Подотчетным лицом приобретены материалы без ндс

Опубликовано: 13.05.2024

Зачем нужен 71 счет

Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.

Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.

Что такое подотчетные средства

Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.

Например, сотруднику дали 1 000 рублей на производственные нужды — приобретение кабеля для ремонта компрессора. По итогу расходования денег сотрудник готовит отчет и прикладывает кассовый чек. Сумма по чеку может быть больше или меньше. В первом варианте организация вернет сотруднику ту часть, которую он оплатил из собственных средств. Во втором — неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу компании.

Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег

Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:

• выдавать деньги можно только работникам компании;
• выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
• максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
• лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
• срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
• все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.

Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.

Как ведут аналитический учет по счету 71

Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.

С какими счетами корреспондирует счет 71

По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.

Основные проводки с 71 счетом

В таблице собраны основные проводки по 71 счету, с которыми сталкивается любой бухгалтер.

Выдали сотруднику деньги в подотчет из кассы или со счета в банке / погашена задолженность перед сотрудником

Сотрудник вернул неизрасходованные деньги в кассу организации

Купили материалы на подотчетные средства

Купили товары на подотчетные средства

Учли расходы на общехозяйственные нужды или командировку

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе легко вести учет подотчетных средств. Вы в режиме реального времени будете знать, кто получал деньги, в какой сумме, и кто еще не отчитался. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.

• Легко ведите учёт и заводите первичку
• Отправляйте отчётность через интернет
• Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
• Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Попробовать бесплатно

Расчеты с наемными сотрудниками — это не только заработная плата и выданные в подотчет средства, есть и другие категории расчетов. Например, материальная помощь, займы, возмещение ущерба и так далее. Для их учета использую счет 73.

Переводы в пути — это деньги, еще не зачисленные на счет компании, но которых в наличном или безналичном виде уже нет. Например, наличность сдали в кассу банка, но на расчетный счет деньги еще не зачислили. По сути, деньги у компании есть, но числятся они не в кассе и не на банковском счете, они учитываются как «переводы в пути». Для их учета используют счет 57.

Испорченные товары на складе, украденные материалы, потерянные при перевозке полуфабрикаты — все это попадает на счет 94. Его добавили в план счетов специально для отражения сумм потерь и недостач материалов, товаров, денег и других ценностей.

«Клерк» Рубрика НДС

На вопрос, когда фирма может засчитать входной НДС, любой бухгалтер ответит сразу, не задумываясь. А задуматься порой надо.

Н.А. Габец, эксперт АГ «РАДА»

Дело-то житейское

Ситуация, когда сотрудники покупают для фирм что-то за наличные, на практике встречается сплошь и рядом. Это могут быть и канцелярские товары, и запчасти, и материалы, и многое другое. Если товары нужны фирме срочно и стоят не слишком дорого, использовать наличные очень удобно. В этом случае фирме не придется ждать два-три дня, пока деньги поступят к поставщику и его бухгалтерия известит об этом отдел продаж. Наличные можно обменять на товар сразу в тот же день.

Отправляя сотрудника за покупкой, ему обычно выдают деньги из кассы фирмы. Но зачастую расход бывает незапланированным, и денег в кассе может не оказаться совсем или быть недостаточно. Тогда сотрудник получает лишь часть нужной суммы, остальное ему приходится платить из личных средств. Таким образом, у него возникает перерасход по авансовому отчету, если сотрудник истратил денег больше, чем получил. Когда в кассе появляются деньги, фирма компенсирует ему этот перерасход. Однако нередко это происходит уже в другом отчетном периоде для исчисления НДС.

Выполнив поручение, сотрудник должен сдать на склад привезенные товары, а в бухгалтерию – авансовый отчет. К нему необходимо приложить накладную, счет-фактуру, квитанцию к приходному кассовому ордеру и кассовый чек.

После получения документов и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтер проводит его в учете.

Обратите внимание: чтобы фирма могла учесть такие расходы, сотруднику нужно выписать доверенность на получение товарно-материальных ценностей по форме № М-2 или № М-2а. Формы бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Доверенность будет свидетельствовать о том, что ваш сотрудник действует не от себя лично, а от имени фирмы. Тогда и налог с продаж ему платить не придется.

Пример

ООО «Радиан» 30 сентября 2003 года поручило своему снабженцу Федорову В.М. приобрести за наличный расчет запчасти для автомобиля. Ориентировочно они должны стоить 5500 рублей. Остаток кассы 30 сентября составил 3000 рублей.

Купив запчасти на общую сумму 5448 рублей (в том числе НДС – 908 рублей), Федоров В.М. в тот же день сдал их механику и составил авансовый отчет.

2 октября 2003 года из банка получено по чеку на хозяйственные расходы 10 000 рублей. Из этой суммы фирма погасила свою задолженность перед Федоровым В.М.

Бухгалтер «Радиана» сделал в учете записи:

30 сентября 2003 года

Дебет 71 Кредит 50

– 3000 руб. – выданы Федорову В.М. деньги в подотчет на покупку запчастей;

Дебет 10-5 Кредит 71

– 4540 руб. – приняты к учету запчасти для автомобилей;

Дебет 19 Кредит 71

– 908 руб. – принят к учету НДС на запчасти для автомобилей;

2 октября 2003 года

Дебет 71 Кредит 50

– 2448 руб. (5448 – 3000) – выданы Федорову В.М. деньги в перерасход по авансовому отчету.

–конец примера–

Многие бухгалтеры после проведения документов сразу ставят к вычету входной НДС, не дожидаясь пока фирма погасит свою задолженность перед сотрудником. В самом деле, раз есть приход товаров, их оплата и счет-фактура, препятствий для этого нет.

Доводы «против»

Однако налоговики не советуют с этим торопиться. Они убеждены: поскольку фирма может вычесть только предъявленный и уплаченный ею налог (ст. 171–172 НК), это право у нее возникает лишь после полного расчета с подотчетным лицом. То есть после выдачи сотруднику сумм перерасхода по авансовому отчету. В данном же случае у фирмы денег нет, и за нее рассчитывается сотрудник. Поэтому такую оплату товаров налоговики не признают расходом фирмы.

Такой же позиции придерживаются и некоторые судьи: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10 января 2001 г. по делу № Ф04/18-921/А27-2000; постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 января 2002 г. по делу А05-565/01-35/11; Постановление кассационной инстанции ФАС Уральского округа от 20 марта 2002 г. по делу № Ф09-530/02-АК.

Уральские арбитры в качестве аргумента приводят определение фактической оплаты, которое дано в постановлении Конституционного Суда РФ от 20 февраля 2001 г. № 3-П. Согласно ему, фактически уплаченными поставщику суммами налога являются реально понесенные фирмой затраты в форме отчуждения части имущества (в частности, денег). По их мнению, это происходит лишь в момент погашения задолженности перед сотрудником, а не в момент оплаты товара за счет средств, которые не принадлежат фирме.

Аналогичное мнение высказал и Минфин России в письме от 30 ноября 1998 г. № 04-03-05 на частный запрос.

За занижение налогооблагаемой базы фирме грозит наложение штрафа в размере 20 процентов от суммы недоимки согласно статье 122 и начисление пеней в соответствии со статьей 75 Налогового кодекса.

Аргументы «за»

Однако не будем делать поспешных выводов. Среди судей в данном вопросе нет единства. Многие из них убеждены, что факта принятия товаров к учету и их оплаты (при наличии счета-фактуры) достаточно, чтобы поставить НДС к вычету. Именно такие условия предусмотрены статьей 171 Налогового кодекса.

При этом совершенно неважно, что сотрудник внес в кассу поставщика личные деньги. Ведь он действовал не от своего имени, а от лица фирмы. В сложившейся ситуации он как бы дал фирме деньги в долг. А Налоговый кодекс не ставит право организаций вычесть НДС в зависимость от источника оплаты – собственные или заемные средства. Обратите внимание: если использовать логику налоговиков, то нельзя уменьшать НДС и на суммы налога, уплаченные за счет банковских кредитов, до их погашения.

Таким образом, запрет налогового ведомства на вычет НДС не основан на нормах материального права. К такому выводу пришли арбитры ФАС Центрального (постановления кассационной инстанции от 6 мая 2003 г. по делу № А09-8580/02-16 и от 24 октября 2002 г. по делу № А09-4297/02-29) и Дальневосточного округов (постановление кассационной инстанции от 25 декабря 2000 г. по делу № Ф03-А59/00-2/2281).

Судьи Северо-Западного округа, ранее выступавшие на стороне чиновников, внезапно изменили свое мнение (постановление от 20 августа 2002 г. по делу № А26-3978/01-02-12/124). Так что даже в одном округе могут быть приняты разные решения по одному и тому же вопросу. Поэтому не стоит ориентироваться на сложившуюся в вашем округе арбитражную практику.

И если ваша фирма не оформила этот заем у сотрудника письменно, договор все равно считается действительным. Ведь, согласно статье 162 Гражданского кодекса, несоблюдение формы сделки влечет ее недействительность, только если на это прямо указано в законе. И то обстоятельство, что фактически полученный заем не отражен у фирмы на счетах учета кредитов и займов (счет 66 или 67), по мнению арбитров, не ведет к занижению и неуплате НДС.

Вот так непросто обстоят дела с подотчетным НДС в самой обычной житейской ситуации. В конечном счете решать, какую занять позицию, придется, как всегда, бухгалтеру. Тем, кто не хочет рисковать и спорить с налоговиками, советуем не торопиться с вычетом налога до полного расчета с сотрудниками. А смельчаки могут попытать счастья в суде – шансы у них есть.

Видеоуроки по теме

Изучите порядок учета расчетов с подотчетными лицами в законодательстве, а также особенности оформления операций в 1С:8:

Счета учета расчетов с подотчетниками в 1С:8 Порядок ведения операций с подотчетными лицами Схема расчетов с подотчетными лицами Документы по выдаче авансов подотчетникам Документы по отчету о выданных суммах Документ «Авансовый отчет» Двусторонняя печать Авансового отчета (АО-1) Принятие НДС к вычету по чеку Документы по окончательному расчету с подотчетником Проверка операций с подотчетниками

Самостоятельная работа

Приказом руководителя ООО «ТЕХНОМИР» в Организации утвержден порядок выдачи подотчетных сумм, а также определен состав материально-ответственных лиц, имеющих право на приобретения за наличный расчет.
28 ноября сотрудник Дроздов О.В. представил в бухгалтерию отчет на приобретение материалов для общехозяйственных нужд: продукты, канцтовары и подарки детям на новый год. Ранее 27.11.2019 сотрудник получил денежные средства в размере 17 200 руб. под отчет – см. модуль Касса – кейс Выдача денег из кассы в подотчет .
К авансовому отчету приложен кассовый чек с выделенной суммой НДС, СФ не предоставлен.
В этот же день после утверждения авансового отчета руководителем сотрудник сдал в кассу Организации излишне полученные под отчет денежные средства.
Необходимо:
• оформить в 1С:8 хозяйственные операции на основе первичных документов
• осуществить проверку результатов в разделе Самопроверка
• указать в оформляемых документах в поле Комментарий тег Подотчет 1

Как решать кейс?

Задание 1

Порядок выдачи подотчетных сумм в Организации:

• изучите порядок выдачи подотчетных сумм в Организации
• определите срок:
  • выдачи подотчетных сумм
  • отчета за подотчетные суммы
  • проверки и утверждения отчета
• изучите состав сотрудников, имеющих право на приобретения за наличный расчет и через корпоративные карты

Первичные документы

Задание 2

Оприходование ТМЦ по авансовому отчету:

• отразите выданный аванс подотчетнику в авансовом отчете
• оприходуйте ТМЦ по отчету подотчетного лица на Основной склад и сформируйте Авансовый отчет
  • в случае отсутствия материалов в справочнике Номенклатура – группа Материалы – Офисные материалы введите новые позиции
• проверьте проводки по БУ и НУ
• проверьте списание входящего НДС в связи с отсутствием СФ и невозможностью принятия его к вычету
• распечатайте Приходный ордер (М-4) на оприходование материалов на склад
• распечатайте Авансовый отчет (АО-1) , установив параметры для двусторонней печати
• проверьте взаиморасчеты с подотчетником с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по Дроздову О.В. на 28 ноября

Данные для ввода номенклатуры

Первичные документы

Задание 3

Возврат неиспользованной подотчетной суммы в кассу:

• определите сумму подотчетных сумм к возврату
• оприходуйте денежные средства в кассу
• распечатайте Приходный кассовый ордер форма КО-1
• убедитесь, что взаиморасчеты с подотчетником закрыты с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по Дроздову О.В. на 28 ноября

Доп.материалы

Самопроверка

Видеоразбор решения задания 1

Порядок выдачи подотчетных сумм в Организации

Видеоразбор решения задания 2

Оприходование ТМЦ по Авансовому отчету Проводки Печать Приходного ордера на материалы Печать Авансового отчета ОСВ по счету 71.01

Видеоразбор решения задания 3

Возврат неиспользованной подотчетной суммы в кассу Проводки Печать Приходного кассового ордера ОСВ по счету 71.01

Дополнительные материалы по теме на Бухэксперт8

• Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
• Документ Авансовый отчет
• Приобретение ГСМ подотчетным лицом за наличный расчет
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки
• Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
• Можно ли принять в расходы затраты учредителя, не являющегося сотрудником организации?
• В документе Авансовый отчет раньше была возможность выбрать вместо 71 счета 73. Как это сделать сейчас?
• Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?

Дорогой Коллега , если у вас возникли вопросы по данной теме и заданию, тогда пишите их в комментариях ниже.
Ответ поступит на ваш email.

Внимание! Только после выполнения всех заданий этой темы переходите к следующему шагу курса.

PS. Прежде чем написать свой вопрос по этой теме, изучите наш вопросник:

Ответ:

Если у Вас не было статьи с заполненным поле Использование по умолчанию – Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика, то при проведении Авансового отчета , она создается автоматически и с багом. Флажок не стоит, а проводки по признанию расходов в НУ при списании НДС формируются. Из-за этого нет проводки по НЕ.01.9.
Вам необходимо:
В статье Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика
1. очистите поле Использование по умолчанию .
2. Пометить на удаление эту статью.
Далее
Создайте самостоятельно – не копируя! новую статью Списание выделенного НДС на прочие расходы
(проверьте возможно она у вас уже есть!)
• Наименование – Списание выделенного НДС на прочие расходы
• Группа – Не учитываемые для целей НУ
• Вид статьи – Прочие косвенные расходы
• флажок Принимается к налоговому учету – снять!
• Использование по умолчанию – Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

• Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником
• Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки
• Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности
• Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности
• Итоги

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У ЦБ внес ряд изменений в порядок ведения кассовых операций. Так, например, организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2020 - 2021 годах».

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не “попасть” на НДФЛ».

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Как оформить доверенность на получение ТМЦ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

• выдана ли работнику доверенность от имени организации;
• является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности

Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
• Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
• Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

• Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
• Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
• Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
• Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
• Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Итоги

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.

Одним из привычных, проверенных вариантов приобретения ГСМ является покупка через подотчетное лицо: за наличные или по банковской карте. И в том, и другом случае используется договор розничной купли-продажи. А значит, есть сложности с принятием НДС к вычету и учетом его в расходах.

Из статьи вы узнаете:

• как отразить выдачу наличных средств под отчет;
• как зарегистрировать авансовый отчет сотрудника и оприходовать ГСМ;
• как быть с НДС при покупке ГСМ за наличные.

Пошаговая инструкция

15 марта Степанов С.С. получил из кассы организации денежные средства на приобретение ГСМ в размере 4 200 руб.

20 марта Степанов С.С. представил авансовый отчет, в соответствии с которым он осуществил заправку автомобиля Ford Mondeo бензином АИ-92 в размере 100 л. на сумму 4 200 руб. (в т. ч. НДС 20%). Кассовый чек с выделенным НДС, подтверждающий расходы на ГСМ приложен к авансовому отчету.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Дата	Дебет	Кредит	Сумма БУ	Сумма НУ		Наименование операции	Документы (отчеты) в 1С
				Дт	Кт
Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы
15 марта	71.01	50.01	4 200	4 200	Выдача подотчетному лицу	Выдача наличных — Выдача подотчетному лицу
Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ
20 марта	10.03.1	71.01	3 600	3 600	3 600	Принятие к учету материалов	Авансовый отчет — вкладка Товары
	19.03	71.01	600	600	Принятие к учету НДС
	91.02	19.03	600	Списание НДС
	НЕ.01.9	—	600	Отражение расходов неучитываемых в НУ

Выдача денежных средств подотчетному лицу

Денежные средства могут быть выданы под отчет на основании любого распорядительного документа организации (ИП) или заявления сотрудника. Требование погашения задолженности по ранее выданным подотчетным суммам сегодня отсутствует (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Подробнее о выдаче денежных средств под отчет в статье Порядок расчетов с подотчетными лицами

Выдача денежных средств подотчетному лицу оформите документом Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы — Выдача .

Обратите внимание на заполнение полей:

• Получатель — сотрудник, которому выдаются денежные средства под отчет, совпадает с полем Выдано (ФИО) .
• Статья расходов — Выдача подотчетных сумм , выберите из справочника Статьи движения денежных средств.
  • Вид движения — Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов.
• Основание — нужды, на которые выдается подотчетная сумма— на приобретение ГСМ.
• Приложение — данные распорядительного документа или заявления сотрудника на выдачу денежных средств.

Для автоматического заполнения строки По документу , открывающейся по ссылке Реквизиты печатной формы у получателя в справочнике Физические лица должны быть заполнены данные документа, удостоверяющего личность, действительные на дату оформления документа Выдача наличных .

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 71.01 Кт 50.01 — выдача денежных средств подотчетному лицу.

Документальное оформление

Для документального оформления выдачи денежных средств из кассы используется унифицированная форма Расходный кассовый ордер (КО-2) , утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Заполненный документ можно распечатать по кнопке Печать — Расходный кассовый ордер (КО-2) документа Выдача наличных . PDF

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

ГСМ учитываются на счете 10.03.1 «Топливо на складе» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (план счетов 1С).

Для регистрации авансового отчета сотрудника о приобретенном ГСМ сформируйте документ Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты .

В шапке документа укажите:

• Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в авто. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ — название (гос. номер) автомобиля.

На вкладке Авансы добавьте документ выдачи аванса.

На вкладке Товары укажите информацию о приобретенных ГСМ и первичных документах:

• Документ (расхода) — первичный документ, на основании которого приходуются ГСМ, в нашем примере это чек ККТ.
• Номенклатура — наименование ГСМ, выбирается из справочника Номенклатура.

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

• Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ.
• Флажок СФ не устанавливайте.
• Реквизиты счета-фактуры не заполняйте, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

Даже если НДС выделен в чеке ККМ, без счета-фактуры НДС нельзя принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ). НДС, непринятый к вычету, необходимо списать на расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу по прибыли (п. 1 ст. 170 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Подробнее про вычет НДС по кассовому чеку и учет в налоговых расходах

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 10.03.1 Кт 71.01 — ГСМ по авансовому отчету.
• Дт 19.03 Кт 71.01 — НДС по авансовому отчету.
• Дт 91.02 Кт 19.03 — списание НДС на прочие расходы.
• Дт НЕ.01.9 — расходы, не учитываемые в НУ.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. форму авансового отчета. В 1С используется Авансовый отчет по форме «АО-1». Заполненный документ можно распечатать по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1) документа Авансовый отчет . PDF

См. также:

• Приобретение ГСМ: законодательство и 1С
• Через подотчетное лицо через корпоративную карту
• По талонам. Переход права собственности при заправке

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную картуПриобретение ГСМ через подотчетное лицо по безналичному расчету подразумевает использование.
2. Расчеты с подотчетным лицомУчусь работать в 1С: Бухгалтерия, ред 8.3. Столкнулась с тем.
3. Расчеты с подотчетным лицомДобрый день! У нас вопрос по теме расчеты с подотчетным.
4. Чек ККМ при продаже за наличный расчет юрлицуПодскажите как провести в 1С продажу товара за наличный расчет.

Карточка публикации

(9 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Читайте также:

  
• Доход от оказания услуг по присмотру и уходу за детьми облагаются ндс
  
• Выручка без ндс формула от реализации
  
• Страхование строительных рисков ндс
  
• Классы ндс элементов стальных конструкций
  
• Ндс в зарубежных странах