Типовая инструкция по делопроизводству в управлении федеральной налоговой службы

Опубликовано: 17.05.2024

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?

Нормативная база

«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст)
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст)

Старые, да по-новому

Корректировок достаточно много, они коснулись сразу нескольких реквизитов. Расскажем о наиболее значимых из них.

Дата (п. 5.10). Общий порядок написания даты не изменился — день, месяц год. Как и прежде, указывать дату можно разными способами: арабскими цифрами через точку (03.07.2017) или словесно-цифровым способом (3 июля 2021 г.). Обратите внимание, старый стандарт обязывал день обозначать двумя цифрами, новый — допускает в словесно-цифровом варианте не ставить начальную цифру «0».

Адресат (п. 5.15). Тут сразу несколько изменений. Во-первых, унифицирован порядок написания ФИО. Если раньше при обращении к физическому лицу сначала надо было ставить фамилию и затем инициалы, а к должностному — наоборот, то сейчас в любом случае сначала ставьте фамилию, затем инициалы. Должность адресата и фамилия ставятся в дательном падеже. Этот порядок написания ФИО относится и к упоминанию сотрудника в тексте документа.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» или «г-же».

Если вы отправляете письмо электронной почтой, в нижней части реквизита, после ФИО, можете указать электронный адрес адресата.

Грифы утверждения и согласования (п. 5.16 и 5.20). Если документ утвержден коллегиальным органом, в реквизите «Гриф утверждения» / «Гриф согласования» укажите название органа, который утвердил документ, дату и номер протокола в скобках. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа, а гриф согласования теперь может проставляться в нескольких местах:

на первом листе документа в левом верхнем углу;
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования.

Отметка о приложении (п. 5.19). Первое упоминание приложения должно появиться в распорядительном документе (приказ, распоряжение, решение и пр.) в самом тексте. Укажите в скобочках — «(приложение)» или «(приложение 1)». И на первом листе приложения укажите, что оно относится к определенному документу.

Разработчики нового ГОСТа добавили возможность указывать в качестве приложения электронный носитель (CD, usb-флеш-накопитель и пр.), при этом перечень содержащихся файлов должен быть размещен на чехле/конверте носителя.

Отметка об исполнителе (п. 5.25). Кроме ФИО исполнителя и номера его телефона, в реквизите можно указать название должности и структурного подразделения, а также электронный адрес сотрудника. Он проставляется внизу последнего листа документа и может быть оформлен как колонтитул.

Печать (п. 5.24). Это отдельный реквизит документа. Новый ГОСТ требует ставить печать таким образом, чтобы она не накладывалась на собственноручную подпись, или в месте, специально обозначенном «МП» («Место печати»).

Отметка о заверении копии. Еще одно изменение, важное для специалистов по кадрам. С 1 июля 2021 года на каждой заверяемой копии документа надо проставить реквизиты дела, которое содержит подлинник. Наиболее часто работники просят заверить копию трудовой книжки. Для этого со всех заполненных страниц, включая первый разворот, надо снять копии. Чтобы заверить их, напишите слово «Верно», название своей должности и ФИО. Рядом поставьте свою подпись и текущую дату. Поскольку трудовая книжка хранится не в личном деле, то в отметке о заверении надо лишь указать, что оригинал документа хранится в вашей организации.

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ

Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:

• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;

• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;

• интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ

Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).

Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.

Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.

Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.

ГОСТы по делопроизводству 2021

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.

Создаем навигацию

Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.

Добавляем гиперссылки

Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно – тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.

Вводим полнотекстовый поиск

Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

номера страниц;
предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
абзацный отступ;
величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
правила выделения полужирным текстом;
оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

гриф ограничения доступа;
отметка об электронной подписи;
наименование структурного подразделения — автора документа;
наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Типовая инструкция по делопроизводству (2020)

Инструкция по делопроизводству (2020) в государственных учреждениях

ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ

Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.

Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.

Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.

Примерная инструкция по делопроизводству: общие требования к ведению документации в делопроизводстве госорганизациях

Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи.

Для документации, которая содержит тайну или персональные данные, необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются руководителем организации. На основе примерной инструкции в государственных организациях должны разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.

Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству

Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Инструкция по делопроизводству: правила написания официальных наименований делопроизводителю

В качестве примера, предлагаем ознакомиться с регламентом правописания в документах.

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Российской Федерации:

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Конституционный Суд Российской Федерации;

Совет Безопасности Российской Федерации;

Правительство Российской Федерации.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Президенте Российской Федерации, Правительстве Российской Федерации:

Комиссия при Президенте Российской Федерации по вопросам федеративных отношений и местного самоуправления;

Комиссия Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности.

1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации:

Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации;

Президиум Правительства Российской Федерации;

Департамент делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации.

1.4. Наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы.

При отсутствии полного названия слова департамент, главное управление, управление, комиссия, употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств):

Министерство иностранных дел Российской Федерации;

Министерство внутренних дел Российской Федерации;

Федеральная служба по труду и занятости;

Федеральное архивное агентство .

Как пишутся сокращенные и полные наименования органов исполнительной власти?

Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 установлены полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, например:

Министерство регионального развития Российской Федерации – Минрегион России

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации – Минкомсвязь России

Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды – Росгидромет

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии – Ростехрегулирование

Установлено, что полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

проектов указов Президента Российской Федерации,

проектов постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов (международных договоров и других).

Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

проектов распоряжений Президента Российской Федерации,

проектов распоряжений Правительства Российской Федерации,

протоколов заседаний и совещаний,

документов справочного характера,

приложений (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации,

проектов положений о федеральных органах исполнительной власти, утверждаемых актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Слова министерство, служба, агентство пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных: «. предложить агентству рассмотреть вопрос о..».

2. Инструкция по делопроизводству: Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее – организации) единичного типа:

Фонд возрождения Москвы;

Московский городской фонд обязательного медицинского страхования.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации:

Российская академия наук;

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела;

Государственный центральный театр кукол;

Дворец культуры Метростроя;

Горьковский автомобильный завод .

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

акционерное общество «Восток»,

публичное акционерное общество «Газпром»,

Слова Государственный, Российский, Федеральный в названии организационно-правовой формы пишутся с прописной буквы:

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет управления»;

Российской акционерное общество по производству цветных и драгоценных металлов «Норильский никель»;

Организация может иметь полное наименование и сокращенное наименование, закрепленные уставом (положением), например:

публичное акционерное общество «Нефтяная компания «Лукойл» (ПАО «Лукойл»);

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).

В переписке может использоваться как полное, так и официально закрепленное сокращенное наименование организации.

2.3. Со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного характера: городская поликлиника № 109, музыкальная школа ‎ № 3.

2.4. Со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация «Даль строи», издательский дом «Коммерсант»,

но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами: Государственный, Российский, Всероссийский, Центральный, Международный:

Российский фонд поддержки предпринимательства «Инициатива» .

2.5. Сложные названия, начинающиеся с географического определения, пишутся с прописной буквы, если географическое определение входит в официальное название:

Московская коллегия адвокатов;

Московский театр оперетты,

но пишутся со строчной буквы, если определение не входит в название:

московский завод «Компрессор» .

2.6. С прописной буквы пишется первое слово в названиях, начинающихся порядковыми числительными: первый, второй, третий и т.п.:

Шестой государственный подшипниковый завод.

2. 7. В названиях со словом имени или номером (№ . ) со строчной буквы пишется родовое название организации и название, указывающее на специализацию:

тонкосуконная фабрика имени Петра Алексеева,

фабрика детской игрушки № 2.

2.8. Названия со словами Дворец, Дом пишутся:

Дворец культуры Метростроя;

Дворец творчества для детей и юношества;

Дом Российской прессы.

Центральный дом ученых;

Санкт-Петербургский дом ученых имени А.М. Горького,

2.9. С прописной буквы пишется помимо первого слова и имен собственных, входящих в название, начальное слово той части названия, которое само по себе употребляется для обозначения той же организации, например:

Центральный Дом журналистов (ср.: Дом журналистов),

Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея),

Государственная Оружейная палата Московского Кремля (ср.: Оружейная палата);

Государственный академический Большой театр (ср.: Большой театр).

2.10. Со строчной буквы пишутся названия организаций во множественном числе и не как имена собственные: университеты Москвы, банки Московской области, авиационный завод, хлебобулочный комбинат.

2.11. Со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений организаций (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т.д.), а также слова президиум, ученый совет, научно-технический совет, экспертный совет и т.п.: отдел персонала, отдел силового оборудования, кафедра политологии, рекламная группа и др.

Как пишутся наименования субъектов Российской Федерации: инструкция по делопроизводству

3.1. С прописной буквы пишутся все слова в названиях республик в составе Российской Федерации:

Республика Башкортостан;

Республика Саха (Якутия);

Республика Северная Осетия - Алания;

Карачаево-Черкесская Республика.

3.2. В названиях краев, областей, автономных округов и автономной области с прописной буквы пишутся слова, составляющие индивидуальное название:

Алтайский край;

Вологодская область;

Еврейская автономная область;

Ямало-Ненецкий автономный округ.

Как пишутся названия документов: требования инструкции по делопроизводству

4.1. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений:

Конституция Российской Федерации,

Трудовой кодекс Российской Федерации,

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ ‎ «О Государственном гербе Российской Федерации»,

Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций»,

Устав города Москвы,

Закон города Москвы от 18 июня 1997 г. № 25 «Об обращениях граждан»,

Итоговый документ Венской встречи,

Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например:

российско-французский Договор о сотрудничестве.

Со строчной буквы пишется наименование проекта законодательного акта:

п роект указа Президента Российской Федерации «О …»;

проект закона города Москвы «О …».

4.2. С прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если название составляет одно целое с заголовком к документу:

Положение о Министерстве природных ресурсов Российской Федерации,

Устав Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова,

Программа развития малого предпринимательства,

Инструкция по делопроизводству.

4.3. Со строчной буквы пишется название документа, имеющие заголовок, заключенный в кавычки, за исключением названий, указанных в п. 4.1:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 447 «Об утверждении…»,

На основании инструкции пользователя «Ввод информации в базу данных «Учет персонала» … .

4.4. При первом упоминании названия документа в тексте приводится его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту или наименование органа, утвердившего его и дата утверждения, например:

В связи с принятием Федерального закона от 29 июня 2015 г. ‎ № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом ГУП «Мосводоканал» 20 декабря 2013 г., …

При повторном упоминании документа в тексте допустимо ограничиваться упоминанием одного названия, без указания даты и номера, например:

В соответствии с Федеральным законом «О стандартизации в Российской Федерации».

При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например:

Конституция Российской Федерации;

Бюджетный кодекс Российской Федерации;

Устав города Москвы.

В текстах многостраничных документов после первого полного наименования документа вводится его сокращенное наименование в скобках, далее в тексте документа используется сокращенное наименование документа, которое пишется с прописной буквы:

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства финансов Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в соответствии с …

В целом документ состоит из 126 страниц печатного текста, куда также входит 29 Приложений ( скачать Примерную инструкцию )

Приглашаем 2 октября 2018 года на образовательный семинар "Налоговая оптимизация в условиях последних изменений НК РФ".

При этом большой интерес представлял п. 2 приказа об их утверждении, в котором закреплялась особенность вступления Правил в силу: «приказ вступает в силу с даты издания Правительством Российской Федерации постановления о признании утратившим силу п. 1 постановления от 15.06.2009 № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”». То есть новые Правила должны были стать действующими только после отмены Правил делопроизводства в ФОИВ 2 2009 года, которые (особенно в редакции 2016 года) достаточно успешно применялись в качестве нормативно-методической основы для внедрения СЭД и работы с электронными документами. Их использовали не только государственные, но и обычные коммерческие организации, чему способствовали Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76). Таким образом, новые Правила издаются взамен Правил делопроизводства в ФОИВ и должны действовать в статусе нормативного правового акта самого высокого уровня.

Ожидаемое постановление Правительства РФ было принято 01.02.2020 за № 71, официально опубликовано 04.02.2020 и обеспечило вступление в силу новых Правил с 12 февраля 2020 г.

Сфера применения

О разработке новых Правил делопроизводства на профессиональных конференциях в 2018-2019 гг. сообщали представители ВНИИДАД и Росархива в рамках презентаций Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях 3 (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) 4 . Заявлялось, что для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления будут созданы 2 отдельные примерные инструкции по делопроизводству, чтобы отразились в них не только общие технологические правила работы с документами, но и особенности их применения в разных органах власти и управления. Однако разработаны и утверждены были единые Правила, которые предстоит внедрять за счет разработки конкретных Инструкций по делопроизводству 5 :

федеральным государственным органам;
государственным органам субъектов РФ;
органам местного самоуправления.

Это означает, что службы делопроизводства (аппараты и управления делами) федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, служб и агентств), их территориальных и подведомственных органов, а также аппараты органов власти субъектов Российской Федерации могут сразу начать планировать работу по внесению изменений в свои действующие Инструкции по делопроизводству (а возможно, и в ряд других документов, если их тоже придется актуализировать). Такая плановая работа обычно заканчивается приказом об утверждении и введении в действие новых вариантов Инструкций, Регламентов и Положений.

Первоочередное внедрение Правил станет задачей федеральных органов исполнительной власти (в собственных аппаратах и по отрасли). Напомним, что ФОИВ издают свои Инструкции по делопроизводству по согласованию с Росархивом.

А для органов местного самоуправления следовало бы разработать методические рекомендации. Однако о подобных планах мы пока не слышали, поэтому им, видимо, придется решать задачу внедрения новых Правил и актуализации своих инструкций по делопроизводству самостоятельно.

Структура и содержание

И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».

Таблица 1. Разделы нормативных правовых актов

Практика показала, что в процессе разработки конкретных инструкций по делопроизводству как государственные органы и организации, так и коммерческие компании часто заимствовали в свои инструкции структуру Правил 2009 года и Примерной инструкции 2018 года, на которые они ориентировались.

Однако при разработке Инструкции по делопроизводству на основе новых Правил 2019 года рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:

1. Кратко изложенный раздел 2 о документировании просто переносить в конкретную Инструкцию недостаточно. Его положения стоит развить и дополнить:

правилами составления и оформления отдельных видов документов (при этом обратите внимание на электронные сообщения, которые необходимы для реализации гос- и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами);
классификаторами документов, которые составляются и оформляются исключительно в бумажной и исключительно в электронной форме;
классификатором имен файлов электронных документов;
классификатором применяемых типовых унифицированных форм документов;
порядком утверждения электронных шаблонов (электронных.

2.18. Правила организации работы с документами в центральном аппарате ФНС России на основании актов законодательства Российской Федерации определяются Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФНС России (далее - Инструкция).

Правила организации работы с документами в территориальных налоговых органах на основании актов законодательства Российской Федерации определяются Инструкцией по делопроизводству в управлении ФНС России по субъекту Российской Федерации и межрегиональной инспекции ФНС России.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.19. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях центрального аппарата ФНС России возлагается на начальников управлений центрального аппарата ФНС России.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в территориальных налоговых органах возлагается на начальников отделов.

Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях центрального аппарата ФНС России и территориальных налоговых органах осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.

2.20. Акты ФНС России, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной формы, содержащих ее наименование, соответствующее наименованию, указанному в Положении о Федеральной налоговой службе, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 30 сентября 2004 г. N 506 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 40, ст. 3961; 2005, N 8, ст. 654; N 23, ст. 2270; N 48, ст. 5042; 2006, N 23, ст. 2510; N 24, ст. 2602; N 33, ст. 3638; N 52 (ч. III), ст. 5587).

Над наименованием ФНС России указывается полное или сокращенное наименование Минфина России.

III. Порядок подготовки и оформления решений и поручений Руководителя и его заместителей

ГАРАНТ:

См. справку о подготовке нормативных правовых актов отдельных федеральных органов исполнительной власти

3.1. Решения ФНС России оформляются в виде приказа или в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, в виде иных актов.

3.2. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения ФНС России, Руководитель дает письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у него совещания, а также устные указания начальникам соответствующих управлений центрального аппарата ФНС России.

Поручения, содержащиеся в письменной резолюции Руководителя, оформляются на бланке для резолюций Руководителя.

Оформление решений, принятых на совещании у Руководителя

3.3. Решения, принятые на совещании у Руководителя (заместителя Руководителя), по его указанию оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается управлением центрального аппарата ФНС России, ответственным за проведение совещания, визируется его начальником и представляется Руководителю (заместителю Руководителя) федерального органа исполнительной власти, как правило, в течение суток после окончания совещания.

К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный начальником структурного подразделения, ответственного за проведение совещания.

3.4. В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и организации, а также в заинтересованные структурные подразделения.

Копии протоколов совещаний у Руководителя (заместителя Руководителя) рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащих срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

3.5. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у Руководителя (заместителя Руководителя), осуществляется управлением центрального аппарата ФНС России, ответственным за проведение совещания, и управлением центрального аппарата ФНС России, обеспечивающим контроль за исполнением поручений в ФНС России.

Оформление договоров (контрактов, соглашений)

3.6. Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются управлениями центрального аппарата ФНС России во исполнение поручений Руководителя (заместителя Руководителя) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.7. Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с начальниками или иными уполномоченными сотрудниками Юридического управления ФНС России. В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись Руководителю проект также согласовывается с соответствующим заместителем Руководителя.

При наличии неурегулированных разногласий правового характера начальник Юридического управления докладывает о них Руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю.