Почтовые расходы в бухгалтерском учете и налоговом учете

Опубликовано: 02.05.2024

Несмотря на многообразие современных видов связи, традиционный способ почтовой рассылки по-прежнему пользуется большой популярностью. Казалось бы, все очень просто - стоит только купить почтовые конверты и марки и оплатить почтовые услуги. Однако в некоторых ситуациях учет расходов на почтовые рассылки имеет свои особенности.

Основными предпосылками для принятия понесенных фирмой затрат в налоговые расходы являются их экономическая обоснованность, направленность на получение доходов и, конечно же, документальное подтверждение 1 . При выполнении данных условий расходы на почтовые и другие подобные услуги, связанные с производством и реализацией, принимаются для целей налогообложения в составе прочих расходов 2 . Об этом еще раз напомнили финансисты в своем недавнем письме 3 , касающемся затрат на оплату почтовых отправлений, направляемых в арбитражный суд.

Однако в отдельных случаях применяются другие подходы.

Рекламные рассылки

В настоящее время большое число компаний использует предварительную рассылку предложений по продажам, вкладывая в конверт рекламную информацию о товарах (например, в виде каталогов), бланки заказов и другие подобные материалы. К какому виду расходов в данной ситуации можно отнести почтовые затраты на распространение рекламных материалов? Согласно официальной позиции чиновников все будет зависеть от того, какой вид рассылки выберет компания. Если она воспользуется адресной рассылкой, то такие расходы рекламными считать нельзя. Логика контролеров такова 4 . Классифицировать расходы в качестве рекламных следует исходя из норм законодательства о рекламе 5 . Так как информация, распространяемая с помощью адресной рассылки, предназначена для конкретных лиц, то делается вывод, что этот вид рассылки не является рекламой. Кроме того, специалисты финансового и налогового ведомств настаивают 6 , что расходы, связанные с безвозмездной передачей каталогов и т. п., не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в соответствии с пунктом 16 статьи 270 Налогового кодекса.

Заметим, что для компаний, торгующих товарами исключительно с помощью почтовых отправлений, московскими налоговиками были даны другие рекомендации 7 . Поскольку метод прямой почтовой рассылки (при условии, что она содержит все существенные условия договора) признается офертой 8 , расходы на изготовление и адресную рассылку каталогов потенциальным покупателям рекламой не являются. В этой ситуации они признаются расходами, связанными с производством и реализацией, и учитываются на основании подпунк та 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Аналогичные выводы делают и судьи арбитражных судов 9 .

Другое дело, когда почтовая доставка рекламных каталогов является безадресной. Например, сотрудники почты раскладывают рекламные материалы в почтовые ящики потенциальных потребителей продукции - организаций и граждан, которые расположены в районе обслуживания конкретного отделения связи. В таком случае информация предназначается для неопределенного круга лиц. Что под этим следует понимать? Федеральная антимонопольная служба России разъяснила 10 , что это означает отсутствие в рекламе указания о лицах, для которых реклама создана. То есть когда заранее невозможно определить всех лиц, до которых рекламная информация будет доведена. Следовательно, затраты на безадресную почтовую рассылку следует рассматривать как рекламные расходы 11 . Однако, поскольку они отсутствуют в перечне ненормируемых рекламных расходов, их можно учесть в размере, не превышающем одного процента от выручки от реализации.

И еще об одном моменте. Как правило, и для распространения рекламной информации, и просто для деловой переписки используются конверты с логотипом компании, которые заказывают в типографии. Официальная позиция Минфина России по вопросу учета расходов на изготовление и использование таких конвертов следующая. Если речь идет об адресной почтовой отправке партнерам, то такие конверты не признаются рекламными расходами 12 . Ведь их применение обусловлено обычаями делового оборота. Таким образом, в этом случае расходы на изготовление конвертов, бланков писем, независимо от наличия или отсутствия на них логотипа компании, в налоговом учете учитываются как почтовые расходы 13 .

Почтовые расходы, связанные с выплатой дивидендов

Акционерные общества нередко пользуются почтовыми переводами для отправки дивидендов своим акционерам. По поводу учета данного вида почтовых расходов в целях налогообложения прибыли существует 2 точки зрения. Одну из них поддерживают финансисты 14 . Расходы, связанные с выплатой дивидендов по почте, отдельно не поименованы в перечне принимаемых к уменьшению налога на прибыль. К тому же они не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Поскольку сами дивиденды выплачивают из чистой прибыли 15 , то, по мнению чиновников, за счет этого же источника должны покрываться и связанные с ними почтовые расходы.

Однако есть противоположная точка зрения, которую поддерживают суды 16 . По их заключению, расходы на почтовые и подобные услуги Налоговый кодекс относит к прочим расходам 17 , а эта норма не содержит каких-либо ограничений или исключений.

Затраты на почтовые услуги Налоговый кодекс относит к прочим расходам.

Предоставление информации акционерам

Издержки компании, связанные с предоставлением информации акционерам, включаются во внереализационные расходы при расчете налога на прибыль 18 . Возникает вопрос: можно ли учесть для целей налогообложения прибыли расходы на почтовую рассылку извещений акционерам о проведении общего собрания акционеров, цель которого - принятие решения о выплате дивидендов? Известна отрицательная позиция чиновников относительно принятия расходов, связанных как с выплатой дивидендов, так и с объявлением об их выплате 19 .

Однако акционерное общество обязано в установленные законодательством сроки информировать своих акционеров о проведении общего собрания 20 . Причем в Законе N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" прямо указано, что сообщение о проведении общего собрания акционеров должно быть направлено каждому лицу, имеющему право на участие в нем, заказным письмом (если уставом общества не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме). Следовательно, в тех случаях, когда сообщение отправляется по почте, компания несет экономически оп равданные расходы, связанные с покупкой конвертов, бумаги, услугами почты. И их можно учесть как внереализационные расходы.

Я.Я. Хомец,
советник государственной гражданской службы РФ II класса

Подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи в случае их оплаты наличными денежными средствами наряду с кассовыми чеками могут служить и бланки строгой отчетности. Положением о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (утв. пост. Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) установлено, что организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, могут разрабатывать новые БСО самостоятельно. Причем это можно делать уже сейчас в том случае, если такие бланки ранее не были утверждены в установленном порядке. Что касается почтовых услуг, то для них в качестве БСО были разработаны квитанции: форма N1 "Квитанция о приеме почтовых отправлений" и форма N 5 "Квитанция о приеме разного рода платы" (утв. приказом Минфина России от 29.12.2000 N 124н). В соответствии с пунктом 2 постановления Правительства РФ N 359 такие бланки строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства РФ от 31 марта 2005 года N 171, могут применяться до 1 декабря 2008 года. В дальнейшем почтовые отделения должны будут использовать разработанные ими и изготовленные типографским способом бланки строгой отчетности. При этом следует учитывать, что этот бланк должен содержать все обязательные реквизиты, указанные в пункте 3 положения. Утверждать такие БСО в федеральных органах исполнительной власти согласно положению не требуется.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете стоимость приобретенных для деловой переписки конвертов, бланков, марок, а также почтовых услуг учитывают как управленческие расходы (для торговой фирмы - издержки обращения). При этом списание на счета затрат (счет 26 "Общехозяйственные расходы" или счет 44 "Расходы на продажу") бухгалтер сделает только после использования конвертов и марок, то есть после подтверждения факта почтового отправления. Марки учитывают отдельно в качестве самостоятельных активов, только если компания приобретает их по отдельной накладной. В этом случае их следует до списания на расходы отражать на субсчете "Денежные документы" счета 50 "Касса". Если марки наклеивает почта, то фирма просто оплачивает услугу почты и отражает общую сумму почтовых расходов на счете 26 или 44.

Расходы на почтовую рассылку рекламных материалов включают в состав коммерческих расходов. Рассмотрим бухгалтерский учет этого вида почтовых расходов на примере.

Пример
Компания получила из типографии, оприходовала и оплатила заказанные ею каталоги, содержащие информацию рекламного характера о товарах, ценах и условиях их продажи. В том же месяце часть тиража в размере 30% фирма распространила путем адресной почтовой рассылки своим клиентам. А оставшиеся 70% - путем безадресной почтовой доставки. Стоимость услуг почты составила 3540 руб. (в т. ч. НДС - 540 руб.) для адресной рассылки и 5900 руб. (в т. ч. НДС - 900 руб.) - для безадресной. Выручка компании за этот месяц составила 1 020 000 руб. без НДС. Других рекламных расходов за этот период не было.
Как мы сказали выше, почтовые расходы на безадресную рассылку рекламных каталогов признаются нормируемыми рекламными расходами. Рассчитаем значение норматива:
1 020 000 руб. * 1% = 10 200 руб.
Величина норматива превышает затраты на безадресную рассылку, следовательно, их можно учесть в полном объеме:
5900 - 900 = 5000 руб.
Бухгалтер компании отразит почтовые расходы в учете так:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
- 9440 руб. (3540 + 5900) - оплачены услуги по рассылке каталога;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 1440 руб. (900 + 540) - отражен НДС, предъявленный отделением связи.
Проводки по безадресной рассылке.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
- 5000 руб. (5900 - 900) - стоимость почтовых услуг по безадресной рассылке каталогов отнесена на расходы на продажу;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- 900 руб. - принят к вычету НДС по услугам почтовой связи.
Проводки по адресной рассылке.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60
- 3000 руб. (3540 - 540) - стоимость почтовых услуг по адресной рассылке каталогов отнесена на расходы на продажу;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 19
- 540 руб. - списан НДС со стоимости почтовых услуг по адресной рассылке.
Поскольку компания приняла решение не принимать в налоговом учете расходы на распространение адресной почтовой рассылки рекламных материалов, то бухгалтер должен отразить постоянные налоговые обязательства в размере 24% от стоимости почтовых услуг (3000 руб. * 24% = 720 руб.), а также от суммы НДС (540 руб. * 24% = 129,60 руб).

Расходы на почтовую рассылку рекламных материалов включают в бухучете в состав коммерческих расходов

Сеть почтовых учреждений государственной службы в Российской империи в XIX веке была сравнительно слабо развита. Почтовое ведомство обязано было распределять корреспонденцию только на расстоянии в 15 верст от обеих сторон почтового тракта (преимущественно железной дороги и речного пути). Громадные пространства оставались лишенными почтового обслуживания.

После Земской реформы 1864 года местные органы начали решать эту проблему, создавая собственную регулярную почту. Организованная земскими управами почта доставляла корреспонденцию из государственных почтовых отделений по всему уезду, во все места за пределами 15-верстного пространства. Для земской почты правительством был установлен ряд ограничений. Например, ей запрещалось использовать дороги, по которым следовала государственная почта, и разрешалось их пересекать лишь с проселка на проселок. Вскоре уездные земства получили разрешение выпускать собственные марки. Обязательным условием их выпуска было отличие от государственных. Но мнимые минусы рождали явные плюсы. Земские выпуски выглядели привлекательнее в сравнении с монотонным однообразием марок государственной почты. Насколько важной была миссия этих марок, можно судить по тому, что территория их хождения превышала площадь всех европейских государств, вместе взятых. Полный набор земских марок, выпуск которых был прекращен в 1917 году, составлял более 3000 основных номеров с разновидностями.

В начале XX века деятельность земской почты пошла на убыль: к 1900 году она сократилась наполовину, а к 1914 году поддерживалась всего в 35 уездах. Земские почтовые службы, как и другие земские учреждения, были ликвидированы в начале 1918 года - после установления Советской власти.

Подготовила Ирина Калинина

Автор статьи:
Е.А. Аралова,
аудитор

2 подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ

3 письмо Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77

4 письмо ФНС России от 11.02.2005 N 02-1-08/24@

5 Федеральный закон от 18.07.1995 N 108-ФЗ (см. также Федеральный закон от 13.03.2006 N 38-ФЗ)

6 письма Минфина России от 24.04.2006 N 03-03-04/1/390, от 18.01.2006 N 03-03-02/13, УФНС России по г. Москве от 16.03.2005 N 20-08/16391

7 письмо УФНС России по г. Москве от 18.08.2006 N 20-12/74671

9 Пост. ФАС МО от 04.08.2005 N КА-А40/7346-05

10 письмо ФАС России от 05.04.2007 N АЦ/4624

11 п. 4 ст. 264 НК РФ

12 письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/801

13 письмо Минфина России от 02.11.2006 N 03-03-04/2/228

14 19 письмо Минфина России от 22.09.2005 N 03-03-04/1/222

15 п. 2 ст. 42 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ

16 Пост. ФАС ПО от 17.10.2006 N А55-1252/2006, от 03.03.2006 N А55-4964/05-6

17 подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ

18 подп. 3 п. 1 ст. 265 НК РФ

20 п. 1 ст. 52 Федерального закона от 26.12.1995 N 203-ФЗ

Журнал "Актуальная бухгалтерия" N 11/2008, Е.А. Аралова, аудитор

С почтовыми расходами сталкиваются многие фирмы. О том, как учесть расходы на отправку писем и рассылку рекламных каталогов, мы подробно рассказали на странице ХХ. Здесь же мы остановимся не некоторых нестандартных видах почтовых расходов, учет которых может вызвать затруднения у столкнувшихся с ними бухгалтеров.

Фирмы могут получать корреспонденцию по своему почтовому адресу, до востребования или с использованием ячеек абонементного почтового шкафа (ст. 19 Закона № 176-ФЗ от 17 июля 1999 г. «О почтовой связи», далее №176-ФЗ). Организации могут абонировать почтовые ячейки. Для этого нужно выбрать подходящее отделение почтовой связи, узнать о наличии свободных ячеек, написать заявление и заключить договор. После оплаты ячейку передадут в пользование организации по акту. Абонементные почтовые ячейки фирмы используют, например, для того, чтобы разграничить потоки писем по разным видам деятельности или организовать более удобную для руководства связь с покупателями товаров.

О том, как учесть расходы на обслуживание почтовых ячеек, рассказывает Марина Бломериус, налоговый консультант компании «Что делать Консалт»: «Затраты на абонирование почтового шкафа в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности, как управленческие расходы (п. 7 ПБУ 10/99). Расходы за пользование ячейкой признают в том налоговом периоде, в котором они возникли, независимо от времени фактической оплаты (п. 18 ПБУ 10/99).

Для целей налогообложения прибыли расходы на абонирование почтового ящика относят к расходам на почтовые услуги и учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Их признают в том налоговом периоде, в котором они возникли, если в налоговом учете фирма использует метод начисления (п. 1 ст. 272 НК). Если же организация в учетной политике в целях налогообложения закрепила кассовый метод, то сумму за аренду ячейки включают в расходы после ее фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК).

На практике фирмы обычно вносят плату за несколько месяцев вперед. В этом случае уплаченную сумму в бухгалтерском и налоговом учете нужно учитывать как предоплату». Рассмотрим учет расходов на абонирование почтовой ячейки на примере.

Пример
ООО «Ромашка» заключило договор на абонирование почтовой ячейки абонементного почтового шкафа сроком на 6 месяцев с 1 сентября 2006 г. по 28 февраля 2007 г. Составлен акт передачи ячейки в пользование. Плата внесена единовременно за весь срок пользования наличными деньгами через подотчетное лицо в сумме 6195 руб. (в том числе НДС 18% – 945 руб.). В учетной политике организации закреплен метод начисления.
Бухгалтер Ромашки сделает такие записи:
Дебет 71 Кредит 50
– 6195 руб. – выдана сумма в подотчет;
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 71
– 6195 руб. – внесена сумма абонентной платы за пользование ячейкой.
Ежемесячно в течение всего срока действия договора бухгалтер Ромашки будет делать такие записи:
Дебет 26 (44) Кредит 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 875 руб. ((6195 руб. – 945 руб.) / 6 мес.) – списаны расходы за пользование ячейкой;
Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 157,5 руб. (945 руб. / 6 мес.) – отражена сумма НДС по абонентной плате;
Дебет 68 Кредит 19
– 157,5 руб. – принят к вычету НДС по оказанным фирме услугам;
Дебет 60 субсчет «Расчеты с поставщиками подрядчиками» Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
– 1032,5 руб. – зачтена частично сумма предоплаты, уплаченная за абонирование почтового ящика.

Еще один вид услуг, которые оказывает почтовая служба, – денежные переводы. Некоторые фирмы с помощью почтовых переводов перечисляют деньги командированным сотрудникам, алименты, пособия и другие суммы, предназначенные «удаленным» адресатам.

Но некоторые судьи с доводами чиновников не согласны. Они считают, что «несмотря на то, что сами дивиденды выплачиваются из чистой прибыли, их выплата является, во-первых, обязанностью фирмы, а во-вторых, деятельностью, направленной на извлечение прибыли» (постановление ФАС Поволжского округа от 3 марта 2006 г.

№ А55-4964/05-6). Значит, расходы на оплату почтовых услуг экономически оправданы. И их можно включить в расходы в налоговом учете на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Похожее решение судьи приняли, рассматривая дело об учете затрат на рассылку извещений о выплате дивидендов акционерам. В этом случае арбитры просто не приняли во внимание возражения инспекции и указали, что почтовые, телефонные и телеграфные услуги являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (постановление ФАС Поволжского округа от 8 сентября 2005 г. № А55-19749/04-34).

Таким образом, если фирма не хочет спорить с налоговой инспекцией, то затраты на почтовую рассылку дивидендов в расходы в налоговом учете лучше не включать. Если же почтовые расходы учли при расчете налога на прибыль, то готовьтесь отстаивать свою позицию в суде, возможно, судьи встанут на сторону фирмы.

Индивидуальные предприниматели пользуются услугами почты ничуть не меньше организаций. Так, например, один индивидуальный предприниматель отправлял декларации по ЕСН и НДФЛ почтой. И он обратился за разъяснениями в Минфин – можно ли учитывать эти расходы при расчете налога на доходы физических лиц. Финансисты ответили, что при расчете НДФЛ индивидуальные предприниматели имеют право на профессиональные вычеты в сумме документально подтвержденных расходов (п. 1 ст. 221 НК). Однако данные расходы должны быть осуществлены по деятельности, направленной на извлечение доходов. Состав расходов, принимаемых к вычету, индивидуальные предприниматели определяют самостоятельно, в порядке, аналогичном установленному главой 25 Налогового кодекса «Налог на прибыль организаций». Расходы на отправку корреспонденции относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Таким образом, рассчитывая НДФЛ, индивидуальные предприниматели могут уменьшить налогооблагаемые доходы на профессиональные налоговые вычеты в сумме фактических почтовых затрат (письмо Минфина от 25 января 2006 г. № 03-05-01-05/3).

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.

мнение
Некоторые бухгалтеры считают, что сумму предоплаты, уплаченную за пользование абонентским почтовым шкафом, нужно относить на расходы будущих периодов. «Это неверное решение, – предупреждает Марина Бломериус, налоговый консультант компании «Что делать Консалт». – Выбытие активов в порядке предварительной оплаты услуг расходом признать нельзя (п. 3 ПБУ 10/99, п. 14 ст. 270 НК). Сумму предоплаты за пользование почтовой ячейкой нужно учитывать так же, как и любые другие выданные авансы – на счете 60 субсчет «Авансы выданные».

внимание
Услуги почтовой связи – это действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, и по осуществлению почтовых переводов денег (ст. 2 Закона от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи»). Почтовые услуги могут оказывать специализированные организации, которые имеют лицензию (ст. 29 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи»). В обязанность почтовых служб входит обеспечение конфиденциальности и сохранности почтовых отправлений (ст. 15, ст. 20 Закона № 176-ФЗ, п. 47 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства от 15 апреля 2005 г. № 221).

внимание
«Если есть достаточные основания полагать, что для уголовного дела имеет значение содержимое почтово-телеграфных отправлений, то на них может быть наложен арест (ст. 185 УПК). – Предупреждает Алексей Беклемишев, директор аудиторской фирмы «Финстатус». – Наложение ареста на почтово-телеграфные отправления, их осмотр и выемку в учреждениях связи производятся на основании судебного решения».

Е.Пальмина

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Сущность почтовых расходов
Отражение почтовых расходов в бухучете
Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»
Итоги

Сущность почтовых расходов

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте здесь.

Почтовые расходы могут быть представлены:

Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Отражение почтовых расходов в бухучете

В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.

Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».

Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.

Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.

С 2021 года компании обязаны учитывать запасы по новым правилам. Утвержден федеральный стандарт бухучета ФСБУ 5/2019 "Запасы". ПБУ 5/01 и Методические рекомендации по бухучету МПЗ и специнструментов отменены.

Некоторые учетные правила изменены существенно. Перестроиться на новый порядок учета МПЗ вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.

Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:

Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.

Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:

Дт 26 (44) Кт 60 (71).

Как интернет магазину учесть расходы на доставку товара покупателям почтой, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите бесплатный пробный демо-доступ к системе К+ и переходите в материал.

О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Согласно ст. 346.16 НК РФ почтовые расходы упрощенцев относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, и при этом признаются после свершения факта оплаты за них (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Перечень расходов, признаваемых при расчете УСН-налога, см. здесь.

В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.

О нюансах признания упрощенцами отдельных видов расходов узнайте из публикаций:

Контролирующие органы считают, что материальные расходы должны быть учтены точно в момент их оплаты (письмо Минфина РФ от 18.01.2010 № 03-11-11/03). Иное может быть расценено как нарушение порядка признания расходов, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.

Итоги

Производя почтовые расходы, организация должна грамотно их учесть, чтобы можно было отнести их в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В противном случае государственные органы могут применить к организации налоговые санкции.

«Клерк» Рубрика Учет в госсекторе

Специфика деятельности некоторых бюджетных учреждений связана с необходимостью отсылать большое количество писем, телеграмм. Вариантов отправки корреспонденции несколько. Каждая организация выбирает наиболее удобный для себя способ, в зависимости от которого отражение операций по оплате почтовых услуг в бухгалтерском учете имеет свои особенности. В статье рассмотрена специфика отправки корреспонденции разными способами, а также порядок отражения указанных операций в бухучете.

– оплата почтовых услуг через подотчетное лицо;
– использование франкировальных (маркировальных) машин при оплате почтовых услуг;
– оплата почтовых услуг с применением авансовой книжки.

Рассмотрим, как, применяя тот или иной метод отправки корреспонденции, данные операции следует отражать в бухгалтерском учете.

Оплата почтовых услуг через подотчетных лиц

Порядок оплаты почтовых отправлений через подотчетных лиц предельно прост и не отличается от обычного порядка оплаты через данных лиц приобретения хозяйственных материалов. Приказом руководителя назначается лицо, ответственное за получение денежных средств из кассы учреждения на оплату услуг почты по отправке корреспонденции. С ним заключается договор о материальной ответственности, типовая форма которого утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Для получения денежных средств из кассы учреждения следует написать заявление и указать в нем, что денежные средства из кассы берутся для оплаты почтовых расходов. Достаточно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы учреждения? Как указано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18, учреждения вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных расходов (в их перечень входят и расходы на оплату услуг связи) уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Таким образом, если денежные средства в подотчет выдаются на оплату почтовых услуг филиала или подведомственного учреждения, то срок их выдачи ограничивается приказом руководителя. Как правило, такой срок составляет месяц. Подотчетное лицо в начале месяца получает из кассы учреждения денежные средства и в конце месяца отчитывается за них. Однако возможны иные варианты, например неделя. При получении денежных средств для оплаты почтовых услуг головной организацией срок их выдачи также утверждается приказом руководителя, хотя об этом в названном письме прямо не говорится. Срок выдачи денежных средств в оплату почтовых услуг может составлять три дня, неделю, месяц и др.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049)[1]. К нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, обычно это контрольнокассовый чек, квитанции, накладные. Если почтовые отправления являются регистрируемыми (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные), что на практике бывает наиболее часто, то к контрольно-кассовому чеку прикрепляются квитанция, опись вложения. Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221, в квитанции отражается вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). В описи вложения указывается перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 08.12.2006 № 168н «Об утверждении бюджетной классификации» расходы по почтовым услугам учитываются по подстатье 221 «Услуги связи» ЭКР.

В бухгалтерском учете операции по выдаче в подотчет сумм на оплату почтовых расходов отражаются следующими бухгалтерскими записями:

– выдана из кассы в подотчет сумма денежных средств на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 208 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 201 04 610 «Выбытия из кассы»

– подотчетное лицо отчиталось за произведенные расходы:

Дебет счета 401 01 211 «Расходы на услуги связи»

Дебет счетов 201 05 510 «Поступления денежных документов» (в случае приобретения подотчетным лицом марок и конвертов для отправки корреспонденции), 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

– возвращен неизрасходованный остаток подотчетной суммы:

Дебет счета 201 04 510 «Поступления в кассу»

Кредит счета208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Оказание почтовых услуг с применением франкировальных машин

Почтовые услуги по отправке корреспонденции могут быть оказаны учреждениям с использованием франкировальной или маркировальной машин. По своей функциональной направленности они отличаются друг от друга незначительно. Что такое франкировальная (маркировальная) машина и каковы ее функциональные характеристики?

Франкировальная машина (маркировальная машина) – машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации. Сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются экспедитором на наборном механизме маркировального барабана, очередной номер отправления набирается автоматически. С помощью маркировальной машины ведется учет почтовых расходов для безналичных расчетов с организациями связи.

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины организация заключает с почтовым отделением договор на ее обслуживание. Однако одного договора для использования в работе франкировальной машины недостаточно. Необходимо получить разрешение на ее применение. Согласно Приказу Министерства информационных технологий и связи РФ от 29.09.2006 № 127 «Об утверждении административного регламента федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин» (далее – Административный регламент) государственная услуга по оформлению разрешения предоставляется на основании письменного заявления в территориальный орган Россвязьнадзора. Заявление может быть направлено по почте или доставлено заявителем непосредственно в территориальный орган Россвязьнадзора, на территории осуществления полномочий которого предполагается использовать франкировальную машину.

В заявлении указываются (п. 6.3 Административного регламента):

– полное наименование юридического лица (ФИО индивидуального предпринимателя), его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;

– наименование модели (серии) франкировальной машины;
– место установки франкировальной машины;
– возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются:

– копия технического паспорта франкировальной машины;
– нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе;
– копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины (для организаций федеральной почтовой связи (их филиалов), являющихся владельцами франкировальных машин, представлять договор на оказание услуг почтовой связи не требуется);
– копии сертификатов соответствия;
– оттиск клише франкировальной машины.

После представления всех вышеперечисленных документов в течение 30 дней со дня регистрации заявления о выдаче разрешения Россвязьнадзор выдает разрешение. Срок его действия не ограничен. Плата за рассмотрение заявлений и выдачу разрешений с заявителей не взимается. При утрате разрешения или его порче оформляется новое.

Маркировальные машины могут:

1) суммировать произведенные организацией почтовые расходы;

2) вычитать почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Наиболее удобный для бюджетных организаций вариант (особенно при оплате почтовых расходов за счет бюджетных средств) – суммирование произведенных почтовой организацией расходов. В этом случае можно избежать уплаты авансовых платежей. Работник почтового отделения ежемесячно снимает показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

– на сумму отправленной корреспонденции:

Дебет счета 401 01 221 «Расходы на услуги связи»

Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

– на сумму произведенной оплаты:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счетов 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи», 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»

В случае если маркировальная машина вычитает почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма,
организация должна перечислить на счет почтового отделения некоторую сумму денежных средств, которая является авансом. Технический работник почтового отделения «загружает» в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Штампуя конверт для отправки, оператор (работник организации) указывает сумму отправки, которая вычитается из остатка той, что занесена в память машины, и проставляется на конверте или липкой наклейке. Когда показания счетчика кассового механизма достигнут нуля, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.

В этом случае в бухгалтерском учете операции по оплате почтовых расходов будут отражаться следующими записями:

– на сумму авансового платежа:

Дебет счета 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»

– зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счета 206 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Обратите внимание: Постановлением Правительства РФ от 23.02.2007 № 126 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2007 год» не ограничен размер авансового платежа при совершении расчетов с поставщиками и подрядчиками за счет бюджетных средств. Напомним, что в прошлом году он также составлял 100% от стоимости заключенных договоров (контрактов) (п. 37 Постановления Правительства РФ от 22.02.2006 № 101 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2006 год»).

Пример 1.

Бюджетное учреждение осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца бюджетному учреждению выставлены счет на сумму 3 562 руб. (в том числе НДС – 543,36 руб.)
и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Вторник
18 мая 2021 г.

МРОТ:
Учетная ставка ЦБ: 12792 руб.
4,5%

Типовые бланки

Бухгалтерские

Кадровые

Юридические

Учредительные документы

Доверенности

Договора

Купли-продажи

Авторское право

Договоры аренды

Банковские договоры

Брачный договор

Договоры займа

Договоры исполнения обязательств

Договоры на выполнение работ

Договоры оказания услуг

Договор страхования

Договоры распоряжения имуществом

Трудовые договоры. Делопроизводство. Бухгалтерия

Учредительные договоры

Прочие

Статистические

Экономические

Должностные инструкции

Полезности

Бухгалтерский учет

Основные средства

Нематериальные активы

Товарно-материальные ценности

Затраты на производтво

Денежные средства

Расчеты с персоналом

Расчеты с бюджетом

Готовая продукция

Финансовые результаты

Капитал и резервы

Учетная политика

Учет и оплата труда

Налоговый учет

НДС

ЕСХН

УСНО

ЕНВД

НДФЛ

Страховые взносы

Взносы в ФСС

Налог на имущество

Водный налог

Земельный налог

Транспортный налог

Налог на прибыль

Налог на игорный бизнес

Акцизы

Налог на пользование полезными ископаемыми

Патентная система налогообложения

Управленческий учет

Проблемы организации управленческого учета на предприятиях

Сущность и назначение управленческого учета

Затраты, формирующие себестоимость продукции, работ, услуг

Системы учета затрат и калькулирования себестоимости

Анализ и принятие краткосрочных управленческих решений

Анализ и принятие долгосрочных инвестиционных решений

Планирование и бюджетирование

Классификаторы

ОКСМ

ОКВЭД [1.1]

ОКВЭД [2]

ОКВ

ОКДП

ОКЕИ

ОКФС

ОКОПФ

ОКУН

ОКОФ

ИНКОТЕРМС

ОКИН

ОКЭР

КСД

ОКСО

Разработка сайта:

Главный редактор:

Учет затрат на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты

Предоставление услуг связи организациям регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (с учетом последующих изменений и дополнений).

Услуга связи — это деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений.

Электросвязь — это любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

К электросвязи относятся телефонная связь, телеграфная связь, радиосвязь, факсимильная связь и спутниковая связь.

Почтовой связью является вид связи, представляющий собой совокупность объектов почтовой связи и почтовых маршрутов операторов почтовой связи, обеспечивающих прием, обработку, перевозку (передачу), доставку (вручение) почтовых отправлений, а также осуществление почтовых переводов денежных средств.

К универсальным услугам связи относятся:

услуги телефонной связи с использованием таксофонов;

услуги по передаче данных и предоставлению доступа к сети Интернет с использованием пунктов коллективного доступа.

В соответствии с п. 1 ст. 44 Федерального закона № 126-ФЗ на территории РФ услуги связи ее пользователям оказываются операторами связи.

Указанные услуги оказываются на основании договоров об оказании услуг связи, заключаемых в соответствии с ГК РФ и правилами оказания услуг связи.

В соответствии с Федеральным законом № 126-ФЗ Правительством РФ утверждены, в частности, следующие правила оказания услуг связи:

Правила оказания услуг почтовой связи — утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;

Правила оказания услуг телеграфной связи — утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 222;

Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи — утверждены постановлением Правительства РФ от 18.05.2005 № 310;

Правила оказания универсальных услуг связи — утверждены постановлением Правительства РФ от 21.04.2005 № 241.

Тарифы на услуги связи устанавливаются оператором связи самостоятельно, если иное не предусмотрено Федеральным законом № 126-ФЗ и законодательством РФ о естественных монополиях.

Тарифы на услуги общедоступной электросвязи и общедоступной почтовой связи, а также на универсальные услуги связи подлежат государственному регулированию в соответствии с законодательством РФ.

Тарифы на услуги общедоступной электросвязи и общедоступной почтовой связи регулируются постановлением Правительства РФ от 24.10.2005 № 637, а тарифы на универсальные услуги связи регулируются постановлением Правительства РФ от 21.04.2005 № 242 (с учетом последующих изменений и дополнений).

Расходы по оплате услуг связи отражаются в учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» (счета 44 «Расходы на продажу» — для торговых организаций) в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Указанные расходы участвуют в формировании финансового результата организации за отчетный период. При формировании финансового результата за отчетный период указанные расходы совместно с другими прочими расходами списываются в дебет счета 90 «Продажи» (субсчет 90–2 «Себестоимость продаж»),

В соответствии с НК РФ суммы НДС, предъявленные операторами связи, могут быть предъявлены к налоговому вычету на основании счетов-фактур после принятия указанных услуг к бухгалтерскому учету.

В бухгалтерском учете расходы по оплате услуг связи (например, услуг телефонной связи) могут быть отражены следующими проводками:

Читайте также:


Письмо в налоговую о продолжении деятельности

Отложенные налоги при переоценке основных средств

Почему сумма налогового вычета меньше чем в налоговой декларации

Разница в амортизации в бухгалтерском и налоговом учете

Налог с продаж это

Политика конфиденциальности

Copyright © Налоговый консультант