Списание гсм в налоговом учете 2020

Опубликовано: 22.09.2024

Как учесть расход на топливные карты и ГСМ, выданные сотрудникам с разъездным характером работы?

Если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 Кодекса:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Для учета в расходах необходимо наличие в Организации следующих документов:

  • Трудовой договор;
  • Положение о разъездном характере;
  • Должностная инструкция;
  • Документы подтверждающие расходы.

Бухгалтерский учет и документы по расчетам с применением топливных карт

Приобретение и выдача топливной карты:

Проводка Операция Документы
Дт 10 – Кт 60 Оприходование топливной карты Акт (накладная)
Дт 19 – Кт 60 Отражен вх. НДС по топливной карте Счет-Фактура
Дт 20(26,44) – Кт 10 Стоимость карты учтена в расходах тек. периода Акт (накладная)
Дт 68 – Кт 19 НДС принят к возмещению
Дт 006.Склад Учет топливной карты за балансом Операции, введенные вручную
Дт 006.МОЛ – Кт 006.Склад Карта выдана МОЛу Акт приема-передачи топливной карты сотруднику. Журнал учета выдачи топливных карт.

Использование топливной карты:

Проводка Операция Документы
Дт 60.02 – Кт 51 Пополнен баланс топливной карты Пополнен баланс топливной карты
Дт 10 – Кт 60 Приняты к учету ГСМ На дату заправки автомобиля. Чек/информация из Отчета поставщика.
Дт 19 – Кт 60 Отражен НДС по поступившим ГСМv Счет-Фактура
Дт 60 – Кт 60.02 Зачтен ранее перечисленный аванс
Дт 20(44) – 10 Стоимость ГСМ учтена в расходах Путевой лист
Дт 68 – Кт 19 НДС принят к вычету

Нормирование затрат на ГСМ

В разъяснениях Минфина России содержатся указания, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщикам следует ориентироваться на Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (см. Письма Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

В НК РФ нет никаких указаний на то, что затраты на ГСМ должны приниматься в целях налогообложения в пределах норм, установленных Минтрансом России (либо каким-нибудь иным ведомством).

Организация может самостоятельно установить нормативы расхода ГСМ по каждому конкретному автомобилю, используя в первую очередь данные завода-изготовителя. При этом в зависимости от условий использования и технического состояния каждого автомобиля эти нормы могут быть скорректированы в большую или меньшую сторону.

Создается Приказ руководителя об утверждении норм расхода топлива, масла, прочих технических жидкостей и смазочных материалов отдельно для каждого автомобиля, используемого на предприятии.

Налогообложение

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Для обоснования вычета по топливной карте и ГСМ необходимо наличие следующих документов:

  • договор с поставщиком;
  • счет-фактура.

Налог на прибыль

Стоимость проездных билетов, приобретаемых для работников с разъездным характером работы, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Списание ГСМ осуществляется по путевым листам и списывается в расходы НУ после проведения путевого листа, а не предоставления поставщиком услуг Отчета и накладной по оказанным услугам за месяц.

Необходимые документы для списания ГСМ в расходы НУ:

  • путевой лист;
  • чек;
  • акт приема-передачи услуг;
  • реестр операций по картам от поставщика.

НДФЛ и взносы в фонды

Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг).

В целях освобождения от обложения НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов. При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК РФ могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется (Минфин письмо от 14 мая 2018 г. N 03-03-06/1/31933).

То же самое относится и к обложению страховыми взносами — отсутствие доказательств расходов ГСМ в производственных целях (использование в личных целях) и отсутствие данных расходов в ст.422 НК РФ может привести к доначислениям взносов.


Содержание Содержание
  • Правила учета ГСМ обновлены
  • Правила учета ГСМ - нормативы
  • Правила учета ГСМ: проводки
  • Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля
  • Правила учета ГСМ - учет компенсаций
  • Пример учета компенсации за использование личного автомобиля
  • Правила учета ГСМ - подтверждение расходов на топливо
  • Законодательные акты по теме
  • Типичные ошибки
  • Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ

Недавно были обновлены правила учета ГСМ, и с тех пор бухгалтеры сталкиваются с проблемами расчета нормативов и отражения находящегося в баке автомобиля бензина. В данной статье постараемся ответить на наиболее часто встречающиеся вопросы относительно учета горюче-смазочных материалов.

Правила учета ГСМ обновлены

Распоряжением Министерства транспорта от 06.04.2021 № НА-51-р были обновлены методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для отдельных марок автомобилей 2008 и более поздних годов выпуска. Нормами расхода рекомендуется пользоваться не только при расчетах, но также при списании затрат на ГСМ (но это право, а не обязанность предприятий). Обновления коснулись следующих разделов:

  • «Фургоны отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
  • «Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года» (для Lada Granta, Lada Priora, Lada Kalina, Lada Vesta и др.);
  • «Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
  • «Автобусы отечественные и стран СНГ с 2008 года».

Были также утверждены максимальные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в Севастополе и Крыму. Эти показатели необходимы для расчета себестоимости перевозок и иных видов транспортных работ, проведения расчетов с водителями ТС и пользователями, планирования потребности фирм в обеспечении ГСМ.

Правила учета ГСМ – нормативы

Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:

  • заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
  • собирают комиссию и производят замеры.

Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):

  1. В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
  2. Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
  3. По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
  4. Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
  5. Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.

Важно! Периодически необходимо проводить сверку данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическими остатками. Что касается определения норматива расходования бензина, разрешается установить базовый норматив и повышающие коэффициенты для поездок по перегруженным трассам, для поездок зимой и т.д.

Правила учета ГСМ: проводки

Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Покупка ГСМ по топливным картам и талонам
Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса 60, субсчет «авансы выданные» 51
Принятие к вычету НДС с выданного аванса 68, субсчет «расчеты по НДС» 76
Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей). 10 60
Отражение НДС по ГСМ 19 60
Принятие к вычету НДС по ГСМ 68, субсчет «расчеты по НДС» 19
Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса 76 68, субсчет «расчеты по НДС»
Покупка ГСМ за наличные
Выдача денег под отчет на покупку ГСМ 71 50
Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя 10 71
Отражение НДС по приобретенным ГСМ 19 71
Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ 68, субсчет «расчеты по НДС» 19

Стоимость израсходованных за месяц горюче-смазочных материалов рассчитывается по путевым листам или отчетам систем контроля пробега и расхода ГСМ. Списание производится на затраты на последнее число месяца:

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Включение стоимости ГСМ в затраты (только при наличии счета-фактуры продавца) 20 (26, 44) 10

Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля

При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет – имеются варианты:

  • когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
  • если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).

Правила учета ГСМ – учет компенсаций

Если в процессе производства используются личные автомобили сотрудников (с согласия и ведома работодателя), им без ограничений могут выплачиваться денежные компенсации. Согласно статье 188 ТК РФ, работодатель обязан выплачивать такие компенсации, а их размер должен быть оговорен в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Величина компенсации не ограничена, но должна быть обоснованной. Выплачиваются средства по окончании календарного месяца. Рекомендуется составить дополнительное соглашение к трудовому договору (с приложением свидетельства о регистрации ТС и копии руководства по эксплуатации), в котором были бы предусмотрены такие пункты:

  • работник должен вести учет служебных поездок в путевых листах;
  • путевые листы и документы, свидетельствующие о понесенных транспортных расходах, передаются в бухгалтерию в последний рабочий день месяца;
  • за использование машины сотрудника работодатель обязуется выплачивать компенсацию;
  • работник с … (дата) при исполнении трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль (сведения об автомобиле);
  • расчет компенсации производится по нормативу расхода топлива, указанному в руководстве по эксплуатации авто, и километражу.

Компенсация рассчитывается пропорционально количеству отработанных сотрудником дней, во время отпуска, командировки и т.д. выплата не производится.

В целях налогообложения компенсации за использование личного автомобиля сотрудника нормируются:

  • отдельное от выплаты компенсации возмещение стоимости топлива является сверхнормативной выплатой, которую нельзя учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 23.08.2013 № 03-03-06/1/39239);
  • расходы на выплату компенсаций учитываются в затратах (на дату фактической выплаты сотруднику) в пределах норм, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Пример учета компенсации за использование личного автомобиля

Работодатель выплатил работнику 5500 рублей за использование в производственных целях легкового автомобиля сотрудника с объемом двигателя менее 2 тыс. куб. см. Уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль можно будет только на 1200 рублей по норме. Проводки на дату выплаты компенсации:

Правила учета ГСМ – подтверждение расходов на топливо

Формы путевого листа обязательны к применению только для профессиональных перевозчиков. Непрофильные компании вправе разрабатывать свои бланки и отражать их как приложение с образцом в учетной политике. Следует помнить о таких моментах:

  • на каждый автомобиль должен оформляться отдельный путевой лист;
  • предельный срок действия листа – 1 месяц;
  • в путевом листе отражается точный маршрут поездки и расход топлива.

Если в компании более двух транспортных средств, учитывать расходы на топливо будет проще, если вести внутреннюю отчетность. Формы отчетности, сроки составления, список ответственных лиц – все утверждается руководством в приказе. Среди полезных отчетных форм:

  1. Отчет о движении горюче-смазочных материалов, оформляемый материально ответственным за выдачу ГСМ работником на основании актов, требований, товарно-транспортных накладных, карточки учета расхода ГСМ, ведомости учета возврата талонов. В документе указываются сведения о получившем топливо сотруднике, разновидности ГСМ, единицы измерения, цель выдачи, остаток на начало/конец отчетного периода, поступление, выбытие.
  2. Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. В документе указывается выданное всем работникам топливо. Водители предъявляют путевой лист или другой документ, итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости, вместе с наименованием и маркой ГСМ, информацией об автомобиле (регистрационный номер, модель, марка), информацией о водителе (ФИО, день выдачи топлива, табельный номер), сведения о ГСМ, необходимых в период техобслуживания и ремонта ТС (на основании накладных и лимитно-заборных карт).

Законодательные акты по теме

Письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 Об уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль на стоимость израсходованного бензина
Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 О возможности применения спутниковой системы для расчета ГСМ
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 Утверждение формы путевого листа как документа

Типичные ошибки

Ошибка: Компания перешла на спутниковую систему для учета ГСМ, не отразив переход в учете.

Комментарий: Необходимо издать приказ об отмене ранее применявшихся нормативов расхода топлива и закрепить новый способ учета ГСМ. Дата издания приказа должна совпадать с датой введения системы в эксплуатацию. Нужно сделать распечатку системы с указанием расхода бензина по каждому рейсу. Ее подкалывают к путевому листу и списывают ГСМ.

Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ

Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?

Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.

Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?

Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Приобретение ГСМ по чеку

Возможен ли вычет НДС при покупке бензина на АЗС по чеку и как отразить такую покупку в 1С:Бухгалтерия?

Вычет НДС по бензину, приобретенному на АЗС, без СФ получить невозможно (Письмо Минфина РФ от 25.06.2020 N 03-07-09/54634, п. 1 ст. 172 НК РФ). Для вычета НДС нужны:

  • счета-фактуры, выставленные продавцами;
  • документы, подтверждающие уплату НДС при ввозе товаров в РФ;
  • документы, подтверждающие уплату налога, удержанного налоговыми агентами;
  • иные документы в случаях, предусмотренных п. 2.1, 3, 6-8 ст. 171 НК РФ (речь идет о вычетах НДС при уплате налога непосредственно в бюджет, а также уплаченных сотрудниками компании в составе командировочных расходов).

Главное – Функциональность – раздел Запасы


Что и для кого автоматизировано

  • приобретение топлива по чекам и топливным картам в руб. (топливные талоны – не входят, «обычная» методика);
  • расчет и контроль остатков ГСМ в баке а/м;
  • оформление и печать путевого листа с учетом маршрута;
  • печать авансового отчета при приобретении ГСМ по чекам.

  • для нетранспортных предприятий, использующих собственные и арендованные легковые автомобили в служебных целях.

Ограничения применения

Кому и когда НЕ подходит:

  • автотранспортным предприятиям с основным видом деятельности – перевозки;
  • при приобретении ГСМ по талонам;
  • при использовании не легковых а/м;
  • при заправке во внешнюю тару;
  • при хранении топлива на разных складах;
  • при нормировании расхода топлива.

Организация использует не собственный легковой а/м в управленческих целях. ГСМ не нормируются. 14 декабря сотруднику выданы денежные средства 6 000 руб. на приобретение ГСМ. 16 декабря сотрудник предоставил Авансовый отчет с чеком (в т. ч. НДС 20% выделен отдельной строкой) и путевым листом (фактический расход топлива 18,3 л.). А также внес в кассу перерасход по АО.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Дата Дебет Кредит Сумма БУ Сумма НУ Наименование операции Документы (отчеты) в 1С
Дт Кт
Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы
14 декабря 71.01 50.01 6 000 6 000 Выдача подотчетному лицу Выдача наличных — Выдача подотчетному лицу
Приобретение и списание ГСМ
14 декабря 10.03.2 71.01 4 000 4 000 4 000 Принятие к учету материалов Путевой лист
26 10.03.2 Списание материалов, в литрах
19.03 71.01 800 800 Принятие к учету НДС
91.02 19.03 800 Списание НДС
НЕ.01.9 800 Отражение расходов, неучитываемых в НУ
Возврат неиспользованных подотчетных средств
14 декабря 50.01 71.01 1 200 1 200 Возврат подотчетных средств Поступление наличных — Возврат от подотчетного лица
Списание ГСМ на общехозяйственные нужды
31 декабря 26 10.03.2 732 732 732 Списание материалов, в рублях Закрытие месяца — Корректировка стоимости номенклатуры

Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы

Выдача наличных – Вид операции Выдача подотчетному лицу


Приобретение и списание ГСМ

Покупки – Путевые листы: Шапка документа


Порядок выделения НДС:

  • НДСневыделять – сумма НДС не выделяется и включается в стоимость ГСМ (нет колонок % НДС, НДС, Всего);
  • НДС всумме – сумма НДС выделяется, списывается на расходы в БУ и не учитывается в НУ (есть колонки % НДС, НДС, Всего).


Вкладка Топливо


Вкладка Маршрут

Итоги – формируются автоматически и выводятся наглядно:

  • одинаковые ГСМ могут приобретаться по разным ценам и разными способами, поэтому окончательная стоимость списания формируется по итогам месяца в процедуре Закрытие месяца ;
  • НДС выделен Дт 19.03 Кт 71, исключен из стоимости ГСМ и списан в расходы в БУ Дт 91.02 Кт 19.03, но в НУ суммы нет.

Проводки


Печатная форма упрощенная:

Печатная форма унифицированная:

Образец 2021

В связи с введением новых правил в программе путевой лист формируется с указанием (Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368):

  • модели транспортного средства;
  • сведений о перевозке.

Для этого в карточке транспортного средства ( Справочники – Транспортные средства ) реализована возможность ввода модели транспортного средства и модели прицепа (с релиза 3.0.86).

Справочник Транспортные средства

Печать – Путевой лист (№3)


Авансовый отчет – нумерацию закрепить в УП (префикс ПЛ):

Возврат неиспользованных подотчетных средств

Поступление наличных – Вид операции Возврат от подотчетного лица


Списание ГСМ на общехозяйственные нужды

Закрытие месяца – Корректировка стоимости номенклатуры


ОСВ / Анализ счета / Карточка 10.03.2

4 000 / 100 х 18,300 = 732 стоимость списания ГСМ


Приобретение ГСМ и МПЗ по чеку

Организация использует не собственный легковой а/м в управленческих целях. ГСМ не нормируются. 11 ноября сотруднику выданы денежные средства 10 000 руб. на приобретение ГСМ и прочие возмещаемые расходы. 13 ноября сотрудник приобрел ГСМ и МПЗ, предоставил Авансовый отчет с чеками и путевым листом. А также внес в кассу перерасход по АО.



Приобретение ГСМ по топливной карте

Организация использует собственный легковой а/м в управленческих целях. ГСМ не нормируются. С топливной компанией заключен договор поставки ГСМ по топливной карте. Право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки на АЗС. 05 ноября поставщику перечислен 100% аванс 7 800 руб. на приобретение ГСМ из расчета 150 л. / 48 руб. и оплата за топливную карту. 30 ноября получены документы от поставщика на сумму 5 000 руб. (в т.ч. НДС 20%) на 100 л. Сотрудник предоставил путевой лист (фактический расход топлива 35,3 л.).




Покупки – Поступление (акт, накладные) – Товары (накладная)

Склад – Передача материалов в эксплуатацию – Инвентарь и хозяйственные принадлежности

Списание с расчетного счета – Вид операции Оплата поставщику

Покупки – Путевой лист

Шапка документа


Вкладка Топливо

Вкладка Маршрут

Итоги – формируются автоматически и выводятся наглядно

Проводки – поставщик может предоставить скидки, поэтому окончательная стоимость ГСМ сформируется по итогам месяца при получении документов (отчет по операциям, ТОРГ-12, СФ):

Печатная форма упрощенная

Печатная форма унифицированная

Авансовый отчет НЕ доступен

Поступление (акт, накладная) – Вид операции Топливо

Проводки


Закрытие месяца – Корректировка стоимости номенклатуры

  • списана себестоимость израсходованного топлива.


ОСВ / Анализ счета / Карточка счета 10.03.2

4 000 / 100 х 35,300 = 1 412

ОСВ / Карточка счета 76.15

  • только количество;
  • ПЛ = ПТиУ (Топливо).


Оплата – топливная карта

Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.

См. также:

  • Возможен ли вычет НДС при покупке бензина на АЗС
  • Путевые листы в 1С
  • Путевые листы с 2021 года в 1С — образец
  • ГСМ, поступление и списание по Путевому листу
  • В 2021 году — заполняем путевые листы по-новому
  • Путевой лист в 1С:Бухгалтерия 3.0 (семинар)
  • Путевой лист в 1С БП (семинар)
  • Списание ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
  • Расходы на ГСМ и служебный автомобиль
  • Ввод остатков по счету 10.3.2 Топливо в баке
  • Приобретение ГСМ по топливной карте с доп. расходами
  • Приобретение ГСМ подотчетным лицом за наличный расчет
  • Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
  • Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки
  • [14.01.2021 и 18.01.2021 запись] Декларация по НДС за 4 квартал 2020 в 1С
  • [06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

  1. Сумма убытка или части убытка, уменьшающего налоговую базу за отчетный (налоговый) период в стр.150 Приложения 4 к Листу 02 должна быть меньше или равна стр.140 Приложения 4 к Листу 02 / 2Добрый день! Не удается сдать декларацию по налогу на прибыль.
  2. Приложение N 4 к Листу 02 Списание убытков прошлых лет 2019 (из записи эфира от 10 марта 2020 г.).
  3. Списание ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкцияУчет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень.
  4. Покупка топлива для автопогрузчика по топливной карте и чекам в 1СДобрый день! В организации стоит на учете основное средство автопогрузчик.

Карточка публикации

(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Все комментарии (1)

Буду и дальше учиться по вашим материалам на сайте.

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

[27.04.2021 эфир] Уточненная декларация: основания и последствия ее представления

Рекомендации Минтруда по нерабочим дням мая 2021 года

Как всегда порадовало общение с понимающим проблемы бухгалтеров человеком. Спасибо!

  • УСН «Доходы» в 2021 году: как отчитываться и сколько платить
  • Субсидии на развитие предпринимательства
  • Как уменьшить налог УСН

Справочная / УСН

Расходы на личный автомобиль ИП на УСН «Доходы минус расходы»

Часто ИП на УСН «Доходы минус расходы» используют личный автомобиль в бизнесе. Разберёмся, можно ли учесть расходы на его покупку и содержание при расчёте налога.

Расходы на покупку личного автомобиля

Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.

Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.

Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:

  • «Автомобиль приобретен и использовался предпринимателем непосредственно в процессе предпринимательской деятельности, с целью получения дохода от данного вида деятельности, а доводы налогового органа об использовании транспортного средства в личных целях носят предположительный характер».
  • «Налоговое законодательство не содержит ограничений по включению в расходы затрат по приобретению и обслуживанию транспортных средств, приобретенных для осуществления предпринимательской деятельности. В этой связи доводы инспекции о том, что расходы принимаются лишь при осуществлении деятельности, связанной с грузовыми и пассажирскими перевозками, не основаны на законе». (Постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. по делу № Ф09-8532/07-С3).

Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».

Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.

Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба подготовит налоговую декларацию по УСН и рассчитает налоги. Сервисом пользуется 100 000 ИП и ООО. Попробуйте тоже!

Расходы на использование автомобиля

Вы можете включить затраты на эксплуатацию автомобиля — прежде всего, на покупку топлива — в расходы на УСН, если вы ездили на нём по делам бизнеса. Если вы занимаетесь транспортными перевозками, затраты относятся к материальным расходам, а если другим бизнесом — к расходам на служебный транспорт.

Чтобы учесть затраты на покупку бензина, обычных чеков с заправки недостаточно. Нужно подтвердить маршрут поездок — обычно для этого используют путевые листы. Форма путевых листов утверждена только для автотранспортных предприятий. Если у вас другой бизнес, придумайте собственную форму.

Вероятно, что у налоговиков может возникнуть мнение о том, что расходы на топливо ИП должны укладываться в нормы, установленные «Методическими рекомендациями нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утверждёнными распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р. Поэтому ИП лучше ознакомиться с этим документом и соотноситься с его нормами.

Учёт в УСН расходов на бензин отстоять проще, чем затраты на его покупку личного автомобиля, но всё же риск спора с налоговой сохраняется. Однажды арбитражный суд запретил учитывать такие расходы ИП-юристу: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.02.2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34. Там речь идёт не о налогоплательщике УСН, но аргументы суда универсальны — автомобиль не является основным средством, поэтому затраты на его использование в расходы включаться не должны.

Другие расходы на эксплуатацию, например, на мойку или охраняемую стоянку, ещё с большей вероятностью могут вызвать вопросы налоговой. Поэтому с ними лучше совсем не рисковать.

Учёт нормативного и фактического расхода топлива

В большинстве случаев автопарки ориентируются на уже разработанные нормы - в первую очередь, это документы Минтранса РФ. Рекомендованные нормативы для различных марок ТС закреплены в распоряжении N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Документ постоянно обновляется - последняя редакция вышла 20.09.2018.

В актуальной версии распоряжения указаны отдельные типы ТС и спецтехники, формулы расчета норм и поправочные коэффициенты. Эти коэффициенты учитывают особенности дорог, время года, срок службы машин, численность населения пунктов, в границах которого передвигается транспорт, и т.д. Также в случае с каждым типом ТС есть коэффициенты с поправкой на вид топлива и объем цилиндра.

Используя нормативы Минтранса, расход топлива двумя можно вычислить двумя способами:

Простейший способ: разделить литры топлива на километры, умножить на 100 и применить поправочные коэффициенты.

Не такой легкий, но более точный способ: использовать формулы с учетом норм расхода, которые указаны в распоряжении N АМ-23-р по отношению к конкретным маркам ТС.

Qн — норма расхода топлива, л; Hs — базовая норма расхода топлива на 100 км, (л/100 км); S — пробег автомобиля, км; D — коэффициент поправки (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Подробнее о формулах расчета норм можно узнать в отдельных разделах распоряжении N АМ-23-р:

Для выработки своих норм в автопарке создается комиссия, состоящая из руководства, технических специалистов и – обязательно – водителей ТС конкретных марок. На основании соответствующего приказа комиссия производит контрольные замеры расхода топлива, исходя из характеристик транспортного средства, условий эксплуатации, времени года и т.д. Кстати, для зимнего и летнего периодов дозволено утверждать разные лимиты.

Полученные нормы оформляются в виде отдельного приказа и используются для списания ГСМ. Эти внутренние локальные акты можно изменять, если, например, возникают сомнения в показаниях или когда в автопарк поступают новые ТС. Только нужно, чтобы всё было непременно задокументировано. Шаблоны приказов и актов вы можете скачать по этим ссылкам:

Эксплуатационный замер проводится методом долива топлива до полного объёма бака. С целью исключения вмешательства в топливную систему со стороны персонала требуется её опломбировать и сфотографировать. Транспортное средство «прогоняют» на разных режимах (нормальная работа, максимальный режим), после чего снова полностью заправляют, посчитав объём добавленного топлива мерником или иными средствами измерения, которые должны иметь сертификат метрологической поверки.

По итогам замеров фактические показатели (расход топлива, скорость, пройденное расстояние) сравниваются с данными системы спутникового мониторинга транспорта. Если отклонение находится в пределах нормы, то полученный эксплуатационный расход применяется в качестве нормы списания топлива (л/100км, л/моточасы).

Если же обнаруживается разница свыше 5%, то стоит разобраться в причинах: проверить работу штатных систем ТС и верность показаний оборудования для спутникового контроля.

Дмитрий Савельев, инженер

Средства автоматизации учёта топлива

Современные программные продукты сильно изменили работу транспортников. В отличие от прошлых лет, им не нужно заниматься многими рутинными задачами, в том числе бумажной волокитой. Такие программы, как «1С:Управление автотранспортом», «1С:Предприятие 8. Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом», «1С:TMS Логистика. Управление перевозками», а также различные модификации и аналоги этих продуктов внедрены практически во всех автопарках.

Подобные программы включают немало базовых возможностей, дополнительных подсистем и модулей для комплексного управления транспортом: планирования, контроля, распределения заказов, расчёта амортизации, начисления зарплаты и много другого.

В плане бухгалтерского учёта ГСМ современные программы обеспечивают автоматический учёт поступления и расхода топлива по отдельным ТС и сотрудникам, учёт по нормам и факту, ведение реестра путевых листов, формирование отчетности и т.п.

В таких программах часто реализованы возможности оформления заправок по отдельным видам (со склада, за наличные, по талонам). Кстати, за последние годы бурно развилась интеграция ПО с процессинговыми центрами. Благодаря этому в учётных системах автопарков доступна детализированная информация о заправках по пластиковым картам на АЗС ведущих игроков (Shell, Лукойл, ТНК, Роснефть, Газпромнефть, etc.).

Прямая речь

Очень часто заказчики прямо заявляют, что им нужны решения, которые будут делать всё необходимое только при нажатии одной-двух кнопок. То есть по формуле «установил и забыл». Однако в данном случае такой подход не сработает.

Надо понимать, что любая техническая система не может полностью исключить человеческий фактор. Также как автоматизация не отменяет документооборот - в нашем случае мы говорим о путевых листах.

Каждый, кто использует системы спутникового мониторинга, знает, что неизбежно придется столкнуться с расхождениями. Например, когда одометр показывает один пробег, а ГЛОНАСС выдаёт показатели ниже. Или же когда объем топлива по заправочным документам не совпадает с фактическими данными из спутниковой системы. С этими нестыковками, так или иначе, нужно работать. Сравнивать, выяснять, расследовать, принимать административные решения.

Поэтому руководству нужно изначально определиться, как нормировать ГСМ и вести учёт, какие показатели брать за основу, кто этим будет заниматься и что грозит нарушителям. Всё это должно быть оформлено в виде приказов и донесено до коллектива.

При правильном подходе интеграция программных продуктов, таких как 1С, с системами ГЛОНАСС/GPS-контроля позволяет значительно улучшать работу автотранспортных компаний. Но, опять же, нужно осознавать, что у программ для автоматизации - управленческая миссия, а спутниковые системы выполняют функцию контроля. И там, и там есть своя специфика, а при взаимодействии возможны разночтения. Поэтому для того, чтобы интегрированное решение приносило пользу автопарку, нужно заранее проработать все моменты и стратегию дальнейшей работы. В этом обязательно должна помогать компания, занимающаяся автоматизацией.

Павел Баранов, генеральный директор

Читайте также: