Ип на усн инкассация кассы

Опубликовано: 11.05.2024

Хранить в кассе наличные деньги только в пределах лимита. Сверхлимитную выручку надо обязательно сдавать. За доставку денег от организации в банк инкассаторская служба берет вознаграждение. Затраты по выплате этого вознаграждения вы сможете учесть, как применяя общий режим налогообложения, так и на УСН.

Учет расходов на инкассацию по налогу на прибыль

Инкассаторские услуги относятся к банковским услугам (п. 5 ст. 5 Закона от 02.12.1990 № 395-1, письмо Минфина от 14.04.2021 № 03-11-06/2/27898).

Оплату услуга банка инкассацию можно учесть:

либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса;
либо в составе внереализационных расходов на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса.

Организация можете сама решить, к какой группе расходов она отнесет затраты на оплату услуг банка по инкассации.

Расходы по оплате инкассаторских услуг банка можно включит в расчет налога на прибыль на дату подписания сторонами акта приемки-сдачи оказанных услуг (пп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса).

Учет расходов на инкассацию при применении УСН

Оплату инкассаторских услуг при применении УСН учитывайте на основании подпункта 9 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. На это обратил внимание Минфин в письме от 14.04.2021 № 03-11-06/2/27898.

Расходы по оплате услуг инкассаторов учитывайте в день их оплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса). Для документального подтверждения расходов на инкассацию у вас должен быть договор на банковское обслуживание и выписка банка об оплате услуг.

Если применяете УСН с объектом обложения «доходы» оплату инкассаторских услуг учесть не получится.

Бухучет расходов на инкассацию

Как правило, расходы на инкассацию в бухучете обычно включают к прочие расходы на основании пункта 11 ПБУ 10/99. Но у фирма может принять решение учитывать стоимость инкассаторских услуг в составе расходов по обычным видам деятельности и учитывать ее на счете 44 «Расходы на продажу» или на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Свой выбор пропишите в учетной политике.

В бухучете расходов на инкассацию отразите проводками:

Дебет 44, 26, 91-2 Кредит 60, 76
- отражена плата за услуги по инкассации;
Дебет 19 Кредит 60, 76
- отражен НДС с суммы, перечисленной за услуги по инкассации;
Дебет 68 Кредит 19
- принят к вычету НДС с суммы вознаграждения банку за услуги инкассации;
Дебет 60, 76 Кредит 51
- перечислена плата банку за услуги инкассации.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Выбор читателей

Разъяснения ФСС: как получить Сведения о застрахованном лице

Бесплатная КЭП с 1 июля 2021 года: кому и как ее получить

С 1 июля новые правила блокировки расчетных счетов

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

ИП, находящийся на УСН с объектом налогообложения "доходы", занимается розничной торговлей через вендинговые аппараты на территории Москвы и Московской области. Можно ли работать без кассового аппарата? Если можно, то как происходит инкассация этих аппаратов? Каков порядок сдачи денег на инкассацию? Как происходит инкассация выручки из этих автоматов? Какие документы нужно составлять? Когда инкассируются данные аппараты (документально описать в общем)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если ИП на УСН не имеет работников, с которыми заключены трудовые договоры, при осуществлении торговли с использованием торговых автоматов он вправе не применять онлайн-кассу в составе таких торговых автоматов до 1 июля 2019 года. Освобождение от применения ККТ в подобном случае не распространяется на ИП, который заключил трудовые договоры с работниками.
Нормы действующего законодательства не обязывают ИП сдавать наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, для зачисления наличных денежных средств на банковский счет ИП.
Инкассация выручки из торговых автоматов может осуществляться ИП самостоятельно с учетом особенностей, изложенных ниже.

Обоснование вывода:
1. В соответствии с п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ. Ситуации, в которых ККТ может не применяться, перечислены в ст. 2 Закона N 54-ФЗ.
Так, согласно п. 1.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ (этот пункт введен с 03.07.2018 (пп. "б" п. 2 ст. 1, п. 1 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 N 192-ФЗ (Закон N 192-ФЗ)) ККТ не применяется организациями и ИП в автоматических устройствах для расчетов при осуществлении расчетов, совершаемых исключительно монетой Банка России, за исключением автоматических устройств для расчетов, питаемых от электрической энергии (в том числе электрических аккумуляторов или батарей). Эта норма касается "механических" автоматов для вендинга.
То есть к торговым автоматам, которые являются автоматическими устройствами для расчетов, питаемыми от электрической энергии ("электрические" вендинговые аппараты), норма п. 1.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ не применяется. Следовательно, при деятельности с использованием таких ("электрических") автоматов ККТ должна применяться в общем порядке (смотрите также письма Минфина России от 07.02.2017 N 03-01-15/6586, от 19.12.2017 N 03-01-15/84966).
Согласно ч. 11 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ "О внесении изменений. " (Закон N 290-ФЗ) организации и ИП, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов, могли не применять в составе таких торговых автоматов контрольно-кассовую технику до 1 июля 2018 года.
Вместе с тем в соответствии с ч. 11.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ (в редакции Закона от 27.11.2017 N 337-ФЗ), указанные в ч. 11 ст. 7 Закона N 290-ФЗ ИП, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, вправе не применять контрольно-кассовую технику до 1 июля 2019 года, то есть им предоставлена отсрочка в применении ККТ (смотрите Информацию ФНС России от 28.11.2017 "Президент утвердил налоговый вычет за покупку онлайн-кассы и перенос сроков применения онлайн-ККТ в сфере услуг на год"), письмо УФНС по Новгородской области от 24.05.2018 N 8-18/06079).
Таким образом, ИП на УСН, не имеющий работников, с которыми заключены трудовые договоры, вправе не применять онлайн-кассу в составе торговых автоматов до 1 июля 2019 года.
Освобождение от применения ККТ не распространяется на ИП, который заключил трудовые договоры с работниками. В этой связи в п. 3 письма ФНС России от 03.04.2018 N ММВ-20-20/33@ сказано, что Федеральным законом N 337-ФЗ внесены изменения в законодательство РФ о применении ККТ в отношении срока возникновения обязанности по ее применению у налогоплательщиков, у которых ранее отсутствовала обязанность ее применять. С 01 июля 2018 года обязаны перейти на новый порядок применения ККТ, в частности, - ИП с наемными работниками и организации, которые занимаются вендингом.
Дополнительно отметим также, что согласно пп. "д" п. 4 ст. 1, п. 1 ст. 4 Закона N 192-ФЗ ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ дополнена п. 5.1, в соответствии с которым пользователь вправе не выдавать кассовый чек (БСО) (за исключением безналичных расчетов в Интернете) на бумажном носителе и в электронном виде (в случае непредставления электронного адреса), а также вправе применять ККТ (за исключением ККТ, которая не работает в онлайн-режиме) вне корпуса автоматического устройства для расчетов в том числе в случае осуществления расчетов за реализуемый товар (кроме подакцизной продукции, технически сложных товаров, а также товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации) с использованием автоматических устройств для расчетов, содержащих внутри своего корпуса оборудование для осуществления выдачи данного товара (торговые автоматы), при условии отображения при расчете на дисплее автоматического устройства для расчетов QR-кода. Положение об отображении QR-кода применяется с 01.02.2020 (п. 3 ст. 4 Закона N 192-ФЗ). Смотрите также письма Минфина России от 20.10.2017 N 03-01-15/68823, от 01.08.2018 N 03-01-15/54308. Эта норма касается как организаций, так и ИП, в том числе и с наемными работниками, специалисты трактуют ее как возможность использовать одну ККТ на несколько торговых автоматов. Иных официальных разъяснений по ее применению нами не обнаружено, возможно, они появятся позднее. Но в любом случае ИП без наемных работников имеет право на отсрочку в применении касс до 01.07.2019 (ч. 11.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ).
2. Прежде всего отметим, что в налоговом учете для целей применения УСН денежные средства, поступившие от покупателей, следует включать в состав доходов в момент расчета покупателя за товар (п. 1 ст. 346.17 НК РФ)*(1).
При этом момент выемки денежных средств из автомата не является определяющим.
В письме УФНС России по г. Москве от 01.04.2011 N 16-15/031476@ разъясняется, что при торговле через автоматы самообслуживания следует ежедневно составлять отчет о сумме поступившей выручки, для того чтобы на его основании заполнять Книгу учета доходов и расходов (КУДИР) (дополнительно смотрите Энциклопедию решений. Книга учета доходов и расходов при УСН).
Как следует из данного письма, если деньги из автомата самообслуживания инкассируются ежедневно, то все, что поступило за день, должно приходоваться в кассе или зачисляться на расчетный счет.
В этой связи можно сделать и обратный вывод: если деньги из автомата изымаются не ежедневно, продавцу необходимо организовать обособленный аналитический учет денежных средств, фактически полученных от покупателей, но еще находящихся в автоматах (например, в случае ведения ИП бухгалтерского учета можно было бы открыть отдельный субсчет к счету 50 "Наличные деньги в торговых автоматах") (абзац седьмой Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). В корреспонденции с данным субчетом ежедневно может отражаться выручка на счете 90 "Продажи". При последующей инкассации наличной выручки из автомата в кассу делаются проводки внутри счета 50, а при сдаче на банковский счет - в корреспонденции со счетом 51.
Следует отметить, что Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Указание 3210-У) содержит нормы, освобождающие ИП, которые в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, от обязательного оформления кассовых документов (пп.пп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания N 3210-У, п. 2 письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338@)*(2). Но, как это следует из вышеизложенного, отказаться от ведения кассовых операций ИП может только в случае организации налогового учета поступающей выручки*(3).
В п. 3 Указания N 3210-У говорится только об уполномоченном представителе юридического лица, который сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.
Нормы Указания N 3210-У не содержат обязанности ИП сдавать наличные деньги в банк обязательно с привлечением организации, входящей в систему Банка России, осуществляющей перевозку, инкассацию наличных денег для зачисления на банковский счет ИП (инкассаторской службы). Поэтому ИП может самостоятельно производить действия, связанные с зачислением денежных средств, поступивших от покупателей в торговые автоматы, на свой банковский счет.
ИП также могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абзац 10 п. 2 Указания N 3210-У, Энциклопедия решений. Упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями). С учетом п. 7 Указаний N 3210-У ИП вправе самостоятельно разработать систему документального оформления и учета кассовых операций (приема и расходования кассовой наличности), в том числе на основании порядка, предусмотренного Указаниями N 3210-У.
Если торговый автомат оборудован ККТ (обычной, не онлайн), то выручка приходуется на основании фискальных чеков, в частности на основании отчета о закрытии смены. Согласно п. 2 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируются отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов - отчет о закрытии смены (смотрите также письмо Минфина России от 05.05.2017 N 03-01-15/28066).
Если же торговый автомат не оборудован ККТ, то для оприходования выручки ИП следует производить прямой пересчет (инвентаризация) выручки в автомате. При оформлении результатов пересчета возможно составить акт инвентаризации наличных денежных средств (например, по форме ИНВ-15). На основании этого или иного разработанного ИП для этих целей документа выручка будет отражаться в КУДИР. Смотрите также письмо УФНС России по Владимирской области от 27.12.2011 N 06-08-01/12940 "Применение контрольно-кассовой техники в торговых аппаратах".
В отношении дальнейшего расходования выручки ИП, возможно, будут полезны материалы:
- Вопрос: Индивидуальный предприниматель (далее - ИП), применяющий УСН и патентную систему налогообложения, занимается розничной торговлей стройматериалами. Может ли ИП расходовать наличные денежные средства, поступившие в кассу, на свои личные нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью, без предварительной их сдачи на расчетный счет в банке? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2016 г.)
- Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет;
- Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет;
- Энциклопедия решений. Учет поступления денежных средств на расчетный счет из кассы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

12 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Применение кассового метода при учете доходов на УСН не зависит от того, какой объект налогообложения применяет налогоплательщик - "доходы" или "доходы, уменьшенные на величину расходов".
*(2) Приведенная формулировка полностью цитирует норму п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", предоставляющую право ИП не вести бухгалтерский учет в соответствии с указанным Законом N 402-ФЗ ("если в соответствии с законодательством РФ. " и т.д.). Таким образом, отказаться от ведения кассовых операций ИП может только в случае организации налогового учета поступающей выручки.
*(3) В общем случае документом, подтверждающим выдачу денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет, является расходный кассовый ордер (форма КО-2) (п. 6 Указания N 3210-У). Расходный кассовый ордер должен быть отражен в кассовой книге (форма КО-4) (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Формы КО-2 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Инкассация денежных средств заключается в перемещении работниками специальной службы денег и документарных ценностей, таких как векселей, платежных и расчетных документов, из кассы клиентов банковской структуры до передачи в банк для последующего оприходования денег и ценностей на счета организаций.

Услуги по инкассации востребованы в работе предприятия или ИП, деятельность которых предусматривает необходимость периодической сдачи наличных средств или перемещения ценностей.

Возможности, предоставляемые инкассаторской службой

Инкассация, как и все процедуры, связанные с операциями по кассе, включая перемещение/перевозку наличных, выполняются согласно ФЗ № 86 (10.07.2002), Положению ЦБ РФ № 318п (24.04.2008).

Вопрос: Как отражаются в учете расходы по оплате услуг по инкассации выручки инкассаторской службой банка?
Вознаграждение банка за услуги инкассации выручки за текущий месяц составляет 48 000 руб. (в том числе НДС 8 000 руб.), что подтверждается соответствующим актом приемки-сдачи оказанных услуг. Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Право работы с наличными ресурсами путем перемещения/перевозки и инкассации, выполнения операций по кассе доступно только организациям и предприятиям, принятым в систему ЦБ РФ.

Кредитная компания может пользоваться услугами предприятий, занятых специализированной перевозкой ценных грузов, в случае необходимости у нее в перемещении наличных денег, так как для транспортировки денег лицензия ЦБ не требуется.

Вопрос: Может ли банк учесть в расходах для целей налога на прибыль взносы (премии), уплаченные на основании договора страхования инкассируемых (доставляемых) ценностей (денежных средств) своих клиентов (пп. 2, 7 п. 1 ст. 263 НК РФ)?
Посмотреть ответ

В числе ценностей для перевозки допускается присутствие:

наличных средств;
валюты;
ценных бумаг;
финансовой и платежной документации, представляющей определенную ценность для инкассируемой компании.

Содержание предприятием собственной структуры по инкассации наличности предусматривает значительные траты по ее содержанию и не всегда бывает рентабельно. Поэтому целесообразнее воспользоваться услугами сторонних специализированных организаций.

Передача сторонним компаниям полномочий по перевозке ценностей оформляется специальным соглашением, включающим условия оплаты услуги:

со специальным подразделением банковского или иного финансового учреждения;
с частной охранной структурой, осуществляющей деятельность на основании лицензии ЦБ РФ.

В тексте договора сторонами указываются особенности перевозки денег, ответственность каждого из участников соглашения в ситуации возникновения форс-мажорных обстоятельств, а также:

Четко согласованные графики и условия изъятия ценностей, их последующей перевозки и передачи.
Условия обеспечения компанией-заказчиком услуг гарантированного доступа в помещение для передачи денег.
Обязательность выполнения транспортировки денег в специальных опломбированных сумках на предназначенном для указанных целей транспортном средстве.

Процедура инкассации предусматривает не только исключительно транспортировку наличных ресурсов и ценных бумаг на размещение и хранение, но и некоторые иные услуги:

зачисление принятых ресурсов на счета компании;
перемещение средств/ценностей между филиалами организации;
выполнение обмена купюр (укрупнение номинала).

Организация процедуры инкассации

Процесс перемещения наличных денег включает ряд последовательных действий, в числе которых:

подготовка денежных сумм к перевозке;
выполнение обмена купюр при необходимости и оформление бумаг;
передача ценностей ответственным работникам-инкассаторам, помещение их в специальные сумки, пломбирование последних;
перевозка подготовленного и оформленного груза специальным бронированным транспортом в сопровождении профессионально подготовленных работников;
передача имущества в банк (временное размещение в офисе инкассирующей структуры, если инкассация выполнялась после окончания рабочего времени в принимающем банке);
подсчет и проверка наличных средств;
приходование денег на банковский счет клиента (инкассируемого).

По каждой из занятых инкассацией структур в банке готовят и оформляют специальные карточки с указанием числа выделенных и пронумерованных сумок для инкассации, наименований обслуживаемых предприятий с кодами и адресами, времени приезда инкассаторов.

К сведению! Число сумок, выделяемых организации, определяется исходя из размера инкассируемой наличности, каждая из них имеет индивидуальный номер.

Подробнее о том, как проходит инкассация:

Перед отправкой по маршруту инкассаторы обеспечиваются пустыми сумками для размещения денег и ценностей, ключами, доверенностями (на инкассирование, перемещение наличных сумм), штампами, карточками.
По прибытии в обслуживаемую компанию ответственный работник допускается к исполнению операции после предъявления им доверенности, служебного удостоверения, инкассаторской сумки (пустой), карточки.
Сотрудник предприятия, чаще всего — кассир, предъявляет прибывшему сотруднику инкассации образец пломбы, вручает заполненную сумку и документы (накладную, квитанцию), а в сумку с наличными средствами вкладывает препроводительную ведомость.
После инкассатор выполняет внешний осмотр полученного на предмет его целостности, определяет соответствие пломбы предъявленному образцу, проверяет правильность внесения сведений в документы: накладную, квитанции.
При отсутствии замечаний кассиром заполняется явочная карточка. Инкассатором сверяются сумма средств, номер сумки, указываемые в документах, после чего им передается сотруднику организации квитанция, подписанная и имеющая оттиск штампа инкассатора.

Нарушения и ошибки, допущенные при оформлении ведомости или при упаковке, устраняют при инкассаторах. Если длительность корректировки превышает установленный лимит присутствия в организации и в целом временной график работы инкассаторов, то для изъятия надлежащим образом оформленных сумок выполняется вторичный приезд инкассаторов в выбранное ими время исходя из полученного ранее графика заездов. При этом в карточку вносится особая отметка о повторном заезде.

К сведению! Периодичность, время для посещения сотрудниками обслуживаемой компании устанавливаются руководством службы инкассации по согласованию с инкассируемой организацией.

Принимающий наличные и ценности сотрудник банка проверяет:

отсутствие внешних нарушений на сумке с вложениями;
целостность пломбировки на заполненной сумке;
соответствие информации, указываемой в переданных документах (накладной, квитанции, явочном листе).

Работник инкассации, сдавший сумки с ценностями в банковскую структуру, передает своему руководителю или дежурному работнику полученные ранее штамп, ключи, доверенности, карточки.

Бухгалтерский учет при инкассировании денег

Поступление от реализации, переданное в кассу банка для перевода на расчетный счет компании, но еще не оприходованное по назначению отражается: Дт сч. 57 («Переводы в пути») / Кт сч. 50 (касса).

Проводка выполняется на основе кассового (расходного) ордера, формируемого с учетом информации из квитанции к сумке.

Приходование суммы на расчетный счет компании производится на основании полученной от банка выписки операцией: Дт сч. 51 (Расчетный счет) / Кт сч. 57. Размер недостачи, обнаруженной в банке при пересчете денег, списывается по акту проводкой: Дт сч. 57 / Кт сч. 94 (Недостачи от ущерба ценностям).

Недостающие средства взыскиваются с виновных сотрудников в следующем порядке: Кт сч. 94 / Дт сч. 73 (с/сч. расчетов по компенсации материального урона). При компенсировании нехватки средств путем оплаты через кассу выполняется операция: Дт сч. 50 / Кт сч. 73, а при удержании денег из заработка виновного: Дт сч. 70 (Расчеты с сотрудниками по заработной плате) / Кт сч. 73.

К сведению! По распоряжению руководства организации виновный сотрудник несет ответственность в размере среднемесячного заработка, сумма свыше указанного показателя может взыскиваться при согласии самого виновного либо при наличии судебного решения (ст. 248 ТК РФ).

Когда не была определена виновная сторона либо решением суда было отказано в удержании с нее ущерба, убыток списывается на финансовые результаты предприятия: Кт сч. 94 / Дт сч. 91 (Иные поступления и траты).

Излишек суммы приходуется и относится в результаты от хозяйственной деятельности: Дт сч. 57 / Кт сч. 91.

К сведению! При обнаружении нехватки денег или их излишка, фальшивых банкнот инкассаторы не считаются ответственными при условии сохранения целостности инкассаторской сумки и пломбировочного оттиска. Инкассатор ответственен в размере недостающей суммы денег, если им была принята поврежденная сумка или произошла ее потеря.

Индивидуальные предприниматели не обязаны устанавливать лимит денежных средств в кассе и сдавать излишки в банк. Но если бизнес развивается успешно, то рано или поздно необходимость этого назревает. А когда речь о более-менее крупных деньгах, целесообразно воспользоваться услугой инкассации.

О чем речь

Под инкассацией понимается охраняемая перевозка денежных средств, любых других ценностей или документов. Чаще всего инкассацию заказывают для того, чтобы перевести выручку из кассы магазина в банк, где она зачисляется на расчетный счет. Но это не единственное применение рассматриваемой услуги — деньги под охраной инкассаторов можно перевозить по любому маршруту. Например, из одного филиала компании в другой.

Что касается формы предоставления такой услуги, то ее классический вариант всем хорошо известен. Это так называемая выездная инкассация, то есть сопровождение ценностей вооруженными инкассаторами на специализированном автомобиле. Наряду с ней существуют и другие формы, например, зачисление денежных средств на счет через банкомат.

Инкассация является банковской услугой и регулируется положениями ЦБ РФ. Осуществлять ее могут только организаций, у которых есть соответствующая лицензия.

Периодичность инкассации

Как было сказано выше, обязательного лимита остатка наличных денежных средств у предпринимателя нет. Поэтому он может сам определять, при достижении какой суммы заказывать инкассацию. Соответственно, от этого и будет зависеть периодичность инкассации.

Аргументы за и против

Плюсы инкассация очевидны:

безопасное перемещение ценностей — инкассаторы отвечают за ваши деньги;
не нужно отвлекаться на поездку в банк;
деньги в течение дня зачисляются на расчетный счет.

Но стоит упомянуть о сложностях. Они связаны с документальным оформлением услуги. Все бумаги должны быть готовы к приезду инкассаторов, поскольку они работают строго по графику. И если с документами что-то не так, то ждать вас не будут. А вот холостой выезд придется оплатить.

Подготовка к инкассации

Заказывая услугу первый раз, придется проделать предварительную работу. Все это может растянуться на несколько недель, поэтому начинать процесс лучше заранее. Он состоит из трех этапов:

Подача Заявки. Можно либо позвонить в банк, либо заполнить форму на сайте.
Определение стоимости. Если банк публикует тарифы на сайте, то пользователь может все рассчитать самостоятельно. Но так бывает не всегда — иногда вопрос стоимость решается индивидуально в зависимости от суммы и прочих условий. Примерно стоит ориентироваться на такие тарифы: 500-800 рублей за выезд (в том числе холостой) плюс 0,1-2% от суммы, которая перевозится инкассаторами. Обычно чем больше сумма, тем меньше процент. Также могут быть предусмотрены скидки, если инкассация заказывается в том же банке, где у предпринимателя расчетный счет и эквайринг.
Заключение договора. За инкассацией можно обратиться в свой банк либо стороннюю службу. В зависимости от этого договор будет двух- или трехсторонним (предприниматель, инкассаторская служба, обслуживающий счет банк). Одновременно с этим обговаривается график приезда инкассаторов. В договоре должна быть гарантия того, что при утрате денежных средств во время перевозки инкассаторами это сумма будет возмещена.

Обратите внимание на то, что вы должны обеспечить инкассаторам условия для выполнения их функций. Это как минимум свободный подъезд к помещению, отсутствие большого количества посторонних лиц на пути специалистов, возможность освободить комнату с кассой от посетителей и закрыть ее на замок.

Процедура инкассации

Итак, договор заключен, график утвержден. Осталось подготовить документы и ждать инкассаторов. Рассмотрим, каковы должны быть действия предпринимателя.

Заполнение ведомости

Потребуется заполнить документ, который называется «Препроводительная ведомость к сумке 0402300». Документ довольно объемный и состоит из нескольких частей — ведомости, накладной и квитанции. Порядок заполнения подскажут в банке. Также можно обратиться к инструкции из приложения к Указанию Банка России № 3352-У. Будьте внимательны при заполнении документа — сумма должна везде совпадать, иначе инкассаторы наличность не примут.

Передача денег

Явившись за деньгами, инкассатор предоставляет кассиру паспорт и доверенность на перевозку. Убедившись, что перед ним представитель инкассаторской службы, кассир выкладывает денежные средства в сумку. Это может быть одноразовый сейф-пакет или холщовый мешок многоразового использования. Рекомендуется заранее узнать в банке, нужно ли покупать сумки самостоятельно или их привезут инкассаторы. Мешки пломбируются — для этого пользователю выдается индивидуальный пломбиратор.

Итак, деньги уложены в пакет. Заполненный на первом этапе документ делится — ведомость вкладывается в пакет, а накладная и квитанция остается у кассира.

Инкассатор принимает сумку с деньгами, проверяет правильность заполнения документов и пломбу. Если никаких нареканий нет, он расписывается в квитанции и ставит штамп. Далее квитанция с подписью представителя инкассаторской службы передается кассиру. Это означает, что теперь ответственность за денежные средства несет инкассатор.

Поступление денег на расчетный счет

После передачи денежных средств инкассатору работа предпринимателя закончена. Через 1-2 дня деньги появится на расчетном счете. Перед зачислением специалисты банка их проверят и пересчитают. Если выяснится, что сумма не соответствует указанной в документах, деньги зачислены не будут. Вместо этого будет составлен акт экспертизы, а банк будет выяснять, кто в этом виновен.

У любой компании, работающей с наличной выручкой, есть необходимость доставлять в банк деньги. Рассмотрим основные статьи расходов и способы их сокращения.

Для чего нужна инкассация?

В первую очередь, чтобы обезопасить сохранность денег.

Во-вторых, чтобы не отвлекаться от работы, расходуя время на их самостоятельную транспортировку в банк.

Кроме того, инкассирование позволяет ускорить зачисление наличных на расчетный счет. Это помогает не снижать оборачиваемость средств.

Кому нужна инкассация? Что об этом говорит законодательство?

Инкассация нужна любому предпринимателю или компании, работающей с наличностью. В ряде случаев она обязательна в силу нормативных актов.

Так, для среднего и крупного бизнеса важно соблюдать порядок ведения кассовых операций, который определяет поддержание лимита налички в кассе. Размер лимита устанавливает руководитель, но если компания этот лимит превысит и не инкассирует излишек, компанию ждет штраф от 40 000 до 50 000 руб. (часть 1 ст. 15.1 КоАП), поскольку сверхлимитную наличность нужно сдавать в банк (указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210).

Малые предприятия могут не устанавливать такой лимит. Но если его определили, то должны соблюдать норму закона, иначе могут быть оштрафованы.

Данное нарушение рассматривают только инспекторы ФНС. Поскольку оно не является длящимся, привлечь к ответственности можно только в течение двух месяцев с момента его совершения.

Как проводить инкассацию?

Разберем стандартную ситуацию для торговой точки: перевозка денег по маршруту компания – банк.

Для этого можно использовать инкассационную службу банка (своего или стороннего), либо компанию, специализирующуюся на оказании таких услуг.

Перевозка наличных регулируется положениями Центробанка (так написано в законе «О банках и банковской деятельности»), поэтому выполнять ее могут только те компании, у которых на это есть соответствующая лицензия.

Чего требует инкассация?

Нельзя просто позвонить в банк и сказать: приезжайте и заберите деньги. Нужно соблюсти ряд условий. Например:

1. Документы. Каждый раз, когда за деньгами приезжает машина, нужно готовить пачку сопроводительных документов. Поскольку у инкассаторов есть график и маршрут, у них немного времени на прием денег. Поэтому документы нужно готовить заранее, а это значит, что придется задействовать время отдельного сотрудника. Если он ошибся с документами, инкассаторы не будут ждать. Они не примут деньги, компании придется оформить отказ и в любом случае оплатить визит инкассаторов.

2. Комната. Для передачи денег инкассаторам нужно специально оборудованное помещение, которое должно запираться на ключ. В момент передачи там не должны присутствовать лишние люди. Если вы арендуете торговое помещение в центре, придется искать и комнату для инкассации. Плюс инкассаторы требуют свободный подъезд и место для парковки автомобиля рядом с входом/выходом.

Стоимость инкассации

Она зависит от ряда факторов:

суммы перевозки;
времени инкассации;
сложности маршрута;
удаленности от точки инкассации;
наличия вооруженной охраны.

Обычно есть такие варианты тарифов:

фиксированная ставка (за каждый заезд);
процентная ставка (оговоренный процент от сдаваемой суммы, но не ниже некоторого минимума);
комплексный – «такса» за заезд + процент от суммы.

Рассмотрим комплексный вариант. Он складывается из фиксированной платы за выезд и процента от суммы, сдаваемой инкассаторам. Но это только прямые расходы.

Чтобы понять, во сколько действительно обходится инкассация, нужно учитывать стоимость времени каждого сотрудника, вовлеченного в процесс сбора наличных от приема средств до зачисления на счет и отражения в учетных системах, а также стоимость самого дорогого ресурса – административного. Опытным путем установлено, что менеджер одновременно может эффективно управлять 5-9 процессами. Чем больше процессов, не приносящих прибыль, в ответственности сотрудника, тем дороже процесс для бизнеса в целом.

Также нужно учитывать количество точек для инкассации: чем их больше, тем сложнее организация процесса. Кроме того, многие компании не учитывают стоимость денег в периоде и стоимость дополнительного финансирования для поддержания оборотных средств. В конечном итоге, стоимость всех затрат компании на инкассацию наличных может достигать 1-2% от оборота и выше.

Итоги. Плюсы и минусы инкассации

безопасность. Инкассаторы отвечают за сохранность ваших денег. Это ответственность подкрепляется бронированным автомобилем и оружием;
экономия времени. Не надо тратить личное время либо время одного из сотрудников, отправляя его в банк или к банкомату с возможностью самоинкассации;
инкассаторы привозят деньги в банк и сами зачисляют их на расчетный счет.

ошибки при заполнении документов;
приезд инкассаторов в “неудобное” время или опоздание;
требование к наличию отдельного помещения;
скорость зачисления средств на счет;
сложный процесс, удешевление которого происходит за счет дополнительной нагрузки на персонал или за счет удобства.

Почитайте о преимуществах услуги «Электронный инкассатор» подробнее.

Читайте также: