В отчет 2 ндфл не попал сотрудник

Опубликовано: 02.05.2024

Пожалуй, один из самых значимых и трудных вопросов при расчете заработной платы – это исчисление и удержание НДФЛ.

И от того, насколько корректно будут отражены операции по его учету зависит:

- в первую очередь – расчеты с сотрудниками,

- во вторую очередь – формирование отчетности.

Или наоборот, кому как нравится.

Предлагаю познакомиться, или для кого-то вспомнить, со стандартными возможностями программы 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 (1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред.3.1), которые помогут нам в решении этой сложной задачи.

Что необходимо сделать бухгалтеру, чтобы проверить правильность исчисления НДФЛ?

После того, как завершено начисление заработной платы за месяц следует себя проверить: а все ли документы учтены для НДФЛ?

Для этого воспользуемся документом Перерасчет НДФЛ. Если все расчеты в базе проведены корректно, то документ НЕ будет заполнен.

Для демонстрации поведения данного документа введем документ Премия уже после проведения документа Начисление заработной платы.

Далее заполним вышеупомянутый документ.

В данной ситуации мы наблюдаем, что программа обнаружила, что следует доначислить налог. Поэтому нам необходимо пересчитать налог на доходы физических лиц в документе начисления заработной платы.

В программе довольно большой перечень отчетов, которые помогаю пользователю для анализа проведенных расчетов.

Первый отчет, который заслуживает нашего внимания – Сводная справка 2-НДФЛ.

С её помощью можно проверить исчисление налоговой базы и самого налога арифметически, путем нахождения разницы между суммой дохода и вычетов, предоставленных сотрудникам и умножения налоговой базы на ставку соответственно.

Если присутствует разница, между исчисленным налогом в базе, и суммой налога, полученной расчетным путем – следует найти сотрудников, по которым допущены ошибки.

Также данный отчет автоматически нам представит информацию по тем сотрудникам, у которых суммы удержанного и перечисленного налога не равны исчисленным. Для этого необходимо немного до настроить отчет, а точнее подключить «флажки».

Итак, посмотрим, как выглядит данная форма при подключенных флажках.

В моем примере эти суммы отличаются по той простой причине, что еще не проведена выплата за последний месяц.

После проведения выплаты, данный отчет будет выглядеть вот так.

И еще один вариант данного отчета.

Напомню, почему важно добиваться того, чтобы суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога должны быть равны – именно на этих данных строится формирование отчетов 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и взаиморасчеты с сотрудниками.

Для получения более детальной информации по возможным ошибкам воспользуемся другим отчетом. В нем также можно подключить возможность цветового выделения несоответствий между интересующими нас показателями, как было показано выше.

Следующий отчет покажет движения по документам-основаниям. При его формировании мы получим детальную информацию по каким документам еще не проведена выплата дохода сотруднику.

Для анализа получения дохода по датам можно воспользоваться одноименным отчетом. Он особенно ценен при заполнении отчета 6-НДФЛ.

Еще один полезный отчет, который поможет при анализе взаиморасчетов с сотрудниками.

Ну и напоследок скажу о том, что этими отчетами следует пользоваться ДО выплаты сотрудникам заработной платы.

Также следует обратить внимание на такой момент – при формировании ведомости на выплату заработной платы – сравните суммы исчисленного НДФЛ по полному своду и сумму НДФЛ к перечислению из ведомости. Если в течение месяца не было каких-либо межрасчетных выплат, то эти суммы должны быть равны между собой.

Для сравнения прикладываю вам «красивый» вариант.

Обращаю ваше внимание, что в статье рассмотрен вариант без деления выплат по статьям финансирования. На практике нужно учитывать еще и этот нюанс.

Желаю с легкостью считать заработную плату и НДФЛ.

Если возникли вопросы – звоните по телефону 8 (3852) 66-88-79.

Налоговому агенту по НДФЛ штраф не выпишут, если он самостоятельно обнаружил ошибки и представил в налоговую инспекцию уточненные документы до момента, когда содержащиеся в представленных документах (сведениях) обнаружили налоговые инспекторы (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Подробнее об этом читайте в нашей статье, подготовленной экспертами бератора.

С 1 января 2016 года представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 500 рублей за каждый такой представленный документ (ст. 126.1 НК РФ). Вам, как налоговому агенту, штраф не выпишут, если вы самостоятельно обнаружите ошибки и представите в налоговую инспекцию уточненные документы до момента, когда вы узнали (можете узнать) что неточности, содержащиеся в представленных вами документах (сведениях) обнаружили налоговые инспекторы (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому так важно своевременное выявление ошибок и подача корректирующих сведений.

Приказом ФНС России от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485@ установлены новые правила исправления ошибок в поданных справках 2-НДФЛ, для чего в заголовке предусмотрено поле «Номер корректировки»:

при составлении первичной формы справки 2-НДФЛ проставляется «00»;
при составлении корректирующей справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной указывается значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке («01», «02» и так далее);
при составлении аннулирующей справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной проставляется цифра «99».

Корректирующая справка 2-НДФЛ

Если обнаружены ошибки в принятой налоговым органом справке 2-НДФЛ, необходимо подать новую справку с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной 2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле «Номер корректировки» корректирующей справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение «01», если подается вторая корректирующая по этому же физическому лицу – «02» и т.д.

Количество корректирующих справок 2-НДФЛ практически не ограничено – номер уточнения (корректировки) справки может принимать значения от 01 до 98.

Обратите внимание: уточненная справка о доходах физического лица за предшествующие налоговые периоды, представляется по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения.

Обратите внимание, что иногда только «уточненкой» не обойтись.

Если работник, с которого вы в прошлом году недоудержали НДФЛ, уже уволился, провести перерасчет с ним вы уже не сможете. Поэтому действуйте таким же образом. После того как вы пересчитали налог, подайте на работника сразу две справки 2-НДФЛ. Первая – уточненная с признаком 1. В ней укажете все доходы и вычеты за соответствующий год, сумму исчисленного, удержанного, перечисленного, а также неудержанного налога. Вторая справка будет с признаком 2. В ней нужно отразить только сумму дохода, с которого был не удержан налог.

Сообщить о невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан, даже если был пропущен установленный для этого срок – 1 марта года, следующего за годом, в котором был выплачен доход. При этом помните: непредставление в установленный срок налоговым агентом в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Налоговым кодексом, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Если же с работника вы излишне удержали НДФЛ, то на него нужно подать только одну уточненную справку 2-НДФЛ с признаком 1. В справке укажите все доходы и вычеты, а также суммы исчисленного, удержанного, перечисленного и излишне удержанного налога.

Аннулирующая справка 2-НДФЛ

В форме аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняются заголовок, все показатели раздела 1 «Данные о налоговом агенте» и раздела 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода», указанные в представленной ранее справке 2-НДФЛ. Остальные разделы 3, 4 и 5 справки не заполняются.

Подготовка отчета 2-НДФЛ

Вы пока не сдали отчет 2-НДФЛ? Предлагаем обобщить знания по этому вопросу. Опубликованы материалы бесплатного экспресс-вебинара, сформированного на основе самых частых вопросов бухгалтеров.

Меня зовут Наталья Потапкина, я — один из экспертов сервиса Контур.Бухгалтерия. Наш сервис предназначен для расчета зарплаты в небольших организациях с простым учетом. Одна из самых важных возможностей сервиса — отчетность по зарплате, в том числе по форме 2-НДФЛ. Многие бухгалтеры уже сдали 2-НДФЛ, тем не менее, в нашу техподдержку продолжают поступать вопросы о том, как подготовить и сдать отчет. Поэтому мы решили провести экспресс-вебинар на тему отчетности 2-НДФЛ.

Изменения в форме и формате сдачи 2-НДФЛ в 2019 году;
Стандартные вычеты при заполнении 2-НДФЛ;
Частые вопросы о сдаче 2-НДФЛ, поступающие в техподдержку Контура;
Ответы на вопросы пользователей.

Форма и формат сдачи 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ отражены сведения об источнике дохода физического лица, заработной плате, других доходах и удержанном налоге. Основной документ, регламентирующий сдачу отчетности по форме 2-НДФЛ, приказ ФНС РФ от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.

Также важны Приложения приказа ФНС РФ от от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@, регламентирующие правила и порядок подачи сведений. В частности, в них описывается порядок подачи сведений о невозможности удержать налог с признаком 2. Также в данном приказе содержится новая измененная форма реестра и протокола приема сведений.

И, конечно, важный документ — Налоговый кодекс, также регламентирующий сдачу отчетности 2-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ сдается в ИФНС один раз в год. Срок сдачи зависит от признака документа. Если с выплат работнику удержан налог, в графе «Признак» ставьте число «1» и сдаете отчет в налоговую до 1 апреля следующего года. Если налог удержать не удалось, ставьте признак «2» и сдавайте справку до 1 марта следующего года.

Что поменялось в самой форме справки 2-НДФЛ:

С 2019 года налоговая обновила бланк 2-НДФЛ, поэтому изменился и порядок заполнения. Новая 2-НДФЛ машиноориентирована и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма ускорит процесс обработки данных за счет автоматизации сканирования, распознавания и оцифровки полученных справок.

Налоговые агенты, которые отчитываются через ТКС в электронной форме, не заметят изменений, так как XML-файлы формируются с помощью специальной программы.

Подробнее об изменениях и порядке заполнения новой формы читайте в статье.

Стандартные вычеты при заполнении 2-НДФЛ

В ст. 218 НК РФ приведено несколько вариантов применения стандартных вычетах. Коды утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Последняя редакция документа — от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820 действует с 1 января 2018 года и остается актуальной и в 2019 году.

В новой справке 2-НДФЛ расшифровку сведений о доходах и вычетах по месяцам потребуется вносить в отдельное приложение. Стандартные, социальные и имущественные вычеты отражаются в разделе 3 справки. В форме справки для работника тоже есть место для кодов, чтобы сотрудники могли понять, какой вычет им предоставил работодатель.

Ниже приведены коды вычетов:

Частые вопросы о сдаче 2-НДФЛ, поступающие в техподдержку Контура

Переходим к вопросам из техподдержки. Я их объединила по группам.

Первая группа — суммы налога исчисленные не совпадают с суммами удержанными. В каких ситуациях это может быть?

…Если исчислено меньше, чем удержано. Это значит, что у нас долг перед сотрудником, т.е. есть излишне удержанный налог. В справке 2-НДФЛ должна быть заполнена строка «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом». Такая ситуация может возникнуть в следующих случаях:

у нерезидентов, которые в середине года стали резидентами. Т.е. сначала у них исчислялся налог по ставке 30%, потом — 13%, и налог не был возвращен сотруднику;
при предоставлении имущественного вычета не с начала года;
при любых других пересчетах. То есть, в результате получилось, что удержали с сотрудника больше, чем нужно, но сумма не была возвращена сотруднику.

Эта ситуация нормальная, в таком виде отчет может быть сдан. Сотрудник может сам обратиться ИФНС за возвратом излишне удержанного налога, заполнив декларацию по форме 3-НДФЛ.

…Если исчислено больше, чем удержано – в справке 2-НДФЛ должна быть заполнена строка «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». Это ситуация более критичная, хотя и менее редкая.

В этом случае необходимо было уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержания налога в течение месяца, то есть до 1 марта. Надеюсь, что все, у кого эта ситуация возникла, успешно это сделали. В этом случае сдается форма 2-НДФЛ с признаком 2 (невозможно удержать налог). Такие справки сдаются повторно, вместе со всеми, в целом по организации с признаком 1 до 2 апреля. Отличие в том, что когда сдается справка с признаком 2, в ней указываются только суммы не удержанного налога и только тот доход, с которого налог не удержан. При повторной сдаче справки с признаком 1 в ней указываются общие все суммы, доходов и налога.

Вторая группа — удержанная сумма налога не совпадает с перечисленной. Почему такое может произойти?

…Если удержано больше, чем перечислено. Это значит, что в организации есть задолженность по уплате НДФЛ. Т.е. с сотрудника налог удержали, но в бюджет по какой-то причине не перечислили. Что мы советуем делать в таких случаях.

Во-первых, часто бывает ошибка, что уплаченные суммы, перечисленные в январе-феврале и марте, не включают в отчет. Нужно включить в отчет все перечисления за год, которые были до момента подготовки 2-НДФЛ.

Если все-таки задолженность имеется, нужно постараться погасить ее до сдачи отчетности и включить суммы перечислений в отчет. Это, конечно, не застрахует вас от уплаты пеней, и штрафов, т.к. сроки уплаты нарушены, и налоговики вправе их начислить при проверке. Но обычно, если на момент сдачи отчетности задолженность погашена, и сумма была небольшая, этого не происходит.

…Если же удержанная сумма меньше, чем перечисленная. Это значит, что в организации есть ошибочно перечисленные суммы, т. е. перечислили в бюджет большую сумму, чем фактически удержали с сотрудников.

Такой ситуации в отчете быть не должно. Дело в том, что такие суммы переплаты вообще не квалифицируются налоговиками как налог. Если переплата возникла по итогам года, ее нельзя зачесть в счет будущих удержаний налога. Мы советуем в этом случае изменить суммы в строке «Сумма налога перечисленная», указать ее такой же, как в строке удержанного. Если все-таки излишки по уплате есть, значит, их можно вернуть. Для этого нужно обратиться в налоговую, пройти сверку платежей и написать заявление о возврате налога.

Вопросы, задаваемые во время Вебинара

По иностранному сотруднику в октябре изменился статус с «нерезидент» на «резидент». По правилам организация не должна ничего пересчитывать и возвращать работнику, так как это делает налоговая. Значит, в справке 2-НДФЛ мы должны показывать доходы работника по двум ставкам НДФЛ (30 и 13). Проблема заключается в том, что когда работник поехал в свою налоговую, с него потребовали справку 2-НДФЛ с пересчитанным налогом. Как поступить?

Если сотрудник меняет статус с «Нерезидент» на «Резидент», справка заполняется только по одной ставке 13%, т.к. налог с начала года пересчитывается по ставке 13%. В этом случае, если налог не зачитывался и не возвращался сотруднику в течение налогового периода, в справке будут расхождения между суммами в строке «Сумма налога исчисленная» и «Сумма налога удержанная».

В строке «Сумма налог исчисленная» должен быть указан налог, рассчитанный по ставке 13% со всех доходов за год, а в строке «Сумма налога удержанная» — фактически удержанный налог. Разница между этими строками должна отразиться в строке 5.6 Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом. Эту сумму сотрудник может вернуть, самостоятельно обратившись в ИФНС.

Изменилась ли форма бланка 2-НДФЛ за 2018 год?

Да, изменилась, в соответствии с приказом ФНС РФ от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.

Можно ли учитывать нарастающим итогом вычеты за те месяцы, когда сотрудница была в декретном отпуске? Отпуск длился в период июль-октябрь, вышла в ноябре.

Да, можно. Сотрудница имеет право на вычеты за все месяцы года, даже если в каких-то месяцах не было доходов. Учтите только, что сумма вычетов не может превышать сумму дохода по итогам налогового периода, т.е. года.

НДФЛ за 2018 год предприятие не перечислило в полном объеме. Сдаем НДФЛ. Нужно ли сдавать корректировку после оплаты?

Нет, не нужно. Указывайте сумму перечисленного налога по состоянию на дату составления отчета.

Если ошибочно не добрали или излишне удержали налог у основного сотрудника, можно ли откорректировать суммы в январе?

Если отчет 2-НДФЛ еще не сдан, можно выполнить пересчет за декабрь и сдать отчет с учетом пересчета. Если у сотрудника излишне удержан налог, то можно вернуть его в соответствии со ст. 231 НК РФ в безналичной форме.

Мы являемся налоговыми агентами по договорам ГПХ. Нужно ли сотрудникам сдавать декларацию 3-НДФЛ?

Налоговые агенты не сдают форму 3-НДФЛ, ее должны сдавать сами работники. Налоговый агент декларирует и уплачивает налоги с доходов сотрудника. В налоговую сдают формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Положен ли вычет на ребенка сотруднику, уплачивающему алименты? Зависит ли вычет от суммы алиментов?

Да, положен. От суммы алиментов вычет не зависит.

Подскажите, как правильно предоставить стандартный вычет сотруднику, который устроился в конце месяца в новую организацию и представил справку 2-НДФЛ. Мы можем ему представить льготу еще раз за этот месяц?

Нет, не можете. Если за месяц уже предоставлены вычеты в предыдущей организации, предоставляйте вычеты со следующего месяца.

У нас сотрудница зарегистрирована в другом городе, а работает в нашем. В налоговую инспекцию какого города следует представлять отчёт на неё?

Отчет по всем сотрудникам предоставляется в ИФНС, в которой зарегистрирована организация, по месту нахождения организации.

В какую налоговую инспекцию сдавать справки 2-НДФЛ по сотрудникам обособленного подразделения?

Если ОП на отдельном балансе, и сотрудников Вы принимали в ОП, то перечислять НДФЛ и сдавать отчет по форме 2-НДФЛ нужно по месту нахождения налоговой, где было зарегистрировано ОП.

Если налог удержан излишне, в связи с пересчетом зарплаты (не из-за вычетов и не из-за смены резидента), нужно ли в отдельном пункте указывать сумму излишне удержан/начислен?

Ребенок инвалид: льгота 1400+3000 рублей или 3000 рублей?

Вычет на ребенка-инвалида составляет 3000.

Поменялось ли КБК по НДФЛ В 2019?

Нет, на 2019 год действуют те же КБК НДФЛ, что и на 2018 год.

В частности, КБК НДФЛ 182 1 01 02010 01 1000 110 «Налог на доходы физических лиц с доходов, источником которых является налоговый агент, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляется в соответствии со статьями 227, 227.1 и 228 НК РФ».

Если при слиянии организации не сдали отчет 2-НДФЛ, как быть?

Обратитесь за разъяснениями в Вашу налоговую инспекцию. Обычно в таких случаях все организации, существовавшие до момента слияния, подают отдельные отчеты 2-НДФЛ за период с начала года до момента слияния. А вновь созданная при слиянии организация начинает отчитываться с момента слияния.

Если переплата в справке не указана, но реально была, можно ли будет зачесть эту переплату в счет погашения будущих периодов?

Подскажите, пожалуйста, где можно посмотреть пример файлов отчетности (сколько их)?

Можете посмотреть в нашем сервисе Контур.Бухгалтерия. Для этого нужно зарегистрироваться и завести в системе хотя бы одного сотрудника (это бесплатно).

Как в этом году лучше платить НДФЛ: в конце месяца или при выплатах и с переходящих отпусков?

НДФЛ с отпускных нужно перечислять в день их выплаты сотруднику.

Нужно ли сдавать отчет, если компания образованна в конце года, и зарплата не начислялась?

Выдана материальная помощь 1000руб. Указывать ли в справке 2-НДФЛ этот вид дохода? Какой код вычета использовать — ведь с суммы мат. помощи (меньше 4000 руб) не берется НДФЛ?

Для материальной помощи, не облагаемой в пределах 4000 руб., предусмотрен код дохода 2760, код вычета 503. Подробнее о кодах доходов в 2019 году читайте в статье.

Подскажите код дохода на компенсацию за неиспользованный отпуск.

Указывают код дохода 2013, как у отпуска.

Сотруднику первые три месяца 2011 г. удерживали НДФЛ на 52 рубля больше, ошибки нашли в октябре, после чего выдали с з/п из кассы? Это неправильно?

Я считаю, что все правильно. Вы просто в октябре рассчитали налог нарастающим итогом с начала года.

Отражаются ли сверхлимитные суточные в справке 2-НДФЛ?

Да, отражаются, т.к. облагаются налогом.

Если мы бывшей сотруднице выплатили денежные суммы по суду, то есть это нельзя считать полученным доходом, и за нее оплатили НДФЛ, этот доход по справке указываем с кодом 4800?

Да, можно использовать код 4800.

Скажите, пожалуйста, с НДФЛ от материальной выгоды ИП надо сдавать отчет?

Если уплачивался НДФЛ, то нужно сдавать отчет.

Если женщина находится в декрете, вычеты накапливаются за период декретного отпуска, а при выходе из декрета накопленные вычеты предоставляются. Это верно?

Да, предоставляются вычеты с начала налогового периода (года). Учтите, что сумма вычетов не должна быть больше суммы дохода по итогам года.

Какие предусмотрены штрафные санкции, если не уплачивали налог?

Штраф за неуплату налога предусмотрен ст. 123 НК РФ. «Неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный настоящим Кодексом срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению».

Вопрос от одного из участников, поступивший на ящик evrika@skbkontur.ru после вебинара.

— Хочу до конца прояснить вопрос с нерезидентом. До октября доходы сотрудника облагались по ставке 30%, затем до конца года по ставке 13% в связи со сменой его статуса на «резидент». В 2010 году, когда организация пересчитывала НДФЛ и сумму излишне удержанного налога с доходов сотрудника-иностранца по ставке 30%, организация могла зачесть в счет уплаты налога по ставке 13%, который будет рассчитан с зарплаты сотрудника в последующих месяцах. С 2011 года в бухгалтерском учете пересчет НДФЛ отражается проводками:

Дебет 70 Кредит 68.1 по ставке 30% - сторнирован НДФЛ, ранее удержанный с доходов иностранного сотрудника по ставке 30%;
Дебет 70 Кредит 68.1 по ставке 13% - удержан НДФЛ по ставке 13% с доходов иностранного сотрудника.

Результат пересчета покажет, что сумма налога, удержанная в период применения ставки 30%, превысит налог, рассчитанный по ставке 13%. В итоге у сотрудника возникнет переплата по НДФЛ и, соответственно, недоплата по заработной плате (остаток по счету 70).

— Сейчас сотрудник сам обращается в налоговую за возвратом НДФЛ. А что делать организации? Какие записи на счетах бухгалтерского учета, если по счету 68.1 переплата в бюджет, а по счету 70 недоплата сотруднику?

Я считаю, что не нужно сторнировать НДФЛ, ранее удержанный с сотрудника, т.к. фактически Вы этот налог сотруднику не возвращаете.

По проводкам у Вас должен пройти фактически удержанный налог, который Вы показываете в строке «Сумма налога удержанного» справки 2-НДФЛ. А в справке 2-НДФЛ должна получиться разница между исчисленным и удержанным.

Исчисленный — сумма налога со всего дохода за год, рассчитанная по ставке 13%.

Удержанный — это сумма всех помесячных удержаний НДФЛ с сотрудника (т.к. в какие-то месяцы удерживали 30%, эта сумма получится больше).

А между удержанной и перечисленной суммами налога разницы быть не должно, т.е. никакой переплаты нет (сколько удержали с сотрудника, столько и перечислили в бюджет).

Работодатели, которые в 2020 году выплачивали доходы своим сотрудникам и иным физлицам, до 01.03.2021 уже сдали в налоговые органы сведения о доходах физлиц. Но как сделать корректировку 2-НДФЛ, если допущены ошибки в форме? Разберемся в ситуации подробно.

Исправительная отчетность для ИФНС обязательно подается в случаях выявления ошибки в уже предоставленных сведениях. Налоговый орган относит к ошибкам неправильно указанные:

сумму дохода;
сумму вычетов;
начисленный, удержанный и(или) перечисленный налог (руб.);
признак налогоплательщика;
личные данные физических лиц и их паспортные данные, ИНН;
коды доходов;
реквизиты налогового агента — работодателя;
иные сведения.

Камеральная проверка справок не проводится. Но если обнаружена ошибка в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, налоговый орган письменно уведомляет предприятие о необходимости внести изменения в отчет.

Если вы получили уведомление о неточностях в сданных формах и не исправили недочеты, то за каждую справку, в которой содержится ошибка, налоговики наложат штраф за некорректные сведения. Если же ошибки исправлены вовремя, то штрафные санкции не применяются.

Работаем по новым формам

С 2020 года отчетность о доходах сдают по новым формам. Бланки теперь заполняются в двух вариантах: первый подойдет только для ФНС России, а второй подготовьте по запросу сотрудника.

В итоговую справку вносим информацию о доходах работников, начисленных за отчетный год. Если организации требуется подать корректировочную отчетность за более ранние сроки, то заполняйте бланки, соответствующие отчетным периодам. Налоговая инспекция разъясняет, как сдать уточненку по 2-НДФЛ за 2019 год по одному сотруднику — заполнить бланк, утвержденный приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.

Особенности заполнения

Во избежание штрафа проверьте уже сданные формы отчетов по подоходному налогу и в случае обнаружения в них неточностей сдайте исправленную отчетность. Даже если неточность допущена в одной справке, придется исправлять. Иначе работодателю грозит штраф в размере 500 рублей.

Учтите особенности, как сдать корректировку по 2-НДФЛ за 2020 год по одному сотруднику: если личные данные сотрудников, например, фамилия или номер и серия паспорта, изменились после подачи сведений, сдавать уточнения не требуется (Письмо ФНС №ГД-4-11/5667@ от 27.03.2018). Кроме того, сотруднику рекомендовано выдавать отчет о доходах и подоходном налоге с уже новыми реквизитами паспорта, и это не нарушение, несмотря на то что в налоговый орган вы отчитались по старым сведениям (Письмо ФНС №ГД-4-11/5667@ от 27.03.2018).

Уточненная отчетность о доходах сотрудника подается по форме, которая действовала в том периоде, за который обнаружена ошибка. Специалисты ФНС неоднократно объясняли, что означает номер корректировки 99 в 2-НДФЛ — это документ, который аннулируется по конкретному физлицу. То есть корректировка 99 в справке 2-НДФЛ не уточняет, а полностью отменяет данные по физлицу в случае ошибочного заполнения документа на лицо, которое не получало в отчетном году доходов. В таком случае в аннулирующей справке сведения в разделах 1 и 2 повторяются из уже сданной, а разделы 3, 4 и 5 не заполняются.

Порядок заполнения и форма по доходам, полученным в 2020 году физлицами, утверждены Приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.

Как подготовить корректировку

Сделать корректировку — это заполнить сведения на физлицо заново, но с правильной информацией и реквизитами. Алгоритм, как пересдать 2-НДФЛ по сотруднику в 2021 году в пять шагов:

В поле № — номер сданной справки, в которой содержатся неточности.
В поле «от__.___.__» — дату оформления уточняющих сведений.
В поле «Номер корректировки» — цифру, начиная с 01. Например, 03 означает, что по данному сотруднику вы подаете третью исправленную форму.
Показатели (сведения), в которых допущена ошибка в ранее предоставленных формах, теперь следует указать корректно.
Показатели (сведения), которые в ранее предоставленных справках не содержали ошибок, продублируйте.

Образец, как подать корректировку 2-НДФЛ по 1 сотруднику (или нескольким работникам) за 2020 год:

Как проверить сведения отчетности

Сведения о доходах и удержаниях должны совпадать с данными бухгалтерского учета организации. Сверьте информацию в справке о подоходном налоге с личной карточкой работника. Также проконтролируйте показатели расчетно-платежных ведомостей, учетных журналов по заработной плате. Информация должна совпадать с помесячными бухгалтерскими данными.
Если помимо заработной платы и вознаграждений за труд работникам начисляются иные виды доходов, то необходимо включить информацию в корректировку 2-НДФЛ. Пример: организация выплачивает подчиненным дивиденды, распределяет прибыль либо оплачивает оздоровительные путевки. Такие доходы включите в справку 2-НДФЛ по соответствующему коду дохода.
По разным категориям поступлений применяются разные ставки налогообложения. По каждой ставке придется составить отдельное приложение (п.1.19 Порядка).
Аналогичные правила действуют для поля признак корректировки в справке 2-НДФЛ. Если налог удержан работодателем вовремя, то указывается признак «1». Если подоходный налог удержать невозможно, то в справке 2-НДФЛ указывают признак «2».
Сроки сдачи отчетности по разным признакам налогоплательщика уравняли. Отчитайтесь до 1 марта года, следующего за отчетным. Если день сдачи выпал на выходной, то подайте форму в первый рабочий день.

Как в «Налогоплательщике» сделать корректировку 2-НДФЛ

Описанный алгоритм действий при внесении уточняющей информации одинаков как для предоставления исправлений на бумаге, так и с помощью любых программных продуктов. Это 1С, онлайн-сервисы, бесплатное ПО ФНС «Налогоплательщик ЮЛ». Современная корректировка 2-НДФЛ за 2020 год по нескольким сотрудникам представляется любым способом, на выбор налогоплательщика.

Штрафы за ошибки в 2-НДФЛ

Если налоговики выявят в отчетности ошибки, то налогоплательщика ждут административные взыскания. Суммы штрафных санкций невелики. Но если в компании большая численность сотрудников, а ошибок допущено много, суммы штрафа увеличиваются в разы.

Так, например, за предоставление недостоверных сведений придется заплатить 500 рублей за каждый неверно составленный документ. Такие положения содержатся в п. 1 ст. 126 НК РФ .

Если же отчетность предоставлена в ФНС с опозданием, то придется заплатить по 200 рублей за каждый просроченный отчет (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем, зачем справку 2-НДФЛ требуют на новом месте работы.

Сегодня вы узнаете:

Какие данные в справке важны для бухгалтера;
В каких случаях 2-НДФЛ на новую работу приносить не нужно;
Отличия справки о заработной плате и 2-НДФЛ.

Где и кто выдает

Расчет заработка на работе начинается с января отчетного года. При изменении трудоустройства физ. лица, чтобы правильно определить вычеты и суммарный доход на новом месте работы, сотруднику бухгалтерии нужны сведения с прежнего трудоустройства.

Для таких случаев предусмотрена справка 2 НДФЛ, где всецело отражена информация о доходе с начала года, примененных в текущем году вычетах и удержанном налоге на доходы физических лиц. Выдают декларацию по прежнему месту работы по письменному заявлению в течение 3-х дней согласно Трудовому кодексу статьи 62.

Где выдают 2-НДФЛ

При требовании бухгалтера с нового места службы принести справку 2-НДФЛ, вам необходимо обратиться к бывшему работодателю.

Для этих целей вы можете:

Оставить заявку по телефону;
Лично посетить бухгалтерию.

Самый простой вариант – это когда работодатель и головной офис по выдаче справок находятся в одном городе, а лучше – в одном здании. В этом случае никаких проблем с получением 2-НДФЛ у вас не возникнет.

Она готовится в течение трёх дней и выдаётся вам на руки. Срок действительности документа составляет один месяц. Если по каким-то причинам вы не успели её забрать и предоставить новому бухгалтеру, она считается просроченной и не подлежит учёту. Тогда её нужно будет оформить вновь.

Справка также готовится трое суток, но вот прийти может и через несколько недель. Всё зависит от скорости услуг почты. Главное, вовремя успеть её получить.

Представляет ли соответствие справка о заработке

Декларация 2 НДФЛ утверждена 30 октября 2015 года, это налоговый отчет, в котором отражены удержания подоходного налога. В доходной части формируется только та сумма прибыли, с которой НДФЛ удержали. Однако физическое лицо получает доходы, которые не подлежат налогообложению, например, пособие на ребенка.

Справка о полном заработке утверждена приказом с 30 апреля 2013 года, по требованию ее получают за произвольный период времени.

Это значит, что 2 НДФЛ – самостоятельный оригинал – справка, где отражено исчисление налогооблагаемой прибыли, удержанного НДФЛ и примененных вычетов в течение года с января, которую надлежит передать в бухгалтерию на новой работе для подтверждения вычетов и дохода.

Правила заполнения и образец 2-НДФЛ

Последовательность заполнения информации регулируется Приказом ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-3/[email protected] К тому же в 2015 году в бланке справки появилась свежая графа «код ОКТМО». Он прописывается практически во всех бумагах, подаваемых в налоговую инспекцию вместо упразднённого кода ОКАТО.

На одного сотрудника предоставляется лишь одна справка даже в той ситуации, при которой на протяжении года ему начислялись доходы, рассчитываемые по отличным друг от друга процентным ставкам (например, 9 и 13%).

Ниже приведена инструкция по составлению 2-НДФЛ:

Все суммы, кроме налога, отображаются в рублях, округлять их не нужно.
Суммы налога округляются и отпечатываются в абсолютных рублях. Сумма налога мельче 50 копеек откидывается, а 50 копеек и больше поправляются до рубля в большую сторону.
Заполнять необходимо все графы. В ситуации,когда компания-работодатель произвела перерасчёт суммы налога ввиду поступления свежей информации о видоизменении налоговых обязательств сотрудника, выписывается новый документ. При том его номер справки остаётся прежним, а дата выписки проставляется новая.
В поле «за 20__ год № __ от __.__.____» прописывается год, за какой заполняется бумага, уникальный номер справки и день её выписки.
В графе «признак» вписывается число 1 в ситуации, когда отчёт подаётся на общих основаниях в налоговую до 1 апреля проходящего года за предшествующий. Число 2 прописывается в том случае, если по каким-либо причинам работодатель не располагает возможностью вычесть из оплаты у сотрудника подоходный налог.
В графе «в ИФНС (код)» подтверждается четырехзначный код налоговой инспекции, в которой организация встаёт на налоговый учёт.
В разделе 1 «Данные о налоговом агенте» указывается информация об организации-работодателе. ИНН и КПП вписывается посредством разделителя «/». Наименование предприятия пишется в сокращённом варианте с подтверждением формы собственности (ООО, ПАО и др.).
Код ОКТМО появился в бланке с 2015 года. Его указывать обязательно. Узнать код можно в справочнике «общероссийский классификатор территориальных муниципальных образований» или в налоговой инспекции.
Контактные телефоны пишутся в обязательном порядке особенно в той ситуации, когда отчёт формируется для предоставления в банк.
В разделе 2 указываются данные работника организации, на имя которого выписывается документ. ИНН сотрудника заполняется при его наличии. Для того, чтобы его узнать, необходимо обратиться в налоговую инспекцию по месту регистрации работника компании.
Фамилия, имя и отчество вписываются полностью, как в паспорте.
В графе «статус налогоплательщика» ставится число 1 в той ситуации, когда работник к фактически находится в России не меньше 182 календарных дней на протяжении 12 идущих подряд месяцев. В иной ситуации ставится число 2.
В поле «гражданство» вписывается код государства, для РФ необходимо ставить 643.
В графе «код документа, удостоверяющего личность» пишется цифра 21, если подобным документом служит паспорт гражданина РФ.
Дата рождения, серия и номер документа заполняются из данных паспорта.
В разделе «Адрес места жительства в Российской Федерации» вписывается адрес прописки с индексом в той ситуации, когда в графе «статус налогоплательщика» стоит число 1, иначе этот раздел не заполняется.
В разделе «Доходы, облагаемые налогом по ставке __%» вписывается та ставка налога, за какую оформляется документ (9, 13, 15, 30, 35%). Если на протяжении года работодатель начислял итог по разным ставкам налогообложения, то разделы 3–5 справки наполняются для всякой из таких ставок.
В графе «месяц» необходимо указать в хронологической последовательности его номер, который должен соответствовать фактической выплате заработной платы. Графа «коды доходов» заполняется из соответственного справочника. Коду 2000 соответствует вознаграждение, уплачиваемое за исполнение рабочих обязательств (начисление оплаты труда). В поле «сумма дохода» вписываются все выплаты без подсчёта вычетов налогового характера.
В разделе 4.1 заполняется код каждого вычета и его сумма.
В графе 5.1 вписывается итоговый подсчёт заработка без учёта вычетов.
В поле 5.2 подтверждается сумма заработка с учётом вычетов, она составляет базу НДФЛ.
В строках 5.3, 5.4 и 5.5 вписывается исчисленная, удержанная и перечисленная работодателем сумма подоходного налога. Графы 5.6, 5.7 заполняются при необходимости.
Требуется указать должность и расшифровку ответственного лица, а также подписать документ. В левом нижнем углу документа ставится печать организации.

Нужна ли справка по форме 2 НДФЛ при устройстве на работу

После увольнения со старого места работы и трудоустройства в новую компанию наряду с трудовой книжкой бухгалтер попросит сотрудника передать с прежнего рабочего места новому работодателю справку 2 НДФЛ. Подчас физ. лицо не понимает, зачем нужна эта справка.

Каждая прибыль, которая начислена в пользу работника, облагается подоходным налогом. Это выполняет служба бухгалтерии, человек на руки получает сумму за вычетом НДФЛ. Налоговый агент самостоятельно делает удержание и передачу налога в казну.

Для начисления НДФЛ законодательством утверждены вычеты, которые уменьшают базу для налогообложения. Иными словами, с полного дохода отнимают фиксированные скидки, и уже с оставшейся суммы удерживают НДФЛ.

На работе выборочно пользуются этими вычетами, это зависит от категории физ. лиц и среднего заработка. Случаи применения льгот определены и утверждены законодательно.

На какие вычеты вы можете рассчитывать

Для официально устроенных сотрудников государство разработало систему вычетов, которые уменьшают налоговую базу и снижают сумму налога.

К ним относятся:

400 рублей – предоставляется всем, кто не работает с начала года (тем, кто не получает остальные вычеты);
500 рублей – для лиц, занимавшихся ликвидацией последствий Чернобыльской аварии, участников ВОВ, инвалидов группы 1 и 2;
1400 рублей – на первого ребёнка и второго;
3000 рублей – для граждан, получивших радиационное облучение, а также семей, имеющих более двух детей;
6000 рублей – на ребёнка-инвалида.

Пример: если ваш заработок составляет 20 000 рублей, то отчисления в налоговую составят: 20000*13% = 2600 рублей. На руки вы получите 17 400 рублей. Если в отношении вас применяется стандартный вычет, равный 400 рублей, то доход составит: 20000-(20000-400)*13% = 17 452 рубля. Конечно, сумма поменялась всего на 52 рубля, но чем выше вычет, тем больше вы получаете на руки.

Зачем на новую работу справка 2 НДФЛ

Для применения на работе стандартного вычета, доход нарастающим итогом с января не превышает 350,0 тыс. руб. в год. В отчете 2 НДФЛ отражена точная сумма заработка, бухгалтер определяет вероятность дальнейшего льготирования.

Вычеты классифицируются по следующим признакам:

Имущественные – те, которые возникли в результате операций с недвижимостью;
стандартные – скидки на детей, людям с инвалидностью, ветеранам, ликвидаторам ЧАЭС, участникам военных действий;
социальные – предоставляются скидки на образование и лечение;
инвестиционные – такие вычеты возникают в результате действий с “ценными” бумагами.

Кроме того, для конкретной категорий граждан разработаны следующие ежемесячные вычеты:

400 руб. – не работающим с начала календарного года гражданам, которым не предоставлены иные вычеты;
500 руб. – ликвидаторам ЧАЭС, участникам войны, инвалидам 1, 2 гр.;
1 400 руб. – при рождении одного и 2-го ребенка;
3 000 руб. – для лиц, воспитывающих 2-х и больше детей, а также тем, кто получил радио облучение;
6 000 руб. – предоставляют лицам, воспитывающим ребенка инвалида.

Когда не нужна справка.

Подчас физ. лицо не предоставляет по новому месту работы бланк 2 НДФЛ.

Это происходит в следующих случаях:

Это первое место работы;
в этом году человек устраивается впервые;
если физ. лицо не претендует на уменьшение базы для расчета НДФЛ. В таком случае подоходным налогом будет облагаться сумма начисленной прибыли.

Для второго случая бухгалтеру не нужна информация с предыдущих мест, поскольку сведения о начисленных суммах вашего заработка и вычетах применяются только за календарный год.

Какие данные указываются в 2-НДФЛ?

Посредством 2-НДФЛ подтверждается следующая информация:

данные работника: имя, серия и номер паспорта, контактная информация;
данные работодателя: наименование, ИНН, контактные данные;
сумма доходов наёмного рабочего за определённый месяц в т. ч. расчёт подоходного налога;
общая сумма заработка работника за 6 или 12 месяцев в т. ч. налог.

По этому документу заинтересованное лицо может получить информацию о месте работы человека, уровне оплаты его труда, начисленной и оплаченной сумме НДФЛ. Фактически этот отчёт подтверждает стабильность работы и уровень доходов.

Что из себя представляет 2 НДФЛ

Из аббревиатуры и наименования справки становится понятно, что декларация о доходах 2 НДФЛ раскрывает информацию о начисленной прибыли, удержанном НДФЛ за конкретный временной промежуток. Это официальные сведения, руководство для начисления зарплаты на новом трудовом месте сотрудника.

Справка 2 НДФЛ заполняется налоговым агентом, где отражена полная информация о работодателе, реквизиты, подписывают и ставят печать. Также, в декларации указывают точные сведения о сотруднике, ИНН, адрес регистрации и места жительства.

За какой период

Обязанность выдачи справки 2 НДФЛ при увольнении касается сведений только отчетного года, которые влияют на применение вычетов, расчет больничных или отпускных листов.

По письменному заявлению работника сведения готовят за каждый период, например, за квартал, ряд произвольных месяцев или лет, законодательством это не запрещено.

Иными словами, в текущем году справка на новую работу выдается за конкретные месяцы, вопреки тому, что декларация – годовая и отчетный период еще не наступил. Кроме того, такая справка 2 подойдет для биржи труда, сведения нужны будут для расчета пособия.

Если физ. лицо запросит справку 2 НДФЛ за период 6 и больше лет, организация ему откажет, так как срок хранения налоговых деклараций – 4 года, а согласно архивному перечню – 5 лет. Поэтому юр лицо не обязано хранить такую информацию выше заявленного срока.

Образец заполнения

Декларация 2 НДФЛ формируется в бухгалтерии за каждый период, а не только по завершении квартала.

Здесь отражается следующая информация:

Фамилия, имя и отчество сотрудника, ИНН;
название, соответствующее уставному регламенту предприятия, ИНН и ОГРО;
сумма дохода с начала календарного года с разбивкой по месяцам;
дополнительные выплаты: оплату по листкам нетрудоспособности, отпускные, материальная помощь, премии и декретные выплаты;
вычеты;
сумма НДФЛ с начала календарного года.

Декларация подписывается руководителем или доверенным лицом. Кроме того, справку зарегистрируют на работе и ставят печать. В противном случае справка недействительна.

Если при увольнении справка 2 НДФЛ не выдана, работник обращается с письменным заявлением по прежнему месту трудоустройства. Справку выдают согласно нормам законодательства в течение трех дней.

У кого можно получить справку?

2-НДФЛ выписывает компания-работодатель. Как правило, для подачи в налоговую инспекцию в документе подтверждаются доходы наёмного работника за 12 месяцев. Для предоставления отчёта другим заинтересованным лицам, например, в банк можно указать заработок за 6 последних месяцев.

Для того чтобы получить справку, необходимо обратиться в бухгалтерию компании с письменным заявлением в произвольной форме о выдаче этого документа.

Примерное содержание заявления будет следующим:

Прошу вас предоставить мне справку по форме 2-НДФЛ для предоставления в . В справке необходимо указать данные о моих доходах за последние месяцев работы.

Особенности предоставления

Налоговые агенты, которые начисляют доходы в пользу физ. лиц, исчисляют, удерживают и переводят с этих выплат НДФЛ.

Формируется справка 2 НДФЛ в следующих случаях:

По окончании календарного года не позднее 1 апреля, а для сведений за 2021 год из-за выходных дней срок подачи отчета – 2 апреля 2021 года;
если невозможно удержать подоходный налог с физ. лица, срок представления 2 НДФЛ для таких случаев – 1 марта;
в день увольнения с работы физ. лицу вместе с трудовой книжкой и окончательным расчетом;
по письменному запросу физ. лица в течение трех дней.

Срок действия и обязательство

Нормативными актами не регламентирован срок действия бланка 2 НДФЛ так как информация, которая здесь отражена, относится к прошлому отрезку времени, поэтому нет смысла ограничивать действие.

Срок действия и отражаемый период в декларации 2 НДФЛ зависят от конкретных требований юр лиц, которые запрашивают эту информацию.

Помните, что в документах связанных с работой вносятся изменения, поэтому чем больший период времени прошел, тем вероятнее, что информация в справке будет откорректирована.

С каким сроком действия принимать к рассмотрению декларации 2 НДФЛ каждое юр лицо определяет самостоятельно.Поэтому физ. лицо уточняет такую информацию заблаговременно, чтобы не пришлось запрашивать справку вновь. Кредитные учреждения таким сроком для справок определили календарный месяц.

Читайте также: