Положение о проведении ревизий бухгалтерских и налоговых документов
Опубликовано: 14.05.2024
Бухучет — одна из важнейших составляющих системы управления компанией. Чтобы владельцы и менеджеры организации могли быть уверены в том, что в этой области все в порядке, бухгалтеров необходимо контролировать. Для этого часто используется ревизия состояния бухгалтерского учета. Рассмотрим, как она проводится и какие задачи решает.
Понятие ревизии и ее задачи
Ревизия вообще — это проверка соответствия того или иного процесса установленным нормам. Таким образом, бухгалтерская ревизия представляет собой контроль за соблюдением законодательства о бухучете.
В широком смысле ревизией в бухгалтерии можно назвать и налоговую проверку. Близка к ней также бухгалтерская экспертиза, которую проводят правоохранительные органы при расследовании экономических преступлений.
Но в обоих этих случаях инициатором ревизии являются внешние структуры, а цели, мягко говоря, не совпадают с задачами бизнеса. Поэтому далее будем говорить только о ситуации, когда решение о проверке принимают владельцы компании или топ-менеджеры.
В этом случае бухгалтерская ревизия организации может решать следующие основные задачи:
- Объективная оценка финансового состояния бизнеса и стоимости активов. Это может понадобиться, например, при реорганизации компании или при изменении состава учредителей.
- Проверка профессионального уровня бухгалтерской службы. Руководители компании далеко не всегда являются специалистами в финансовой сфере, поэтому им трудно самостоятельно оценить квалификацию бухгалтеров. Следовательно, если возникают сомнения, то лучший способ разрешить их — провести детальную проверку учета.
- Выявление фактов недобросовестности сотрудников: халатность, нецелевое использование ресурсов, хищение и т.п. Например, иногда специалисты отдела снабжения производят закупки по завышенным ценам, получая вознаграждение от контрагентов. Найти таких нарушителей можно с помощью анализа расчетов и сопоставления цен на приобретаемые материалы с рыночным уровнем.
- Подготовка к внешним проверкам: налоговым, аудиторским, участию в тендерах. В двух последних случаях особое внимание обращают на ревизию бухгалтерской отчетности. Ведь классическая аудиторская проверка заключается именно в подтверждении достоверности отчетов. Также баланс с необходимыми приложениями в обязательном порядке входит и в комплект документов, предоставляемых на тендер.
Иногда ревизия бухгалтерских документов назначается и по форс-мажорным обстоятельствам: если по итогам уже прошедшей налоговой или аудиторской проверки были выявлены серьезные нарушения. Но лучше, конечно, не дожидаться подобного результата, а заранее продумать, кому можно доверить ведение бухгалтерского и налогового учета.
О преимуществах аутсорсинга
При передаче учета на аутсорсинг обязательной частью процедуры является ревизия текущего состояния дел. От ее результатов во многом зависит, как в дальнейшем будет происходить взаимодействие между заказчиком и бухгалтерской фирмой. Зачастую, до приема организации «в работу», ее учет необходимо существенно скорректировать, а в сложных случаях — даже полностью восстановить бухучёт.
Порядок проведения ревизии бухучета
В крупных компаниях ревизия, как правило, проводится собственными силами. Для этого предназначены специальные подразделения — службы внутреннего аудита.
Компании, относящиеся к среднему и малому бизнесу, обычно поручают проверку бухслужбы сторонним организациям: аудиторским или консалтинговым фирмам.
Независимо от исполнителей и цели проверки, она включает в себя следующие этапы:
- Документирование решения.
Руководитель компании издает соответствующий приказ. В нем отражаются состав ревизионной комиссии, сроки проверки ревизии и ее объект. Это может быть как весь бухучет, так и его отдельные разделы, например, касса, расчеты с контрагентами или начисление зарплаты. Если проверка поручается внешней организации, то это также отражается в приказе. Компании, имеющие штатную службу внутреннего аудита, обычно разрабатывают подробное положение, регламентирующее проведение проверок, а в приказе просто ссылаются на него. Сторонние же проверяющие работают по собственным регламентам, согласовав применяемые методики с заказчиком. - Подготовка.
На этом этапе проверяющие составляют план ревизии, исходя из установленного срока, и запрашивают у ответственных лиц необходимые документы. - Проведение проверки.
Методы, применяемые на этом этапе, зависят от того, какие разделы подлежат ревизии. Например, если речь идет об учете денежных средств или иных ценностей, то, кроме анализа документов, необходимо провести инвентаризацию. А при проверке расчетов может потребоваться сверка с контрагентами. - Оформление результатов.
Документально бухгалтерская ревизия оформляется в виде акта. Он включает в себя все выявленные нарушения и рекомендации проверяющих по устранению недостатков.
Использование результатов ревизии
По итогам проверки владельцы и руководство компании могут принять решение об изменении системы организации учета. Глубина реорганизации зависит от серьезности выявленных нарушений:
- Внесение изменений в учетную политику и регламент документооборота.
- Реорганизация бухгалтерской службы, полная или частичная смена кадрового состава.
- Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг.
Все перечисленные меры могут применяться как по отдельности, так и совместно.
Оставшаяся же часть финансовой службы проходит реорганизацию, осваивает новые регламенты и т.д.
Штатные бухгалтеры чаще всего допускают ошибки при расчете зарплаты. В ходе проведения аудита мы выявляли недочеты в 85% случаев. А ведь нарушения, связанные с оплатой труда, являются самыми тяжелыми с точки зрения возможных последствий. Предприятием, допустившим их, могут заинтересоваться не только налоговики, но и трудовая инспекция, а также правоохранительные органы. Подробнее о ревизии начисления зарплаты мы рассказали здесь.
Вывод
- Если у владельцев бизнеса возникли сомнения в достоверности учетных данных — подтвердить или развеять их поможет ревизия бухучета.
- Проводить такую проверку можно как собственными силами, так и с привлечением внешних консультантов.
- Итоги ревизии могут стать причиной серьезных оргвыводов, вплоть до полного изменения подходов к организации учета.
«Клерк» Рубрика Первичка
Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.
Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»
№ нового перечня
№ старого перечня
Вид документа
Было
Стало
Ценообразование
Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения
10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Финансирование, кредитование деятельности
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Бухгалтерский учет и отчетность
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые;
б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
Постоянно (на усмотрение архива)
а) до ликвидации организации;
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности, но не менее 5 лет
5 лет после смены материально ответственного лица
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг
5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)
5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:
— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;
— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Журналы, базы данных учета:
б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей
а) постоянно (на усмотрение архива);
б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
а) до ликвидации организации;
Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств
5 лет после ликвидации основных средств
До ликвидации организации
Книги, журналы, карточки учета поступления валюты
5 лет при условии
Учет оплаты труда
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Налогообложение
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
Расчеты по страховым взносам
Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Налоговые декларации ИП
Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней
5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Приказ Минсельхоза РФ от 1 марта 2001 г. N 235
"Об утверждении Инструкции"
В целях обеспечения контроля за целевым использованием средств федерального бюджета и финансово-хозяйственной деятельностью предприятий и органов управления агропромышленным комплексом и в соответствии с Положением о Контрольно-ревизионном управлении Минсельхоза России от 29 декабря 2000 г. приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности.
2. Контрольно-ревизионному управлению при проведении ревизий и проверок руководствоваться указанной Инструкцией.
Приложение
к приказу Минсельхоза РФ
от 1 марта 2001 г. N 235
Инструкция
о порядке проведения ревизий и проверок
финансово-хозяйственной деятельности
1. Общие положения
2. Организация и подготовка ревизии
3. Порядок проведения ревизии
4. Оформление и реализация результатов ревизии
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция (далее - Инструкция) разработана в соответствии с утвержденным Положением о Контрольно-ревизионном управлении Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 29 декабря 2000 года.
1.2. Контрольно-ревизионное управление (далее - КРУ) проводит ревизии и проверки в пределах полномочий Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Минсельхоз России):
- структурных подразделений центрального аппарата Минсельхоза России
- органов управления сельским хозяйством субъектов Российской Федерации в соответствии с заключенными с Минсельхозом России договорами
- юридических лиц, подведомственных Минсельхозу России
- юридических и физических лиц, получивших средства федерального бюджета на основании контрактов (далее - ревизуемые объекты).
1.3. Настоящая Инструкция в пределах полномочий Минсельхоза России устанавливает порядок осуществления контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при использовании средств федерального бюджета, сохранностью государственной собственности, обоснованностью хозяйственных и финансовых операций, эффективным использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, состоянием бухгалтерского учета, наличием и движением денежных средств, отчетности и внутреннего контроля.
1.4. Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемым объектом, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами возложена ответственность.
Проверка представляет собой единичное контрольное действие или анализ состояния дел на определенном участке деятельности ревизуемого объекта.
Проверка может быть сплошной или выборочной.
При сплошной проверке проверяются все документы и записи в режиме бухгалтерского учета. Сплошной проверке подвергаются кассовые операции и операции по счетам, расчеты с подотчетными лицами и другие участки деятельности ревизуемого объекта, указанные в программе проверки (п.2.4 Инструкции).
При выборочной проверке проверяется часть первичных документов в каждом месяце ревизуемого периода или за несколько месяцев. Если выборочной проверкой устанавливаются серьезные нарушения или злоупотребления, то проверка на данном участке деятельности ревизуемого объекта проводится сплошным способом.
Методические рекомендации по проведению ревизий утверждаются начальником КРУ.
1.5. Ревизии финансово-хозяйственной деятельности объектов, перечисленных в п.1.2 Инструкции, проводятся не чаще одного раза в год, проверки - по мере необходимости.
1.6. КРУ в соответствии с п.1.5. Инструкции проверяет:
- соответствие осуществляемой деятельности ревизуемого объекта законодательству Российской Федерации, учредительным документам, имеющимся лицензиям и разрешениям;
- законность создания филиалов и дочерних предприятий, правомерность совершения с ними хозяйственных операций, в том числе операций, связанных с передачей имущества;
- обоснованность расчетов сметных назначений;
- исполнение смет расходов;
- использование бюджетных средств по целевому назначению;
- полноту и своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;
- соблюдение финансовой дисциплины, правильность и достоверность ведения бухгалтерского учета, составления отчетности;
- обоснованность расчетных, кредитных операций, операций с денежными средствами и ценными бумагами;
- обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей;
- операции с основными средствами и нематериальными активами;
- лизинговые операции;
- операции по страхованию имущества;
- обеспечение сохранности и эффективного использования государственного имущества;
- операции, связанные с финансовыми вложениями;
- сохранность, правильность оприходования и использования материальных ресурсов;
- обоснованность произведенных затрат, связанных с текущей деятельностью, и затрат капитального характера;
- достоверность учета готовой продукции и ее реализации;
- расчеты по оплате труда и прочие расчеты с физическими лицами;
- расчеты с поставщиками и покупателями, дебиторами и кредиторами, участниками совместной деятельности;
- формирование финансовых результатов и их распределение;
- состояние бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля;
- выполнение указаний по устранению недостатков, выявленных предыдущей ревизией или проверкой.
1.7. При проведении ревизии проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого объекта.
1.8. Ревизии и проверки (далее - ревизии) должны обеспечить: выявление и мобилизацию имеющихся резервов производства, повышение его эффективности и качества работы; усиление роли внутреннего контроля в использовании средств федерального бюджета, государственного имущества, денежных средств и материальных ценностей, выявление причин и условий, способствующих образованию потерь, недостач и совершению хищений, подлогов, подделок и других злоупотреблений; разработку в необходимых случаях предложений о пересмотре действующих норм, нормативов и смет, расценок, тарифных ставок, цен, а также об изменении отдельных нормативных актов (положений, инструкций).
2. Организация и подготовка ревизии
2.1. Ревизии финансово-хозяйственной деятельности проводятся на основе планов проведения ревизий и проверок (далее - план), утверждаемых Министром сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Министр). Планы хранятся как документы, не подлежащие оглашению.
Ревизии финансово-хозяйственной деятельности могут осуществляться во внеплановом порядке по приказам Министра, в том числе по заданиям контролирующих органов и мотивированным постановлениям правоохранительных органов Российской Федерации.
Начальник КРУ даст указания на проведение ревизий в соответствии с утвержденным Министром планом.
КРУ осуществляет проверки писем, заявлений и жалоб предприятий и граждан на основании поручений Министра и заместителя Министра, координирующего оперативную деятельность КРУ.
2.2. Ревизуемые объекты могут включаться в план на основании предложений департаментов и управлений Минсельхоза России, Главного контрольного управления Президента Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Минфина России, правоохранительных органов. В составе ревизионных групп указанных государственных органов специалисты КРУ принимают участие только на основании приказа Министра.
Вопросы проверок целевого использования средств федерального бюджета ревизуемыми объектами, являющимися крупными бюджетополучателями, в первоочередном порядке включаются в планы проверок Минсельхоза России.
На ревизуемых объектах, допускающих бесхозяйственность и расточительство, имеющих неудовлетворительные финансовые показатели работы, ревизии проводятся по мере получения информации о данных нарушениях.
2.3. Составлению программы ревизии и ее проведению предшествует подготовительный период. Начальником КРУ для подготовки ревизии назначается рабочая группа из квалифицированных сотрудников КРУ и ее руководитель, который организует подготовку и анализ материалов, необходимых для проведения ревизии.
Рабочая группа:
- знакомится с организационно-правовой структурой ревизуемого объекта, его филиалов и дочерних предприятий, наличием аффилированных лиц;
- изучает структуру капитала ревизуемого объекта;
- знакомится с видами производственной и хозяйственной деятельности ревизуемого объекта, технологическими особенностями производства, средним уровнем рентабельности аналогичных производств;
- подбирает законодательные и нормативные акты Российской Федерации, а также указания, приказы, распоряжения и письма Минсельхоза России, касающиеся деятельности ревизуемого объекта:
- изучает материалы предыдущих ревизий, а также их реализацию;
- направляет запросы по отдельным вопросам ревизии в структурные подразделения Минсельхоза России, на ревизуемый объект;
- проводит анализ обоснованности выделения бюджетных средств по статьям бюджетной и экономической классификаций за ревизуемый период;
- производит оценку планируемых трудозатрат в человеко-днях;
- определяет уровень существенности по основным показателям деятельности ревизуемого объекта.
Источниками получения информации о ревизуемых объектах для ревизоров являются следующие документы, имеющиеся в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата Минсельхоза России или запрашиваемые в установленном порядке:
- учредительные документы;
- внешняя отчетность;
- отчеты руководителей федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Минсельхозу России, представителей государства в акционерных обществах и их ревизионных комиссиях, аудиторских организаций.
2.4. На основании подготовительной работы, проведенной в соответствии с п.2.3. Инструкции, руководителем рабочей группы готовится:
- пакет подобранных на подготовительном этапе документов с их перечнем, а при необходимости - аналитическая записка;
- проект программы ревизии или перечень основных вопросов ревизии (далее - программа ревизии);
- обоснование объема работ и количество необходимых специалистов ревизионной группы, в том числе консультантов и экспертов (далее - ревизионная группа).
При ревизии по требованию правоохранительных органов программа ревизии включает перечень поставленных ими вопросов, входящих в компетенцию КРУ.
2.5. Программа ревизии, состав ревизионной группы и ее руководитель утверждаются начальником КРУ.
Программа ревизии включает тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии, а также срок, за который они должны быть проверены.
При ревизии в программе предусматривается, какие производственные единицы, филиалы, выделенные на отдельный баланс, и дочерние предприятия должны быть подвергнуты проверке или ревизии.
Ревизионная группа состоит из работников КРУ. По мере необходимости могут привлекаться (в качестве консультантов и экспертов) специалисты структурных подразделений центрального аппарата Минсельхоза России, а также других юридических лиц, подведомственных Минсельхозу России, в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
2.6. Ревизия проводится за период деятельности ревизуемого объекта, определенный программой ревизии.
2.7. Сроки проведения ревизии определяются начальником КРУ с учетом объема предстоящих работ, вытекающих из конкретных задач ревизии и особенностей ревизуемого объекта, и, как правило, не могут превышать 30 календарных дней.
Продление первоначально установленного срока ревизии осуществляется начальником КРУ по мотивированному представлению руководителя ревизионной группы, при проведении ревизии по требованию правоохранительных органов в установленном порядке.
2.8. На проведение каждой ревизии членам ревизионной группы (далее - ревизоры) выдается специальное удостоверение, которое подписывает начальник КРУ, либо издается приказ Минсельхоза России о назначении ревизионной группы в составе работников КРУ и высококвалифицированных специалистов экономических, финансовых, производственно-технических и других служб и о привлечении сотрудников юридических лиц, подведомственных Минсельхозу России, в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
2.9. Руководитель ревизионной группы перед началом ревизии знакомит ревизоров с содержанием программы ревизии, материалами, подготовленными рабочей группой, распределяет вопросы и участки работы между ревизорами, определяет перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизии и сроки их выполнения.
3. Порядок проведения ревизии
4. Оформление и реализация результатов ревизии
Начальник Контрольно-ревизионного
управления
Н.И.Яремко
См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7' 2020
Обратите внимание на эту статью закона об архивном деле:
1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов…
2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством…
Перечни типовых управленческих документов (в т.ч. и пока действующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558) являются нормативными правовыми актами и имеют обязательный характер, поэтому и все примечания к установленным срокам хранения являются обязательными. Все примечания подчеркивают, что срок хранения начинает исчисляться после исполнения и истечения срока действия документов:
- после прекращения действия;
- после исполнения условий соглашения;
- после исполнения обязательств;
- после снятия с налогового учета;
- при условии проведения проверки, ревизии;
- при условии проведения внешней (аудиторской) проверки и т.п.
См. новость «Ситуация с новым Перечнем документов со сроками хранения» в № 2' 2020
Подобные примечания чаще всего встречаются в разделах перечней, когда устанавливаются сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и отчетности. Именно первичные учетные документы и документы-основания к ним фиксируют факты совершения хозяйственной операции и являются основой для их отражения в бухгалтерском учете.
Поэтому, во-первых, храните документы в течение нормативного срока – 5 лет после завершения проверки, ревизии, если в перечне сделано такое уточнение срока. А во-вторых, посоветуйтесь с бухгалтером, потому что срок хранения первичных учетных документов может исчисляться как срок (год) последнего использования документов в бухгалтерском учете + 5 лет при условии завершения проверки, ревизии. Поясним на примере, что подразумевают заложенные в Перечне формулировки:
Организация приобрела какие-то основные средства (оборудование, здание и т.п.) и в течение всего срока, когда будет исчисляться амортизация, документы-основания будут выполнять свою функцию доказательства, будут продолжать свое действие и должны сохраняться, например, в течение 30 лет. А потом надо хранить еще плюс 5 лет после завершения налоговой проверки (и с 1 января следующего года их можно будет уничтожить). По крайней мере это имеет в виду Перечень документов со сроками хранения 2010 года, на смену которому мы ждем новый.
Если действовать «четко по написанному», то возникают вопросы, на которые мы попросили ответить аудитора, который знает практику работы:
Если ждать налоговой проверки и от этого отсчитывать 5 лет, то такая проверка может никогда не прийти либо прийти лет через 10. И все это время действительно нельзя уничтожать документ?
Формально (если буквально следовать тексту нормы) без прошедшей проверки соответствующие документы уничтожать нельзя. Но эту проблему может решить и сама организация, которой мешают те или иные документы.
О какой ревизии идет речь – может имеется в виду не налоговая проверка?
Сноски, указанные в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, упоминают о «проверке (ревизии)». При этом ревизии проводятся в целях бюджетного контроля (п. 2 ст. 267.1 БК РФ) и у большинства организаций их точно не будет. Ревизионные комиссии (ревизоры) АО и ООО (там, где они есть) проводят не ревизии, а проверки. Итак, проверка (но не ревизия) документов может быть проведена как внутренними контрольными органами, так и аудиторами (для ГУПов возможен именно этот вариант). Поэтому проверку можно сделать силами ревизоров общества или же заказать аудит. От даты получения результата проверки (отчета или заключения) будет отсчитываться срок на уничтожение.
Налоговая проверка проверяет конкретный период и/или налог. Если документ организации не относится к предмету проверки, то надо ждать той проверки, что его проверит, и только потом отсчитывать 5 лет хранения?
Как описывалось выше, организация может сама заказать проверку, т.к. нет указания на то, что проверяющими могут быть только государственные органы. В случаях же, когда юридическое лицо подлежит обязательному аудиту, проблемы непроведенной проверки вообще не будет, и от результата той или иной аудиторской проверки можно будет отсчитывать 5-летний срок для соответствующих документов.
Итак, каждая организация решает проблему ненужных документов по-своему. Как видите, в большинстве организаций проверка возможна по собственной инициативе своими силами либо приглашенными аудиторами. По итогам проверки можно будет получить анализ рисков, вытекающих из деятельности компании, а заодно – выполнить условие, обязательное для последующего уничтожения ненужных документов.
Контроль и ревизия
Учебное пособие для студентов, обучающихся по специальности 080109.65 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Инструкцией по проведению ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов РФ, утвержденной Приказом Минфина России от 14 апреля 2000 г. № 42н, определены порядок оформления обобщающего документа по результатам проведения ревизии, его реквизиты, структура, а также завершающие мероприятия по результатам проведения контрольно-ревизионной работы.
Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором), а при необходимости - и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) ревизуемой организации.
Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором), вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под подпись в получении с указанием даты получения.
По просьбе руководителя и (или) главного бухгалтера (бухгалтера) ревизуемой организации по согласованию с руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором) может быть установлен срок до 5 рабочих дней, отведенный для ознакомления с актом ревизии и его подписания.
При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы (контролеру-ревизору) письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъемлемой частью.
Руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор) в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем контрольно-ревизионного органа или лицом, им уполномоченным, направляются в ревизуемую организацию и приобщаются к материалам ревизии.
При отсутствии возможности формирования аргументированного заключения руководитель контрольно-ревизионного органа или его заместитель направляет запрос для разъяснений в соответствующие подразделения Минфина России или организации, в компетенцию которых входят данные вопросы.
Письменные заключения вручаются руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором) в установленном порядке для вручения акта ревизии.
В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор) в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.
В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно-ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта.
Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей.
Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:
- наименование темы ревизии;
- дату и место составления акта ревизии;
- кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);
- проверяемый период и сроки проведения ревизии;
- полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;
- сведения об учредителях;
- основные цели и виды деятельности организации;
- имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;
- перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах Федерального казначейства;
- кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);
- кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных ею недостатков и нарушений.
Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.
Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.
В акте ревизии ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.
Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально-ответственных лиц.
Описание фактов нарушений , выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию:
- какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены;
- кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.
В акте ревизии не допускается включение различного рода выводов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок, сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следственным органам.
В акте ревизии не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально-ответственных лиц ревизуемой организации, нельзя квалифицировать их поступки, намерения и цели.
В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально-ответственных лиц к ответственности, в ходе ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт, и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.
Промежуточный акт подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии, и соответствующими должностными и материально-ответственными лицами ревизуемой организации.
Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.
Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально-ответственных лиц и т.п.).
Материалы ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации . На последней странице акта ревизии руководитель контрольно-ревизионного органа либо уполномоченное им на то лицом делает отметку: «Материалы ревизии приняты», указывает дата и ставит подпись.
Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно-ревизионного органа должны составлять отдельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.
Руководитель контрольно-ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии.
По результатам проведенной ревизии руководитель контрольно-ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц.
Кроме того, руководитель контрольно-ревизионного органа передает материалы ревизии по вопросам целевого использования средств федерального бюджета в установленном порядке в органы Федерального казначейства для организации работы по реализации этих материалов.
Результаты ревизии, проведенной в соответствии с Планом основных вопросов экономической и контрольной работы Министерства финансов РФ, решениями коллегии и приказами Министерства финансов РФ, поручениями руководства Министерства финансов РФ, обобщаются Федеральной службой финансово-бюджетного надзора и письменно докладываются руководству Министерства финансов РФ вместе с предложениями по принятию мер, входящих в компетенцию Министерства финансов РФ, направленными на устранение выявленных нарушений и возмещение выявленного ущерба.
Результаты ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов либо по обращениям органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления, докладываются этим органам руководителем контрольно-ревизионного органа вместе с предложениями по принятию мер, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение ущерба. При необходимости этим органам направляются также и материалы ревизии.
Материалы ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов, передаются им в установленном порядке. При этом в делах контрольно-ревизионного органа должны быть оставлены копии:
- объяснений должностных лиц проверенной организации, виновных в выявленных ревизией нарушениях;
- документов, подтверждающих эти нарушения.
В правоохранительные органы могут быть направлены также и материалы ревизий, проведенных без предварительно вынесенных ими мотивированных постановлений, в ходе которых были выявлены нарушения финансовой дисциплины, недостачи денежных средств и материальных ценностей, являющиеся в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации основанием для реализации материалов ревизии в установленном порядке.
При необходимости руководитель контрольно-ревизионного органа сообщает результаты ревизии вышестоящей организации либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, для принятия мер.
Федеральная служба финансово-бюджетного надзора обеспечивает контроль над ходом реализации материалов ревизии и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством Российской Федерации меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба.
Федеральная служба финансово-бюджетного надзора систематически изучает и обобщает материалы ревизий и на основе этого в необходимых случаях вносит предложения о совершенствовании системы государственного финансового контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в Российской Федерации законодательных и других нормативных правовых актов.
В соответствии со ст. 86 Федерального закона РФ «Об акционерных обществах» по итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности общества ревизионная комиссия (ревизор) общества или аудитор общества составляет заключение, в котором должны содержаться:
- подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах и иных финансовых документов общества;
- информация о фактах нарушения установленных правовыми актами Российской Федерации порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовых актов Российской Федерации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.
1. Какова структура акта ревизии?
2. Каковы требования, предъявляемые к акту ревизии?
3. Что такое промежуточный акт ревизии?
4. Как оформляются результаты работы ревизионной комиссии акционерного общества?
© Центр дистанционного образования МГУП
Читайте также: