Бухгалтерский налоговый и кадровый учет

Опубликовано: 29.04.2024

Небольшие компании и предприниматели, на которых работает небольшое количество сотрудников, редко нанимают отдельного специалиста для ведения кадрового учета. У таких субъектов предпринимательства ведет кадровое производство бухгалтер, даже если он не знаком с трудовым законодательством и не имеет соответствующего опыта.

Можно ли совмещать должностные обязанности бухгалтера и кадровика? Оправдывает ли экономия риски, которые несет предприниматель при такой организации кадрового учета? Каким образом можно организовать учет кадров без привлечения к этой работе сотрудника бухгалтерии?

Почему бухгалтер не должен заниматься кадрами

Работник бухгалтерии в своей повседневной деятельности руководствуется законом о бухгалтерском учете, НК и другими подобными нормативными документами. Для выполнения своих обязанностей он не обязан досконально знать трудовое законодательство и иметь опыт его применения.

Ведение кадров требует не только специальных знаний, но и опыта работы. Возложение обязанностей кадровика на бухгалтера приводит к серьезным негативным последствиям, которые проще разобрать на практических примерах.

1. Премии сотрудникам. Например, руководитель дает указание работнику бухгалтерии выписать премию ему или другому работнику. При этом не сообщает о том, за какие заслуги он был премирован. Бухгалтер выполняет эти указания без учета внутренних документов, регламентирующих премирование. В результате налоговая не разрешает отнести эту сумму к расходам, уменьшает расходную часть и доначисляет налог на прибыль или УСН 15%. В результате предприятие несет дополнительные затраты на оплату штрафа и пени.

2. Оформление на дистанционную работу. Например, компания дает бухгалтеру указание удаленно оформить на работу в компании сотрудника, который является гражданином иностранного государства и работает через интернет с территории своей страны. Работник бухгалтерии выполняет это требование, хотя и не подозревает, что оно является незаконным. Суть в том, что согласно российскому законодательству оформлять на работу дистанционных работников-иностранцев в нашей стране нельзя. Директор и бухгалтер могли не знать этого требования, что и привело к нарушению. А специалист в области права не допустил бы нарушения еще на стадии получения указания от собственника или директора.

3. Оформление на должность вне штатного расписания. Например, руководитель головного офиса дает указание оформить наемного сотрудника в компанию. Однако для него не предусмотрена должность в штатном расписании. Это означает, что без оформления дополнительных документов принять работника и начислить ему зарплату нельзя. Подобные действия могут стать причиной проверок со стороны налоговых органов и лиц, которые несут ответственность за соблюдение трудового законодательства.

Почему бухгалтер плохо ведет кадровый учет

Штатный бухгалтер является квалифицированным специалистом в своей области. Однако он не обязан в силу занимаемой должности образования иметь глубокие познания в сфере трудового законодательства. Кроме того, кадровый учет обычно не предусмотрен его должностной инструкцией.

Поэтому работники бухгалтерии ответственно подходят к ведению своего участка учета, но уделяют минимум внимания кадровым вопросам. Это приводит к тому, что прием на работу, перемещение и увольнение сотрудников, а также учет больничных и отпусков ведется с нарушениями.

В случае их обнаружения при проверках виновное лицо, то есть генеральный директор компании, привлекается к административной ответственности и штрафуется на сумму до 5 тыс. рублей. А с компании взыскивается административный штраф в размере до 50 тыс. рублей. Более того, работа юридического лица может быть полностью приостановлена на 3 месяца.

Если нарушение будет допущено повторно, руководителю компании могут запретить занимать руководящие должности, то есть дисквалифицировать его, сроком до 3 лет.

Не менее важна и работа с кадрами. Если неправильно составить должностные инструкции или трудовой договор, уволить сотрудника по инициативе работодателя будет сложно или невозможно. Также возможны другие проблемы:

Ошибки при расчете средней заработной платы;
Неправильный расчет выплат за отпуск или больничный.

При обращении работника в суд и выигрыше иска работодателю придется возмещать не только прямой ущерб, но и компенсировать затраты на суд и моральный ущерб. Такая выплата «съест» всю экономию, полученную благодаря отказу от услуг кадровика.

«Клерк» Рубрика Налоговые изменения 2021

В наступающем году нам всем предстоит работать в условиях существенно скорректированного законодательства. Изменения затрагивают самые разные аспекты хозяйственной жизни компаний, ИП, работников: трудовые отношения, расчет налогов и страховых взносов, порядок представления отчетности и выплаты зарплаты, спецоценка и многое другое. Самые важные из них представлены в этой статье.

МРОТ, выходные и другие изменения общего характера

Что меняется с 2020 года

Суть изменений

Нормативный источник

Регионы могут установить собственный размер МРОТ, который не должен быть меньше федеральной минималки

Трудовое и кадровое законодательство

Что меняется с 2020 года	Суть изменений	Нормативный источник
Трудовое законодательство
Вводится форма АДИ-РЕГ вместо карточек СНИЛС	Новым сотрудникам ПФР будеМ выдавать вместо карточек СНИЛС уведомления по форме АДИ-РЕГ.

Бумажные СНИЛС, выданные ранее, тоже действительны. Их можно, как и АДИ-РЕГ предъявлять по месту требования

Периодичность представления СЗВ-ТД ? ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Если работодатель примет решение организовать электронный документооборот, сотрудники смогут подавать в электронном виде заявления на прием, увольнение, отпуск, подотчет и т. д.

Тем сотрудникам, кто согласен на переход, трудовые книжки нужно выдать на руки.

С тех, кто не согласен, нужно собрать заявления с просьбой оформлять трудовую книжку на бумаге

Срок действия спецоценки будет считаться со дня, когда внесли сведения.

Сейчас срок действия спецоценки считается со дня, когда утвердили отчет

(действует с 24.09.2019)

Банк Росии разработал следующие коды:

Проект Банка России № 92668

Есть условие для назначения пособия ? на него могут претендовать семьи со среднедушевым доходом не выше двукратного прожиточного минимума трудоспособного населения в регионе за II квартал года, предшествующего году обращения за пособием

Страховые взносы

Что меняется с 2020 года	Суть изменений	Нормативный источник
Тарифы на страхование от несчастных случаев не изменятся	Законодатели планируют сохранить с 2020 по 2021 год включительно действующие сейчас тарифы. Их всего 32 от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска.

Останутся в неизменном виде и льготы, предусматриваемые для выплат работникам-инвалидам. Процентная ставка 60% от «общих» тарифов будет действовать и для юрлиц, и для работодателей-ИП

Бухгалтерский учет и отчетность

Что меняется с 2020 года	Суть изменений	Нормативный источник
Бухгалтерскую отчетность нужно сдавать в ИФНС	Начиная с отчетности за 2019 год бухгалтерскую отчетность нужно сдавать не в Росстат, а в ИФНС в электронном виде (кроме отдельных случаев)	Закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ
Руководитель вправе подписать электронную бухотчетность при помощи ЭЦП	С 2020 года условие о том, что бухгалтерская отчетность признается составленной только после того, как ее подпишет руководитель, дополняется новым условием ? электронная отчетность признается составленной после подписания ее руководителем при помощи ЭЦП	Закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ
Налоговые органы будут вести ГИРБО ? Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности	Установлен порядок представления отчетности (в том числе исправленной бухотчетности) в ГИРБО	Закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ

Информация Минфина от 22.08.2019 № ИС-учет-20 «Об изменениях в Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

ФНС уже разработала регламент предоставления сведений из ГИРБО.

Отчетность 2018 года и более ранних периодов по-прежнему будет предоставлять Росстат бесплатно

Постановление Правительства РФ от 25.06.2019 № 811

Информация Минфина России от 09.07.2019 № ИС-учет-19 «Об изменениях ПБУ 16/02»

Налоговый учет и отчетность

Письма ФНС от 21.11.2018 № БС-4-21/22551@, от 10.07.2019 № БС-4-28/13437

Закон от 26.07.2019 № 210-ФЗ

Закон от 02.08.2019 № 269-ФЗ

Закон от 26.07.2019 № 210-ФЗ

Закон от 26.07.2019 № 211-ФЗ

Закон от 29.09.2019 № 327-ФЗ

Закон от 17.06.2019 № 147-ФЗ

п. 6 ст. 1 Закона от 15.04.2019 № 63-ФЗ

Закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ

Срок закреплен на федеральном уровне и регионы больше его не устанавливают.

Муниципалитеты больше не смогут устанавливать этот срок

Основные направления налоговой политики на 2020–2022 годы

Закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ

Закон от 18.07.2019 № 176-ФЗ

Приказ ФНС России от 12.07.2019 № ММВ-7-3/352@

Штрафы

При повторном нарушении штрафы существенно выше, в том числе руководителя могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.

Поднимут штраф до 3 000 руб. и по ст. 22.1 КоАП РФ за непредставление списков о наступлении в текущем году возраста юношей-сотрудников компании:

Прочие изменения законодательства

Что меняется с 2020 года	Суть изменений	Нормативный источник
Налогоплательщиков обяжут сообщать в ИНФС о транспорте и земле	Если в 2020 году компания станет собственником транспорта или земли и в 2021 году не получит от инспекции сообщения о налоге, нужно будет уведомить об этом налоговиков. Если это не сделать ? последует штраф 20% от неуплаченной суммы налога	Закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ
Определен порядок взыскания небольших по сумме доначислений	С 01.04.2020 налоговики будут применять разные процедуры взыскания недоимки, если общая ее сумма ниже или выше 3 000 руб.	Закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ
Решение об обеспечительных мерах инспекторы будут размещать на своем сайте	С 01.04.2020 инспекторы будут размещать на своем сайте решения о принятии обеспечительных мер в виде запрета на отчуждение имущества и сообщать об отмене таких решений	Закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ
Зачет и возврат переплаты будет организован по новым правилам	С 01.10.2020 вступят в силу новые правила зачета и возврата переплаты.

Будет снято ограничение, по которому переплату можно зачесть только в счет уплаты налога того же вида: федеральный в счет федерального, региональный в счет регионального и т. д.

Кроме того, уточнят, что отчитываться и перечислять взносы нужно именно по месту нахождения такого подразделения

Они смогут это делать не чаще одного раза в квартал при условии, что налогоплательщик или плательщик взносов даст письменное согласие

Эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing

Любое взаимодействие между компанией и ее персоналом оформляется документально, и для этого нужны, знания, опыт и постоянный мониторинг законов РФ.

Что включает в себя кадровый учет:

формирование личных дел сотрудников;
расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
составление расписания штата;
учет рабочего времени;
оформление справок, заявлений и больничных листов;
сдачу периодической отчетности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;
составление графика отпусков и контроль за их исполнением;
подготовку кадровых приказов;
ведение документации по найму новых работников;
аттестацию и оценку сотрудников;
соблюдение правила защиты личных данных работников;
ведение воинского учета.

Документальное сопровождение

Документы для ведения кадрового учета должны быть в каждой организации, как прописано в Трудовом кодексе РФ, — обязательные и необязательные.

Перечень обязательных документов, составление которых определено ТК РФ:

личные карточки работников (ведутся по унифицированной форме № Т-2 или по собственной) — в карточках фиксируются данные о выполняемой работе, переводе или увольнении, отпусках, воинском учете;
приказ о приеме на работу;
договор с работником и дополнительные соглашения к нему;
трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка, в документе хранятся данные о самом сотруднике, выполняемой им работе, переводе на другую должность или смене места работы);
документы о переводе сотрудника;
приказ об увольнении работника;
приказ об оформлении отпуска;
график отпусков — процедура составления и принятия графика, количество дней отпуска на каждого работника, изменения и дополнения при переносе или отзыве отпусков;
штатное расписание (в документе указывается структура, состав и численность организации; фиксируется перечень должностей, структурных подразделений).

Большинство документов унифицированы, однако некоторые из них придется разрабатывать руководителю:

правила внутреннего распорядка компании (в документе фиксируется порядок найма и увольнения сотрудников, время работы и отдыха, меры поощрения и наказания, предусмотренные на предприятии);
коллективный договор;
положение об оплате труда (документ включает разделы, где прописаны принципы оплаты труда, системы, применяемые в компании, условия выплаты премий, порядок возмещения);
положение о защите персональных данных работника (в документе указывается состав и порядок обработки персональных данных);
положение об охране труда;
положение о премировании.

Все документы кадрового учета, подготовленные сотрудником отдела кадров, утверждаются руководителем компании. Каждый работник изучает их и ставит свою подпись.

На какие вопросы должен отвечать кадровый учет

Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения?
Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?

Без этого невозможно построить кадровый учет:

1. Изучение основ кадрового делопроизводства
Необходимо изучать последнюю редакцию трудового кодекса РФ, следить за обновлениями других нормативно-правовых актов. Недостаточное знание законов приведет к ошибкам и нарушениям.

2. Подбор и настройка программного обеспечения
Для более простого ведения кадрового учета организации необходимо использовать компьютерные программы и дорабатывать их под требования законодательства и бизнеса (для учета движения персонала, рабочего времени, заполнения личных карточек, сбора статистики, формирования печатных форм кадровых документов и форм отчетности). Они позволяют свести к минимуму рутинные операции и оптимизировать работу с документами.

3. Знакомство с учредительными документами компании
Документация должна разрабатываться в соответствии с учредительными документами компании, ее уставом. Между ними недопустимы противоречия, поэтому необходимо внимательно ознакомиться со всеми материалами.

4. Ревизия локальных нормативных актов
Перед организацией ведения кадрового учета нужно проверить уже имеющиеся кадровые документы на их соответствие действующему законодательству. Также нужно убедиться в наличии всей документации. Чтобы компания не получила штраф, нужно создать перечень недостающих документов, разработать их, согласовать с руководством, внедрить в работу.

5. Разработка типовой формы трудового договора
В дальнейшем данную форму можно использовать для заключения договоров со всеми сотрудниками.

6. Формирование набора бланков
Стандартные формы значительно ускоряют кадровые процессы. Можно использовать унифицированные или разрабатывать их самостоятельно. Бланки утверждаются приказом в письменном виде.

7. Ведение журналов регистрации
Для упорядочения документооборота рекомендуется создавать книги учета и регистрации.

8. Проверка корректности оформления трудовых договоров с работниками
Нужно контролировать, чтобы все сроки действия/условия соглашений были соблюдены.

9. Ведение личных карточек всех сотрудников
Карточки заводятся по форме Т-2 на всех сотрудников, в том числе тех, которые работают дистанционно. Эта форма представляет собой документ, в котором собирается информация о человеке, принятом на работу к конкретному работодателю.

10. Организация воинского учета
Сотрудник отдела кадров должен перенести все данные из военных билетов в личные карточки персонала.

11. Обеспечение условий хранения для документов
Документы должны храниться в несгораемом шкафу или в сейфе.

Способы организации учета

Методов организации кадрового учета несколько. Выбор зависит от особенностей предприятия, желания руководства.

1. Прием на работу кадрового специалиста или создание отдела кадров
Данный способ позволяет организовывать работу сотрудника в соответствии с принципами/требованиями компании. Руководитель сможет самостоятельно отслеживать деятельность отдела или работника, но нужно организовать найм, рабочее место, контроль.

2. Передача ведения кадрового учета секретарю или бухгалтеру
В некоторых компаниях один сотрудник может совмещать обязанности секретаря, бухгалтера, юриста, специалиста кадрового отдела. Главная проблема данного способа – высокая вероятность ошибок, отсутствия узкоспециализированных знаний у работника или необходимых документов.

3. Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании
Аутсорсинговая компания — организация, которая берет на себя ведение кадрового учета на основании договора по оказанию соответствующих услуг. Компания занимается организационной работой, управлением кадрами, полностью или частично снимая все эти задачи с вас.

Преимущества передачи кадрового учета аутсорсинговой компании:

сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и не тратит дополнительные средства на кадровую службу;
снижение рисков. Благодаря передаче ведения учета профильной сторонней компании, организация может не следить за неочевидными для непрофессионалов новшествами в законодательстве РФ и сосредоточиться на других задачах;
качество работы. Аутсорсинговые компании используют в своей работе проверенные и эффективные методы, у экспертов есть узкие знания по отдельным специализациям;
круглосуточная поддержка. Сотрудников аутсорсинговой компании, в отличие от работников собственной кадровой службы, не нужно заменять на время отпуска/болезни/повышения квалификации. Специалисты сторонней компании взаимозаменяемы, простоев в работе не будет;
согласованность учета. Как правило, в аутсорсинговых компаниях работают не только специалисты отдела кадров, но и сотрудники юридических и финансовых организаций – все вопросы решаются комплексно.

Основные ошибки в ведении кадрового учета

Неточности, неверное трактование и невыполнение требований (в том числе неумышленные) могут повлечь за собой административную ответственность и соответствующее наказание сотрудника и руководства компании.

1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников
Личные дела работников открываются с момента принятия на должность и закрываются после увольнения. При ведении документов чаще всего допускаются следующие ошибки:

отсутствие обязательных документов в личном деле;
нарушение порядка документации;
отсутствие сверки личных дел в установленные сроки;
включение в дело документов, которые не должны быть в нем;
передача личных дел сторонним организациям и лицам.

Корректное формирование личных дел работников позволяет обеспечить быстрый доступ к документации и лучшую ее сохранность.

Ведение личных дел не являются обязательными, кроме личных дел муниципальных и государственных гражданских служащих.

Следует иметь в виду, что хранение в личных делах копий личных документов работников может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных

2. Ошибки при заключении трудового договора
Ошибки, которые допускаются при оформлении трудового договора, в ходе разрешения конфликтов могут привести к нежелательным для компании последствиям. Типичные ошибки в подобных случаях:

заключение трудового договора в одном экземпляре;
отсутствие факта и даты регистрации трудового договора;
отсутствие подписей в трудовом договоре;
отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя;
отсутствие прописанных обязательных условий или сведений;
отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
отсутствие конкретной величины заработной платы;
отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно);
отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников
Большая часть ошибок в кадровом учете возникает при ведении трудовых книжек. Наиболее часто встречающиеся:

отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя);
не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня);
неправильная нумерация;
отсутствие записи о переводе;
отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
неверное или некорректное внесение сведений о работе;
ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом;
отсутствие книги учета движения трудовых книжек;
не заполнение раздела сведений о сотруднике;
отсутствие подписи работника;
неполное название нанимателя;
отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой.

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) – это основные документы сотрудника, которые отражают его трудовой стаж в течение всей жизни. Необходимо свести к минимуму любые нарушения, возможные при их оформлении.
Форма СТД-Р предоставляется в ПФР и содержит информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Любая из ошибок может негативно сказаться на репутации руководителя и организации в целом, вылиться в финансовые издержки, санкции. Ведение кадрового учета следует возлагать на проверенные компании, которые отлично разбираются в праве РФ и следят за новшествами.

Кому доверить кадровый учет

BDO UNICON OUTSOURCING занимается кадровым учетом в Москве и регионах России. Мы обеспечим поддержку вашей организации, проведем консультации для сотрудников.
Трудовое законодательство в России предъявляет к руководителю гораздо более серьезные требования, чем в Америке и Западной Европе. Кроме того, в Российской Федерации нет единого документа, который бы регламентировал все аспекты трудовых отношений. Нужно учитывать Трудовой и Налоговый кодексы, федеральные законы, постановления, приказы.
Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании позволит вам оптимизировать риски при возникновении спорных ситуаций, сократить расходы на кадровое делопроизводство (вам не нужно расширять штат кадровых специалистов, платить им зарплату, отчислять взносы в ФСС и пр.). Высвободившиеся ресурсы и время вы сможете потратить на ключевые бизнес-процессы компании.

В услуги кадрового учета BDO UNICON OUTSOURCING входит:

Аналитика бизнес-процессов организации и работы кадровой службы, если она есть.
Постановка учета кадров «с нуля» или разработка предложений по оптимизации существующей системы.
Консультация по вопросам трудового права.
Организация кадрового документооборота, разработка локальных нормативных актов, регулирующих вопросы трудовых отношений.
Настройка базы 1С и отчетов, необходимых для кадрового учета, а также реализация обмена данными с корпоративными системами клиента
Ведение кадрового учета и документации.

Кадровый учет также включает ведение воинского учета. В него входит:

Восстановление воинского учета. Мы определяем число работников, которые подлежат воинскому учету и ведем их данные в соответствии с законодательством РФ.
Постановка компании на воинский учет. Мы подготавливаем всю необходимую документацию и разрабатываем план по ведению воинского учета в организации.
Контроль над сотрудниками, которые подлежат призыву на военную службу. Мы проверяем документы воинского учета, ставим на учет сотрудников и направляем в военные комиссариаты информацию о гражданах, не состоящих, но обязанных стоять на воинском учете.
Формирование отчетностей. Мы ежегодно направляем список граждан, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет и формируем сведения о гражданах, по запросу военного комиссариата.

Почему BDO UNICON OUTSOURCING?

Мы добиваемся оптимизации расходов за счет автоматизации рутинных процессов, внедрения инструментов самообслуживания для сотрудников клиента.
В компании настроены автоматизированные контроли качества, действует строгая система KPI
Команда экспертов-методологов следит за изменениями законодательства, изучает актуальные практики и дает рекомендации по оптимальному построению процессов, составлению кадровых документов и процедур для наших клиентов.

Преимущества ведения кадрового учета в BDO UNICON OUTSOURCING

8@2x.jpg
Снижение рисков. Наша компания позволит вам свести к нулю все возможные ошибки в кадровом учете.

3@2x.jpg
Доступ к лучшим практикам. Наши эксперты ведут кадровый учет для многих компаний, постоянно совершенствуют процессы и повышают свою экспертизу. Клиенты получают проверенные инструменты и опыт множества профессионалов в лице одного провайдера.

Оп 4@2x.jpg
тимизация процессов. Мы поможем сделать кадровый учет в вашей организации прозрачным. В числе наших клиентов – крупные компании самых разных отраслей. Мы сотрудничаем со многими из них больше 5 лет и регулярно получаем письма благодарности.

Запросить консультацию или заказать услугу кадрового учета можно по телефону 8 495 787-85-52. Или оставляйте заявку на нашем сайте, и мы договоримся с вами о личной встрече.

Главная страница » Блог » Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Кому лучше всего поручить ведение кадрового учета? Чем грозят ошибки в учете и как можно их избежать? Что лучше — взять человека в штат или отдать работы на аутсорс? Помогаем разобраться в вопросе и составить максимально полное представление о кадровом учете.

Что такое кадровый учет и зачем он нужен?

Под кадровым учетом понимают регламентированную законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации, а также организации труда.

Кадровый учет решает целый ряд задач:

учет численности персонала;
определение организационной структуры;
формирование штатного расписания;
составление документации (должностные инструкции, трудовые договоры и т.п.);
предоставление и оформление отпусков и больничных;
организация командировок сотрудников;
отслеживание фактически отработанного трудового времени.

И это только часть из огромного списка! Грамотное выстроенное кадровое делопроизводство — это не просто обязанность, а эффективный инструмент, который помогает грамотно организовать работу сотрудников и повысить ее эффективность.

Кому поручить кадровый учет предприятия?

Существует несколько вариантов. Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы каждого из них!

Какие обязанности возлагаются на кадрового работника?

Как штатный сотрудник, так и сторонняя компания должны будут заниматься следующим:

документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также перевода персонала на другие штатные единицы;
оформление трудовых книжек — внесение записей, регистрация, учет и хранение;
учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней с внесением изменений в информационные базы;
мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
разработка механизма поощрения и взыскания;
составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
формирование трудового стажа;
своевременный отбор документации для архива и его оформление.

Основные документы кадрового делопроизводства на 2018 г.

Документ	Нормативная база
Штатное расписание	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Должностные инструкции	ЕТКС
Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	ст. 86 ТК РФ
Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа	Раздел 10 ТК РФ
Положения об оплате труда и поощрении сотрудников	Раздел 6 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые договоры	ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Личные карточки	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Кадровые приказы	Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые книжки	ст. 66 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышей	Постановление Минтруда № 69 от 2003 г.
Табель учета времени	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Коллективный договор	Раздел 2 ТК РФ
Перечень должностей для которых установлен ненормированный день	ст. 101 ТК РФ
График смен для предприятий с непрерывным производством	ст. 103 ТК РФ
Договоры о полной мат. ответственности	ст. 244 ТК РФ
Положение о коммерческой или иной тайне	Соответствующие Федеральные законы
Положение об аттестациях (если они проводятся)	ст. 81 ТК РФ
Журналы регистрации приказов, справок и т. д.

Ответственность за неправильное ведение кадрового учета

Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:

Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль.
Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет.

Сколько стоит ведение кадрового учета?

Стоимость ведения кадрового учета складывается из следующих факторов:

конкретный перечень услуг;
количество сотрудников;
организация учета с нуля или ведение уже организованного учета.

Приглашаем обращаться за ведением кадрового учета к нам! Многолетний опыт позволяет нашим сотрудникам оперативно организовывать учет, понимать все особенности делопроизводства и наиболее эффективно выстраивать процессы. Вникнув в особенности вашей организации, мы предложим оптимальное решение!

С чего начать?

Начать сотрудничество очень просто — свяжитесь с нами любым удобным способом или заполните форму обратной связи, чтобы получить первичную консультацию. После того, как все моменты будут согласованы, мы заключаем договор на ведение кадрового учета и приступаем к работе.

В этой статье мы подробно разберемся, что это за такая программа — «1С: БП Бухгалтерия». Это действительно важное для любого предприятия или ИП программное обеспечение, которое помогает закрывать и оптимизировать все финансовые вопросы и не только. В последние годы функционал ПО серьезно расширился, появились возможности, которых раньше не было. Теперь вести бухучет намного проще, многие стороны работы любой отрасли стали более автоматизированными. Давайте разберемся, что стало возможным с появлением софта, а также какие моменты налогового, кадрового и бухгалтерского учета он затрагивает.

«1С: Бухгалтерия 8»: разбираемся, как она правильно называется и что включает в себя

Это одно из наиболее популярных ПО, которое снимает нагрузку с финансиста. Это серьезное многофункциональное решение, которое способно автоматизировать бухгалтерский, налоговой, кадровый учет. С его помощью готовится отчетность в компании, независимо от ее размера.

Это целая система, которая используется, чтобы автоматизировать часть учетных операций. С ее помощью становится возможным взаимодействовать с другими ПО. Также это серьезно сокращает затраты труда профессионалов.

1С бухгалтерия — это комплексное, большое и многогранное программное обеспечение, которое работает как для малого, так и для крупного бизнеса.

Оно одинаково хорошо оптимизирует самые разные области:

логистика, закупки;
управление производством и компанией в целом;
бухучет;
торгово-складской, налоговый, строительный;
производственные затраты;
документооборот;
расчет зарплаты;
управление взаимоотношениями с клиентами.

При этом использовать ее можно как в торговой фирме, так и в любом другом направлении, в том числе финансовой деятельности, сфере обслуживания, малом предпринимательстве и т. д.

Почему так популярна бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия 8.3»

Основное преимущество, благодаря которому система стала настолько интересной всем пользователям – возможность настраивать ее под потребности каждой конкретной компании. Кроме того, ее можно использовать как локально, на конкретном ПК, так и в облаке, с помощью браузера.

Но это не единственные ее достоинства. Вот еще несколько значимых плюсов:

позволяет комплексно решать все задачи, возникающие перед бухгалтером и специалистом отдела кадров;
не имеет значения ни масштаб, ни направление деятельности – пользоваться с равным успехом могут многопрофильные холдинги и ИП;
не придется ничего дополнительно осваивать и обучать персонал – разобраться и сразу начать взаимодействовать с ней можно в первый же рабочий день, есть даже встроенная система подсказок, которая поможет найти проводку или уточнит, как корректно заполнить все поля контрагента;

можно автоматизировать все рутинные задачи, переложить на ПО большую часть трудоемкого ручного формирования первичной документации или отчетности – экономится масса времени специалистов и исключает вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
автозаполнение полей и автопроверка достоверности данных сводит к нулю ошибочные проводки и заключение договоров с несуществующими юрлицами, также софт дает возможность исследовать корректность изначальных бумаг;
можно действовать по правилам, которые создает закон и его требования;
поддерживает разные типы налогообложения – общую, ЕНВД, патентную систему;
помогает готовить, а также своевременно отправлять отчетность, для этого есть весь необходимый функционал, дополнительно имеется календарь, который будет заранее напоминать, когда нужно собрать данные и отослать.

Доступные к покупке разновидности «1С: Бухгалтерия 8.3»

Каждое предприятие может выбрать удобную для себя версию, которая будет максимально точно отвечать всем потребностям организации.

Давайте рассмотрим основные конфигурации, доступные к покупке:

базовая – автоматизирует бухучет и ведение налоговых периодов в пределах одного ПК, кроме того, предусмотрены определенные варианты для начинающих ИП и малого бизнеса;
упрощенка – вариация предыдущей разновидности, настроена под ведение учета по УСН;
предприниматель – с простым интерфейсом, для людей, которые не имеют специальных знаний;
проф – решение для стабильного, растущего предприятия, есть несколько режимов, в том числе многопользовательский, с поддержкой клиента;
корп – максимальные возможности;
автономное учреждение – для негос. структур и компаний, которые пользуются целевым финансированием;
госкомпании – отдельное предложение, которое используется муниципальными образованиями.

Для чего можно использовать

Общее количество разных версий, которые реализованы в мире, насчитывают около 0,5 миллиона вариаций.

В основном это предложения для:

налогообложения;
учета всех операций в бухучете;
документооборота;
подготовка и сдача отчетности в налоговые фонды и внебюджетные организации.

Достоинства и обзор функционала программы для различных организаций «1С: Бухгалтерия»

Основные плюсы мы уже перечислили выше. Если говорить коротко, то:

можно действовать так, как прописано в законах;
вести учет одинаково легко профессиональному бухгалтеру и новичку, который никогда раньше не занимался этим;
производитель ПО внимательно следит за выходящими изменениями в правовом поле и своевременно вносит их в продукт.

Функционирует, независимо от типа налогообложения

В этом ПО поддерживаются самые разные способы учета налогов и первичной документации, пользоваться ею могут на равных те, кто находится на ЕНВД или упрощенке.

Подходит любому бизнесу вне зависимости от его размеров и направления, как мы уже говорили выше. При этом можно задействовать ее в фирмах, которые занимаются оптовой, розничной, комиссионной и интернет-торговлей. Также удобно пользоваться ПО, если предприятие выполняет подрядные работы, строительством или оказывает профессиональные услуги – аудиторские, юридические или бытовые. Все настраивается в зависимости от необходимости руководства.

Основные решения, назначение, функции и характеристики программы 1С бухгалтерия

Чтобы определиться, какой из подвидов будет больше подходить под цели именно вашего предприятия, мы собрали все возможности в таблице.

Читайте также: