Solar stuff и налоговая
Опубликовано: 03.05.2024
Основатель Solar Staff Павел Шинкаренко рассказывает, как легализовать выплаты фрилансерам
Российское законодательство не позволяет юрлицам «просто платить на карту» физическим лицам за нарисованный баннер или размещение рекламы в Instagram. Необходимо заключать договор подряда, подписывать акты приема-передачи, платить социальные взносы и совершать другие неприятные для бизнеса операции.
Мало кто так поступает в реальности. Агентства либо стараются работать с индивидуальными предпринимателями ( прощай зачет НДС), либо «просто платят на карту», используя серые схемы вывода денег. Эта практика существует от начала времен, но становится все более дорогой и рискованной.
Solar Staff позволяет решить все эти проблемы — автоматизировать документооборот, отказаться от серых схем и нормально зачитывать НДС при работе с физлицами.
Как устроен Solar Staff
Принцип работы Solar Staff основан на особых условиях, которые имеют нерезидентные компании при работе с физлицами на территории РФ. Нерезидентные компании, работающие с российскими исполнителями, не выступают в качестве их налогового агента.
Работая с физлицами через Solar Staff, вы платите генподрядчику, российскому ООО, за реально оказанные услуги, которые и отражаются в актах и счетах фактурах. А ваши исполнители, наши субподрядчики, получат деньги на карты.
Чем это отличается от распространенной практики отправки денег на ООО «Ромашка» якобы за «рекламные услуги»?
- Вы заплатите за те работы, которые выполнялись в реальности, и получите на них отчетные документы. Никаких придуманных расходов и фиктивных подрядчиков, все по-настоящему.
- Solar Staff платит НДС в бюджет до копейки. У налоговиков функционирует система автоматизированного контроля уплаты НДС цепочками поставщиков. Отправляя деньги на ООО «Ромашка», вы можете быть уверены, что НДС в результате где-то «потеряется». А значит, ваше агентство может попасть в одну цепочку с недобросовестными компаниями. При работе с Solar Staff это исключено.
Вы получите выполненную работу и закрывающие документы, исполнители — деньги, государство — НДС, а мы — честно заработанную комиссию.
Как это выглядит для вас
Итак, вам нужно заплатить 15 инстаграмерам ( ужасное слово) за размещение постов о новом шампуне.
- Solar Staff автоматически генерирует инвойс по формуле «Сумма оплаты + комиссия X% + НДС».
- Вы оплачиваете счет по договору, который мы заключаем в начале сотрудничества. Деньги попадают на ваш баланс.
- Приглашаете в систему нужных инстаграмеров. Они регистрируются в Solar Staff, принимают открытую оферту, и дальше мы сами ведем с ними весь документооборот и проводим расчеты.
- Вы ставите им задачи, описывая, что нужно сделать. Эта информация позже появится в закрывающих документах.
- Когда работа выполнена, вы нажимаете «Оплатить», и исполнитель получает деньги на карту.
- Мы присылаем вам акты и счета-фактуры на выполненные работы.
В чем плюсы ( и минусы) Solar Staff
Наши клиенты выделяют 3 основных плюса:
- Снижение риска. Серые схемы становятся все более дорогими и рискованными. И с ростом бизнеса риск только возрастает. Работа через Solar Staff снимает эту проблему.
- Упрощение документооборота. Сбор закрывающих документов отнимает время и уничтожает мотивацию сотрудников. Работая через Solar Staff, вы просто получаете их в начале следующего месяца.
- Зачет НДС. Мы работаем «в белую», поэтому вы легко примете к вычету НДС, уплаченный при работе с Solar Staff.
Минусы сервиса являются отражением его плюсов — обязательная уплата НДС делает сотрудничество невыгодным для ИП и компаний, которые работают на упрощенной системе налогообложения. А это, увы, огромная часть рынка.
Второй минус — необходимость перестраивать внутренние процессы. В условиях напряженной работы требуется воля, чтобы начать делать привычные вещи по-новому.
Зачастую проходит не одна неделя, прежде чем компании, подписавшие договор, начинают работать через нас.
Заключение
Агентства и студии — главное направление нашей работы в 2017 году. Мы очень хотим увидеть вас своими клиентами и верим, что можем быть полезны вашему бизнесу.
Задавайте вопросы, звоните, и до встречи на Измени Сознание 2017.
- Блог
- Вакансии
- Разместить вакансию
Для работ и услуг, которые выполняются один раз — можно заключить договор гражданско-правового характера (ГПХ). Это соглашение между сторонами о взаимных правах и обязанностях в рамках гражданского законодательства.
Для фрилансера подойдут два типа договоров ГПХ:
-
Возмездного оказания услуг — чаще применяется, когда вы предоставляете услуги аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию.
Подписывая договор, вы обезопасите себя от недобросовестного заказчика. В нем четко указаны задачи, сроки выполнения, права и обязанности сторон и стоимость работы.
Разберем на примере:
Сервисы-посредники работают как связующее звено между заказчиком и фрилансером, предоставляют весь пакет закрывающих документов для двух сторон: договоры, акты приема-передачи, счета.
Самые известные сервисы: Solar-staff.com, Rootpay.ru, Platron.pro.
В Rootpay и Platron можно зарегистрироваться только через менеджера, а это не быстро. К примеру, в Platron.pro мы подали заявку 28 января 2019 года, но на момент выхода статьи так и не получили приглашение на регистрацию. И только Solar-staff.com с открытой регистрацией и демо-режимом для всех желающих.
Пример:
Наташа — графический дизайнер, она работает на фирму удаленно и получает зарплату на электронные кошельки. Ей хочеться легализировать свой доход и не переживать за налоговые проверки. Она договорилась с руководством, чтобы ей легально платили за работу. Для этого фирма заключила договор с сервисом-посредником Solar-staff.com и отправила Наташе приглашение для регистрации в качестве исполнителя.
-
Закрывающие документы, как для фрилансера, так и для заказчика
Возможность выводить деньги на любые банковские карты или электронные кошельки
- Работодатель платит за услуги сервиса 5-12% от каждой суммы сверху
Пока это пилотный проект, в тестировании которого участвуют только 4 региона: Москва, Московская область, Калужская область и Республика Татарстан. В других регионах зарегистрироваться как самозанятый пока нельзя.
Что это:
-
Это форма налога на профессиональный доход. Для тех, кто работает без работодателя и все делает своими руками.
Пример
Алексей — копирайтер, пишет статьи для родного журнала "Сад. Огород". Каждый месяц он на телефон получает уведомление: "Popolnenie kartu na 10000.00rub ot Artemov V.K.". Банк может заподозрить, что Алексей уклоняется от налогов. Дальше у Алексея заблокируют карту и попросят объяснить происхождение денег. Если не получится объяснить, то ему придется оплатить штраф и пеню за все неподтвержденные деньги.
Чтобы такого не случилось, ФНС (федеральная налоговая служба) предложила простую систему налогообложения для таких людей. Ничего делать не надо, все посчитает и заполнит мобильное приложение "Мой налог". Останется только заходить и оплачивать налог 4-6% по уже готовым документам.
И почему проект вышел на окупаемость только спустя три года после основания.
Народная мудрость гласит, что нужно как можно быстрее «запилить» MVP и протестировать его рынком. Работающий прототип мы сделали за несколько месяцев со второй попытки (не стоит аутсорсить разработку). Но потребовалось еще два года, много денег и очень много работы, чтобы сервис начал продавать себя, масштабироваться и приносить деньги. Потому что MVP оказался не тем, чем кажется.
Наша идея проста: есть компании с удаленными командами и фрилансерами. Есть сервисы, где можно фрилансера найти. Но нет сервисов, которые помогали бы юридически оформлять такие взаимоотношения. Закрывающие документы, авторские права, трансграничные платежи, налоги — эти заботы остаются заказчику.
Несколько раз мы (юридическая фирма Senesсhal) помогали крупным интернет-компаниям выстраивать отношения с большим числом подрядчиков-физлиц. И в процессе поняли, что это ниша для стартапа. Финтех!
Так родился Solar Staff — сервис для автоматизации документооборота и выплат фрилансерам.
Клиенты работают с фрилансерами через нашу платформу, мы готовим документы и доставляем деньги. Клиенты экономят силы и время, государство получает НДС, а мы — разумную комиссию. Было дорого и для избранных, стало недорого и для всех. Что может пойти не так?
С презентацией сервиса мы обошли знакомых предпринимателей. Люди были готовы начать работать «буквально в день запуска». В состоянии легкой эйфории мы сели считать экономику грядущего сервиса: затраты вроде небольшие, а доходы от согласившихся клиентов превысят наши расходы через пару месяцев.
Сегодня кажется, что энтузиазм, с которым люди реагировали на идею сервиса, и стал причиной, по которой мы долго разрабатывали Solar Staff в режиме «сломя голову». Каждый прошедший день казался упущенной выгодой: некогда планировать — нужно зарабатывать.
Надо ли говорить, что практически никто из «готовых» не стал нашим клиентом, а наработки нулевого периода пришлось выбросить в помойку. И что начальная спешка стала причиной многих ошибок, которых можно было избежать.
Первых настоящих клиентов мы искали, полагаясь на собственные представления о том, кому нужен сервис. Например, рынок языкового перевода. Сколько там фрилансеров! И с ними нужно вести документооборот, передавать права на переводы, выплачивать гонорары.
Только в реальности все работают на «упрощенке» или еще хуже — равнодушны к авторским правам и «правильному» документообороту. Но как это понять, когда твой продукт еще в начале пути?
«У вас сервис по работе с фрилансерами, а дизайнера нанять можно?», «А как вы будете контролировать сроки исполнения задачи?». Такими вопросами нас засыпали, пока мы готовили MVP. В итоге мы долго определялись через отрицание.
Говорили: «Мы не биржа фриланса», «Мы не таск-менеджер», «Мы не платежная система». В итоге понять, что у нас за сервис, мог далеко не каждый человек. Озарение приходило на пятнадцатой минуте личной беседы. О наших онлайн-коммуникациях даже говорить не хочется. Трудно поверить, что мы это делали.
Внедрение бесплатное, ведь не нужно ничего устанавливать, а в интерфейсе можно разобраться буквально за несколько минут. И мы действительно так думали! На заре существования нам удалось заинтересовать крупный издательский дом.
В ходе переговоров мы поняли, что, работая с нами, издательство только на прямых издержках будет экономить от миллиона рублей в месяц. О чем тут еще можно думать? Например, о том, что случится с бизнесом, если наше решение (никем на тот момент неопробованное) окажется не таким хорошим. Как и кто будет продавать его внутри компании-клиента. И с какой стати его согласует руководитель отдела, чью «бесполезную» работу мы взялись автоматизировать. Такое вот «бесплатное» внедрение.
Скажите, к кому из вас не приходил золотой клиент? Вот и к нам он пришел. Такой бодрый, крупный. Ты понимаешь, что это шанс уже завтра вырасти в десять раз. В воздухе повисает сумма: 1 миллиард рублей. И начинается:
- Продажи набрасываются. Бесконечные встречи с многочисленными отделами, пожелания и «хотелки» к соглашениям, ценам, условиям, функциональности продукта. И отдел продаж лезет из кожи вон, поскольку грядущий бонус светит ярче кипрского солнца.
- Разработка загружается реализацией «хотелок», которые нужны только этому клиенту.
- Отдел поддержки пишет кучу инструкций для таких специфических «хотелок» и пользователей из абсолютно новой для нас отрасли.
В итоге спустя восемь потерянных месяцев у нас на руках оказался разработанный специально под клиента продукт и 0,5% от ожидаемых оборотов. Потому что все опять уперлось в перестройку отлаженных бизнес-процессов крупной компании.
Народная мудрость гласит, что нужно как можно быстрее запилить MVP и протестировать его рынком. Только в нашем случае MVP — это не голая функциональность сервиса, а сервис в самом широком понимании этого слова. У которого есть репутация, работающие процессы и способность встраиваться в бизнес клиента.
И я не уверен, что всё это можно создать с наскока. За три года наша самопрезентация сократилось до «делаем документы и доставляем деньги» и совсем ушла от обещаний налоговой выгоды.
Целевая аудитория из абстрактных предпринимателей, работающих в белую, либо испытывающих неприязнь к серым схемам, превратилась в конкретные направления: партнерские сети, рекламные агенства, интернет-магазины (вот кого мы совсем не ждали), архитектурные бюро и так далее. И с каждым направлением мы научились работать по-своему. Для этого нашим продавцам незаметно пришлось переквалифицироваться в бизнес-консультантов.
И вот спустя три года можно сказать, что у нас готов MVP и теперь мы можем двигаться дальше.
Сервис Solar Staff позволяет фрилансерам выполнять задания в специальных налоговых статусах: самозанятый или ИП. Если фрилансер не является официально зарегистрированным самозанятым или индивидуальным предпринимателем, он по умолчанию выполняет задания в стандартном статусе "физлицо"*.
Для чего нужен налоговый статус в Solar Staff?
Функционал выбора налогового статуса реализован в сервисе для удобства работы заказчиков с фрилансерами, кто официально зарегистрирован в качестве самозанятого или ИП. Заказчики понимают статус фрилансера, а фрилансеры получают корректные документы для налоговой отчетности.
Могу ли я не выбирать специальный налоговый статус в аккаунте Solar Staff?
Выбор статусов "самозанятый" или "ИП" осуществляется фрилансером исключительно добровольно, и отсутствие специального налогового статуса не влияет на получение заданий от заказчика.
В случае утраты статуса "самозанятый" или "ИП" необходимо изменить налоговый статус, чтобы ваш актуальный налоговый статус соответствовал заявленному в сервисе Solar Staff. В соответствии с Условиями использования интерактивного сервиса Solar Staff предоставление недостоверной и/или неполной информации о себе является нарушением условий использования сервиса и влечёт ограничение доступа к сервису Solar Staff.
Приглашенный в сервис фрилансер по умолчанию получает налоговый статус "физлицо".
Важно! Если специальный налоговый статус не выбран, то в этом случае фрилансеру нужно будет только подтвердить, что он продолжит работу в текущем статусе - в статусе физлица.
В стандартном статусе "физлицо" можно продолжать работать в сервисе до момента, пока сумма полученных денег на карту или кошелек не достигнет 15 000 рублей (или эквивалент в валюте) в год.
По достижению лимита в 15 000 рублей (или эквивалент в валюте) нужно выбрать специальный налоговый статус или пройти верификацию аккаунта в качестве физлица.
Статус можно изменить в течение календарного года, но не чаще двух раз в год. Исключение составляет только смена статуса из самозанятого в физлицо. Такой переход возможен без соблюдения срока в 6 месяцев.
Для смены статуса все ранее поставленные задачи должны быть выполнены и оплачены, а полученные вознаграждения отправлены на платежное средство. При наличии незавершенных задач и остатков денежных средств на балансах, смена статуса невозможна.
Как выбрать или изменить налоговый статус?
Нажмите на название налогового статуса, расположенный под Фамилией и именем в вашем личном кабинете
(На изображении показан статус физлица, который по умолчанию присваивается всем фрилансерам после регистрации)
Выберите статус Самозанятого или ИП, либо нажмите Продолжить как физ.лицо, чтобы оставить текущий статус.
Следуйте инструкциям по заполнению форм для каждого статуса:
Самозанятый гражданин
Индивидуальный предприниматель
Важно!
Если вы выбрали опцию "Продолжить как Физ.лицо", вы будете получать задачи как физическое лицо и выводить деньги до достижения пороговой суммы в размере 15 000 руб. По достижению пороговой суммы вам будет предложено два варианта, чтобы продолжить работу в сервисе:
1. Пройти верификацию аккаунта как физическому лицу, ИЛИ
2. Выбрать специальный налоговый статус "самозанятый" или "ИП".
В случае, когда ваш аккаунт уже достиг пороговой суммы на вывод средств в статусе "физлицо", без верификации аккаунта или смены статуса вы не сможете принимать новые задачи от заказчика, а также выводить имеющиеся деньги в вашем аккаунте до начала следующего календарного года.
Solar Staff – разработанный в Риге международный сервис для расчета с фрилансерами. Он упрощает работу бухгалтерии и снижает налоговую нагрузку в обмен на комиссию от оборота. В этом обзоре мы рассмотрим, как сервис могут использовать бюро переводов.
Сложности платы внештатным сотрудникам
Оплата фрилансерам — больная мозоль переводческих компаний России. Удобный способ оплаты — напрямую через электронные деньги — не вполне легален. Все три легальных способа имеют свои ограничения.
Безналичный расчет. Организациям комфортно проводить платеж безналом на основании счета другого юрлица, например, от индивидуального предпринимателя. Но лишь небольшой процент переводчиков России зарегистрировались как индивидуальные предприниматели. По данным СПАРК, в РФ около 7,5 тысяч ИП с кодом ОКВЭД 74.83 «переводческие, редакторские и секретарские услуги». По самым скромным оценкам в действительности переводы выполняют 20-50 тысяч человек. Таким образом, через безнал можно рассчитываться только с небольшим процентом исполнителей, и это ограничивает бюро при поиске специалистов по узким тематикам.
Договор подряда. Если переводчик не зарегистрирован как ИП, организация-заказчик по закону должна заключить с ним договор подряда. Она выступает налоговым агентом и ответственна за уплату налогов, в том числе 13% НДФЛ и социалки.
В сумме выплаты увеличивают стоимость фрилансеров на 47% плюс-минус ( в одном из расчетов – на 82% ). Рост стоимости производства делает работающие легально бюро менее конкурентоспособными по сравнению с фирмами-однодневками, которые проводят платежи электронными деньгами.
Вторая проблема в том, что договоры подряда сложнее для обработки бухгалтерией чем обычные счета и платежки. По статистике translationrating.ru, средние и крупные бюро задействуют 100-500 фрилансеров в месяц, и чтобы подготовить отчетность по каждому, им часто приходится нанимать более одного бухгалтера.
Оффшор. Если в составе переводческой компании есть зарубежное юридическое лицо, то организации могут проводить расчет с физлицами через него. Иностранная организация при этом не выступает налоговым агентом. Ответственность за уплату налогов в этом случае смещается на исполнителя.
Недостаток оффшора, помимо этической стороны, – в относительно высоком входном барьере: организация должна завести юрлицо и банковский счет за рубежом, а затем обслуживать их и платить за рубежом налоги в валюте.
Электронные деньги. В небольших компаниях оплата физикам часто производится «вчерную», через электронные деньги и напрямую на банковский счет. Без договора, просто на основании email-переписки. Это просто, удобно, быстро и недорого, но, к сожалению, нелегально в России.
Схема Solar Staff
Solar Staff сочетает иностранное юридическое юрлицо и веб-интерфейс.
Работодатель заключает с сервисом договор услуг и заводит себе деньги на счет безналичным платежом. Фрилансеры могут принимать оплату на банковские карты, Вебмани и Qiwi. Сервис выступает как генподрядчик и обеспечивает подтверждающую документацию между работодателем и фрилансером. У компании есть письмо Минфина, подтверждающее легальность этой схемы.
В дополнение к этому через Solar Staff можно производить отчуждение авторских прав, например, на переводы и память переводов, и планировать задачи. Сервис предназначен для компаний у которых уже есть сформированная команда фрилансеров, и которые хотят управлять этой командой централизовано.
Наибольшая экономия у бюро с оборотом от 50 млн рублей в год
Комиссия сервиса составляет 12% плюс НДС на небольших объемах и 6% плюс НДС при выплатах более 2,5 млн. рублей в месяц. С учетом комиссии, фирмы на общей системе налогообложения могут сэкономить до 30% бюджета по сравнению с оплатой по договору подряда. На упрощенке необходимость начисления НДС снижает экономию до минимума.
Как правило, небольшие бюро в России стартуют со статуса ИП, но по мере роста обрастают юридическими лицами. У крупных компаний может быть по 10-15 юрлиц в составе:
- ООО на упрощенке
- ООО на основной системе налогообложения для зачета НДС клиентами-предприятиями
- Технические юрлица под тендеры
- Юрлица под филиалы
- Юрлица с частичной собственностью наемных менеджеров
- Зарубежные юрлица
Маленькому бюро с ИП/ООО на упрощенке Solar Staff не даст существенной экономии из-за включения НДС в ценник и комиссии в 12%. А если у переводческой компании уже есть зарубежные юрлица, они могут самостоятельно обслуживать схему с оплатой фрилансерам через оффшор. Для таких бюро сервис может быть полезен скорее как решение для автоматизации оплаты и упрощения работы бухгалтерии.
После подключения к системе заказчик заводит себе на баланс средства. Для этого необходимо сформировать себе счет по шаблону. Счет для российских компаний формируется в выбранной валюте от лица ООО Солар Стафф Рус.
Фрилансеров в систему приглашают автоматическим письмом по электронной почте. Получив приглашение по электронной почте, фрилансер заполняет форму, а затем подтверждает email и номер телефона для двухфакторной авторизации.
Фрилансер чаще всего получает оплату на карту физлица в банке. Карту достаточно привязать к учетной записи один раз, и дальше просто выбирать ее из списка.
Есть также возможность получать расчетные средства на Webmoney (WMR и WMZ) или на кошелек QiWI.
Фрилансер видит свою задачу в системе, и может принять, отклонить и завершить ее. Для общения с заказчиком и обсуждения результатов присутствует чат и возможность приклеплять файлы.
Есть бюро переводов ведет расчет по страницам, то задачи можно планировать и оценивать в деньгах заранее. При расчете в словах на основе сетки памяти переводов стоимость задачи можно определить только после выполнения работы, поэтому платежи такое бюро будет производить с некоторой отсрочкой.
На стороне заказчика менеджеры проектов принимают задачи и переводят их в статус “ждет оплаты”, а финансовый менеджер проводит платежи.
При проведении платежа средства сначала переводятся в “холд”. Это деньги, которые уже выведены с баланса, но еще не оплачены. Холд обеспечивает определенную защиту исполнителям и гарантирует, что заказчик не выплатит большую сумму, чем у него есть на счету.
Solar Staff дает определенную прозрачность по платежам. Задачи фильтруются по группам и статусу, логи экспортируются в XLS, чтобы обрабатывать их в других программах. В будущем в этом разделе должна появиться аналитика и визуализация данных.
Система генерирует счета и акты от генподрядчика. Заказчики из России получают официальные документы от российской компании. Закрывающие документы отправляют по почте бухгалтеры сервиса. На этом расчет бюро переводов с исполнителями закончен, и бухгалтерия может спать спокойно.
Исполнителям документы отправляют от кипрского юрлица Solar Staff.
Электронные копии документов хранятся в системе, и их можно в любой момент найти через поиск.
С фрилансером заключается договор-оферта, который исполнитель принимает кликом по чекбоксу.
Договор предусматривает передачу прав на интеллектуальную собственность. Передача прав необходима при переводе книг, фильмов и других произведений искусства, где при распространении возникают роялти. Чтобы передать права, фрилансер должен загрузить скан своего паспорта в систему. Документы проверяет бухгалтер Solar Staff.
Интеграция
В идеале для управления бюро хотелось бы подключать Solar Staff к системе управления проектами в качестве одного из платежных шлюзов. Например, если бюро переводов каждый месяц рассчитывается со штатными и внештатными переводчиками в России, и с фрилансерами за рубежом, им необходимо подключить минимум три системы оплаты.
С интеграцией можно было бы получить от клиента заявку через личный кабинет, обработать ее в инструменте памяти переводов, получить себестоимость, сформировать счет в системе управления проектами, назначить фрилансеров, затем оплатить их труд через Solar Staff. Все это — в едином интерфейсе и с однократным вводом данных.
Готовых коннекторов к системам управления у Solar Staff нет, но готов API, используя которые программисты могут написать связку.
Заключение
Правовая система фриланса в России несовершенна. ИП слишком мало, несмотря на низкую ставку УСН, а договоры подряда дороги и неудобны. Платить напрямую через электронные деньги закон не позволяет. В этих условиях появляется ниша для платежного сервиса плана Solar Staff.
Его комиссия достаточно высокая, а программная часть еще развивается. Однако это первое и пока единственно решение, адаптированное именно для региона, и хотя бы поэтому на него стоит обратить внимание.
Читайте также: