Суммы в подотчет на длительный срок и налоговая проверка

Опубликовано: 18.05.2024

В соответствии с п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег. Будут ли применяться к нашей организации санкции за нарушение кассовой дисциплины, если мы выдаем деньги под отчет директору, который не отчитался за ранее полученные под отчет суммы?

Расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам относятся к кассовым операциям. Согласно п. 4.4 Положения № 373-П денежные средства выдаются работнику под отчет по расходному кассовому ордеру на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет административную ответственность, установленную ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Указанной статьей предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. в случаях:

- осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;

- несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств;

- накопления в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Таким образом, выдача денежных средств подотчетному лицу, не отчитавшемуся по предыдущему авансу, не является административным правонарушением.

Если выдача денежных средств под отчет определенным работникам, не отчитавшимся за предыдущие авансы, носит систематический характер, то это может рассматриваться налоговыми органами как искусственное сокрытие «перелимита» остатка кассы, что влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. В таком случае отсутствие факта административного правонарушения придется доказывать в суде.

В деле, рассмотренном ФАС Дальневосточного округа, основанием для привлечения общества к административной ответственности послужила выявленная налоговым органом в ходе проверки деятельности Общества по вопросу полноты оприходования выручки и соблюдения порядка ведения кассовых операций систематическая выдача руководителю общества денежных средств из кассы предприятия под отчет без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу предприятия, что было квалифицировано налоговым органом как уклонение от сдачи наличных денежных средств, сверх установленных лимитов в банк.

Как указал суд в постановлении от 16.07.2010 № Ф03-4472/2010, норма ст. 15.1 КоАП РФ в качестве обязательного признака состава правонарушения предусматривает наличие у этих денежных средств статуса "свободных денежных средств". Соответствующий статус денежные средства сохраняют до момента выдачи их под отчет уполномоченному лицу на хозяйственно-операционные расходы.

Кроме этого, денежные средства, поступающие под отчет должностному лицу, впоследствии сдавались в кассу предприятия для расчета с работниками (заработная плата) и для сдачи в банк. В этой связи суд счел неподтвержденным материалами дела довод инспекции об оформлении обществом кассовых операций с целью уклонения от сдачи наличных денежных средств, сверх установленных лимитов в банк.

По мнению суда, хозяйственная операция, заключающаяся в выдаче наличных денежных средств под отчет материально-ответственному лицу на хозяйственно-операционные расходы, которое не представило отчет по ранее выданному ему авансу, нарушает порядок выдачи наличных денежных средств, а не порядок ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена.

Аналогичные судебные решения приняты ФАС Западно-Сибирского округа от 05.02.2009 № Ф04-491/2009, ФАС Поволжского округа от 23.12.2008 № А12-14717/2008.

При этом Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013 счел правомерным административное наказание по ч. 1 ст. 15 КоАП РФ за правонарушение, выразившееся в выдаче денежных средств под отчет по расходным кассовым ордерам без письменных заявлений подотчетных лиц, а также работникам, не отчитавшимся за ранее полученные под отчет денежные средства.

Утром деньги – вечером стулья
Сначала тратим – потом получаем
Корпоративная карта – головная боль бухгалтера
О чеках онлайн-касс и не только
Особенности командировочных расходов

Для контроля расхода средств, выданных сотрудникам, используется авансовый отчет. С его помощью также можно отчитаться об оплате услуг или приобретении товаров в интересах фирмы без предварительного получения денег. Правда последний подход не приветствуется налоговыми органами.

Учет и расчеты, связанные с подотчетными суммами, регулируются на законодательном уровне Указанием Банка России №3210-У, Планом счетов и инструкцией к нему, Законом о бухучете №402-ФЗ, Положением, утвержденным Постановлением правительства №749 от 13.10.2008, Трудовым кодексом и другими актами. Дополнительно необходимо руководствоваться разъяснениями и письмами таких ведомств, как Минфин или ФНС.

Правила работы с подотчетниками внутри компании регламентированы приказами и положениями. Например, положением о командировках или расчетах с подотчетными лицами, графиком документооборота. Форму можно использовать типовую – АО-1 или разработать самостоятельно, сохраняя главные реквизиты:

наименование;
дату составления;
название организации;
ФИО и подпись подотчетного лица;
данные о произведенных расходах и подтверждающих документах;
должности лиц, ответственных за проверку и утверждение.

Обратите внимание! Нестандартная форма входит в состав учетной политики или является приложением к ней, как и другие бланки, используемые в деятельности. В программах учета обычно используются типовые формы.

Утром деньги – вечером стулья

Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.

Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.

Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».

Сначала тратим – потом получаем

Возмещение потраченных в интересах компании денег налоговая инспекция в одно время активно приравнивала к продаже. В понимании государства работник продавал работодателю товары, и нужно было удержать у него НДФЛ, а фирме начислить НДС (на ОСНО) и включить в налогооблагаемую базу (на ОСНО и УСН). Сейчас такие ситуации встречаются намного реже.

В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными.

Корпоративная карта – головная боль бухгалтера

Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.

Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.

Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:

Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.

Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:

Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.

Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.

Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.

Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.

Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.

До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.

О чеках онлайн-касс и не только

Принося бухгалтеру ворох чеков и предоставляя ему разбираться с бумагами, работники забывают, что следует не просто получить документы, но и проверить их соответствие законодательству и внутренним требованиям. Неправильно оформленные расходы бухгалтер не примет к учету, руководитель не утвердит, а значит, их не возместят.

Разберем самые распространенные ошибки

Пропущен срок. Работодатель может удержать из зарплаты сумму аванса, выданную на командировку и не только (согласно ст. 137 ТК РФ).

Важно! Это можно сделать, если работник согласен с основанием и суммой удержания. Времени на принятие руководством решения об удержании задолженности дается всего 1 месяц со дня окончания срока для возврата аванса.

Расходы, заявленные сотрудником, не относятся к работе. Все зависит от специфики деятельности: для рекламного агентства приобретение плюшевого мишки можно оправдать съемками промо-ролика, та же покупка для цеха сталеплавильного завода вряд ли будет обоснована.

Нет документального подтверждения. В отчете указана, например, работа автокрана, для ее выполнения наняли частника, с которым не заключали договор и актов он не предоставил. Подтвердить расходы нечем, значит, возместить их организация не может.

Неверный расчет суточных. Тут ошибки возникают как в количестве дней командировки, за которые положены выплаты, так и в суммах.

Неправильное оформление документации. Частые ошибки – неверное заполнение, отсутствие обязательных реквизитов, выбрана не та форма.

На последнем пункте остановимся подробнее. В самом начале мы упоминали данные, которые должны быть в авансовом отчете. Большая часть — это и есть обязательные реквизиты: название организации или полностью фамилия имя и отчество ИП, наименование и дата документа, ФИО, подписи, должности ответственных лиц, суть хозяйственной операции, стоимостное и количественное выражение показателей. В первую очередь проверяется наличие этих данных – чего-то не хватает, значит нужно переоформить его или дополнить.

Чеки онлайн-касс вдобавок должны содержать и другие реквизиты, например:

информацию о системе налогообложения;
признак расчета (приход, расход, возврат прихода и т.п.);
адрес сайта ОФД, где можно провести проверку подлинности чека;
QR-код;
телефон или Email покупателя (если направляется электронный чек);
место расчетов (адрес здания, юридический адрес компании, сайта).

Важно! Летом 2019 года к перечисленным выше добавились новые реквизиты. Если речь идет о проведении платежей между индивидуальными предпринимателями и/или компаниями, когда используются банковские карты или наличный расчет, то в чеке указываются обязательно такие данные, как наименование (ФИО для ИП) и ИНН покупателя, сведения о товаре (страна, акцизы, таможенная декларация).

К неверно заполненным относятся документы, в которых:

допущены арифметические ошибки (пример: в чеке указано количество товара — 3 штуки, цена — 20 рублей, а сумма — 80);
неправильно внесены исправления (пример: в товарном чеке номер закрашен корректором, сверху написан другой, а нужно было зачеркнуть, сделать правильную надпись и заверить ее подписью продавца или просто выписать новый товарник);
допущены ошибки в реквизитах (пример: указан старый юридический адрес).

Что касается формы. Наиболее распространено выставление документа, несоответствующего сути операции. Например, на оказанные услуги выдают товарный чек вместо акта.

К исключительным случаям относится появление подделок. Распознать их нелегко. Допустим, в бухгалтерию предъявляются чеки со всеми необходимыми реквизитами и фискальными данными. При выездной проверке инспектор ФНС решает удостовериться в подлинности чеков. Оказывается, что контрагентов с указанными ИНН, не существовало. Выбила чеки фирма-однодневка, зарабатывавшая таким образом деньги.

Бывает, что работники приносят документы, на печати или в реквизитах которых указан другой город. Понятно, если речь о командировке в ту местность, вопросов не возникает. Если сотрудник никуда не выезжал, проверьте предприятие, указанное в чеке, через бесплатный сервис ФНС.

В 2019 году, да и вообще последние годы, с развитием различных кэшбэк-сервисов и бонусных программ сотрудники совершают одну роковую ошибку – оплачивают покупку в рабочих целях баллами, накопленными на личной карте скидок. Естественно в чеке оплата отображается как расчет бонусами, возместить эти затраты организация не может.

Особенности командировочных расходов

Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.

Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).

Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.

Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.

В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.

При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов:

При приеме на работу ознакомьте сотрудников с положениями под роспись (после этого оправдания «я не знал» и «впервые об этом слышу» не рассматриваются).
Не пожалейте времени на короткую памятку, она избавит от лишних вопросов.
Напомните об ответственности и последствиях предоставления поддельных документов – снимут не только расходы с организации или ИП, работнику придется отдать 13% от суммы в качестве НДФЛ и возместить ущерб работодателю (возможно в судебном порядке).

Во многих организациях сотрудникам передаются или перечисляются денежные средства под отчет, например, для покупки каких-то материалов, либо для поездки в служебную командировку и др.

После использования подотчетных денежных средств лицо обязано предоставить авансовый отчет, в котором указываются произведенные расходы, с учетом целей на которые предоставлены подотчетные денежные средства.

Содержание статьи:

Ниже рассмотрим отдельные вопросы, касающиеся авансового отчета и возврата подотчетных сумм. Наш адвокат по трудовым спорам поможет работнику или работодателю в процессе взыскания подотчетных сумм: профессионально, на выгодных условиях и в срок.

Нарушение сроков предоставления авансового отчета

Если работнику, направленному в командировку, были выданы или перечислены под отчет денежные средства, то после возвращения из командировки, он обязан в течение 3 рабочих дней предоставить главному бухгалтеру авансовый отчет.

Аналогичная ситуация по срокам предоставления отчета по денежным средствам, выданным на определенный срок. К отчету должны быть приложены подтверждающие расходы документы (за проживание в гостинице, на оплату билетов на проезд и т.д.).

Если работник не предоставил в установленный срок авансовый отчет, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме полученного аванса, то есть для работника наступает материальная ответственность, и соответствующие суммы могут быть удержаны из заработной платы работника в порядке, установленном законодательством.

Работодатель имеет право обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании выданных подотчетных сумм с работника. В рамках направления по защиты прав работодателя мы не раз инициировали и успешно проводили данные судебные процессы.

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы?

Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели. Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.

Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео по советам трудового адвоката, а также пишите свой вопрос в комментариях ролика

Удержание подотчетных сумм из зарплаты работника

Удержание любых сумм, в том числе подотчетных сумм (аванса, который не израсходован и не возвращен), из заработной платы работника производится в установленном законодательством порядке. Кстати, возмещение затрат на обучение работника также возможно провести в данном порядке.

ВНИМАНИЕ: Работодатель может принять решение о том, чтобы производить удержание из заработной платы работника, в связи с неизрасходованным и не возвращенным авансом:

не позднее одного месяца со дня окончания срока, когда должен быть возвращен аванс. При этом работодатель сам определяет, на какой срок выдает подотчетные средства.
и если работник не возражает против основания и размера удержания.

В рассматриваемой ситуации работодатель сможет удерживать при каждой выплате заработной платы не более 20 процентов. Работодателю следует получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы подотчетных сумм и издать соответствующий приказ на удержание.

Взыскание с работника подотчетных сумм

Итак, работник не предоставил авансовый отчет либо не предоставил надлежащих документов о расходовании выданных сумм на соответствующие цели; на удержание соответствующих сумм заработной платы работник не согласен.

В этом случае работодатель может подать в суд с исковое заявление о взыскании с работника подотчетных средств.

Исковое заявление о взыскании подотчетных средств

Исковое заявление о взыскании подотчетных средств это процессуальный документ, требующий соблюдения правил по его составлению в соответствии с требованиями процессуального законодательства.

Поскольку работнику денежные средства были выданы на конкретные цели, и работник не отчитался о их целевом использовании, соответственно можно говорить о том, что работодателю причинен ущерб работником, а на стороне работника возникло неосновательное обогащение.

Как указано выше, важно, чтобы был определен срок, до которого выдаются подотчетные суммы.

Лучше обратиться к нашему профессиональному адвокату для составления указанного документа. Наши адвокаты по трудовым вопросам качественно и быстро составят исковое заявление с соблюдением всех требований законодательства, а также будут защищать работника, к которому заявлен необоснованный иск о взыскании денег выданных на подотчет.

Образец искового заявления о взыскании подотчетных средств

В Ревдинский городской суд

Свердловской области

ИСТЕЦ:

ООО

ОТВЕТЧИК:

К.

Цена иска: 208 471 руб. 11 коп.

Исковое заявление о взыскании с работника подотчетных сумм

К. работал в ООО в должности мастера с 01.04.2010 г. по 31.03.2011 г. по трудовому договору № 233-тд от 01.04.2010 г. За время работы в ООО Ответчику выдавались денежные средства под авансовый отчет:

33 000 рублей (на основании РКО № 1188 от 30.12.2010 г.)
40 00 рублей (на основании расходного кассового ордера № 2 от 28.04.2011 г.);
115 000 рублей (на основании РКО № 14 от 12.05.2011 г.);
31 700 рублей (на основании РКО № 663 от 15.08.2011 г.).

На всех вышеназванных документах имеется подпись Ответчика. Таким образом, у Ответчика имеется задолженность перед ООО в размере 188 00 рублей.

Согласно ст.233 ТК РФ: «материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами».

В соответствии с п.2 ч.1 ст. 243 ТК РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео и узнаете, почему любой образец иска, жалобы или претензии лучше корректировать с нашим адвокатом, пишите вопрос в комментариях ролика

В денежных обязательствах, предусматривающих обязанность должника уплатить денежные средства, на просроченную уплатой сумму подлежат начислению проценты на основании ст. 395 Гражданского кодекса РФ. Период времени, за который подлежат начислению проценты, составляет 490 дней (с 31.03.2011 г. по 10.08.2012 г.). В связи с этим и на основании п. 1 ст. 395 Гражданского кодекса РФ Истец имеет право на получение от Ответчика процентов за пользование чужими денежными средствами в размере учетной ставки банковского процента (ставки рефинансирования) на день вынесения решения суда.

На основании изложенного и руководствуясь действующим законодательством

ПРОСИМ:

взыскать с Ответчика в пользу ООО задолженность по подотчетным денежным средствам в размере 188 000 рублей;
взыскать с Ответчика в пользу ООО проценты за пользование чужими денежными средствами в размере 46 060 рублей;
взыскать с Ответчика в пользу ООО сумму уплаченной государственной пошлины 7 540 руб.60 коп.

Приложение:

Копии искового заявления (по числу участников).
Копия Трудового договора.
Копия приказа о приеме на работу.
Копия приказа о прекращении трудового договора.
Копия расходного кассового ордера № 1188 от 30.12.2010 г.;
Копия расходного кассового ордера № 2 от 28.04.2011 г.;
Копия расходного кассового ордера № 14 от 12.05.2011 г.;
Копия расходного кассового ордера № 663 от 15.08.2011 г.);
Расчёт процентов за пользование чужими денежными средствами.
Копия Устава.
Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.
Копия решения № 16-35/15.
Копия выписки из ЕГРЮЛ.
Копия доверенности.
Квитанция об оплате государственной пошлины.

Автор статьи:

Общая информация о подотчетных денежных средствах
Как закрыть подотчетные денежные средства?
Четыре возможных варианта, которыми можно закрыть подотчетную сумму:
Вариант 1. Использование товарных чеков, кассовых чеков и чеков онлайн кассы
Вариант 2. Оформить договор процентного займа
Вариант 3. Покупка оборудования у руководителя
Вариант 4. Заключить договор аренды имущества директора

Общая информация о подотчетных денежных средствах

Подотчетные денежные средства — это денежные средства, которые выдаются сотруднику предприятия и могут быть направлены на любые нужды и цели компании. Используются, например, для покупки каких-либо товаров, материалов, оплаты поставщикам, на командировочные расходы и т.д. За денежные средства, выданные под отчет, работник должен отчитаться в бухгалтерию организации.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике, либо в ином локальном нормативном акте (например, приказом руководителя).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные денежные средства работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме. В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму, то у него останется задолженность перед организацией.

В случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ.

Как закрыть подотчетные денежные средства?

Рассмотрим классический случай. Денежные средства сняты с расчетного счета организации под отчет директора.

Снять денежные средства по отчет — это один из самых легких и достаточно древних способов обналичить денежные средства. Но это опасно. При выездной налоговой проверке данные суммы могут обложить налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами. По этому обязательными условиями пользования подотчетными денежными средствами являются:

возврат непотраченных денежных средств в кассу организации и банк;
обязательное документальное подтверждение понесенных расходов — в виде универсального передаточного документа (УПД), товарной накладной, товарного чека и чека онлайн кассы.

Четыре возможных варианта, которыми можно закрыть подотчетную сумму:

Вариант 1. Использование товарных чеков, кассовых чеков и чеков онлайн кассы

До сих пор есть много действующих индивидуальных предпринимателей на патентной системе налогообложения, у которых вы можете попросить товарный чек или даже кассовый чек если применяется онлайн-касса. На налогах предпринимателей на патенте это никак не отразится. Ограничение для таких предпринимателей в годовой выручке составляет 60 000 000 руб.

Многие бизнесмены проявляют смекалку, ведь онлайн кассы используются как на упрощенной системе налогообложения, так и на общей. Рекомендую ознакомиться с статьями — о чеках онлайн кассы ч.1 и о чеках онлайн кассы ч.2

Из лайфхаках используемых сегодня отмечу, что предприниматели, применяющие ПСН, УСН, ЕСХН и ЕНВД, и при этом не осуществляющие торговлю подакцизными товарами, могут не указывать на кассовом чеке и бланке строгой отчетности наименования товара (работы, услуги) и их количество до 1 февраля 2021 года (Письмо МинФина 03-01-15/37032 от 14.07.17г.).

Вариант 2. Оформить договор процентного займа

Можно, например, оформить договор займа. Такой вариант подходит только для организаций. Данная операция позволит закрыть долг по подотчетным суммам руководителя компании. Обязательно должен быть выдан процентный заем (в договоре указывается процентная ставка). Директор должен иногда возвращать этот заем в организацию и уплачивать начисленные проценты.

При беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах. А это облагается НДФЛ по повышенной ставке — 35%. Чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. При этом у предприятия возникнет налогооблагаемый доход.

Вариант 3. Покупка оборудования у руководителя

Организация может купить у директора какое-то оборудование, которое по факту используется и уже сейчас есть в Вашем бизнесе. Например, это может быть мебель, компьютеры или орг.техника — не числящиеся на балансе организации. Иными словами Вы у физического лица покупаете какое-нибудь оборудование, которое по факту есть. Цена соответственно должна быть рыночной, чтобы избежать дополнительного внимания со стороны налогового органа за этой сделкой. Ведь данную операцию могут классифицировать, как сделку между взаимозависимыми лицами.

Вариант 4. Заключить договор аренды имущества директора

Можно оформить договор аренды имущества, чтобы потом «на бумаге» или фактически погасить с помощью этих денег «бесконечный» подотчет. Арендная плата будет облагаться 13% НДФЛ. Эти платежи пойдут в расходы предприятия. При этом данная сумма не будет облагаться страховыми взносами.

Что такое «бесконечный» подотчет? Эту операцию проводят многие бухгалтеры. И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании. На следующий день, например, в его начале оформленная под отчет сумма «возвращается» из-под отчета, а в конце рабочего дня происходит снова списание некоторой суммы. И так каждый день. Это и называется бесконечным подотчетом.

Вместо аренды можно оформить выплату компенсации директору за использованный им в интересах предприятия свой автомобиль. Для этого потребуется соглашение о выплате компенсации и соответствующий приказ.

Тогда выплачиваемая компенсация в пределах норм не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Величина необлагаемого лимита компенсации не значительна. Например, при использовании легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см включительно в месяц положена компенсация в размере 1200 рублей (Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.02г.).

Возникает ли у работника налогооблагаемый доход, если он вовремя не отчитался о выданных ему подотчетных суммах (НДФЛ, ЕСН)?

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров Центрального Банка РФ 22.09.1993 г. № 40, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Как правило, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются приказом руководителя организации.

Работник отчитывается перед организацией за полученные под отчет суммы посредством составления и представления в бухгалтерию авансового отчета по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55, с приложением оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению формы № АО-1 на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

По мнению налоговых органов, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленный срок, являются доходом подотчетных лиц и должны облагаться НДФЛ и ЕСН.

Суды, как правило, не соглашаются с доводами налоговиков и принимают решения в пользу организаций — налоговых агентов.

Согласно п. 1 ст. 209 НК РФ объектом налогообложения НДФЛ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, признается доход, полученный налогоплательщиками от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ.

Перечень доходов от источников в РФ, установленный п. 1 ст. 208 НК РФ, является открытым, что позволяет налоговым органам толковать его чрезвычайно широко.

В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Собственником выданных под отчет денежных средств является организация.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Пока работник не отчитался за выданные ему под отчет суммы, они числятся на счете 71 в составе задолженности данного сотрудника перед организацией, и у организации есть возможность истребовать данные денежные средства.

Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного, в частности, в связи со служебной командировкой, а также в других случаях.

Работодатель вправе принять решение об удержании выданной подотчетной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Таким образом, работник не получает деньги в собственность и не имеет права распоряжаться ими по своему усмотрению, в том числе расходовать на свои нужды.

Поэтому сумму аванса, за которую работник не отчитался в срок, нельзя считать доходом работника.

Кроме того, в соответствии с п. 6 ст. 108 НК РФ обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к ответственности, толкуются в пользу этого лица.

То есть в суде при привлечении организации — налогового агента к ответственности обязанность по доказыванию нецелевого использования работником не возвращенных в срок подотчетных сумм и получения работником дохода будет лежать на налоговых органах.

Как правило, доказать факт нецелевого использования работником подотчетных сумм налоговые органы не могут, и на этом основании арбитражные суды выносят решения в пользу налоговых агентов.

Например, ФАС Центрального округа в постановлении от 25.11.2004 г. № А54-3072/03-С21 указал, что, поскольку налоговый орган не представил безусловных доказательств, свидетельствующих о правомерности включения сумм, выданных работникам под отчет на хозяйственные расходы и производственные нужды, в доходы физических лиц, факт налогового нарушения нельзя признать доказанным.

Иногда налоговые органы квалифицируют выданные под отчет денежные средства как полученные работником по договору беспроцентного займа, и на основании п.п. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ рассматривают их как доход налогоплательщика в виде материальной выгоды, требуя удерживать НДФЛ с подотчетных сумм.

Согласно п. 1 ст. 807 Гражданского кодекса РФ по договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

Как мы отмечали выше, выданные под отчет денежные суммы остаются в собственности организации.

Договор займа с участием организации — юридического лица должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 808 ГК РФ).

Указание о том, что заем является беспроцентным, должно обязательно содержаться в тексте договора (п. 1 ст. 809 ГК РФ).

При выдаче наличных денежных средств под отчет эти условия не соблюдаются.

Таким образом, отношения подотчетного лица и организации отличны от отношений заемщика и займодавца.

Доказать, что подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленный срок, не облагаются ЕСН, можно следующим образом.

Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.

То есть для того, чтобы выплата в пользу работника организации признавалась объектом налогообложения ЕСН, она должна быть связана с оплатой его труда по трудовому договору.

Подотчетные суммы не связаны с оплатой труда работника, а значит, не облагаются ЕСН.

Кроме того, как указано в письме Управления МНС по г. Москве от 13.05.2002 г. № 28-11/21263, подотчетные суммы, за использование которых работник не отчитался либо отчитался позднее установленного распоряжением руководителя срока, отраженные по дебету счета 71 как задолженность работника перед предприятием, не являются объектом обложения единым социальным налогом.

Читайте также: