Как отсканировать документы для налоговой декларации

Опубликовано: 29.04.2024

Цифровизация внутренних процессов полезна для оптимизации бизнеса. Одно из преимуществ перехода к электронным документам – ускорение обработки бумаг. С распространением электронных форм документооборот явно упростился. Особенно это прочувствовали бухгалтеры, которые работают с большим количеством «первички».

Какими должны быть сканы документов?
Сканы документов для судов: есть нюансы
Как быть с XML?
Что еще следует знать?
Итог

В чем преимущества электронного документооборота?

Безопасность. Благодаря цифровым средствам защиты электронные документы практически невозможно подделать.
Прозрачность. Отслеживать движения онлайн-документации намного проще.
Надежность. Все переписки сохраняются у отправителя и адресата, на серверах порталов и сервисов – ни один лист больше не затеряется.
Ответственность. Переход в онлайн-сферу позволят сохранить экологию страны: ежегодно в компаниях задействуется и уничтожается колоссальное количество бумажной продукции.

Но при переходе на цифровой документооборот появилось и немало сложностей. Они связаны в основном с тем, что не все в курсе, как правильно оформлять документы и что именно требуют инстанции. Как не нарваться на отклонение электронных бумаг и не потерять время из-за своей неосведомленности?

В чем трудности?

В первую очередь затруднения были вызваны тем, что официальные ведомства не были готовы к такому современному решению. В то время, как юридические лица уже активно обменивались электронными копиями документов, контролирующие организации все еще придерживались практики бумаг и очередей. Вслед за бухгалтерией ФНС и другим органам также пришлось сформировать требования к электронной документации. Под них подстраиваются те фирмы, которые раньше самостоятельно определяли порядок оформления. Теперь необходимо приспосабливать их под принятые нормы. Каковы они на данный момент?

Какими должны быть сканы документов?

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.

Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Сканы документов для судов: есть нюансы

Будьте внимательны – российские суды устанавливают индивидуальные нормы для отсканированных бумаг. Это обусловлено разницей во внутренних регламентах оформления.

Принимаются документы только в формате PDF.
Разрешение – 200 DPI.
Объем файла – до 10 МБ.
Все документы должны быть черно-белыми. При отправлении заполненных синими или фиолетовыми чернилами бланков нужно привести их в монохромный вид – это делается в программе сканера.
Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы.
Темы писем и приложенные файлы должны отражать суть документа и иметь одинаковые названия формата «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…».

Как быть с XML?

Документы XML, которые представляют собой онлайн-страницы, иногда неудобно или невозможно сканировать, например, банковские платежные поручения. Какую документацию ФНС принимает в формате XML?

Счета-фактуры, в том числе корректировочные.
Журналы учета.
Товарные накладные ТОРГ-12.
Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся к ним листы.
Акты приема и сдачи работ.

Для того, чтобы избежать возврата документов по причине того, что они отправлены не полностью или недостаточны, лучше всегда снабжать пакет описью. Подробно о том, как ее составить для XML, написано в Приказе ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@.

Что еще следует знать?

Несмотря на утвержденное единое руководство, целесообразно заранее уточнить порядок подачи в том ведомстве, с которым вы собираетесь взаимодействовать. Встречаются частные случаи, которые не отражены в законах. Так, ФНС заявляет, что для ряда документов необходима усиленная электронная подпись ответственного лица. Для ФНС это является гарантией того, что она не получит фальсификат, а для вас – что документ точно будет рассмотрен.

У пользователей нашей услуги «1С Предприятие 8.3 онлайн» нередко возникают опасения, связанные с оформлением отсканированных документов. В этом случае подстраховаться можно только так: отслеживать изменения и уточнять нормы в организациях. Сфера инноваций меняется очень быстро, поэтому нужно держать руку на пульсе и при возможности консультироваться со специалистами.

Актуальность использования электронных документов велика как никогда, как между компаниями-контрагентами, так и при обращении в официальные органы. Анна Федотова, юрист-консультант ООО «ИК Ю-Софт», изучила требования инспекторов к сканам документов.

При работе с электронными официальными бумагами между партнерами можно установить свои требования к правилам оформления документов, в том числе к сканам бумажных оригиналов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно.

Так, например, для подачи сканов в Арбитражный суд нужно учитывать, что документы, подаваемые через сайт, должны быть переведены в электронный вид в формат PDF. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый. Если подписи в бумажном документе выполнены синей ручкой, важно, чтобы при сканировании такого документа было выбрано черно-белое решение. Кроме того, разрешение скана должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Очень важным является размер одного файла – он не должен превышать 10 Мб. Само собой, скан должен хорошо читаться, т. е. все надписи, печати, подписи должны быть различимы. При этом в каждом направленном вложении должно быть не более одного документа, такой файл должен иметь название, отражающее суть вложенного документа, и содержать количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12.12.2016 года 7л.pdf».

Требования к файлу

Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.

Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.

Мнение налоговиков

Особое мнение по вопросу цифровых документов имеется и у налоговых органов. Разрешено предоставить сканы от организации в порядке, определенном статьей 93 Налогового кодекса, в электронной форме (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным форматам при условии заверения усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. Во-первых, это счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж и дополнительные листы к ним, если они есть. Во-вторых, это товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг) (форматы рекомендованы приказом ФНС от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@). В-третьих, документы о передаче товаров при торговых операциях, формат которых утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@. И в-четвертых, это бумаги о передаче результатов работ или оказании услуг, их формат утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.

Формат описи

Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.

Проект приказа

Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.

Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.

5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.

Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.

Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:

KD – префикс, принимающий четырехзначное значение, равное 1101 (истребованные документы);
О – идентификатор отправителя, имеет вид: девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации) – для организаций, двенадцатиразрядный код (ИНН физлица, при отсутствии ИНН – последовательность из двена-дцати нулей) – для физлиц;
P – идентификатор конечного получателя, четырехразрядный код налогового органа в соответствии с СОНО;
GGGGMMDD – дата формирования файла;
N1, N2 – идентификационные номера файла (GUID).

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Представлению копий документов по требованию налогового органа, а также изменениям в порядке представления документов на бумажном носителе посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?

Налоговым кодексом РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.

Изъятие подлинников документов регламентируется статьей 94 НК РФ. Форма постановления о производстве изъятия документов и предметов утверждена приложением № 23 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, то основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неисполнение требования отсутствуют.

Но исполнять требование подобным образом не нужно.

Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.

После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика, так как запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.

Что означает представление документов в виде заверенных копий?

Пункт 2 статьи 93 НК РФ включает следующие формы представления истребуемых документов:
— на бумажном носителе;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подпункт 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Нотариальное удостоверение копий документов не требуется, если иное не предусмотрено законодательством.

Для процедуры заверения копий документов используются положения ГОСТ, что подтверждается судебной практикой (в частности, обзор судебной практики Верховного Суда за первый квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда 20.06.2012).

В соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст с 1 июля 2018 года введен в действие новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения ее соответствия (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения копии (выписки из документа).

В ГОСТе сказано, что отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Как заверить документ, в котором больше одной страницы?

Изготовленную копию многостраничного документа целесообразно прошить, пронумеровать и заверить в целом. Для этого на оборотной стороне последнего листа помимо прочих реквизитов проставляется надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов» (количество листов указывается словами).

Из копий заверенных документов можно сформировать подшивку. При этом должна сохраниться возможность свободного чтения текста документа, возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке.

Налогоплательщик мог получить налоговые претензии в случае, если была заверена подшивка, а не копия каждого документа. Поскольку только при заверении каждого отдельного документа его допустимо использовать в качестве подтверждения обстоятельств по делу о налоговом правонарушении (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

Однако отметим, что Минфином было выпущено письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, из которого, при желании, можно сделать вывод о допустимости представления документов в виде сшива документов.

Кроме того, есть примеры судебных актов, в которых признавалось, что действия налогоплательщика по своевременному представлению подшивки документов не образуют состава правонарушения, так как не являются отказом от представления документов (непредставления документов). Такой подход отражен в частности, в постановлении ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012, постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 24.08.2012 по делу № А75-10184/2011.

Что изменилось в порядке изготовления копий документов?

В 2016 году ФНС было наделено полномочием по утверждению требований к нумерации и сшиву листов документов, представляемых на бумажном носителе (пункт 2 статьи 93 НК РФ).

В настоящее время требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, утверждены приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

С учетом статьи 5 НК РФ требования к оформлению документов, представляемых в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий, подлежат применению с 25 января 2019 года.

Именно Требованиями, а не ГОСТом нужно руководствоваться при представлении копий документов в налоговые органы.

Как с указанной даты нужно представлять копии документов на бумажном носителе?

Требования предусматривают, что листы документов объединяются в том, объем которого не более 150 листов. При большем количестве листов формируется следующий том и так далее. Исключением является документ, содержащий более 150 листов. Такой документ составляет отдельный том (независимо от количества листов).

Каждый лист документа нумеруется сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Нужно ли заверять каждый отдельный документ?

В Требованиях говорится о том, что прошивается и заверяется каждый том документов, то есть заверять отдельно каждый документ в сшиве не нужно.

На оборотной стороне последнего листа (сшива) размещается наклейка, заклеивающая место связки нитей прошива. Заверительная надпись на этой наклейке включает должность лица в организации, личную подпись, ФИО, количество листов (цифрами и прописью), дату.

Нужно ли заверять копии документов печатью?

В Требованиях отсутствует указание на проставление печати на заверительной надписи.

Это объясняется, в том числе тем, что общество с ограниченной ответственностью вправе иметь печать (статья 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Обязанность общества использовать печать может быть предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Аналогичный подход отражен и в законе «Об акционерных обществах».

Положения Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, предметом регулирования которого является порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, не могут рассматриваться в качестве обязанности общества иметь и использовать печать во взаимоотношениях с налоговыми органами.

Таким образом, если правом иметь печать общество не воспользовалось, то изготовление копий документов может проводиться без заверения их печатью.

Документы, представляемые в налоговые органы, с 7 апреля 2015 года принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706).

Обязательно ли налогоплательщиком должно составляться сопроводительное письмо к представляемым документам?

Минфин рекомендовал представлять копии документов с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

Положения пункта 5 статьи 93 НК РФ в редакции Федерального закона от 03.08.2018 № 302-ФЗ фактически закрепили наличие письма налогоплательщика, которое сопровождает представление копий документов.

В требованиях, утвержденных приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, наличие сопроводительного письма указывается как обязательное условие. В таком письме указываются дата и номер требования о представлении документов, количество листов (с учетом всех томов).

Также в самом сопроводительном письме или в отдельной описи должны быть перечислены представляемые документы.

В наличии такого сопроводительного письма заинтересован сам налогоплательщик, поскольку оно позволит ему подтвердить первоначальное представление документов при получении требования об их повторном представлении.

А если копии будут не заверены?

Риск привлечения к ответственности существует, если налогоплательщик в нарушение требований законодательства, предписывающих представлять заверенные копии, представит незаверенную. В том числе, например, если заверит документ не личной подписью, а факсимиле. Заверенные таким образом документы не будут рассмотрены налоговым органом как надлежащие копии (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.01.2015 № Ф03-5752/2014).

В случае представления незаверенных копий налогоплательщик может столкнуться с тем, что налоговый орган составит акт об обнаруженном правонарушении, предусмотренном статьей 126 НК РФ, повторно запросит документы (особенно, если в представленных незаверенных копиях им найдены ошибки).

Как представляются копии документов на бумажном носителе?

Способами представления истребуемых документов являются личное представление, представление через представителя, направление документов по почте заказным письмом.

Налогоплательщику также рекомендуется сохранять доказательства представления документов (информации). Это может быть:
— расписка налогового органа в получении истребуемых документов по описи;
— почтовая документация в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31.07.2014 № 234.

При представлении документов в электронной форме по ТКС таким документом является квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должного лица налогового органа.

В случае истребования документов в ходе проверки, которая проводится на территории налогоплательщика, может ли налогоплательщик, изготовив копии, предоставить их в распоряжение налогового органа на своей территории?

Строго говоря, такого способа исполнения требования в НК РФ не содержится.

Судебная практика исходит из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ: истребованные документы должны быть представлены по месту проведения проверки. Данное условие выполняется:
— при проведении проверки на территории налогоплательщика;
— при представлении документов по месту проведения проверки, где согласно статье 89 НК РФ должны находиться должностные лица налогового органа;
— при получении инспекцией письма налогоплательщика о готовности истребуемых документов.

При наличии этих обстоятельств обязанностью проверяемого лица является обеспечение для налогового органа возможности своевременного получения документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2013 по делу № А29-4831/2012, постановление ФАС Московского округа от 05.06.2013 № А40-78313/12-91-433).

Но информирование налогового органа о подготовке копий документов и их нахождении на территории налогоплательщика не является надлежащим исполнением требования о представлении документов, если проверка приостановлена (определение Верховного Суда от 09.02.2015 № 304-КГ14-7880).

В письме ФНС от 07.08.2015 № ЕД-4-2/13892@ сказано, что в период приостановления проверки налогоплательщик должен представить документы в тот налоговый орган, который указан в требовании о представлении документов (информации).

Обязательно ли представлять на бумаге документы, которые были составлены в электронном виде?

Когда истребуемый документ составлен в электронной форме не по установленным ФНС форматам, представление документа на бумажном носителе производится в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.

Для каких документов утверждены форматы?

Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов:
— счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж (форматы утверждены приказами ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@);
— документ о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
— документ о передаче результатов работ, документ об оказании услуг (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
— акт приемки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

В виде сканированных образов могут быть представлены:
— договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
— спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
— акт приемки-сдачи работ (услуг);
— счет-фактура, в том числе корректировочный;
— товарно-транспортная накладная;
— товарная накладная (ТОРГ-12);
— грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.

В одном комплекте документов могут быть направлены как xml-файлы, так и скан-образы (письмо ФНС от 23.12.2016 № ЕД-4-15/24784).

Документы, представляемые в электронной форме по ТКС, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами значительно расширен.

На практике прием документов в виде скан-образов по ТКС в электронной форме осуществлялся налоговой инспекцией с использованием типа документооборота «Обращение».

С 15 января 2018 года приказом ФНС от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096@ введен формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@).

Данный формат обеспечивает направление в электронной форме документов как в виде xml-файлов, так и в виде скан-образов документов в ответ на требование налогового органа о представлении документов (письмо ФНС от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280@).

Код вида документа указывается в соответствии со Справочником, утвержденным приказом ФНС от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@.

Приветствую Вас, уважаемый посетитель блога «Пенсермен»! Ну вот и подходят к концу сроки уплаты налогов, подачи деклараций 3-НДФЛ и всякого рода годовых отчётов. Да и о возврате налога за лечение через личный кабинет налогоплательщика не стоит забывать.

С уплатой налогов через интернет, надеюсь, у постоянных моих читателей вопросов не должно возникнуть. Если же Вы с этим не сталкивались и недостаточно знаете о таких интернет ресурсах, как личный кабинет налогоплательщика и портал госуслуг, то почитайте об этом тут же на моём сайте.

Честно говоря, идея подать заявление на возврат социального вычета и именно через интернет пришла мне в голову давно, но я почему-то считал, что для пенсионеров этот самый вычет не положен. Оказалось, ошибался. Для некоторых категорий нашего брата получить его очень даже возможно. А именно для тех, кто помимо государственной пенсии имеет или имел в этот период какой-либо доход, облагаемый налогом.

Например, если Вам выплачивают негосударственную пенсию с фонда предприятия, где Вы раньше работали, то с неё обязательно удерживают налог 13%. А значит Вы смело можете рассчитывать на возврат части этих копеечек. Почему копеечек? Да потому что 13%, которые Вам вернут с потраченной суммы, например за не дорогое платное лечение, это действительно немного. Но как говориться, «на безрыбье и рак рыба».

Социальный налоговый вычет за расходы на лечение
Налоговая декларация на доходы физических лиц 3-НДФЛ
Документы необходимые для декларации и получения социального вычета на лечение
Заполнение и представление в электронном виде налоговой декларации 3-НДФЛ для получения социального налогового вычета за лечение
Заполнение на сайте ИФНС в личном кабинете налогоплательщика
Шаг 1
Шаг 2
Шаг 3
Шаг 4
Оформление заявления на возврат социальных налоговых вычетов за лечение
Что делать если отправлена налоговая декларация 3-НДФЛ с ошибками

Социальный налоговый вычет за расходы на лечение

Кто имеет право на этот вычет Вы, надеюсь, поняли. Но отмечу главное, этот доход должен облагаться по ставке 13%! А какие, вообще бывают виды вычетов? Перечислю:

стандартные;
социальные;
имущественные;
профессиональные;
от операций с акциями и ценными бумагами;

Обо всех этих вычетах подробней можете почитать на сайте Федеральной налоговой службы здесь. Наиболее близок нашему брату пенсермену социальный налоговый вычет. Но он, опять-таки, включает в себя несколько пунктов, отличающихся по видам расходов, а именно:

на благотворительность;
на обучение;
на лечение и приобретение медикаментов;
на негосударственное пенсионное обеспечение, добровольное пенсионное страхование и добровольное страхование жизни»;
на накопительную часть трудовой пенсии;

Вот пункт на лечение и приобретение медикаментов для нас ещё ближе. Кстати, пока я с этим не столкнулся, я и не знал, что за некоторые лекарства, приобретённые по рецептам врача можно вернуть 13%. Только рецепт и чеки для этого необходимы. Да и медикаменты эти должны быть в утверждённом правительством перечне. Его можно посмотреть тут. Если у Вас дорогие лекарства, посмотрите может быть они включены в этот список.

Надеюсь, небольшое представление о социальном налоговом вычете по расходам на лечение Вы теперь имеете. Тогда закончим наш «ликбез» по этому раздельчику и двинемся дальше.

Налоговая декларация на доходы физических лиц 3-НДФЛ

Главное и самое сложное для многих как раз и является заполнение этой самой декларации. Конечно, можно не утруждать себя и пойти в конторку, которая этим занимается. Благо их сейчас имеется не мало и обычно рядом с самой налоговой. Но не всегда стоимость услуги сопоставима с суммой ожидаемого возврата средств. У нас на сегодня её цена составляет 300 рублей.

Поэтому я и предлагаю сделать это самим. Времени обычно у пенсионеров предостаточно, да и мозгам такая разминка не повредит. А награда не заставит себя долго ждать. Десять дней даётся на рассмотрение и тридцать на возврат Вашего вычета. В качестве «бонуса» экономия на заполнении бланков 3-НДФЛ. Но для начала подготовьте необходимые документы.

Документы необходимые для декларации и получения социального вычета на лечение

справка по форме 2-НДФЛ (берётся по месту получения дохода, на работе, в негосударственном пенсионном фонде и т. д.);
заявление на возврат (заполняется на сайте ИФНС);
лицензия учреждения, где Вы получали мед услуги (берётся в мед учреждении);
договор на оказание этих услуг (берётся в мед учреждении);
справка об оплате (берётся в мед учреждении);
платёжные документы или чеки (берутся в мед учреждении);
реквизиты банка, куда нужно будет перечислить Вам деньги (это не документ, но данные нужно будет указывать в заявлении на возврат);

Кстати все эти документы потребуют если Вы обратитесь в какую-нибудь организацию по заполнению налоговой декларации. Но справедливости ради скажу, что заявление на возврат они сделают для Вас сами. К сведению, если заполнять в электронном виде и отправлять через интернет, то например, лицензия и платёжные документы вроде бы как и не требуются.

Но лучше не рисковать, тем более, что при обращении в мед учреждение все эти бумажки Вам распечатают и отдадут. Обычно в солидных заведениях имеется база данных на этот счёт за несколько последних лет. Так что останется только расписаться в нужных местах и отсканировать эти мед документы для того чтобы потом прикрепить их файлы к Вашей декларации 3-НДФЛ.

Заполнение и представление в электронном виде налоговой декларации 3-НДФЛ для получения социального налогового вычета за лечение

Итак, мы добрались до самого важного, а возможно и самого трудного в этом деле. Разберём всё подробно и по шагам. Сразу оговорюсь, можно это сделать двумя способами:

непосредственно на сайте ИФНС из Вашего личного кабинета налогоплательщика;
с помощью программы «Декларация», которую можно скачать там же;

Добавлю, что программы различаются по годам. Поэтому за какой год собираетесь подавать декларацию, за тот год и скачивайте программу, но это другая тема. Начнём с первого пункта.

Заполнение на сайте ИФНС в личном кабинете налогоплательщика

Ниже представлен материал для старой версии сайта налоговой. Если Вы находитесь в новой версии, то просто можете перейти в старую версию личного кабинета, нажав на оранжевую кнопку наверху с соответствующей надписью!

Как обычно, заходим в свой личный кабинет, в таблице кликаем по колонке «Налог на доходы ФЛ» и там выбираем 3-НДФЛ:

Откроется окно, где в самом низу, под заголовком «Новая декларация» нажимаем на кнопку «Заполнить новую декларацию»:

Это был подготовительный этап. Теперь пойдёт основное, так что сосредоточьтесь и будьте внимательны.

Шаг 1

После предыдущих действий Вам откроется первое окно для заполнения необходимых данных. Здесь всё достаточно просто. Ваши Ф.И.О. и ИНН должны, скорее всего, появиться сразу, а остальные строчки нужно заполнить. В самом низу имеется сноска, где можно прочитать что обязательно, а что необязательно для заполнения. При установке курсора в поле, справа появляется поясняющая подсказка:

Когда дойдёте до адреса места жительства, после щелчка по этой строке откроется дополнительное окошечко. Где, при заполнении адреса, набирайте сначала название улицы, да там, вообще-то, об этом написано мелким шрифтом. После ввода нескольких букв появится выпадающий список и можно будет выбрать свой город с этой улицей. Вводим номера дома, корпуса (если есть), квартиры нажимаем «ОК»:

Если всё что нужно в первом окне «Данные» заполнили, ещё раз проверьте и нажимайте на кнопку «Далее»:

Не бойтесь нажимайте, если что то упустили программа Вам напомнит, то есть «подсветит» эти поля надписями красным шрифтом, так что при необходимости добавите и опять «Далее».

Шаг 2

Следующее - «Доходы». Здесь щёлкаем по первой строчке: «Доходы, облагаемые по ставке 13%». А впрочем, если шрифт текста чёрный можно на неё уже и не жать. Потом на кнопку «Добавить доход»:

В открывшемся окне заполняем все необходимые поля. Так же как и вначале для каждой строки справа будет выводится подсказка, так что разобраться Вам не составит особого труда. Обратите внимание, что столбцы «Код вычета» и «Сумма вычета» заполнять не надо. По мере заполнения столбца «Сумма дохода» в сведениях о полученном доходе, будет автоматически вычисляться и заполняться «Общая сумма дохода».

И ещё, если в Вашей справке 2-НДФЛ ежемесячно стоит один и тот же код дохода, то можно схитрить. Поставить в графе месяц последний месяц, а в графе «Сумма дохода» указать сумму "Налоговой базы". У себя я так и сделал, прошло без проблем. В конце нажимаем «Сохранить»:

После этого программа нас вернёт к началу второго шага, где уже будут отображены итоговые данные по Вашему первому доходу. Если у Вас несколько доходов, то можете их и не указывать все. Лишь бы итоговая «Сумма налога удержанная» перекрывала ту сумму которую вы предполагаете вернуть. Кстати, если нужно можно и подредактировать и удалить строчку с доходом. Если нет, то жмём «Далее»:

Вот мы и добрались до нашего «шкурного вопроса».

Шаг 3

Выбираем здесь вторую строчку — «Социальные налоговые вычеты». После того как поставите галочку у надписи «Предоставить социальные налоговые вычеты», откроются дополнительные поля, где в графе «Расходы на лечение» нужно будет указать сумму которую Вы на это потратили (по справке или справкам об оплате) и идём «Далее»:

Шаг 4

Наконец-то, открывается заключительное окно «Итоги». И обратите внимание, что теперь уже «Налоговая база» меньше «Общей суммы дохода» и ровно на сумму расходов на лечение, которую мы указывали из справки по оплате в шаге 3. Также появилась сумма налога, подлежащая возврату из бюджета. Всё это программа вычисляет автоматически.

Ссылку "Заявление на возврат" пока не трогайте чтобы не путаться. В самом конце она опять появиться, тогда и оформите это заявление. Ниже я распишу как это сделать. А пока нажимаем на «Сформировать файл для отправки»:

Теперь нужно добавить заранее отсканированные документы. Обратите внимание, что написано справа в красной рамке. Но, опять таки, не нужно боятся. Если Вы отправите декларацию с ошибками никакой катастрофы не случится. Об этом в конце статьи. Итак, «Добавить документ»:

Это уже будет приложение к декларации. Нажимаем «Выберите файл», после чего откроется окно проводника Вашего компьютера. Там нужно будет отыскать папку со сканами Ваших мед документов и выбрать файл первого документа. Потом ввести его название в поле «Описание» и нажать «Сохранить»:

И так для каждого файла. Чтобы было, проще при выборе файла копируйте его название и вставляйте в описание. В итоге получим примерно такое:

Смотрим что получилось и вот теперь-то со спокойной совестью тыкаем по «Заявление на возврат»:

Оформление заявления на возврат социальных налоговых вычетов за лечение

Да, вообще-то там и оформлять нечего. Все необходимые данные появятся автоматически. Тут Вам и понадобятся реквизиты банка о которых я упоминал в самом начале. Нужно их ввести в соответствующие поля. Только не путайте номер счёта и карточки! Это не одно и то же! Если Вы хотите, чтобы деньги перевели на карточный счёт (пластиковую карту), то выбирайте «Текущий» и кликайте по «Сохранить и продолжить»:

Увидите сначала это промежуточное окно. Не пугайтесь иногда оно задерживается на некоторое время:

Потом появятся результаты:

Кстати, совсем необязательно оформлять это заявление сразу после отправки декларации. Можно спокойно дождаться когда документ пройдёт проверку и в Вашем личном кабинете налогоплательщика в графе «Переплата/задолженность» появиться цифра переплаты. И уже там можно сделать то же самое. Я думаю, это у Вас не вызовет затруднений.

Что делать если отправлена налоговая декларация 3-НДФЛ с ошибками

Я не случайно затронул этот вопрос. Дело в том, что мне пришлось столкнуться с этой проблемой самому. А именно, при оформлении этой самой декларации с помощью программы «Декларация 2015», каким-то образом у меня выпала цифра налога удержанного. И соответственно в личном кабинете появилась задолженность в сумме аж десяти с лишним тысяч рублей.

Разобравшись я направил электронное обращение в ИФНС. Через несколько дней мне позвонили и девушка с приятным голосом предложила открыть свой личный кабинет и вместе со мной по шагам терпеливо подсказывала как сделать корректирующую декларацию. Признаюсь, тогда я ещё не знал как можно оформить налоговую декларацию 3-НДФЛ прямо из личного кабинета.

Но Вы-то теперь знаете как это делается и в случае ошибки. Смотрим на самую первую картинку этой статьи, то есть вновь выбираем «3-НДФЛ». Теперь Вам уже откроются все Ваши отправленные и заполненные декларации. Здесь жмём на изображение папок, указанное на картинке внизу. Оно означает "Копировать декларацию (создать корректирующую)", то что нам и надо:

Обратите внимание, что на верхней картинке в столбце «Корректировка» в графе завершённой декларации стоит цифра «0». А в Вашей вновь открывшейся, уже заполненной декларации теперь будет стоять цифра «1»:

Остаётся только сделать корректировку, то есть внести изменения там где это необходимо и вновь подать онлайн нашу многострадальную налоговую декларацию 3-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика по отработанной схеме, а потом уже ждать возврата социального налогового вычета за лечение на свой счёт в банке.

В России упростят получение налогового вычета при покупке квартиры, дома или земельного участка. Теперь, чтобы получить вычет, заявителю надо будет только заполнить заявление в личном кабинете налогоплательщика, и оно будет сформировано автоматически

В Госдуму поступил законопроект об упрощенном порядке оформления имущественного налогового вычета за покупку квартиры, дома или земельного участка. Законопроект касается вычетов по расходам на приобретение жилья и погашение процентов по ипотеке, а также инвестиционных вычетов по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете.

Ранее правительство одобрило предложение Минфина об упрощении процедуры получения налогового вычета при покупке недвижимости.

«Сбор различных документов и заполнение декларации у людей вызывает трудности и зачастую они просто не имеют такой возможности. Правительство упростит эту процедуру», — отметил премьер-министр Михаил Мишустин на заседании правительства 10 декабря.

Сейчас можно вернуть 13% от стоимости квартиры, а оформить все необходимые документы — в режиме онлайн, не выходя из дома. Эта несложная процедура в ближайшем будущем будем еще проще. Рассказываем, как можно оформить налоговый вычет с покупки квартиры на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС) в упрощенном и обычном порядке.

Как упростят оформление налогового вычета

Сейчас, чтобы получить налоговый вычет, нужно по итогам года подать декларацию по форме 3-НДФЛ и документы, подтверждающие право на этот вычет. По новым правилам физлица смогут возмещать НДФЛ одним только заявлением — без составления декларации 3-НДФЛ, подтверждение своего права на вычет, а также сканирование и загрузка множества документов в личном кабинете налогоплательщика на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС) не потребуется. Достаточно будет заполнить заявление, указать в нем банковские реквизиты, на которые нужно перевести средства, и оно будет сформировано автоматически. Автоматизированная система ФНС обработает информацию, обратившись к необходимым источникам, например, в банк, который выдал кредит или через который прошел перевод денежных средств.

Сроки оформления имущественного вычета

Помимо существенное сокращение списка необходимых документов, упрощенная камеральная проверка существенно сократит сроки получения налогового вычета. Сейчас только проверка предоставленных документов в ФНС занимает три месяца, еще 30 дней потребуется для перевода средств на счет.

По новым правилам камеральная проверка займет 30 дней с момента оформления заявления на налоговый вычет, а деньги на счет будут перечислять в течение 15 дней после ее окончания. Однако срок камеральной проверки смогут продлить до тех же трех месяцев, если у налоговой появятся подозрения, что вы нарушаете законодательство о налогах и сборах.

Когда начнет действовать упрощенный порядок

Если Госдума примет закон, то он вступит в силу не ранее 1-го числа очередного налогового периода по налогу на доходы физлиц. Новые упрощенные правила распространят на налоговые вычеты, возникшие с 1 января 2020 года, за исключением положений, для которых настоящей статьей установлен иной срок вступления их в силу, отмечается в проекте закона. То есть, уже в 2021 году россияне смогут подать заявление на налоговый вычет за 2020 налоговый год в упрощенном порядке.

Жанна Колесникова, руководитель коммерческой практики адвокатского бюро «Плешаков, Ушкалов и партнеры»:

— На мой взгляд, это существенно облегчит жизнь налогоплательщикам, поскольку теперь им просто нужно сформировать электронное заявление и не придется заполнять налоговую декларацию. Как правило, именно из-за неправильного заполнения декларации большинство налогоплательщиков получают отказ в предоставлении вычета. Кроме того, не нужно собирать и сканировать подтверждающие документы.

Что еще в нового в упрощенном порядке

Возврат суммы излишне уплаченного налога в связи с предоставлением налогового вычета в упрощенном порядке при наличии у налогоплательщика задолженности, подлежащей взысканию, должен будет производиться только после зачета суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки (задолженности).

Предполагается также, что при нарушении сроков возврата суммы излишне уплаченного налога в связи с предоставлением налогового вычета, считая с двадцатого дня после принятия решения о его предоставлении, будут начисляться проценты.

Сколько можно вернуть из бюджета

Россияне, которые имеют официальный доход и платят НДФЛ, могут вернуть 13% от стоимости квартиры. Государством установлен лимит — максимальная сумма, с которой гражданин может получить причитающиеся ему 13%, составляет 2 млн руб. Таким образом, вернуть получится 260 тыс. руб. Если квартира стоила меньше установленного лимита, то им можно воспользоваться при покупке другой квартиры.

Вернуть уплаченные налоги из бюджета также можно, если квартира куплена в ипотеку. Россияне могут получить 13% из бюджета от уплаченных процентов по жилищному кредиту. При этом лимит вычета выше — 3 млн руб. Таким образом, вернуть получится 390 тыс. руб. Воспользоваться этим правом можно только один раз.

В сумме эти два вычета составляют серьезную сумму — 650 тыс. руб. Если имущество было приобретено в браке и является совместной собственностью, то право на вычет имеет каждый из супругов. Таким образом, семья может вернуть до 1,3 млн руб. из уплаченных налогов.

Инструкция по оформлению имущественного вычета

Рассмотрим правила, которые действуют до вступления упрощенного порядка. Для оформления имущественного вычета необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. В него также можно войти, если у вас уже действует аккаунт на сайте госуслуг. После завершения регистрации в личном кабинете нужно получить электронную цифровую подпись и можно приступать к оформлению заявления на имущественный вычет с покупки недвижимости.

Здесь необходимо выбрать территориальный налоговый орган для подачи декларации и год, за который необходимо получить имущественный вычет.

Далее заполняем налоговую декларацию (по форме 3-НДФЛ) на сайте. Она подгрузится автоматически с необходимыми данными из справки по форме 2-НДФЛ. Если на сайте ФНС нет данных об уплаченных налогах за предыдущие годы, то справку можно получить из бухгалтерии по месту работы.

Выбираем объект недвижимости, в отношении которого нужно получить имущественный вычет, и вносим сумму расходов, потраченную на приобретение имущества.

Чтобы получить имущественный вычет онлайн, необходимо сделать сканы документов:

- выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП);

- при приобретении квартиры или комнаты — договор о приобретении квартиры или комнаты, акт о передаче квартиры или доли в ней или свидетельство о государственной регистрации права на квартиру или комнату (долю/доли в ней);

- при погашении процентов по займу — целевой кредитный договор или договор займа, договор ипотеки, заключенные с кредитными или иными организациями, график погашения кредита (займа) и уплаты процентов за пользование заемными средствами;

- документы, подтверждающие расходы при приобретении имущества (квитанции к приходным ордерам, банковские выписки о перечислении денежных средств со счета покупателя на счет продавца, товарные и кассовые чеки, акты о закупке материалов у физических лиц с указанием в них адресных и паспортных данных продавца и другие документы);

- выписки из лицевых счетов налогоплательщика, справки организации, выдавшей кредит об уплаченных процентах за пользование кредитом об уплате процентов по кредиту или займу, ипотечному договору.

После загрузки и отправки всех необходимых документов нужно написать заявление о возврате уплаченных налогов из бюджета с указанием номера счета, куда нужно перечислить вычет. Далее ожидать рассмотрения заявления налоговым органом. Это обычно занимает три-четыре месяца.

Читайте также: