Является ли экспедиторская расписка подтверждающим документом для налоговой

Опубликовано: 18.05.2024

Документальным подтверждением оказания услуг транспортной экспедиции является экспедиторская расписка.

Экспедиторская расписка – это первичный документ, которым подтверждается факт получения экспедитором груза для осуществления перевозки.

Порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности регулируется положениям главы 41 Гражданского кодекса РФ и федеральным законом от 30.06.03 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или клиента-грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).

Экспедиторская расписка не только подтверждает сам факт оказания услуг транспортной экспедиции грузов, но и является основанием для признания расходов для целей уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (в случае применения основной системы налогообложения) или по единому налогу (в случае применения упрощенной системы налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов").

Многие организации и ИП нуждаются в доставке тех или иных грузов к месту назначения, однако не у всех есть собственный транспорт.

Для микропредприятий это может быть особенно актуально в связи с тем, что часто микропредприятие выступает как посредник между продавцом и покупателем товаров. Принимая заказ от покупателей микропредприятие организует доставку заказанных товаров от своих поставщиков к покупателям используя услуги транспортной экспедиции "от двери" - "до двери".

Отсутствие экспедиторской расписки может служить основанием для отказа налоговым органом в признании расходов микропредприятия. Такой вывод следует из письма министерства финансов России от 31.03.17 № 03-03- 06/1/18858.

Форма бланка экспедиторской расписки и состав обязательных реквизитов установлены приказом министерства транспорта РФ от 11.02.2008 N 23 "Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов".

Экспедитор выдает расписку после того, как получит груз, подтверждая тем самым сам факт передачи. Кроме того, экспедитор получает право владеть грузом на время его транспортировки.

отправка груза уже состоялась и экспедиторская фирма ответственна за выполнение своих транспортных обязательств;
упаковка груза или тара, в котором он находится, в нормальном состоянии;
содержание расписки полностью согласовано с поручениями, которые были переданы экспедитору, иными словами, отсутствуют любые разночтения.

Согласно общепринятым нормам экспедитор обязан заполнить и подписать бланк экспедиторской расписки сразу в двух экземплярах (один для себя, другой для отправителя (или получателя) груза).

он должен быть распечатан на листах формата А4;
при этом должен использоваться шрифт 14-го размера (зачастую используется Times New Roman);
заполнять следует или на компьютере, или вручную, но исключительно с помощью шариковой ручки (она может быть только черной или синей);
никаких ошибок там быть не должно.

Обратите внимание на то, что если не будут соблюдена форма экспедиторской расписки, то формально это будет значить отсутствие расписки как таковой. А значит, никаких договорных обязательств с юридической точки зрения нет. Поэтому, если недовольный клиент, к примеру, обратится в суд, то ему, по всей видимости, можно даже не рассчитывать на положительное для себя решение.

О формах документов для взаимодействия между ФСС РФ и страхователями с 02.05.2021 года

Об учете запасов с 2021 года

О составлении самозанятыми лицами договоров, счетов и актов для работы с организациями и предпринимателями

Для чего нужна экспедиторская расписка и можно ли ее использовать вместо транспортной накладной?
Как выглядит форма экспедиторской расписки 2016-2017 годов, где скачать ее бланк и образец заполнения?
Каким может быть номер документа (на примере того, как заполняют экспедиторскую расписку ТК «КИТ» и «Деловые линии»)?
Итоги

Экспедиторская расписка — один из документов, имеющих значение при заключении договора о транспортно-экспедиционных услугах. Рассмотрим особенности ее применения и правила оформления.

Для чего нужна экспедиторская расписка и можно ли ее использовать вместо транспортной накладной?

Обязательна или нет экспедиторская расписка? Ответ на этот вопрос содержится в сути транспортно-экспедиционного договора (п. 1 ст. 801 ГК РФ), предполагающего оказание услуг по:

организации перевозки;
заключению договора (или договоров) перевозки;
обеспечению отправки и получения груза;
иным вопросам, относящимся к процессу перевозки.

То есть выполняемые по подобному договору услуги не всегда предполагают передачу груза экспедитору. Но если такая передача происходит, то экспедиторскую расписку оформить нужно непременно. Именно в этом случае экспедиторская расписка становится документом, обязательным для транспортно-экспедиционного договора и для возможности учета расходов по этому договору при расчете базы по прибыли (письма Минфина России от 22.03.2017 № 03-03-06/1/16317 и от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).

При этом правила деятельности в области транспортной экспедиции (утверждены постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) допускают возможность оформления вместо экспедиторской расписки иного документа (п. 6).Однако распиской нельзя заменить транспортную накладную, которая представляет собой документ, в безусловном порядке сопровождающий договор перевозки (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если договор на перевозку будет заключать экспедитор, то ему придется оформлять и транспортную накладную. Если перевозку груза осуществит он сам, то составлять транспортную накладную не потребуется.

О том, какие еще документы являются подтверждающими для расходов по доставке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов - какими документами?».

Как выглядит форма экспедиторской расписки 2016-2017 годов, где скачать ее бланк и образец заполнения?

Экспедиторская расписка имеет законодательно утвержденную форму, приведенную в приказе Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23. Этот же документ содержит описание порядка заполнения экспедиторской расписки.

Оформляет ее экспедитор в письменном виде в момент приемки груза на основании данных, предоставленных клиентом. Действие расписки прекращается в момент завершения доставки груза по оговоренному адресу.

Бланк экспедиторской расписки можно скачать на нашем сайте.

На нашем же сайте можно увидеть и образец экспедиторской расписки, составленный по законодательно утвержденной форме.

О том, как может быть оформлен путевой лист автотранспорта, доставляющего груз, читайте в материале «Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)».

Каким может быть номер документа (на примере того, как заполняют экспедиторскую расписку ТК «КИТ» и «Деловые линии»)?

Оказанием экспедиторских услуг в РФ занимается множество транспортных компаний. И каждая из них, беря за основу ту информацию, наличие которой предусмотрено законодательно утвержденной формой экспедиторской расписки, создает свой уникальный бланк этого документа.

Уникальными оказываются и системы применяемой нумерации. Так, например, транспортная компания «КИТ» в номере экспедиторской расписки шифрует названия пунктов назначения и отправления.

А ООО «Деловые линии» взамен экспедиторской расписки оформляет содержащую аналогичные данные накладную, оговаривая в текстах разработанных в этой компании шаблонов транспортно-экспедиционных договоров применение именно этого документа.

Итоги

Экспедиторская расписка составляется в том случае, когда происходит фактическая передача груза экспедитору. Допускается замена ее документом другой формы, содержащим обязательные для расписки реквизиты.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Просим дать пояснения в части порядка оформления экспедиторских документов (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка), установленных Федеральным законом "О транспортно-экспедиционной деятельности" от 30.06.2003 N 87-ФЗ, по договору транспортной экспедиции в связи с опубликованием письма Минфина от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).

В пояснениях просим предоставить Ваше мнение также по следующим вопросам:

1. Может ли наша компания, с целью сокращения документооборота, разработать свою форму документа, которая будет совмещать все три формы при условии, что будет включены все необходимые реквизиты/данные .

2. Насколько правомерно составление данных документов с периодичностью один раз в месяц на весь объем груза, или данные документы необходимо оформлять на каждую партию груза.

3. Насколько правомерно, совмещение данных документов с Актом Оказанных Услуг (АОК) при условии добавления всех обязательных реквизитов.

4. Насколько правомерно оформление складской расписки от имени нашей компанией при условии, что складских помещений в собственности, во временном пользовании или под управлением наша компания не имеет.

Также поясняем основные моменты работы нашей компании по договору транспортной экспедиции:

Груз нашего клиента доставляется на терминал нашего подрядчика в автомашинах или вагонах. Фактическая передача груза под экспедирование нашей компании происходит в момент выгрузки груза из машины/вагона на терминале. Терминал осуществляет прием груза клиента на склад под наш договор и по нашим инструкциям осуществляет консолидацию груза в морские контейнеры. При этом необходимо иметь в виду, что партия груза из одной машины может быть загружена в несколько контейнеров. Далее осуществляется вывоз груза в морских контейнерах в порт, под наш договор с терминалом порта для дальнейшей погрузки на судно и отправке на экспорт. Морская перевозка также организуется нашей компанией с привлечением судоходных компаний.

В своём Письме от 22.03.17 № 03-03-06/1/16317 Минфин РФ отметил следующее:

«В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Необходимо отметить, что с 1 января 2013 г . формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности - оказания услуг по организации перевозок грузов, оформлению перевозочных документов, документов для таможенных целей, иных услуг, связанных с перевозкой грузов, регулируется главой 41 "Транспортная экспедиция" Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) и Федеральным законом от 30.06.2003 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности".

В соответствии с пунктом 1 статьи 801 ГК РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента - грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

При этом неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, а именно поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка (пункты 5, 7 Постановления Правительства Российской Федерации от 08.09.2006 N 554 "Об утверждении Правил транспортно-экспедиционной деятельности"), оформленные по установленной форме, утвержденные Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 11.02.2008 N 23 "Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов".

Учитывая изложенное, в целях подтверждения расходов при оказания услуг транспортной экспедиции в рамках главы 25 НК РФ достаточно экспедиторских документов, а также любых документов, подтверждающих фактическое выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза».

Аналогичный вывод сделан в Письме Минфина РФ от 21.09.15 № 03-03-06/1/53868.

По нашему мнению, из данных разъяснений Минфина можно сделать вывод о том, что для подтверждения расходов необходим полный комплект документов: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка, а также (помимо указанных) любых иных подтверждающих документов [1] .

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации , либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, в целях документального подтверждения необходимо наличие документов, составленных в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Закона № 87-ФЗ [2] правила транспортно-экспедиционной деятельности утверждаются Правительством Российской Федерации.

В соответствии с пунктом 2 статьи 2 закона № 87-ФЗ правилами транспортно-экспедиционной деятельности определяются:

перечень экспедиторских документов (документов, подтверждающих заключение договора транспортной экспедиции) ;

требования к качеству экспедиционных услуг;

порядок оказания экспедиционных услуг.

В соответствии с пунктом 5 Правил [3] экспедиторскими документами являются :

-поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);

-экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);

-складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

В соответствии с пунктом 7 Правил экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции.

Экспедиторские документы составляются в письменной форме. Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждаются Министерством транспорта Российской Федерации.

В соответствии с пунктом 8 Правил для оказания транспортно-экспедиционных услуг клиентом выдается заполненное и подписанное им поручение экспедитору. Оформленное в установленном порядке поручение экспедитору должно содержать достоверные и полные данные о характере груза, его маркировке, весе, объеме, а также о количестве грузовых мест.

Поручение экспедитору представляется ему клиентом на бумажном носителе, если иной способ не предусмотрен договором транспортной экспедиции.

В соответствии с пунктом 11 Правил порядок и условия представления поручения экспедитору и отзыва клиентом выданного поручения экспедитору с использованием средств факсимильной или электронной связи определяются договором транспортной экспедиции.

В соответствии с пунктом 12 Правил экспедиторская расписка выдается экспедитором клиенту при приеме груза и предоставляет экспедитору право владения грузом до момента передачи груза клиенту либо указанному им грузополучателю по окончании перевозки.

В соответствии с пунктом 13 Правил в случае если экспедитор принимает груз клиента на складское хранение, экспедитор выдает клиенту складскую расписку.

Таким образом, составление предусмотренных Правилами экспедиторских документов является обязанностью экспедитора в силу Закона № 87-ФЗ, так как данные документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции.

Данные документы содержат перечень оказываемых услуг, подтверждают факт получения груза, принятия груза на складское хранение.

Возможность применения одной объединённой формы нормами Закона № 87-ФЗ, Правилами и Порядком не предусмотрена. Равно как и отсутствует прямой запрет на такое оформление. Вместе с этим, по нашему мнению, применение одного документа вместо трех указанных выше, невозможно в силу следующего.

Из норм Порядка можно сделать вывод, что каждый документ составляется на определённом этапе реализации договора [4] в двух экземплярах [5] , имеет чётко установленные реквизиты, порядок их заполнения и отдельный бланк.

В связи с этим, по нашему мнению, оформление одного документа становится невозможным, так как:

-документы оформляются в разное время;

-не предусмотрена возможность применения произвольной формы с условием соблюдения реквизитов.

По нашему мнению, учитывая требования к оформлению экспедиторских документов, организация может предусмотреть оформление поручения экспедитору и экспедиторской расписки на одном листе, поскольку получение поручения и передача груза могут быть осуществлены одновременно. Однако в данном случае речь будет идти об оформлении двух установленных документов, а не какого-то единого документа, разработанного организацией.

В свою очередь, складская расписка, на наш взгляд, не может одновременно оформляться вместе с заявкой и экспедиторской распиской, так как груз может быть принят либо на хранение, либо к перевозке. Соответственно, складская расписка не может быть объединена с заявкой и экспедиторской распиской.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, организация вправе оформлять на одном листе два документа: заявку и экспедиторскую расписку. Складская расписка должна оформляться отдельно.

В отношении оформления указанных документов раз в месяц, отметим следующее .

В пункте 10 Порядка указано, что Бланк «Поручение экспедитору» может заполняться как на однократное выполнение экспедитором услуг, связанных с организацией перевозок грузов, так и на систематическое оказание таких услуг.

Таким образом, Порядок прямо допускает оформление заявки на оказание сразу нескольких услуг. Следовательно, можно предположить, что в случае, если речь идет о перевозке одинакового товара одинакового количества по одинаковому маршруту, то клиент может оформить одну заявку на весь месяц.

В отношении экспедиторской и складкой расписок такой подход не применим, так как указанные документы подтверждают факт передачи груза экспедитору (для перевозки или хранения), соответственно должны оформляться в момент передачи груза .

Учитывая изложенное, по нашему мнению, экспедиторские документы должны оформляться в обязательном порядке. При этом, по нашему мнению, если подача заявки на перевозку и передача груза осуществляются в один момент, то поручение экспедитору и экспедиторская расписка могут быть оформлены одновременно на одном листе. Складская расписка оформляется отдельно.

Рассматривая этот вопрос, следует отметить, что в соответствии с пунктом 6 Правил в зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг, в том числе при перевозках груза в международном сообщении, сторонами договора транспортной экспедиции может быть определена возможность использования экспедиторских документов, не указанных в пункте 5 настоящих Правил.

Таким образом, стороны договора могут применять иные экспедиторские документы, помимо указанных выше .

Такие документы, по нашему мнению, должны содержать всю информацию о грузе и услугах экспедитора, которая необходима для заключения договора транспортной экспедиции. Также использование данных документов должно быть прямо предусмотрено договором.

Аналогичное мнение высказано в письме УФНС РФ по г. Москве от 24.05.07 № 19-11/048184.1:

«В соответствии с пунктом 4 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554 (далее - Правила), под транспортно-экспедиционными услугами понимаются услуги по организации перевозки груза, заключению договоров перевозки груза, обеспечению отправки и получения груза, а также иные услуги, связанные с перевозкой груза.

Договор транспортной экспедиции определяется как гражданско-правовая сделка, согласно которой одна сторона (экспедитор) за вознаграждение принимает на себя обязательство по поручению и за счет другой стороны (клиента) оказать транспортно-экспедиционные услуги.

На основании пунктов 6 и 7 Правил неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы. При этом, если сторонами договора транспортной экспедиции не определена возможность использования иных экспедиторских документов, такими документами являются :

- поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);

- экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);

- складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение)» .

Такого же подхода придерживаются суды (например, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 07.02.12 по делу № А28-3501/2011, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 07.10.14 по делу № А36-4495/2013).

Учитывая изложенное, по нашему мнению, стороны договора вправе не применять поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку, если договором предусмотрено использование иного документа.

В отношении возможности объединения экспедиторских документов с актом оказанных услуг, отмечаем следующее .

Как было указано выше, экспедиторские документы подтверждают заключение договора и оформляются до оказания транспортных услуг, независимо от того какие-формы экспедиторских документов используются.

В свою очередь, акт оказанных услуг оформляется по факту их оказания, т.е. после оказания транспортных услуг. В связи с этим, по нашему мнению, объединение экспедиторских документов и акта оказанных услуг в один документ некорректно.

В отношении оформления складской расписки от имени Организации при условии, что складских помещений в собственности, во временном пользовании или под управлением Организация не имеет отметим следующее.

Как было указано выше, складская расписка подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение.

В рассматриваемом случае, по нашему мнению, груз передается на хранение Вашей организации, так как склад при приеме груза на хранение выступает от имени Вашей организации.

Клиент, передавая на склад груз для хранения, не заключает со складом соответствующий договор, а действует в рамках договора экспедиции . В связи с этим, по нашему мнению, складская расписка должна быть оформлена от Вашей организации как экспедитора.

Коллегия Налоговых Консультантов, 14 мая 2017г.

[1] Аналогичное мнение было изложено в Письме Минфина РФ от 09.07.15 № 03-03-06/1/39517, в котором так же отмечено, что для подтверждения расходов так же необходим акт оказанных услуг

[2] Федеральный закон от 30.06.03 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее – Закон № 87-ФЗ)

[3] Постановление Правительства РФ от 08.09.06 № 554 «Об утверждении Правил транспортно-экспедиционной деятельности» (далее – Правила)

[4] При получении поручения, при принятии груза для экспедиции, принятии груза на хранение

[5] Пункты 18, 28, 38 Порядка

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Для чего нужна экспедиторская расписка?

Самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. Но если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется экспедиторская расписка. Обязанность по ее составлению предусмотрена в Федеральном законе от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Помимо него экспедиторскими документами выступают поручение экспедитору и складская расписка.
По договору транспортной экспедиции экспедитор берет на себя обязанность за счет другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определенные договором экспедиции услуги, связанные с перевозкой (п.1 ст. 801 ГК РФ). За эти услуги полагается гонорар. Исполнителю не запрещается привлекать сторонние организации, если иное не указано в договоре.

Кто и когда оформляет документ

Схему документального оформления договора транспортной экспедиции можно представить так:

Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
На основании поручения клиент передает экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать ему доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку его груза.
Экспедитор передает клиенту расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Она дает право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
После выполнения поручения экспедитор передает заказчику оригиналы договоров, заключенных им для исполнения договора (если такие имеются).

Наличие всех перечисленных выше документов у клиента является подтверждением того, что груз в действительности транспортировался, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. В данной ситуации предоставляется экспедиторская расписка вместо транспортной накладной. А получение груза будет подтверждаться товарной накладной, выписанной самим продавцом и подписанной покупателем.
Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.

Форма документа и правила заполнения

Бланк расписки и порядок его заполнения утверждены Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23.
Составляется экспедитором для себя и для грузоотправителя или клиента.
Заполнение бланка обычно не вызывает затруднений. Строки, в которых предусматривается информация о сторонах, являются обязательными к заполнению.
Строки, относящиеся к информации о грузе, заполняются в зависимости от характера (свойств) перевозимого имущества.

Заполненный образец экспедиторской расписки

Правила заполнения

Бланк расписки изготовляется типографским способом или с использованием компьютера. Форма документа содержит наименование, расположенное по центру и иные реквизиты. Бланк может содержать следующие достоверные и развернутые данные о грузе в соответствующих строках:

дата выдачи;
номер экспедиторской расписки, присвоенный документу экспедитором в соответствии с документооборотом компании. Этот реквизит очень важен: например, если вы знаете номер экспедиторской расписки КИТ, это поможет отследить груз на сайте этой транспортной организации. Сходным образом действуют системы отслеживаня и других перевозчиков;
в строке «грузоотправитель» указываются данные о юридическом или физическом лице, включая полное наименование юрлица, фамилию, имя и отчество ИП, место, по которому находится постоянно действующий исполнительный орган юрлица или местонахождение ИП;
строки «Клиент» и «Экспедитор» заполняются аналогичным образом;
в соответствующей строке указывается страна, где груз был произведен;
строка «Товарный код» предназначена для внесения в нее опознавательного номера груза, который может потребоваться при взаимодействии с таможенными органами и для целей статистики или обозначения, идентификации транспорта;
маркировка проставляется в соответствии с действующим законодательством;
«количество мест, вид упаковки» — в этой строке указываются не только названные сведения, но и способ доставки (в коробках, навалом и т.д.);
вес указывается как с упаковкой, так и без нее;
проставляются объем и стоимость в соответствующих графах;
стоит прописать дополнительно особые условия приемки на транспортно-экспедиционное обслуживание, обязанности экспедитора и сведения о товаре, даже если они есть в договоре;
под размерами упаковки подразумеваются ее габариты и вес (каждой в отдельности);
подпись экспедитора является обязательны реквизитом.

В зависимости от особенностей перевозимого товара заполняются отдельные строки; данные о сторонах должны быть указаны в расписке в обязательном порядке.

Поскольку в рамках договора транспортной экспедиции не составляются транспортные накладные, то расходы для целей налогообложения по такому контракту организация, выступающая заказчиком услуг, вправе учесть только при наличии этой бумаги. В совокупности с другими документами (поручение экспедитору и товарной накладной, подписанной покупателем) она является документом согласно Закону о бухгалтерском учете, по которому поставщик отражает реализацию товаров (признание доходов и списание стоимости товаров).
Кроме того, ее наличие очень важно при разрешении возможных споров: например, если возникнет ситуация, когда нужно будет потребовать возмещения ущерба по причине порчи или утраты груза. Поэтому у заказчика услуг не должен возникать вопрос о том, экспедиторская расписка обязательна или нет. При условии ее наличия рассмотрение спора в судебном порядке пройдет значительно быстрее и эффективнее.

Какой штраф за работу иностранца без патента
Уведомление о расторжении трудового договора с иностранцем: как и когда подавать
День России 12 июня: график работы
Вычет за учебу ребенка: документы и правила получения
Как расшифровываются категории годности к военной службе

Что это такое

В транспортировке груза принимают участие следующие лица:

клиент — владелец груза;
перевозчик — организация, непосредственно транспортирующая груз;
экспедитор — компания, организующая перевозку от имени и за счет клиента. Экспедитор вправе взять функции перевозчика на себя либо нанять третье лицо, экспедиционная расписка — это бумага, относящаяся к деятельности компании, организующей перевозку.

Этот документ фиксирует факт получения товара в определенной комплектности и с определенными характеристиками. Что такое экспедиторская расписка, раскрыто в правилах, утвержденных постановлением правительства РФ от 08.09.2006 № 554, где она перечислена в числе прочих необходимых бумаг. Расписка фиксирует важные данные о товаре, в том числе вес, упаковку и стоимость, поэтому документ полезен и необходим обеим сторонам. Состав информации, содержащейся в документе, отвечает на вопрос, для чего нужна экспедиторская расписка:

С клиента-отправителя она снимает ответственность за сохранность груза в процессе транспортировки, поскольку принимая товар в виде, зафиксированном в ней, экспедитор принимает на себя все риски, связанные с его транспортировкой и возможными повреждениями.
Для организатора перевозки это возможность зафиксировать реальное состояние товара на момент отправки, чтобы в последующем те или иные его недостатки, возникшие до передачи, не были списаны на неаккуратность при перевозке.

Обязательно ли использовать форму

Правила рассматривают экспедиторские бумаги как неотъемлемую часть договора транспортной экспедиции. Поэтому, на первый взгляд, следует, что транспортная расписка обязательна, и без нее существование договора невозможно. Но в пункте 6 правил указано, что по договоренности сторон, если того требует характер их отношений, допускается использование и иных, не предусмотренных правилами, передаточных документов. Таким образом, подтверждается, что экспедиторская расписка не обязательна. Стороны должны составить некую передаточную бумагу, которая фиксировала бы факт передачи товара от клиента к экспедитору, но, по договоренности, использование утвержденной формы не обязательно.

Кто и когда составляет

Пункт 12 правил устанавливает обязанность оформлять передаточный документ за экспедитором, тем же пунктом установлено, что экспедиторская расписка выдается клиенту в качестве подтверждения факта грузоперевозки. Передача — это момент, когда товар переходит во владение экспедитора, в котором он находится до момента возврата клиенту или передачи другому лицу, на которого указывает клиент.

Важно отличать передаточную бумагу от товарно-транспортной накладной, в том числе понимать, оформляется ли экспедиторская расписка вместо транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная — документ, который оформляет перевозчик груза. Эта обязанность закреплена п. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Таким образом, если организатор нанимает третье лицо в качестве перевозчика, ТТН составляется обязательно. Организатор вправе самостоятельно транспортировать груз, не привлекая третьих лиц, в таком случае для него достаточно передаточных документов, и оформление ТТН не является обязательным. То есть, говоря о том, заменяет ли ТН экспедиторскую расписку, констатируем — нет, это два разных документа.

Какие требования предъявляют

Формы документов, перечисленных в правилах, в том числе форма экспедиторской расписки, утверждены приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23. Этим же документом утвержден порядок их оформления. К документу предъявляются следующие требования:

бланк печатается типографским способом на листе формата А4, шрифт № 14;
наименование документа прописывается шрифтом № 16, полужирным;
допускается заполнение бланка машинным способом либо от руки синей или черной ручкой, в документе не допускаются помарки или исправления;
составляется в двух экземплярах: один передается клиенту, другой остается у экспедитора;
документ подписывается представителем компании-организатора перевозки, печать в экспедиторской расписке не нужна.

Порядок составления

В ходе оформления организатор перевозки заполняет последовательно следующие графы формы:

Дата выдачи.
Номер.
Наименование или Ф.И.О. грузоотправителя.
Наименование или Ф.И.О. клиента. Клиент и грузоотправитель могут совпадать.
Наименование или Ф.И.О. компании или ИП, оказывающего экспедиторские услуги.
Страна происхождения товара.
Товарный код.
Маркировка груза.
Количество грузовых мест с указанием способа транспортировки, например: в ящиках, коробках, навалом.
Вес груза брутто/нетто.
Объем груза.
Стоимость — в соответствии с платежными документами, это стоимость груза, стоимость самой экспедиции не указывается.
Габариты и вес каждой упаковки.
Условия приема груза экспедитором.
Дополнительная информация о грузе, которая требуется экспедитору для надлежащего исполнения обязательств.
Подпись экспедитора с расшифровкой.

Что будет, если не составить

Говоря о том, что произойдет, если не оформить передаточную бумагу, важно вспомнить, зачем нужна экспедиторская расписка. Это бумага, охраняющая интересы обеих сторон, без которой юридически передача ответственности за груз от одной стороны к другой не состоится, в последующем стороны не смогут предъявить друг другу какие-либо претензии по факту исполнения договора. В то же время законодатель допускает оформление вместо установленной формы иной бумаги, которая бы содержала всю необходимую информацию о товаре и момент его передачи экспедитору. При условии составления такой бумаги форма не является обязательной.

Складские бумаги

Складская расписка экспедитора — это документ, который оформляется работником, отвечающим за перевозки, и передается клиенту при приеме груза на складское хранение. Она несет ту же функцию: зафиксировать момент передачи товара от экспедитора получателю и его состояние при передаче.

Читайте также: