Расходы на такси в налоговом учете при коронавирусе

Опубликовано: 02.05.2024

Ответы на вопросы участников вебинара

Вопрос: Вопрос про бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов на личном транспорте. Как учитываются, какие документы для подтверждения расходов нужны.

Ответ: Можно взять в аренду машину при регулярных поездках или делать компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях, если сотрудник редко ездит. Во втором случае издается приказ, где указывается размер компенсации, которая ограничена порогом. Если сумма компенсации выше, то она в затраты не попадет, но вся сумма компенсации не будет облагаться страховыми взносами и НДФЛ.

Если аренда, то нужен договор, акт приемки-передачи, путевой лист, все расходы компания берет на себя.

Вопрос: Сайт «Купибилет» не выдаёт кассовые чеки при продаже авиабилета, т. к. является иностранной компанией. Каким документом подтвердить и принять к учёту расходы в этом случае?

Ответ: Можно подтвердить выпиской по расчетному или карточному счету.

Вопрос: Вопрос по командировкам адвокатов (адвокатское бюро). Можно ли выплачивать суточные адвокатам и налогообложение?

Ответ: Если адвокаты являются наемными работниками, то да, можно выплачивать.

Вопрос: Командировочные расходы при УСН (доходы минус расходы), что можно учитывать в расходы?

Ответ: Можно учитывать проезд к месту служебной командировки, суточные, проживание.

Вопрос: В локальном акте организации установлен лимит за проживание. Как отразить в учете расходы по превышению лимита за проживание? Можно ли принять в расходы по налогу на прибыль в полном объеме сумму, подтвержденную документально сверх лимита за проживание?

Ответ: В Налоговом кодексе ограничений нет, в затратах по налогу на прибыль вы можете учесть все расходы.

Вопрос: Авиа, ж/д билеты обязательно должны быть с чеком?

Ответ: Лучше, чтобы они были с чеком или распечаткой с карточного счета. Но для налоговой службы электронный билет без чека также подойдет.

Вопрос: Какие документы предоставляются для подтверждения расходов по проезду на автобусе?

Ответ: Если междугородний автобус, то подтверждением является билет. А городской транспорт у вас в командировках не учитывается, для этого предназначены суточные.

Вопрос: Можно ли удержать с заработной платы сотрудника неизрасходованные командировочные расходы без заявления работника?

Ответ: Нет, удержать нельзя.

Вопрос: Анализ на Ковид-19 перед командировкой по требованию контрагента является ли расходом на командировку?

Ответ: Если расходы на анализ несет контора, то у вас должно быть документальное подтверждение, что человека не примут без этой справки. Тогда это расходы производственного характера. Но нужно понимать, чем объясняется такое ограничение заказчика.

Вопрос: Командировку в пределах города, т. е. вне места постоянной трудовой деятельности, необходимо ли оформить приказом на командировку?

Ответ: Нет, не оформляется.

Вопрос: Если билеты куплены безналом у агента, есть договор, нужны ли посадочные талоны?

Ответ: Посадочные талоны нужны, неважно у кого вы купили билет.

Вопрос: Сейчас требуется командировочное удостоверение? И печать, и подпись организации, куда ездил командированный?

Ответ: Формально этот документ не требуется. Но в пункте 7 Постановления Правительства РФ №749 сказано, что если отсутствуют документы на проезд и проживание, тогда должен быть какой-то документ с отметкой принимающей стороны, а это командировочное удостоверение.

Вопрос: Чеки Аэроэкспресса и БСО такси можно учитывать в расходах по налогу на прибыль?

Ответ: Можно учитывать.

Вопрос: Сотрудникам были выданы под отчет денежные средства на приобретение авиабилетов. Командировка отменилась из-за коронавируса. Авиакомпания пока никак не возместила отмену рейса. Мы списываем как внереализационные расходы или ждем сертификатов или денежные средства?

Ответ: Необходимо ждать сертификатов или денежные средства.

Вопрос: Каким образом закрепить максимальную стоимость проживания в командировке?

Ответ: Можно закрепить приказом.

Вопрос: Документы на проживание(акты, чеки) должны быть выписаны на сотрудника или на компанию?

Ответ: Лучше на компанию, но если на сотрудника выписали, не страшно, мы ведь сможем подтвердить, что он там делал. Но счет-фактуры обязательно должны быть выписаны на налогоплательщика.

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, если сотрудник уезжает в командировку 05.11 и возвращается 06.11, я выплачиваю ему командировочные за 2 дня?

Ответ: Да, все верно, за 2 дня.

Вопрос: Необходимые документы по гостинице только чек ККМ или БСО электронные. А если ИП без наемного персонала, достаточно ли типографского БСО?

Ответ: Типографского БСО будет достаточно для списания дебиторской задолженности, но учесть в затратах вряд ли получится.

Вопрос: Можно ли возмещать страховку при полёте подотчетника на самолёте?

Ответ: В стоимость каждого билета обязательная страховка включена, дополнительная страховка – личное дело сотрудника, и вы не сможете учесть это в расходах. Если вы оплатите дополнительную страховку, надо будет учесть НДФЛ.

Вопрос: Мы в локальном акте, положение о командировках, прописали выплату сотрудникам суточных в размере установленного размера за один день. Будут у нас проблемы с ФНС?

Ответ: Проблем не будет, если в пределах 700 руб. Более 700 руб. - не забывайте брать страховые взносы и НФДЛ.

Вопрос: Если сотрудник летел в Стамбул (загран. командировка), все равно нужна справка, что не примут? Это же международные отношения и все знают.

Ответ: Все равно нужен подтверждающий документ.

Вопрос: Дополнительные сборы к авиабилету (например, смс-оповещение, тариф билета невозвратный, выбор места в самолете и т.д.) можно ли учесть по налогу на прибыль?

Ответ: Учесть это будет сложно, так как это дополнительные сервисы. Выбор места в самолете можно будет объяснить состоянием здоровья (у человека протез, к примеру, или особенная ручная кладь).

Вопрос: Электронный посадочный талон подтверждает факт перелета?

Ответ: Да, подтверждается, но нужно, чтобы при прохождении паспортного контроля поставили штамп.

Вопрос: Директор едет в командировку в соседний регион на своём автотранспорте, смогу ли я компенсировать бензин?

Ответ: Можно компенсировать, но только через аренду или компенсацию за использование транспорта.

Вопрос: Командировка отменилась из-за пандемии. Билеты покупает своим сотрудникам организация. Авиакомпания возвращает ваучеры сотруднику. Сотрудник увольняется. Что делать с задолженностью?

Ответ: Лучше этот долг взыскать. Если вы на ОСНО, то спустя 3 года можно списать и учесть в базе по налогу на прибыль.

Если списываете сейчас, то в затратах учесть не сможете, но у человека будет доход в натуральной форме, нужно будет подать сведения по форме 6-НДФЛ.

Вопрос: Если сотрудник езди постоянно в командировки на личном транспорте можно ли составить один приказ на компенсацию, например, сроком на год? Или можно составить доп. соглашение к трудовому договору о том, что сотрудник ездит в командировку на личном транспорте?

Ответ: Можно составить один приказ на компенсацию на конкретный срок.

Вопрос: Если сотрудник перепутал корпоративную карту с личной и оплатил личной картой Аэроэкспресс. Каким образом возместить такой расход по окончании командировки: наличные из кассы или перечисление на личную карту?

Ответ: Можно просто перечислением на карту.

Вопрос: В локальном акте установлен размер суточных 1000 ,00 по России, может ли организация заплатить суточные в размере 1500,00 и указать эту сумму в приказе о командировке?

Ответ: Можете, но экономическое обоснование расходов должно быть.

Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях к данной статье, будем рады на них ответить.

Использование такси в служебных целях уже давно перестало быть «экзотической» статьей расходов. Однако вопросов, как включать эти суммы в расходы НУ, у бухгалтеров по-прежнему немало. Фискальные органы разрешают признавать эти суммы при соблюдении ряда важных условий. Они касаются нюансов налогового, трудового законодательства и документального подтверждения статей расходов. Какие документы нужны для обоснования затрат и в каких случаях ФНС может предъявить фирме претензии – ответам на эти вопросы посвящен наш материал.

Обоснование расходов на такси

Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.

В качестве подтверждающих можно использовать:

заказы-наряды;
квитанции, чеки на проезд в такси;
подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.

К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.

Использование услуг такси в НУ отражается с учетом определенных нюансов, о которых следует знать бухгалтеру.

Командировки

Выполняя служебное поручение в командировке, сотрудник может пользоваться такси весь период командировки: для поездок к вокзалу (аэровокзалу), месту, где он будет жить и работать (ст. 264-12 НК РФ). Такие расходы в НУ относят к прочим производственным. Минфин подтверждает это в ряде писем (например, №03-03-07/11901 от 02/03/17 ).

При этом не играют роли время суток и месторасположение вокзала – в городской черте или вне ее. Расходы все равно можно признать в расчетах налога.

Проезд до работы (и с работы)

Подобные расходы на такси наиболее часто оспариваются налоговиками. Чтобы включать их в затраты НУ, необходимо подтвердить следующие условия:

трудности проезда до службы и возвращения с нее с использованием иных видов транспорта (например, график сотрудника, не совпадающий с работой «обычного» транспорта, или территориальная удаленность места работы от остановок такого транспорта); порядок проезда необходимо отразить в приказе руководителя;
возможность проезда в такси прописана в колдоговоре (трудовом соглашении).

Служебные и представительские цели

Нередко сам характер работы сотрудника предполагает частые поездки, а то и постоянные разъезды по делам фирмы. Он может использовать для этих целей такси. Для безопасного включения в состав расходов сумм на оплату такси можно выбрать одну фирму и заключить с ней договор на перевозку. В трудовой договор (ЛНА) должно быть включено положение о разъездном характере работы сотрудника.

Представительские мероприятия

Представительские мероприятия (ст. 264-2 НК РФ) и расходы на доставку участников таких мероприятий с использованием такси подтверждаются сметой, отчетами с приложением оправдательных документов и приказом руководителя. Это прочие расходы НУ на производство и реализацию. При этом следует учитывать установленный 4% лимит за период (налоговый, отчетный), определяемый от затрат на оплату труда.

Важно! Расходы на такси, если имеет место доказанная служебная, производственная необходимость, не облагаются налогом на доходы сотрудника, взносами в фонды. Такова позиция судебных органов, Минфина (письмо Минфина №03-04-06/1-97 от 14/05/10, дело №03-04-06/1-97, дело №А28-740/2016, оба рассматривались в судах трех инстанций). Расходы понесены сотрудником в рамках исполнения им своих трудовых обязанностей (НК РФ, ст. 217-3).

Реквизиты документа

Реквизиты подтверждающих поездки на такси документов играют важную, а в случае судебных разбирательств между ФНС и фирмой зачастую решающую роль в возможности признать расходы такого рода.

Правительственное постановление №112 от 14/02/09 г. (прил. 5) определяет такие реквизиты, как:

серия, номер, наименование квитанции (чека ККТ) на проезд;
наименование фирмы-перевозчика (ИНН, адрес, телефон и само наименование);
дата документа;
стоимость услуг;
ФИО и подпись сотрудника, пользующегося услугами.

Такси и УСНО

На сегодняшний день у контролирующих органов нет единой позиции по вопросу включения затрат на проезд в такси работников, если организация работает на УСНО. Есть две противоположные позиции по ситуациям, наиболее часто встречающимся на практике.

Командировочные расходы

При применении «упрощенки» подтвержденные документами расходы на такси в командировке можно без проблем включать в расчет налоговой базы, на уменьшение. В ст. 346.16-13 НК РФ речь идет о расходах на проезд к месту командировки и затратах на обратный путь, которые налогоплательщик имеет право признавать в расходах. Указанная статья не конкретизирует наименование транспорта, следовательно, такси может компенсироваться наравне с другими способами проезда.

Кроме того, согласно ТК РФ (ст. 168) у работодателя есть обязанность компенсировать расходы по командировкам своих сотрудников, в том числе и проезд.

Важно! Порядок и размеры компенсаций за проезд в командировке в обязательном порядке должны быть прописаны в колдоговоре или ЛНА фирмы (ст. 168 ТК РФ). Иначе налоговые органы могут поставить их под сомнение.

Позиции федеральных актов не противоречат и разъяснительные письма Минфина. Так, возможность компенсации проезда на такси в связи с командировкой подтверждается в письме №03-03-07/11901 от 02/03/17 и ряде других, выпущенных ранее.

Если работнику на УСНО «доходы-расходы» выдавался аванс, покрывающий затраты по командировке, учесть в расходах суммы можно после того, как будет утвержден авансовый отчет. Если средств оказалось недостаточно и работнику пришлось использовать собственные деньги на покрытие служебных поездок в такси, их включают в НУ после выдачи сотруднику суммы перерасхода (письмо Минфина №03-11-04/2/80 от 27/06/12).

Разъездная работа

Несмотря на внешнюю схожесть расходов (как и в первом случае, речь идет об использовании такси в служебных целях), позиция чиновников относительно расходов в этом случае совершенно иная: подобные суммы «упрощенцы» учитывать в расходах не имеют права. В письме налоговой службы КЕ-4-3/3943 от 14/03/11 г. высказана именно такая позиция. Она обосновывается тем, что список расходов по ст. 346.16-1 НК не является открытым и не содержит наименования указанных затрат. В то же время, если работник по служебной необходимости пользовался проездными, такие расходы можно признать на основании пп. 6, п. 1 той же статьи как имеющие отношение к расходам по оплате труда. Такова позиция Минфина (письмо №03-05-02-04/121 от 01/08/06 г.).

Какие могут возникать расходы по коронавирусу
Учет расходов, возникающих из-за коронавируса
Итоги

Какие могут возникать расходы по коронавирусу

Прежде всего, это конечно расходы, прямо направленные на профилактику заражения коллектива, в частности:

СИЗ: маски, респираторы, перчатки, бахилы, санитайзеры и т. п.;
санитарно-гигиеническое оборудование: дозаторы для антисептиков, бактерицидные лампы, приборы для очистки воздуха, градусники, которые тоже в какой-то мере оборудование;
медизделия для диагностики (лечения) коронавирусной инфекции;
оплата услуг по дезинфекции, покупка дезинфицирующих средств.

Вторая группа расходов связана с организацией работы в период карантина. Это, к примеру, затраты:

из-за перевода работников на удаленку: закупка дополнительного оборудования, программного обеспечения, оплата услуг связи;
компенсация неработающим сотрудникам зарплаты, которая на время нерабочих из-за коронавируса дней должна быть сохранена в полном размере и на которую нужно начислять страховые взносы;
оплату услуг курьерских служб на доставку товаров покупателям, корреспонденции контрагентам и т. п.;
оплату такси, для того чтобы работники, вынужденные передвигаться по службе, не пользовались общественным транспортом и другие расходы.

Кроме расходов возможны и убытки из-за:

отмены командировок;

Внимание! Рекомендации от "КонсультантПлюс":
Специальный порядок отмены командировки в связи с коронавирусом нормативно не предусмотрен. Предлагаем вам в произвольной форме издать приказ о ее отмене. В приказе советуем указать, в частности: … Рекомендации, а также образец такого приказа, см. в К+.

аннулирования заказов и возврата авансов покупателям;
истечения срока годности товаров и их утилизации.

Также к убыткам можно приравнять текущие расходы, которые компания продолжает нести даже в период приостановления деятельности: амортизация, аренда помещений, оплата коммунальных услуг и др.

Подробнее о видах расходов и убытков, возникающих из-за COVID-19, вы можете узнать из Готового решения от К+. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в материал.

Все указанные выше расходы на коронавирус являются обоснованными, должны учитываться в бухучете и могут признаваться для налогообложения. Как именно, будем разбираться в следующем разделе. А пока хотим напомнить, что все расходы требуют документального подтверждения. Какой пакет документов нужно иметь для подтверждения коронавирусных расходов и какие моменты в них обязательно нужно предусмотреть, подробно рассмотрено в КонсультантПлюс:

Получите пробный доступ к К+ и переходите к разъяснениям профессионалов.

Учет расходов, возникающих из-за коронавируса

Порядок учета расходов, связанных с коронавирусом, зависит от того, продолжает компания работать, или ушла на карантин.

В первом случае списывать затраты для налогообложения нужно в обычном порядке, по обычным основаниям.

Например, затраты на приобретение средств индивидуальной и коллективной защиты, а также расходы на дезинфекцию помещений могут быть включены в состав расходов на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Также в составе расходов на условия труда Минфин предлагает учитывать оплату исследований на предмет наличия у работников коронавируса и иммунитета к нему.

Оборудование, которое подходит под критерии ОС, учесть как ОС и амортизировать (ст. 256, 259 НК РФ). Зарплату, в т. ч. сохраняемую за неработающими сотрудниками, как оплату труда (ст. 255 НК РФ). Услуги связи — как прочие расходы (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) и т. д.

Для расходов на приобретение медицинских изделий для диагностики (лечения) вируса в НК есть собственное основание — подп. 48.12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Перечень таких медизделий утв. постановлением Правительства РФ от 21.05.2020 № 714. Сюда относятся термометры, тонометры, обрудование для обеззараживания воздуха и др.

Начислять при выдаче работникам средств защиты НДФЛ и страховые взносы не нужно, так как это не доход и не выплаты в рамках трудовых отношений. Платить НДС не требуется, поскольку нет реализации. А «входной» налог его плательщикам можно ставить к вычету в обычном порядке. Ведь все указанные расходы связаны с деятельностью, с которой они платят НДС.

Что касается расходов на тестирование работников на наличие COVID-19 и антител к нему, то Минфин разрешает не платить с них НДФЛ, но требует начислять страховые взносы.

Бухучет также не будет иметь особых нюансов: МПЗ приходуются на счет 10, ОС на счет 08, а затем 01, расходы пойдут на обычные затратные счета (20, 26, 44). Подробные рекомендации Минфина по бухучету антиCOVIDных мероприятий мы разместили здесь.

В обычном порядке учитываются и убытки. Очень подробно об учете коронавирусных расходов и убытков для налогообложения, в том числе о том, какие есть нюансы для применяющих УСН, рассказали эксперты КонсультантПлюс:

Бесплатно получите пробный доступ к К+ и посмотрите полный текст Готового решения.

См. также:

Если же вы полностью приостановили работу (как на период общероссийского карантина, так и в целях соблюдения дальнейшей региональной самоизоляции), то все ваши расходы для налогообложения прибыли будут считаться внереализационными. Списывать их на прямые или прочие нельзя, так как они не связаны с производством и реализацией.

По этой же причине нам кажется обоснованным вариант их отнесения в бухгалтерском учете на счет 91, а не на двадцатые счета. Но здесь мы будем следить за разъяснениями Минфина, возможно он даст иные рекомендации по бухучету.

Итоги

Расходы на коронавирус можно и нужно учитывать в бухучете и для налогообложения. Теперь вы знаете, как это делать правильно, и можете воспользоваться подсказками от профессионалов, которые помогут вам избежать проблем с налоговой при последующей проверке.

Начать бизнес в сфере таксопарков гораздо легче, чем удержаться в нём. Такая работа находится под пристальным вниманием государства из-за регулярных денежных переводов. А ещё она включает в себя сложный расчёт налогов, организацию работы водителей, аренду автомобилей и онлайн-кассы.

Разобрались в тонкостях работы вместе с главным бухгалтером «Содействия» Аллой Нагородной и экспертом сервиса для таксопарков в Точке Геннадием Козловым.

Начало работы

В этом разделе мы рассказываем о том, как начинающему таксопарку выбрать форму регистрации, какой указать ОКВЭД и какая налоговая система больше подходит. Если вам интересно, жмите на кнопку ниже.

1. Выберите форму регистрации бизнеса.

Зарегистрировать ИП проще и дешевле, а ещё на него меньше налоговая нагрузка. Зато юридическое лицо позволяет привлечь несколько учредителей, и проще заключать сделки с другими компаниями, так как ООО вызывает больше доверия, чем ИП.

Алла Нагородная, Главный бухгалтер ООО «Содействие»:

«Принципиальной разницы между ИП и ООО для таксопарка нет. Отчётности у ИП меньше и оформить его немного проще. Но важно учитывать, что ИП отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом, а случаи на дороге бывают разные и не все они могут укладываться в сумму страховки. Поэтому, если у вас нет каких-либо специальных оснований для выбора ИП, рекомендуем открыть ООО».

2. Укажите соответствующие коды ОКВЭД.

Указывать коды ОКВЭД необходимо, чтобы у налоговой не возникало вопроса, какой именно деятельностью вы занимаетесь. Все существующие ОКВЭД собраны в Общероссийском классификаторе видов экономической деятельности. Свежая версия — ОК 029−2014. Коды содержат от 2 до 6 цифр, но по приказу ФНС России нужно указать те, которые имеют не меньше 4 цифр.

Выберите подходящий ОКВЭД в зависимости от вашей деятельности:

если у вас свой парк автомобилей, указывайте код 49.32 — деятельность легкового такси и арендованных легковых автомобилей с водителем.
если в вашем парке есть автобусы, выберите код 49.39 — деятельность прочего сухопутного пассажирского транспорта, не включённая в другие группировки.
для таксопарков с грузовым такси подойдёт код 49.41 — деятельность автомобильного грузового транспорта.

если вы работаете как посредник между водителями и агрегаторами Яндекс, Гетт, Убер, Ситимобил и другие, указывайте код 63.11 — деятельность по обработке данных, предоставление услуг по размещению информации и связанная с этим деятельность.

ОКВЭДы для такси можно добавить к тем, что уже имеются у вас, если вы ведёте и другой бизнес.

3. Выберите налоговую систему

Для организаций варианта всего два: упрощённая система и общая, индивидуальные предприниматели могут ещё выбрать патентную систему.

Патентная система. Самый оптимальный вариант: налоговую декларацию сдавать не нужно, нет уплаты НДС, а вместо всех налогов только покупка патента. Стоимость патента можно рассчитать в онлайн калькуляторе на сайте ФНС. Но есть ограничения: использовать его могут только индивидуальные предприниматели, у которых средняя численность наёмных работников не превышает 15 человек, а годовой доход не превышает 60 миллионов рублей.

Упрощённая система. В ней есть два варианта начисления налога: 6% от дохода или 15% от разницы между доходами и расходами. Для таксопарка с собственным авто выгоднее «Доходы минус расходы», но в нём больше сложностей с бухгалтерией. К вычету могут принять только регламентируемые в законе расходы и только с закрывающими документами.

У этой системы тоже есть свои ограничения:

число работников не больше 100;
доход за год меньше 150 миллионов рублей;
остаточная стоимость основных средств в течение года не превысила 150 миллионов рублей;
доля участия юрлиц в УК 25% и ниже;
нет филиалов.

Общая система. Подойдёт таксопаркам, ориентированным на масштабирование бизнеса и открытие филиалов. В общей системе нет ограничений по доходам, сотрудникам и стоимости активов. Но на ней вы обязаны вести полноценный документооборот всех финансовых операций, платить подоходный налог, налог на имущество и налог на добавленную стоимость. Вдобавок на общей системе сложно оформлять и сдавать отчётность. Вам придётся нанимать бухгалтера, а водителям учитывать и правильно оформлять все приходные органы и квитанции за каждый заказ.

Подключение к агрегатору

Для того чтобы упростить работу с заказами и сократить расходы на организацию службы такси, подключитесь к агрегатору.

Организация работы водителей

После того как разобрались с бумагами и выбрали агрегатор, займитесь персоналом. Организация работы водителей сильно различается в зависимости от схемы работы вашего таксопарка.

Если есть собственный автопарк, вы можете сдавать авто в аренду или нанять водителей в штат. Чтобы сдавать авто в аренду, заключите с водителем посуточный договор аренды. Стоимость списывается ежедневно с электронного кошелька водителя или вносится им наличными. Вам нужно будет уплачивать налог с суммы получаемой аренды, а вот водителю придётся принимать решение, как он будет отчитываться перед ИФНС.

Алла Нагородная, Главный бухгалтер ООО «Содействие»:

«Такспопаркам удобнее всего сотрудничать с водителями, у которых есть ИП. При этом они могут выбрать налоговую систему НПД — налог на профессиональную деятельность. Водитель становится арендатором и работает по договору аренды. Он позволяет экономить на зарплатных налогах, ведении кадрового учёта, социальном обеспечении арендатора. А все расходы по содержанию транспорта идут в затраты самого таксопарка».

Нанимать водителей в штат выгодно тем, кто хочет выстраивать долгосрочное сотрудничество и обучать под собственные критерии. Но стоит учитывать, что придётся вести кадровый и зарплатный учёт, выплачивать налоги за каждого сотрудника и отчитываться по выплаченным вознаграждениям.

Как считать и платить: зарплата сотрудников и страховые взносы

Стандартная модель работы с водителями в таком случае — 50/50. Выручка с одной машины за смену делится пополам между водителем и таксопарком. В этом случае водитель не платит аренду, не заправляет авто и даже не заботится о смартфоне для работы — всё это предоставляет парк.

Если автопарка у вас нет, заключите агентский договор с водителями на личных авто. Водитель получает вознаграждение за вычетом вашей комиссии, самостоятельно рассчитывает 13% и сдаёт 3-НДФЛ в конце отчётного периода. Подписать договор можно лично в офисе, с помощью электронной подписи, обменяться сканами или составить договор-оферту и разместить у себя на сайте. Когда водитель регистрируется на вашем сайте, он ставит отметку о согласии с условиями оферты и с момента регистрации договора он считается заключенным.

Что такое оферта и как её использовать в бизнесе

Выплаты водителям: что за 302 счёт

Таксопарки ежедневно получают деньги от агрегаторов и отправляют их водителям. Мало того, что на это уходит куча времени, такая активность ещё и вызывает вопросы со стороны государства.

Геннадий Козлов, эксперт сервиса для таксопарков в Точке:

«Чтобы облегчить финансовое взаимодействие между агрегаторами такси, таксопарком и его водителями мы в Точке совместно с Qiwi разработали сервис. В нём вы можете управлять финансами и автоматизировать выплаты водителям».

Схема работы сервиса от Точки для выплат водителям

Сервис работает так. Пассажир оплачивает поездку, деньги уходят агрегатору. Тот отправляет их на ваш счёт в Точке. Далее сделайте перевод на 302 счёт в Qiwi денег, которые нужно оплатить водителям. Доходные деньги остаются на вашем расчётном счёте. Таким образом денежный поток разделяется, что удобно для бухгалтерского учёта. А потом со счёта Qiwi деньги отправляются водителям: на карту или на электронный Qiwi кошелёк.

Преимущества сервиса

1. Водители получают деньги мгновенно. Никаких лимитов на выплаты в сутки или в месяц. Дайте доступ в приложение вашим водителям: они смогут выводить деньги круглосуточно по вашим комиссиям. Это делает работу с таксопарком комфортной, и водители надолго остаются с вами.

2. Расчёты с водителями происходят автоматически, вы не тратите время на внесение информации каждый раз перед отправкой. Таксопарку достаточно один раз настроить выплаты, а потом просто подтверждать их в приложении.

3. Снижается нагрузка на бухгалтерию. Сервис предоставляет акты: сколько денег перешло, сколько комиссии оплатили. А налоговая видит, где ваши доходы, а где оплата водителям.

4. Интеграция со всеми агрегаторами. В сервисе Точки легко выставить лимиты и комиссии для каждого агрегатора. А для тех, кто работает с Яндекс.Такси или Ситимобил, сервис убережёт и от кассовых разрывов: поступления в таксопарк от этого агрегатора будут идти круглосуточно в любой день недели.

5. Защита от мошеннических атак. Если мошенники скомпрометирует ваш расчётный счёт, то вывести деньги с 302 счёта у них не получится. Вывод средств с него возможен только на то юрлицо, на которое открыт 302 счёт. Если мошенники каким-то образом просочатся в 302 счёт — Qiwi гарантирует полное возмещение ущерба.

6. Проверка недобросовестных водителей. Сервис анализирует поездки по 10 критериям и защитит от мошенничества. Водитель не сможет вывести деньги, если возникнет спорная ситуация.

7. Защита от блокировок по 115-ФЗ. Комплаенс менеджер Точки вникнет в ваш бизнес и объяснит, как правильно работать со счётом и контрагентами, чтобы сохранить деловую репутацию и избежать штрафов. Если возникают вопросы по вашему бизнесу, мы не блокируем счёт, а просим предоставить документы.

Для подстраховки по выплатам подключите овердрафт от Qiwi. С его помощью парки смогут выплачивать деньги водителям вне зависимости от поступления денег от агрегаторов, выходных и праздничных дней. Для подключения овердрафта просто напишите в чат Точки.

Онлайн-касса для такси

Если вы работаете с агрегаторами, то беспокоиться об онлайн-кассе не нужно. Клиенты получат чек за услуги через мобильное приложение от самого агрегатора такси.

Таксопарки, которые выстраивают работу самостоятельно, по 54-ФЗ обязаны применять ККТ. Штраф за невыдачу печатного или электронного чека пассажиру — от 2 000 до 10 000 рублей. Если в компании совсем не применяется касса — 30 000 рублей за каждый невыданный чек.

Вопрос-ответ про онлайн-кассы

Есть несколько вариантов установки касс. Два самых популярных: поставить кассовый аппарат в офисе перевозчика или установить облачную кассу.

Поставить кассовый аппарат в офисе перевозчика. Водитель устанавливает приложение на смартфон. Через него он передает информацию об оплате в диспетчерскую. Касса в офисе проводит оплату, данные возвращаются водителю и он отправляет пассажиру электронный чек.

Пример: Атол 20-ф

Плюсы: централизованная фискализация, водителю не надо тратиться на покупку кассы.

Минусы: за фискализацию несёт ответственность таксопарк. Перебои с электричеством или другое ЧП — работа встаёт. За каждый аккаунт водителя в приложении придётся платить.

Стоимость: 30 900 ₽ за 15 месяцев.

В эту сумму входит:

Касса — 21 400 ₽;
Фискальный накопитель — 8 000 ₽;
Подключение к оператору фискальных данных — 1 500 ₽

Установить облачную кассу для такси. В этом случае кассовый аппарат перевозчику приобретать не нужно, он берётся в аренду и уже, как правило, подключён к ОФД.

Пример: облачная касса от Точки

Плюсы: ответственность за фискализацию несёт Точка, не надо заморачиваться за смену накопителя и ОФД по их окончанию.

Минусы: постоянные расходы на оплату аренды.

Стоимость: 39 500 ₽ за 15 месяцев.

В эту сумму входит:

аренда кассы — 30 000 ₽ (6 000 ₽ за 3 месяца);
фискальный накопитель — 8 000 ₽;
подключение к оператору фискальных данных — 1 500 ₽.

Дополнительно оплачивается стоимость доступа одного сотрудника — от 200 ₽.

Коротко

Чтобы начать работу таксопарка, выберите форму регистрации бизнеса, налоговую систему и укажите соответствующие коды ОКВЭД.
Самая оптимальная система налогообложения для небольших таксопарков — патент. Если у вас больше 15 сотрудников, выбирайте упрощёнку. А если вы хотите открывать филиалы и масштабировать бизнес — ОСН.
Если не хотите заморачиваться с диспетчерской и упускать клиентов, подключитесь к агрегатору. Но учтите, что придётся конкурировать с таксопарками, работающими с теми же агрегаторами, а также платить комиссию.
Есть два варианта организовать работу с водителями: нанять водителей в штат и сдавать им свои авто в аренду или заключить агентский договор с водителями на личных авто.
Чтобы не было вопросов со стороны государства и налоговых органов, продумайте и организуйте систему выплаты водителям. Или подключите сервис Точки, чтобы он делал это за вас.
От онлайн-кассы в авто освобождены только водители, применяющие спецрежим «Налог на профессиональный доход».

Полезная рассылка для бизнеса

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Сила эмоционального интеллекта».

Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?

Консультация предоставлена 10.07.2015 г.

Унитарное предприятие приобрело автомобиль, который зарегистрировало в ГИБДД по месту нахождения своего подразделения, но фактически автомобиль эксплуатируется по месту нахождения головного подразделения предприятия. Первоначальная стоимость автомобиля была сформирована на момент регистрации в ГИБДД. После этого автомобиль перегнали в головное подразделение, то есть он был передан на длительный срок для эксплуатации по месту нахождения головного подразделения. На момент регистрации в ГИБДД автомобиль принят к налоговому учету в составе основных средств.

Каков порядок отражения в налоговом учете расходов, связанных с командировочными расходами в связи с перегоном автомобиля (в частности расходы на авиабилеты и суточные работников)? Необходимо ли унитарному предприятию подтверждать передачу автомобиля в головное подразделение соответствующим приказом?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В рассматриваемой ситуации расходы на командировки, в частности расходы на авиабилеты и суточные работников, могут быть учтены в составе прочих расходов.

Подтверждение факта работы автомобиля, зарегистрированного по месту нахождения обособленного подразделения, на территории головного подразделения производится на основании приказа либо иного распоряжения, т.е. в порядке, утвержденном предприятием самостоятельно.

Обоснование позиции:

Расходы на приобретение автомобиля и командировки работников

Согласно ст. 247 НК РФ объектом налогообложения по налогу на прибыль признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, определяемые в соответствии с положениями главы 25 НК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом п. 2 ст. 253 НК РФ установлено, что расходы, связанные с производством и (или) реализацией, подразделяются на: 1) материальные расходы; 2) расходы на оплату труда; 3) суммы начисленной амортизации; 4) прочие расходы.

Амортизируемым имуществом в целях главы 25 НК РФ признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено главой 25 НК РФ), используются им для извлечения дохода и стоимость которых погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб. (п. 1 ст. 256 НК РФ).

В целях налогообложения прибыли амортизируемое имущество принимается на учет по первоначальной стоимости, определяемой в соответствии со ст. 257 НК РФ, если иное не предусмотрено главой 25 НК РФ (п. 9 ст. 258 НК РФ, письмо Минфина России от 26.02.2009 N 03-03-06/1/98).

Также отметим, что согласно п. 1 ст. 257 НК РФ под основными средствами в целях главы 25 НК РФ понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией первоначальной стоимостью более 40 000 руб. Первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением НДС и акцизов, кроме случаев, предусмотренных НК РФ (абзац второй п. 1 ст. 257 НК РФ).

Учитывая эту норму, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 07.07.2009 N А19-1020/09 высказал мнение, что если командировки работников непосредственно связаны с доставкой приобретенных автомобилей от места сдачи-приемки до места их использования в производственной деятельности, командировочные расходы на приобретение билетов для проезда работников общества, на проживание в гостинице, а также на оплату бензина подлежат отнесению на увеличение балансовой стоимости приобретенных автомобилей. Аналогичный вывод содержится в постановлении ФАС Поволжского округа от 12.02.2008 N А12-10256/07-с60.

В то же время в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 30.05.2013 N Ф07-2814/13 по делу N А26-6845/2012, ФАС Поволжского округа от 15.01.2009 по делу N А55-5612/2008 отмечено, что НК РФ, в частности положениями п. 1 ст. 257 и п. 5 ст. 270 НК РФ, исчерпывающе определена направленность затрат с целью отнесения их к числу расходов, увеличивающих стоимость основного средства, при этом затраты на командировки работников к числу таких затрат не относятся.

В письме УФНС по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049826 также разъяснено, что на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки учитываются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов с учетом требований п. 1 ст. 252 и пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Кроме того, правомерность признания расходов на перегон автомобилей в составе прочих расходов подтверждена ФАС Уральского округа в постановлении от 19.01.2010 N Ф09-10766/09-С2 по делу N A07-633/2009.

Следует однако также отметить, что учесть в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки можно, если указанные затраты произведены до ввода объекта в эксплуатацию (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 20-12/115096).

Согласно вопросу первоначальная стоимость автомобиля сформирована до его отправки в головное подразделение, то есть речь идет о правомерности изменения первоначальной стоимости основного средства, по которой оно принято к налоговому учету.

В этой связи напоминаем, что первоначальная стоимость основных средств изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации соответствующих объектов и по иным аналогичным основаниям (п. 2 ст. 257 НК РФ, письма Минфина России от 04.06.2013 N 03-03-06/1/20327 и от 11.02.2011 N 03-03-06/1/89, постановление ФАС Центрального округа от 21.03.2014 N Ф10-668/14 по делу N А54-1134/2012).

При этом к работам по достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами (смотрите также постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 26.10.2010 по делу N А32-23439/2008-26/334-2009-4/914).

К реконструкции относится переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции (смотрите также письмо Минфина России от 25.03.2015 N 03-03-06/1/16234).

К техническому перевооружению относится комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей основных средств или их отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, механизации и автоматизации производства, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования новым, более производительным.

Однако в рассматриваемой ситуации при осуществлении расходов, связанных с перегоном автомобиля, каких-либо работ над ним не производится. То есть полагаем, что какого-либо основания для изменения первоначальной стоимости автомобиля, предусмотренного п. 2 ст. 257 НК РФ, в рассматриваемой ситуации не имеется.

В то же время отметим, что согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Такие расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ), и к ним предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21188).

На основании части первой ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Учитывая вышесказанное, а также нормы, предусмотренные п. 7 ст. 3, п. 4 ст. 252 НК РФ, считаем, что в рассматриваемой ситуации расходы на командировки, в частности расходы на авиабилеты и суточные работников, могут быть учтены в составе прочих расходов.

В то же время никаких официальных разъяснений, определяющих порядок учета командировочных расходов, связанных с перегоном автомобиля после приема его к налоговому учету в состав основных средств, нам обнаружить не удалось. В этой связи Вы можете обратиться за письменными разъяснениями в Минфин России или налоговый орган по месту учета (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).

Приказ на передачу автомобиля

Согласно п. 1 ст. 18 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" (далее - Закон N 161-ФЗ) унитарное предприятие распоряжается движимым имуществом, принадлежащим ему на праве хозяйственного ведения, самостоятельно, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

В силу п. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 5 Закона N 161-ФЗ обособленное подразделение (например филиал, или представительство) унитарного предприятия не является самостоятельным юридическим лицом, т.е. передача автомобиля от одного обособленного подразделения другому является одним из способов пользования данным автомобилем.

Следовательно, такая передача должна определяться внутренними распорядительными документами. При этом отметим, что издавать приказы либо выдавать соответствующие доверенности имеет право руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) (п. 1 ст. 21 Закона N 161-ФЗ).

Таким образом, полагаем, что подтверждение факта работы автомобиля (зарегистрированного по месту нахождения обособленного подразделения) на территории головного подразделения производится на основании приказа либо иного распоряжения, т.е. в порядке, утвержденном предприятием самостоятельно.

К сведению:

Обращаем Ваше внимание, что амортизируемое имущество учитывается при определении удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества того обособленного подразделения, в котором это имущество фактически используется для получения дохода вне зависимости от того, на балансе какого подразделения оно учитывается (письма Минфина России от 10.05.2011 N 03-03-06/2/77, УФНС России по г. Москве от 21.06.2010 N 16-15/064582@).

Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 02.07.2013 N 03-03-06/1/25274, от 10.04.2013 N 03-03-06/1/11824.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

член Палаты налоговых консультантов Гусихин Дмитрий

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Читайте также: