Надо ли сообщать в налоговую об открытии корпоративной карты

Опубликовано: 15.05.2024

Бухгалтерия
Инструменты для бизнеса
Налоги

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Антон Дыбов.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Ситуация	Документы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнеса	Экономически не оправданные затраты — не на бизнес
✅ Оргтехника в офис	❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис	❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий	❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы	❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ

Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходы	Затраты, которые не относятся к представительским расходам
✅ Деловые встречи: завтраки и обеды	❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций	❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации	❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание	❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно	❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика	❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

Можно	Нельзя
✅ Можно учитывать на ОСНО	❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период	❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
смету расходов на мероприятие;
отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

суточные за каждый календарный день командировки;
транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бизнес-карты от Тинькофф

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.

Все траты отражаются в личном кабинете
Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
Детализированные чеки
Валютные бизнес-карты
Виртуальные карты

«Клерк» Рубрика Банковские карты

Постановление ФАС Уральского округа от 17.11.09 № Ф09-8981/09-С3

Суть спора. Налоговая инспекция получила из отделения банка сообщение о том, что банк открыл организации три счета. Поскольку сама компания информацию об этом налоговикам не представила, то они составили акт о нарушении и оштрафовали организацию (п. 1 ст. 23, п. 1 ст. 118 НК РФ).

Позиция суда. Судьи пришли к выводу, что в данной ситуации штраф наложен незаконно, поскольку налогоплательщик не обязан был сообщать в налоговый орган об открытии счетов. Дело в том, что открытые организации банковские счета являются бизнес-счетами для осуществления операций с использованием корпоративных карт.

Оповещать же налоговиков нужно в отношении только тех видов счетов, которые оформлены на основании договора банковского счета и предусматривают зачисление и расходование денежных средств (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Примечание «ДК». Организации открывают так называемые бизнес-счета для того, чтобы работники могли произвести оплату за необходимые товары (работы, услуги) с помощью банковских карт. То есть чтобы избежать выдачи из кассы под отчет наличных денег для расходования на нужды предприятия.

Механизм пользования бизнес-счетом следующий. Компания со своего расчетного счета перечисляет на него определенную сумму. По мере необходимости сотруднику выдают банковскую карту, с помощью которой он может снять с этого счета наличные либо рассчитаться непосредственно с ее использованием.

Как подчеркнули судьи, бизнес-счет не предназначен для зачисления на него денежных средств от третьих лиц. Но понятие «счет», используемое в налоговом законодательстве, не содержит такого признака, как возможность других организаций перечислять на него денежные средства. Под этим термином в целях Налогового кодекса понимают счета в банках, открытые на основании договора банковского счета, на которые зачисляются и с которых организации могут расходовать денежные средства (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Еще одним аргументом в пользу налогоплательщика, поддержанным судом, стало отсутствие самого договора банковского счета (в данном случае счет был оформлен банком на основании договора по обслуживанию банковских карт).

Однако возможно, что договор на открытие бизнес-счета будет назван банком договором на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием банковских карт. Характера и порядка проводимых операций с его использованием это, безусловно, не меняет. Тем не менее именно это обстоятельство позволило судьям ФАС Восточно-Сибирского округа решить аналогичный спор в пользу налоговиков и признать, что они правомерно привлекли налогоплательщика к ответственности по статье 118 НК РФ (постановление от 04.06.08 № А33-2910/07-03АП-234/08-Ф02-2360/08).

По мнению Александры Ильиной, юриста компании «Арбитражные споры», безопаснее всего сообщать в налоговую инспекцию об открытии или закрытии бизнес-счета:

Полагаю, что возможность признавать бизнес-счет банковским в том смысле, какой ему придан статьей 11 НК РФ, не должна ставиться в зависимость от названия договора на его обслуживание. От этого не должна зависеть и необходимость уведомлять налоговые органы о его открытии.

В то же время следует признать, что позиция налоговиков по данному вопросу не лишена смысла. Ведь на бизнес-счет действительно могут быть зачислены, а впоследствии с него израсходованы денежные средства. Таким образом, компания может его использовать для сокрытия денежных средств. Поэтому желание налоговых органов получать информацию об открытии такого счета во многом понятно.

По всей видимости, вопрос о наличии либо отсутствии у организаций обязанности уведомлять налоговиков об открытии бизнес-счета должен быть принципиально решен ВАС РФ.

Статья напечатана в журнале "Документы и комментарии" №1, январь 2010 г.

Корпоративные карты — популярный у бизнеса банковский продукт. По функционалу они похожи на обычные персональные, но использовать их надо по определенным правилам. В статье расскажем, как оформить такую карту, в чем нюансы использования для ИП и ООО, проанализируем плюсы и минусы этого средства платежа.

Что такое корпоративная карта?

Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.

Как оформить корпоративную карту?

Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.

Корпоративные карты бывают:

дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
именные — оформляются на конкретного сотрудника;
не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например в зарубежной командировке.

На что можно тратить деньги с корпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.

Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей, которые не разбираются в бухгалтерии. Начинающим ИП — год в подарок!

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

покупка товаров в личных целях;
выплата заработной платы;
выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
Возможно оплачивать покупки через интернет.
Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Опрос

Пройдите небольшой опрос и помогите сделать действительно нужную карту для бизнеса.

Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?

Елена Галичевская , редактор-эксперт

Корпоративные карты все популярнее. Но они специфичны, отсюда и свои «подводные камни». Какие документы требуют особого внимания? Как быть, если деньги с карты ушли не по назначению? Как «не попасть» на налоги и взносы, избежать штрафов и блокировки счета? Ответы есть, главное – не упустить детали.

Если компания часто имеет дело с подотчетными средствами, корпоративные карты (далее – КК) для нее – хорошее решение. Оперативность и удобство расчетов (в том числе за рубежом), отсутствие возни с получением налички в кассу и выдачей ее под отчет, сокращение документооборота – все это делает использование КК весьма привлекательным.

Важно, что при расчетах с контрагентами с помощью КК не нужно соблюдать 100-тысячный лимит, установленный п. 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У. Ведь это не что иное, как безнал (п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ). Правда, если работник сначала снимет деньги с карты, а потом будет ими рассчитываться, придерживаться этого «наличного» норматива все же придется.

Все расходы, связанные с картами (на выпуск, обслуживание и др.), уменьшают облагаемую прибыль фирмы (подп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Так же считают и судьи (постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/450-10-1,2, ФАС Уральского округа от 29.10.2009 № Ф09-8382/09-С3).

Да, плюсов немало. Но без нюансов, как водится, никуда. О них и поговорим.

Особые документы

Суммы на корпоративных картах – это деньги организации. Средствами, полученными работниками на какие-либо цели, они еще не являются (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010).

Но вот сотрудник снял деньги с КК или рассчитался ею. В этот момент ушедшие с карты деньги поступают ему под отчет, и впоследствии он должен будет за них держать ответ. Схема стандартная – в бухгалтерию сдается авансовый отчет, сопровождаемый оправдательными бумагами (накладными, билетами, счетами гостиниц и т. д.).

Однако при использовании КК понадобится еще кое-что. Либо квитанции (чеки) банкоматов, если сотрудник снимал деньги с карты. Либо квитанции электронных терминалов (слипы), если оплата проходила через них (письма Минфина России от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253 и от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106). Не помешает и выписка банка, операции и суммы в которой «бьются» с указанными квитанциями. Причем если при снятии денег банкомат не выдал работнику чек (что на практике не редкость), такой выпиской следует запастись непременно.

Не лишним будет предостеречь работников, чтобы после получения чека банкомата они не расслаблялись. Ведь сам по себе целевое расходование средств он не подтверждает, а лишь фиксирует выдачу денег под отчет.

И еще – если сотрудник расплачивается корпоративной картой, продавец обязан выдать ему кассовый чек. Это вытекает из ст. 1.1 и 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

При наличии этих документов проблем с признанием расходов у фирмы возникнуть не должно. Уплачивать НДФЛ и страховые взносы с выданных сумм также не потребуется (см. письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, постановления ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010 и от 11.02.2008 № А52-174/2007).

Интересно, что иногда организациям удается отстоять расходы лишь на основании документов о списании сумм с корпоративной карты. Например, в Постановлении от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06 ФАС Московского округа отметил: оплата представительских расходов с КК подтверждается приложенными к авансовым отчетам слипами. А значит, для учета подобных затрат иные документы (кассовые чеки, БСО и т. д.) необязательны.

НДС по товарам, работам или услугам, оплаченным КК, вычитают в общем порядке. Какие-то специальные бумаги для этого не нужны. Ни форма расчета (нал или безнал), ни способ (через подотчетника) влияния тут не оказывают.

«Наличные» подвохи

При снятии подотчетником денег с КК организация может столкнуться с такой проблемой. По мнению некоторых инспекторов, фирме необходимо провести эти суммы по кассе (приход – выдача под отчет) и показать в кассовой книге. Иначе ей грозит штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ вплоть до 50 000 рублей, а должностным лицам – до 5000 рублей (письмо ФНС России от 17.05.2013 № АС-4-2/8827@).

К счастью, арбитры с данной позицией не соглашаются, подчеркивая: получение денег сотрудником из банкомата не может считаться кассовой операцией. Ведь физически деньги в кассу не попадают, наличку из нее фирма работнику не выдает. А значит, проводить через кассу и отражать в кассовой книге просто нечего (постановления Третьего ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012, Седьмого ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012).

Получается, что снятые с КК суммы не учитываются и при расчете лимита кассы на конец дня.

Отсюда важный вывод: при использовании корпоративных карт компании не надо придерживаться Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Если только работник не возвращает неистраченную подотчетную сумму напрямую в кассу предприятия.

Иногда возникает вопрос – может ли работник снимать с КК деньги либо рассчитываться ею, не отчитавшись по предыдущим суммам? Действительно, подобный запрет был в абзаце 3 подпункта 6.3 пункта 6 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У. За его несоблюдение некоторые фирмы поплатились (Постановление Девятого ААС от 19.01.2016 № 09АП-54852/2015-АК и др.). Но Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У этот запрет отменило. Да и касался он, опять же, налички. То есть, следуя нашему выводу, на расчеты с помощью КК не распространялся. Так что причин для волнения теперь никаких.

Деньги с карты уходят в никуда…

Корпоративные карты находятся у подотчетников под рукой. И этот плюс порой обращается в минус – вполне может возникнуть соблазн потратить деньги фирмы, как свои. Обычно это присуще первым лицам компании (особенно если они же – владельцы бизнеса), которые зачастую тратят деньги с КК не задумываясь. Но, как показывает практика, грешить могут и обычные сотрудники, расплачиваясь такой картой в кафе, магазине и т. д. Что тогда?

Если суммы вскорости возвращают, к каким-то особым проблемам это не приводит. НДФЛ и страховые взносы с них начислять не придется (письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). Если же хочется приструнить тех, кто время от времени одалживает таким способом деньги у компании, то можно обозначить в ЛНА подобные операции как процентные займы. Обычно это срабатывает.

Однако деньги вполне могут и не вернуться. И вот тут уже возможны варианты. Последствия будут зависеть от того, хочет ли фирма получить их назад.

Долг платежом не красен

Для начала разберемся, когда именно подотчетник должен держать ответ перед организацией. По командировке – в течение трех рабочих дней с момента возвращения из такой служебной поездки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Что касается сумм, потраченных с КК в иных целях, то срок для отчета по ним компании следует установить самой, закрепив его в ЛНА.

Итак, сумма с корпоративной карты ушла, час икс настал, а работник ни гу-гу: авансового отчета с оправдательными документами как не было, так и нет.

Допустим, организация не горит желанием взыскивать деньги с подотчетника.

Тогда на дату принятия решения о прощении долга компании надо начислить на него страховые взносы и удержать НДФЛ (письмо УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@).

А можно ли сумму прощеного долга списать в налоговые расходы? Увы, финансовое ведомство против (см. письма от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125 и от 04.04.2012 № 03-03-06/2/34). Но есть и хорошая новость – начисленные в данном случае взносы облагаемую прибыль компании все равно уменьшат на основании подп. 1 и 45 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это Минфин России дает добро (письма от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 № 03-03-06/1/40670).

Средств возврат нюансами богат

А если компания хочет вернуть деньги? Тогда она вправе удержать их из зарплаты работника. На принятие решения об этом ей отведен месяц со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетной суммы. Причем сотрудник должен дать письменное согласие на это (ст. 137 и 248 ТК РФ, Постановление ВС РФ от 01.09.2017 № 53-АД17-3, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Как правило, о нем говорит подпись работника в приказе об удержании.

В случае удержания долга с физлица компании не придется начислять ни НДФЛ (ст. 41, 209 НК РФ), ни страховые взносы (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609). «Прибыльная» база также никак затронута не будет.

Другое дело, если сотрудник не даст согласие на удержание. Либо фирма промедлит и вовремя (то есть в упомянутый месячный срок) не издаст приказ об этом. Тогда выход один – взыскивать долг через суд.

Важно, что, пока не утрачена возможность взыскать деньги с физлица, его экономической выгодой они не являются (Постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012). Доход появится у сотрудника лишь на дату истечения трехлетнего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). Это и станет поводом для удержания НДФЛ. Именно так считают чиновники (письма УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@, Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Вторят им и служители Фемиды (постановления АС Северо-Кавказского округа от 02.10.2017 № А63-7414/2016, ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 и др.).

Срок исковой давности отсчитывают со следующего дня после истечения периода, когда сотруднику требовалось отчитаться по взятой сумме (то есть вернуть ее компании).

В части страховых взносов ситуация несколько иная. По мнению чиновников, их надо начислить на дату истечения месячного срока, отведенного на удержание подотчетных средств и пропущенного компанией. Это следует из писем Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609. А если впоследствии долг все же будет погашен, потребуется перерасчет взносов.

Одни судьи это мнение разделяют (постановления АС Западно-Сибирского округа от 30.06.2017 № Ф04-1894/2017, ФАС Дальневосточного округа от 08.04.2014 № Ф03-675/2014). Другие же считают, что объекта по страховым взносам в подобной ситуации не возникает (постановления АС Поволжского округа от 25.12.2015 № Ф06-4463/2015, от 09.12.2015 № Ф06-3232/2015, Определение ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13).

И последнее – задолженность по подотчетным суммам, по которой истек трехлетний срок исковой давности, можно списать на расходы. Минфин России ничего против не имеет (письмо от 08.08.2012 № 03-03-07/37).

Пассивность может выйти боком

Отметим, что как чиновники, так и судьи ждут от компании активных действий. Они подчеркивают – работодатель должен принять меры по возврату подотчетных денег вплоть до обращения в суд. Только в этом случае они не будут считаться доходом физлица (см. письма УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@, Определение ВС РФ от 21.04.2016 № 306-КГ16-3205).

Весьма показательно Постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016. Здесь было все – и частичное добровольное погашение долга сотрудником, и удержание денег из его зарплаты, и взыскание остатка через суд. В итоге арбитры поддержали фирму и сняли штрафы за неуплату НДФЛ с задолженности подотчетника.

Однако бывает, что работник не собирается возвращать организации деньги, а та просто закрывает на это глаза: никаких мер к взысканию средств не принимает, но и долг не прощает. Тогда компанию наверняка ждут доначисление налога на доходы, пени и штраф. Высшие арбитры в такой ситуации ревизоров поддержали (см. постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12). Позицию высокой инстанции взяли на вооружение как инспекторы (письмо ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263), так и федеральные судьи (Постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016).

Без проблем со страховыми взносами в данном случае тоже, скорее всего, не обойдется.

Предостережем и от того, чтобы закрывать долг подотчетников на основании одних только авансовых отчетов либо АО с приложенной сомнительной первичкой. Тогда к описанным негативным последствиям наверняка добавятся еще и претензии контролеров по налогу на прибыль и НДС (если «приобретенное» работником фирма отнесет на расходы, а НДС поставит к вычету). Правоту этого вывода подтверждает, например, Постановление АС Волго-Вятского округа от 23.01.2018 № Ф01-6071/2017.

Стелим соломку

Основная задача бухгалтера заключается в том, чтобы вразумить первых лиц компании. Как ни крути, а главные «растратчики», как правило, – именно они.

Упирать следует на то, что организации все равно придется принимать меры к возврату ушедших с КК средств. Ведь бездействие, как мы выяснили, очень даже чревато. Вариант же с прощением долга – далеко не лучший выход. Мало того, что тогда придется начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ, так еще и в налоговые расходы сумму долга вряд ли спишешь. Закрывать его с помощью сомнительных документов – тоже не вариант, проблемы с налогами только приумножатся (по этой же причине попросите руководство ответственно подходить к сбору и оформлению первички при целевом использовании подотчетных средств). Кроме того, регулярное снятие денег с КК на непонятные цели банк может интерпретировать как подозрительную операцию. И тогда возможны серьезные неприятности (про это чуть позже). В общем, как говорится, куда ни кинь – всюду клин. Бездумно использовать корпоративную карту – значит подставлять и компанию, и бухгалтерию, и, в конечном счете, себя.

Расходование средств по КК целесообразно изначально отрегулировать лимитами. Их может быть несколько: лимит на разовые расчеты по безналу, на снятие наличных в день, на операции за границей и др. Причем для каждой карты не запрещено устанавливать свои, индивидуальные нормативы (как постоянные, так и временные). Ущерб взыскивается с сотрудника лишь в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Значит, если лимит по КК будет меньше такового, задача по взысканию денег с работника упростится. Также для использования денег с КК (либо для перечисления организацией средств на нее) можно предусмотреть специальное заявление. В нем сотрудник укажет, какая сумма и на что именно ему нужна. Оперативность расчетов в таком случае несколько пострадает, зато контроль над расходованием средств возрастет.

И еще: некоторые компании выдают сотрудникам КК только по мере необходимости (командировка, приобретение товаров и т. д.). Если карта не находится на руках постоянно, риск нецелевых трат снижается.

Под «колпаком» у банка

Центробанк выявил – операций по снятию наличных с использованием КК стало гораздо больше. В этой связи он заподозрил неладное. Вроде как тут попахивает легализацией (отмыванием) преступных доходов, финансированием терроризма и т. д.

По мнению ЦБ РФ, банки чрезмерно расслабились. Риски, связанные с последствиями снятия денег с КК, кредитные организации явно недооценивают.

Игнорируют они и предписание Центробанка, не устанавливая по корпоративным картам лимит для снятия наличных – не более 100 000 рублей в течение одного операционного дня. Такой потолок прописан в абзаце 9 пункта 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П.

Повысить внимание банков к операциям по снятию наличных с подобных карт призваны не так давно выпущенные Методические рекомендации (утв. ЦБ РФ 21.07.2017 № 19-МР). В документе приведен довольно обширный перечень признаков, которые должны заставить кредитную организацию насторожиться. Среди них, например, регулярное снятие денег с КК (ежедневно либо в срок, не превышающий 3–5 дней с момента поступления средств на карту). Или наличие у клиента нескольких карт, с помощью которых деньги по большей части обналичивают. Еще один любопытный пункт – с момента создания фирмы прошло менее двух лет (видимо, намек на однодневку).

Чтобы клиент попал в разряд подозрительных, в отношении него должно быть выявлено как минимум два признака из упомянутого перечня.

Итак, что же рекомендовано банкам? Во-первых, не реже чем раз в неделю проводить исследование операций, дабы подозрительные клиенты были выявлены. После чего отправлять информацию о таковых в Росфинмониторинг. А во-вторых, определять предельную сумму, которую клиенту позволено снимать с КК в течение дня. Ориентир – все тот же 100-тысячный норматив. Более того, установить лимит желательно для всех КК клиента в совокупности.

Главный вывод для предприятий (ИП) – снятием наличных с корпоративных карт лучше не злоупотреблять. Также следует иметь в виду все «нехорошие» признаки, приведенные в Методичке Центробанка, и по возможности избегать их появления. Банк их наверняка заметит и отреагирует. Регулятор поставил отзыв лицензий на поток, поэтому большинство кредитных организаций серьезно относятся к его предписаниям. Все нормальные банки стараются минимизировать риск вовлечения их в незаконную деятельность.

Если банк выявит сомнительные операции, он вправе запросить у клиента документы, говорящие о легальности сделки, а также приостановить операции по его счетам (п. 11 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ). Кроме того, компанию могут включить в черный список, который составляется на основании Положения № 639-П (утв. ЦБ РФ 30.03.2018). А это уже чревато возможным отказом любого банка работать с такой неблагонадежной фирмой, то есть открывать ей счета (п. 5.2 ст. 7 Закона № 115-ФЗ).

Бухгалтерская «закавыка»

В заключение упомянем еще об одной задачке, с которой компании порой сталкиваются на практике.

Работник снимает деньги с КК и получает квитанцию банкомата. Однако в выписке банк отражает эту операцию чуть более поздним числом. Получается разночтение по датам между этими документами. Какую бухгалтерскую запись и на какую именно дату необходимо сделать?

На наш взгляд, выход из ситуации – использовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Причем для удобства к нему лучше открыть субсчета в разрезе конкретных корпоративных карт. Что же касается проводок, то их будет две. Первая – на дату получения сотрудником денег из банкомата (Дебет 71 Кредит 76). А вторая – на ту дату, что указана в выписке банка (Дебет 76 Кредит 51 (55)).

И еще. Бывает, что расчетный и «карточный» счета организации – в разных банках. Тогда переброска средств на КК вполне может занять более одного дня. В таком случае в бухучете применяйте счет 57 «Переводы в пути».

С 1 января 2020 года вступили в силу поправки к Федеральному закону 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», на основании которых необходимо уведомлять ИФНС об открытии/закрытии/изменении реквизитов не только зарубежных банковских счетов, но и счетов, открытых в иных организациях финансового рынка. В эту категорию стали попадать счета в платежных системах, такие как Paysera, Payoneer, E-payments, TransferWise и другие. Обо всем для вас разбирались эксперты Бробанка.

Кого коснулись нововведения

В нашей стране распространена работа на фрилансе, особенно в сфере IT: программисты, копирайтеры, дизайнеры, разработчики, а самые известные зарубежные биржи труда предлагают выплату вознаграждения только на счета в этих платежных системах. Поэтому данные поправки затронули целый сегмент самозанятых граждан – резидентов Российской Федерации.

Напомню, что согласно 173-ФЗ, резидентами РФ признаются физические лица, являющиеся гражданами Российской Федерации, а также постоянно проживающие в Российской Федерации на основании вида на жительство, предусмотренного законодательством Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.

Итак, по счетам, открытым в платежных системах с 1 января 2020 года, резиденты подают уведомление в ИФНС об открытии/закрытии/изменении реквизитов и при необходимости отчеты о движении денежных средств.

При этом согласно ответа ФНС: Уведомлять налоговые органы об открытых до 01.01.2020 счетах в расположенных за пределами территории Российской Федерации организациях финансового рынка, не являющихся банками, не требуется.

Что теперь нужно делать

Физические лица — резиденты обязаны с 01.01.2020 представлять отчеты о движении средств по счетам в расположенных за пределами территории Российской Федерации организациях финансового рынка, начиная с отчета за 2020 год (до 01.06.2021 года, а в случае закрытия счета — в месячный срок со дня закрытия счета).

В связи с принятием Закона №265-ФЗ ФНС России ведется работа по внесению изменений в формы уведомлений об открытии (закрытии) счетов (вкладов) и об изменении реквизитов счетов (вкладов) в банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации. Правительством РФ готовятся изменения в форму и порядок представления отчета о движении средств по счетам (вкладам) в зарубежном банке.

После утверждения новые формы уведомлений об открытии (закрытии) и об изменении реквизитов зарубежных счетов (вкладов) и отчета о движении средств по зарубежным счетам (вкладам) будут размещены на официальном сайте ФНС России в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (www.nalog.ru) в разделе «Валютный контроль».

Есть ли исключения

Все ли физические лица – резиденты, имеющие счета в платежных системах, должны подавать отчет о движении средств по своему счету? Нет, абзац 3 часть 7 статья 12 173-ФЗ гласит:

Физическое лицо — резидент не представляет налоговым органам отчет о движении средств по своему счету (вкладу), открытому в банке или иной организации финансового рынка, расположенных за пределами территории Российской Федерации, при условии, что такие банк или иная организация финансового рынка расположены на территории государства — члена ЕАЭС или на территории иностранного государства, которое осуществляет обмен информацией в соответствии с Многосторонним соглашением компетентных органов об автоматическом обмене финансовой информацией от 29 октября 2014 года или иным заключенным с Российской Федерацией международным договором, предусматривающим автоматический обмен финансовой информацией, и при условии, что общая сумма денежных средств, зачисленных на указанный счет (вклад) (списанных с указанного счета (вклада) за отчетный год, не превышает 600 000 рублей или сумму в иностранной валюте, эквивалентную 600 000 рублей, либо остаток денежных средств на указанном счете (вкладе) по состоянию на конец отчетного года не превышает 600 000 рублей или сумму в иностранной валюте, эквивалентную 600 000 рублей, если в течение отчетного года зачисление денежных средств на указанный счет (вклад) не осуществлялось.

В случаях, установленных в части 7 статьи 12 173-ФЗ, пересчет иностранной валюты в валюту Российской Федерации производится по курсу Центрального банка Российской Федерации по состоянию на 31 декабря отчетного года.

И остается совсем малость – разобраться со всем разнообразием государств, перечисленных выше. К государствам – членам ЕАЭС относятся Беларусь, Казахстан, Армения и Киргизия. Перечень государств, с которыми осуществляется автоматический обмен финансовой информацией, представлен в приказе №ММВ-7-17/528@ от 21.11.2019. Туда входят 77 государств и 12 территорий.

Государства:

Австралия.
Андорра.
Австрия Британские.
Антигуа и Барбуда.
Азербайджан.
Аргентина.
Аруба.
Багамы.
Барбадос.
Бахрейн.
Белиз.
Бельгия.
Болгария.
Бразилия.
Вануату.
Венгрия.
Гана.
Германия.
Гренада.
Греция.
Дания.
Доминика.
Израиль.
Индия.
Индонезия.
Ирландия.
Исландия.
Испания.
Италия.
Катар.
Кипр.
Китай.
Колумбия.
Корея, Республика.
Коста-Рика.
Кувейт.
Латвия.
Ливан.
Лихтенштейн.
Люксембург.
Маврикий.
Маршалловы острова.
Малайзия.
Мальта.
Мексика.
Монако.
Науру.
Нидерланды.
Новая Зеландия.
Норвегия.
Объединенные Арабские Эмираты.
Пакистан.
Панама.
Польша.
Португалия.
Румыния.
Самоа.
Сан-Марино.
Саудовская Аравия.
Сейшелы.
Сент-Винсент и Гренадины.
Сент-Люсия.
Сент-Китс и Невис.
Сингапур.
Словакия.
Словения.
Уругвай.
Финляндия.
Франция.
Хорватия.
Чехия.
Чили.
Швейцария.
Швеция.
Эстония.
Южная Африка.
Япония.

Территории:

Бермуды.
Виргинские Острова, Британские.
Гибралтар.
Гонконг.
Гренландия.
Кюрасао.
Макао.
Монтсеррат.
Острова Кайман.
Острова Кука.
Острова Теркс и Кайкос.
Фарерские острова.

Таким образом, большинство европейских государств входит в данный список, но в нем, например, отсутствуют Соединенное Королевство, Канада, США, Литва. А для примера страной регистрации Paysera LT является Литва, поэтому требование о предоставлении отчета о движении денежных средств должно быть обязательно исполнено резидентами РФ, имеющими там счета.

Какие штрафы предусмотрены

И в заключении о штрафах. Что будет, если не уведомить ИФНС об имеющихся счетах или сделать это несвоевременно.

Ответ дает нам статья 15.25 КоАП:

Представление резидентом в налоговый орган с нарушением установленного срока и (или) не по установленной форме уведомления об открытии (закрытии) счета (вклада) или об изменении реквизитов счета (вклада) в банке, расположенном за пределами территории Российской Федерации, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до одной тысячи пятисот рублей.

Непредставление резидентом в налоговый орган уведомления об открытии (закрытии) счета (вклада) или об изменении реквизитов счета (вклада) в банке, расположенном за пределами территории Российской Федерации, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.

Ольга Пихоцкая - финансовый эксперт. Высшее образование по специальности "Финансы" Донецкого национального университета экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского. Пять лет проработала в Первом Украинском Международном Банке. Ольга обладает сертификатом Банка Хоум Кредит о прохождении обучения по программе "ФинКласс". В 2019 году подтвердила знания, получив награды "Главный финансовый аналитик" и "Финансист-аутсорсер" Банка России. pihotskaya@brobank.ru

Комментарии: 8

Если у вас есть вопросы по этой статье, вы можете сообщить нам. В нашей команде только опытные эксперты и специалисты с профильным образованием. В данной теме вам постараются помочь:

Добрый день. Устраиваюсь на работу в Литву. Открыл счет Paysera для получения зарплаты. Планирую в Европе находится более полугода в году. Должен ли я информировать налоговую и что будет если я этого не сделаю?

Уважаемый Андрей, стоит проинформировать ФНС. Это поможет вам избежать штрафов, лишения свободы или принудительных работ.

Здравствуйте. Если счет в Payoneer открыт в 2019 г., надо ли отчитываться о поступлениях на этот счет в 2020 г.?

Уважаемый Сергей, да, нужно.

Приветствую. Что можете сказать относительно платежной системы Transferwise в контексте данной статьи. Необходимо уведомлять и подавать отчёты?

Уважаемый Сергей, в соответствии с поправками к 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», уведомлять налоговую об изменениях по счетам необходимо в том числе, когда счет открыт в платежных системах, в частности, в TransferWise.

Здравствуйте. Если есть кошелек WebMoney, открыт давно, не используется и хочу его закрыть. О закрытии электронного кошелька WebMoney теперь тоже необходимо уведомлять?

Уважаемая Катя, при работе с кошельком не совершается и никаких банковских операций и функционирование WebMoney в РФ не подпадает под действие банковского законодательства и Федерального закона «О национальной платёжной системе», а регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации, Положением Банка России «О безналичных расчётах в Российской Федерации» (гл. 7 ч. I «Расчёты чеками») и аналогичными.

Читайте также: