Двусторонняя печать протокола для налоговой

Опубликовано: 14.05.2024

Цифровизация внутренних процессов полезна для оптимизации бизнеса. Одно из преимуществ перехода к электронным документам – ускорение обработки бумаг. С распространением электронных форм документооборот явно упростился. Особенно это прочувствовали бухгалтеры, которые работают с большим количеством «первички».

  • Какими должны быть сканы документов?
  • Сканы документов для судов: есть нюансы
  • Как быть с XML?
  • Что еще следует знать?
  • Итог

В чем преимущества электронного документооборота?

  1. Безопасность. Благодаря цифровым средствам защиты электронные документы практически невозможно подделать.
  2. Прозрачность. Отслеживать движения онлайн-документации намного проще.
  3. Надежность. Все переписки сохраняются у отправителя и адресата, на серверах порталов и сервисов – ни один лист больше не затеряется.
  4. Ответственность. Переход в онлайн-сферу позволят сохранить экологию страны: ежегодно в компаниях задействуется и уничтожается колоссальное количество бумажной продукции.

Но при переходе на цифровой документооборот появилось и немало сложностей. Они связаны в основном с тем, что не все в курсе, как правильно оформлять документы и что именно требуют инстанции. Как не нарваться на отклонение электронных бумаг и не потерять время из-за своей неосведомленности?

В чем трудности?

В первую очередь затруднения были вызваны тем, что официальные ведомства не были готовы к такому современному решению. В то время, как юридические лица уже активно обменивались электронными копиями документов, контролирующие организации все еще придерживались практики бумаг и очередей. Вслед за бухгалтерией ФНС и другим органам также пришлось сформировать требования к электронной документации. Под них подстраиваются те фирмы, которые раньше самостоятельно определяли порядок оформления. Теперь необходимо приспосабливать их под принятые нормы. Каковы они на данный момент?

Какими должны быть сканы документов?

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.

  1. Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
  2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
  3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
  4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
  5. Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
  6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
  7. При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
  8. Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
  9. Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
  10. В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Сканы документов для судов: есть нюансы

Будьте внимательны – российские суды устанавливают индивидуальные нормы для отсканированных бумаг. Это обусловлено разницей во внутренних регламентах оформления.

  • Принимаются документы только в формате PDF.
  • Разрешение – 200 DPI.
  • Объем файла – до 10 МБ.
  • Все документы должны быть черно-белыми. При отправлении заполненных синими или фиолетовыми чернилами бланков нужно привести их в монохромный вид – это делается в программе сканера.
  • Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы.
  • Темы писем и приложенные файлы должны отражать суть документа и иметь одинаковые названия формата «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…».

Как быть с XML?

Документы XML, которые представляют собой онлайн-страницы, иногда неудобно или невозможно сканировать, например, банковские платежные поручения. Какую документацию ФНС принимает в формате XML?

  • Счета-фактуры, в том числе корректировочные.
  • Журналы учета.
  • Товарные накладные ТОРГ-12.
  • Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся к ним листы.
  • Акты приема и сдачи работ.

Для того, чтобы избежать возврата документов по причине того, что они отправлены не полностью или недостаточны, лучше всегда снабжать пакет описью. Подробно о том, как ее составить для XML, написано в Приказе ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@.

Что еще следует знать?

Несмотря на утвержденное единое руководство, целесообразно заранее уточнить порядок подачи в том ведомстве, с которым вы собираетесь взаимодействовать. Встречаются частные случаи, которые не отражены в законах. Так, ФНС заявляет, что для ряда документов необходима усиленная электронная подпись ответственного лица. Для ФНС это является гарантией того, что она не получит фальсификат, а для вас – что документ точно будет рассмотрен.

У пользователей нашей услуги «1С Предприятие 8.3 онлайн» нередко возникают опасения, связанные с оформлением отсканированных документов. В этом случае подстраховаться можно только так: отслеживать изменения и уточнять нормы в организациях. Сфера инноваций меняется очень быстро, поэтому нужно держать руку на пульсе и при возможности консультироваться со специалистами.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН , ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок Хороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Гражданское право

Согласно п. 1 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО) общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью (далее - общество) проводится в порядке, установленном этим Законом, уставом общества и его внутренними документами. В части, не урегулированной указанными актами, порядок проведения общего собрания участников общества устанавливается решением общего собрания участников общества.
В силу п. 6 ст. 37 Закона об ООО исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества. Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.
Каких-либо иных правил оформления протоколов общего собрания участников общества Законом об ООО не предусмотрено. В этой связи, с учетом нормы п. 1 ст. 181.1 Гражданского кодекса РФ, подлежит применению общее правило, закрепленное в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ: протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания*(1). Председательствующий, напомним, выбирается из числа участников общества (п. 5 ст. 37 Закона об ООО).
Необходимость сшивания протокола общего собрания законодательство также не устанавливает. Однако, если документ, содержащий несколько листов, прошит, листы пронумерованы, это может рассматриваться как доказательство подлинности всего его содержания (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.09.2011 N 11АП-9718/11).
Отметим, что до недавнего времени действовали Методические разъяснения по заполнению форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом ФНС России от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@. Согласно разъяснениям каждый документ, содержащий более 1 листа, должен был представляться в прошитом, пронумерованном виде, а количество листов при этом подтверждено подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа документа на месте его прошивки. Данный приказ утратил силу 4 июля 2013 года, а применяемые в настоящее время Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган (приложение N 20 к приказу Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@), не содержат каких-либо указаний относительно прошивки документов.
Тем не менее представляется очевидным, что при подаче для государственной регистрации документов, содержащих более 1 листа, целесообразно все же прошивать их, а количество листов на месте прошивки подтверждать подписью именно заявителя (п. 1.3 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей").
Скрепление печатью сделки (а подписание протокола, исходя из ст. 153 ГК РФ, также может рассматриваться как сделка), с точки зрения закона, является дополнительным требованием к письменной форме сделки, которое может быть установлено законом (абзац третий п. 1 ст. 160 ГК РФ). Проставление печати на протоколе общего собрания общества законом также не предусмотрено (постановление ФАС Центрального округа от 17.08.2007 N А68-05/ГП-16-06). Хотя, безусловно, участники и единоличный исполнительный орган могут скрепить протокол печатью самого общества или печатями участников, или всеми ими, исходя из приведенных выше соображений - как лишнее подтверждение подлинности документа. При этом логично, что участники могут заверить печатями свои подписи, а печать самого общества заверить документ в целом и (или) те его листы, на которых нет подписей участников.
Во избежание претензий со стороны регистрирующего органа печатью общества может быть скреплена и подпись заявителя на прошивке протокола.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

22 октября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Правила главы 9.1 (статьи 181.1-181.5) ГК РФ подлежат применению к решениям собраний, принятым после 1 сентября 2013 года (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ).

Представлению копий документов по требованию налогового органа, а также изменениям в порядке представления документов на бумажном носителе посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?

Налоговым кодексом РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.

Изъятие подлинников документов регламентируется статьей 94 НК РФ. Форма постановления о производстве изъятия документов и предметов утверждена приложением № 23 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, то основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неисполнение требования отсутствуют.

Но исполнять требование подобным образом не нужно.

Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.

После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика, так как запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.

Что означает представление документов в виде заверенных копий?

Пункт 2 статьи 93 НК РФ включает следующие формы представления истребуемых документов:
— на бумажном носителе;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подпункт 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Нотариальное удостоверение копий документов не требуется, если иное не предусмотрено законодательством.

Для процедуры заверения копий документов используются положения ГОСТ, что подтверждается судебной практикой (в частности, обзор судебной практики Верховного Суда за первый квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда 20.06.2012).

В соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст с 1 июля 2018 года введен в действие новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения ее соответствия (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения копии (выписки из документа).

В ГОСТе сказано, что отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Как заверить документ, в котором больше одной страницы?

Изготовленную копию многостраничного документа целесообразно прошить, пронумеровать и заверить в целом. Для этого на оборотной стороне последнего листа помимо прочих реквизитов проставляется надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов» (количество листов указывается словами).

Из копий заверенных документов можно сформировать подшивку. При этом должна сохраниться возможность свободного чтения текста документа, возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке.

Налогоплательщик мог получить налоговые претензии в случае, если была заверена подшивка, а не копия каждого документа. Поскольку только при заверении каждого отдельного документа его допустимо использовать в качестве подтверждения обстоятельств по делу о налоговом правонарушении (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

Однако отметим, что Минфином было выпущено письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, из которого, при желании, можно сделать вывод о допустимости представления документов в виде сшива документов.

Кроме того, есть примеры судебных актов, в которых признавалось, что действия налогоплательщика по своевременному представлению подшивки документов не образуют состава правонарушения, так как не являются отказом от представления документов (непредставления документов). Такой подход отражен в частности, в постановлении ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012, постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 24.08.2012 по делу № А75-10184/2011.

Что изменилось в порядке изготовления копий документов?

В 2016 году ФНС было наделено полномочием по утверждению требований к нумерации и сшиву листов документов, представляемых на бумажном носителе (пункт 2 статьи 93 НК РФ).

В настоящее время требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, утверждены приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

С учетом статьи 5 НК РФ требования к оформлению документов, представляемых в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий, подлежат применению с 25 января 2019 года.

Именно Требованиями, а не ГОСТом нужно руководствоваться при представлении копий документов в налоговые органы.

Как с указанной даты нужно представлять копии документов на бумажном носителе?

Требования предусматривают, что листы документов объединяются в том, объем которого не более 150 листов. При большем количестве листов формируется следующий том и так далее. Исключением является документ, содержащий более 150 листов. Такой документ составляет отдельный том (независимо от количества листов).

Каждый лист документа нумеруется сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Нужно ли заверять каждый отдельный документ?

В Требованиях говорится о том, что прошивается и заверяется каждый том документов, то есть заверять отдельно каждый документ в сшиве не нужно.

На оборотной стороне последнего листа (сшива) размещается наклейка, заклеивающая место связки нитей прошива. Заверительная надпись на этой наклейке включает должность лица в организации, личную подпись, ФИО, количество листов (цифрами и прописью), дату.

Нужно ли заверять копии документов печатью?

В Требованиях отсутствует указание на проставление печати на заверительной надписи.

Это объясняется, в том числе тем, что общество с ограниченной ответственностью вправе иметь печать (статья 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Обязанность общества использовать печать может быть предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Аналогичный подход отражен и в законе «Об акционерных обществах».

Положения Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, предметом регулирования которого является порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, не могут рассматриваться в качестве обязанности общества иметь и использовать печать во взаимоотношениях с налоговыми органами.

Таким образом, если правом иметь печать общество не воспользовалось, то изготовление копий документов может проводиться без заверения их печатью.

Документы, представляемые в налоговые органы, с 7 апреля 2015 года принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706).

Обязательно ли налогоплательщиком должно составляться сопроводительное письмо к представляемым документам?

Минфин рекомендовал представлять копии документов с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

Положения пункта 5 статьи 93 НК РФ в редакции Федерального закона от 03.08.2018 № 302-ФЗ фактически закрепили наличие письма налогоплательщика, которое сопровождает представление копий документов.

В требованиях, утвержденных приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, наличие сопроводительного письма указывается как обязательное условие. В таком письме указываются дата и номер требования о представлении документов, количество листов (с учетом всех томов).

Также в самом сопроводительном письме или в отдельной описи должны быть перечислены представляемые документы.

В наличии такого сопроводительного письма заинтересован сам налогоплательщик, поскольку оно позволит ему подтвердить первоначальное представление документов при получении требования об их повторном представлении.

А если копии будут не заверены?

Риск привлечения к ответственности существует, если налогоплательщик в нарушение требований законодательства, предписывающих представлять заверенные копии, представит незаверенную. В том числе, например, если заверит документ не личной подписью, а факсимиле. Заверенные таким образом документы не будут рассмотрены налоговым органом как надлежащие копии (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.01.2015 № Ф03-5752/2014).

В случае представления незаверенных копий налогоплательщик может столкнуться с тем, что налоговый орган составит акт об обнаруженном правонарушении, предусмотренном статьей 126 НК РФ, повторно запросит документы (особенно, если в представленных незаверенных копиях им найдены ошибки).

Как представляются копии документов на бумажном носителе?

Способами представления истребуемых документов являются личное представление, представление через представителя, направление документов по почте заказным письмом.

Налогоплательщику также рекомендуется сохранять доказательства представления документов (информации). Это может быть:
— расписка налогового органа в получении истребуемых документов по описи;
— почтовая документация в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31.07.2014 № 234.

При представлении документов в электронной форме по ТКС таким документом является квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должного лица налогового органа.

В случае истребования документов в ходе проверки, которая проводится на территории налогоплательщика, может ли налогоплательщик, изготовив копии, предоставить их в распоряжение налогового органа на своей территории?

Строго говоря, такого способа исполнения требования в НК РФ не содержится.

Судебная практика исходит из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ: истребованные документы должны быть представлены по месту проведения проверки. Данное условие выполняется:
— при проведении проверки на территории налогоплательщика;
— при представлении документов по месту проведения проверки, где согласно статье 89 НК РФ должны находиться должностные лица налогового органа;
— при получении инспекцией письма налогоплательщика о готовности истребуемых документов.

При наличии этих обстоятельств обязанностью проверяемого лица является обеспечение для налогового органа возможности своевременного получения документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2013 по делу № А29-4831/2012, постановление ФАС Московского округа от 05.06.2013 № А40-78313/12-91-433).

Но информирование налогового органа о подготовке копий документов и их нахождении на территории налогоплательщика не является надлежащим исполнением требования о представлении документов, если проверка приостановлена (определение Верховного Суда от 09.02.2015 № 304-КГ14-7880).

В письме ФНС от 07.08.2015 № ЕД-4-2/13892@ сказано, что в период приостановления проверки налогоплательщик должен представить документы в тот налоговый орган, который указан в требовании о представлении документов (информации).

Обязательно ли представлять на бумаге документы, которые были составлены в электронном виде?

Когда истребуемый документ составлен в электронной форме не по установленным ФНС форматам, представление документа на бумажном носителе производится в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.

Для каких документов утверждены форматы?

Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов:
— счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж (форматы утверждены приказами ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@);
— документ о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
— документ о передаче результатов работ, документ об оказании услуг (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
— акт приемки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

В виде сканированных образов могут быть представлены:
— договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
— спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
— акт приемки-сдачи работ (услуг);
— счет-фактура, в том числе корректировочный;
— товарно-транспортная накладная;
— товарная накладная (ТОРГ-12);
— грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.

В одном комплекте документов могут быть направлены как xml-файлы, так и скан-образы (письмо ФНС от 23.12.2016 № ЕД-4-15/24784).

Документы, представляемые в электронной форме по ТКС, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами значительно расширен.

На практике прием документов в виде скан-образов по ТКС в электронной форме осуществлялся налоговой инспекцией с использованием типа документооборота «Обращение».

С 15 января 2018 года приказом ФНС от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096@ введен формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@).

Данный формат обеспечивает направление в электронной форме документов как в виде xml-файлов, так и в виде скан-образов документов в ответ на требование налогового органа о представлении документов (письмо ФНС от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280@).

Код вида документа указывается в соответствии со Справочником, утвержденным приказом ФНС от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@.

Печать документов в системе 1С:Бухгалтерия происходит в целом аналогично другим программам платформы 1С:Предприятие 8. Однако данная тема вызывает у пользователей немало вопросов, связанных со спецификой настройки печатных форм, параметров страницы, а также о самом выводе документа на печать. В данной статье мы подробно разберем один из таких вопросов – вместе настроим двустороннюю печать в программе 1С:Бухгалтерия 3.0.

1. Печать с двух сторон листа для отчетов

В программе 1С Бухгалтерия ред. 3.0 возможность настраивать печать с двух сторон была предусмотрена еще на стадии разработки. Сделать это возможно для любого отчета или какого-либо другого документа.

Однако обратим внимание на важный момент, который случайно можно попросту упустить из виду: для печати с двух сторон нужно иметь принтер, в котором эта функция также заложена изначально. Если Ваш принтер не рассчитан на двухстороннюю печать, все последующие настройки потеряют всякий смысл, так как он просто не сможет напечатать документ так, как Вам надо.

В настройках печати документа нужно установить в поле двусторонняя печать соответствующее условие. Для этого по кнопке «Еще» (справа) выбираем «Параметры страницы» или жмем на соответствующую иконку для вызова окна параметров (см. рис. 1).

Настройки в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 сохраняются и после перезагрузки 1С, так что настраивать что-либо дополнительно в отчете не будет необходимости.

Предварительный просмотр документа в конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3

Рис. 1 Предварительный просмотр документа в конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3

2. Печать с двух сторон листа для документов

При печати табличных форм, текстов, диаграмм и др. пользователи сталкиваются с проблемой, когда документы не умещаются на странице, при этом печатается несколько листов. Для решения данной проблемы можно воспользоваться кнопкой «Предварительного просмотра документа». Она есть в любом документе или отчете в 1С:Бухгалтерия, редакции 3.0. При нажатии на нее можно увидеть, как документ будет располагаться на листе бумаги и уже дальше настроить по своим требованиям к формату документа.

Здесь же мы можем поменять ориентацию листа бумаги документа (выбрать книжную или альбомную) и произвести необходимые настройки отступов на странице — сверху, снизу, справа или слева.

Для примера произведем настройку печати с двух сторон документа «Реализация (акт, накладная)». Для этого открываем печатную форму документа по соответствующей форме, где жмем на пиктограмму с изображением лупы. Далее переходим в «Параметры страницы» (также по пиктограмме) и в поле «Двусторонняя печать» задаем условия печати с обеих сторон листа. Жмем «ОК», чтобы сохранить настройки (см. рис. 2).

страницы в 1С Бухгалтерия, ред. 3.0

Рис. 2 Настройка двусторонней печати документа реализации в программе 1С:Бухгалтерия предприятия

Также настройку можно провести через «Еще – Параметры страницы». Для этого в параметрах страницы установим соответствующие настройки двусторонней печати. Напротив строки двусторонней печати выбираем «Использовать».

Параметры страницы в 1С Бухгалтерия, ред. 3.0

Рис.3 Параметры страницы в 1С Бухгалтерия, ред. 3.0

Еще один из возможных способов настройки печати с двух сторон – по сочетанию клавиш CTRL+P из настроек принтера. «Настройки – Вкладка “Ярлыки” – Печать на обеих сторонах».

Настройка двусторонней печати документа базы 1С:Бухгалтерия из параметров принтера

Рис. 4 Настройка двусторонней печати документа базы 1С:Бухгалтерия из параметров принтера

Читайте также: