
дезинфекцию помещений.

Внимание! Работодатели, которые за свой счёт тестировали сотрудников на коронавирусную инфекцию COVID-19 и антитела к ней, не могут учесть эти расходы при расчёте налога на УСН (Письмо Минфина от 23.11.2020 № 03-11-06/2/101770).

Расходы на подготовку и переподготовку кадров

При расчёте налога на УСН можно учесть расходы на обучение, если они соответствуют следующим требованиям (пп. 33 п.1 ст. 346.16 НК РФ):

На обучение отправили сотрудников налогоплательщика (письмо Минфина от 09.08.2013 № 03-11-11/167).
У образовательного учреждения есть лицензия.
Договор заключён между образовательным учреждением и работодателем. Оплату по договору, оформленному на сотрудника, учесть в расходах нельзя (письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

Расходы на обучение должны быть экономически обоснованы. Это значит, что обучаемый сотрудник должен применять полученные знания на своём рабочем месте. Например, организация оплатила курсы английского языка. По запросу налоговой, возможно, придётся пояснить, как работники будут использовать полученные знания. Если для общения с иностранными клиентами или подготовки документов, то расход обоснован. А если курсы задумывались как способ повысить привлекательность компании как работодателя, затраты нельзя включать в расходы.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля

Основная трудность в учёте компенсаций за использование личного транспорта — правильное документальное оформление. Если выплачивать деньги без обоснования, возможны проблемы не только с расходами при УСН, но и с НДФЛ и страховыми взносами. Чтобы избежать ошибок, необходимо сделать следующее:

С каждым сотрудником, получающим компенсацию, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).
В соглашении закрепить порядок расчёта суммы компенсации, расход ГСМ (например, 5.5 л на 100 км).
Продумать систему учёта использования автомобилей в служебных целях. Это могут быть путевые листы на поездки, общая ведомость учёта, в которой отражается дата, время убытия и прибытия, куда поехал, количество проеханных километров. Цель учёта — обеспечить возможность в конце месяца понять, сколько километров сотрудник проехал в служебных целях.
Собрать чеки на ГСМ.

Если всё оформлено верно, с выплаченных компенсаций не придётся платить НДФЛ и страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Для целей налогообложения можно учесть расходы на компенсацию использования личного транспорта только в пределах норм (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

1200 рублей в месяц для автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2 000 куб. см.;
1500 рублей в месяц — для автомобилей с двигателем более 2000 куб. см.

По мнению Минфина, в этот норматив входят ГСМ, ремонт, парковка и прочие расходы. Поэтому даже если вы установили ежемесячную компенсацию в большем размере, в расходах при УСН можно будет учесть только сумму в пределах лимита.

Расходы на объекты интеллектуальной собственности

Объекты интеллектуальной собственности перечислены в ст. 1225 ГК РФ. Это программы для ЭВМ, товарные знаки, аудиовизуальные произведения, полезные модели, базы данных и другое. Метод учёта затрат зависит от того, в какую статью НК РФ включен тот или иной объект.

Нематериальные активы, которые будут использоваться более 12 месяцев (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). После оплаты их можно включать в расходы равномерно, по отчётным периодам, до конца года, в котором был приобретён нематериальный актив (п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, вы купили товарный знак за 100 000 рублей в феврале 2021 года и оплатили в этом же месяце. В течение четырёх кварталов года, нужно будет учитывать в расходах по ¼ суммы — по 25 000 рублей. Еще один товарный знак за 100 000 рублей купили в июле. Его стоимость будет учтена в расходах в третьем и четвёртом кварталах по ½ от стоимости — по 50 000 рублей.
Объекты интеллектуальной собственности, перечисленные в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — исключительные права на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для ЭВМ, базы данных, ноу-хау, топологии интегральных микросхем и права на их использование на основании лицензионного договора. Такие расходы можно учесть сразу в полной сумме.

Нередко приобретённый объект интеллектуальной собственности подпадает под оба пункта одновременно. Допустим, вам нужно учесть расходы на покупку базы данных, которая будет использоваться более 12 месяцев. Получается, можно применить как пп. 2 п. 1 ст. 346.16, так и пп. 2.1 п.1 ст. 346.16. В таких случаях выгоднее использовать пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 и списать в расход всю сумму сразу. А если приобретаете исключительные права на объекты интеллектуальной собственности, которые не упомянуты в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16, то тогда следует использовать только пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В отдельный пп. 19 п. 1 ст. 346.16 выделены расходы на приобретение неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных, а также их обновление по договорам с правообладателем. Если вы используете Норматив или Экстерн, то расходы на их приобретение и обновление учитывают по правилам пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — в полной сумме после оплаты.

Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

Оплату путёвок для сотрудников включают в состав расходов на оплату труда, перечисленных в ст. 255 НК РФ. Эти правила распространяются и на УСН, поэтому упрощенцы могут уменьшить налоговую базу за счёт расходов на внутренний туризм и отдых своих работников. Но есть несколько условий:

Максимальный размер расходов — 50 000 рублей на человека (п. 24.2 ст. 255 НК РФ). Это значит, что если путёвка взрослого стоит 65 000 рублей, а ребёнка 30 000, то в расходы пойдёт 80 000 рублей, а не 95 000 рублей.
В расходы можно включить не только стоимость путёвки для работника, но и для членов его семьи.
Распространяется только на поездки по России.
Это должен быть комплексный турпродукт — путёвка, которая куплена у туроператора. В неё могут входить проезд, проживание, питание, экскурсии, страховки и другое, но это должен быть единый пакет услуг по договору между туроператором или турагентом и работодателем.

С 01.01.2022 вступают в силу поправки в НК РФ, разрешающие работодателю учитывать расходы на санаторно-курортное лечение работников по прямому договору с санаторием, а также компенсировать затраты работников и членов их семей (Федеральный закон от 17.02.2021 № 8-ФЗ).

Есть лимит включения таких расходов в налоговую базу (п. 16 ст. 255 НК РФ). Совокупные социальные расходы организации, например, на медицинские страховки для сотрудников и расходы на внутренний туризм, не могут превышать 6 % от ФОТ работодателя.

Елена Тарасова, юрист, налоговый консультант
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Работодатели очень часто отправляют вновь принятых работников на медосмотры. Работники проходят их сначала за свой счет. Работник не смог оплатить его и подал в суд на работодателя.

Публикация актуальна для слушателей курсов повышения квалификации по направлениям:

Организация здравоохранения и общественное здоровье

Работодатель требует пройти медосмотр за свой счет

Практика, когда работодатели просто отправляют вновь принятых работников на предварительные медосмотры за свой счёт, очень распространена в России. Работник идёт проходить медосмотр и оплачивает его сначала из своего кармана. Потом работодатель возмещает ему затраты.

Тоже самое произошло в случае с гражданином Л. Но в связи с тяжёлым материальным положением работник не смог оплатить медосмотр. Поэтому гражданин Л. обратился в суд с требованием, признать незаконным бездействие работодателя, выразившееся в необеспечении прохождения истцом обязательного предварительного медицинского осмотра при поступлении на работу уборщиком территории с вредными и опасными факторами. Также работник потребовал взыскать с ответчика компенсацию морального вреда 1 млн. рублей.

Районный суд Екатеринбурга частично удовлетворил исковые требования, обязав работодателя оплатить медосмотр работнику в течение 5 дней после вступления в силу судебного решения, а также возместить моральный вред в размере 1 тысяча рублей.

Закон не устанавливает форму оплаты предварительных медосмотров?

Работодатель не согласился с решением районного суда и подал апелляционную жалобу. В жалобе работодатель указал, что факта нарушения прав нет, так как закон не устанавливает форму и порядок оплаты предварительных медосмотров.

Суд апелляционной инстанции отметил, что изначально у работодателя не было возражений об обязанности по организации предварительных и периодических медосмотров. Такое возражение появилось только в апелляционной жалобе. Но такой довод не согласуется с поведением работодателя, так как работодатель выдал направления на прохождение медосмотра. Соответственно, факт выдачи направления (согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н) указывает на обязанность работодателя по организации медосмотра.

На обязанность работодателя организовывать медицинские осмотры указывают 212 и 213 статья Трудового кодекса РФ.

Медосмотры должен оплачивать работодатель

Согласно положениям 212 статьи ТК РФ работодатель организовывает проведение за счет собственных средств:

обязательные предварительные (при поступлении на работу),

периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры,

а также другие обязательные медицинские осмотры,

обязательные психиатрические освидетельствования работников,

внеочередные медицинские осмотры,

обязательные психиатрические освидетельствования работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований.

Доводы работодателя о том, что оплата предварительного медицинского осмотра должна производится в форме компенсации расходов истца по проведению медицинского осмотра обоснованно отклонены судом первой инстанции, поскольку положениями трудового законодательства предварительный медицинский осмотр осуществляется за счет работодателя, а не за счет средств работника с последующей компенсации ему понесённых затрат.

Письмо Минфина о недопустимости оплаты медосмотров в порядке компенсации

Минфин опубликовал Письмо от 8 февраля 2018 г. N 03-15-06/7527, где разъяснил, что при приёме на работу работодатели не должны отправлять работников на медосмотры с последующей компенсацией расходов. Возмещение расходов на медосмотры, которые понесли работники, нарушают не только права трудящихся, но и другие нормы.

Доходы физлиц в качестве оплаты медосмотров освобождается от налогообложения

Минфин указывает, что те работодатели, которые оплачивают расходы на прохождение медосмотров в форме компенсаций (последующее возмещение), нарушают положения Налогового кодекса РФ. Так согласно пункту 10 статьи 217 Налогового кодекса РФ доходы физических лиц не облагаются налогом, если работодатель оплатил медицинские услуги:

в форме безналичной оплаты работодателями медицинским организациям расходов на оказание медицинских услуг налогоплательщикам,

а также в случае выдачи наличных денежных средств, предназначенных на эти цели, непосредственно налогоплательщику (членам его семьи, родителям, законным представителям)

или зачисления средств, предназначенных на эти цели, на счета налогоплательщиков в банках

Выплата на медосмотры не облагаются страховыми взносами

Подпункт 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса содержит исчерпывающий перечень законодательно установленных компенсационных выплат, которые не подлежат обложению страховыми взносами.

Если организация возмещает своим работникам суммы расходов по оплате медицинских осмотров, то эти расходы должны облагаться страховыми взносами, так как они не являются компенсационными выплатами, предусмотренными Трудовым кодексом.

А вот если работодатель оплачивает расходы на проведение медицинских осмотров работников в соответствии с положениями статьи 213 Трудового кодекса, то эти затраты являются производственными расходами организации, необходимыми для осуществления ее деятельности, и поэтому не являются объектом обложения страховыми взносами.

Вывод Минфина очевиден: выгоднее и для работодателя, и для работника, если работодатель оплачивает медосмотры не в порядке компенсации или возмещения затрат.

Читайте также: