Оператор электронного документооборота налоговая

Опубликовано: 14.05.2024

Работа Удостоверяющих центров с 1 июля

Какие Удостоверяющие центры (УЦ) будут выдавать электронные подписи физическим лицам? Каким образом эти УЦ будут проходить аккредитацию? Какие из них потом будут работать напрямую с ФНС?

Электронные подписи физическим лицам будут выдавать коммерческие организации, которые будут аккредитованы по правилам закона 476-ФЗ, внёсшего поправки в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». После успешной аккредитации УЦ получит статус Аккредитованного удостоверяющего центра (АУЦ). АУЦ сможет стать официальным партнером ФНС, если также будет соответствовать дополнительным требованиям, предъявляемым к таким организациям. Если АУЦ получит статус партнера ФНС, то сможет выдавать ЭП от лица службы.

Когда ФНС России начнет выдавать электронные подписи юрлицам?

С 1 июля 2021 года.

У каких УЦ заканчивается право выдавать электронные подписи после 1 июля 2021 года?

1 июля заканчивается право выдачи ЭП у УЦ, которые получали аккредитацию до момента вступления в силу нового 476-ФЗ. Те УЦ, которые получили аккредитацию после вступления в силу этого закона, могут выдавать ЭП после 1 июля.

Получение электронных подписей

Планируется, что сделать это можно будет онлайн, через личный кабинет на сайте ФНС или через сервис по регистрации бизнеса, где можно вместе с документами на регистрацию организации приложить заявление на выпуск ЭП для юридического лица. Также заявление можно будет подать лично, в самом налоговом органе.

Как гражданину узнать, что на него выпущена электронная подпись?

К сожалению, этот вопрос часто возникает из-за случаев мошенничества с электронной подписью. В рамках нового 476-ФЗ предусмотрена необходимость информирования УЦ обо всех выпущенных ЭП в адрес единого портала государственных услуг (ЕПГУ). Уже сейчас любой гражданин может зайти в личный кабинет ЕПГУ и увидеть там все оформленные на него ЭП, при их наличии.

Где будут получать электронные подписи физические лица, которые будут действовать от имени юридических лиц по доверенности?

Сотрудники компаний, которые не имеют право действовать от имени юридического лица без доверенности, будут получать ЭП в АУЦ. Такие ЭП они смогут использовать не только по рабочим вопросам, действуя от имени юридического лица, но и по личным, действуя от собственного имени. Например, смогут подписать договор купли-продажи.

Что делать с ЭП юридическим лицам после истечения её срока действия?

Небольшой компании, где генеральный директор самостоятельно визирует все документы, целесообразно пойти по пути получения ЭП в ФНС России после 1 июля лично директором. Если компания крупная, и необходима работа сотрудников с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), то стоит задуматься о том, чтобы перевыпустить ЭП на сотрудников заранее, до 1 июля. Таким образом, ЭП закончит действие к 1 января 2022 года, зато переходный период компания спокойно проработает без использования МЧД и передачи документов по новым технологиям.

Как подтверждать валидность документов после того, как срок действия электронной подписи уже истек?

На текущий момент этот вопрос решается переподписанием электронных документов. В новом 476-ФЗ предусмотрена метка времени. Для долгосрочного хранения документов это очень полезный инструмент. При подписании документов он фиксирует все необходимые параметры.

Кроме того, сейчас на согласовании в Правительстве находится проект ФЗ об архивном хранении, в котором появляется понятие субъекта (третьей стороны), которая осуществляет хранение документов. Третья сторона – это доверенное лицо, которое вероятно сможет подтверждать неизменность документа в процессе его хранения и полномочия подписантов, проверяя их при приеме документов на хранение.

Руководитель организации должен получать электронную подпись только для юридического лица или дополнительно должен получать ее для себя как для физлица?

Руководитель организации может дополнительно получить ЭП на себя, как на физлицо, в случае, если он собирается осуществлять какие-то действия от своего имени. Если он собирается совершать действия только от имени юридического лица, то ему такая подпись не нужна.

Можно ли на один носитель записать две подписи юридических лиц?

Если один генеральный директор представляет интересы двух юридических лиц одновременно, то такое возможно. Если у юридических лиц разные генеральные директора – то нельзя.

ИП оказывает бухгалтерские услуги юридическому лицу. Какую электронную подпись необходимо получить такому предпринимателю: физлица или ИП?

Если ИП работает от своего имени, то использует ЭП, оформленную на себя, как на ИП. Если он представляет интересы другого юридического лица, то он использует ЭП физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность.

Можно ли при подписании счетов-фактур использовать простую электронную подпись (ПЭП)?

Нет, в отношении счетов-фактур вы можете использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись, так как это указано в порядке передачи счетов-фактур, утвержденном приказом Минфина России. Но в отношении других документов можно использовать простую подпись, если вы пропишите это в соглашении с контрагентом. Но учтите, что простая ЭП не так хорошо защищена, как УНЭП или УКЭП.

Вопросы по машиночитаемой доверенности (МЧД)

Для чего нужна машиночитаемая доверенность? На каком этапе сейчас находится согласование формата этого документа?

Машиночитаемая доверенность нужна для того, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда оно действует от имени юридического лица. На текущий момент в Минцифре еще готовятся документы, связанные с требованиями к МЧД, содержанию в ней обязательных реквизитов и порядка направления, отзыва и хранения.

В ФНС недавно подписали и направили в Минфин на визирование приказ о создании доверенности о взаимоотношениях «налогоплательщик и налоговый орган», то есть формата b2g. Планируется, что форма, формат и перечень реквизитов такой доверенности появятся до 1 июля 2021 года.

Другие документы – Постановление по работе с МЧД и приказ Минцифры, определяющий содержимое МЧД, – также будут готовы к 1 июля.

С 1 июля электронный документооборот будет осуществляться только с обязательным применением машиночитаемой доверенности?

Нет. После 1 июля еще будут действовать ЭП хозяйствующих субъектов, которые выданы до 1 июля: в них содержится информация о принадлежности физического лица к юридическому лицу. Эти ЭП будут действовать либо до окончания своего срока действия, либо до конца текущего года. Также МЧД не потребуется директорам, которые получат ЭП на юридическое лицо в ФНС – они могут подписывать документы своей ЭП.

Нужно ли будет прикреплять МЧД к каждому документу?

Нет. Сейчас вам предоставлен выбор: можете прикреплять МЧД к каждому документу, либо вы можете договориться с контрагентом, где такая доверенность будет находиться, чтобы ее всегда можно было проверить при необходимости.

Планируется ли сервис для создания и хранения, отзыва электронной доверенности на стороне ФНС?

ФНС планирует разработку сервиса по созданию и проверке доверенности в установленном формате на своем сайте. Скорее всего, разработчики учетных систем реализуют это в своих продуктах. Сервис от ФНС подойдет для тех, кто либо не имеет своих учетных систем, либо кому функционал по созданию доверенности нужен крайне редко (1-2 раза в год).

Вопросы по «облачной» ЭП

Что такое облачная электронная подпись?

Понятия «облачная электронная подпись» в законодательстве РФ нет. Под ней имеется в виду подпись, которая хранится удаленно на серверах УЦ. На текущий момент нет требований ФСБ по ним, соответственно разработчики криптографического ПО не могут создать и сертифицировать такие решения. Поэтому пока что усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) не может быть облачной.

Когда появится облачная электронная подпись?

Облачная УКЭП для руководителей юридических лиц появится после того, как ФСБ сертифицирует решения. Затем потребуется время на разработку таких средств. Поэтому предположительный срок – не ранее конца первого квартала-второй квартал 2022 года.

Что касается облачных ЭП для физлиц, то этот проект ведет Минцифры. Сейчас у ведомства идет эксперимент совместно с ФСБ по применению так называемой мобильной ЭП. Сроки будут определены по окончанию эксперимента.

Вопросы по Концепции развития ЭДО

Форматы каких документов планируются к разработке в соответствии с Концепцией развития ЭДО?

Концепцией предусмотрено утверждение ряда форматов электронных документов. Перечень в концепции открытый, пока в нем есть документы, которые максимально востребованы участниками рынка: договор с контрагентом, оферта, акцепт, акт сверки, транспортная накладная, претензия, счет и ряд других.

Сейчас разрабатывается два формата договора: первый – в привычной, машиночитаемой структуре (xml), второй – в формате A3 (pdf). Та часть формата, которая в pdf, позволит в читаемом виде видеть сам текст документа, а в xml-части документа будет содержаться информация, которая будет использоваться для идентификации документа, его маршрутизации и обработки. Решение сделать два формата было принято из-за специфики договора – в таком документе текст является важнейшей составляющей. То, что прописано в тексте договора, определяет его суть.

Следующий формат, который сейчас активно разрабатывается – это электронная транспортная накладная. Это важный документ, так как много сделок происходит именно с перевозкой груза. Эксперимент Минтранса, который проходил осенью 2020 года, был признан успешным и получил одобрение от рынка грузоперевозок. Поэтому в Постановлении Правительства России от 21 декабря 2020 г. № 2200 содержится возможность использования электронного документа.

Кроме непосредственных форматов, ФНС планирует разработать методику по их составлению и утверждению.

В Приказе Минфина России от 5 февраля 2021 г. № 14н обязательны требования проверки формата счета-фактуры в электронном виде. Кто должен проверять электронную подпись – оператор ЭДО или участник обмена и хранения документов?

Если между участником и оператором ЭДО есть договор, в рамках которого оператор оказывает услуги по проверке, то в таком случае при передаче документов участнику не нужно его шифровать. Обязанность по проверке документа, по проверке подписанта лежит на том, кто получает документ. Если он это делает, используя услуги оператора – это его право.

Вопросы по прослеживаемости импортных товаров

В универсальном корректировочном документе (УКД) отсутствуют два реквизита, которые в соответствии со 169 статьей НК РФ являются обязательными: это страна происхождения товара и регистрационный номер декларации на товар. Где их указывать в УКД?

Эти реквизиты не влияют на процесс прослеживаемости, на текущий момент пока их нет в специально поименованном формате. Для их указания можно использовать свободные поля, которые есть в УКД.

При прослеживаемости счет-фактура по НК РФ должен быть выставлен в течение 5 дней. Покупатель может быть подключен к другому оператору. Некоторые операторы ЭДО саботируют внедрение автонастройки роуминга и затягивают настройку в ручном режиме. Что ФНС планирует с этим делать?

Чтобы минимизировать эту проблему, ФНС создает сейчас документ под названием «Технология взаимодействия операторов». Параллельно разрабатываются правки в федеральное законодательство, согласно которому у уполномоченных органов исполнительной власти появится возможность регулировать деятельность операторов. Так, одним из требований к операторам ЭДО станет соблюдение технологии роуминга. Оператор обязан будет устанавливать связь с другим оператором, если реализует обмен документами по утвержденным форматам.

Когда ждать по прослеживаемости документов, необходимых для настройки отчетов по прослеживаемым товарам?

Первые сведения о продажах прослеживаемых товаров будут передаваться в ФНС либо в составе декларации, либо в составе специального отчета, если налогоплательщик не является плательщиком НДС. Поэтому технические средства понадобятся только по результатам работы за первый отчетный период, который наступит после вступления в силу ФЗ о прослеживаемости (то есть после 1 июля 2021 года).

Проекты этих документов уже разработаны, в ближайшее время ФНС рекомендует их письмом, чтобы рынок уже сейчас мог ознакомиться с ними.

Российское законодательство активно вовлекает организации в новый формат взаимодействия друг с другом и органами государственной власти. Электронный документооборот входит в жизнь отечественных компаний, предоставляя им широкий перечень дополнительных преимуществ.

Одновременно с введением электронного обмена данными с ФНС и другими госорганами в правовом поле появилось понятие «оператор ЭДО». В связи с этим у пользователей возникает ряд актуальных вопросов: от необходимости привлечения посредника для обмена документами до выбора оптимального сервиса ЭДО.

Отчётность через ЭДО: что можно передавать и через кого

Передача отчетности с помощью электронного документооборота происходит через посредника в виде оператора. Операторы электронного документооборота — это организации, которые передают конфиденциальные данные между участниками ЭДО по телекоммуникационным каналам.

Через оператора можно передавать:

отчётность для ФНС;
данные об уплате страховых взносов;
счета-фактуры;
бухгалтерские отчёты.

Приказ Министерства финансов РФ № 50н обязывает организации выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде только посредством операторов. Оператор — это независимая сторона между двумя контрагентами, поэтому он обеспечивает факт получения каждой стороной представленных документов.

Налоговый кодекс РФ в пункте 3 статьи 80 обязывает организации заключать договоры на оказание услуг с операторами электронного оборота документов в ряде случаев:

если за прошедший год число сотрудников организации составляло более 100 человек;
создано или реорганизовано юридическое лицо, в штате которого числится более 100 человек;
обязанность по сдаче отчётности по определённым налогам или сборам требует представления документации исключительно в цифровом виде.

Если компания подпадает под перечисленные требования, то она обязуется в срок не более 10 дней наладить электронный обмен документами с ФНС с привлечением лицензированного оператора.

Оператор должен подходить под требования, выдвигаемые налоговой службой в Приказе №ММВ-7-6/76. Полный перечень аккредитованных компаний представлен на официальном сайте ФНС. При заключении договора с организацией не из списка налоговый орган откажет в приёме электронных документов.

Преимущества ЭДО с ФНС

Электронный обмен документацией и отчётностью, организованный через оператора, имеет ряд положительных моментов:

Документооборот в цифровом виде освобождает бизнес от организации и хранения документов. Вся отчётность, которая может потребоваться в ходе работы, хранится в электронном виде в систематизированной форме. При необходимости можно быстро найти необходимый отчёт. Загруженные в цифровом виде документы равнозначны по силе действия бумажным аналогам.

Список операторов

Перечень операторов представлен на официальном портале ФНС. В федеральном списке представлено 77 компаний, что значительно затрудняет выбор.

АО «Калуга Астрал» (Калуга);
ООО «Такском» (Москва);
СКБ «Контур» (Екатеринбург);
ООО «Компания Тензор» — продукт «СБИС» (Ярославль);
ООО «Корус Консалтинг СНГ» — продут «Сфера Курьер» (Санкт-Петербург);
ООО «Э-КОМ» (Москва).

Необходимо обратить внимание, что головные офисы организаций размещены, как правило, в крупных городах. При заключении договора стоит удостовериться, что у компании есть региональное представительство для оперативного решения возникших проблем.

Как выбрать оператора

Таким требованиям должны соответствовать организации по передаче электронных данных:

Обеспечение защиты информации. Отчётность и документация содержат коммерческую тайну, соответственно, не подлежат разглашению. При выборе необходимо обратить внимание на применяемые механизмы защиты данных.
Организация программного доступа. Взаимодействие в рамках электронного обмена документами требует установки и отладки ПО. Это входит в сферу деятельности компаний-операторов и оплачивается в качестве отдельной услуги.
Техническая поддержка. Для налаживания постоянного и бесперебойного обмена электронными данными требуется постоянная обратная связь от оператора. Это позволит в кратчайшие сроки решить все возникшие проблемы и устранить неполадки.
Стоимость услуг. большинство организаций работает по системе тарифных планов, устанавливая фиксированную стоимость услуг за месяц, полгода или год обслуживания.

Как подключиться

Чтобы присоединиться к системе электронного документооборота, требуется:

оставить заявку на подключение к выбранному оператору;
через регионального представителя ознакомиться с тарифными планами и требованиями к ПК;
заключить договор на обслуживание;
установить ПО и начать передачу данных.

Для работы потребуется квалифицированная электронная подпись. При её отсутствии следует обратиться в удостоверяющий центр или заказать у компании-оператора в качестве дополнительной услуги.

Группа компаний «Астрал» — один из долгожителей отечественного рынка информационных и телекоммуникационных технологий. Сфера деятельности компании — разработка, внедрение и сопровождение современного программного обеспечения для организаций различных видов деятельности. Сюда входят и системы для формирования и передачи электронной отчётности.

«Астрал» имеет официальные представительства во всех субъектах РФ, обеспечивая бесперебойную работу клиентов в любой точке страны.

Система электронного документооборота в настоящее время стремительно развивается. Ее неотъемлемая часть — специализированные организации-операторы, задача которых состоит в налаживании корректной и качественной связи между компаниями и надзорными органами.

Продукты по направлению

Новый онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Бумажный документооборот с контрагентами и проверяющими органами скоро канет в лету. С 2021 года бухгалтерская отчетность (в том числе субъектов малого и среднего предпринимательства) должна предоставляться в ФНС строго через операторов ЭДО в электронном виде.

Какие еще изменения входят в ближайшие планы налоговой службы, как работать через ЭДО и почему это действительно удобно: обсудим в этой статье.

По данным на начало 2021 г., электронный документооборот используют около 30 % российских компаний. Прямо скажем, негусто. При этом чем меньше бизнес, тем реже он работает в цифровом формате.

ИП, макро- и малые предприятия прибегают к ЭДО только в 5 % случаев.

Субъекты малого и среднего бизнеса на УСН используют электронный документооборот в 12 % случаев.

Самые активные пользователи ЭДО — крупные предприятия на ОСНО (50-70 %).

По словам ФНС

В декабре 2020 г. Федерального налоговой службой была принята Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Ознакомиться полностью с документом можно на официальном сайте ведомства. Он содержит планы по изменению законодательства и бизнес-процессов, направленные полный переход к ЭДО.

Как пояснил Руководитель ФНС Даниил Егоров, главная цель — это создать систему, которая будет выгодна для обеих сторон. Для налоговиков более прозрачными станут операции, проводимые хозяйствующими субъектами. А сами компании получат определенную экономию, удобство, повышенную скорость обработки информации и отсутствие ошибок в работе.

«Прозрачность бизнеса для налоговых органов позволит не отвлекать компании от работы с запросами документов и проверками».

Более того, планируется, что в будущем при такой открытости вообще отпадет необходимость в сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

Какие сроки

до 4-го квартала 2021 г. — нормативный этап (принятие необходимых законов и НПА в сфере ЭДО);
до 2-го квартала 2022 г. — аккредитация всех операторов ЭДО, доработка новых форматов, обеспечение прочей инфраструктуры;
до 3-го квартала 2022 г. — стимулирование субъектов бизнеса к переходу на электронный документооборот;
до конца 2023 г. — обеспечение возможности обмена между субъектами бизнеса документами, закрывающими сделку;
до 3-го квартала 2024 г. — обеспечение возможности электронного документооборота между российскими компаниями и субъектами бизнеса, находящимися в иностранных юрисдикциях.

Согласно Концепции ФНС, к 2024 году около 95 % счетов-фактур и 70 % накладных будут передаваться в цифровом формате.

Новое в документообороте с госорганами с 2021 года

Определенные шаги в указанном направлении уже совершаются.

1.Предоставление годовой отчетности.

Годовая бухгалтерская отчетность, начиная с отчетности за 2020 год должна предоставляться в ИФНС исключительно в электронном формате, независимо от того, относится ли компания к субъектам малого или среднего предпринимательства.

Отчеты направляются через операторов ЭДО, их перечень приведен на сайте ФНС в рубрике «Электронный документооборот» .

На момент опубликования статьи зарегистрированными числятся 52 оператора ЭДО. АО «Калуга Астрал» входит в этот перечень.

2.Отчетность о прослеживаемых товарах.

Еще одно нововведение 2021 г., которое следует отнести к цифровизации документооборота — обязанность налогоплательщиков сдавать в ИФНС отчетность о прослеживаемых товарах.

С 01 июля 2021 г. юридические лица и ИП должны отчитываться по операциям с товарами, которые включены в перечень прослеживаемых (см. закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). Счета-фактуры по ним могут быть выставлены только в электронном виде. Таким образом, система прослеживаемости обязывает перейти на ЭДО.

3.Передача данных в Росстат.

С 30 декабря 2020 г. ИП и юрлица предоставляют первичные статистические данные исключительно в форме электронного документа, подписанного ЭЦП. Для субъектов малого предпринимательства это требование действует с начала 2022 года.

4.Новые правила получения и использования ЭЦП.

С начала 2021 г. владельцы ЭЦП получили возможность подписывать электронные документы с любого устройства без установки спецпрограмм (удостоверяющие центры теперь могут хранить и использовать ключ по поручению клиента дистанционно).

Кроме того, с 01 января 2022 г. упростится порядок получения ЭЦП. Руководители компаний и ИП будут получать ее ИФНС, в том числе удаленно по действующему сертификату.

В ближайших планах налоговой службы: расширить сферу применения простой ЭЦП, а также увеличить перечень документов, которые можно подписывать «обезличенной» электронной подписью.

Плюсы перевода документооборота в электронный формат

Можно не дожидаться, когда государство полностью обяжет всех субъектов бизнеса к ЭДО, а заключить договор с оператором уже сейчас. На это есть ряд причин:

Сдача отчетности в ФНС в электронном виде значительно экономит время и ресурсы компании.
Сокращается количество ошибок, ведь при формировании отчетности документ автоматически происходит проверку.
Формы отчетности всегда актуальны, за их обновлениями и изменениями следит оператор ЭДО.
Хранение документов в электронном виде обходится на 80 % дешевле, чем на бумажных носителях.
Исключена потеря документов.
Электронный документооборот дает возможность оперативно получить от ФНС справки о состоянии расчетов с бюджетом, выписки по операциям по расчету с бюджетом, список представленной отчетности и т. д.
ЭДО безопасен и исключает утечку информации.
Документы, зарегистрированные оператором, имеют юридическую силу и могут, например, предъявляться в суд в качестве доказательств.

Как выбрать оператора ЭДО

Новая Концепция, разработанная ФНС, отводит оператору ответственную роль.

Он присваивает каждому документу регистрационный номер (РНД), по которому можно будет найти сам файл, а также посмотреть все действия, совершенные с документом.
Оператор также обеспечивает своевременную передачу данных в налоговую.

Реестр достоверных операторов ЭДО размещен на сайте ФНС. Каждый субъект бизнеса волен выбрать ту организацию, с которой ему будет удобно сотрудничать. Во внимание следует принять такие критерии, как опыт, интеграционные возможности оператора, количество контрагентов и роуминг, развитости системы и количество продуктов, стоимость и качество обслуживания.

«Калуга Астрал» успешно вписывается в реализацию планов ФНС по развитию ЭДО и закрывает все потребности бизнеса в документообороте с проверяющими органами.

Компания поддерживает роуминг более чем с 20 иными операторами ЭДО, имеет сервисы различной направленности:

отчетность (Астрал Отчет 5.0. и др.);
электронная подпись (Астрал-ЭТ);
проверка контрагентов (Астрал.СКРИН);
документооборот с контрагентами (Астрал.ЭДО, 1С-ЭДО, Астрал Онлайн и т. д.);

При этом продукты постоянно обновляются. Как только на законодательном уровне появляются новые требования, они сразу находят отражение в программе.

Если вы все еще сомневаетесь

Предварительно оценить внедрение электронного документооборота в компании, а также рассчитать срок окупаемости затрат на это мероприятие поможет новый сервис на сайте ФНС — Калькулятор для расчета эффективности ЭДО .

Подача документов в ФНС – процесс трудоемкий и строго регламентированный. Перевести его на электронные рельсы – мечта любой организации. Заинтересованы в этом и сами налоговики, которые активно ведут кампанию по переводу отчетности в электронный вид. Как устроен электронный документооборот с фискальными органами – разбираемся в этой статье.

По данным издания EMC-journal, ежегодно объем рынка юридически значимого (ЮЗ) ЭДО в России растет примерно вдвое. Например, за 2018 год число юридически значимых документов, переданных через сервисы электронного обмена, выросло на 100%.

Правила игры на рынке ЭДО:

6,5 руб. – средняя по российскому рынку стоимость передачи одного электронного документа.
Оплачиваются только исходящие документы.

В ФНС передача отчетности в электронной форме происходит по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через операторов электронного документооборота. ЭДО с налоговой службой является юридически значимым (ЮЗ), то есть осуществляется только при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи.

Кто участвует в обмене документами с ФНС:

налоговые органы,
налогоплательщик,
плательщики сборов,
налоговые агенты,
представители налогоплательщиков, плательщиков сборов, налоговых агентов,
операторы ЭДО.

В чем преимущества электронного обмена с ФНС.

Необходимо отметить, что налоговая служба продолжает прием документов и на бумаге. Бумажный документооборот законодательно разрешен, однако с каждым годом растет список документов и компаний, сдавать документацию которым можно только в электронном виде. Например, сдача деклараций по НДС и связанных с налогом на добавленную стоимость документов (книг покупок и продаж, журнала учета счетов-фактур), а также отправка налоговикам пояснений к отчетности по НДС предусмотрена в электронном виде. Из последних нововведений в этом вопросе – введение с 1 января 2020 года обязательной сдачи экземпляра бухгалтерской (финансовой) отчетности в ФНС в электронном виде.

В чем преимущества сдачи отчетности в ФНС в электронном виде:

Возможность избежать личного контакта. Нет риска попасть под плохое настроение налогового инспектора.
Экономия времени. Не нужно ехать в инспекцию, ждать в очереди.
Сокращается число ошибок в отчетности. Отчетность формируется с использованием средств выходного контроля, за счет этого идет автоматическая проверка правильности заполнения документа.
Актуальность форм отчетности. Программы операторов ЭДО позволяют оперативно обновлять форматы отчетности в случае их обновления или изменения.
Гарантия доставки документов. Получение подтверждения доставки документов, возможность в течение одних суток получить подтверждение выполнения обязательств, а также возможность быстро посмотреть свою личную карточку, не нужно дожидаться актов сверки.
Защита от попадания документов в чужие руки. Отсутствует возможность просмотреть или внести изменения в документацию непричастным лицам.
Возможность оперативного получения данных от ФНС. Возможность получить в электронном виде справки от ФНС о состоянии расчетов с бюджетом, выписки по операциям, акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам и т.п.

Преимущества ЭДО в цифрах:

в 10 раз снижается стоимость отправки документов по сравнению с почтой,
в 100 раз снижается стоимость отправки документов по сравнению с курьерской доставкой,
на 80% дешевле обходится хранение электронных документов,
30% - экономия времени на поиск и согласование электронных документов,
6% документов на бумаге теряются.

Источник: аналитические данные ФНС.

ФНС. Какие документы в ЭДО:

Регулярная отчетность. Основные правила электронного документооборота между ФНС и налогоплательщиками прописаны в приказе № ММВ-7-6/398@ от 2014 года. В документе утверждены методические рекомендации при предоставлении расчетов в налоговую службу в электронном виде.
Запросы со стороны налогоплательщика (информационные выписки, обращения). Предоставление налоговыми органами информационных услуг в электронной форме по ТКС регламентировано Приказом ФНС России от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@.
ФНС. Документы по требованию. Приказ ФНС № ММВ-7-2/149@ от 2015 года регламентирует общий порядок работы с требованиями. В приказе содержится полный список документов, которые могут истребовать налоговые органы. В этом списке более 50 видов документации.

Пошаговый алгоритм передачи документа по ЭДО в ФНС.

В зависимости от того, какой тип документации передается или запрашивается у ФНС, реализуется определенный алгоритм движения документа. В данной статье разберем наиболее сложный и распространенный алгоритм - передачи отчетности. А также рассмотрим пошагово, как выглядит отправка обязательного экземпляра бухотчетности в ФНС на новый ресурс налоговой инспекции под названием ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности).

10 возможных шагов при отправке электронной отчетности в ФНС:

Шаг 1. Налогоплательщик готовит и отправляет отчетный документ. Формируется отчет, подписывается электронной подписью, шифруется и отправляется в ФНС. Если отчет отправляет уполномоченный представитель, то к отчету прилагается соответствующее информационное письмо о представительстве, в котором обязательно указываются данные из доверенности.

Шаг 2. Подтверждение даты отправки оператором ЭДО. Как только оператор ЭДО получает отчет, он формирует подтверждение даты отправки, которое отправляется налогоплательщику, а также подтверждение вместе с отчетом отправляется в налоговую инспекцию.

Шаг 3. Подпись извещения о получении подтверждения даты отправки. Налогоплательщик и налоговая инспекция, получив подтверждение даты отправки от оператора ЭДО, автоматически подписывают извещение и отправляют его оператору ЭДО.

Шаг 4. Налоговая извещает о получении первичного документа. Получив отчет, налоговая через оператора ЭДО отправляет налогоплательщику извещение о получении документа. Его отправка осуществляется автоматически, извещение свидетельствует о том, что документ доставлен на приемный комплекс ИФНС.

Шаг 6. Положительный результат приема документа. В случае прохождения документом входного контроля, программа ФНС автоматически формирует квитанцию о приеме документа. Квитанция через оператора ЭДО отправляется налогоплательщику. Квитанция подтверждает факт приема документа, но не является подтверждением, что отчетность сдана.

Шаг 7. Извещение о получении результата приема оператором. При получении уведомления об отказе или квитанции о приеме оператор автоматически отсылает извещение о получении результата приема документа в адрес ИФНС.

Шаг 9. Налоговая подтверждает правильность заполнения отчета. Инспекция проверяет отчетность, если все верно – через оператора ЭДО налогоплательщику отправляется извещение о вводе данных отчета в базу данных ФНС. Получение именно этого документа означает, что отчетность принята.

Шаг 10. Налогоплательщик информирует инспекцию о получении извещения о вводе данных или о получении уведомления об уточнении. При получении налогоплательщиком уведомления об уточнении или извещения о вводе данных, в адрес ФНС автоматически отсылается через оператора ЭДО извещение о получении информации.

Алгоритм отправки бухотчетности в ГИР БО:

Отправка бухотчетности на информационный ресурс БО.
Подтверждение даты отправки электронного документа.
Получение квитанции о приеме бухотчетности.
Уведомление об отказе в приеме бухотчетности.
Извещение о получении электронного документа.
Уведомление об уточнении бухотчетности.
Извещение о вводе сведений.

Более миллиона компаний в качестве партнера по юридически значимому ЭДО выбирают СБИС Электронный документооборот. В нем автоматизированы самые распространенные процессы документооборота, также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. Решение имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильную версию.

Сервис СБИС Бухгалтерия и Учет позволяет вести полный цикл учета: от ввода первичных документов до закрытия периода и формирования отчетов. Причем, делать это можно как на стационарном рабочем месте, так и удаленно.

Подробнее о том, как с помощью СБИС вести электронный документооборот с ФНС, готовы рассказать наши специалисты.

Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес изменения в Налоговый кодекс РФ, которые позволили российским организациям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Процесс обмена электронными счетами-фактурами утвержден в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». Отдельный Порядок представления документов по ТКС подробно описывает, как представлять электронные счета-фактуры в ФНС по требованию.

Оба документа четко оговаривают, что электронные счета-фактуры должны быть подписаны электронной подписью и переданы только через оператора электронного документооборота. В противном случае электронный счет-фактура не имеет юридической силы, по нему нельзя получить вычет по НДС, а также использовать для защиты интересов организации в суде.

Так кто же они — операторы электронного документооборота?

В законодательных актах РФ операторы электронного документооборота определяются как «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».

В переводе на более простой язык это означает, что операторы электронного документооборота – это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами. Они обеспечивают для этого,

во-первых, техническую возможность,
во-вторых, безопасность передаваемых сведений,
в-третьих, юридическую значимость счетов-фактур,
в-четвертых, техподдержку пользователям при работе с электронными документами.

Подключиться к Диадоку

В Диадоке все входящие документы бесплатные*, вне зависимости от способа работы в системе:

Какие компании могут быть операторами ЭДО?

Компании, которая предоставляет услуги обмена электронными документами, необходимо:

уметь взаимодействовать с налоговыми органами, как в техническом, так и в организационном аспектах;
иметь соответствующие лицензии для работы с сертификатами электронной подписи и средствами криптографической защиты информации;
обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.

Сейчас этим требованиям наиболее отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС), так как технологически они наиболее близки к электронному документообороту между компаниями.

Почему ФНС или другая госструктура не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота?

Обеспечение технических возможностей для электронного документооборота — это значительные затраты. В случае, если в качестве оператора ЭДО выступает госструктура, это будут бюджетные средства. Кроме того, в штат ведомства понадобится набрать огромное количество новых специалистов и обучить их. При том, что в России остро стоит проблема сокращения числа госслужащих, все это представляется трудновыполнимым.

Коммерческие предприятия предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Поэтому они заинтересованы в качестве сервиса, развитии функциональности систем, лояльности свои клиентов, обеспечивают им поддержку и помощь.

Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций при представлении документов в налоговые органы именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны. Если же оператором будет, например, ФНС, то как обеспечить независимость и объективность?

Подключиться к Диадоку

В Диадоке все входящие документы бесплатные*, вне зависимости от способа работы в системе:

Могут ли обменивающиеся компании сами выступать в качестве операторов электронного документооборота?

Услуги обмена электронными документами — это такой же сервис, как, например, телефонная связь. Когда компания хочет обеспечить свой офис телефонной связью, она обращается к специалистам в этой сфере — телефонному оператору. Логика проста: чтобы обеспечивать сервис на должном уровне, нужно, чтобы данный вид деятельность был профильным для компании. Особенно, учитывая, что речь идет не только об обеспечении собственных нужд, но и обслуживании контрагентов. Как уже говорилось выше, обеспечение сервиса ЭДО — это бизнес, требующий значительных технических, финансовых и профессиональных ресурсов.

Чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот через оператора, компании нужно подписать только одно соглашение об обмене электронными документами — между ней и оператором. В случае самостоятельной организации документооборота все будет по-другому. Так, если электронными документами обмениваются пять компаний, то им необходимо подписать 10 соглашений между собой.

При этом необходимо обеспечивать совместимость внутренних систем, бесперебойность работы, соответствующую техническую поддержку и т д.

Подробнее о функциях операторов электронного документооборота.

* Возможны исключения, подробные правила тарификации установлены прайс-листами АО «ПФ «СКБ Контур»

Читайте также: