Настройка системы налогообложения на кассе

Опубликовано: 13.05.2024

О том, что бизнес меняет вмененку на другую систему налогообложения, должна знать не только налоговая. Об этом нужно «сообщить» и кассовой программе, чтобы в чеке и фискальных данных отражалась актуальная информация. Расскажем, как подготовить кассу и для кого есть исключения.

22 декабря 2020

Укажите новую налоговую систему в настройках Маркета и кассы

Если срок действия вашего фискального накопителя (ФН) 36 месяцев и будете применять общую налоговую систему (ОСН), читайте третий раздел.

Как узнать, на какой срок рассчитан ваш ФН

Срок действия ключа фискального признака указан в документах, которые выдают при покупке ФН. Посмотрите срок в документах или на коробке. Не рекомендуем вскрывать кассу, чтобы посмотреть срок действия в наклейке на фискальном накопителе, так вы можете потерять гарантию на кассовое устройство.

Если у вас другой фискальный накопитель, вот что нужно поменять в Маркете и кассе.

1. Измените систему налогообложения организации в Маркете. Как это сделать.

2. Если применяете две налоговые системы или работаете с НДС, замените налоговую систему в карточках товаров, которые сейчас продаете на ЕНВД. Необязательно вручную исправлять каждую карточку, выберите нужные товары и измените налоговый режим сразу для всех выделенных позиций по инструкции.

Обратите внимание на раздел «Карточки, требующие обработки», в нем могут быть товары с неизвестной системой налогообложения.

3. Измените настройки в самой кассе по инструкции.

Поменять настройки в Маркете и кассе нужно перед началом первой рабочей смены в 2021 году

Продуктовый магазин закрылся 31 декабря в 21.00. Он заработает 1 января в 11.00. Значит настройки нужно изменить 1 января до 11.00, то есть до открытия смены и первой продажи.

Салон красоты закроется 30 декабря и возобновит работу 3 января в 11.00 — настройки можно изменить в период с 30 декабря по 3 января (до 11.00, то есть до первого клиента). Таким образом рассчитать клиента вы сможете уже по новой системе налогообложения.

Бар работает в ночь с 31 декабря на 1 января. Перед боем курантов нужно закрыть смену на кассе и изменить настройки. А с полуночи — открыть на кассе новую смену уже с новыми настройками.

Перерегистрировать кассу в налоговой не придется, потому что система налогообложения не указана в карточке о регистрации ККТ. Перерегистрация нужна только если меняются данные, которые есть в карточке. Например, раньше не продавали подакцизные товары, а теперь начнете продавать.

Не меняйте настройки, если будете работать на ОСН с накопителем на 36 месяцев

На ЕНВД можно применять фискальный накопитель сроком действия 36 месяцев. А при ОСН такой ФН использовать нельзя, потому что есть техническое ограничение, установленное производителями ФН.

Если сейчас работаете на вмененке, а в новом году перейдете на ОСН, оставьте текущие настройки. Тогда касса продолжит печатать в чеке ЕНВД, а не общую систему, на которую вы перешли. Так делать можно, пока не истечет 36-месячный срок действия ФН. Это подтвердила ФНС в Письме № АБ-4-20/19907@ от 3 декабря 2020 года.

Речь о трех настройках, их менять не нужно:

Настройки организации в Маркете.
Данные в карточках товаров о системе налогообложения.
Настройки налоговой системы на самой кассе.

Что будет, если вы все-таки измените настройки в кассе и Маркете

Тогда касса сформирует чек, но при печати покажет ошибку о конфликте систем налогообложения и данные чека не уйдут в налоговую. Кассир сможет вернуться к чеку и отредактировать его, но в кассе изменить налоговый режим не сможет. Продолжить продажи через кассу не получится.

Верните ЕНВД в тех настройках, которые поменяли:

В настройках ККТ (если вносили изменения в кассу через ПО производителя).
В настройках вашей организации в Маркете.

Затем передайте номенклатуру на кассу.

После этого касса снова сможет формировать чеки.

Читайте, чем заменить ЕНВД, выбирайте режим и рассчитывайте налоговую нагрузку. Узнайте об особенностях учета при разных налоговых режимах.

При одновременном осуществлении различных видов деятельности налогоплательщик может совмещать различные режимы налогообложения. Так, применяя общую или упрощенную системы налогообложения, организация может доход от определенной части своей деятельности облагать единым налогом на вмененный доход (ЕНВД).

Виды деятельности, по которым может применяться ЕНВД установлены Налоговым кодексом РФ (п.2 ст.346.26 НК РФ). Напомню, что режим ЕНВД вводится в действие соответствующими нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных районов, городских округов, законами городов федерального значения. Следовательно, перед тем как перейти на данную систему налогообложения налогоплательщику стоит поинтересоваться разрешена ли она на территории, где планируется осуществлять деятельность. Например, на территории Москвы ЕНВД не применяется, но в каждом муниципальном образовании Московской области действуют свои правила.

Одним из плюсов по уплате ЕНВД является то, что его плательщики сегодня имеют право не применять ККТ при осуществлении расчетов. Это право предусмотрено Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» в его старой редакции. Однако с 1 июля 2018 года плательщики ЕНВД, как и предприниматели на патентной системе налогообложения, утратят отмеченные привилегии и будут обязаны применять при расчетах с покупателями кассовые аппараты нового образца, передающие фискальные данные в налоговые органы в режиме онлайн.

Организациям, которые применяют ККТ при осуществлении всех видов деятельности, но совмещают общий режим налогообложения и упрощенную систему, также следует обратить внимание на нормы Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» в новой редакции.

Возможность не применять ККТ для плательщиков ЕНВД до 01.07.2018

До установленного законодательством срока — 01.07.2018 г. — организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками ЕНВД, имеют право, как и прежде, работать без кассового аппарата, оформляя покупателям товарные чеки, квитанции и бланки строгой отчетности (БСО) от руки со старыми реквизитами и без их онлайн-передачи в налоговую инспекцию.

Если организация совмещает два режима налогообложения, то есть по одному виду деятельности находится на общей или на упрощенной системе налогообложения, а по другому платит ЕНВД, то перейти на работу с онлайн-кассой в соответствии с новыми требованиями необходимо с 1 июля 2017 года только в той части деятельности, которая не облагается ЕНВД.

При этом налогоплательщику необходимо соблюдать определенные критерии, при которых он имеет право применять особую систему налогообложения ЕНВД. Иначе он потеряет это право и должен будет перейти на основную систему налогообложения, а также начать применять ККТ раньше, чем наступит 1 июля 2018 года. При этом использовать ККТ нужно будет с начала того квартала, в котором плательщик потеряет право на ЕНВД (данный вывод сделан в письме ФНС России от 15.01.2016 № ЕД-4-2/328). В противном же случае организации будут предъявлены штрафные санкции.

Таким образом, плательщику ЕНВД нужно тщательно следить за показателями своей деятельности, в том числе за численностью сотрудников и долей участия других юридических лиц. Заметим, Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ внесены изменения в Кодекс об административных правонарушениях РФ, ужесточившие наказания за нарушения в сфере применения ККТ. Приведем его нормы.

Неприменение ККТ в установленных законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники случаях влечет наложение административного штрафа:

— на должностных лиц в размере от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 рублей;

— на юридических лиц в размере от 3/4 до 1 размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и (или) электронных средств платежа без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей.

Повторное неприменение ККТ в случае, если сумма расчетов, осуществленных без ККТ, составила один миллион рублей и более, влечет наложение административного штрафа:

— на должностных лиц дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет;

— на индивидуальных предпринимателей и юридических лиц административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Однако применять контрольно-кассовую технику или не переходить на нее до 1 июля 2018 года каждый налогоплательщик ЕНВД решает самостоятельно, исходя из целесообразности этого и специфики своей работы. Это право плательщика ЕНВД также отмечено в письме Минфина России от 22.06.2010 № 03-01-15/4-141.

При этом в случае неприменения ККТ плательщиком ЕНВД при расчетах Федеральным законом № 54-ФЗ не запрещено использовать кассовую технику для внутреннего учета. Также Федеральный закон № 54-ФЗ не запрещает доработку кассовых аппаратов заводом-изготовителем или центром технического обслуживания по методике завода-изготовителя для печати документа, предусмотренного п.2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ.

Заметим, налогоплательщики ЕНВД, занятые торговлей алкогольной продукции, согласно Федеральному закону от 22.11.95 №171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции» обязаны применять ККТ.

При совмещении деятельности с доходом, облагаемым единым налогом на вмененный доход, и деятельностью с доходом, облагаемым налогами по общей системе, предприниматель вправе выбирать, применять ККТ или нет, только в отношении первой и только до 1 июля 2018 года. При осуществлении деятельности с применением общего режима налогообложения, использование ККТ обязательно с 1 июля 2017 года.

Кассовые чеки и бланки строгой отчетности изменятся

В соответствии с требованиями ст.4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ в новой редакции кассовый чек и бланк строгой отчетности в обязательном порядке должны содержать широкий перечень новых реквизитов, в том числе:

— применяемая при расчете система налогообложения;

— сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;

— фискальный признак документа;

— порядковый номер фискального документа;

— фискальный признак сообщения и другие.

Таким образом, при совмещении налогоплательщиком разных систем налогообложения, под контролем теперь будет находится и то, правильно ли он использует кассовый аппарат, указывая тот или иной режим налогообложения в связи с осуществляемой им деятельностью.

Новые реквизиты будут обязательны с того момента, когда налогоплательщик начнет работу с онлайн-кассой. С этого момента заполнять БСО вручную станет неправомерно, их придется печатать при помощи онлайн-кассы в момент расчета с покупателем.

Новые реквизиты обязательны только для кассовых чеков, пробитых на ККТ нового поколения, отвечающих изменениям в законодательстве.

Налогоплательщик, который совмещает ЕНВД с другим налоговым режимом, обязан вести раздельный учет доходов и расходов

В соответствии с п. 7 ст. 346.26 НК РФ налогоплательщики, совмещающие предпринимательскую деятельность, доход от которой подлежит налогообложению ЕНВД, и иные виды деятельности, обязаны вести раздельный учет имущества, обязательств и хозяйственных операций и уплачивать соответственно ЕНВД и налоги, сборы в соответствии с иными режимами налогообложения, предусмотренными НК РФ.

Организацией раздельного учета должен заниматься сам налогоплательщик. При этом законодательство не требует дополнительного кассового аппарата, поскольку не запрещается печатать на одной и той же ККТ кассовые чеки для разных видов деятельности, доходы от которых подлежат налогообложению по разным системам.

При наличии технической возможности рекомендуется запрограммировать ККТ на два режима налогообложения. Это позволит наладить раздельный учет выручки, что в случае совмещения деятельности на ЕНВД с другими видами деятельности крайне необходимо. Расходы же НК РФ требует распределять пропорционально доходам (п. 8 ст. 346.18 НК РФ).

При любом режиме налогообложения для соблюдения новых положений Федерального закона №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» вам потребуется заключить договор с оператором фискальных данных. ОФД «Такском» готов предложить вам выгодные условия сотрудничества и лучшие сервисы для контроля вашей кассовой техники.

Одним из обязательных реквизитов чека онлайн-кассы является система налогообложения. Чтобы эти данные отображались в чеке при реализации, предварительно нужно их настроить. Далее расскажем, как это сделать.

Установка налогового режима организации

Сервис самостоятельно предложит выбрать систему налогообложения, как только пользователь авторизуется. В появившемся окне нужно будет отметить галочкой одну или несколько (при совмещении) из 5 систем: ОСН, УСН, ЕНВД, ЕСХН или патент:

При отметке УСН сервис предложит дополнительно выбрать объект налогообложения — «доходы» или «доходы минус расходы»:

Выбранная система отобразится в настройках. Проверить их можно через верхнее меню, выбрав пункт «Настройки и оплата» – «Настройки»:

При совмещении режимов налогообложения в карточке товара появится меню для выбора СНО. Нужно выбрать подходящий режим для конкретного товара, и он будет передан на кассу вместе с прочей информацией. Тогда при реализации Контур.Маркет учтет режим налогообложения и отразит его в чеке.

СНО можно указать для каждого отдельного товара, для всех товаров сразу, а также для отдельных групп (подгрупп). Режим для товара указывается в его карточке на любом этапе работы с ней. О том, как выбрать систему налогообложения для множества позиций, расскажем далее.

Выбор режима налогообложения для нескольких товаров

Массовый выбор системы налогообложения производится из Каталога. Необходимо перейти в нужный раздел и нажать кнопку «Указать цену для всех товаров»:

Появится окно, в котором сервис предложит выбрать одну из систем налогообложения. Будет указано, к какому количеству товара применяется выбранная система.

Если для отдельных товаров из этой группы нужно изменить режим, следует войти в карточку каждого из них. Далее в поле «СНО» надо нажать кнопку «Изменить»:

После этого номенклатуру следует передать на кассу. Если для определенных товаров режим налогообложения не будет задан, сервис выдаст предупреждение:

Передать товары на кассу можно и без выбора системы налогообложения. При реализации таких товаров в чеке будет указываться режим, установленный в настройках.

Если же СНО не задана ни в настройках, ни в карточке товара, сервис предупредит об этом при закрытии чека:

Установка налоговой системы производится в настройках во вкладке «Регистратор».

Содержание:

Выбор оптимальной системы налогообложения – задача, от которой напрямую зависит прибыльность любого небольшого бизнеса. При этом в соответствии с абзацем 10 пункта 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» в кассовом чеке указывается сумма и ставка НДС (налог на добавленную стоимость), за исключением расчетов, которые не подлежат обложению НДС. Поэтому перед предпринимателем в первую очередь возникает задача по установке в кассовом ПО применяемых режимов налогообложения.

Чтобы ваша касса Эвотор и бизнес работали без остановок, воспользуйтесь приложением «ИНТЕЛИС-Сервис», доступным для скачивания в маркете Эвотор.
Сервисный пакет включает: удаленный доступ, доступ к обновлениям, техническую поддержку и мониторинг состояния ФН и ККТ. Описание работы приложения смотрите на нашем сайте.

Данную задачу Эвотор решает успешно и без особых сложностей. При этом необходимо понимать, что для выбора режима налогообложения необходимо в первую очередь произвести соответствующие действия в территориальном подразделении налоговой службы.

1 Выбор системы налогообложения при начале работы с Эвотор.

При первом включении умной кассы Эвотор сразу же автоматически откроется инструкция по регистрации смарт-терминала. На начальном экране смарт-терминала нажимаем «НАЧАТЬ РАБОТУ». Затем выбираем способ подключения к интернету (sim-карта или Wi-Fi).

В ходе загрузки Эвотор самостоятельно произведет поиск обновлений и установит их на смарт-терминал.

Затем нужно установить время и дату, нажать «ДАЛЕЕ», и произвести регистрацию кассы в налоговой в соответствии с поданным заявлением.

Далее заполняем реквизиты компании, данные об онлайн кассе, а также указываем выбранную систему налогообложения. В случае применения не одной системы налогообложения, необходимо указать: какая система налогообложения будет использоваться на смарт-терминале по умолчанию.

В дальнейшем необходимо заполнить данные о выбранном операторе фискальных данных и завершить регистрационные действия на сайте налоговой, а после завершить настройку, приняв соглашение об использовании и указав телефон, который одновременно будет логином для доступа в личный кабинет Эвотор.

Видео о подготовке ЭВОТОР к работе и указании системы налогообложения

Если при первом запуске смарт-терминала пользователь кассы не производил регистрацию кассы в налоговой и не выбрал систему налогообложения (СНО), то нужно зайти в раздел «Настройки».

В открывшемся окне нужно выбрать «Зарегистрировать кассу» и произвести все действия, включая выбор СНО.

2 Смена системы налогообложения в Эвотор.

Для смены системы налогообложения в смарт-терминале Эвотор необходимо в первую очередь закрыть кассовую смену, а затем в главном меню смарт-терминала Эвотор, нажимаем кнопку «Настройки».

В открывшемся окне нажимаем кнопку «ОФД».

Затем нажимаем «Изменить реквизиты компании» в нижней части экрана смарт-терминала.

В открывшемся окне нажимаем кнопку «ИЗМЕНИТЬ РЕКВИЗИТЫ»

Необходимо проконтролировать правильность реквизитов и нажать «ДАЛЕЕ».

Для изменения системы налогообложения необходимо отметить нужную СНО и нажать «ДАЛЕЕ».

Также изменить систему налогообложения можно следующим образом: заходим в «Настройки», затем открываем «Обслуживание кассы» и переходим в «Дополнительные операции».

Если у Вас возникли технические проблемы при проведении работ на кассе, рекомендуем для проведения диагностики и ремонта оборудования обратиться в сервисный центр, авторизованный Эвотор.
ООО "Интелис-ТО" является партнером и авторизованным сервисным центром (АСЦ) различных производителей онлайн касс, включая Атол, Эвотор и Дримкас.

3 Две системы налогообложения в Эвотор.

Одновременная работа с разными системами налогообложения в Эвотор возможна при условии приобретения платных приложений. Примером такого приложения является «Разделение чека по секциям, отделам и системам налогообложения (СНО)».

Приложение позволяет в личном кабинете на сайте Эвотор распределить товары по различным отделам, указав для каждого отдела свою систему налогообложения.

Если клиент будет приобретать товары, продажа которых производится с использованием различных систем налогообложения, то умная касса Эвотор напечатает отдельный чек для каждой используемой системы налогообложения.

Законы
Онлайн-касса

До 1 июля 2021 года онлайн-кассы должны установить почти все предприниматели, которые не сделали этого раньше.

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальный накопитель записывает и хранит информацию о чеках и отправляет ее в налоговую по интернету.

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на носителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

АТОЛ SIGMA 7 — пример онлайн-кассы

Продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний и ИП.

При расчете покупатель получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

По 54-ФЗ использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары и услуги физлицам, представителям компаний и ИП. Грубо говоря, если покупатели платят наличными, картой или смартфоном, нужно пробить чек.

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Например, так бывает, когда компания принимает банковские переводы.

Для кого действует отсрочка по кассам

До 1 июля 2021 действует отсрочка:

для ИП без сотрудников, которые оказывают услуги или выполняют работы своими силами;
ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства.

Они не обязаны устанавливать онлайн-кассы, а вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности, товарные чеки или квитанции.

Кто может работать вообще без онлайн-кассы

Некоторым предпринимателям разрешили работать вообще без кассы, например:

ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход»: они отправляют чеки через приложение «Мой налог»;
ИП¸ которые сдают в аренду свою квартиру;
ИП и юрлицам, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив;
ИП и юрлицам, которые работают в труднодоступной местности: их перечень устанавливают региональный нормативные акты.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговцы на розничных рынках и ярмарках, аптеки в селах тоже могут бессрочно работать без онлайн-касс.

Что входит в кассовое оборудование

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

Фискальный регистратор с фискальным накопителем — это разновидность онлайн-кассы без клавиатуры и дисплея.
Онлайн-касса привычного вида с фискальным накопителем.
Дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.

Давайте подробнее о каждом.

Зачем нужен фискальный накопитель

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой. Это можно проверить в реестре на сайте налоговой.

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до К12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Предприниматель выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев подойдет:

если ИП или ООО оказывает услуги;
ИП и ООО на УСН или ЕСХН;
ИП работает на патенте.

Правда, в некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

если у них сезонная работа;
они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;
они используют онлайн-кассу, которая работает в автономном режиме — не передает чеки в налоговую через ОФД. Так работают кассы на территориях, которые включены в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек, — местные органы власти утверждают списки таких мест;
компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные платежи физических лиц, например за интернет, телефон, сотовую связь, ЖКУ и так далее.

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП на 1500—3000 ₽, юрлицо на 5000—10 000 ₽.

Как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой.

В реестре на сайте налоговой собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас в реестре 186 моделей и он постоянно обновляется.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф не меньше 10 000 ₽, а юрлица — 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить его к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30 они примерно так:

Фискальный регистратор работает только при подключении к компьютеру

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

фискальный накопитель;
принтер чеков;
вычислительно-коммуникационный модуль.

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

Фискальный регистратор	Онлайн-касса
Присоединение к компьютеру	Обязательно	Работает без подключения, самостоятельно
Встроенное программное обеспечение	Нет, нужно присоединять регистратор к компьютеру и устанавливать на него кассовую программу	Стоит внутри кассы, готово к работе
Скорость печати чеков	До 300 мм/с	Превышает 100 мм/с
Чеки шириной 80 мм	Печатает	Нет

В истории с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185 вот так:

У автономной кассы небольшой экран, и она похожа на калькулятор с кнопками. Например, это Атол 92Ф

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через Wi-Fi, сим-карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Облачная касса. Подойдет только для интернет-магазина с оплатой на сайте, для офлайн-магазинов — нет. Грубо говоря, эта касса не стоит у вас в магазине, а существует в интернете и отдает чеки покупателя.

Чтобы подключить оплату на сайте, нужно оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе, PayPal и другим. Из касс подойдет, например АТОЛ Онлайн.

✅ Покупать кассу не нужно — продавец берет ее в аренду.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не физическая касса с кнопками и принтером чеков.

✅Продавцу не нужно самостоятельно менять фискальный накопитель — обслуживанием занимается арендодатель.

✅Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя напечатать бумажные чеки.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: например, онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и большим ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Выбирайте онлайн-кассу в зависимости от целей бизнеса:

Способы подключения кассы

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

через кабель;
по вайфаю или мобильному интернету через сим-карту — на кассе нужно включить режим передачи данных.

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Что еще купить, кроме кассы

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Терминал эквайринга — для оплаты картами. Чтобы принимать оплату по безналу нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без кассового аппарата подключить эквайринг нельзя.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Установить и зарегистрировать онлайн-кассу

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.

Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и дают ОФД в подарок.

Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Подпись стоит от 2000 ₽. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

Зарегистрировать кассу на сайте налоговой можно за 15 минут

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Приготовьте необходимые данные, которые вам нужно будет указать в регистрационной форме

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть особенности: например, если вы будете использовать ее для расчетов в интернете или для развозной торговли.

Будьте внимательны: если вы во время регистрации не поставите галочку, потом указать особые параметры не получится

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Регистрационный номер понадобится, чтобы завершить регистрацию онлайн-кассы

Шаг 4. Введите регистрационный номер в свою онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает чек.

Шаг 5. Сделайте отчет о регистрации онлайн-кассы. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из чека.

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Карточку регистрации не нужно распечатывать, она будет храниться в вашем личном кабинете на сайте ФНС

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу». Подключение онлайн-кассы прошло успешно, после этого можете начинать работать.

Если у вас нет КЭП, то сходите в налоговую и зарегистрируйте кассу:

Заполните бумажное заявление и отнесите его в любую налоговую, необязательно по адресу регистрации.
Вам выдадут регистрационный номер ККТ.
В течение одного рабочего дня внесите регистрационный номер в кассу, распечатайте отчет о фискализации и снова отнесите его в налоговую.

Чтобы не ходить в налоговую дважды, можно сразу прийти с кассой и сделать все на месте.

Читайте также: