Письмо в налоговую о том что директор в отпуске
Опубликовано: 02.05.2024
В рамках выездной или камеральной налоговой проверки сотрудники ФНС могут привлечь к «разговору» генерального директора организации или же его главного бухгалтера. С августа 2016 года сотрудники налоговой службы получили право проверять сведения компаний, указанные в ЕГРЮЛ, что дает им в руки несколько козырей против фирм, в той или иной мере нарушающих закон.
- Дача пояснений или допрос?
- Когда могут вызвать в ИФНС?
- Номинальный директор в качестве представителя компании
- Какую цель преследует налоговая?
- Какие вопросы могут задавать?
- Неприятный диалог – неприятные последствия
- Выводы
Сегодня мы расскажем нашим клиентам по услуге «1С 8 в облаке» о том, чем отличаются понятия «дача пояснений» и «допрос» в ИНФС, кто может принять участие в этом диалоге, о чем могут спрашивать, об особенностях беседы с фискальным органом для компаний, применяющих ОСНО и о многих других нюансах этого щепетильного вопроса.
На сегодняшний день мы работаем в достаточно «скользких» условиях, когда официальные органы заинтересованы в наших ошибках, в связи с чем грамотно выстроенная линия защиты интересов компании станет хорошим подспорьем в сохранении бюджета коммерческой организации.
Дача пояснений или допрос?
Разграничим для начала эти два понятия. Дача пояснений носит относительно «мягкий» характер. ИФНС направляет уведомление генеральному директору посетить налоговую службу, чтобы задать несколько вопросов о сданной отчетности или получить объяснения по той или иной финансовой операции.
В этом случае руководитель организации может самостоятельно посетить налоговую инспекцию или делегировать эту обязанность доверенному лицу: главному бухгалтеру, юристу или же любому штатному сотруднику, располагающему сведениями о хозяйственной деятельности организации. Если по факту уведомления никто ИФНС не посетил, то на генерального директора налагается штраф в размере от 2000 до 4000 рублей (ст. 19.4 КоАП РФ).
Обойти стороной дачу пояснений и не платить штраф можно, следуя тексту Письма ФНС от 17.07.2013 № АС-4-2/12837. Согласно ему отказ от дачи пояснений генеральным директором, главным бухгалтером или иным доверенным лицом компании, при условии их явки по уведомлению, не является основанием для привлечения их к административной ответственности.
Нередки случаи, когда руководство компании предпочитает отделаться штрафом и не тратить свое время на общение с инспекторами, что по определению не может быть верным. Мы согласны – факт оплаченного административного штрафа является основанием считать вопрос исчерпанным. Однако инспекторы не приглашают к себе директора без веских на то причин. Следовательно, они могут прибегнуть к более серьезной мере – вызвать руководителя на допрос.
Допрос является обязательной процедурой при условии, что у генерального директора нет уважительной причины в нем не участвовать. На допрос вызывают не уведомлением, а повесткой, исходя из Письма ФНС от 17.07.2013 № АС-4-2/12837. В отличие от дачи пояснений, на допросе в обязательном порядке должен присутствовать генеральный директор.
Далее неявка без уважительной причины подразумевает под собой штраф в размере 1000 рублей, а за отказ от дачи показаний во время допроса придется заплатить 3000 рублей (ст. 128 НК РФ). Важно помнить, что размер штрафа в данном случае – мера несущественная. Но отказ налоговой службы в налоговом вычете по НДС может стоить куда больших финансовых потерь.
Когда могут вызвать в ИФНС?
В подавляющем большинстве случаев «приглашения» от налоговой службы поступают в ходе выездной или камеральной налоговой проверки. Инспекторы стараются придерживаться именно этих периодов, так как при обращении в суд с исковым заявлением на проверяемую компанию ФНС имеет больше шансов выиграть дело.
Все объясняется наличием свежих доказательств виновности хозяйствующего субъекта, если таковые будут найдены. К слову скажем, что обращения в суд со стороны налоговой службы в ходе проверки – это весьма распространенная практика, о чем следует помнить руководству компании.
Номинальный директор в качестве представителя компании
В России на протяжении последних 25 лет широко применятся практика назначения так называемых номинальных директоров. Номинальным называют директора, который числится руководителем организации во всех уставных документах, имеет право подписи и де-юре является официальным представителем фирмы.
Де-факто он не имеет никаких руководящих полномочий и выполняет исключительно те обязанности и поручения, которые ему спускаются от лица, назначившего его на эту должность. В рамках налоговых мероприятий отправка номинального директора на беседу с инспекторами – далеко не лучший вариант.
Дело в том, что инспекторы будут задавать вопросы, касающиеся финансовой деятельности компании. Номинальный директор с большой долей вероятности не сможет на них ответить, так как не располагает достоверными сведениями.
В диалоге с представителями некоторых компаний нам стало известно, что ставленники нередко обращаются к консультационной помощи по телефону непосредственно в ходе диалога с инспекторами, рассчитывая получить ответы на заданные вопросы. Такое поведение приводит к однозначному выводу со стороны сотрудников налоговой службы о несостоятельности данного лица в принятии решений, а значит, это служит поводом усомниться в законопослушности организации.
Однако в российском законодательстве нет такого понятия, как номинальный директор, ввиду чего отсутствует и факт нарушения закона. Собственно, поэтому данная практика существует и по сей день. Будет ли реальный руководитель доволен результатом такой дачи пояснений или допроса в ИФНС? Полагаем, что нет.
Какую цель преследует налоговая?
Если сотрудники службы намерены беседовать с вашей организацией через ее представителя, значит, у них появились подозрения о том, что ваша фирма сотрудничает с фирмами-однодневками и/или ведет искусственный документооборот с целью уклонения от уплаты налогов. Чтобы достичь цели, инспекторы ведут диалог с генеральным директором и бухгалтером организации по отдельности, однако вопросы задают по сути те же самые.
Если показания между ними будут разниться, это может стать веским основанием продолжить или назначить новую налоговую проверку, а далее – подать в суд на эту фирму. Более того, сотрудники налоговой службы вправе привлекать к диалогу ваших контрагентов для дачи разъяснений по той или иной хозяйственной операции.
Какие вопросы могут задавать?
Для того, чтобы вывести фирму на чистую воду, сотрудники налоговой задают на первый взгляд простые вопросы, на которые с легкостью сможет ответить реальны» директор и главный бухгалтер. Вот их краткий перечень.
- Кем подписывались и подавались документы на регистрацию юридического лица?
- Где находится компания, в которой вы являетесь руководителем?
- Кто является основными поставщиками и покупателями компании?
- Как и когда вы нашли ваших контрагентов?
- Какие меры предпринимаются в вашей компании для проверки контрагентов?
- Как осуществляется продажа товара (предоставления услуг)?
- По какому адресу хранится товар и как доставляется покупателям?
- Вы сами подписываете бухгалтерскую отчетность или это делает кто-то другой?
- Кто в вашей компании составляет трудовые договоры?
- Что входит в ваши должностные обязанности?
Подготовившись к данным вопросам, генеральный директор и главный бухгалтер могут согласовать между собой ответы на них, чтобы не дать лишний повод сотрудникам ИФНС уличить вашу организацию в преступной деятельности.
Неприятный диалог – неприятные последствия
Налоговая служба не обладает полномочиями МВД, поэтому даже самые провальные переговоры не доводят ситуацию до трагичных событий. Однако сотрудники ИФНС имеют широкий инструментарий очернить репутацию фирмы донельзя.
Во-первых, о вашей недобросовестности станет известно в первую очередь компаниям, с которыми вы работаете. Им будут направлены соответствующие письма, содержание которых сводится к тому, что вы – неблагонадежная организация и недобросовестный налогоплательщик.
Для кого-то подобные уведомления – это просто «бумажки», однако, работая с вами, эти фирмы могут не получить вычеты по НДС, что уже ударит по карману и репутации. Более того, если налоговая служба сможет доказать, что директор является номинальным, его потребуют заменить.
Игнорирование требований ФНС в данном случае бесполезно – со временем об этом станет известно общественности, так как данные будут занесены в ЕГРЮЛ. Так, на ноябрь 2016 года в Реестр было внесено порядка 18000 (!) записей «о несоответствии».
Выводы
Собранный и проанализированный нами материал показывает то, насколько компании должны быть заинтересованы в благоприятном исходе общения с ФНС. Любое официальное уведомление и приглашение со стороны фискального органа не должно оставаться без внимания. Мы глубоко убеждены в том, что оплата выписанных штрафов за неявку по повестке или уведомлению о необходимости посетить налоговую службу не решает проблему, так как инспекторам ничто не препятствует пригласить вас повторно.
Отправлять человека, не смыслящего в деятельности вашей организации, – еще одна большая ошибка. Она может стоить вам не только прибыльных контрактов, но и репутации самой организации как надежного поставщика и налогоплательщика.
Полномочия директора всегда за ним сохраняются, вне зависимости от того, где он находится: от отпуске, дома, на работе, за рубежом, в больнице и так далее.
Вопрос о полномочиях директора, не находящегося на рабочем месте, не такой уж легкомысленный, как может показаться. Директор несет полную ответственность за деятельность компании, в том числе и налоговую, и административную, и гражданскую. Логично, что для каждого вида ответственности может быть своя трактовка полномочий в период отсутствия.
Чаще всего, вопрос о полномочиях директора возникает, когда появляются трудовые либо налоговые споры, возбуждаются административные либо уголовные дела.
Гражданское законодательство
В соответствии с ГК РФ, на период нахождения директора в отпуске, не предусматривается прекращение или приостановление его полномочий, как единоличного исполнительного органа.
Постановление Президиума ВАС РФ от 09.02.1999 № 6164/98:На этот счет, есть четка позиция Президиума ВАС: Полномочия директора как единоличного исполнительного органа (в том числе по изданию приказов, распоряжений и подписанию договоров) сохраняются за ним все время с момента назначения на должность и до даты прекращения полномочий вне зависимости от фактического нахождения на рабочем месте.
Директор вправе решать вопросы по управлению фирмой дистанционно, в том числе и находясь в отпуске. И, такие решения также подлежат исполнению со стороны работников фирмы, как и любые другие.
Трудовые отношения
Трудовая инспекция придерживается позиции, что полномочия директора, как единоличного исполнительного органа сохраняются за ним все время вне зависимости фактического нахождения на рабочем месте.
Директор может подписывать приказы, распоряжения, договора и во время отпуска, и во время болезни. В том числе, приказы о приеме на работу и увольнении работника по собственному желанию, о переводе, о назначении премии и т.п.
Директор вправе подписывать любые кадровые документы, не находясь на рабочем месте, если эти документы не влекут негативных последствий.
Но, подписанный приказ, например о наложении дисциплинарного взыскания, о котором директор, находясь в отпуске, знать не мог, работник сможет обжаловать в суде.
Подробнее по теме:
Налоговые обязательства
Финансовые документы, на основании которых ведется налоговый учет и платятся налоги, должны быть подписаны директором, который на момент подписания не находится на лечении или в отпуске.
Перед подписанием важных финансовых документов, нужно оформить выход директора на работу. В случае, экстренной необходимости, можно прервать отпуск или закрыть больничный.
Уголовные дела
В подобных случаях, важное значение будет иметь факт влияния, возможности влияния на рабочие процессы и факт нахождения на рабочем месте. А эти факты могут подтверждаться как документами, например, приказами об отпуске, так и показаниями работников.
Передача полномочий директора на период отпуска
Директор может передать свои полномочия другому работнику на период отпуска, командировки, болезни и т.п.
Если в компании есть заместитель директора, и в его трудовом договоре или должностной инструкции прописано, временное исполнение обязанностей директора - это упрощает процедуру передачи директорских полномочий.
В таком случае, когда директору нужно по каким-то причинам на время оставить рабочее место, его полномочия переходят к заместителю автоматически, никаких дополнительных приказов можно не издавать. Доплата заместителю в этом случае не полагается в соответствии с письмом Минздравсоцразвития от 12.03.2012 № 22-2-897. Но, директор вправе назначить доплату или премию.
Если зама нет, директор может передать свои полномочия другом сотруднику. Оформить это можно приказом.
Сотруднику, который получит право подписи документов, нужно выдать доверенность. Если работник будет иметь право банковской подписи, доступ к онлайн банку тоже нужно оформить.
Руководитель организации является таким же работником, как и все остальные.
Должность директора должна быть в штатном расписании, с человеком должен быть подписан трудовой договор, который распространяет на руководителя все гарантии трудового законодательства, в том числе и предоставление ежегодного отпуска.
Вопрос о написании заявление на основной трудовой отпуск для руководителя следует разобрать отдельно.
Должен ли составлять?
Обычно периоды отдыха сотрудников прописаны в графике заранее, отпуск директора также должен быть включен в данный документ.
Если на предприятии действительно присутствует график по форме Т-7, отдых генерального директора там определен, и при этом руководитель идет отдыхать четко в прописанные даты, то заявление писать не нужно.
За 3 дня до начала первого отпускного дня составляется приказ, начисляются и выплачиваются отпускные, после чего руководитель уходит отдыхать.
Не нужно писать заявление, если отпуск директора установлен на общем собрании, где учредители приняли решение об отпускных датах руководителя и лице, которое будет его замещать. В этом случае составляется протокол общего собрания, который и служит основанием для оформления приказа.
Когда заявление писать генеральному директору нужно:
- если нет графика, или в нем отсутствуют сведения о датах отдыха руководителя;
- если директор хочет пойти отдыхать в дни, отличные от указанных в графике.
В указанных случаях генеральный директор должен предоставить письменный документ, где заявлено его желаний пойти отдохнуть. Заявление в данном случае будет выступать основанием для составления распоряжения об отпуске.
На кого пишет?
Обычно работник при написании заявления в правом верхнем углу указывает в родительном падеже данные лица, на чьи имя пишется документ. Как правило, это руководитель организации.
Возникает разумный вопрос, на чье имя писать заявление, если в отпуск уходит генеральный директор, нужно ли адресовать бланк самому себе?
Если у организации есть несколько учредителей, при этом руководитель – это нанятый исполнитель, то писать нужно на имя председателя собрания участников ООО или на все собрание в целом.
Если генеральный директор – это один из учредителей, то писать нужно также на имя остальных членов собрания или его председателя.
Если директором является единственным учредителем общества, то заявление пишется самому себе – на свое имя.
Как оформить?
Заявление пишется стандартным образом. Набор реквизитов для заявительных документов одинаков:
- данные лица, на чье имя пишется;
- данные заявителя;
- заголовок и название бланка;
- суть просьбы – предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в определенные даты;
- указание продолжительность отпускного периода;
- дата составления;
- подпись заявителя.
Оформляется в единственном экземпляре и служит основанием для оформления приказа о предоставлении отдыха по форме Т-6 или в свободном виде.
Кто подписывает?
Заявление рассматривает либо общее собрание учредителей, председатель которого из визирует документ, либо сам руководитель, если он является единственным учредителем ООО.
Помимо подписи, обычно пишется резолюция – решение относительно возможности удовлетворения просьбы заявителя – предоставить отпуск или нет и в какие даты.
Полезное видео
Должен ли генеральный директор писать заявление, на кого оформлять, нужно ли составлять на самого себя, если руководитель — это учредитель в единственном числе — ответы можно найти в данном видео:
Выводы
Писать заявление для ухода на отдыха нужно только в случае, если это предусмотрено уставом общества, либо отпускные даты не определены заранее в графике.
Адресовать просьбу нужно либо общему собранию участников ООО, либо самому себе, если в компании один учредитель, и он же является руководителем.
Глава компании, как и любой другой сотрудник, имеет право на ежегодные каникулы, согласно 122 статье Трудового кодекса РФ. Нужно ли писать заявление на отпуск генеральному директору, имеется ли образец? Разберемся с юридическими тонкостями по этим вопросам.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Законодательное регулирование
Статья кодекса 115 обязывает любого сотрудника провести на отдыхе 28 календарных дней в год. Более того, согласно ст. 123 ТК РФ отдых директора должен быть внесен в график отпусков.
Если руководитель не желает проводить время вне рабочего места, то закон предоставляет ему эту возможность. Статья 124 ТК РФ гласит, что глава компании, как и другие работники, может не получать отпуск. Однако временной период без отдыха не должен превышать 2 года.
Заявление директора
В документах организации может найтись несколько вариантов:
- За предоставление отпуска главе компании отвечает учредительное собрание;
- Директор, как единственный учредитель, самостоятельно устанавливает себе период каникул;
- Может не быть никакой информации по этому вопросу.
Заявление глава компании должен писать только в первом случае. Прошение о предоставлении отпуска заполняется на имя главы собрания. После вынесения решения он же (глава) подписывает документ.
В двух оставшихся случаях нет необходимости писать заявление самому себе. Директор самостоятельно выбирает, когда хочет уйти на отдых. Единственное, что ему нужно сделать – это подписать извещение минимум за 2 недели до наступления каникул.
Что касается продолжительности отпуска, то законом установлены 28 календарных дней в год. Директор-учредитель самостоятельно определяет, сколько дней он будет отдыхать, и будет ли отпуск разделен на несколько частей.
В случае с наемным руководителем, за него это решение принимает собрание учредителей. Оно же, согласно ст. 126 ТК РФ, может часть отпуска заменить денежной компенсацией.
В этой статье читайте, как получить компенсацию за неотгуленный отпуск.
Правильное оформление
Пусть это только формальность, но и она должна быть соблюдена. В случае визита налоговой или трудовой инспекции в фирме должны быть все бумаги, в том числе график отпусков и заявления сотрудников. Тем более написать заявление на отпуск очень просто:
- На листе формата А4, в правом верхнем углу, оформляется шапка документа. Там должно быть указано имя главы учредительного собрания, кому директор пишет документ. Ниже от кого, ФИО и должность сотрудника.
- Посередине листа слово «Заявление».
- Ниже сам текст с просьбой предоставить отпуск на желаемый срок, с такой-то по такую-то дату.
- Справа внизу подпись, расшифровка и дата подачи документа.
Образец заявления на отпуск:
Посмотрите видео о том, как правильно оформить отпуск руководителя:
Возможные проблемы
Самый очевидный вопрос, кто будет управлять компанией в это время? Если руководитель наемный, то о выборе заместителя должно позаботиться собрание учредителей. В противном случае сам директор выбирает ответственного сотрудника.
Этим человеком обычно является заместитель, и этот вопрос оговорен в его контракте. В случае отсутствия зама, глава может выбрать другое доверенное лицо, на имя которого составят приказ о возложении обязанностей. В этом документе указывается период действия и по желанию сумма доплаты.
Вариант приказа:
Еще одна проблема – документы, требующие подписи. Может ли директор ставить подпись, если не делегировал свои полномочия? Трудовой кодекс этого не запрещает. Ведь даже находясь в отпуске, руководитель вправе исполнять свои обязанности.
Проблемы могут возникнуть, только если директор выбрал заместителя, но продолжает подписывать документы.
Глава и декрет
Следующий вопрос – декретный отпуск ген. директора. Если руководитель является учредителем, то никаких проблем. Глава продолжает исполнять свои обязанности (возможно дистанционно) или предает часть полномочий при помощи доверенности. Единственный нюанс, ФСС может отказать организации в возмещение средств, затраченных на выплату детского пособия.
В противном случае учредительное собрание должно выбрать исполняющего обязанности и выпустить приказ о его назначении. Главное, уведомить об этом налоговые органы (заявление по форме 14001) и банк, с которым сотрудничает компания.
Доверенность
Данный документ составляют, когда у директора появляется необходимость возложить часть полномочий. Это делают на период отпуска, больничного, длительной командировки, или когда директор продолжает работать, но другим сотрудникам требуется часть его полномочий.
Составленный документ должен включать в себя следующую информацию:
- Название организации и ФИО ген. директора.
- Паспортные данные, ФИО, должность сотрудника, кто осуществляет замещение главы.
- Полный список полномочий.
- Срок действия документа и возможность его продления (если конкретной даты окончания нет, то доверенность действительна год).
- Дата составления доверенности и подпись руководителя.
Образец доверенности:
Каждый сотрудник организации имеет право на отдых и директор – не исключение. Это право закреплено законодательством РФ. Трудовой кодекс не только предоставляет право, но и дает четкую информацию, как им воспользоваться.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно !
Обзор обсуждений бухгалтеров из группы «Красный уголок бухгалтера», которые получают требования от ИФНС.
Дача пояснений
Коллеги, пришло требование из налоговой по Москве, вызывают дира для пояснения финансово-хозяйств. деятельности, он не хочет идти, я в отпуске, а 1 сентября он в отпуск уезжает, что им отвечать?— KaterinaShovkrinskaya
«Отправьте пояснение в письменном виде, приложите приказы об отпуске. Напишите, что пояснения даем в письменном виде, т.к. отпуск» (Андрей Юдаев).
В случае, когда инспектору необходимы комментарии по деятельности организации, то посетить налоговые органы может иной представитель компании.
Но предварительно следует уточнить, устроят ли налоговиков пояснения от представителя организации вместо руководителя.
«Иногда налоговики хотят общаться исключительно с руководством. Нужно звонить, узнавать, примут ли вас, как замену. Мотивировка такая: человек в отпуске, при смерти, но мы хорошие (Ольга Пермякова).
Если вызов директора связан с целью проверки его фактического участия в деятельности организации и исключения номинальности, то визита в налоговые органы ему не избежать, пусть и после возвращения из отпуска.
«Пусть директор, не дожидаясь назначенной даты, позвонит сам по указанному в требовании телефону. Возможно, зададут несколько вопросов, и дело этим и ограничится, необходимость визита отпадет. Если нет — должен идти» (Елена Шафорост).
Требование о представлении документов
Если компания не может представить документы, то в течение дня, следующего за днем получения требования, надо письменно известить налоговиков с указанием причин задержки (п.3 ст.93 НК РФ).
В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) инспекции вправе продлить сроки представления документов или отказать.
Решение о приостановлении операций по счетам
Никогда такого не было, и вот опять. Вместо «с добрым утром» получила сегодня Решение о приостановке операций по счетам за неисполнение Требования об уплате пеней по НДС в размере 7,33 руб.
Требование видела, бред полный, взяла Справку о состоянии расчётов, убедилась, что ничего там нет и начала звонить исполнителю. Безрезультатно. Учитывая, что раньше все разговоры с ними заканчивались словами «у нас ошибка, порвите и забудьте», забила. Есть чем заняться в гораздо более серьёзных масштабах.
Утешает одно: счёт заблокированный неактивен, а про второй счёт они по собственной дурости почему-то не знают.
Но всё же вопрос: что дальше будет? Снимут эти 7,33 руб. и успокоятся? Или мы должны теперь кому-то в ноги падать? Только падать в ноги невыгодно — спуститься в метро в несколько раз дороже этой огромной для бюджета суммы.— Вера Золотова
Документы вне рамок проверки
Москва, требование из налоговой, ссылка на 93.1, просят предоставить информацию о конкретных сделках, выборка очень большая, период выборки 2015-2017 гг. У кого- нибудь была подобная история? Чем закончилась? Я правильно понимаю — надо готовиться к выездной?— Елена Стрижова
— «Есть позиция, изложенная в Письме Минфина России от 23 ноября 2009 г. N 03-02-07/1-519, суть которой сводится к тому, что поскольку Налоговый кодекс не устанавливает ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, то любые требования в этой части со стороны налоговых органов будут правомерны» (ElenaZyablova);
— «Как правило: чем больше просят, тем меньше следует давать! Статья 93.1 — требование предоставить документы о контрагенте. Я направляю договор, счета-фактуры и дописываю в сопроводиловке: „Иные документы, указанные в требовании во взаимоотношениях с контрагентом, не используются“. Не следует идти у налоговиков на поводу и давать им всё, что зажелают. Документы следует предоставлять только те, в составлении которых участвует контрагент и которые предоставляются ему, всё иное не касается. ни аналитика, ни оборотки, ни пояснения. А бояться налоговиков — себе дороже» (Анатолий Тяпин).
Читайте также: