Акт доп унифицированный формат утвержденный приказом фнс россии

Опубликовано: 16.05.2024

Поскольку мы плотно занимаемся электронными форматами документов, мы решили разместить для вас на сайте XML-файлы - подготовленные с помощью наших решений примеры конкретных документов для ЭДО (Счета-фактуры, УПД-Универсальные передаточные документы, Товарные накладные ТОРГ-12, Акты выполненных работ (оказанных услуг), Акты о приёме-передаче ТМЦ на хранение МХ-1, Акты о возврате ТМЦ сданных на хранение МХ-3, Акты о приёмке выполненных работ КС-2, Справки о стоимости выполненных работ и затрат КС-3) в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@, действующим с 2019 года. Возможно, эта информация будет вам полезна.

Немного теории и пояснений.

Применение одного электронного формата для различных форм документов объясняется тем, что указанный электронный формат является универсальным, достаточно масштабным, объединяющим в себе всю логику электронного взаимодействия контрагентов и необходимые для этого данные. Однако это порождает некоторые сложности при конвертации конкретной, привычной нам, формы печатного документа для контрагента в такой электронный формат - в печатном документе полей на порядок меньше, чем в описании электронного формата. В зависимости от вашей ситуации и рода деятельности далеко не все "ветки структуры" электронного документа используются. Верно и обратное - не вся информация из соответствующих печатных форм документов может быть передана в указанный электронный формат "по умолчанию".

Формат документов по Приказу ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ является расширяемым за счет включения новых дополнительных данных, передача и приём которых отдельно согласовываются между контрагентами. В этих случаях передача необходимой информации может быть реализована включением дополнительных блоков, которые предусмотрены в электронном формате как на уровне "шапки" документа, так и на уровне детальных строк или "подвала" документа с данными о приеме-передаче и транспортировке.

Наши примеры документов мы постарались сделать заточенными под определенные ситуации - есть примеры и для маркировки, и для услуг, и для импортированных товаров. Но, обращаем ваше внимание на то, что предложенные примеры (особенно если это не электронные счета-фактуры и электронные УПД, которые уже имеют широкое распространение) - только лишь возможные варианты передачи необходимых данных в соответствии с данным электронным форматом, не обязательно полностью применимые для вашей ситуации. Где-то предложенная нами, передаваемая в электронном документе, информация может оказаться излишней, а где-то у покупателей/заказчиков или у продавцов/исполнителей существуют дополнительные требования и предполагается "расширение" формата для передачи других необходимых данных (коды товаров, коды для внутренней системы и т.п.).

Нормативная база

Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов Счетов-фактур для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Счетов-фактур через оператора ЭДО (информация продавца) с различными вариациями данных (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в "Информационном поле факта хозяйственной жизни 1"):

Примеры XML-файлов УПД (Универсальных передаточных документов) для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки УПД через оператора ЭДО (информация продавца) с различными вариациями данных (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в "Информационном поле факта хозяйственной жизни 1"):

Примеры XML-файлов Товарных накладных (ТОРГ-12) для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Товарных накладных через оператора ЭДО (информация продавца) с различными вариациями данных (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в "Информационном поле факта хозяйственной жизни 1"):

Примеры XML-файлов Актов выполненных работ (оказанных услуг) для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов выполненных работ (оказанных услуг) через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в "Информационном поле факта хозяйственной жизни 1"):

Примеры XML-файлов Актов о приёме-передаче ТМЦ на хранение МХ-1 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов о приёме-передаче ТМЦ на хранение МХ-1 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в "Информационном поле факта хозяйственной жизни 1"):

Примеры XML-файлов Актов о возврате ТМЦ сданных на хранение МХ-3 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов о возврате ТМЦ сданных на хранение МХ-3 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в "Информационном поле факта хозяйственной жизни 1"):

Примеры XML-файлов Актов о приёмке выполненных работ КС-2 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов о приёмке выполненных работ КС-2 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в "Информационном поле факта хозяйственной жизни 1"):

Примеры XML-файлов Справок о стоимости выполненных работ и затрат КС-3 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Справок о стоимости выполненных работ и затрат КС-3 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в "Информационном поле факта хозяйственной жизни 1"):

XSD-схемы данных для Счета-фактуры, УПД, Накладной, Акта в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Далее вы можете скачать в zip-архивах файлы схем данных XSD для электронной отправки и приёма документов через оператора ЭДО:

Проверяйте ваши XML-файлы в нашем

Это проверка всех актуальных XML-форматов для налоговой и ЭДО с автоопределением типа документа

Это быстро, наглядно и конфиденциально

Если вам нужна помощь с настройкой передачи ваших данных в форматы XML/чтения данных из форматов XML - обращайтесь, всегда сможем помочь.

Мы имеем опыт преобразования различных данных в форматы XML с 2014 года, в том числе средствами Excel. У нас есть собственная разработка - Excel-плагин (библиотека функций) для работы с форматами XML, который позволяет быстро настраивать форматы XML, а также обеспечивать актуализацию настроенных XML-форматов.

Развитие электронного документооборота идет полным ходом и не только среди участников бизнеса, но и во взаимодействии с налоговыми органами. В письме от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315 представители ФНС России отметили, что развитие электронного документооборота с налогоплательщиками является одним из приоритетных направлений деятельности службы. В этой связи ограничение налогоплательщиков в возможности представлять документы в электронной форме недопустимо. А в письме ФНС России от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577 сказано, что представление документов в электронном виде является наиболее предпочтительным из всех способов.

Заметим, большая часть организаций уже давно представляет бухгалтерскую и налоговую отчётность исключительно в электронном виде и не может отрицать эффективности и экономичности данного способа. Следующим этапом оптимизации работы ФНС с налогоплательщиками является налаживание процесса представления в налоговые органы отчётности в электронном виде.

Представление документов в электронном виде в налоговый орган

Нормы истребования налоговым органом документов у налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) установлены в ст.93 НК РФ, по контрагенту или иному лицу, располагающим документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого, приведены в ст.93.1 НК РФ.

Одновременно допускается, что ваша компания может обмениваться со своими контрагентами электронными документами по иным форматам, отличным от тех, которые утверждены ФНС России. Однако, в этих форматах вы не сможете представить документы в налоговую инспекцию по её требованию, их попросту не примут. Соответственно, электронные документы, составленные по форматам, отличным от форматов ФНС России, будут представляться в случае их истребования налоговым органом в виде заверенных копий на бумаге с отметкой о подписании документов электронной подписью. Дабы избежать подобных неудобств и не делать двойной работы, лучше всегда применять в своей работе только те форматы электронных документов, которые утверждены соответствующими нормативно-правовыми актами.

В настоящей статье основной акцент делается на представлении именно электронных документов, а не их сканированных копий, подача которых предусмотрена Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Перечень документов, представление которых возможно в виде сканированных копий, является исчерпывающим и включает: договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения); спецификации (калькуляции, расчеты) цену (стоимость); акты приёмки-сдачи работ (услуг); счета-фактуры, в том числе корректировочные; товарно-транспортные накладные; товарные накладные (ТОРГ-12); грузовые таможенные декларации/транзитные декларации, в том числе добавочные листы к ним.

Чем формат отличается от формы первичного документа

В свете всех нововведений, связанных с расширением электронного документооборота, необходимо отметить, в чём заключается принципиальная разница между форматом представления электронного документа и его формой. Ведь формы первичных учетных документов, в том числе в электронном виде, в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» определяются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учёта. При этом первичные учётные документы в электронной форме могут подтверждать факты финансово-хозяйственной деятельности организации для целей бухгалтерского учёта и налогообложения только в тех случаях, когда информация в электронном виде, подписанная электронной подписью по правилам, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В отличие от формы формат электронного документа утверждается приказом ФНС России и представляет собой закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в электронном документе и имеет тип расширения «XML». Можно сказать, что формат документа — это его «начинка», тогда как форма — его «лицевая сторона».

При формировании ответа на требование о представлении документов совместно с xml-файлами счёта-фактуры, документа о передаче товара и документа о передаче результатов выполненных работ (оказанных услуг), налогоплательщиком должны передаваться также подтверждающие их файлы электронной подписи (тип расширения — sgn). Xml-файлы и соответствующие им файлы подписи sgn следует выгружать из той программы, в которой ведется электронный документооборот с контрагентами (например, продукты компании «Такском»). Остальные документы, которые можно направлять в описи в виде xml-файлов (книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, дополнительный лист книги покупок, дополнительный лист книги продаж), передаются без файлов электронной подписи.

Электронные форматы счетов-фактур, журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов к ним известны нам с того момента, как вышел Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который применялся с 23.05.2012 и утратил силу 13.04.2015 в связи с изданием Приказа ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

Форматы первичных документов представлены нам с 21.03.2012 , в соответствии с Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ (изменён в редакции от 02.02.2015). Этим приказом были утверждены форматы электронных товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приёмки-сдачи работ (услуг). Однако, небезызвестно, что с 2013 года Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ определение названия и состава показателей первичных учётных документов, а также форм их представления возложено на руководителя экономического субъекта. В связи с изменениями законодательства утверждение ФНС России форматов и форм первичных учётных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения, стало не актуальным.

На законодательном уровне уже давно велась работа по приведению форматов электронных документов в соответствие с современными требованиями. «Модернизированные» форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ представлены нам в конце 2015 года в соответствии с Приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Как заявили в ФНС России старые форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ будут действительны на протяжении всего 2016 года. Таким образом, у участников электронного документооборота хватит времени на освоение новых форматов и перенастройку информационных систем компаний для работы с ними.

Новые форматы представления документов о передаче товаров, работ, услуг, действующие с 01.01.2016

Приказы ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, утвердившие новые форматы документов (далее — новые форматы), призваны расширить сферу применения электронного документооборота. Теперь перечень документов, которые налогоплательщики в соответствии с п. 7 ст. 80 и п. 2 ст. 93 НК РФ могут представлять в налоговые органы по ТКС в рамках процедур истребования или вместе с налоговой декларацией, значительно увеличен.

Формат, утверждённый Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, описывает требования к xml-файлам передачи по ТКС первичного учётного документа, оформляющего приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений, регулируемых главой 30 ГК РФ «Купля-продажа». Такой электронной «накладной» можно оформлять передачу любых видов ценностей одного хозяйствующего субъекта другому. Документ о передаче товара представляет собой два файла. Один содержит сведения продавца о сделке и электронную подпись уполномоченного лица. Второй — идентификационные сведения о первом файле, информацию о сделке со стороны покупателя, а также электронную подпись уполномоченного лица.

В свою очередь, формат, утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, описывает требования к хml-файлам передачи по ТКС первичного документа в электронной форме, оформляющего приёмку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг). Он тоже состоит из двух файлов. В одном содержится информация исполнителя: сведения передающей стороны о сделке и электронная подпись. В другом — идентификационные сведения о файле исполнителя, данные о сделке со стороны заказчика и его электронная подпись. При этом новым форматом предусмотрена ситуация, в которой возникает необходимость исходя из условий сделки, либо по причине разбирательств с контрагентом в формировании одностороннего акта. В этом случае в электронном документе будет только один файл с квалифицированной электронной подписью отправляющей стороны.

Новые форматы содержат реквизиты, которые были и в ранее рекомендованных форматах, и отвечают требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ к первичным документам. При этом новые форматы отличаются гибкостью в своём использовании за счёт наличия в них свободных информационных полей, которые организация может заполнять по собственному усмотрению.

Так называемые свободные поля могут заполняться организациями любыми дополнительными реквизитами (50 символов), позволяющими учитывать специфику оформляемой операции, а также значениями этих реквизитов (2000 символов). Кроме того, налогоплательщикам предоставляется возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, позволяющего отразить в документе более полную информацию о факте хозяйственной жизни.

Кроме того, в новых форматах можно формировать различные версии документа с учетом сделанных исправлений. И ещё один плюс новых форм — это возможность изменять наименование типа электронного документа. Например, вместо «Акта выполненных работ» можно написать тип документа «Акт приёма-передачи результата работ», форма которого разработана в организации.

Как и прежние форматы, установленные для первичных документов (накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ), новые форматы лишь рекомендованы нам к применению в работе, а их утверждение не требует их обязательного использования. Иначе говоря, организации могут обмениваться документами в любых форматах, в том числе и разработанных самостоятельно. Но, ещё раз хочу отметить, что будет целесообразнее использовать рекомендованные ФНС России форматы, поскольку такие электронные документы можно будет передавать в налоговую инспекцию по требованию о представлении документов без лишних трудозатрат.

Новый формат первичного документа, включающего в себя счёт-фактуру

Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утверждён формат счёта-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме.

При этом, утверждённый формат имеет различные варианты документального оформления факта финансово-хозяйственной жизни организации.

Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, представляет собой файл обмена от продавца и содержит сведения, предусмотренные для счетов-фактур соответствующими нормативно-правовыми документами. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.

Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:

— файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя счёт-фактуру, применяемый при расчётах по налогу на добавленную стоимость, а также дополнительные сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны передающего субъекта;

— файл обмена для представления дополнительной к счёту-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны принимающего субъекта.

Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:

— файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки в структуре файла обмена счёта-фактуры (информации продавца). Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта;

— файл обмена для представления дополнительной к информации продавца информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего субъекта. Данный файл может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством составление двустороннего документа не требуется.

Следовательно, в зависимости от своего назначения набор обязательных реквизитов xml-файла документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) будет разным.

Для составления счёта-фактуры это будет файл обмена со сведениями, предусмотренными Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 и ст. 169 НК РФ, подписанный уполномоченным лицом. При этом ощутимых отличий с действующим в соответствии с Приказом ФНС России от 04.03.2015г. № ММВ-7-6/93@ форматом счёта-фактуры в электронном виде нет.

Для составления первичного документа файл будет содержать реквизиты, заданные требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и состоять из двух файлов обмена с информацией об экономических субъектах, участвующих в ней, и о предмете сделки. Один титул будет подписываться ответственным лицом за оформление факта хозяйственной деятельности с отправляющей стороны, другой — ответственным с принимающей.

Для составления подобного универсального документа, который объединяет в себе функции счёта-фактуры и первичного документа, файл должен состоять из двух файлов обмена и содержать обязательные реквизиты обоих документов.

Таким образом, к настоящему моменту у организации имеется полный набор форматов документов для оформления в электронном виде любой ситуации её финансово-хозяйственной деятельности, связанной с передачей товаров, работ, услуг, имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому. Форматы разработаны для всех документов, которые наиболее часто запрашиваются налоговыми органами у налогоплательщиков, что в конечном итоге приводит к оптимизации процесса работы между ними.

Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными. Их удобно хранить, искать и представлять по требованию ФНС. Узнайте о преимуществах использования электронного документооборота для вашей компании.

Электронный счет-фактура

Каким требованиям должен соответствовать электронный счет-фактура?

Статья 169 НК РФ позволяет выставлять счет-фактуру в электронном виде при соблюдении условий:

при взаимном согласии сторон (например, принятое приглашение в Диадок)
согласно действующему формату (утверждается приказом ФНС) и порядку (утверждается приказом Минфина/ передача через оператора ЭДО, подписание КЭП)
при наличии всех обязательных реквизитов и сведений.

Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утвердил формат электронного счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ). Благодаря данному приказу стало возможным также формировать УПД в электронном виде.

Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утвердил формат электронного корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Благодаря данному приказу стало возможным формировать корректировочный УПД в электронном виде.

Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н утвердил порядок обмена электронными счетами-фактурами по ТКС с применением усиленной КЭП.

Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137 утвердило форму и правила заполнения счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, журналов учета счетов фактур и книг покупок/продаж. Этот документ применим для бумажных счетов-фактур. В Приказах ФНС, утвердивших форматы электронных документов, не содержится требований по визуализации счета-фактуры. Диадок визуализирует счет-фактуру согласно данному документу лишь для удобства пользователей.

Электронные первичные документы

Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» позволяет выставлять первичные учетные документы в электронном виде.

На сегодняшний день нет требуемых к применению форматов и форм первичных документов. Организации сами могут разработать формат и сами могут выбрать удобную для визуализации электронного документа форму.

Преимуществом использования установленных ФНС форматов для первичных документов является возможность представления таких документов в электронном виде в ответ на требование.

Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утвердил форматы первичных учетных документов, в т. ч. ТОРГ-12 и акт приемки-сдачи работ (услуг). Приказ утратит силу с 01.07.17.

Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@ утвердил формат документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (например, ТОРГ-12. Формат может быть использован для других типов первичных документов).

Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@ утвердил формат документа о передаче результатов работ (оказании услуг) в электронной форме (например, Акт. Формат может быть использован для других типов первичных документов).

Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утвердил рекомендованные форматы ТОРГ-12, Акта, и требуемые форматы счета-фактуры и УПД. Данный формат является универсальным и подходит для создания 3 разных типов документов (счет-фактура, первичный документ, УПД).

Электронный УПД
и особенности формата утвержденного Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@

Бумажный УПД.

Реквизиты счета-фактуры и первичного документа дублируются. Чтобы сократить издержки необходим был единый документ. С правовой точки зрения формировать единый документ, позволяющий оформить факт хозяйственной жизни и учесть НДС, а также снизить издержки на обработку информации стало возможным после вступления в силу Федерального закона №402-ФЗ «О Бухгалтерском учете» в конце 2011 года, который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов. При этом в едином документе должны присутствовать обязательные реквизиты 169 ст. НК РФ (для счета-фактуры) и 9 ст. 402-ФЗ (для первичных документов).

Спустя 2 года ФНС опубликовала Письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры“. Письмо было необходимо ФНС, чтобы показать свою позицию, успокоить налогоплательщиков.

Другими словами, можно дополнять счет-фактуру реквизитами первичных документов, использовать такой документ в хозяйственных операциях и бухгалтерском учете.

Спустя еще 1 год ФНС опубликовала Письмо ФНС РФ от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ «О корректировке универсального передаточного документа»

Электронный УПД.

Возможность работать с формализованными электронными УПД появилась в 2016 году, благодаря Приказу ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (Далее Приказ №155) «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме».

Утвержденный формат, позволяет создать 3 разных типа документов (счет-фактуру, первичный документ (ТОРГ-12 или Акт) или УПД), при этом на назначение документа указывает его функция, которую необходимо указать при формировании XML-файла документа. Благодаря указанной функции оператор ЭДО понимает какой документ передается.

Участники ЭДО, использующие один формат для формирования разных типов документов, экономят время и трудовые ресурсы при поддержке одного формата, ускоряют запуск ЭДО.

Сравнение форматов и информация о том, какой формат выбрать здесь https://wiki.skbkontur.ru/pages/viewpage.action?pageId=183906193

Какие еще документы можно перевести в электронный вид

Электронный документ будет иметь юридическую значимость, если будут выполнены следующие требования к документу.

Показатель	Требование
Нормативный акт	Отсутствие запрета на выставление, передачу и хранение документа в электронном виде
Содержимое и форма	Документ содержит все необходимые реквизиты и составлен в соответствии с требованиями налогового и бухгалтерского учета
Формат	Документ составлен в соответствии с электронным форматом без ошибок в структуре файла (при наличии требуемого формата)
Порядок передачи	Соблюдение порядка выставления и получения документа
Подписи	Документ подписан соответствующим типом электронной подписи
Соглашение сторон	Стороны согласны работать с электронными документами — в Диадоке это выражается принятием приглашения.

Ниже список документов, которые можно смело переводить в электронный вид.

Договоры
Спецификации
Гарантийные письма
Сертификаты
Протоколы разногласий
Любые акты
Счета
Заявки
Заверенные КЭП любые копии документов.

Исправление, корректировка и аннулирование электронных документов

Корректировка и исправление

Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утвердил формат электронного корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»

В Диадоке реализована возможность запроса и создания корректировочного и исправленного счетов-фактур, УПД.

Чем отличается корректировка от исправления?

Корректировка необходима, если после отгрузки по договоренности сторон:

увеличена или уменьшена стоимость товаров (работ, услуг),
увеличено или уменьшено количество товаров (работ, услуг);
покупатель, который не является плательщиком НДС или освобожден от обязанностей плательщика НДС, возвращает часть товара.

Исправление документа – это по сути выставление нового документа, исключающего ошибки, опечатки в реквизитах документа.

При исправлении или корректировке ошибочный документ не нужно аннулировать.

Аннулирование

В Диадок участники ЭДО могут также аннулировать документ по взаимному согласию или единолично, если принимающая сторона еще не подписала документ или не подписала извещение о получении документа (относится к документам, которые не требуют подписания принимающей стороны – счетам-фактурам).

В противном случае необходимо согласие обеих сторон на аннулирование документа. Аннулирование электронного документа равнозначно уничтожению бумажного документа. Аннулированный документ не попадает в книги покупок/продаж. При запросе аннулирования документа в Диадоке формируется соглашение об аннулировании конкретного документа, которое подписывает организация, запрашивающая аннулирование и при согласии подписывает принимающая сторона. Поэтому, если организация не согласна с аннулированием, она может не подписывать соглашение и документ не будет аннулирован и будет продолжать иметь юридическую значимость.

Представление электронных документов в суд

п.3 ст.75 арбитражного процессуального кодекса (АПК) РФ разрешает использовать документы, подписанные электронной подписью, в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

п.7 ст. 4 АПК РФ – исковое заявление, заявление, жалоба представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 утвердил порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

Согласно Порядку в суд в электронном виде можно предоставить

Сканы документов (речь про изначально бумажные документы) в виде PDF, которые заверяются КЭП при подаче в суд.
Электронные документы в файлах:
PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT — для документов с текстовым содержанием
PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF — для документов с графическим содержанием

XML-файлы электронных документов суд не примет, т.к. не сможет прочитать. Остается только распечатать печатную форму таких документов, заверить и уже скан отправлять в суд.

С более подробной информацией о подаче документов в суд можно ознакомиться в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252

Другие нормативные акты

Письмо Минфина РФ от 13.01.2016 № 03—03-06/1/259 поясняет, что ЭСФ не нужно распечатывать для хранения.

Письмо Минфина РФ от 25.01.2016 № 03-07-11/2722 поясняет, что нарушение пятидневного срока выставления СФ не влечет за собой отказ в вычете по НДС.

Письмо Минфина РФ от 27.07.2015 № 03-03-05/42971 поясняет, что акты по длящимся услугам, выставленные в следующем периоде, можно относить к закрытому периоду.

от 21 марта 2012 года N ММВ-7-6/172@

Об утверждении форматов первичных учетных документов

(с изменениями на 2 февраля 2015 года)

____________________________________________________________________
Утратил силу с 1 июля 2017 года на основании
приказа ФНС России от 20 мая 2016 года N ММВ-7-15/329@
____________________________________________________________________

Документ с изменениями, внесенными:

2. Утвердить рекомендуемый формат Акта приемки-сдачи работ (услуг) согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы А.С.Петрушина.

Руководитель
Федеральной налоговой службы
М.В.Мишустин

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 21 марта 2012 года N ММВ-7-6/172@

(с изменениями на 2 февраля 2015 года)

I. Общие положения

1. Настоящий формат описывает требования к XML файлам (далее - файлам обмена) передачи по телекоммуникационным каналам связи электронного первичного учетного документа Товарная накладная (ТОРГ-12).

Формат имеет статус рекомендованного и установлен в целях предоставления налогоплательщикам возможности реализации права на направление по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи первичных документов, формируемых между хозяйствующими субъектами в электронном виде с использованием ЭЦП и служащих основанием для исчисления и уплаты налогов.

2. Настоящий рекомендуемый формат унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132, разработан в целях реализации положений статей 93 и 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации. Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется статьей 9 Федерального закона N 129-ФЗ и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Минфином Российской Федерации от 29.07.98 N 34н.

3. Номер версии настоящего формата 5.01, часть CMLXXXVI.

4. Участниками обмена информацией (сведениями) электронного документа ТОРГ-12 являются экономические субъекты, осуществляющие сделки и операции, которые оказывают или способны оказать влияние на их финансовое положение, финансовый результат их деятельности и (или) движение денежных средств, оформляющие такие факты хозяйственной жизни первичными учетными документами в электронном виде.

5. В вышеуказанных целях электронный первичный документ Товарная накладная (ТОРГ-12) содержит сведения продавца в отношении сделки купли-продажи (Титул продавца) и сведения покупателя в отношении этой же сделки (Титул покупателя). При этом первичный учетный документ Товарная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде считается оформленным при наличии:

- Титула продавца, подписанного его электронной подписью;

- подписанного электронной цифровой подписью покупателя Титула покупателя, содержащего обязательные идентификационные сведения о Титуле продавца и сведений о получении товара на указанных продавцом условиях.

Оформленный электронный документ при истребовании его налоговыми органами в рамках контрольных мероприятий в соответствии с положениями статей 93 и 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации может быть направлен в налоговый орган по месту учета налогоплательщика по телекоммуникационным каналам связи.

II. Описание файла обмена электронной товарной накладной, Титул продавца

6. Имя файла обмена должно иметь следующий вид:

R_T - префикс, принимающий значение DP_OTORG12;

A - идентификатор получателя товарной накладной, где идентификатор получателя совпадает с идентификатором участника электронного документооборота в рамках обмена счетами-фактурами и первичными учетными документами по телекоммуникационным каналам связи;

O - идентификатор отправителя товарной накладной, где идентификатор отправителя совпадает с идентификатором участника электронного документооборота в рамках обмена счетами-фактурами и первичными учетными документами по телекоммуникационным каналам связи;

GGGG - год формирования передаваемого файла, MM - месяц, DD - день;

N - 36 - символьный глобально уникальный идентификатор GUID (Globally Unique IDentifier).

Расширение имени файла - xml. Расширение имени файла может указываться как строчными, так и прописными буквами.

Параметры первой строки файла обмена

Первая строка XML файла должна иметь следующий вид:

Имя файла, содержащего схему файла обмена

Имя файла, содержащего XSD схему файла обмена, должно иметь следующий вид:

DP_OTORG12_1_986_00_05_01_xx, где xx - номер версии схемы.

Расширение имени файла - xsd.

XSD схема файла обмена в электронном виде приводится отдельным файлом и размещается на сайте Федеральной налоговой службы.

7. Логическая модель файла обмена представлена в виде диаграммы структуры файла обмена на рисунке 1 настоящего формата. Элементами логической модели файла обмена являются элементы и атрибуты XML файла. Перечень структурных элементов логической модели файла обмена и сведения о них приведены в таблицах 7.1-7.30 настоящего формата.

Для каждого структурного элемента логической модели файла обмена приводятся следующие сведения.

Наименование элемента. Приводится полное наименование элемента*

* В строке таблицы могут быть описаны несколько элементов, наименования которых разделены символом "|". Такая форма записи применяется в случае возможного присутствия в файле обмена только одного элемента из описанных в этой строке.

Сокращенное наименование (код) элемента. Приводится сокращенное наименование элемента. Синтаксис сокращенного наименования должен удовлетворять спецификации XML.

Признак типа элемента. Может принимать следующие значения: "С" - сложный элемент логической модели (содержит вложенные элементы), "П" - простой элемент логической модели, реализованный в виде элемента XML файла, "А" - простой элемент логической модели, реализованный в виде атрибута элемента XML файла. Простой элемент логической модели не содержит вложенные элементы.

Формат элемента. Формат элемента представляется следующими условными обозначениями:

T - символьная строка; N - числовое значение (целое или дробное).

Формат символьной строки указывается в виде T(n-k) или T(=k), где:

n - минимальное количество знаков, k - максимальное количество знаков, символ "-" - разделитель, символ "=" означает фиксированное количество знаков в строке. В случае, если минимальное количество знаков равно 0, формат имеет вид T(0-k). В случае, если максимальное количество знаков неограниченно, формат имеет вид Т(n-).

Формат числового значения указывается в виде N(m.k), где:

m - максимальное количество знаков в числе, включая знак (для отрицательного числа), целую и дробную часть числа без разделяющей десятичной точки, k - максимальное число знаков дробной части числа. Если число знаков дробной части числа равно 0 (т.е. число целое), то формат числового значения имеет вид N(m).

Для простых элементов, являющихся базовыми в XML (определенными в http://www.w3.org/TR/xmlschema-0), например, элемент с типом "date", поле "Формат элемента" не заполняется. Для таких элементов в поле "Дополнительная информация" указывается тип базового элемента.

Признак обязательности элемента определяет обязательность присутствия элемента (совокупности наименования элемента и его значения) в файле обмена. Признак обязательности элемента может принимать следующие значения: "О" - наличие элемента в файле обмена обязательно; "Н" - присутствие элемента в файле обмена необязательно, т.е. элемент может отсутствовать. Если элемент принимает ограниченный перечень значений (по классификатору, кодовому словарю и т.п.), то признак обязательности элемента дополняется символом "К". Например: "ОК". В случае если количество реализаций элемента может быть более одной, то признак обязательности элемента дополняется символом "М". Например: "НМ", "ОКМ".

К вышеперечисленным признакам обязательности элемента может добавляться значение "У" в случае описания в XSD схеме условий, предъявляемых к элементу в файле обмена, описанных в графе "Дополнительная информация". Например: "НУ", "ОКУ".

Дополнительная информация - указываются (поясняются) требования к данному элементу XML файла. Для сложных элементов указывается ссылка на таблицу, в которой описывается состав данного элемента. Для элементов, принимающих ограниченный перечень значений из классификатора (кодового словаря и т.п.), указывается соответствующее наименование классификатора (кодового словаря и т.п.) или приводится перечень возможных значений. Для классификатора (кодового словаря и т.п.) может указываться ссылка на его местонахождение. Для элементов, использующих пользовательский тип данных, указывается наименование типового элемента.

Рисунок 1. Диаграмма структуры файла обмена

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

от 21 марта 2012 г. N ММВ-7-6/172@

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМАТОВ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В целях реализации положений статей 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить рекомендуемый формат унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

Федеральной налоговой службы

приказом ФНС России

от "__" _______ 2012 г. N ____

УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ТОРГ-12

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Формат имеет статус рекомендованного и установлен в целях предоставления налогоплательщикам возможности реализации права на направление по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи первичных документов, формируемых между хозяйствующими субъектами в электронном виде с использованием ЭП и служащих основанием для исчисления и уплаты налогов.