Формат tiff для налоговой

Опубликовано: 22.04.2024

Государственные службы не всегда достаточно заботятся о том, чтобы граждане ясно понимали их требования. Читайте наши материалы, если нужно подать документы для онлайн-регистрации ЮЛ или ИП, а вы не хотите платить за это третьим лицам. Из этой статьи станет совершенно ясно, что же это такой за формат изображения под названием BW. Мы также рассказываем, как преобразовать в него документы, предназначенные для ФНС.

Что это за формат BW для налоговой

Подавая бумаги на регистрацию в электронном виде, необходимо привести их к общему виду. У чиновников нет лишнего времени и знаний, чтобы тратить рабочее время на попытки прочитать документы, подаваемые в самых разных форматах. К сожалению, никто также не пытается облегчить гражданам задачу и предоставить унифицированный онлайн-сервис для приведения файлов к нужному виду.

Налоговая служба предъявляет следующие требования для отсканированных изображений:

Требования:	Пояснение:
От 250 до 300 точек на дюйм .	Можно также встретить англоязычный вариант обозначения: dpi или dots per inch .
Допустимая глубина цвета – не более 1 бит .	Это означает, что все изображения должны быть черно-белыми.
Допускается привлечение различных градаций серого цвета .	Точное количество – 256.

Все это значит, что такого формата изображений как BW не существует. Под этой аббревиатурой подразумевается файл типа «Black and White», выдержанный в черно-белом цвете. Чтобы он соответствовал стандартам госорганов, нужно перевести его в формат TIFF или TIF. Это обязательное требование, которому должна соответствовать документация, подаваемая в ФНС для регистрации ИП и юридических лиц.

Инструкция по конвертации изображений в BW

Как создать файл с изображением BW, полностью отвечающий стандартам государственных служб:

Прежде чем приступать к работе, потребуется отсканировать нужные документы в формате JPG. Сохраните результат на компьютере. Дайте страницам понятные названия: 1, 2, 3.
Если на вашем устройстве отсутствует программа Irfan View , скачайте ее по этой ссылке https://www.irfanview.com/.

Если необходимо, загрузите к ней дополнительно пакет с русскоязычным переводом www.irfanview.com/languages.htm интерфейса.

Установите и откройте программу. Чтобы добавить русский язык, найдите на панели инструментов вкладку Options .

Щелкните на самую верхнюю строчку Properties/Settings .

На левой панели найдите раздел Language . В отобразившемся правее списке выберите « Русский язык » и нажмите « ОК ».

С тем же успехом вы можете нажать на кнопку Change Language , если она доступна. Откроется то же самое окно. Подгрузите пакет с русскоязычным переводом.

На панели инструментов расположена вкладка Сервис или Options . Найдите ее.

Щелкните по ней, и во всплывающем окне вы увидите пункт Multipage Images . Его название по-русски звучит как « Многостраничные изображения ».

Наведите курсор на эту надпись, и перед вами откроется окно с дополнительными опциями. Выберите самую верхнюю строку, а именно « Создать многостраничный TIF ».

Нажмите на клавишу « Добавить изображения » или « Add Images ».

Выберите все нужные файлы. После этого список подгруженных документов отобразится в окне программы.

Нажмите на кнопку « Создать файл TIFF ».

Когда процесс будет завершен, высветится уведомление об этом.

Нажмите на вкладку « Файл » на панели инструментов.

Выберите пункт « Открыть ».

Найдите у себя на компьютере все нужные документы и откройте один из них в Irfan View.

Нажмите на вкладку « Файл ». Выберите пункт « Сохранить как» .

Выберите в списке различных типов файлов формат TIFF. В маленьком окошке справа выберите пункт CCITT fax 4 .

Нажмите на клавишу « Сохранить ».

Завершив конвертацию в нужный формат, откройте документ в специальной программе по подготовке материалов перед отправкой во ФСИН для государственной регистрации. Для этого нажмите на надпись « Прикрепить ».

Перед вами откроется окно для поиска файлов на компьютере. Найдите нужный документ формата tif и нажмите « Открыть ».

Убедитесь в отсутствии ошибок. Исправный файл с таким изображением BW программа должна подгрузить без проблем.

Что делать дальше:

Нажмите на кнопку « Подписать »;

Щелкните по клавише « Сформировать пакет для отправки »;

Сохраните результат в наиболее удобную для вас папку.

Зайдите в личный кабинет на сайт Федеральной налоговой службы.

Выберите раздел « Подача заявлений ».

Нажмите на пункт « Сведения о юридическом лице ».

В самом верху появившегося чуть правее текста найдите кнопку « Комплект документов ». Кликните по ней.

Откроется новое окно. Пролистайте в самый низ страницы до адресной строки. Справа от нее должна располагаться клавиша « Обзор ». Нажмите на нее.

Перед отправкой файла BW обязательно убедитесь, что такие файлы соответствуют всем требованиям данного формата

Как это сделать:

Кликните правой кнопкой мыши на документ;
Зайдите в « Свойства »;
Посетите вкладку « Подробно »;
Убедитесь, что глубина цвета составляет 1, количество точек dpi – 300, а единица разрешения – это 2.

Можно также воспользоваться одним из многочисленных интернет-сервисов, предлагающих услуги этого рода. Например, онлайн-конвертер image.online-convert.

Суть процедуры преобразования в том, чтобы многостраничный документ умещался в одном файле и не мог перемешаться с другими. Чтобы все прошло правильно, задайте нужное количество точек еще на этапе сканирования. Там же поставьте в качестве типа изображения «Черно-белый или текст».

Видео-инструкция

Теперь вы знаете, что это такое за формат изображения с пометкой BW. В видео вы узнаете, как создавать многостраничный TIFF-файл.

2018-02 Подготовка пакета электронных документов для электронной регистрации в налоговой

Запускаем программу и выбираем вид заявителя сразу же на главной форме:

Заполняем все поля формы. А в нижней части через кнопку "Добавить", добавляем файлы, которые необходимо передать в налоговую:

По кнопке "Добавить" появится следующая форма, в которой необходимо выбрать тип добавляемого файла:

Если подходящего типа нет - указываете "Иной документ":

Чтобы указать какой файл соответствует указанному типу файла нажимаете кнопку "Прикрепить" - здесь указываете путь к нужному файлу. Для заявки по форме Р13001 допускаются файлы с расширениями pdf, tif, tiff. Для документов типа "Устав ЮЛ" и "Иной документ" принимаются файлы исключительно в формате tif или tiff.

На следующих трёх картинках показаны ограничения, которые могут появиться при прикреплении файла:

Если для передачи подготовили файлы в других форматах, то вы их можете преобразовать например на этом ресурсе: http://zamzar.com.

Но даже полученный tif-файл вероятно необходимо дополнительно преобразовать. Для этого рекомендую программу IrfanView. Для преобразования необходимо изменить изображение (даже для многостраничного tif-файла).

Указанные настройки помогли сделать файл таким, чтобы он подходил под указанные выше ограничения:

Для выставления глубины цвета в 1 бит - нужно зайти в меню "Изображение" и выбрать пункт "Уменьшить глубину цвета. ":

Далее для выставления глубины цвета в 1 бит - нужно изменить (уменьшить) глубину цвета как на картинке:

Далее необходимо сохранить изображение - выбираем меню: "Файл - > Сохранить как. ":

Выбираем тип файла TIF и в дополнительном окне указываем, файл нужно сжать - ZIP сжимает лучше чем LZW. Сжатие для чёрно-белых файлов (в правой части) не проверял - возможно ещё больше ужимают файл:

Прикрепляем файлы в назначенные документы, чтобы указанному документу соответствовал свой файл:

Когда все файлы прописаны - нужно их подписать. Но для этого необходимо указать электронную подпись. Для этого заходим в меню: "Сервис -> Параметры"

В окне параметров переходим на закладку: "Подписант" и раскрываем список "Сертификат ключа подписи":

Как правило, там будет много подписей и единственный способ отличить одну от другой - это по отпечатку сертификата:

Необходимой открыть сертификат и найти отпечаток сертификата, который действует на данный момент - именно такой же отпечаток и должен быть выставлен в окне выше:

Далее можно приступить к подписыванию - выбираете строчку с документом и файлом и нажимаете кнопку "Подписать". Тоже самое проделываете и с остальными строчками:

Когда всё подписали нажимаете кнопку "Сформировать пакет для отправки":

Укажите место для сохранения файла и на экран выведется вот такое сообщение:

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Когда компания переходит на электронный обмен документами это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору электронного документооборота, местная налоговая инспекция получает уведомление о появлении нового налогоплательщика, присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо сканов компания начинает отправлять в ФНС электронные подлинники.

Документы каких форматов принимает ФНС?

Есть приказы ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ , в которых зафиксированы правила представления электронных документов по каналам интернета. Согласно им должен соблюдаться один момент: если в организацию поступило электронное требование, то и документы следует представлять в электронном виде. Бумажные экземпляры для этого сканируют и заверяют, а электронные подлинники, находящиеся в сервисе обмена, выгружают вместе с файлами ЭП.

Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи, нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML , а отсканированные экземпляры – TIFF или JPG .

Пробелы законодательного характера

Электронные документы бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованного электронного документа – это счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная (форма №ТОРГ-12). Остальные документы – неформализованные.

По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML . При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первичной документации это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML , эти документы в автоматическом порядке причисляются к неформализованным.

При представлении формализованных документов в контролирующие органы трудностей не возникает. Другое дело – как быть с документами, созданными или полученными в таких форматах, как DOC , PDF , XLS ? Эта тема под большим вопросом.

Решение есть

Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC в нужный формат. Например, в JPG , TIFF или XML . Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного договора. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML , инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.

Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG . Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.

Оба представленных способа возможны с технической точки зрения, но на практике они пока не реализованы.

Универсальный формат

В 2015 году налоговая не должна обойти вниманием такую проблему, как выбор универсального формата. В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF / A . Не исключено, что и в B 2 B -секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.

Есть вероятность, что в 2015 году будут утверждены новые форматы, предназначенные для договоров, счетов и других документов.

Эксперты Synerdocs рекомендуют:

Если форматы электронных документов разработаны, значит, их нужно использовать. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы.

Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов. Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.

Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на электронный обмен документами. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.

«Клерк» Рубрика 1С

Наверное, нет ни одной организации в нашей стране, кому бы ни разу не приходили требования от налоговиков о предоставлении документов. Раньше бухгалтерия копировала нужные документы, заверяла подписями и печатями уполномоченных лиц и собственноручно отвозила в налоговую. Сейчас всё стало гораздо проще: все документы сканируются и отправляются электронно. И вот как раз при отправке таких документов через сервис 1С-Отчетность или другие почтовые агенты пользователи сталкиваются с тем, что объем отправляемого вложения слишком велик. Что делать? Как уменьшить размер имеющихся файлов? Эти вопросы мы рассмотрим в статье.

Учтите, что разбивка не выполняется только в том случае, если один файл вложения превышает размер 72 Мб.

Где видно размер и объем изображения?

Выделите файл и в нижней части окна отразится его размер (в пикселях — точках) и «вес» в мегабайтах или килобайтах. Информация о размере видна и в строке файла, при настройке отображения «Вид» — «Таблица».

Либо можно щелкнуть по файлу правой кнопкой мыши, вызвав при этом контекстное меню и нажав кнопку «Свойства». На экране появится информация о нем, в том числе и о его размерах.

У вас есть два варианта развития событий:

выполнить настройку уменьшения размера файла еще на этапе сканирования;
уменьшить в размерах уже готовый файл.

Настройки сканирования изображения

Рассмотрим первый вариант — настройка при сканировании документа.

Сразу отметим, что рассматриваемые действия и настройки зависят от установленного на компьютере программного обеспечения. Но суть действий одинакова: главное знать, что искать.

Приведем пример на имеющемся МФУ фирмы «НР».

Программное обеспечение этого МФУ позволяет выводить сканируемое изображение как в формат рисунка, так и в формат документа («Сканировать документ»). При выводе файла в текстовом формате выбирается — «Сканировать документ» и выбирается формат — в нашем примере это файлы PDF. Здесь же сохраняется файл в формате изображения TIFF.

Мы рассмотрим пример сканирования изображения, т.к. зачастую требуется документ именно в формате JPEG.

Шаг 2. Выбрав пункт «Сканировать изображение в файл», нажмите кнопку «Изменить параметры».

Шаг 3. На этапе «Сканировать изображение в файл» нажмите кнопку задания настроек сканирования — «Сохранить в файл Параметры сохранения».

И вот она, заветная кнопка!

У вас может быть сканер другой фирмы, другое программное обеспечение, но суть одна: нужно найти кнопку с настройкой параметров сканирования и вывода (сохранения) изображения. Инструкция от производителя вам в помощь.

И вот оно, окошко настройки качества — а значит, и объема, размера, получаемого при сканировании файла. В нашем примере установлено изначально высокое качество изображения.

Шаг 5. Перемещая ползунок, измените параметр качества изображения.

Отсканируйте документ и проверьте результат. Изменяя настройки, действуйте путем эксперимента, ищите какой результат вас удовлетворит.

Таким образом, мы имеем следующую цепочку действий:

Выберите вариант сканирования.
Перейдите к настройке параметров сохранения.
Перейдите к параметрам файла JPEG.
Установите нужное качество изображения.

Изменение размера готового файла

Разберем второй вариант изменения размера сканированного изображения — когда файлы уже отсканированы, но имеют большой размер, не удовлетворяющий требованиям для их отправки.

Данный пункт также зависит от установленного программного обеспечения.

Как посмотреть, какой программой можно открыть файл для редактирования? Ведь пользователь может и не знать, какие программы установлены у него, кроме той, с помощью которой открывается изображение.

Нажмите правой кнопкой мышки по файлу, в появившемся контекстном меню видны команды:

«Открыть с помощью» — здесь можно посмотреть список предлагаемых программ, которыми можно открыть данный файл;
«Свойства» — посмотреть информацию о файле, какой программой он открывается по умолчанию и при необходимости ее изменить.

В нашем примере предлагается вот такой список, но не все варианты хороши, лучше открывать программой именно для просмотра фото.

В нашем случае, оптимальный вариант — это программа, включенная в стандартный пакет — Microsoft Office Picture Manager. В более новых «офисных» пакетах этой программы нет, что очень огорчает, т.к. это довольно простой и удобный инструмент.

Если у вас в списке есть более удобный вариант, а открывается обычным «просмотрщиком» и вас это не устраивает, можно изменить приложение.

Нажмите в контекстном меню команду «Свойства» — кнопку «Изменить» и выберите другую программу, для открытия графических файлов (более удобную для себя). Если вариантов нет или они не устраивают, можно установить программы, подобрав бесплатный вариант.

Здесь же видно и размер файла. Наша задача его уменьшить. Приступим.

Шаг 1. Откройте файл и нажмите команду «Изменить рисунки».

В вашей программе редактирования ищите аналогичную команду: изменить, редактировать и т.п.

Шаг 2. В открывшейся сбоку панели нажмите гиперссылку «Изменение размера».

В данной настройке можно задать:

стандартную высоту и ширину;
произвольную высоту и ширину;
а также задать в процентах от исходного варианта.

В поле «Итоговый вариант» пользователь видит исходный размер в точках и получившийся при его корректировке. Только сохранив изображение, можно увидеть его «вес» в мегабайтах.

Шаг 3. Задайте процент для изменения размера файла и нажмите «Ок».

После этого данные о размере файла изменятся.

Обратите внимание: если вы хотите оставить и оригинал изображения, перед правкой сделайте его копию, выполнив команду «Файл» — «Сохранить как. ».

Проверяем размер получившегося файла — 896 КБ. Нас этот вариант устраивает. Если нет — повторите действия, не забыв сохранить первоначальный оригинал.

Примеров программ может быть множество, мы рассмотрели наиболее распространенный вариант. В любой программе ищите функцию «Изменить».

Приведем пример еще одной программы, в которой можно уменьшить размер файла — Paint 3D.

В ней настройка изменения изображения «прячется» в меню «холст». И как видите, здесь присутствуют примерно такие же настройки, как рассмотрены выше — изменение размера холста по ширине и высоте в процентах.

Программа Аdobe Acrobat Reader также обладает функцией сжатия изображения, тем самым способствуя уменьшению размера изначального файла.

Но бывают и такие ситуации, когда в компьютере ничего не установлено, а открывает программа, которая только «листает картинки». А у вас нет времени искать и скачивать нужные программы. Что делать?

Самый простой вариант — это воспользоваться онлайн сервисом.

Зайдите в любой браузер и введите в строке поиска — «Изменить изображение онлайн. » и у вас появится сразу множество предложений.

Мы зашли на первый попавшийся под руку сайт. Вот он — целый графический редактор онлайн, где есть команда «Изменить». Далее действуем по той схеме, что мы рассмотрели выше:

выбрали файл;
установили настройки;
сохранили результат.

Неважно, какой способ вы выберете! Главное — результат.

Цифровизация внутренних процессов полезна для оптимизации бизнеса. Одно из преимуществ перехода к электронным документам – ускорение обработки бумаг. С распространением электронных форм документооборот явно упростился. Особенно это прочувствовали бухгалтеры, которые работают с большим количеством «первички».

Какими должны быть сканы документов?
Сканы документов для судов: есть нюансы
Как быть с XML?
Что еще следует знать?
Итог

В чем преимущества электронного документооборота?

Безопасность. Благодаря цифровым средствам защиты электронные документы практически невозможно подделать.
Прозрачность. Отслеживать движения онлайн-документации намного проще.
Надежность. Все переписки сохраняются у отправителя и адресата, на серверах порталов и сервисов – ни один лист больше не затеряется.
Ответственность. Переход в онлайн-сферу позволят сохранить экологию страны: ежегодно в компаниях задействуется и уничтожается колоссальное количество бумажной продукции.

Но при переходе на цифровой документооборот появилось и немало сложностей. Они связаны в основном с тем, что не все в курсе, как правильно оформлять документы и что именно требуют инстанции. Как не нарваться на отклонение электронных бумаг и не потерять время из-за своей неосведомленности?

В чем трудности?

В первую очередь затруднения были вызваны тем, что официальные ведомства не были готовы к такому современному решению. В то время, как юридические лица уже активно обменивались электронными копиями документов, контролирующие организации все еще придерживались практики бумаг и очередей. Вслед за бухгалтерией ФНС и другим органам также пришлось сформировать требования к электронной документации. Под них подстраиваются те фирмы, которые раньше самостоятельно определяли порядок оформления. Теперь необходимо приспосабливать их под принятые нормы. Каковы они на данный момент?

Какими должны быть сканы документов?

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.

Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Сканы документов для судов: есть нюансы

Будьте внимательны – российские суды устанавливают индивидуальные нормы для отсканированных бумаг. Это обусловлено разницей во внутренних регламентах оформления.

Принимаются документы только в формате PDF.
Разрешение – 200 DPI.
Объем файла – до 10 МБ.
Все документы должны быть черно-белыми. При отправлении заполненных синими или фиолетовыми чернилами бланков нужно привести их в монохромный вид – это делается в программе сканера.
Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы.
Темы писем и приложенные файлы должны отражать суть документа и иметь одинаковые названия формата «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…».

Как быть с XML?

Документы XML, которые представляют собой онлайн-страницы, иногда неудобно или невозможно сканировать, например, банковские платежные поручения. Какую документацию ФНС принимает в формате XML?

Счета-фактуры, в том числе корректировочные.
Журналы учета.
Товарные накладные ТОРГ-12.
Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся к ним листы.
Акты приема и сдачи работ.

Для того, чтобы избежать возврата документов по причине того, что они отправлены не полностью или недостаточны, лучше всегда снабжать пакет описью. Подробно о том, как ее составить для XML, написано в Приказе ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@.

Что еще следует знать?

Несмотря на утвержденное единое руководство, целесообразно заранее уточнить порядок подачи в том ведомстве, с которым вы собираетесь взаимодействовать. Встречаются частные случаи, которые не отражены в законах. Так, ФНС заявляет, что для ряда документов необходима усиленная электронная подпись ответственного лица. Для ФНС это является гарантией того, что она не получит фальсификат, а для вас – что документ точно будет рассмотрен.

У пользователей нашей услуги «1С Предприятие 8.3 онлайн» нередко возникают опасения, связанные с оформлением отсканированных документов. В этом случае подстраховаться можно только так: отслеживать изменения и уточнять нормы в организациях. Сфера инноваций меняется очень быстро, поэтому нужно держать руку на пульсе и при возможности консультироваться со специалистами.

Читайте также: