Расходы на топливо в налоговом учете

Опубликовано: 26.04.2024

Согласно действующему законодательству РФ, дизельное топливо, приобретаемое юридическими лицами и ИП, подлежит обязательному учету. Порядок и нюансы этой процедуры прописаны в «Правилах учета ГСМ», которые для организаций разного типа могут разниться. Однако учтите, бухгалтерский и налоговый учет довольно сильно разнятся между собой. И если не учитывать эти нюансы, можно заработать серьезные проблемы с законом.

Специфика бухгалтерского учета

Покупатель становится полноправным владельцем дизельного топлива в момент заправки или перекачки солярки в принадлежащий ему резервуар. Поэтому при разработке формы учета фирме надлежит действовать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности – руководствоваться положениями о реквизитах бланков первичных учетных регистров.

Бухгалтерия обязана использовать только количественные показатели. Так, правила учета ГСМ определяются, исходя из способа их закупки:

При покупке за наличные необходимы следующие проводки следующих форматов:

Если для закупки ГСМ используются топливные карты/талоны:

ДЕБЕТ	КРЕДИТ	Основание
60	51	Перечисления на карты, отражаются в виде аванса.
68	76	Авансовый НДС принимается к вычету.
10	60	Учет ранее отпущенного ДТ.
19	60	Отражаемый НДС по солярке.
68	19	Вычет НДС по ГСМ.
76	68	Восстановление НДС с аванса, который ранее был принят к вычету.

При проведении бухгалтерского учета ГСМ списывают по факту расхода. Правда, в большинстве моделей автотранспорта и других приборов, работающих на солярке, отсутствуют датчики, позволяющие до мл определить, сколько ДТ было потрачено на ту или иную поездку. Поэтому для расчета затрат нередко используют показатели спидометра, помноженные на принятый компанией норматив.

Суммарная стоимость растраченного за месячный период топлива в этой ситуации рассчитывается в соответствии с показаниями, зафиксированными в путевых листах или системах GPS-отслеживания. При этом используется проводка: ДЕБЕТ 20 – КРЕДИТ 10. Чтобы при отражении цены ДТ принять к вычету НДС поставщика, сначала получите с него счет-фактуру (в соответствии с письмом Минфина № 03-07-11/335 от 03 августа 2010 г).

Нюансы налогового учета

Чтобы правильно вести учет приобретаемого ДТ, компания должна заранее определить, каким образом она будет обосновывать данную строку расходов. Самый простой вариант – руководствоваться распоряжением Минтранса N АМ-23-р от 14 марта 2008 г (текущая редакция - от 20 сентября 2018 г), где подробно расписаны нормы расхода ГСМ для большинства транспортных средств. Однако, как правило, пользуются им лишь профильные организации, использующие машины для транспортировки грузов или людей. Остальные же предпочитают иные способы. Закон это позволяет. В налоговом кодексе нет однозначных указаний, какие именно нормативы обязано использовать юридическое лицо, выполняющее соответствующие расчеты. И тут возможны две ситуации:

Посмотреть показатели расхода дизельного топлива можно в технической документации, идущей в комплекте с транспортным средством.

Вариант №2. Рассчитать нормативы самостоятельно

Руководство компании формирует комиссию из ее сотрудников (или привлекает экспертов со стороны) и выполняет необходимые замеры практическим путем. Заливает в бак транспортного средства определенный объем дизельного топлива и отслеживает, за сколько км то полностью израсходуется. Затем литры делятся на километры, указанные на спидометре, и получается искомый норматив. Так выполняются замеры для движения автомобиля в различных условиях (зимой и летом, с грузом и без, по простой трассе и проблемной). Собранные результаты фиксируются в нормативном акте, и тот подписывают все участники комиссии.

Вариант №3. Утвердить единый норматив

Этот способ частично перекликается с предыдущим. С той лишь разницей, что компания утверждает всего один норматив. А учет повышенного расхода ДТ (например, в зимнее время) ведет путем введения соответствующих поправочных коэффициентов.

Однако необходимо понимать, что во всех трех случаях возможны погрешности, поскольку учет ведется на основании теоретических, а не практических значений. Поэтому организация должна регулярно сверять фактические остатки топлива с документальными. И чем больше эти расхождения, тем чаще нужно производить проверку. Как правило, раза в месяц – вполне достаточно, однако в отдельных случаях сверку необходимо делать раз в неделю, а то и каждый день.

Документы, используемые для расчетов

Как уже неоднократно упоминалось, формат учета дизельного топлива у разных организаций может разниться. Поэтому и набор документов, используемых при расчетах, также будет отличен. Однако есть и общие бумаги.

Первая форма, о которой следует упомянуть, - отчет движения дизтоплива. Именно на основании него бухгалтерия в дальнейшем будет вести все связанные расчеты и готовить последующую документацию. Его формирует материально ответственное лицо, которое отвечает за выдачу ГСМ. В документе необходимо указать:

Ф.И.О. и должность сотрудника, получающего солярку.
Объем выдаваемого горючего, его вид, марку.
Цель запроса.
Документы, на основании которых производилась выдача (товарно-транспортная накладная, карточка учета ГСМ и т.п).
Остаток топлива на начало/конец отчетного периода.

В качестве дополнения отчету нередко используются приходно-расходные документы. Они помогают сделать картину движения ГСМ более полной и понятной. Когда документы заполнены и проверены, ответственное лицо заверяет их своей подписью.

Второй немаловажный документ – ведомость учета выдачи ГСМ, где прописывается все топливо, выданное работникам компании за отчетный период. В документе содержится информация о:

Транспортном средстве (модель, год производства, регистрационный номер).
Горючем (марка, объем).
Водителе (Ф.И.О, табельный номер).

Также в документ (при необходимости) можно внести данные о ДТ, выделяемом на ремонт и/или техническое обслуживание автомобиля. Но только, если у водителя имеются соответствующие накладные или лимитно-заборные карты.

Заверяется ведомость и лицом, ответственным за выдачу дизтоплива, и получающим горючее водителем. Параллельно материально ответственное лицо делает соответствующую пометку в путевой лист.

Путевые листы

Как упоминалось выше, учет расхода финансов организации на закупку дизельного топлива не обходится без использования путевых листов. Этим термином принято обозначать бумаги, которые используют для первичного отражения пробега транспортного средства.

В теории фирмы по развозу и доставке обязаны использовать путевые листы, форма и реквизиты которых прописаны в приказе Минтранса №12 от 18 сентября 2008. Компании, использующие автомобили, как вспомогательную технику, могут разработать собственные бумаги, отталкиваясь от положений ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года. Однако в действительности и те, и другие предпочитают использовать документы, утвержденные постановлением Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 г. Там форма путевого листа напрямую завит от вида транспортного средства (для грузовых один вариант, для легковых – другой).

При любом из вариантов, запомните:

Максимальный срок действия документа – один календарный месяц.
На каждое транспортное средство (будь то машина или мотоцикл) оформляется собственный путевой лист.
Обязательно должны быть отражены все маршруты совершенных за месяц поездок и нормы расхода, утвержденные для данного средства передвижения.

Поскольку документ первичен, старайтесь составлять его максимально подробно и развернуто. Так у вас не будет трудностей с обоснованием необходимости использования транспорта, а значит, и проблем с налоговой.

Иногда использование путевого листа невозможно. Например, когда дизелем заправляют не транспортное средство, а пилу или какую-то специализированную технику. В таких случаях просто оформляют акты на списание ГСМ, которые мы рассмотрим далее.

Электронные системы отслеживания

Еще недавно единственным документом первичного учета движения транспортного средства были путевые листы, заполнявшиеся водителями. Малейшая ошибка – и наблюдалось расхождение реальных показателей с отраженными в документах. Однако так было до письма № 03-03-06/1/354, опубликованного Минфином РФ 16 июня 2011 года. С того момента подтверждать топливные расходы стало возможно с помощью распечаток маршрутов, полученных из систем GPS-отслеживания. В последующие годы эти сервисы развивались семимильными шагами, сегодня с их помощью можно отследить передвижение транспортного средства буквально до метра. А значит, и рассчитать расход ГСМ максимально точно.

Правильный учет «бонусного» топлива

Те, кому доводилось сталкиваться с куплей-продажей транспорта, знают, что нередко довеском к автомобилю идет солярка, оставшаяся в топливном баке. Когда этот «бонус» изначально прописывается в договоре, никаких проблем не возникает. Бухгалтер учитывает его по тем же правилам, что и закупаемое обычным путем.

Однако распространены случаи, когда в подписываемых бумагах о топливе нет ни слова. В подобной ситуации действовать надо, исходя из объема имеющейся солярии. Если он не велик, никаких дополнительных телодвижений не требуется. Учет поступления/списания дизеля начинают вести с первой заправки. Когда топлива много, нужно оформить его как:

Безвозмездную передачу. В этой ситуации цену ГСМ нужно проводить по дебету счета 10 и кредиту – 98 (доходы будущих периодов). Списание же выполняют по дебетам счета 98 и 20, 26 или 44 (на выбор) и кредитам 91 (прочие доходы и расходы) и 10 (материалы). Налоговый учет дизтоплива выполняют по ст. 250.8 НКРФ.
Излишки, что удалось выявить во время инвентаризации. В рамках бухгалтерского учета их проводят по дебету 10 и кредиту 91. При налоговом – по ст. 250.20 НК РФ.

Когда вы не покупаете, а продаете машину, в баке которой осталось ДТ, лучше отдельно прописать это в договоре. Тогда вы без труда разведете эти продажи (ГСМ и машины) на две разные операции. Если соответствующего пункта в бумагах не оказалось, бухгалтер проводит эти расходы по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом же учете эти траты не отображаются, поскольку, согласно ст. 270.16 Налогового кодекса, стоимость имущества, переданного на безвозмездной основе, никак не влияет на размер облагаемого дохода.

Если транспорт берется в аренду

Нередко ситуация решается довольно просто. Стороны договариваются, что арендатор по истечении срока аренды просто вернет автомобиль с тем же объемом ГСМ, что и брал. Формально владельцем топлива так и остается арендодатель, а документально передвижения солярки никак не отображаются.

Однако подобная практика ошибочна, ведь арендатор пользуется ДТ, а значит, должен вести его учет. Поэтому, если хотите сделать все правильно, воспользуйтесь одним из описанных ниже вариантов:

Проведите передачу ДТ, как «реализацию». Согласно ей, на момент начала аренды арендодатель продаст вам ДТ, а по ее окончанию вы продадите ему аналогичный объем солярки.
Оформите товарный заем. Арендатор станет заимодавцем, а вы – заемщиком.

Оба варианта законны и равнозначны по эффективности. Какой из них выбрать, решает бухгалтер организации, исходя из текущего положения дел.

Учет компенсаций ГСМ

Ситуации, когда для выполнения рабочих задач привлекается личный транспорт сотрудника, для многих организаций давно уже привычны. Посетить клиента в нерабочее время, завести груз по адресу, находящемуся «по пути» к дому – вариантов наберется не один десяток. Закон (в частности, Трудовой кодекс) обязывает работодателя компенсировать работнику подобные издержки. Но и здесь не обходится без нюансов.

Размер компенсационных выплат

Чтобы соблюсти все правила налогового учета, обратимся к ст. 188 ТК РФ. Согласно ей, сотруднику полагается денежная компенсация, если его имущество используется в интересах нанимателя с согласия последнего. Размер выплаты стороны определяют самостоятельно при составлении соответствующего письменного соглашения. Ограничений нет, однако рекомендуется устанавливать обоснованные значения, поскольку для налогообложения прибыли существуют определенные нормативы. Так, согласно п. 1.11 ст. 264 НК РФ, затраты, охватывающие компенсационные выплаты, допускается применять исключительно в пределах Постановления Правительства №92 от 08 февраля 2002 г, где закреплены нормы:

Для машин, у которых объем двигателя не превышает 2 тыс. см3 – 1200 руб.
Для легковых автомобилей с большим объемом кубов – 1500 руб.

Соответственно, учесть сумму, превышающую эти нормы, не удастся. Что подтверждается ст. 270.38 Налогового кодекса. Также учтите, что отдельное возмещение стоимости дизтоплива Минфином приравнено к сверхнормативным выплатам. А они по налогу на прибыль налоговую базу не уменьшают.

Как правильно оформить компенсацию

Чтобы в дальнейшем не было недопонимания с налоговой, составьте двустороннее письменное соглашение, оформив его, как приложение к действующему трудовому договору. Формат и текст документа вы вправе определять самостоятельно. Но обязательно укажите:

Данные сотрудника (Ф.И.О, должность).
Характеристики транспортного средства (марка и гос. номер, год выпуска, объем двигателя).
Правила расчета компенсации (на основе пройденного в рабочих целях километража или чего-то иного).
Принятые нормативы расхода топлива (прописанные в руководстве по эксплуатации машины, установленные фирмой, Минтрансом или какие-то иные).

Работодателю же следует контролировать, чтобы получающий компенсационные выплаты сотрудник:

Предоставил копии свидетельства о регистрации ТС и руководства по его эксплуатации.
Надлежащим образом вел учет рабочих поездок на личном транспорте в путевых листах.
Своевременно предоставлял эти и другие документы, подтверждающие расход дизтоплива, в бухгалтерию.
Обращаться за компенсационными выплатами необходимо в последний рабочий день месяца, когда выполнялись поездки.

Как организации правильно оформить расходы на компенсацию

Расходом компенсационная выплата становится только с того момента, когда ее переводят работнику. До этого момента учитывать эту сумму в расходах запрещено законом. Чтобы правильно обосновать траты, руководство фирмы должно либо заключить с работником договор, о котором писалось выше, либо выпустить соответствующий приказ (иной локальный нормативный акт). На каком бы варианте вы ни остановили свой выбор, убедитесь, что в нем указаны:

Размер компенсационных выплат.
Правила и сроки получения.
Данные сотрудников, которым эти выплаты предназначаются.

Допускается списывать расходы на компенсацию на те же счета учета затрат, что используются при оформлении заработной платы сотрудника. Главное, не забудьте указать, что в учет идут лишь те дни, когда автомобиль эксплуатировался. Если же сотрудник был в отпуске, на больничном, в командировке или отсутствовал на рабочем месте по каким-то другим причинам, компенсация ему не полагается. Обосновать это требование можно письмом Минфина № 03-03-01-02/140 от 16 мая 2005 г.

Правила списания дизельного топлива

Если хотите, чтобы ваша бухгалтерия была в порядке, знаний о правильном учете горючего недостаточно. Как и прочее имущество фирмы, солярку также нужно корректно списывать. Для этого обратимся к приказу Минфина РФ № 44н от 09.06.2001 г (в редакции от 16.05.2016 г). Согласно главе III, посвященной отпуску материально-производственных запасов, списывать ГСМ надлежит одним из 2 способов:

По средней себестоимости.
По себестоимости запасов, которые приобретались первыми по времени1 (метод ФИФО).

Поскольку курсы рубля и нефтепродуктов нестабильны, на практике все чаще применяют первый вариант. Цену поступления горючего складываем со стоимостью остатков, а затем получившееся значение делим на сумму поступления и остатка в натуральном выражении.

Бухгалтерский учет ДТ проводится по счету 10, дебит которого используется для учета прихода ГСМ, а кредит – для списания. С налоговым учетом ситуация несколько сложнее. Чтобы правильно оформить данную операцию, необходимо ответить на следующие вопросы:

Если на нем развозят людей или товары, ГСМ включают в материальные затраты (п. 1.5, ст. 254 НК РФ). Если же машины используются, как служебные, дизельное топливо относят в категорию «прочих расходов» (п. 1.11, ст. 264 НК РФ).

Требуется ли нормирование расходов на списание солярки?

Для ответа на этот вопрос обратимся к реквизитам путевого листа. Данный документ содержит информацию о фактическом пробеге транспорта и использовании дизтоплива. Однако в Налоговом кодексе РФ нигде не указано, что для расчета обязаны приниматься исключительно эти нормы. Поэтому расчет вести можно как по данным, полученным практическим путем, так и по теоретическим нормативам.

Как быть, если нормы расхода для используемого организацией транспорта не утверждены?

Позиция Минфина РФ по этому вопросу проста. Если нормативов нет, фирма/ИП может разработать их самостоятельно или посредством привлечения профильных организаций. После того, как техническая документация будет утверждена, расчеты нужно выполнять с ее помощью. Однако учтите, если вы превысили нормы списания дизеля, установленные вами же, и указали это превышение в налоговом учете, налоговая инспекция может отказаться признавать это расходом. А значит, вас ждет доначисление налога на прибыль. Единственная возможность решить вопрос в вашу пользу в этой ситуации – обращение в суд.

Как видите, процессы учета и списания дизельного топлива не так уж и сложны (хотя и требуют предельного внимания). Другое дело, когда закупается некачественная солярка, и у фирмы появляются дополнительные расходы на повторную закупку ДТ, списание неликвида, ремонт поврежденной техники. Чтобы не сталкиваться с подобными казусами, серьезные фирмы приобретают дизельное топливо только у поставщиков, чье качество работы не вызывает сомнений.

Компания «НефтеГазЛогистика» работает на отечественном топливном рынке с 2008 г. Мы сотрудничаем с ведущими НПЗ страны и перед отправкой проверяем каждую партию в собственной лаборатории. Покупая топливо у нас, вы можете рассчитывать не только на качество продукта, но также на:

Доступные цены, которые всегда ниже средних по рынку.
Быструю доставку. Как правило, с момента обработки заявки до получения топлива клиентом проходит не более 3 часов.
Выгодные акции. Для постоянных клиентов мы разработали персональные предложения, а оптовым покупателям предоставляем бесплатную доставку при заказе от 1000 л.

Заинтересовались? Чтобы сделать заказ, звоните по телефону, указанному в шапке страницы. Или оставьте свой номер, и мы вам перезвоним.

Учет ГСМ при УСН сопряжен с огромным количеством вопросов: Можно ли учесть в расходах бензин, которым заправляются автомобили упрощенца? В какой момент происходит признание таких расходов? Как их правильно отразить в КУДИР? Постараемся разобраться во всех нюансах учета топливных расходов у субъекта, выбравшего упрощенку.

Учет ГСМ у упрощенца с объектом «доходы»
Учет топлива на УСН с объектом «доходы минус расходы»
Расходы на ГСМ при использовании личного авто
Вывод

Учет ГСМ у упрощенца с объектом «доходы»

Объект налогообложения «доходы» не подразумевает учета расходов для исчисления авансовых и итогового налогового платежей. В связи с этим при указанном объекте в книгу учета доходов и расходов стоимость ГСМ не попадет.

Однако нельзя забывать про бухгалтерский учет. И если предприниматели могут позволить себе отказаться от его ведения, то компании должны в обязательном порядке его организовать и вести в соответствии с требованиями Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положениями по бухгалтерскому учету.

Для учета ГСМ в бухучете у упрощенцев независимо от выбранного объекта налогообложения предназначен счет 10. План счетов выделяет специальный субсчет 10.3 «Топливо».

По дебету счета осуществляется оприходование горюче-смазочных материалов на основании первичных документов:

Дт 10.3 Кт 71 – поступление ГСМ через подотчетное лицо на основании авансового отчета с приложенными чеками,
Дт 10.3 Кт 60 – оприходование ГСМ напрямую от поставщика на основании товарной накладной, УПД и пр.

Операции по кредиту счета означают списание топлива в расходы в целях бухгалтерского учета на основании выписанных путевых листов. Счет дебета выбирается в зависимости от целей списания: Дт 20, 25, 26, 44 … Кт 10.3.

Учет топлива на УСН с объектом «доходы минус расходы»

Величина расходов, понесенных при осуществлении предпринимательской деятельности, уменьшает базу для расчета единого налога при «доходно-расходной» УСН. Именно поэтому налоговики досконально проверяют их на соответствие двум критериям:

документальное подтверждение;
экономическая обоснованность.

Любое несоответствие приводит к снятию расходов, доначислениям налогов и спорам в судах. Чтобы этого не произошло, к учету ГСМ, как и к учету остальных расходов, необходимо отнестись очень ответственно.

Упрощенцу следует обратить внимание на следующее.

Наличие первичных документов, подтверждающих стоимость ГСМ и их оплату: товарные накладные, кассовые чеки, платежные поручения и т.д.
Правильность отнесения расходов к той или иной группе. Если организация или ИП занимаются грузо- или пассажироперевозками, то стоимость ГСМ является элементом материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК). Если автомобиль предназначен для деловых поездок сотрудников, то эти затраты относятся к прочим расходам, связанным с содержанием служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).
Суммы «топливного» НДС уменьшают базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК).
Налоговый учет при УСН позволяет признавать расходы после оприходования ГСМ и их оплаты. Дожидаться списания в производство не нужно. Об этом свидетельствуют разъяснения Минфина в письме от 27.09.2018 № 03-11-11/69335 и нормы НК РФ (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК).
Обоснование топливных расходов происходит в соответствии с установленными нормами списания ГСМ. Т.е. на предприятии должны иметься в наличии справки с расчетами норм, приказ руководителя об их утверждении и путевые листы, подтверждающие списание бензина и прочих материалов согласно этим нормам.

Суммы расходов на бензин, дизель, масла и т.п., которые учитываются при исчислении налога на упрощенке, находят свое отражение в первом разделе КУДИР.

Расходы на ГСМ при использовании личного авто

Если горюче-смазочные материалы закупаются для заправки личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях, то их стоимость Минфин запрещает учитывать в расходах упрощенца (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).

Сотруднику в подобных случаях полагается компенсационная выплата, размер которой прописывается или в соответствующем соглашении, или в распорядительном документе руководителя. В пределах установленных норм она включается в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК), а всё, что сверх – при расчете налогооблагаемой базы не учитывается.

В качестве норм определены цифры из Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

1200 руб. и 1500 – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) и свыше 2000 куб. см
600 руб. – для мотоциклов.

Данные значения применяются с 2003 года и ни разу не были пересмотрены в сторону увеличения, что совсем не выгодно для хозяйствующих субъектов, учитывая гигантский рост цен на топливо с того времени.

Вывод

Бухгалтерский учет, в том числе и горюче-смазочных материалов, обязателен для всех организаций на УСН. Для этого план счетов предусматривает счет 10.3. Предприниматели ведут бухучет на свое усмотрение.

Налоговый учет, будет отличаться.

При выборе доходной упрощенки затраты, понесенные на содержание автомобилей, ни коим образом не влияют на налоговую базу и соответственно на расчет единого налога.

Выбор доходно-расходной УСН обязывает налогоплательщиков для признания ГСМ в расходах иметь документальную основу и подтверждать их экономическую целесообразность. В противном случае возможны конфликты с налоговыми органами.

Как учесть расход на топливные карты и ГСМ, выданные сотрудникам с разъездным характером работы?

Если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 Кодекса:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Для учета в расходах необходимо наличие в Организации следующих документов:

Трудовой договор;
Положение о разъездном характере;
Должностная инструкция;
Документы подтверждающие расходы.

Бухгалтерский учет и документы по расчетам с применением топливных карт

Приобретение и выдача топливной карты:

Проводка	Операция	Документы
Дт 10 – Кт 60	Оприходование топливной карты	Акт (накладная)
Дт 19 – Кт 60	Отражен вх. НДС по топливной карте	Счет-Фактура
Дт 20(26,44) – Кт 10	Стоимость карты учтена в расходах тек. периода	Акт (накладная)
Дт 68 – Кт 19	НДС принят к возмещению
Дт 006.Склад	Учет топливной карты за балансом	Операции, введенные вручную
Дт 006.МОЛ – Кт 006.Склад	Карта выдана МОЛу	Акт приема-передачи топливной карты сотруднику. Журнал учета выдачи топливных карт.

Использование топливной карты:

Проводка	Операция	Документы
Дт 60.02 – Кт 51	Пополнен баланс топливной карты	Пополнен баланс топливной карты
Дт 10 – Кт 60	Приняты к учету ГСМ	На дату заправки автомобиля. Чек/информация из Отчета поставщика.
Дт 19 – Кт 60	Отражен НДС по поступившим ГСМv	Счет-Фактура
Дт 60 – Кт 60.02	Зачтен ранее перечисленный аванс
Дт 20(44) – 10	Стоимость ГСМ учтена в расходах	Путевой лист
Дт 68 – Кт 19	НДС принят к вычету

Нормирование затрат на ГСМ

В разъяснениях Минфина России содержатся указания, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщикам следует ориентироваться на Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (см. Письма Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

В НК РФ нет никаких указаний на то, что затраты на ГСМ должны приниматься в целях налогообложения в пределах норм, установленных Минтрансом России (либо каким-нибудь иным ведомством).

Организация может самостоятельно установить нормативы расхода ГСМ по каждому конкретному автомобилю, используя в первую очередь данные завода-изготовителя. При этом в зависимости от условий использования и технического состояния каждого автомобиля эти нормы могут быть скорректированы в большую или меньшую сторону.

Создается Приказ руководителя об утверждении норм расхода топлива, масла, прочих технических жидкостей и смазочных материалов отдельно для каждого автомобиля, используемого на предприятии.

Налогообложение

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Для обоснования вычета по топливной карте и ГСМ необходимо наличие следующих документов:

договор с поставщиком;
счет-фактура.

Налог на прибыль

Стоимость проездных билетов, приобретаемых для работников с разъездным характером работы, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Списание ГСМ осуществляется по путевым листам и списывается в расходы НУ после проведения путевого листа, а не предоставления поставщиком услуг Отчета и накладной по оказанным услугам за месяц.

Необходимые документы для списания ГСМ в расходы НУ:

путевой лист;
чек;
акт приема-передачи услуг;
реестр операций по картам от поставщика.

НДФЛ и взносы в фонды

Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг).

В целях освобождения от обложения НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов. При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК РФ могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется (Минфин письмо от 14 мая 2018 г. N 03-03-06/1/31933).

То же самое относится и к обложению страховыми взносами — отсутствие доказательств расходов ГСМ в производственных целях (использование в личных целях) и отсутствие данных расходов в ст.422 НК РФ может привести к доначислениям взносов.

В Налоговый кодекс Республики Беларусь с 01 января 2021 года внесены изменения в части порядка учета топлива. Разбираемся

Учет топлива в 2021 году
Понятие ГСМ
Что такое путевой лист
Порядок расчета расходов по ГСМ
Учет топлива при УСН
Приказ на списание
Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
Бухгалтерский учет топлива – кратко
Пример списания ГСМ по путевым листам

Учет топлива в 2021 году

НК-2021 устанавливает, что:

1. затраты на оплату стоимости топлива учитываются у организаций в составе нормируемых затрат (это такие затраты, которые учитываются при определении налогооблагаемой базы налога на прибыль только в пределах установленных норм; сверхнормативный расход топлива не включается ни в состав затрат, ни в состав внер.расходов) в пределах норм, устанавливаемых руководителем организации .

По организации должен быть издан соответствующий приказ.

Руководитель организации вправе установить нормы расхода топлива:

либо самостоятельно
либо путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию (БелНИИТ “Транстехника”)

2. индивидуальные предприниматели также праве включать в состав своих расходов (при ведении учета доходов и расходов ИП) стоимость топлива, израсходованного в пределах норм расхода топлива, установленных ИП :

либо самостоятельно
либо путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию (БелНИИТ “Транстехника”)

Индивидуальному предпринимателю целесообразно закрепить установленные им нормы расходы топлива в решении ИП.

Обратите внимание!

Законодательство в рамках налогового учета топлива предоставляет право устанавливать нормы расхода топлива самостоятельно и учитывать расходы на топливо в пределах этих норм.

Однако не забывайте, что затраты , учитываемые при налогообложении в налоговом учете организаций, должны быть экономически обоснованными.

Для того, чтобы у контролирующих органов не было вопросов по установленным у Вас нормам – необходимо эти “самостоятельно” установленные нормы как-то обосновать.

Именно с этой целью далее в настоящей статье мы приводим наиболее безопасный, с нашей точки зрения, порядок установления норм расхода топлива.

Дополнительно отметим следующее:

По состоянию на 01 марта 2021 года Указ от 31.12.2019 №503 продолжает действовать, однако его нормы по порядку налогового учета топлива практически идентичны нормам НК-2021
Налоговый учет топлива по установленным руководителем нормам осуществляется без 6-месячного ограничения , многим известным по Постановлению МинТранса от 31.12.2008 №141 (в пределах 6-месячного ограничения действуют “временные” нормы, устанавливаемые в соответствии с указанным Постановлением МинТранса – подробнее про эти “временные” нормы читайте далее в статье).

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
Обязательно нужно указывать марку прицепа.
Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

Об остальных изменениях в путевом листе рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Образец заполнения обновленного путевого листа см. здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Порядок расчета расходов по ГСМ

Важнейший вид сведений, отражаемых в путевых листах, — объем израсходованного топлива. Он может быть основан на нормативных и фактических показателях.

Нормативные показатели обязательны только для автотранспортных предприятий (п. 40 приказа Минтранса России от 24.06.2003 № 153).

Такие хозяйствующие субъекты применяют нормативы, отраженные в рекомендациях Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Их особенность — наличие привязки расчетных показателей по расходу топлива к конкретным моделям автомобилей.

Если модель не отражена в указанных нормативах, то следует руководствоваться показателями, которые определены в технической документации на автомобиль (письмо Минфина РФ от 17.11.2011 № 03-11-11/288).

Остальные хозяйствующие субъекты вправе, но не обязаны применять нормативный метод учета расхода топлива. Они могут регламентировать внесение данных в путевой лист на основании фактического потребления топлива, которое указано в акте контрольного замера расхода ГСМ. Такой акт составляется специальной комиссией на контрольном заезде для каждого автомобиля.

Ознакомимся теперь с примерами списания расходов на ГСМ исходя из их расчета по норме и по факту и изучим, как списывать ГСМ по путевым листам в расходы в рамках ведения бухгалтерского и налогового учета.

Учет топлива при УСН

Достаточно распространенные вопросы:

Для организаций – нужно!
Если организация применяет УСН с ведением бухгалтерского учета, то ведение учета топлива при УСН – это такая же обязанность, как и ведение других участков бухгалтерского учета.
На налоговый учет организации при УСН расходы, понесенные на оплату топлива, не учитываются (на сумму налога при УСН понесенные организацией расходы влияния не оказывают).
Однако в силу НК РБ:
– ведение учета в КУДиР не освобождает плательщиков налога при УСН от составления и хранения первичных учетных документов (ПУД);
– организации признаются налоговыми агентами в отношении доходов своих работников (физических лиц).
А силу норм главы 18 НК РБ при отсутствии ПУД на списание топлива (рекомендуем оформлять путевые листы (как подтверждение пробега автомобиля) и акты на списание топлива / ведомости данных путевых листов (как основание списания топлива на счета учета затрат)) расходы на оплату топлива могут (а по нашему мнению – должны) признаваться доходами с физических лиц – работников организации (с уплатой подоходного налога).

Организации на УСН без НДС относят стоимость “входного” НДС по приобретаемому топливу на стоимость топлива (п.14 ст.132 НК РБ).
Организации на УСН с НДС вправе:
– либо принять НДС к вычету (про порядок такого принятия читайте в разделе про учет НДС)
– либо отнести на увеличение стоимости топлива (без отражения на счетах НДС; п.11 ст. 132 НК РБ)

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Бухгалтерский учет топлива – кратко

Расчеты с поставщиками / подотчетными лицами по приобретаемому топливу в зависимости от способа приобретения топлива отражаются по дебету счетов 60, 76 (55), 71 в корреспонденции с кредитом счетов 50, 51, 55.

Бухгалтерский учет топлива ведется на субсчете 10-3 «Топливо» – на нем учитываются наличие и движение горюче-смазочных материалов (п.16 Инструкции о МинФина от 29.06.2011 №50).

Особенности бух учета ГСМ установлены пп. 76-83 Инструкции МинФина от 12.11.2010 №133.

Если складские запасы топлива у организации отсутствуют (автомобили заправляются на АЗС), то бухгалтерский учет топлива ведется на субсчете «Топливо в баках транспортных средств».

Основанием для оприходования топлива на субсчет 10-3 «Топливо» являются ПУД, которыми в зависимости от способа приобретения топлива могут являться:

ТТН (при этом в соответствии с абз.7 ч.8 п.1 Инструкции МинФина от 30.06.2016 №58, при купле-продаже ТМЦ через АЗС накладные формы ТТН-1 и ТН-2 могут не заполняться);
справка-акт о реализации, отчет о количестве и стоимости отпущенных нефтепродуктов и иные аналогичные документы;
ПУД, составленный участником хозяйственной операции единолично на основании кассового чека на приобретение топлива, справки-акта о реализации топлива и других аналогичных документов (при необходимости).

Разработанные организацией формы ПУД отражаются в Положении об учетной политике организации.

Данные о наличии остатка топлива в баках транспортных средств на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете “Топливо в баках транспортных средств”, ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.

Учет НДС по приобретенному топливу, выделенного в первичных учетных документах (в случае его выделения), ведется с использованием счета 18.

Стоимость топлива, фактически израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, списывается в зависимости от направления использования транспортных средств с кредита субсчета 10-3 «Топливо» в дебет счетов 20, 26, 44 и других (в соответствии с учетной политикой).

В случае, если фактический расход топлива транспортного средства в отчетном периоде превышает установленный в соответствии с требованиями законодательства нормативный расход топлива (см. ранее в настоящей статье), то стоимость топлива, израсходованного сверх норм, отражается с использованием счета 94.

Основанием для списания топлива с кредита субсчета 10-3 «Топливо» являются ПУД, которыми могут выступать:

накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов;
карточки учета расхода топлива за отчетный период;
акты списания топлива и т.п.

С уважением, Бухгалтерский центр “Арденна”

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Норма расхода топлива — это величина, которая отражает среднюю потребность в горючем (бензине, газе или дизтопливе) для различных видов автотранспорта на конкретный километраж.

Норма расхода топлива, как правило, устанавливается из расчета литров горючего на 100 км пути.

Для каких целей используются нормы расходы топлива

Нормы расхода топлива для конкретного транспорта позволяют вести учет затрат на бензин, газ или дизтопливо, контролировать слив или перерасход топлива, а также списывать топливо со счетов компании согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Данные показатели нормы расхода топлива необходимы для:

определения себестоимости конкретной перевозки и всех перевозок, совершенных служебным транспортом в течение определенного периода времени;

ведения расчетов с сотрудниками организации, которые пользуются транспортными средствами в служебных целях.

учета затрат на топливо при налогообложении предприятий.

Порядок расчета нормы расхода топлива

При определении нормы расхода топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Чтобы выяснить нормативные величины расхода горючего для конкретного автомобиля, необходимо знать вид транспорта (легковой, грузовой, тягач или специального назначения).

После этого необходимо открыть нужную таблицу в нормах расхода топлива, утвержденных Минтрансом РФ и найти точную марку автомобиля.

В этой таблице приведены нормы расхода бензина для конкретного автомобиля.

Если предприятие использует автомобильный транспорт, который не прописан в нормативном акте, составленном Минтрансом РФ, предприятие может рассчитать для него нормы списания топлива самостоятельно.

Документальное оформление списания топлива

Как правило, на предприятиях, которые занимаются грузоперевозками, топливо списывается на расходы на основании нескольких документов:

путевого листа (указывается маршрут и пробег автомобиля, остаток топлива; периодичность составления путевого листа зависит от частоты использования транспорта — рекомендуется закрепить ее в учетной политике);

акта на списание ГСМ (на его основании можно списать смазочные материалы — например, масло).

Порядок оформления путевого листа

Бланк путевого листа должен быть утвержден руководителем предприятия в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты.

Эти реквизиты перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

наименование и дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

К обязательным реквизитам путевого листа относится следующая информация:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; сведения о транспортном средстве; сведения о водителе.

В числе прочего, в путевом листе указывают место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, его расход, а также показания одометра при выезде и возвращении в гараж.

На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного топлива.

Порядок учета и списания топлива

Бухгалтерский учет топлива

Для ведения бухгалтерского учета топлива используется счет 10 «Материалы» с соответствующими субсчетами.

Для того, чтобы учесть приход топлива, данные о поступлении топлива отражают по дебету счета 10 «Материалы».

Когда производится списание топлива, то данные о списываемом топливе необходимо списать с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счетов учета затрат (счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу»).

При этом сумма списываемого топлива рассчитывается как норма (указанная в нормативе или рассчитанная самостоятельно), умноженная на сумму одного литра бензина.

Таким образом, для учета ГСМ на предприятии используется субсчет 3 «Топливо» счета 10 «Материалы».

В бухгалтерском учете проводки будут следующими:

Дебет счета	Кредит счета	Наименование операции
10.3 «Топливо»	60 «Расчеты с поставщиками»	Отражена операция по приобретению бензина у поставщика
10.3	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отражена операция по приобретению ГСМ через подотчетное лицо
19	60,71	Отражен НДС по покупке ГСМ
20 (23, 25, 26, 44, 91) — счета учета расчетов	10.3	Списано расчетное (или фактическое) количество бензина

Налоговый учет списания топлива

На данный момент Налоговый Кодекс РФ не содержит требований о нормировании расходов на бензин для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль.

Затраты на топливо считаются материальными расходами или включаются в прочие, связанные со служебным транспортом (подп. 11 п. 1. ст. 264 НК РФ).

То есть, в налоговом учете списание ГСМ можно отражать в составе в материальных расходов или учитывать в составе прочих расходов.

Если автомобильный транспорт выполняет транспортировку грузов, то расход дизтоплива/газа/бензина на него относится к материальным расходам.

Если же транспорт используется в служебных целях, то использование топлива на него отражается в составе прочих расходов.

При этом судебная практика подтверждает, что нормы для списания ГСМ не требуются, но налоговые инспекторы по-прежнему настаивают на наличии приказа на установление норм списания ГСМ, доначисляя налоги при его отсутствии.

Решать вопросы с налоговой инспекцией при отсутствии утвержденных внутрифирменных нормативов приходится в судебном порядке.

Поэтому при формировании учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету стоит определить, каким образом в компании будет вестись учет ГСМ.

Итак, для учета фактического расхода топлива компании требуется составить приказ, в котором необходимо прописать:

рассчитанные лимиты по расходу.

При этом, разрабатывая собственные нормы, следует учитывать транспортные условия (состояние дорог везде разное), тип автомобиля (расход у грузовой машины явно будет отличаться от легковой), климатические условия.

Также стоит указать лимит расхода бензина в летнее и в зимнее время, так как зимой расход топлива будет выше.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Читайте также: