Снятие наличных с корпоративной карты ооо по правилам для налоговой

Опубликовано: 29.04.2024

Движение средств со счета и на счет компании обязательно должно быть обоснованным. С еще большим вниманием банк и налоговая инспекция относятся к обналичиванию средств предприятия, поэтому такая операция должна быть проведена в полном соответствии с нормами законодательства.

Рассмотрим, как поступить, если нужно снять наличные средства со счета юридического лица.

Как можно снять наличные средства?

В первую очередь стоит обозначить, что учредитель ООО, в отличие от ИП, не может свободно снимать деньги на свои личные нужды. Все средства на счетах юридического лица принадлежат предприятию, а не отдельному физлицу.

Для получения наличных существует всего 7 законных оснований. Рассмотрим каждый из них.

Выдача заработной платы

Не слишком выгодный, но полностью законный способ снять наличные. Со счета компании можно ежемесячно обналичивать средства на выдачу зарплаты себе (если учредитель является также сотрудником ООО) и подчиненным. Обязательно нужно заплатить все положенные налоги – 13% НДФЛ и суммарно 30% во внебюджетные фонды.

В таком случае, если учредитель снимет деньги на выплату себе заработной платы, например, в сумме 150 000 рублей, то он обязан будет перечислить:

150 000 х 13% = 19 500 рублей на НДФЛ;
150 000 х 30% = 45 000 рублей на социальное страхование.

Таким образом на руки учредитель получит 130 500 рублей, а компания уплатит в фонды 45 000 рублей. Все эти расчеты необходимо будет отразить в зарплатной ведомости.

Выплата дивидендов

По закону учредитель имеет право на получение дивидендов от работы компании в предыдущий период. Это часть чистой прибыли, которая в соответствии с правилами организации распределяется между акционерами каждый квартал, раз в полгода или ежегодно. Для того чтобы таким образом обналичивать средства, у предприятия должна быть чистая прибыль по итогам налогового периода – распределять дивиденды при убыточной работе нельзя.

Обычно вывод средств осуществляется через безналичный перевод на личный счет учредителя. С полученных средств нужно будет уплатить НДФЛ в размере 13% от дохода.

Выдача командировочных

Снять со счета ООО деньги можно также на командировочные расходы. Для того чтобы этим способом мог воспользоваться учредитель, он должен быть в штате компании.

Все расходы со счета предприятия должны подтверждаться купленными билетами на проезд, чеками из отелей, счетами, авансовыми отчетами и другими документами. Если сотрудник компании едет в другой город, то ему положено выплачивать суточные – по закону это максимум 700 рублей/день, если поездка будет в другую страну, то до 2 500 рублей/день.

Если необходимо выдать суточных средств больше, чем прописано в законодательстве, то на сумму превышения придется заплатить НДФЛ 13% и в сумме 30% взносов в фонды.

Представительские расходы

Для того чтобы привлекать инвесторов, заключать крупные контракты и привлекать новых клиентов многим организациям нужны представительские расходы. Это, например, оплата обеда в ресторане, аренды жилья для иностранного партнера, покупка каких-то предметов интерьера и др.

Если учредитель оформлен в штат, то он может получить наличные средства со счета на эти расходы, главное – суметь потом доказать налоговикам, что деньги были потрачены действительно по назначению. Для этого понадобятся чеки за купленные товары или услуги, авансовый отчет, др.

Максимально на такие затраты можно потратить сумму, не превышающую 4% от фонда оплаты труда в данной компании. Все остальные расходы нельзя будет учитывать как представительские.

Выдача подотчетных средств

Практически аналогично предыдущему способу можно снять деньги со счета на то, чтобы сотрудник приобрел что-то для текущих нужд компании. Например, это может быть оплата ремонта техники, аренды транспорта, услуг аутсорсинговой компании и т. д.

Сотрудник, которому выдаются деньги со счета ООО, обязан предоставить документы о тратах – накладные, чеки, акты, счета-фактуры. Остаток средств необходимо внести обратно на счет или вернуть в кассу организации. Если подтверждающих документов нет, то предприятие обязано будет оплатить НДФЛ на сумму, взятую со своего счета.

Выдача средств по договору займа

По закону сотрудник или учредитель компании может обратиться к ее руководству по вопросу выдачи займа. Стороны должны самостоятельно утвердить условия погашения долга: сроки, сумму, процент и др. Выдавать беспроцентные займы нельзя – налоговики могут посчитать это материальной выгодой физического лица и потребовать уплаты НДФЛ от суммы.

Договор с ИП

Речь идет о легальном способе, который никак не связан с разными вариантами «обналички» – мошеннического вывода средств.

ООО заключает договор с индивидуальным предпринимателем на оказание услуг:

аренды офиса, производственных помещений и др.;
аренды транспортных средств и техники;
поиска новых клиентов для компании по договору агента и т. д.

ИП должен работать на УСН «Доходы». Для подтверждения реальности оказанных услуг у ООО должны быть все необходимые документы – акты и договоры.

Также возможен такой способ: учредитель, находящийся вне штата компании, регистрируется как самозанятый или ИП на УСН «Доходы», а затем он заключает со своим ООО договор об оказании управленческих услуг. Таким образом предприятие должно будет выплачивать учредителю вознаграждение за его работу. Этот вариант выгоднее, чем описанный выше вывод средств на зарплату учредителя-директора – с полученных средств нужно будет уплатить налог 6% вместо 13%.

Необходимо учитывать, что налоговики прекрасно осведомлены о такой схеме вывода средств. И хотя она полностью законна, стоит обналичивать деньги, имея на это четкие основания и подкрепляя каждую операцию соответствующими документами. К тому же, не нужно выводить таким способом всю прибыль – делать так можно только при стабильном росте финансовых показателей.

Амелина Татьяна Владимировна, генеральный директор компании

Правила снятия наличности со счета ООО

Банки и налоговики одинаково не любят операций с выводом средств со счетов компании. Во многих случаях это обоснованные подозрения – слишком многие предприниматели применяют различные мошеннические схемы для обналичивания денег организации и уклонения от налогов.

Чтобы не стать объектом пристального внимания контролирующих инстанций, нужно придерживаться таких правил:

не снимать всю сумму со счета организации;
не снимать со счета деньги сразу же, как только они поступили от клиента, нужно подождать как минимум несколько дней;
не выводить за один день сумму больше 400 000 рублей;
не обналичивать все деньги, которые лежат на счете.

Для снятия денег можно использовать современный способ – бизнес-картой через банкомат, или немного устаревший – через кассу банка, заполнив платежное поручение.

Необходимые документы для снятия денег со счета

Обналичить средства могут учредители или их доверенные лица, например, бухгалтеры. Чтобы снять наличность, нужно будет заполнить чек из чековой книжки, выдаваемой при открытии счета в банке. К тому же, у сотрудников финансового учреждения должны быть образцы подписей всех лиц, которые могут снимать средства компании. В чеке нужно будет заполнить такие поля:

сумма снятия;
паспортные данные получателя;
дата обращения в банк;
цель снятия денег;
подпись учредителя или доверенного лица.

Получатель должен иметь при себе паспорт. После получения нужной суммы обязательно нужно составить приходно-кассовый ордер – документ о том, что деньги находятся в кассе предприятия. Затем выданные из кассы ООО средства также нужно будет заверить документально: составить зарплатную ведомость, подкрепить соответствующим договором, оформить как расходы на хозяйственные нужды и т. д.

Итого снятие средств со счета оформляется такими документами:

чеком (корешком в чековой книжке или чеком из банкомата при снятии средств с бизнес-карты);
приходно-кассовым ордером;
документами о выдаче средств.

Чтобы не иметь проблем с налоговой после обналичивания денег, нужно указывать реальные причины снятия средств со счета компании, подтверждаемые документально. Каждый из рассмотренных выше способов легален, к тому же они могут использоваться одновременно. Тем не менее, чтобы наверняка убедиться в правильности своих действий при обналичивании средств в конкретной ситуации, лучше проконсультироваться с опытным бухгалтером.

Консультация бухгалтера нашей компании - это способ проверить все текущие дела в короткие сроки. Подробнее о консультации по ссылке

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по ">>" >ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

делаете займ компании;
возвращаете средства;
вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

Подсказала Балашова Елена — бухгалтер в Кнопке.

Рассказала всем Шиляева Марина — маркетолог.

Корпоративная банковская карта является собственностью организации и выдается ее сотрудникам. Она привязывается к расчетному или специальному обособленному счету и предназначается для проведения оплаты расходов, обусловленных хозяйственной деятельностью предприятия.

Бухучет по корпоративной карте

Существуют две категории бизнес-карт, которые банк оформляет для юридических лиц и ИП. Это обуславливает специфику бухгалтерского учета корпоративной карты и контроля расходов по ней. К первой категории относится «пластик», прикрепленный непосредственно к расчетному счету компании. В данном случае операции по р/с выполняются напрямую. Движение финансов здесь находит отражение на бухгалтерском счете 51.

Во вторую категорию входят бизнес-карты, которые открываются на отдельный счет. Они не имеют привязки к р/с, что отражается на характере движения средств. Вначале деньги организации в необходимом количестве направляются с расчетного на спецсчет, и только потом сотрудник может оперировать ими. Как правило, при учете такой корпоративной карты применяется сч. 55. При этом аналитика осуществляется по каждому обладателю карточки отдельно. Иногда имеет место отражение операций на сч. 51 при условии открытия отдельного субсчета.

Выбор между дебетовыми и кредитными бизнес-картами

Однозначно сказать, какой из этих видов карточек будет лучше в использовании, затруднительно. Все зависит от целей и задач, для которых оформляется «пластик». Основное различие между дебетовыми и кредитными корпоративными картами состоит в том, что в первом случае для расчетов используются собственные деньги компании, а во втором — заемные, принадлежащие банку.

Как правило, корпоративные кредитки выдаются постоянным, проверенным клиентам банка. Удобство карт в том, что они дают возможность направлять деньги компании в бизнес, а для текущих нужд использовать заемные средства в рамках индивидуально установленного лимита.

В свою очередь, дебетовые бизнес-карты также имеют свои преимущества. В частности, они пользуются большой популярностью у юридических лиц, потому что позволяют устанавливать расходные лимиты для сотрудников предприятия. Это дает возможность избежать повышенных процентов.

Условия работы по бизнес-картам для юридических лиц

В общих чертах принцип учета корпоративных карт организациями выглядит следующим образом:

руководство компании издает положение, в котором утверждается перечень лиц, имеющих право работать с карточкой;
указанные в приказе сотрудники подают заявку на получение «пластика»;
бухгалтерия для учета корпоративных карт оформляет журнал их приема и выдачи. В нем фиксируются лимиты финансовых средств и допустимые области их применения;
владелец счета, к которому привязаны карты, получает каждый месяц отчет от банка по движению средств;
пользователи «пластика» отчитываются перед работодателем по расходным операциям на предмет целевого использования денег компании.

Виды отчетности по расходам с корпоративной карты

По общим правилам для обоснования трат подотчетных средств требуется предоставление соответствующих документов. Это могут быть кассовые чеки, накладные, квитанции и так далее. Если расчет проводился чрез банкомат, такой чек тоже передается в бухгалтерию. Хотя сам по себе он не указывает на целевое использование денег, а лишь фиксирует их выдачу под отчет. Также пригодится банковская выписка, в которой операции и суммы соответствуют указанным в квитанции.

Как вести учет расходов по бизнес-карте?

Поскольку корпоративная карточка является собственностью банка-эмитента, в бухучете хозяйствующего субъекта она не отражается. Списание средств осуществляется в дату поступления банковской выписки. В случае оплаты карточкой или при снятии наличных движение денег отражается по дебету 71 и кредиту 51. Суммы, потраченные при оплате через банкоматы, через кассу предприятия не проводятся. То же касается наличных, снятых с карт-счета.

Бизнес-карта напрямую привязана к расчётному счёту. По ней можно расплачиваться за товары и услуги, оплачивать командировочные сотрудникам, получать наличные и пополнять счёт. Такая карта — мультитул для предпринимателя.

Елена Булганина, генеральный директор ООО « Формула»:

« До появления таких карт схема корпоративных закупок тащила за собой кучу бумаг. Сотрудник писал заявление на имя руководителя: прошу выдать под отчёт 5000 рублей. Бухгалтерия делала платёжное поручение и выдавала сотруднику деньги. Сотрудник покупал товары, готовил авансовый отчёт и сдавал первичные документы в бухгалтерию».

С картой стало проще: из всех шагов остались только покупка и отчётность в виде кассового и товарного чеков. Вместо товарного чека подойдёт акт передачи, товарная или расходная накладная — любой передаточный документ.

ИП может тратить деньги с такой карты как угодно: купить продукты в магазине, шубу жене или путёвку в Таиланд. Для ООО условия другие. Рассказываем, как карта может быть полезна организациям и что нужно знать, чтобы не нарушать бухгалтерский учёт.

Как нельзя тратить

Неограниченно снимать наличные. Предположим, вы сняли наличные, потратили их и не предоставили в бухгалтерию подтверждающие документы ( передаточные документы, чеки). Такие траты налоговая может переквалифицировать в выдачу серой зарплаты и доначислить НДФЛ и страховые взносы — ещё 50% налоговой нагрузки. Лучше обойтись без наличности: карта — инструмент для безнала.

Бесконтрольно покупать товары и оплачивать услуги. Статьи расходов ограничены НК: на бизнес-карту можно купить новый монитор для менеджера, но нельзя — хлеба и молока себе домой. Продукты к предпринимательской деятельности не относятся — это нарушение кассовой дисциплины и эти деньги придётся вернуть.

Расходы ООО на ОСНО и на УСН

Или ФНС может посчитать, что вы неправомерно уменьшили налоговую базу. При проверке такие расходы уберут из расчёта и доначислят на них налог + пени + штраф. Пени — 1/300 от ключевой ставки за первые 2 месяца и 1/150 свыше 2 месяцев. Штраф — 20% от неуплаченного налога.

Как можно тратить

Если расплачиваетесь наличными, есть лимит — 100 000 рублей в пределах одной сделки. Картой компании можно расплачиваться сколько угодно. Одно условие — траты организации должны быть связаны с родом вашей деятельности.

Например, ваша дизайн-студия начала получать крупные заказы. Вы решили покупать официальные версии Photoshop, InDesign и Corel Draw.

Если ваш сотрудник постоянно бывает в командировках — покупайте билеты, оплачивайте гостиницу и настраивайте лимиты на проживание и представительские расходы. Ограничить доступ тоже можно. А ещё картой удобно оплачивать бутилированную воду, аренду офиса и канцтовары. Подключите карту к телефону и оплачивайте покупки в одно касание.

Точка сделает столько карт, сколько понадобится. Выпуск и обслуживание — бесплатно. Навсегда. Вы сможете задать индивидуальные лимиты сотрудникам и отслеживать все операции даже со своего смартфона.

А если новогодний корпоратив?

Это представительские расходы: продукты и алкоголь оплатить бизнес-картой можно, но не всем. ООО на ОСН могут, УСН — нет. Чтобы представительские расходы принять к расходу, бухгалтер должен их правильно оформить. Руководитель готовит приказ о проведении мероприятия с числом, расходами и ответственным.

По итогам закупки сотрудник сдаёт в бухгалтерию подтверждающие документы и краткий финансовый отчёт по мероприятию. В случае проверки налоговая их попросит. Если с помощью карты закупаете услуги — контрагент должен выдать бланк строгой отчётности.

Как проводить по бухгалтерии

После того, как вы оформили карту, посоветуйтесь со своим бухгалтером. Вы узнаете, как пользоваться картой и какие документы сдавать для налоговой.

Елена Булганина, генеральный директор ООО « Формула»:

« Карта, привязанная к расчётному счёту, — это такой банк в кармане. Чтобы не было нарушений по бухучёту, есть несколько несложных правил. Руководитель или доверенное лицо покупает, скажем, канцтовары. В магазине необходимо попросить слип-, кассовый и товарный чеки. Этого хватит, чтобы принять траты в расходы».

Слип-чек подтверждает, что операция прошла по банковской карте через терминал. Он не является фискальным документом.

Покупку ПО, например лицензии Photoshop, можно проводить как расходы, связанные с производством ( пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если программа куплена через интернет, в качестве первичных документов будут выступать электронное письмо поставщика и платёжный документ.

Если картой пользуется только директор — учёт подотчётных денег по сотрудникам не нужен. Только первичные документы от контрагента для бухгалтерии. Чтоб показывать траты подотчётных сумм, директор должен выплачивать сам себе зарплату с выплатой страховых взносов и НДФЛ.

Карта защитит ваши деньги

Если за границей нужна валюта — открывать специальный счёт не обязательно. Когда будете расплачиваться картой или снимать деньги, валюта сконвертируется автоматически. Если кассир или банкомат выберут курс за вас, и спишется 116 евро вместо 100 — банк опротестует эту разницу.

Даже если наличку с такой карты вы потратили на нужды компании — вернуть деньги при необходимости будет намного труднее.

Вот почему оплата по карте лучше:

Банк поможет получить деньги обратно, если магазин доставил сломанный принтер.
Если подрядчик провёл техобслуживание автопарка некачественно или не полностью — вы сможете вернуть деньги.
Партнёр получил предоплату за новое оборудование для вашего шиномонтажа, но не прислал его. Расчёт по бизнес-карте — гарантия возврата денег.
Клининговая компания получила аванс за полгода вперёд, но перестала отвечать на звонки — банк не останется в стороне.

Коротко:

Карта привязана к расчётному счёту и позволяет удобно расплачиваться за покупки.
ИП может оплачивать любые покупки бизнес-картой, а ООО — только связанные с деятельностью компании.
Если снимаете наличные — подтвердите расходы документами ( акты, чеки).
Картой удобно оплачивать любой софт в интернете, хозяйственные нужды офиса, командировки сотрудников и другие корпоративные траты.
С картой ваши деньги в безопасности.

Полезная рассылка для бизнеса

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Сила эмоционального интеллекта».

Бизнесмены, как никто другой знают: время – деньги. Не тратить драгоценные минуты на визиты в банк и оформление платежных поручений позволяет бизнес-карта. Что это такое, где ее можно оформить и как пользоваться – рассказывает Выберу.ру.

Что такое бизнес-карта

По сути своей, это обычная пластиковая карта, выпущенная для ИП или организации и привязанная к определенному расчетному счету. С ее помощью легко оплачивать повседневные расходы, снимать деньги в банкомате или пополнять счет. Инструмент подходит для ведения любого бизнеса – автосервиса, косметологического кабинета или компании по производству мебели.

Банк выдает дебетовые и кредитные бизнес-карты. Дебетовые позволяют использовать собственные деньги, размещенные на счете компании. Кредитные бизнес-карты дают возможность оплачивать закупки и совершать переводы в пределах доступного лимита.

Различают также именные и неименные карты. Независимо от того, указано ли на пластике имя держателя, пользоваться продуктом может только владелец. Передавать карту третьим лицам запрещено. Чтобы оформить неименной пластик, в банк нужно предоставить документы, подтверждающие полномочия будущего владельца. Это трудовой договор и копия паспорта.

Как оформить

Для выпуска бизнес-карты обратитесь в банк, в котором вы планируете открыть расчетный счет, или в тот, где счет уже открыт. Напишите заявление, приложив к нему необходимые документы – перечень каждая финансовая организация устанавливает самостоятельно.

Чтобы сэкономить время, оформите заявление на выпуск со страницы портала Выберу.ру. Для этого зайдите в раздел https://www.vbr.ru/banki/biznes-karty/ и выберите подходящий вариант.

Можно выпустить карты для нескольких человек сразу. Тогда использовать средства компании смогут также бухгалтер, секретарь, работники, которые часто ездят в командировки. Чтобы избежать лишних трат и уложиться в бюджет, установите ограничения по каждой карте. Тогда держатель не сможет потратить больше определенного лимита. История операций в личном кабинете позволит отслеживать совершенные траты.

Использование корпоративной карты

Корпоративная карта позволяет:

Оплачивать повседневные расходы. Вы можете закупать товары и материалы, оплачивать услуги контрагентов и аренду и т. д.
Расплачиваться в поездках и командировках, совершать представительские расходы – авиабилеты, проживание в гостинице, бензин, деловые встречи в ресторане.
Отчислять в бюджет налоги, взносы, штрафы.
Снимать наличные в банкоматах и терминалах – это экономит время предпринимателей. При этом комиссия в таких случаях зачастую ниже, чем в кассе банка.
Вносить выручку на счет через банкомат. Самоинкассация позволяет сократить расходы на услуги сторонних инкассаторов.

Отслеживая все совершенные операции в личном кабинете, клиент может контролировать траты компании.

Отчет о тратах по карте

Если индивидуальный предприниматель использует УСН или патент, предоставлять отчет о тратах по карте нет необходимости. Если же размер налога напрямую связан с доходом компании, придется отчитываться так же, как и при расходах наличными. Руководство готовит приказ о тратах, а все документы об оплате с корпоративной карты прикрепляют к отчету. Поэтому важно сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие факт расходов.

Если карту использует сотрудник компании, то он создает авансовый отчет, куда прикрепляет все платежные документы.

Траты на личные нужды

Представителей малого и среднего бизнеса зачастую волнует вопрос использования денег с расчетного счета в личных целях. Для ИП и юридических лиц здесь действуют разные правила. Проясняем ситуацию.

При статусе ИП

Индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, поэтому он имеет право пользоваться средствами с карты по своему усмотрению. Деньги, оставшиеся на расчетном счете после того, как были оплачены налоги, штрафы и обязательные платежи, ИП может израсходовать на личные нужды – купить себе одежду, обувь, гаджеты и т. д.

Ведение налогового учета в таком случае зависит от системы налогообложения:

При использовании режима ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» нужно разграничивать расходы компании и личные траты. Иначе предприниматель рискует получить пени и штрафы, так как сумма налога будет занижена.
Специальные налоговые режимы (ЕНВД, ПСН, УСН «Доходы») позволяют ИП отказаться от формального учета трат по бизнес-карте.

С бизнес-карты ООО

Юридическим лицам разрешается тратить средства с корпоративной карты только на нужды организации независимо от того, какой налоговый режим используется. Дело в том, что по закону имущество компании не принадлежит ее учредителю или владельцу (п. 1 ст. 66 ГК РФ).

Если руководитель ООО использует корпоративные средства в своих целях, у него могут возникнуть серьезные проблемы – материальная и даже уголовная ответственность:

Личные траты налоговая служба сочтет доходом владельца, поэтому начислит НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.
Распространение получила схема, по которой владелец тратит средства на собственные нужды, прикрываясь корпоративными расходами. Однако в таком случае всегда остается риск, что налоговой службе станет известна цель покупки, а это грозит начислением налога на прибыль и НДС. Кроме того, собственнику организации придется выплатить взносы, так как все дорогостоящие покупки (автомобиль, техника и т. д. ) посчитают его доходом.
Если компания окажется на грани банкротства, а проведенная проверка выявит, что причиной послужило нецелевое использование средств, виновных лиц (как правило, руководство) привлекут к субсидиарной ответственности и обяжут выплатить все долги.
В случае если за расходы отвечал наемный директор (не собственник), потребовать возмещения материальных убытков у него могут сами владельцы бизнеса.

Снятие наличных с бизнес-карты

Обналичивать деньги с карты разрешается и юридическим лицам, и ИП. Однако здесь нужно учесть, что руководители ООО могут расходовать деньги исключительно на нужды бизнеса. Индивидуальные предприниматели могут использовать средства на любые цели. При этом ИП обязаны вести раздельный учет, чтобы не смешивать личные траты с расходами на бизнес.

Банки, в свою очередь, контролируют оборот наличных у предпринимателей и организаций. Причина столь пристального внимания – отслеживание «подозрительных» операций. Насторожить банк могут определенные действия:

вы сняли сумму, превышающую 30% от оборота средств за месяц;
как только средства поступили на счет, вы обналичили всю сумму разом;
вы снимаете более 600 000 рублей за один раз.

При малейших подозрениях в неправомерных операциях к вам могут прийти с проверкой.

Что делать при проведении «сомнительной» операции

Приведем пример: учредитель ООО «Альфа» Владимир Петрович снял сумму наличных с бизнес-карты, но потратил их на собственные нужды. Он еще может выйти из сложившейся ситуации – средства нужно просто вернуть в кассу. Если сумма задолженности достаточно велика, то есть и второй вариант. Ее можно учесть в счет дивидендов или заработной платы. Однако, увы, Владимир Петрович из нашего примера этого сделать не может, так как собственник и директор в ООО «Альфа» не одно и то же лицо.

Если собственник потратил на личные нужды средства с бизнес-карты, он также должен будет возместить расходы организации. Сделать это можно напрямую через кассу, либо удержав недостающую сумму из заработной платы или иных выплат, полагающихся владельцу компании.

Заключение

Бизнес-карта – удобный финансовый инструмент, который позволяет сократить временные затраты и упростить отслеживание расходов компании. Это удобнее и безопаснее, чем проведение наличных расчетов. Разнообразие карт, предлагаемых банками, позволяет выбрать подходящий продукт в соответствии с особенностями бизнеса и величиной оборота.

Читайте также: