71 счет и ндс

Опубликовано: 11.05.2024

Зачем нужен 71 счет

Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.

Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.

Что такое подотчетные средства

Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.

Например, сотруднику дали 1 000 рублей на производственные нужды — приобретение кабеля для ремонта компрессора. По итогу расходования денег сотрудник готовит отчет и прикладывает кассовый чек. Сумма по чеку может быть больше или меньше. В первом варианте организация вернет сотруднику ту часть, которую он оплатил из собственных средств. Во втором — неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу компании.

Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег

Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:

выдавать деньги можно только работникам компании;
выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.

Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.

Как ведут аналитический учет по счету 71

Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.

С какими счетами корреспондирует счет 71

По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.

Основные проводки с 71 счетом

В таблице собраны основные проводки по 71 счету, с которыми сталкивается любой бухгалтер.

Выдали сотруднику деньги в подотчет из кассы или со счета в банке / погашена задолженность перед сотрудником

Сотрудник вернул неизрасходованные деньги в кассу организации

Купили материалы на подотчетные средства

Купили товары на подотчетные средства

Учли расходы на общехозяйственные нужды или командировку

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе легко вести учет подотчетных средств. Вы в режиме реального времени будете знать, кто получал деньги, в какой сумме, и кто еще не отчитался. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Попробовать бесплатно

Расчеты с наемными сотрудниками — это не только заработная плата и выданные в подотчет средства, есть и другие категории расчетов. Например, материальная помощь, займы, возмещение ущерба и так далее. Для их учета использую счет 73.

Переводы в пути — это деньги, еще не зачисленные на счет компании, но которых в наличном или безналичном виде уже нет. Например, наличность сдали в кассу банка, но на расчетный счет деньги еще не зачислили. По сути, деньги у компании есть, но числятся они не в кассе и не на банковском счете, они учитываются как «переводы в пути». Для их учета используют счет 57.

Испорченные товары на складе, украденные материалы, потерянные при перевозке полуфабрикаты — все это попадает на счет 94. Его добавили в план счетов специально для отражения сумм потерь и недостач материалов, товаров, денег и других ценностей.

С 1 июля действуют новые формы счетов-фактур, деклараций и регистров по НДС. Применять их должны все, но тем, кто не ведёт операций с прослеживаемыми товарами, указывать новые реквизиты не нужно. Разберёмся с изменениями.

Счета-фактуры

Новые счета-фактуры утверждены постановлением Правительства от 02.04.2021 № 534. В основном изменения касаются только организаций и предпринимателей, которые работают с прослеживаемыми товарами, но есть и общие изменения.

Образец нового счёта-фактуры с 1 июля 2021 года

Изменения для всех

В шапке появилась строка 5а, в которой указываются реквизиты (номер и дата составления) документа на отгрузку, на основании которого составлен счёт-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.

Отдельную графу 1 вводят для порядкового номера записи. Наименование товаров теперь указывается в графе 1а, а код по ТН ВЭД ЕАЭС — в графе 1б.
Графа 1 связана со строкой 5а. Документ об отгрузке соотносится с конкретными порядковым номером записи в счёте-фактуре. Например, если счёт-фактура составлен на товар по нескольким товарным накладным (сводный счёт-фактура), то в графе 5а будут указываться порядковые номера строк из счёта-фактуры, которые относятся к конкретной накладной. Разделять документы надо через точку с запятой.

Пример. Документ об отгрузке: № п/п 1-5 N 35 от 5.07.2021; № п/п 6-10 N 42 от 5.07.2021. Если это УПД, то указываем диапазон всех порядковых номеров строк из табличной части с реквизитами документа.

В электронном формате заполнять строку 5а не обязательно, поэтому отсутствие данных — не нарушение. Но любые противоречия могут привести к дополнительным проверкам в ФНС.

Изменения для участников системы прослеживаемости

Для налогоплательщиков, которые работают с прослеживаемыми товарами, изменений больше. У них есть обязанность заполнять дополнительные графы в табличной части.

Графа 11 изменила название на «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости» (ранее называлась «Регистрационный номер таможенной декларации». Она заполняется одним из двух реквизитов:

РНПТ, если счёт-фактура по прослеживаемым товарам;
регистрационный номер декларации, если по другим товарам.

В одном документе могут быть собраны сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам.

В графы 12 и 12а заносится единица измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графу 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости, в соответствующих единицах измерения.

Для большинства прослеживаемых товаров показатели граф 2, 2а и 12, 12а будут совпадать. Но так как у прослеживаемых товаров с одинаковым наименованием, единицей измерения и ценой могут быть различные РНПТ, в форме счёта-фактуры можно составить к одной строке счёта-фактуры несколько подстрок граф 11–13. Именно поэтому графы 12 и 13 выделены отдельно от граф 2 и 3.

Пример заполнения с несколькими партиями одного товара:

Корректировочный счёт-фактура тоже изменился:

добавили графы 10 и 10а— код и наименование страны происхождения товаров (если в исходном счёте-фактуре эти реквизиты не заполняли, в корректировочном тоже заполнять не нужно)
новые графы 11–13 заполняются аналогично обычному счёту-фактуре. Только по графе 13 указывают не первоначальное количество отгруженных товаров, а разницу между их количеством до и после корректировки.

Ошибки в счетах-фактурах, если они допущены в реквизитах прослеживаемости, не будут влиять на право получить налоговые вычеты по НДС. Но так как товары находятся на контроле ФНС, в этом случае велика вероятность получения требований из инспекции по предоставлению пояснений.

Электронный обмен счетами-фактурами

Продажу и покупку прослеживаемых товаров для перепродажи надо оформлять именно электронными счетами-фактурами и обмениваться ими через операторов ЭДО. Это касается и корректировочных документов (п. 1 ст. 169 НК РФ). Исключения предусмотрены в следующих случаях:

товары проданы физлицам для собственных нужд, а не для бизнеса;
товары переданы на экспорт или реэкспорт;
товары проданы и перемещены из РФ на территорию государства-члена ЕАЭС.

Регистры и декларация по НДС

За III квартал 2021 года декларацию по НДС надо сдавать по новой форме (постановление Правительства от 02.04.2021 № 534). В неё поменяли штрих-коды, а в разделы 8, 9, 10 и 11 добавили новые строки для реквизитов прослеживаемости. Аналогичные изменения внесли в журналы учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж.

Вот список новых строк:

регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
код количественной единицы измерения товара, используемый в целях прослеживаемости;
количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения в целях прослеживаемости;
стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, в рублях, без НДС.

В регистры по НДС эти данные переносятся из первичных и корректировочных счетов-фактур, а в декларацию уже из самих регистров.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п	Содержание хоз. операции	Дебет	Кредит	Документы-основания
1	Выплата наличных денежных средств в подотчет	71	50	Отчет кассира, расходный ордер
2	Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку	71	51	Выписка банка, платежное поручение
3	Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку	71	55	Выписка со специальных счетов
5	Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств	08	71	Акт о приемке работ и услуг
6	Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом	10	71	Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7	Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды	20/26/44	71	Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9	Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом	41	71	Авансовый отчет и накладные
11	Возврат в кассу неистраченных средств	50	71	Отчет кассира, приходный ордер
12	Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица	73	71	Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Дт	Кт	Описание	Сумма, руб.	Документ — основание
71	51	На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды	2 500	Платежное поручение
10	71	Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС	2 840	Авансовый отчет, товарный чек
71	51	На банковскую карточку Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода	340	Платежное поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Дт	Кт	Описание	Сумма, руб.	Документ-основание
26/44	60	Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.)	6 102	Акт выполненных работ
19	60	Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг	1 098	Акт выполненных работ
68/2 НДС	19	Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету	1 098	Акт выполненных работ, счет-фактура
71	50/1	Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет	7 500	Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60	71	В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка»	7 200	Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1	71	Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б.	300	Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Дт	Кт	Содержание операции	Сумма, руб.	Документ-основание
71	50	Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы	20 000	Расходный кассовый ордер
20	71	Списаны расходы на билеты без НДС	6 780	Авансовый отчет, ж/д билет
19	71	Выделен НДС по расходам на билеты	1 220	Ж/д билет
68.НДС	19	НДС направлен к вычету	1 220	Запись в книге покупок
20/44	71	Списаны расходы на проживание (гостиницу) без НДС	4 237	Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы
19	71	Выделен НДС по расходам на гостиницу	763
68.НДС	19	НДС направлен к вычету	763	Запись в книге покупок
20/44	71	Списаны суточные	6 000	Авансовый отчет
50	71	Работником возвращены непотраченные средства в кассу	1 000	Приходный кассовый ордер

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Зачем нужен 71 счет

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п	Содержание хоз. операции	Дебет	Кредит	Документы-основания
1	Выплата наличных денежных средств в подотчет	71	50	Отчет кассира, расходный ордер
2	Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку	71	51	Выписка банка, платежное поручение
3	Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку	71	55	Выписка со специальных счетов
5	Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств	08	71	Акт о приемке работ и услуг
6	Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом	10	71	Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7	Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды	20/26/44	71	Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9	Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом	41	71	Авансовый отчет и накладные
11	Возврат в кассу неистраченных средств	50	71	Отчет кассира, приходный ордер
12	Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица	73	71	Авансовый отчет

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Дт	Кт	Описание	Сумма, руб.	Документ — основание
71	51	На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды	2 500	Платежное поручение
10	71	Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС	2 840	Авансовый отчет, товарный чек
71	51	На банковскую карточку Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода	340	Платежное поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Дт	Кт	Описание	Сумма, руб.	Документ-основание
26/44	60	отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.)	6 102	Акт выполненных работ
19	60	Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг	1 098	Акт выполненных работ
68/2 НДС	19	Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету	1 098	Акт выполненных работ, счет-фактура
71	50/1	Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет	7 500	Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60	71	В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка»	7 200	Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1	71	Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б.	300	Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Что такое подотчетные средства

Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Вам будет интересно:

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в бухгалтерском учете: что отражается, характеристика счета, бухгалтерские проводки

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

До середины 2021 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2021 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Внимание! При отсутствии заявления или приказа, либо некорректном их составлении, на компанию и ответственных лиц могут налагаться штрафы до 50 тысяч рублей.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

Внимание! В случае, если работником подотчетная сумма была потрачена не полностью, то после оформления авансового отчета он должен вернуть неиспользованный остаток назад в кассу

Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег

выдавать деньги можно только работникам компании;
выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.

Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Подотчетные суммы: кому, зачем

В жизнедеятельности любой организации возникают ситуации, когда расчет за наличные средства предпочтительнее, чем оплата по счету через банк, или когда сотрудник едет в командировку, или есть необходимость устроить культурную программу важному клиенту. Все эти ситуации приводят к появлению сумм, выданных работникам компании на определенные нужды с последующим предоставлением отчета по тратам. То есть подотчетные деньги — это те средства фирмы, которые тратятся сотрудниками в соответствии с назначенными целями. Для контроля используется счет 71 — расчеты с подотчетными лицами аккумулируются именно там.
Как происходит выдача средств под отчет:

Сотрудник пишет заявление на имя директора. Директор визирует данное заявление.
Работодателем издается соответствующее распоряжение.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Как поступить, если сотрудник не вернул деньги, полученные из кассы, читайте в нашем материале «Погашение долга по подотчету при увольнении».

В течение установленного работодателем количества дней после командировки сотрудник представляет авансовый отчет с приложением документов. Если это были хозяйственные или прочие траты, авансовый отчет необходимо предоставить в течение этого же количества дней по окончании срока, на который они выдавались. Этот срок нормативно не установлен, поэтому его необходимо утвердить локальным актом для усиления контроля над расходами.

ВАЖНО! Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Подробнее о сроках можно прочитать в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет».

Иногда возникает обратная ситуация: работник не получал деньги из кассы, но пришлось потратить на нужды предприятия.

Что делать в таком случае, читайте в нашей статье.

Далее бухгалтер обрабатывает полученные документы и проводит их через счет расчетов с подотчетными лицами, т. е. счет 71.

С какими счетами корреспондирует счет 71

Пример № 1. Перерасход — долг в пользу подотчетного работника

ООО «Весна» выдало в июне секретарю Карандашикову П.П. 3000 рублей подотчет для покупки карандашей. Средства были выданы из кассы. Работник произвел закупку на сумму 3150 рублей. О понесенных затратах был составлен авансовый отчет, фискальный чек и товарная накладная приложены к документам.

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подотчет выдан из кассы	71	50	3000
Авансовый отчет утвержден, расходы на покупку карандашей приняты к учету	10	71	3150
Перерасход был перечислен секретарю на банковскую карту	71	51	150

Что отражать на счете 71

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.

Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

ВАЖНО! Займы и кредиты работникам нельзя отражать на счете 71. Для этого в бухгалтерском учете предназначен отдельный счет — 73. Некоторые компании, желая упростить учет и уклониться от налогов, оформляют краткосрочные кредиты работникам через 71 счет. Это нарушение.

Пример № 2. Остаток — долг за подотчетным лицом

На покупку ноутбука специалисту ООО «Весна» Баранкину К.К. было перечислено на карту 35 000 рублей. Магазин компьютерной техники предоставил Баранкину скидку 10% от стоимости ноутбука (3500 рублей). Итого покупка составила 31 500 рублей. Баранкин предоставил авансовый отчет и вернул остаток в кассу.

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подотчет перечислен на карту Баранкина	71	51	35 000
Утвержден авансовый отчет, расходы на покупку ноутбука приняты к учету	08	71	31 150
Остаток возвращен в кассу ООО «Весна»	50	71	3500

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражаем по дебету счета 71	Что указываем в кредите бухсчета 71
71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет.

Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства.

До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71.

Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.

Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету.

Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.

Отражение представительских расходов в учете

Для учета выданных подотчетных сумм с целью оплаты представительских мероприятий составляются проводки по 71 счету:

Дт «Расчеты по подотчетным суммам» Кт «Касса» – выданы деньги под отчет.
Дт «Общехозяйственные расходы» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – отражена сумма представительских расходов.
Дт «НДС» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – учтена сумма НДС.
Дт «Касса» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – неиспользованные денежные средства возвращены в кассу предприятия.
Дт «Расчеты по подотчетным суммам» Кт «Касса» – выданы средства в качестве возмещения работнику перерасхода.
Дт «Нераспределенная прибыль/убыток» Кт «Расчеты по налогам» – в случае превышения нормируемых расходов восстанавливается сумма НДС на перерасход.

Сумма представительских расходов не должна превышать 4% от расходов по оплате труда в отчетном периоде.

Назначение счета

Счет 71 предназначается для учета выдачи и возврата непотраченных подотчетных сумм. Деньги из кассы выдаются с оформлением расходного кассового ордера и лишь при условии, что работником сдана авансовая отчетность о потраченных подотчетных средствах, полученных ранее.

Для получения средств сотрудник пишет заявление, которое должно быть заверено руководителем компании. По истечении срока, на который были предоставлены средства, работник должен в течение 3 дней предоставить отчетность о назначении и количестве потраченных денег. Неистраченные средства возвращаются в кассу предприятия.

«Клерк» Рубрика Подотчет, командировки

Операции с подотчетниками не самые сложные. Но связанные с ними ошибки могут дорого обойтись предприятию. Сейчас, когда бухгалтеры приступают к составлению полугодовой отчетности, им стоит еще раз просмотреть первичку, проверить, все ли документы в наличии, правильно ли они оформлены и отражены в учете.

Об ошибках, которые чаще всего встречаются в операциях с подотчетными лицами, рассказывает генеральный директор ООО «ПроАудит» Светлана Бакина.

«Командировочный» НДС

– Практически на каждом предприятии есть командировочные расходы. Они складываются из стоимости проезда, затрат на гостиницу и суточных. К сожалению, до сих пор многие бухгалтеры твердо не знают, можно ли принимать к вычету НДС, выделенный в железнодорожных или авиабилетах. Нужны ли для этого отдельные счета-фактуры?

– НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно принимается к вычету на основании билетов, в которых сумма налога выделена отдельной строкой. Счета-фактуры в данном случае не требуются, а записи в книгу покупок делаются на основании проездных документов. Разумеется, возмещать НДС можно, если командировка носила производственный характер и все документы (приказ, командировочное удостоверение, авансовый отчет) оформлены правильно.

– Предположим, что в билете сумма НДС не выделена. Можно ли воспользоваться вычетом, определив ее расчетным путем?

– Нет. В Налоговом кодексе оговорены все возможные ситуации, в которых НДС начисляется (принимается к вычету) по расчетным ставкам. Командировки и связанные с ними расходы в их число не входят. Повторюсь, но единственным основанием для возмещения налога является проездной документ с выделенной суммой НДС. Если в билете эта сумма не указана, у предприятия отсутствует право на вычет.

– Но что же тогда делать?

– Если в проездном документе НДС вообще не упоминается, то всю стоимость билета нужно включить в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Кстати, такую точку зрения поддерживает и налоговая служба (письмо МНС России от 4 декабря 2003 г. № 03-1-08/3527/13-АТ995). Гораздо хуже, если в билете написано, например, «в том числе НДС 18 процентов», но сама сумма налога не указана. В этом случае бухгалтеру действительно придется самостоятельно рассчитать НДС и исключить его из стоимости билета. Однако ни принять к вычету, ни признать расходом при расчете налога на прибыль эту сумму будет нельзя.

– Еще вопрос, связанный с командировками. К авансовому отчету работник приложил счет гостиницы по форме № 3-Г. Это документ строгой отчетности. Может ли он служить основанием для налогового вычета?

– Нет. Счет, составленный по форме № 3-Г, свидетельствует об оплате гостиничных услуг. Он позволяет учесть расходы на проживание при налогообложении прибыли. Однако для возмещения НДС его недостаточно: нужен счет-фактура.

Кто покупает, тот и платит

– В мае за наличный расчет сотрудник организации по доверенности приобрел для фирмы хозяйственный инвентарь. Стоимость материальных ценностей оказалась больше, чем аванс, выданный подотчетному лицу. Все приходные документы, в том числе счет-фактура, получены и оформлены правильно. Свою задолженность перед сотрудником фирма погасила в июне. В каком месяце можно воспользоваться налоговым вычетом?

– В мае. Учитывая, что сотрудник действовал по доверенности, датой совершения расчета между организацией-покупателем и продавцом признается дата приобретения товаров за наличный расчет. Поэтому воспользоваться вычетом фирма может не дожидаясь, пока бухгалтерия покроет перерасход сотрудника по авансовому отчету.

– А если работник вообще ничего не брал под отчет и рассчитался с поставщиком собственными деньгами?

– В принципе такая ситуация мало отличается от предыдущей. Однако налоговые инспекторы часто расценивают ее иначе. Они считают, что за товар рассчиталось не само предприятие, а физическое лицо. На этом основании делается вывод, что НДС не уплачен и организация не может воспользоваться налоговым вычетом до тех пор, пока не погасит свою задолженность перед сотрудником. Но такая позиция довольно спорна. Ведь даже не получив аванс, подотчетное лицо действует по поручению организации, от ее имени и в ее интересах. По Гражданскому кодексу (ст. 182) сделка, совершенная представителем, создает, изменяет и прекращает права и обязанности представляемого. Поэтому при покупке товаров через представителя фактическим плательщиком средств, в том числе и НДС, является именно организация.

И все же устойчивой единообразной арбитражной практики по этому поводу нет. Некоторые судьи встают на сторону налоговых органов (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26 февраля 2002 г. по делу № А33-10898/01-С3а-Ф02-292/ 2002-С1), другие поддерживают налогоплательщиков (постановление ФАС Центрального округа от 6 мая 2003 г. по делу № А09-8580/02-16).

Чтобы выйти из положения, я рекомендую налогоплательщикам оформлять с подотчетными лицами, которые полностью или частично оплачивают приобретенные товары за счет личных средств, договоры займа.

Материальной выгоды нет

– А вот «обратная» ситуация, тоже довольно распространенная. Работник получил деньги, приобрел товар, составил авансовый отчет, но неизрасходованный остаток в кассу не возвратил. Эту сумму бухгалтер удерживает из зарплаты работника по истечении месяца. Не должен ли он заодно удержать с подотчетника и лишний НДФЛ?

– Нет. Первое, что приходит на ум в такой ситуации, – у работника возникает материальная выгода. Ведь деньги он не вернул, а значит, какое-то время ими пользовался. На самом деле это ошибочная точка зрения. По Налоговому кодексу (ст. 212) доходом в виде материальной выгоды признается:

экономия на процентах за пользование заемными средствами, полученными от организаций или предпринимателей;
экономия по сделкам, совершенным с взаимозависимыми лицами;
экономия по сделкам с ценными бумагами (рассчитывается в особом порядке).

Иных источников материальной выгоды Налоговый кодекс не предусматривает. Поэтому никакого налога с несвоевременно возвращенных подотчетных сумм бухгалтерия удерживать не вправе.

Обойдемся без кассы

– Нужно ли пробивать кассовый чек, когда подотчетник возвращает остаток неизрасходованного аванса?

– Нет. По закону о ККТ (от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ) организации и предприниматели обязаны применять кассовую технику, если наличные расчеты осуществляются при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг. Приходуя в кассу остаток подотчетных сумм, организация ничего не реализует. Поэтому кассовый чек пробивать не нужно.

К слову, точно такие же сомнения у бухгалтеров возникают, когда материально ответственные лица вносят в кассу суммы недостачи. На самом деле и в этом случае применять ККМ не надо. Ведь выявленную недостачу нельзя квалифицировать как продажу товарно-материальных ценностей.

Беседовал ведущий эксперт ПБ И. Анашкин

Читайте также: