Фискальный отчет по кассе для налоговой

Опубликовано: 15.05.2024

Онлайн-касса

Когда предпринимателю предстоит подключать онлайн-кассу, он узнает о том, что ему еще нужно заключить договор с оператором фискальных данных. Коротко их еще называют ОФД. В этой статье отвечаем на самые частые вопросы об операторах фискальных данных.

Что такое ОФД и для чего он нужен

Прежде чем говорить об ОФД, немного введем в курс по онлайн-кассам. По закону продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний или ИП.

Пробивать чеки нужно, когда покупатель оплачивает товар наличными, картой или смартфоном. А если покупатель — физлицо без статуса ИП, то при любых безналичных расчетах с ним.

С июля 2019 года на онлайн-кассы перешли почти все предприниматели. Но некоторые получили отсрочку до 1 июля 2021 года. Это ИП, которые работают в сфере услуг или продают товары собственного производства, работают без наемных работников по трудовым договорам.

ИП на патенте, торговцы мороженым в киосках, аптеки в селах могут работать без онлайн-касс бессрочно.

Онлайн-кассы нужно использовать при продаже в офлайн-магазинах и через интернет. У касс две функции:

Печатать чек или отправлять на эл. почту покупателя.
Хранить данные о расчетах и отправлять их в налоговую.

Как раз для отправки данных нужен оператор фискальных данных.

Как работает оператор фискальных данных

Онлайн-касса выглядит как кассовый аппарат со встроенным фискальным накопителем. Она печатает платежные документы, которые называют фискальными: чеки продажи, возврата, отчеты об открытии и закрытии смены.

Во время каждой продажи фискальный накопитель шифрует и отправляет информацию в налоговую. Упрощенно процесс выглядит так:

Покупатель приходит в магазин и покупает. Оплачивает наличными или картой.
Продавец пробивает сумму на кассе и выдает покупателю чек. Если это продажа через интернет, касса отправляет этот чек покупателю в СМС или по эл. почте.
Фискальный накопитель в этот момент шифрует информацию. А дальше два варианта. Если к кассе подключен интернет, она передает информацию о продаже через ОФД в налоговую. Если интернета нет, фискальный накопитель хранит данные до момента, когда касса подключится к интернету.

Налоговая видит каждую покупку в магазине: что купили, стоимость, время покупки, имя кассира, который выдал чек, — и контролирует доходы предпринимателей.

Кто может работать без ОФД

Фискальный накопитель онлайн-кассы передает информацию через ОФД в налоговую, если есть интернет. Но есть компании, которые не могут подключить онлайн-кассу к интернету: их бизнес находится в труднодоступной местности.

«Труднодоступный район» — это термин из закона. Интернет там работает нестабильно или его вообще нет. В таких населенных пунктах кассы должны использовать только те компании и ИП, которые торгуют подакцизными товарами. Все остальные — нет. Например, магазину в селе Ключи Алтайского края касса не нужна. Но продавец все равно обязан выдавать покупателю документ с обязательными реквизитами, который подтвердит расчет.

В законе есть еще термин «отдаленные районы». Интернет там может работать прекрасно, но все дело в численности населения. Если в таких населенных пунктах проживает не больше 10 тысяч человек, то по закону можно работать без ОФД. Например, к отдаленным районам относится деревня Алешино Новгородской области.

Местные магазины используют онлайн-кассы, но они могут работать в автономном режиме, без подключения к интернету. Им не нужно заключать договор с ОФД и оплачивать услуги оператора. Такие магазины все равно обязаны выдавать документы об оплате с обязательными реквизитами, причем чеки могут быть даже рукописные, на бланках.

Автономный режим нужно настроить во время регистрации кассы. Все данные о продажах хранит фискальный накопитель. Налоговая запрашивает эти данные, когда владелец онлайн-кассы меняет фискальный накопитель или снимает кассу с учета.

Условия и требования к ОФД

Главные обязанности ОФД — обрабатывать и передавать данные в налоговую в режиме реального времени. Но это еще не все, вот что еще делает ОФД:

защищает данные клиентов от взлома и доступа третьих лиц;
хранит данные не менее 5 лет с момента поступления чека на сервер;
помогает налоговой узнавать о нарушениях со стороны продавца;
предоставляет доступ к базе OФД сотрудникам ФНС по запросу. Инспекция может удаленно контролировать предпринимателей.

Компания может получить статус ОФД, если получила разрешение от ФНС на обработку фискальных данных и включена в реестр ОФД.

Предпринимателю не нужно знать все требования закона 54-ФЗ к оператору. Достаточно убедиться, что он числится в реестре ОФД. Если оператора нет в списке, с ним нельзя заключать договор. Допустим, вы хотите подключить Платформу ОФД. Открываете реестр на сайте ФНС, находите в нем компанию. Все в порядке, Платформа ОФД есть в списке, можно подключаться:

Так выглядит оператор в реестре ОФД

Некоторые компании не могут работать операторами фискальных данных, даже если соответствуют законодательным и техническим требованиям. Так бывает, если руководителя и бухгалтера компании уволили с предыдущего места работы того, что они раскрыли коммерческую тайну.

Все эти требования предпринимателям тоже помнить не надо, их проверяет налоговая. Если оператор не соответствует требованиям закона, она не выдаст разрешение на обработку данных. Если ОФД перестал соответствовать закону, налоговая аннулирует действующее разрешение.

Как выбрать ОФД

Компании и ИП самостоятельно выбирают ОФД. Это непросто, операторов фискальных данных много, вот лишь малая часть реестра:

Малая часть реестра ОФД

Вот что нужно проверить в первую очередь:

ОФД есть в реестре налоговой — это самый важный критерий, без этого заключать договор нельзя.
Какие услуги предоставляет ОФД. Например, некоторые помогут подобрать онлайн-кассу, получить электронную подпись, помогут разобраться с регистрацией в налоговой, подключить систему электронного документооборота.
Что входит в стоимость обслуживания. Важно, входит ли цена фискального накопителя или его придется покупать отдельно; будет ли оператор по умолчанию отправлять электронные чеки покупателю или за это придется дополнительно платить.
Есть ли личный кабинет и какие у него возможности.
Круглосуточная поддержка. У некоторых ОФД есть мобильное приложение, в любой момент можно написать в чат и решить проблему.

Операторов на рынке так много, они соревнуются в дополнительных сервисах и услугах для бизнеса. Например, большинство дает скидку при покупке у них онлайн-кассы и фискального накопителя.

Платформа ОФД помогает выбрать тариф в зависимости от типа бизнеса и опций

Аналитика продаж. Некоторые ОФД предоставляют аналитику показателей продаж, контроль выручки в режиме реального времени, выгрузку отчетов в формате xls.

Личный кабинет. Проверьте, что у ОФД есть личный кабинет. В нем удобно контролировать работу: отслеживать, кто оформлял возврат, когда и на какую сумму. Бухгалтеру удобно сверять сумму фактических приходов с деньгами в кассе, делать отчеты по нужным параметрам.

У некоторых ОФД в личном кабинете можно контролировать состояние онлайн-касс по подразделениям, например по филиалам в разных городах, торговым точкам и даже по каждой кассе отдельно.

Мобильное приложение. С помощью него удобно отслеживать показатели продаж можно прямо с телефона. А если чеки, перестанут уходить всегда можно написать в чат и решить свою проблему.

Все опции могут входить в тариф или оплачиваться дополнительно — проверьте это при подключении к ОФД.

Вместе с онлайн-кассой мы подключаем своим клиентам Платформу ОФД. У этого ОФД есть личный кабинет и мобильное приложение, которые помогают удаленно управлять бизнесом

Сколько стоит подключиться к ОФД

Стоимость услуг у всех ОФД примерно одинаковая: подключить одну онлайн-кассу к оператору можно за 3000 ₽ в год.

Есть разные тарифные планы: на год, три года, месяц или даже на несколько дней.

Чем меньше срок подключения, тем выше будет цена за услуги ОФД в пересчете на один день

На сайте оператора можно выбрать удобный тариф под потребности компании: добавить дополнительные услуги, доплатить за КЭП, фискальный накопитель или онлайн-кассу.

У многих ОФД есть бесплатный пробный период на один или три месяца. Можно поработать с оператором и, если он не подходит, расторгнуть договор и подключиться к другому ОФД.

Как подключиться к ОФД

Подключение к ОФД — один из шагов на пути регистрации онлайн-кассы.

Шаг 1. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись. Она понадобится, чтобы подписать договор и удаленно поставить онлайн-кассу на учет в налоговой инспекции. Без КЭП придется идти в ИФНС и заполнять заявление. Купить электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре, цена — от 2000 ₽.

Список удостоверяющих центров есть на сайте Минкомсвязи.

Шаг 2. Заключите договор с ОФД. Без договора не получится зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС. Выберите ОФД, зарегистрируйтесь в личном кабинете, оплатите счет. С момента оплаты считается, что договор между вами и ОФД заключен.

Шаг 3. Зарегистрируйте онлайн-кассу на сайте ФНС. В личном кабинете используйте вкладку «Учет контрольно-кассовой техники».

Если есть КЭП, зарегистрировать кассу можно прямо в личном кабинете на сайте налоговой. Ходить в ФНС не придется

Нажмите «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «Заполнить параметры заявления вручную».

При онлайн-регистрации вы заполните заявление по подсказкам на сайте налоговой

Откроется форма «Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники», в ней укажите следующее:

адрес, где будет установлена касса. Выберите его из справочника ФИАС. Это база адресов, которую госорганы считают единственно верной;

Если адреса нет в списке, обратитесь в администрацию района или города, чтобы добавить адрес в справочник, а уже потом регистрируйте ККТ

название компании;
сфера деятельности;
модель и заводской номер кассы — указаны в паспорте или внизу корпуса;
наименование оператора фискальных данных;
режим, в котором будете использовать кассу. Если касса будет работать в автономном режиме, не забудьте поставить галочку напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме»;

Если нет подходящего режима, ничего не отмечайте

модель фискального накопителя — указана в паспорте накопителя;
номер фискального накопителя — указан на коробке или на накопителе;
ОФД, с которым заключили договор.

Подпишите и отправьте электронное заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится индивидуальный регистрационный номер ККТ.

Регистрационный номер ККТ понадобится на следующем шаге регистрации

Шаг 4. Введите индивидуальный регистрационный номер в свою онлайн-кассу. Как только вы получите регистрационный номер, введите его в онлайн-кассу — на это есть сутки с момента отправки заявления. Если не успеть, придется повторно подавать заявление на сайте налоговой. Если вы все сделали верно, онлайн-касса выдаст чек — он понадобится для отчета.

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Карточка регистрации ККТ будет храниться в вашем личном кабинете на сайте налоговой

Проблема: касса не отправляет чеки в ОФД

Первая причина. Касса не может подключиться к интернету: проблемы на линии у провайдера, неправильные настройки соединения, не оплачен счет за интернет, поврежден роутер или перебит сетевой кабель.

Что делать. Перезагрузите кассу. Если это не помогло, обратитесь к системному администратору или оператору связи, чтобы устранить проблему. Кассир может работать с кассой, даже если нет интернета. Касса сохранит данные на фискальном накопителе и отправит их ОФД, когда соединение с сервером восстановится.

Вторая причина. Касса сломалась или она неверно настроена. Из строя может выйти модуль связи или фискальный накопитель — он действует от 13 до 36 месяцев со дня регистрации ККТ в налоговой инспекции.

Что делать. Обратитесь к техническому специалисту или в сервисный центр. Возможно, придется купить новую кассу или фискальный накопитель. Работать на неисправной кассе нельзя.

Проблема: сервер ОФД временно недоступен по техническим причинам

Причина. Проблемы с сервером ОФД. На чеке появится надпись: «ОФД не отвечает».

Что делать. Проверьте связь с оператором: в меню кассового аппарата выберите «Сервис», затем «Диагностика ОФД». Касса выдаст бумажный отчет с параметрами подключения онлайн-кассы к провайдеру. С этим отчетом, информацией о регистрации устройства в ФНС и скриншотом первого неотправленного фискального документа обратитесь к ОФД. Если проблемы со стороны оператора, он должен сам их устранить.

Штрафы за нарушение закона 54-ФЗ

Если предприниматель нарушает закон 54-ФЗ, он может получить штраф.

Кассовая дисциплина в 2021 году
Как использовать кассовую технику?
В онлайн‑кассах нет Z‑отчётов
Кто переходит на онлайн‑кассы в 2021 году
Как избежать покупки онлайн‑кассы? Мы знаем 6 способов, и все — не очень
Расчёты наличными

Справочная / Деньги и кассовая техника

Как снять онлайн‑кассу с учёта

Каждый предприниматель однажды сталкивается с невозможностью дальше использовать онлайн-кассу. Например, бизнес может быть закрыт, сама техника передана другому ИП или организации или выйти из строя без возможности её отремонтировать. Она также может быть потеряна или украдена.

В большинстве случаев контрольно-кассовую технику (ККТ) необходимо снимать с учета самостоятельно. Все выбитые на ней в дальнейшем чеки будут считаться доходом того ИП, на чье имя она зарегистрирована. Поэтому налоговая потребует учесть их при расчете налогооблагаемой базы и заплатить налоги.

Кроме того, если ИП не направит заявление на снятие с учета в установленный законом срок, он будет оштрафован по ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ. Размер штрафа может составить от 1500 до 3000 ₽.

Снятие ККТ с учета по решению налоговой инспекции

Налоговой инспекции предоставлено право снимать ККТ с учета только при невозможности её использования в силу закона. Это может быть вызвано следующими обстоятельствами:

— истек срок использования фискального накопителя (ФН);

— ИП прекратил предпринимательскую деятельность и снялся с учета;

— выявлено несоответствие конкретного устройства требованиям к ККТ.

В первом случае ИП даётся всего 60 дней, чтобы передать ФН в налоговый орган, поэтому о снятии ККТ с учета лучше позаботиться заранее. За опоздание с предоставлением ФН для проверки содержащихся в нем данных также грозит штраф по по ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ.

В двух других случаях сдавать ФН в налоговую не нужно. Однако если будет признано, что ИП использует онлайн-кассу, не соответствующую требованиям закона, то его оштрафуют по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ на сумму от 1500 до 3000 ₽

Подготовка ККТ к снятию с учета по решению ИП

Перед снятием онлайн-кассы с учета необходимо сформировать отчет о закрытии ФН. Если его невозможно сформировать из-за утраты или хищения кассы, нужно получить справку об этом из полиции.

При невозможности считать данные ФН из-за его поломки дополнительных шагов предпринимать не нужно.

Как сформировать отчет о закрытии фискального накопителя

На практике принято выделять три основных типа ККТ. Они отличаются по своим возможностям и, соответственно, по способам закрытия ФН.

Смарт-терминалы оснащены встроенными программами для их регистрации в налоговой и снятия с учета. Для автономных касс и фискальных регистраторов такая возможность не предусмотрена, поэтому необходимо использовать специальные программы по регистрации онлайн-касс или драйверы ККТ, выпущенные производителем конкретного оборудования.

При закрытии ФН онлайн-касса должна быть подключена интернету, чтобы отчет также отправился оператору фискальных данных. С подробной инструкцией рекомендуем ознакомиться на сайте разработчика.

Заявление на снятие онлайн-кассы с учета

Форма заявления утверждена приказом ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@ (приложение № 2).

На его титульном листе сначала указываются ИНН, фамилия, имя и отчество ИП, модель и заводской номер ККТ. Если касса была похищена или украдена, то в одном из двух следующих полей ставится цифра «1», в другом — цифра «2». Если снятие ККТ с учета не связано с этими событиями, в обоих полях должна стоять цифра «2».

На втором листе сначала отражаются ОГРНИП и ИНН предпринимателя. Порядок его дальнейшего заполнения зависит от наличия сформированного отчета о закрытии ФН.

Если отчет сформировать невозможно, то в разделе 1 указывается цифра «2», а раздел 1.1. не заполняется. При сформированном отчете в разделе 1 указывается цифра «1», а раздел 1.1 заполняется данными из отчета о закрытии ФН:

— дата и время его формирования;

— фискальный признак документа.

Повторное заявление скорее всего будет направлено уже с нарушением сроков, поэтому уже в первый раз лучше избежать ошибок.

После снятия онлайн-кассы с учета ФН необходимо хранить в течение 5 лет.

Сроки подачи заявления в налоговый орган

Как правило, этот вопрос оставляется на усмотрение самого предпринимателя. Однако в ряде случаев 54-ФЗ обязывает уложиться в установленный срок:

— при передаче устройства — 1 рабочий день;

— при хищении или утрате — 1 рабочий день с момента обнаружения соответствующего факта;

— при поломке ФН — 5 рабочих дней.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Способы подачи заявления

Заявление можно подать на бумажном носителе или электронно. В форме электронного документа его нужно подписать электронной подписью. Это можно сделать в личном кабинете ИП на портале ФНС или на сайте ОФД.

Для снятия онлайн-кассы с учета воспользуйтесь нашим сервисом Контур.ОФД.

Субъекты предпринимательской деятельности, которые реализуют товары или оказывают услуги населению при принятии оплаты обязаны фиксировать операции по онлайн-кассе. Данные о продаже накапливаются в фискальном накопителе и режиме реального времени отправляются в налоговую. А чек в электронной форме приходит покупателю.

Компании и индивидуальные предприниматели не так давно стали использовать онлайн-кассы — как вести учет этих операций по бухгалтерии знает не каждый специалист. Поэтому имеет смысл разобраться с вопросом подробнее.

Нормативно-правовое регулирование
Основные требования при использовании ККТ
Когда применяется и когда не применяется касса
Особенности оформления некоторых кассовых документов
Порядок ведения кассового учета
Бухгалтерские проводки
Лимиты денежных средств по кассе
Ответственность за нарушение правил кассовых операций

Нормативно-правовое регулирование

Необходимость фиксировать операции по онлайн-кассе предусмотрена законом № 54-ФЗ, принятым в 2003 году. Согласно этому документу субъекты предпринимательства обязаны фиксировать факт продажи товара или услуги с помощью кассовой техники, которая через оператора фискальных данных направляет чек в налоговую службу.

Это дает возможность полностью контролировать продажи предпринимателями и компаниями, исключить факт сокрытия выручки и попыток уклонения от уплаты налоговом. Должностным лицам налоговой службы не нужно проверять соблюдение кассовой дисциплины на офисе или в магазине компании. Достаточно провести анализ данных, полученных из онлайн-кассы.

Но далеко не все предприниматели знают, как вести кассовый учет при онлайн-кассе, из-за чего возможны определенные трудности и ошибки в составлении документов. Однако при правильном подходе использование цифрового кассового оборудования позволяет точнее фиксировать продажи и иметь актуальную информацию об остатках на складе.

Обратите внимание, что с тех пор, как была введена онлайн-касса, учет в бухгалтерии этих операций тоже претерпел изменения. Например, нужно правильно оформлять операции при получении денежных средств от покупателя, при получении оплаты покупок в интернете, при выдаче денег клиенту за вторсырье и т. п.

Основные требования при использовании ККТ

Компания или индивидуальный предприниматель при использовании онлайн-касс должен учитывать такие особенности законодательства:

Не использовать в 2020 году онлайн-кассы могут только индивидуальные предприниматели, которые продают продукцию собственного производства или оказывают услуги самостоятельно и не применяют наемный труд.
Если компания оказывает услуги по доставке товаров с помощью курьеров, то каждый курьер при получении денег не обязан пробивать кассовый чек, это можно сделать удаленно.
С помощью онлайн-кассы нужно отражать и безналичный расчет с покупателями-физическими лицами.
Данные о проведенной финансовой операции по продаже товара передаются в налоговую службу через оператора фискальных данных. Перед этим предприниматель должен заключить договор с ОФД, который будет его обслуживать.
Использовать в хозяйственной деятельности можно только кассы с фискальными накопителями. Это отдельный модуль, в котором накапливается информация о проведенных операциях. Она защищена с помощью криптографических алгоритмов от несанкционированного изменения.
Все допущенные к использованию онлайн-кассы внесены в специальный список налоговой службы. В нем присутствует более 100 разнообразных моделей, поэтому у предпринимателя есть выбор моделей с разными возможностями.
Зарегистрировать используемый кассовый аппарат в налоговой службе можно через интернет. Но при этом у компании или ИП должен быть действующий договор с оператором фискальных данных.
Компания, которая использует кассу, не обязана заключать договор с центрами технического обслуживания. Предприниматель самостоятельно может выбрать организацию, которая следит за техническим состоянием кассы. Ремонт и обслуживание можно выполнять и самостоятельно.
При оформлении покупки продавец должен выдавать покупателю бумажный чек, но он может быть продублирован на электронную почту или в текстовом сообщении. Освобождены от выдачи бумажных чеков только курьеры, но они должны предоставлять QR-код, по которому можно загрузить подтверждающий документ. Все виды чеков имеют одинаковое юридическое значение.
Расходы, которые несет компания на покупку кассового оборудования, могут быть вычтены из суммы налоговых платежей в текущем отчетном периоде, но не более 18 тыс. рублей на каждую кассу.

Когда применяется и когда не применяется касса

Субъект предпринимательской деятельности обязан использовать онлайн-кассу и отражать операции в бухгалтерском учете в следующих случаях:

Компания или ИП получает деньги от розничных покупателей или заказчиков услуг;
Компания реализует лотерейные билеты или принимает ставки, а также выплачивает выигрыши по лотереям;
Компания возвращает денежные средства за товар или принимает товар от физического лица (например, при сдаче макулатуры);
Компания реализует продукцию через интернет-магазин.

Не нужно использовать онлайн-кассу с отправкой чека в налоговую инспекцию в таких случаях:

Выдается зарплата, премия или материальная помощь сотруднику компании;
Денежные средства из кассы выдаются под отчет для приобретения товаров;
Денежные средства выдаются физическому лицу, которое оказывало услуги компании в рамках гражданско-правового соглашения.

Кассовая дисциплина – словосочетание, хорошо знакомое как ООО, так и индивидуальным предпринимателям. Ведь в коммерческой деятельности практически невозможно обойтись без наличных денежных расчетов. И речь не только о доходах, когда вы принимаете оплату, но и расходах.

Например, покупка канцелярии, оплата почты, нотариуса – чаще всего подобные траты оплачиваются наличными. Любые расходы наличных, по Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, должны обязательно фиксироваться в кассовой книге. Простыми словами, соблюдать кассовую дисциплину – значит записывать: какое количество наличных денег вы внесли в кассу и какое количество взяли.

Что за зверь такой – контрольно-кассовая дисциплина, кто обязан ее соблюдать и как, чем грозит несоблюдение предъявляемых к ней требований? Разберемся с этим.

Кассовая дисциплина. Что это такое?

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

Главные правила кассовой дисциплины для ИП и ООО

Вот что к ним относится:

Оформление кассовых документов. На каждое поступление и каждую выдачу наличных составляются соответствующие документы.

Следование правилам выдачи наличных денег сотрудникам. Проще говоря, тратить наличку разрешается только на определенные цели.

Соблюдение лимита расчетов наличными между двумя юрлицами. Размер суммы в 100 тысяч рублей за один договор определен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Кому необходимо соблюдать кассовую дисциплину

Соблюдение кассовой дисциплины предписано всем ИП и ООО независимо от наличия/отсутствия контрольно-кассовой техники и применяемой СНО. Узнать, кто может не применять онлайн-кассы в 2021 году можно из нашей статьи.

С июня 2014 года у ИП появилась возможность вести кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Теперь они избавлены от необходимости соблюдать лимит остатка кассы (кстати, это действует и для небольших организаций с годовым доходом не более 800 млн рублей и с численностью работников не более 100), формировать кассовые документы, вести кассовую книгу.

Предпринимателям необходимо только делать оформление документов при выплате зарплаты (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Кассовые документы

Все кассовые операции проводит кассир или другой работник, назначенный руководителем юрлица или предпринимателем из числа своих сотрудников. Он наделяется соответствующими полномочиями.

Оформление кассовых документов является обязанностью главного бухгалтера, или сотрудника, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета. Однако этим может заниматься и руководитель ООО или непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Для всех кассовых документов в 2021 году действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО формируется в одном экземпляре по форме КО-1, ОКУД 0310001 при каждом поступлении наличных денег в кассу организации, например:

платежи от покупателей, заказчиков,

внесение денег (для выплаты зарплаты, командировочных, от учредителей в уставной капитал).

Ордер 0310001 состоит из двух частей: отрывной квитанции и самого ордера. Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером, кассиром, заверяется печатью и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе.

Если наличность оформляется фискальным чеком или бланком строгой отчетности (БСО), то согласно п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У кассиру разрешается составлять один приходный ордер на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день, подтвержденную этими документами.

Форма ПКО заполняется от руки, либо на компьютере (тогда распечатывается и подписывается).

В 2021 году почти все организации и ИП при расчетах обязаны применять онлайн-кассы (исключения перечислены в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Поэтому при приеме наличных денег за товары или услуги оформление ПКО не отменяет оформление кассовых чеков.

МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ.

Расходный кассовый ордер (РКО)

Каждая выдача наличных денег из касс организаций происходит по расходному кассовому ордеру по форме КО-2, ОКУД 0310002.

РКО формируется в одном экземпляре, подписывается всеми ответственными лицами и сотрудником, получающим денежные средства. Принимая документ, кассир проверяет правильность оформления расходного ордера, наличие всех подписей и документ, удостоверяющий личность сотрудника.

По указанию Банка России наличная выручка расходуется только на строго определенные цели. Ордер 0310002 выдается на:

оплату поставщикам, подрядчикам,

возврат денег (при отказе от товара, оплаченного наличными).

ПКО и РКО действительны именно в день оформления. При их заполнении не допускаются даже самые незначительные исправления и помарки. Организации и ИП должны вести учет приходных и расходных ордеров, т. е. заносить их в специальный журнал регистрации ордеров (форма КО-3).

Кассовая книга

В этом обязательном бухгалтерском документе осуществляется письменное ведение учета всех поступлений и расходов наличных денег, проходящих через кассу организации.

Для кассовой книги утверждена форма КО-4, но можно использовать и свою форму. Документ выглядит как бумажный журнал с титульным листом и листами со специальной таблицей. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и заверена печатью.

Записи ведет кассир на основании каждого РКО и ПКО, сформированных за день. По завершении работы кассир обязан соотнести данные книги и ордеров, вывести сумму остатка наличных денег по кассе и закрепить все подписью. Дальнейший контроль осуществляет главный бухгалтер и тоже расписывается в книге. Если за весь рабочий день никаких операций по кассе не происходило, то заполнять документ нет необходимости.

Кассовая книга ведется в одном экземпляре (даже при разных СНО), но при наличии у компании выделенных подразделений, каждое из них ведет свою кассовую книгу. Копии ее листов передаются в главный офис в нужные сроки, установленные организацией.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость

Данными документами оформляется выдача сотрудникам заработной платы, премий, стипендий и другие выплаты.

Ведение кассовых документов допускается не только в бумаге, но и в электронном виде. Во втором случае документы оформляются с обеспечением их полной защиты от неправомерного доступа и подписываются электронными подписями.

Стоит сказать, что книга учета БСО, КУДиР, документы, необходимые при использовании кассового оборудования (журнал и отчет кассира), не причисляются к кассовой дисциплине.

Установление лимита по кассе

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).

В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Деньги на личные нужды

Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.

Налоговая проверка кассовой дисциплины

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

Что будет за нарушение правил кассовой дисциплины

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;

От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).

Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:

для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Как контролировать деньги в кассе и работу кассира

Чтобы осуществлять контроль денег в кассе и работу кассира, необходима онлайн-касса с личным кабинетом. При наличии интернета, предприниматель может зайти в личный кабинет через любой браузер и увидеть выручку в кассе за день, сколько денег в кассе на текущий момент, остаток денег в кассе, кому осуществлялись выдачи денежных средств, возвраты, продажи.

Такой личный кабинет есть у всех МТС Касс. Более того, в МТС Кассу сразу встроен товарный учет, что еще больше облегчает работу магазинов и контроль владельцам.

Предприниматели, которые перешли на кассы МТС, отмечают, что практически полностью избавились от постоянных недостач и излишков в кассе. Появился порядок с товарными запасами, каждая позиция учтена и отслеживается, есть прозрачная картина по заказам товаров.

Со вступлением в силу поправок к Федеральному закону №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» все предлагающие товары и услуги компании, использующие в своей деятельности онлайн-кассы, обязаны передавать данные о совершенных с помощью ККТ операциях в Федеральную налоговую службу. В данной статье мы расскажем, каким образом происходит взаимодействие с ФНС при отправке сведений об оплате.

Как налоговая получает фискальные данные с ККТ?

Информация о платежах из онлайн-кассы передается в ФНС с помощью оператора фискальных данных. Он получает с аппарата данные о расчетах, регистрирует документ, подтверждающий финансовую операцию и доставляет его в налоговую службу. Все зарегистрированные устройства нового образца передают информацию в режиме онлайн автоматически после каждой совершенной клиентами покупки. Кроме того, данные о платежах сохраняются на фискальном накопителе, который есть у каждого онлайн-оборудования. ФН подключается к кассе или может быть уже встроенным в нее. Благодаря ему передать информацию в налоговую можно даже в тех случаях, когда отсутствует связь с сетью или ОФД (не более 30 дней).

Для того, чтобы доставить в ФНС данные о финансовых операциях, необходимо иметь:

Действующий договор с оператором фискальных данных.

Бесперебойное подключение к Интернету.

Онлайн-кассу нового образца с фискальным накопителем.

Порядок передачи данных в налоговую службу

Существуют определенные требования, касающиеся сроков предоставления сведений о расчетах в ФНС. После совершенной покупки нужно передать данные о ней в течение 30 дней. Если нет проблем со связью, чек отправляется налоговой службе всего за несколько секунд сразу же после совершения операции. При этом участие кассира не требуется – процесс выполняется автоматически.

В случаях, когда компания по какой-либо необъективной причине пропускает срок предоставления сведений в Федеральную налоговую службу, ПО онлайн-устройство автоматически блокирует функцию формирования фискального признака. После этого информация о финансовых операциях не сохраняется, ее нельзя будет передать в ФНС. На компанию за подобное нарушение налагаются штрафы.

Следует помнить, что, если торговая точка, в которой отсутствует соединение с сервером ОФД и Интернетом сроком более 30 дней, будет пробивать чеки без их передачи в ФНС, они будут недействительны.

Решением данной проблемы должен заниматься собственник онлайн-кассы. Так, ИП или начальник организации обязан контролировать доставку чеков в Федеральную налоговую службу одним из 3 способов:

Отслеживать уведомления кассового аппарата о наличии неотправленных оператору фискальных данных чеков.

Проверять личный кабинет на сайте ОФД. Если фискальные данные по операциям отсутствуют, то информация о платежах не была передана ФНС.

Просматривать отчеты о состоянии расчетов. В них указывается количество документов об оплате, которые не были доставлены оператором в налоговую службу.

Если произошло что-то из вышеперечисленных ситуаций, необходимо связаться с ОФД для решения возникших неполадок, либо попытаться устранить проблему самостоятельно. Проверьте наличие подключения контрольно-кассового аппарата к мобильным и интернет-сетям.

Чтобы всегда контролировать отправку чеков и своевременно решать возникшие проблемы, приобретайте кассовые аппараты с системой оповещения. Подключите онлайн—кассу не только к кабельному интернету, но и к мобильной сети, а также предусмотрите дополнительное рабочее устройство. Кроме того, вам может понадобиться источник бесперебойного питания, если вдруг произойдет отключения электричества.

Санкции за нарушение порядка передачи данных в ФНС

При несвоевременном отправлении сведений об оплате в Федеральную налоговую службу компания получает предупреждение или штраф в размере:

1 500 - 3 000 рублей для предпринимателей,

5 000 – 10 000 рублей для юридических лиц,

20 000 – 30 000 рублей фирмам, переславшим ФНС некорректные сведения.

Советуем не нарушать порядок передачи данных в Федеральную налоговую службу и вовремя отправлять сведения о финансовых операциях. Таким образом вы не только защитите себя от необоснованных штрафов, но и сохраните отличную возможность вести бухгалтерский учет по доходам и прибыли компании.

Читайте также: