Расходы на корпоративные мероприятия в бухгалтерском и налоговом учете

Опубликовано: 29.04.2024

Представительские расходы — это затраты, которые несет компания на организацию бизнес-встреч с целью знакомства с клиентами, подписания договоров, увеличения известности своей торговой марки. Ввиду особого характера этих затрат редко какая организация ведет учет представительных расходов в бухгалтерском учете из-за риска неправильного начисления единого налога или налога на прибыль.

Но законодательство разрешает включать их в состав расходов и уменьшать налогооблагаемую базу. Рассмотрим, каким образом отражаются представительные расходы в налоговом учете в 2020 году.

Что подпадает под эту категорию затрат
Какие расходы можно отнести к представительским
Оформление понесенных представительских расходов
Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута
Отражение в регламентированном учете
Налог на прибыль и представительские расходы
Налог на добавленную стоимость и представительские расходы
Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров
Подтверждающие документы

Что подпадает под эту категорию затрат

Представительские расходы в налоговом учете регламентированы действующим НК нашей страны. В статье 264 представлен список подобных расходов. В общем случае к ним относятся затраты, которые несет субъект предпринимательства для организации проведения собрания учредителей и переговоров с будущими контрагентами.

Учет представительских расходов возможен в том случае, если компания несет следующие виды затрат:

Оплата услуг заведений общественного питания для организации деловых обедов и ужинов, а также приобретение продуктов и заказ кейтеринговых услуг для организации питания деловых партнеров в офисе компании. Необходимо, чтобы затраты подтверждались счетом или договором на оказание услуг. Алкогольные напитки согласно действующему законодательству допускается включать в затраты.
Оплата услуг транспортных компаний, которые доставляют партнеров компании и других участников мероприятия к месту проведения делового банкета и домой или в гостиницу.
Оплата услуг переводчиков, которые участвуют в переговорах с потенциальными контрагентами и инвесторами компании.

Обратите внимание, что этот список является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Когда налоговая инспекция будет проверять учет представительских расходов, она может списать все затраты, которые были понесены на заказ развлекательных мероприятий, саун и бильярдов.

Нельзя включать в состав представительских расходов такие затраты:

Оплата мероприятий в рамках культурной программы. Сюда включаются посещение музеев, театров, организация экскурсий по городу.
Оплата билетов участников банкета на проезд из другого населенного пункта. То есть, налоговая спишет с затратной части суммы, которые ушли на покупку железнодорожных или авиабилетов. Но аренду машины, которая доставит партнера из аэропорта в офис или ресторан, вписывать в затраты можно.
Приобретение ценных подарков для участников переговоров.

Учет представительских расходов в бухгалтерском учете, которые идут на приобретение сувениров и другой подобной продукции, является спорным пунктом. По этому вопросу существует два мнения контролирующих и судебных органов:

Налоговая служба не разрешает включать в состав представительских расходов затраты на изготовление или покупку сувениров. Мотивировка такого решения — отсутствие соответствующего пункта в Налоговом кодексе. Эти затраты должны включаться в состав маркетинговых мероприятий.
Судебные органы в некоторых случаях принимают сторону налогоплательщиков и отменяют доначисления в связи со снятием этих затрат. Свое решение они мотивируют тем, что распространение брендированных сувениров способствует увеличению бренда и, соответственно, росту продаж.

Во избежание проблем при проверке учета представительских расходов рекомендуется не включать сувениры в их состав или тщательно документировать их. Документы могут понадобиться как доказательства в судебном разбирательстве.

Какие расходы можно отнести к представительским

При организации учета представительских расходов нужно принимать во внимание пункты 1 и 2 статьи 264 Налогового кодекса. Согласно этим документам на расходы можно списать затраты, которые были понесены на обслуживание:

Работников и руководителей со стороны компании, которые участвуют в банкете или переговорах;
Представителей тех компаний, которые являются партнерами или будут ими.

Расходы на питание списываются независимо от того, как организован прием пищи и когда он проходит. Это могут быть деловые завтраки, обеды или ужины в ресторане, а также организация буфета прямо в офисе во время переговоров.

Затраты на оплату переводчиков оплачиваются только в том случае, если для встречи используются специалисты, которые не входят в штат компании и не получают зарплату.

Дополнительные требования, которые нужно принимать во внимание при организации учета представительских расходов:

НК не регламентирует конкретный состав расходов на проведение мероприятия;
Представительские расходы могут быть понесены в другом городе, если работник компании находится там в деловой командировке;
Деловое мероприятие может быть проведено для физических лиц и предпринимателей, которые могут быть или уже являются клиентами компании.

Оформление понесенных представительских расходов

Для правильного оформления представительских расходов в налоговом учете необходимо подготовить пакет документов, который будет предоставлен представителям ИФНС во время проверки. Как оформить представительские расходы?

Минимальный пакет первички включает в себя:

Приказ на проведение банкета, делового ужина, другого подобного мероприятия. Он должен быть заверен руководителем компании.
Смета со статьями и суммами расходов по каждому пункту. Они должны соответствовать перечню, приведенному в Налоговом кодексе.
Отчет о проведении банкета после его окончания. Это должен быть подробный документ, в котором указывается программа мероприятия и его участники, в том числе представители потенциального партнера.

Это перечень приведен согласно Письма Министерства финансов № 03−03−06/1/675.

Форма приказа официально не регламентируется, но в нем должны быть обязательно отражены следующие сведения:

Место проведения банкета, дата и время мероприятия;
Список лиц, которые принимают участие со стороны организатора и потенциального бизнес-партнера;
Цель организованного мероприятия. Чаще всего целью является подписание нового договора или продление существующих соглашений.
Программа всего мероприятия. Банкет может включать в себя встречу представителей партнера, несколько приемов пищи, проведение переговоров. Программу можно приложить к приказу в качестве отдельного документа.
Смета с указанием статей затрат и сумм по каждому из пунктов.
Сроки подготовки отчета о проведенном деловом банкете.

Обратите внимание, что отсутствие отчета может послужить основанием списания расходов после проверки налоговой службой. Для правильного учета нужно максимально подробно написать отчет и указать в нем цели, которые были достигнуты.

Обязательный перечень информации, который должен присутствовать в отчете:

Время, в течение которого было проведено запланированное мероприятие.
Список лиц, который принимал в нем участие. В некоторых случаях он может не совпадать с тем, что был приведен в приказе. Например, по причине замены одного делегата другим или неявки кого-то по объективным причинам.
Список переводчиков, которые были задействованы для организации общения с делегацией партнера из другой страны.
Цель проведения и упоминание о том, была ли она достигнута. Например, подписан договор на поставку товаров или соглашение о намерениях.
Фактически понесенные затраты. По каждой из статей затрат необходимо прикрепить к отчету официальные подтверждающие документы или чеки.

Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута

Вопрос о том, можно ли относить представительские расходы в расходную часть, если договор с контрагентом не заключен, законодательством не урегулирован. Поэтому здесь необходимо руководствоваться практикой применения законодательства.

Согласно решениям высших судебных органов, достижение цели делового мероприятия не является обязательным для списания расходов. Но во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами в этом случае рекомендуется более тщательно составить отчет, в котором указать, какие действия предпринимались для заключения договора и какие вопросы обсуждались с контрагентами. А также причины, по которым договор не был заключен или пролонгирован.

Что нужно помнить бухгалтеру о рекламных расходах?

рекламой признается информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке;
объектом рекламирования считается товар, средство его индивидуализации, изготовитель или продавец товара, результаты интеллектуальной деятельности либо мероприятие (в том числе спортивное соревнование, концерт, конкурс, фестиваль, основанные на риске игры, пари), на привлечение внимания к которым направлена реклама;
товаром является продукт деятельности (в том числе работа, услуга), предназначенный для продажи, обмена или иного введения в оборот.

Учет расходов на рекламу

обоснованы (т.е. экономически оправданы);
документально подтверждены;
произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
не упомянуты явно в статье 270 НК РФ, содержащей перечень расходов, не учитываемых при налогообложении.

Ненормируемые расходы – это:

расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;
расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;
расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях;
расходы на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов;
расходы на изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации;
расходы на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Нормируемые расходы – это:

расходы налогоплательщика на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей таких призов во время проведения массовых рекламных кампаний;
расходы на иные виды рекламы, не указанные выше.

А если рекламная компания закрывается за несколько месяцев одним документом на большую сумму, то даже этот один неправильно оформленный документ приведет к снятию данного расхода для целей налога на прибыль, доначислению налога в размере 20% от суммы расхода на рекламу, начислению штрафов и пеней.

Хотелось бы отметить, что для продвижения своего товара, для проведения рекламно-информационных мероприятий (РИМ) торговые компании очень часто заключают рамочные агентские договоры с крупными рекламными агентствами. Агентства, уже в свою очередь, привлекают для выполнения отдельных задач другие агентства. Эти сторонние организации закупают оборудование, материалы, оформляют стенды на выставках, витрины магазинов и салонов, закупают в фотобанках фотографии для рекламы в печати, в каталогах и брошюрах, в интернете, привлекают агентства для создания роликов, клипов, проводят РИМ в разных городах и регионах России.

Если организация заказывает размещение рекламы через посредника (например, рекламное агентство), то в состав ненормируемых расходов на рекламу включается как стоимость размещения рекламы, так и расходы на уплату посреднического (агентского) вознаграждения (письмо УМНС по г. Москве от 26.02.2003 N 26-12/12101).

При этом организация должна получить от посредника комплект первичных документов, подтверждающих факт размещения рекламы.

Так, например, организации оптовой торговли зачастую финансируют полностью (или частично) затраты розничных торговых организаций на издание каталогов (брошюр, листовок), содержащих информацию о реализуемых товарах с указанием реквизитов (адреса торговых точек, телефоны и т.д.) этих розничных торговых организаций.

Такие каталоги призваны формировать интерес не столько к потребительским свойствам реализуемых товаров, сколько к возможности приобрести товары по привлекательным ценам в данных конкретных торговых точках. Поэтому оптовая организация, финансирующая издание таких каталогов, не может учесть произведенные затраты в целях налогообложения прибыли как расходы на рекламу. По мнению налоговых органов, такие расходы вообще не могут быть учтены оптовой организацией в целях налогообложения (см. письмо УМНС по г. Москве от 16.09.2003 N 26-08/50782).

Не признаются рекламными расходами и затраты на изготовление конвертов, бланков, на которых нанесены реквизиты организации (название, логотип, сайт), используемые для деловой переписки. Ведь эта информация предназначена для конкретных лиц (письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/801). Расходы на изготовление конвертов и бланков писем (не важно, есть на них логотип или нет) признаются в целях налогообложения прибыли в составе почтовых расходов на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 02.11.2006 N 03-03-04/2/228).

Любовь Потемкина, эксперт-методолог

Полную версию статьи вы можете прочитать в №45 (886) от 10 ноября 2010 г. Международного финансового еженедельника "Финансовая газета"

Вопрос

Организация провела конференцию и ряд тренингов для своих сотрудников, связанные с основным видом ее деятельности общества (рекламирование лекарственных препаратов). Данные мероприятия проводятся не по месту работы сотрудников — в г. Сочи (арендуются залы и оборудование для проведения мероприятий). Мероприятия бывают как однодневные, так и рассчитанные на несколько дней. Сотрудникам оплачивают проезд и места в гостинице на время проведения мероприятий.

Какими документами можно подтвердить направленность указанных расходов на предпринимательскую деятельность для учета в целях налогообложения прибыли?

Ответ

В целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (при осуществлении расходов на территории РФ). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения прибыли полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

В силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (определения КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П, N 366-О-П).

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Поскольку в рассматриваемой ситуации проведение учебных мероприятий для сотрудников организует сама организация с привлечением лекторов, расходы на такое мероприятие не могут учитываться в качестве расходов на обучение (пп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ, Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 16.07. 2015 г. N 03-03-07/41000).

Кроме того, учебные мероприятия проводятся исключительно для сотрудников, что не позволяет признавать указанные затраты для целей налогообложения представительскими расходами (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

В тоже время перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации расходы, связанные с проведением учебных мероприятий для сотрудников, могут учитываться для целей налогообложения как “другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией” на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это указывает и нижеприводимая нами судебная практика.

На налогоплательщике лежит бремя раскрытия доказательств, обосновывающих природу произведенных затрат и их экономическую оправданность (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.08.2018 N Ф07-5696/18 по делу N А05-2318/2017). Поэтому во исполнение требований п. 1 ст. 252 НК РФ организация должна быть готова доказать факт несения расходов на обучение сотрудников, а также их экономическую оправданность и направленность на получение дохода (постановление ФАС Московского округа от 27.09.2013 N Ф05-11651/13 по делу N А40-5827/2013, от 13.06.2012 N Ф05-5388/12 по делу N А40-105356/2011).

В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (было оставлено постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012) рассматривался налоговый спор, касающийся ситуации, схожей с рассматриваемой.

Организация, занимающаяся оптовой торговлей лекарственными средствами, на регулярной основе проводило для своих сотрудников цикловые совещания, в рамках которых проходили обсуждения новой продукции и подходов к ее продвижению, маркетинговым мероприятиям, разнообразные внутренние тренинги по обучению сотрудников и бизнес-игры для сотрудников, а также внутренние обсуждения эффективности и результатов работы организации. Затраты на организацию и проведение цикловых совещаний были признаны судом направленными на получение дохода и обоснованными, в частности, по следующим основаниям:

Общество является коммерческой организацией, занимающейся реализацией специфических товаров — лекарственных средств. Для успешного ведения хозяйственной деятельности для общества крайне важно обеспечивать наиболее корректное, а потому эффективное и безопасное использование предлагаемых препаратов. В противном случае общество может понести значительные репутационные и финансовые потери. И, напротив, наиболее грамотное использование препаратов общества в конечном итоге приводит к повышению спроса на предлагаемые препараты и повышению прибыли общества.
На цикловых совещаниях, проводимых обществом на регулярной основе, сотрудники общества, подавляющее большинство которых является медицинскими представителями и менеджерами по работе с продукцией, обеспечивающими основную поддержку продаж, получают все необходимые знания относительно свойств и характеристик лекарственных средств, реализуемых обществом.
Помимо этого, регулярное усовершенствование ключевых навыков сотрудников, в том числе посредством проведения внутренних тренингов, необходимо любой коммерческой организации, прежде всего, в целях повышения эффективности ее работы, увеличения продаж и, как следствие, увеличения дохода.
Проводимые обществом на регулярной основе цикловые совещания являются основой внутрикорпоративного обучения сотрудников и позволяют обществу: развивать в сотрудниках навыки, являющиеся ключевыми для эффективной деятельности общества (в частности, это достигается путем проведения в рамках цикловых совещаний тренингов по развитию навыков продаж; навыков управления в аспекте мотивации сотрудников, их профессионального развития и т.д.); повышать уровень компетенции сотрудников, в частности, путем обмена опытом между медицинскими представителями общества из различных регионов; создавать и развивать внутренние единые стандарты менеджмента.
Кроме того, на цикловых совещаниях обсуждаются и детально анализируются результаты работы общества, а также стратегии и тактики по улучшению финансовых показателей и повышению эффективности работы общества в целом.
Мероприятия, проводимые в рамках цикловых совещаний, направлены на повышение уровня компетенции сотрудников общества, обсуждение результатов деятельности и стратегии их улучшения, и, как следствие, повышение эффективности работы общества, увеличение объемов продаж лекарственных средств, реализуемых обществом.
Необходимость проведения цикловых совещаний вне места деятельности общества и, как следствие, несение расходов на трансфер и проживание сотрудников, на аренду конференц-залов и необходимого оборудования для проведения презентаций обусловлено объективными причинами.
Проведение аналогичных совещаний является обычной практикой для компаний, работающих в области производства и оптовой торговли лекарственными средствами.

Таким образом, полагаем, что в рассматриваемой ситуации организация должна располагать продуманными доводами в пользу экономической оправданности и направленности на получение дохода осуществляемых затрат на проведение учебных мероприятий для сотрудников.

Наличие по данному вопросу судебной практики указывает на то, что риски возникновения претензий к правомерности учета таких расходов присутствуют.

Данные расходы учитываются в порядке, предусмотренном пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Следует иметь в виду, что экономическая оправданность и направленность на получение дохода затрат на проведение учебных мероприятий в рассматриваемой ситуации должны следовать из подтверждающих их осуществление документов.

Законодательство РФ не указывает, какими именно документами должны подтверждаться рассматриваемые расходы, поэтому в этих целях следует исходить из общих требований законодательства и сложившейся по схожим ситуациям правоприменительной практики.

В соответствии с общими требованиями расходы для целей налогообложения прибыли учитываются при условии их подтверждения документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, то есть подтверждения первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в том числе, содержащими обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (ст. 313, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 13.09.2018 N 03-03-06/1/65618, от 31.05.2018 N 03-07-11/37134, от 14.05.2018 N 03-03-06/1/31933, от 12.01.2018 N 03-03-06/1/797). Поэтому все подтверждающие расходы на проведение учебных мероприятий документы должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Арбитражная практика свидетельствует о том, что документальным подтверждением расходов на обучение сотрудников в схожих с рассматриваемой ситуациях могут являться (см., например, постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (было оставлено постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012), Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.10.2011 N 09АП-25365/11):

Приказ руководителя организации о направлении сотрудников на обучение, содержащий информацию о том, что сотрудники направляются на обучение в связи с производственной необходимостью с раскрытием сути этой необходимости, целей обучения сотрудников (могут быть указаны конкретные навыки сотрудников, в целях развития которых проводится обучение) и тем, изучаемых на учебном мероприятии.
Документы, подтверждающие понесенные расходы. В данной ситуации ими являются:
- документы, подтверждающие оказание услуг лектором (например, договор на оказание услуг по обучению и акт оказанных услуг);
- документы, подтверждающие расходы на аренду помещения для проведения мероприятий (например, договор аренды помещения для проведения мероприятия; документы, подтверждающие оплату арендных платежей и акт приемки-передачи арендованного имущества — см. также письмо Минфина России от 13.12.2012 N 03-11-06/2/145);
- документы, подтверждающие расходы на проживание сотрудников на время проведения мероприятия и на проезд сотрудников к месту проведения мероприятия (такими документами могут являться счета гостиниц, проездные билеты и другие документы, подтверждающие произведенные расходы или же документы, оформленные самой организацией с исполнителем услуг по аренде помещений и перевозке сотрудников).
Программа обучения сотрудников, в которой подробно описаны предоставленные услуги по обучению.

Судебная практика указывает на то, что налоговый орган может затребовать также:

Список сотрудников, прошедших обучение.
Отчеты о проведенных учебных мероприятиях.
Авансовые отчеты сотрудников с приложением подтверждающих документов.

При этом судьи указывают на то, что законодательство РФ не предусматривает необходимости составления в подобных ситуациях каких-либо отчетов или списков лиц-участников.

По нашему мнению, для полноты документального подтверждения расходов на проведение учебных мероприятий организации все же следует оформлять и списки работников, прошедших обучение, и отчеты о проведенных учебных мероприятиях и осуществленных расходах. В отчетах, составленных конкретно по проведенным учебным мероприятиям, отражаются:

цель учебных мероприятий и результаты их проведения;
дата и место проведения;
программа учебных мероприятий;
список обучающихся сотрудников, принявших участие в мероприятии;
величина расходов на проведение учебных мероприятий.

При этом все расходы, перечисленные в отчетах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Кроме того, полагаем, что организации следует составлять сметы предстоящих расходов и акты об осуществлении расходов на учебные мероприятия, подписанные руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов.

Отметим, что схожий порядок документального подтверждения расходов был разъяснен официальными органами в отношении представительских расходов (письма Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115, от 22.12.2006 N 21-11/113019@). Мы полагаем, что общие требования к составу необходимых документов могут применяться и к рассматриваемой ситуации.

Для признания в целях налогообложения прибыли расходов на обучение документальным подтверждением, по мнению официальных органов, могут служить: договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений, сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение, акт об оказании услуг (письма Минфина России от 28.02.2007 N 03-03-06/1/137, от 21.04.2010 N 03-03-06/2/77, УФНС России по г. Москве от 19.08.2008 N 20-12/077572).

Авансовые отчеты, как отмечают арбитры, необходимы только в случаях выдачи сотрудникам денежных средств. Если организация не выдает какие-либо денежные средства (на проезд или проживание) сотрудникам, принимающим участие в учебных мероприятиях, представление авансовых отчетов сотрудников для подтверждения расходов на проживание и проезд не требуется.

Кроме того, считаем, что снижению налоговых рисков также поспособствует наличие списков сотрудников (протоколов) с подписями обучающихся сотрудников, подтверждающими их фактическое присутствие на мероприятии.

Учитывая изложенное, считаем, что в рамках проведения учебных мероприятий расходы могут подтверждаться следующими документами:

Приказами руководителя организации о направлении сотрудников на обучение с приложением списков сотрудников, проходящих обучение.
Программами обучения (планами мероприятий) сотрудников с указанием тем обучения.
Сметами предстоящих расходов.
Отчетами о проведенных учебных мероприятиях с приложением документов, подтверждающих фактически понесенные расходы.
Актами об осуществлении расходов на учебные мероприятия.
Авансовыми отчетами сотрудников с приложением подтверждающих документов (в случае, если сотрудникам выдавались денежные средства).
Списки сотрудников (протоколы) с подписями обучающихся сотрудников, подтверждающими их фактическое присутствие на мероприятии.

Данный перечень документов является примерным, организация вправе самостоятельно разработать порядок документального подтверждения рассматриваемых расходов.

Таким образом, с учетом приведенной правоприменительной практики, мы считаем, что в рассматриваемом случае для учета в целях налогообложения расходы на учебные мероприятия помимо приказа руководителя о проведении таким мероприятий должны оформляться также иными документами, примерный перечень которых мы привели выше.

Эти документы должны содержать полные и конкретные сведения, раскрывающие фактические обстоятельства проведения мероприятий, а также подтверждать экономическую оправданность и направленность на получение дохода затрат на их проведение.

Управляющий партнер группы юридических и аудиторских компаний "СБП" Кира Гин-Барисявичене разделила новогодние траты на три группы: расходы на корпоратив, новогодние подарки и билеты на елки и подробно рассказала о каждой из них. Начнем с первой: расходы на корпоратив. Основанием для отражения расходов на корпоратив в бухгалтерском учете предприятия служат первичные документы. Если организация решила провести корпоратив, то первым делом она должна издать приказ по организации, в котором указываются наименование мероприятия, его обоснование, дата, место проведения, ответственное за его проведение лицо. Утверждаются список сотрудников, принимающих участие в корпоративе, программа мероприятия и смета расходов.

Расходы, связанные с проведением корпоративных мероприятий, отражаются по дебету счета 91/2 "Прочие расходы" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Расходы на проведение праздничного вечера не будут экономически оправданными в целях исчисления налога на прибыль (п.1 ст. 252 НК РФ), поскольку они не связаны с производственной деятельностью предприятия. Более того, даже если в трудовом (или коллективном) договоре будет предусмотрено участие работника в новогоднем мероприятии, то расходы на оплату труда этих работников не будут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на основании п. 49 ст. 270 НК РФ. Расходы на корпоратив не относятся к затратам, связанным с хозяйственной деятельностью предприятий, и поэтому компания не имеет права на применение вычетов по НДС.

Вторая группа расходов - затраты на новогодние подарки. Детские подарки, подарки сотрудникам и деловым партнерам организация может приобрести за счет двух источников. Первый - расходы организации, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Второй - чистая прибыль организации, если учредители дали согласие расходовать прибыль на эти цели. Порядок бухгалтерского и налогового учета по детским подаркам будет точно такой же, как и в отношении "взрослых" подарков. В бухгалтерском учете расходы на приобретение подарков списываются на счет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "Прочие расходы" в качестве внереализационных расходов. При расчете налога на прибыль указанная сумма не учитывается.

НДС на стоимость детских подарков начисляется, и организация имеет право на вычет входного НДС, если он был указан в документах поставщика. Новогодние подарки, которые вручаются сотрудникам по случаю праздника, то есть в качестве поздравления, а не поощрения за труд, не считаются разновидностью оплаты труда. Следовательно, передача таких подарков представляет собой их безвозмездную реализацию, облагаемую НДС. К такому выводу пришел ФАС Московского округа (постановление от 17.10.12 N А40-29743/12-140-143), тем самым разделив позицию минфина (письмо от 22.01.09 N 03-07-11/16). Бесплатное получение сотрудником новогоднего подарка для своего ребенка государство расценивает как его доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ, но только в том случае, если подарок дороже двух тысяч рублей.

Важный момент - выдачу новогодних подарков следует осуществлять по ведомости. В ней должны расписаться лица, получающие подарки. Ведомость может быть составлена в произвольной форме, но должна содержать реквизиты в соответствии с ФЗ "О бухгалтерском учете": наименование документа, дату его составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции. И, наконец, билеты на детское новогоднее представление. Любая организация имеет право подарить сотрудникам и их детям билеты на концерт, театральное представление, новогоднюю елку. Но порядок учета билетов отличается от порядка учета приобретенных призов и подарков. Целесообразно стоимость приобретенных билетов на елку отразить на счете 50 "Касса" субсчет 3 "Денежные документы". Основанием для выдачи билетов сотрудникам является ведомость, подписанная главным бухгалтером и утвержденная руководителем предприятия.

Если ваша организация не относится к учреждениям культуры и искусства и безвозмездно передает билеты сотрудникам, то на их стоимость бухгалтерия должна начислить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Стоимость билетов на новогоднюю елку включается в доход сотрудников как доходы, полученные в натуральной форме, и облагается НДФЛ по ставке 13%.

Как правило, учесть расходы на корпоративное празднование Нового года при расчете налога на прибыль весьма проблематично. Надзорные органы расходы на празднование Нового года не относят к экономически обоснованным и направленным на получение дохода затратам. На практике одни компании, чтобы минимизировать налог на прибыль, оформляют затраты на новогодний корпоратив в качестве представительских расходов, пригласив на них бизнес-партнеров. Для этого в документах целесообразно указать цель корпоративного мероприятия как подведение итогов уходящего года. В качестве подтверждающих документов оформляются протокол официального мероприятия, его смета и программа.

Другие компании прописывают в коллективных и трудовых договорах возможность выдачи своим работникам новогодних подарков. В этом случае их стоимость можно учесть в расходах на оплату труда, перечень которых является открытым. Но каким бы образом компания ни учла такие расходы, ей следует быть готовой к претензиям проверяющих. Кроме того, безвозмездная передача подарков является объектом обложения НДС, поэтому новогодний корпоратив с раздачей подарков в любом случае увеличивает налоговую нагрузку, рассказал "РБГ" ведущий консультант аудиторской компании МКПЦН Виталий Сазанский.

НК РФ позволяет компаниям не удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости подарков, если она за год не превышает 4000 руб. Это правило распространяется не только на работников, но и других лиц. Однако бухгалтеру следует учитывать определенные нюансы. Во-первых, компаниям следует вести персонифицированный учет подарков, вручаемых физическим лицам. Во-вторых, передача имущества должна быть документально оформлена как подарок. Иначе доход в виде новогоднего подарка будет облагаться налогом по другим правилам. Например, подтвердить факт дарения можно приказом руководителя о вручении подарков, письменным распоряжением на их приобретение, ведомостью выдачи подарков, подписанной одаряемыми. В-третьих, Гражданский кодекс предписывает компаниям подарки физическим лицам дороже 3000 рублей оформлять письменным договором дарения, резюмирует Виталий Сазанский.

И. В. Заровнятных
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

Если сотрудники компании будут участвовать в спортивном марафоне и компания оплатит их участие, можно ли будет принять оплату на затраты для целей налогообложения? Если на форме сотрудников-участников марафона будет наша символика, будет ли это являться рекламными расходами? В данном случае у сотрудников не возникнет дохода, облагаемого НДФЛ или взносами?

Ответ

Если работники участвуют за счет работодателя в спортивных соревнованиях, то денежные средства, уплаченные организацией в связи с участием работников в соревнованиях, по нашему мнению, подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами. Иную точку зрения, скорее всего, придется доказывать в суде.

По нашему мнению, расходы на участие сотрудников в спортивном марафоне не являются экономически обоснованными, поскольку не несут для организации никаких экономических выгод. Поэтому данные расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Если расходы будут соответствовать условиям рекламы, то данные затраты можно учесть как расходы на рекламу.

Обоснование

В соответствии с п. 1 ст. 24 Налогового кодекса РФ налоговыми агентами признаются лица, на которых возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ.

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся, в частности, оплата за него организациями или индивидуальным предпринимателем товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, и полученные им товары (работы, услуги) на безвозмездной основе или с частичной оплатой (п. 2 ст. 211 НК РФ).

Внесение организацией за своих работников вступительных взносов за участие в мероприятиях может быть признано экономической выгодой (доходом) работников, поскольку производится в интересах самих работников, не связано непосредственно с повышением их профессионального уровня, не является обязательным условием осуществления ими профессиональной деятельности.

Если в организации имеются списки участвовавших работников, то общую сумму, потраченную работодателем на данные мероприятия, необходимо распределить на всех работников, которые принимали в них участие (Постановление ФАС Поволжского округа от 22.02.2006 N А12-16927/05-С50). В соответствии со ст. 211 НК РФ НДФЛ начисляется отдельно по каждому работнику.

По мнению Минфина России, можно не уплачивать НДФЛ, если персонифицировать доход работников невозможно (Письмо Минфина России от 15.04.2008 N 03-04-06-01/86).

Согласно официальной позиции, выраженной Минфином России, расходы на участие работников в корпоративных мероприятиях облагаются НДФЛ. Так, в Письмах Минфина России от 22.11.2010 N 03-04-06/6-272, от 17.02.2005 N 03-05-01-04/34 отмечено, что расходы работников при направлении их в командировку для участия в спартакиаде (иных подобных мероприятиях) не являются командировочными, поскольку не связаны с производственной деятельностью, и облагаются НДФЛ.

Доход работника в натуральной форме возникает у него, если вы (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ):

выплатили ему заработную плату в неденежной форме;
оплатили за него товары (работы, услуги).

Такой доход облагается страховыми взносами в общем порядке (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).

Таким образом, если работники участвуют за счет работодателя в спортивных соревнованиях, то денежные средства, уплаченные организацией в связи с участием работников в соревнованиях, по нашему мнению, подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами. Иную точку зрения, скорее всего, придется доказывать в суде.

Обязательными условиями для включения затрат в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, являются их экономическая обоснованность, наличие подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, а также связь с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

К рекламным затратам при исчислении налога на прибыль можно отнести расходы (п. 4 ст. 264 НК РФ):

на рекламу через СМИ, информационно-телекоммуникационные сети, при кино- и видеообслуживании;
световую и иную наружную рекламу (в том числе изготовление рекламных стендов и щитов);
участие в выставках, ярмарках, экспозициях, оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов;
изготовление брошюр и каталогов о товарах, работах, услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, о самой организации;
уценку товаров, потерявших свои первоначальные качества при экспонировании;
приобретение (изготовление) призов для победителей розыгрышей во время проведения массовых рекламных кампаний;
иные расходы на рекламу.

Информацию о том или ином объекте можно считать рекламой, если она одновременно отвечает следующим условиям (п. 1 ст. 3 Федеральный закон от 13.03.2006 N 38- "О рекламе"):

распространяется любым способом, в любой форме и любыми средствами;
адресуется неопределенному кругу лиц;
направлена на привлечение внимания к объекту, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

Если вы несете расходы на распространение информации, которая не является рекламой, они не будут учитываться как рекламные.

Таким образом, если расходы будут соответствовать условиям рекламы, то данные затраты можно учесть как расходы на рекламу.

И. В. Заровнятных
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Поможем не забыть сделать главное.

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера и юриста

Читайте также: