Диадок отчетность в налоговую

Опубликовано: 15.05.2024

Экономия времени (передача электронного документа контрагенту занимает мгновение);
Экономия денег (стоимость одного документа от 6р., почта и курьерская доставка стоит гораздо больше);
Документы под рукой (электронные документы не потеряются и при необходимости через поиск вы легко их найдете);
Забота об экологии (из одного дерева получается в среднем 11 000 листов бумаги A4, Диадок спас уже целый лес!).

О сервисе Контур.Диадок

Подготовка, формирование, отправка различных документов требует больших трудовых и временных затрат. Их можно снизить до минимума, если воспользоваться возможностями сервиса Диадок, который разработали специалисты ЗАО «ПФ «СКБ Контур», оператор ЭДО, аккредитованный ФНС, паспорт No 0222.

Это мобильная, рабочая среда, позволяющая оптимизировать работу бухгалтерии, руководителя и административно-хозяйственных служб.

Подключитесь к Диадок и начните работать с OZON за 1 день
и по минимальной цене — от 900 !

Для работы с Озон лучше использовать Диадок, на нем работает Озон и не надо настраивать передачу из других систем (роуминг).

Для работы в Диадок необходимо:

Электронная подпись (если не имеется) — от 3 000
Контур.Диадок — 900 за 100 документов

Контур.Диадок с OZON

Заполните форму и отправьте заявку.
Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

Преимущества электронных документов Контур.Диадок

Сегодня услугами нашего сервиса пользуется более 1 500 000 компаний. В их списке вы с большой вероятностью можете найти своих контрагентов и наладить с ними оборот электронных документов.
Работать с Диадок удобно, просто, комфортно!

Если вы бухгалтер

В любой момент проверяйте статус документов
Массово подписывайте документы «в один клик»
Представляйте документы в ФНС легко и удобно
Забудьте о распечатке и ручной подписи документов
Отправляйте и получайте оригиналы документов за несколько секунд

Если вы финансовый директор

Сократите расходы на бумагу до 80%. Это возможно?
В любой момент знайте, на какой стадии цикл документооборота
Согласовывайте документы электронной подписью с телефона
Храните документы на серверах СКБ Контур — это безопасно и бесплатно
Ускорьте оплату услуг: чем раньше подписаны документы, тем быстрее оплата

Подберите выгодный тарифный план Контур.Диадок

по 9 за документ

по 7,6 за документ

по 7 за документ

по 6,5 за документ

по 6,2 за документ

по 6 за документ

по 5,7 за документ

У Вас есть электронная подпись?

Для работы с электронным документооборотом нужна ЭЦП!

У Вас более 12 000 документов?

Обратитесь за индивидуальными условиями!

Подключение к Контур.Диадок

Заполните форму и отправьте заявку.
Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

Интеграция Контур.Диадок с Вашей учетной системой

Сервис Контур.Диадок можно интегрировать фактически в любую учетную систему , что позволит Вам работать с документами в одном окне. Не будут необходимости что либо переносить из системы в систему так как Диадок и Ваша учетная система станут одним целым. Так же есть готовые решения для самых популярных версий учетных систем.

Диадок для 1С

Модуль Контур.Диадок для 1С реализован в виде внешней обработки и не требует изменения конфигурации программы.

Решение для SAP

Решение обеспечивает бесшовную интеграцию с SAP ERP и обмен электронными документами с контрагентами.

Диадок Коннектор

Данный модуль, устанавливаемый на компьютер или сервер компании интегрирует Диадок с учетной системой.

Диадок API

API Диадок имеет несколько путей решения задач по интеграции. Наши специалисты помогут Вам выбрать подходящий API.

Налоговая рекомендует представлять документы по ТКС

Еще один плюс сервиса Контур.Диадок в том, что вы сможете представить в контролирующие органы как оригиналы документов в электронном виде, так и документы распечатанные из «Диадок» со штампом ЭДО.

Пользователи Контур.Диадок»

Диадок – это лучшее решение для поднятия работы с документами на новый уровень!

Контур.Диадок - Электронный документооборот

Другие полезные сервисы

Современная система отправки отчётности через интернет.

Проверка контрагентов по инн, названию, ФИО руководителя и т.д

Бухгалтерия.Контур, Отчетность в облачном сервисе

Участие в торгах и государственных Закупках. 223-фз и 44-фз

Сервисы электронного документооборота предлагают многие компании. По сути своей услуга одинаковая, но дьявол кроется в деталях: один сервис может подойти небольшому начинающему бизнесу, но будет недостаточно функционален для крупной компании. Мы решили сравнить шесть наиболее популярных сервисов ЭДО, чтобы показать, на какие критерии обращать внимание.

Как выбрать сервис

Отталкивайтесь от размера вашего бизнеса: пока он небольшой — нет необходимости тратиться на многофункциональную систему, достаточно минимального количества инструментов. С ростом бизнеса будут расти задачи и количество контрагентов, а значит, понадобятся дополнительные инструменты. Мы взяли шесть наиболее популярных сервисов и оценили их по нескольким критериям. Если нет времени читать — в конце статьи наглядная сравнительная таблица.

Для оценки мы выбрали наиболее важные критерии, которые необходимы в повседневном документообороте.

Загрузка документов. Мы посмотрели, как документы появляются в сервисе: автоматически или вручную, в каком формате сервис распознаёт документы.

Конструктор документов. Узнали, есть ли в сервисе шаблоны документов. Конструктор нужен, чтобы не искать каждый раз формы документов и не проверять их актуальность — сервис это сделает за вас.

Возможность формировать платёжки по полученным счетам — полезная функция, которая сэкономит время. Счёт является неформализованным документом, а значит, не все системы могут его распознать.

Обмен документов с контрагентами. Как правило, обмениваться документами можно, если ваш контрагент пользуется тем же сервисом, что и вы. Поэтому при выборе сервиса, узнайте каким ЭДО пользуется большинство ваших контрагентов. Некоторые сервисы предоставляют услугу роуминга, что позволяет обмениваться документами между разными сервисами. Но надо понимать, что настройка роуминга — это сложный процесс с определёнными ограничениями: не все сервисы имеют совместимость и возможность подключить роуминг. В среднем, компании обещают настроить роуминг в течение 8−10 рабочих дней. Но точные сроки нужно уточнять у конкретного оператора.

Мобильное приложение может понадобиться, если вы много перемещаетесь, а документы всегда должны быть под рукой.

Точка

Сервис ЭДО от Точки поможет хранить и обрабатывать первичные документы.

Есть возможность хранить документы в «облаке»: система распознаёт и сохраняет загруженные документы.

В сервисе доступен поиск по сохранённым документам: по названию документа или по названию контрагента.

Подписание документов КЭП (квалифицированной электронной подписью): КЭП должна быть выпущена в Точке в рамках любого проекта.

Обмениваться документами можно с теми контрагентами, которые обслуживаются в Точке.

Интеграция со сторонними сервисами: нет.

Мобильного приложения нет.

Стоимость: от 0 до 900 рублей в месяц в зависимости от тарифа.

Кому подойдёт: индивидуальному предпринимателю с небольшим бизнесом, бухгалтерским компаниям, чьи клиенты обслуживаются в Точке.

Диадок

Диадок — система электронного документооборота от СКБ Контур.

Загрузка документов происходит автоматически, если контрагент работает через Диадок, в остальных случаях документ нужно загружать вручную.

Конструктор документов: на сайте подробный список документов, которыми можно обмениваться через Диадок, может быть дополнен по запросу клиента.

Поиск по сохранённым документам настраивается по определённым параметрам: контрагент, тип документа, статус документа, подразделение, дата.

Хранение документов в «облаке»: Диадок хранит все документы в электронном архиве. Доступ к документам сохраняется даже когда вы прекратите пользоваться сервисом.

Подписание документов КЭП: Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью. С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office. Неквалифицированный сертификат можно использовать только для доступа в систему и просмотра документов.

Обмен документами с контрагентами возможен с контрагентами, которые пользуются Диадоком. Либо если настроен роуминг с другими сервисами.

Лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам доступен только, если счёт отправлен в формате xml. Оплата — только бизнес-картой MasterCard российского банка.

Мобильное приложение доступно как для IOS, так и для Android.

Кому подойдёт: средним и крупным компаниям с большим документооборотом.

Такском

Сервис Такском-Файлер предлагает следующие функции.

Загрузка документов: документ загружается автоматически через приложение Такском-Ассистент или вручную.

Конструктор документов: система содержит шаблоны всех формализованных документов, формат которых утверждён или рекомендован налоговой.

Подписание документов КЭП: электронные документы могут быть подписаны как квалифицированной электронной подписью, так и неквалифицированной (за исключением электронных счетов-фактур). При необходимости документ может быть подписан более чем одной электронной подписью.

Обмен документами возможен с теми контрагентами, которые пользуются Такском или с которыми настроен роуминг. Есть функция автоматической настройки роуминга.

Лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам возможен только при интеграции с 1С. Абоненты Такском могут обмениваться счетами на оплату, сформированными в формате xml. Это позволяет настраивать автоматическую обработку документа в учётной системе. При этом сохраняется возможность обмена счетами на оплату и в других форматах, например xls или pdf.

Мобильное приложение доступно для IOS и для Android.

Есть система согласования документов с функцией настройки права согласования, подписания и перемещения документов для каждого сотрудника.

Кому подойдёт: компаниям с большим количеством сотрудников и согласований.

СБИС электронный документооборот разработан компанией «Тензор».

Загрузка документов происходит автоматически, только если контрагент работает через СБИС, в других случаях документ нужно загружать вручную.

Сервис предоставляет не только конструктор документов, но и конструктор бизнес-процессов. Можно автоматизировать уже существующие регламенты организации или создать новые.

Поиск по сохранённым документам: по всем документам компании, или по личным. Для поиска доступны стандартные инструменты навигации: строка поиска, поиск по тексту в документе предусмотрен для файлов с расширением *.txt, *.html, *.xml и *.pdf. Сортировка по алфавиту или дате изменения.

Хранение документов в облаке: облачное хранилище СБИС-Диск хранит документов на защищённых серверах и предоставляет общий доступ к файлам с любого устройства. Доступ можно настроить на просмотр или редактуру.

Подписание документов КЭП: при обмене электронными документами используется обычная квалифицированная электронная подпись.

Обмен документами с контрагентами возможен только, если контрагент пользуется СБИС или настроен роуминг. Роуминг доступен со всеми операторами.

Лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам доступен при интеграции с 1С.

Мобильное приложение доступно для бесплатного скачивания в AppStore или GooglePlay.

Интеграция: для популярных систем (1С, SAP, Docsvision) есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние. Для других систем доступна выгрузка документов и автоматическая конвертация в форматы налоговой. Есть инструменты для интеграции с крупными корпоративными системами.

Кому подойдет: крупным бизнесам, производствам, большим корпорациям.

Корус

Сфера Курьер от «Корус Консалтинг СНГ» подойдёт малому и среднему бизнесу.

Загрузка документов: вручную. Возможна массовая загрузка документов.

Конструктор документов: список документов может быть дополнен требуемыми типами документов по желанию пользователя сервиса.

Поиск по сохранённым документам: по типу и номеру документа, отправителю или получателю.

Обмен документами с контрагентами: контрагентам, которые работают с другими операторами ЭДО — через роуминг.

Хранение документов в облаке: электронный документ после обработки хранится бесплатно в папке «Обработанные» в течение 6 месяцев. По истечении 6 месяцев для тех, у кого подключен сервис Архив — документы автоматически перемещаются в этот сервис и остаются доступными, для остальных — доступ к архивным документам закрывается.

Подписание документов КЭП: для работы с сервисом нужен действительный квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который можно заказать в Удостоверяющем центре «КОРУС Консалтинг СНГ».

Нет возможности формировать платёжки по полученным счетам.

Стоимость. Зависит от количества исходящих документов:

минимальный месячный пакет на 50 исходящих — 350₽ (7₽ за документ),
максимальный — свыше 1 000 исходящих в месяц — цена по запросу (от 4₽ за документ),
минимальный годовой пакет на 600 исходящих — 3 600₽ (6₽ за документ),
входящие документы — бесплатно.

Кому подойдет: небольшим и средним компаниям.

Калуга Астрал

Сервис Астрал Онлайн разработан АО «Калуга Астрал».

Загрузка документов: автоматически, если контрагент сам работает через Астрал, либо вручную.

Конструктора документов нет. Работа в системе возможна с первичными бухгалтерскими документами, а также с корректировочными и исправленными.

Поиск по сохраненным документам: по ИНН, названию, отправителю, по типу или статусу документа.

Хранение документов: все документы хранятся в электронном виде на сервере оператора ЭДО, что позволяет получить доступ с любого компьютера, ноутбука, планшета или смартфона.

Подписание документов КЭП: при работе используется квалифицированная электронная подпись, выданная любым аккредитованным удостоверяющим центром.

Обмен документами с контрагентами возможен только если контрагент пользуется Астралом или настроен роуминг. Подключение к роумингу — бесплатно.

Доступен лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам.

Мобильное приложение: доступно для IOS и Android.

Стоимость. Зависит от количества исходящих документов: минимальный пакет на 300 документов — 1 200₽, максимальный — 10 000 исходящих за 25 000₽.

Кому подойдет: небольшим и средним бизнесам.

Сравнительная таблица сервисов

Поиск по сохранённым документам и подписание документов КЭП доступно у всех сервисов. Стоимость входящих документов у всех сервисов бесплатна. Остальные параметры сведены в таблицу

Полезная рассылка для бизнеса

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Сила эмоционального интеллекта».

Форма, подписанная электронной подписью, имеет ту же юридическую значимость, что и бумажный документ с собственноручной подписью и печатью. Также благодаря ЭДО можно дистанционно сдавать отчетность в ИФНС. Обо всех этих и других возможностях таких систем читайте в статье.

Электронный документооборот – что это такое, и для чего нужен?
Кто может пользоваться системами ЭДО?
Преимущества ЭДО
Какие документы можно отправлять через ЭДО?
Как правильно выбрать сервис электронного документооборота?
Обзор ЭДО «Диадок»
Обзор ЭДО «СБИС»
Чек-лист перехода на ЭДО
Резюме

Используя возможности сервисов ЭДО, участники сделки могут в ускоренном режиме обмениваться документами дистанционно. Это несложный процесс, в котором сможет разобраться даже неопытный пользователь. Для этого не нужно оканчивать курсы экономистов, бухгалтеров или программистов.

Документ можно готовить внутри системы, используя рекомендуемые шаблоны, или оформить файл, например, в Word, загрузить его и подписать электронной подписью (ЭП). Если нужно, чтобы контрагент со своей стороны тоже подписал форму, то нужно поставить отметку в окне рядом с надписью «Запросить подпись контрагента».

Документ, отправленный с помощью такой системы и подписанный ЭП, будет равен по юридической силе бумажной форме, и при необходимости его можно будет использовать для отстаивания своих интересов в каких-либо спорах.

Плюсом использования таких сервисов является полная сохранность документации, все отправленные или полученные формы представлены в личном кабинете пользователя.

В широком понимании инструментарий систем ЭДО подходит для двух видов сотрудничества:

обмен документами внутри компании между ее специалистами – это внутренний обмен;
обмен документами между несколькими компаниями – это внешнее взаимодействие.

Несмотря на развитость сервисов ЭДО, не все руководители компаний знают о них и не применяют в своей работе. Они предпочитают работать по старинке – например, для подписи договоров встречаться лично или отправлять бумаги почтой, курьером или сканы по e-mail. Но такой формат постепенно угасает, так как сегодня в бизнесе нужна скорость. К тому же это гораздо экономичнее: не нужно тратиться на бензин или такси, оплачивать услуги курьера, покупать принтер со сканером.

Если нужно организовать электронный документооборот внутри проекта, то для этого приобретается специальный программный пакет, устанавливается приложение от ЭДО на ПК или мобильное устройство и к нему подключаются все сотрудники.

Для организации внешнего обмена между двумя и более компаниями (онлайн-проектами) дополнительно нужен будет оператор ЭДО. Он обеспечит взаимодействие и передачу нужных данных среди участников сделок и проконтролирует процесс.

Выделим несколько групп пользователей, которые в своей деятельности могут и должны использовать такие сервисы:

Крупные компании и онлайн-проекты. В больших учреждениях и бизнесе работает большой штат сотрудников, поэтому не всегда удается качественно проконтролировать их деятельность, документы могут потеряться, а крайнего потом не найдешь. Благодаря системе ЭДО все формы будут храниться в облачном хранилище, подключенные лица будут их видеть в своем личном кабинете, поиск осуществляется по фильтрам. И всегда будет понятно, на ком завис процесс.
Малый бизнес. Небольшие организации тоже нуждаются в скорости работы. Контрагенты могут находиться на расстоянии сотен и даже тысяч километров, поэтому ЭДО позволяет быстро обмениваться таким сторонам документами. Например, руководитель некрупного проекта, который живет в Сочи, привлекает IT-специалиста из Москвы. Они заключают договор оказания услуг в сжатые сроки в сервисе ЭДО.
Самозанятые. Для того чтобы легализовать свою деятельность и не бояться проверок ФНС, самозанятые лица должны иметь электронную подпись и пользоваться ЭДО. К таким специалистам у руководителей проектов будет больше доверия, и сами самозанятые будут подстрахованы от недобросовестных работодателей, так как они заключат договор оказания услуг и подпишут его в системе.

Отсутствие расходов на дополнительное оборудование и расходники. Выше мы уже рассказали про траты на принтер/сканер, бумагу, такси и т.д., поэтому не будем останавливаться на этом плюсе сервисов. Электронный формат сэкономит ваши деньги, которые можно будет потратить на более важные вещи.

За обмен документами нужно будет платить, но это все равно дешевле, чем купить ненужную технику или расходные материалы. Вся сумма распределяется между отправленными формами: чем больше единиц вы отправите, тем меньше цена будет каждой из них.

Скорость оформления. Работнику обычной компании часто приходится ждать директора, чтобы он подписал документ или любого другого участника. В онлайн-проектах это невозможно, так как контрагенты могут проживать где угодно, и даже не в России. Поэтому одни руководители онлайн-проектов уже оценили возможности ЭДО, а другие обязательно в ближайшее время к этому придут.

Компактность. Бумажные документы занимают много места, в больших офисах на архив выделяются целые комнаты. Электронные формы хранятся в личном кабинете пользователя, на специальном облаке, на цифровом носителе. Благодаря такой организации деятельности нужный бланк всегда можно найти быстро и в нужное время.

Прозрачность. Обмен бланками в ЭДО помогает контролировать все этапы и видеть статус документа в данную минуту (еще не прочитан или еще не подписан и т.д.). Также виден сотрудник, которому был отправлен бланк, и который должен его прочитать, согласовать и подписать. При таком взаимодействии сотрудники могут сопровождать исходящий документ комментариями, делать пометки для адресата, что значительно упрощает общение.

Оптимизация бизнес-процессов. Политика компаний становится более эффективной благодаря использованию систем ЭДО. Согласование, утверждение и другие рутинные этапы осуществляются быстро, а сэкономленное время можно потратить на более важные задачи.

Приложения для мобильных устройств. Многие операторы ЭДО в числе других своих полезных опций предлагают мобильные приложения, которые работают на мощностях операционных систем IOS и Android. Это удобно тем, что, находясь, например, в отпуске или командировке можно следить за некоторыми процессами.

Помощь пользователям. Помимо службы поддержки, которая всегда ответит на ваши вопросы, сервисы ЭДО проинформируют пользователя о том, что скоро закончится действие ЭП или просигнализируют о входящей почте.

С помощью данных сервисов можно обмениваться любыми документами. Шаблоны некоторых из них, которые являются стандартными, находятся в приложении. Другие формы можно заполнять на компьютере в любой удобной программе. Вот классический перечень документов, которые использует каждое учреждение или онлайн-проект:

договора, акты сдачи-приемки;
соглашения и счета-фактуры;
спецификации и отчетные ведомости;
письма и анкеты;
каталоги, прейскуранты, таблицы;
приказы и распоряжения;
чеки и ведомости;
аналитические справки и бухгалтерские отчеты;
и другие бланки.

Руководители компаний посредством электронного документооборота могут предоставлять в ИФНС необходимые отчеты.

Некоторые формы, например, УПД или счет-фактура должны соответствовать требованиям, разработанным налоговой службой, то есть заполняться они должны по установленной форме. В противном случае, если возникнут споры или начнутся разбирательства, неверно составленный документ будет признан недействительным. В частности, счета-фактуры влияют на налоговые вычеты, поэтому оформлять их нужно в строгом соответствии с утвержденными требованиями.

На официальном сайте налоговой службы опубликован список операторов ЭДО. Выбирая сервис для себя или своего проекта (компании), нужно понимать, какой из них наиболее будет соответствовать вашим потребностям. Обращать внимание нужно на следующие факторы:

Как уже было отмечено выше, все документы подписываются электронной подписью, без нее работа в ЭДО невозможна. Цена ЭП будет зависеть от количества операций, которые вы планируете совершать. Например, эл. подпись для обмена простыми неформализованными документами обойдется примерно в 2 000 рублей. В среднем стоимость ЭП будет в пределах от 2 до 4,5 тысяч руб.

На ЭП в кодовом виде записывается информация о ее владельце, это, так называемый цифровой ключ. Данные сведения заносятся на специальный носитель – рутокен, который подключается к USB-разъему ПК/ноутбука.

У каждого оператора ЭДО свои расценки на тарифные пакеты. Например, 2 500 единиц будут стоить 6 000 руб. Если планируете мало обмениваться документами, то можно приобрести лицензию за 500 руб. за 10 форм.

Операторы удерживают оплату только за исходящие единицы, входящие не будут ничего стоить. Итоговая цена будет зависеть от подключенного пакета. Если обмениваться документами часто и много, то после распределения суммы между всеми единицами, стоимость каждой из них может выходить от 3 до 10 рублей.

Самозанятому лицу, который обменивается с заказчиками только договорами и актами пару раз в месяц, достаточно будет только купить электронную подпись за 2 тысячи руб. и обмениваться неформализованными документами. В этом случае и входящие, и исходящие формы будут бесплатными. Например, такие возможности дает сервис ЭДО «Диадок».

Систему ЭДО «Диадок» можно назвать одной из самых популярных на рынке. Здесь есть весь необходимый функционал для дистанционного взаимодействия. Практически любую задачу, связанную с документацией, можно решить в этом сервисе. Цифровые формы равны бумажным по своей юридической силе. На сегодняшний день в сервисе зарегистрировано более миллиона клиентов, в числе которых есть масштабные онлайн-проекты.

Инструментарий «Диадока» нацелен на работу с входящими и исходящими документами, заверение их ЭП. Причем ваш контрагент не обязательно должен пользоваться этим же оператором, он может быть зарегистрирован в другой системе. В «Диадоке» можно формировать отчетность для предоставления в ФНС дистанционно.

Для работы в «Диадоке» не требуется установка отдельного программного обеспечения на ПК. Начать пользоваться возможностями сервиса можно после стандартной процедуры регистрации. Электронная подпись, в том числе, нужна для входа в личный кабинет.

Преимущества программы «Контур Диадок»:

Формирование, отправка и прием цифровых бланков.
Интеграция с 1С. Участникам не нужно вручную прописывать параметры и текст, нужные документы формируются автоматически и подключаются к бухгалтерской программе.
Взаимодействие с различными информационными сервисами: API, SAP, MS Dynamics, Oracle.
После создания аккаунта открывается доступ к расширенным возможностям.
Возможность не только внутреннего и внешнего взаимодействия между участниками, но и связь с государственными ведомствами РФ.
В программе нет необходимости дублировать информацию.
Правки в электронную документацию вносятся дистанционно.
Видно, на какой стадии находится форма, и участники могут отслеживать все этапы.
Нужный бланк можно найти в кратчайшие сроки с помощью специального фильтра поиска.
Разработчики предлагают мобильную версию программы. Многие процессы можно контролировать, не имея рядом компьютер/ноутбук.
Есть свое хранилище данных.
Можно задать цепочку передачи каждой формы.
Взаимодействие с аналогичными системами.
Пользователи «Диадока» могут контролировать действия других участников. Если вторая сторона запрашивает доступ к файлу, то программа об этом проинформирует.

Если пользователь желает работать в «Контур Диадоке» только с входящими документами, то стоимость пакета будет ниже. Для возможности подписания документов нужно будет подключить тариф, стоимость которого составляет 1 – 3 тысячи руб. в год. Эта цена зависит от количества исходящих единиц.

В СБИС есть несколько рабочих режимов, которые друг с другом взаимодействуют. В их числе представлен и электронный документооборот.

Возможности СБИС позволят пользователю:

Здесь есть бесплатная версия сервиса для осуществления минимально необходимых операций: взаимодействие между участниками сделки, работа с первичными бухгалтерскими документами и подготовка отчетов для государственных ведомств. Как и «Диадок», СБИС имеет собственное приложение для мобильных устройств, функционирующее в ОС Андроид и iOS.

Приобрести электронную подпись

Стоимость ЭП начинается от 2 тыс. руб. и зависит от количества действий, которые планируете совершать. Подпись на рутокене будет стоить дороже. Как правило, ЭП оформляется быстро и выдается в тот же день, когда была подана заявка и реквизиты пользователя. Агента услуг следует искать в своей местности, чтобы забирать ЭП было недалеко.

Заказывайте эл. подпись в аккредитованных Удостоверяющих центрах. Их актуальный список можно найти на портале Минсвязи.

Зарегистрироваться в ЭДО, допущенной ФНС

Договориться с контрагентами о переходе на обмен электронными документами

Если вторая сторона уже подключена к системе электронного документооборота, то с помощью функционала в приложении найдите его по ИНН и отправьте приглашение к сотрудничеству.

Многие операторы лояльны друг к другу, поэтому также можно взаимодействовать с контрагентом, который работает в другом сервисе ЭДО. Корректный обмен формами обеспечивается специальными условиями, например, Роуминг на Платформе ОФД.

В статье мы рассмотрели только две системы ЭДО – «Диадок» и СБИС. Их гораздо больше, но именно эти сервисы являются самыми распространенными среди российских пользователей. Их широкий функционал позволяет закрывать все необходимые потребности по электронному обмену документами, оптимизации бизнес-процессов, контролю сотрудников, предоставлению отчетности в госучреждения. Можно также назвать и других операторов ЭДО:

ELMA – в этом сервисе электронный документооборот является лишь малой частью представленных возможностей. Здесь можно выстраивать бизнес-процессы, следить за показателями, следить за взаимосвязями между контрагентами, управлять проектами, пользоваться внутренним порталом. Но и стоимость стандартного тарифа обойдется недешево – 45 тыс. руб.

«Сбербанк E-invoicing» — помимо стандартного обмена документами, здесь можно работать с любыми маркированными товарами (парфюмерия, лекарства, обувь и т.д.) за счет того, что сведения о марке изделия автоматически попадают в «Честный знак».

«Контур.Экстерн» — это приложение разработано специально для отправки налоговой и бухгалтерской отчетности в государственные учреждения.

DocSpace — сервис нацелен на крупных игроков, так как стоимость подписки на 50 пользовательских доступов составляет 450 тыс. руб. Здесь можно контролировать обмен документами, оформлять внутреннюю документацию, выполнять потоковое сканирование для перехода на электронный документооборот и многое другое.

Аналогичными программами как с минимальными возможностями, так и с расширенным функционалом являются «Дело», «Логика», «ЕВФРАТ». А для тех, кто теряется в многообразии предложений или только начинает осваивать ЭДО, является руководителем малого бизнеса/онлайн-проекта, самозанятым, рекомендуем начинать с «Диадок» или СБИС. Все, что вам нужно для работы, здесь присутствует.

В настоящее время хозяйствующие субъекты и физические лица отказываются от бумажного документооборота и переходят на электронный. Новая система позволяет значительно экономить время и увеличивает скорость принятия решений. Электронный документооборот можно ввести как внутри одной компании, так и при взаимодействии с другими.

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

обмен документами внутри компании;
передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

договора
счета-фактуры
акты
первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Как выбрать систему?

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
Документооборот непрозрачен для руководства.
Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

возможности;
надежность;
функциональность;
количество контрагентов;
роуминг;
опыт работы;
качество обслуживания;
стоимость продукта.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:

Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.

«Контур Диадок»

Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.

Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.

Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:

Создание, передача и получение электронных документов.
Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
Система не требует дублирования информации.
Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
Имеется собственное хранилище данных.
Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.

«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.

СБИС

Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.

проверка контрагентов;
подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
управление бизнес-процессами;
внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.

У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.

ELMA

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Synerdocs

Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает большую популярность в России. Основные возможности:

Создание, редактирование, отправка и получение документов контрагентов и государственных органов.
Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
Составление актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.

«Сбербанк E-invoicing»

Сервис ЭДО от Сбербанка позволяет существенно сэкономить время, исключив обмен бумажными документами. Основные преимущества:

Сервис работает в любой точке мира и не закрепляется за конкретным компьютером.
Работать можно как с формализованными документами, так и с произвольными.
Пользователи получают возможность сдавать отчеты в государственные органы, эта функция включена в стоимость сервиса.

Подключив ЭДО «Сбербанк», организации смогут работать с любой маркированной продукцией: лекарства обувь, парфюмерия и т. д. Сервис:

автоматически передает коды маркировки в «Честный знак»;
принимает обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
формирует закрывающие документы с кодами маркировки и направляет партнерам.

На выбор организациям доступно два тарифа:

Основной. Включает в себя возможность получения документов от контрагентов, обмена документами с ПАО «Сбербанк» и получения документов с кодами маркировки. Данный тариф подключается бесплатно.
Дополнительный. Помимо вышеописанных функций, пользователи также смогут отправлять документы контрагентам и сдавать отчетность в государственные органы. Стоимость тарифа — 295 руб. в месяц.

«Контур.Экстерн»

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

проверка контрагентов;
составление актов сверок;
финансовый анализ;
получение выписок;
доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

DocSpace

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

отслеживать документооборот;
создавать внутренние распорядительные документы;
вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место. Исходя из потребностей бизнеса можно подключать дополнительные модули. Целевая аудитория DocSpace — крупный бизнес (крупные застройщики, энергетические компании и др.)

«ДЕЛО»

С системой «ДЕЛО» работают как крупные предприятия, так и малый бизнес. Основные преимущества:

возможность отслеживать перемещение документов;
удобство создания проектов документации;
стабильная работа системы.

Стоимость системы «ДЕЛО» на одно рабочее место зависит от общего количества подключений — от 11 000 до 13 400 руб. Если организация работает с СУБД Microsoft SQL Server, цена снижается — от 7200 до 9500 руб.

«Логика»

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

высокий уровень защиты данных;
возможность построить сложные схемы согласования документов;
простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

«ЕВФРАТ»

Система «ЕВФРАТ» отличается от других наличием уникальных программных разработок, которых нет ни у одного конкурента. Преимущества:

в комплекте с «ЕВФРАТ» идет СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного программного обеспечения;
приятный интерфейс;
механизм для управления правами доступа.

Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 руб. на одно рабочее место, чем больше подключают пользователей, тем ниже будет цена.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами.

Контур.Диадок - это сервис позволяющий обмениваться электронными документами.

Обмен документами стал еще удобнее

Компания СКБ Контур предлагает Вам воспользоваться новым сервисом Диадок для юридически значимого обмена электронными документами через Интернет. Благодаря ему, Вы сможете обмениваться с любыми Вашими партнерами, контрагентами, филиалами документами в электронном виде.

Электронные документы обладают юридической значимостью, мгновенно доставляются адресатам на любые расстояния, не занимают места и доступны по первому запросу.

Сервис Диадок

Все документы подписываются электронной подписью (ЭП), это придаёт документам юридическую значимость.

Тарифы

По 7.6 руб. за документ

По 7 руб. за документ

По 6.5 руб. за документ

По 6.2 руб. за документ

По 6 руб. за документ

По 5.7 руб. за документ

Обращайтесь и мы рассчитаем идеальные условия

Сейчас действуют: «Плюс 25% в подарок», «Бонусы OZON» и другие интересные акции.

Способы работы

Удобная и простая веб-версия

Интеграционный модуль для 1С

Интеграция через API

Как работает сервис?

Юридическая значимость ЭДО

Юридическая значимость электронных документов, передаваемых через Контур.Диадок, означает, что они могут быть использованы вместо соответствующих бумажных документов в суде или при разрешении спорных ситуаций. Это позволяет отказаться от бумажного документооборота с контрагентами и филиалами, переведя его в электронный вид.

Система Контур.Диадок работает в соответствии с федеральными законами: «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002, об информатизации, информационных технологиях и о защите информации №149-ФЗ, о бухгалтерском учете №129-ФЗ, а также другими нормативными правовыми актами РФ.

При подключении организации к Контур.Диадок руководитель или уполномоченный сотрудник подписывает заявление о присоединении к регламенту применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) в Системе электронного документооборота.

Таким образом, договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в своей повседневной практике, могут передаваться и храниться в электронном виде.

Важные моменты, обеспечивающие юридическую значимость документов:

Все передаваемые документы подписываются электронной цифровой подписью отправителя;
Для генерации ЭЦП используются сертифицированные средства криптографической защиты информации КриптоПро CSP.;
Сертификаты ключей подписи, принимаемые в системе, выдаются только определенными регламентом удостоверяющими центрами;
Список видов электронных документов, ЭЦП под которыми признаются юридически значимыми, также определен регламентом. Список пополняемый, зависит от потребностей участников системы.

Важно знать, что согласно действующему законодательству некоторые виды документов должны храниться в бумажной форме. Например, налоговые органы требуют наличия бумажных счетов-фактур для принятия предъявленных сумм НДС к вычету.

Читайте также: