Топливные карты при усн
Опубликовано: 05.05.2024
- Бухгалтерия
- Инструменты для бизнеса
- Налоги
Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.
На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?
В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Антон Дыбов.
Кому и зачем нужно отчитываться
ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.
Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.
Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.
К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.
Какие подтверждающие документы нужны
Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.
Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.
Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.
Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.
| Ситуация | Документы |
|---|---|
| Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно | Кассовый чек |
| Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор | Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура |
| Заказ на поставку у вашего контрагента | Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура |
Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».
Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.
В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.
| Экономически оправданные затраты для бизнеса | Экономически не оправданные затраты — не на бизнес |
|---|---|
| ✅ Оргтехника в офис | ❌ Принтер домой |
| ✅ Канцелярия в офис | ❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива |
| ✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером | ❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых |
| ✅ Организация деловых встреч и мероприятий | ❌ Ужин с коллегами после работы |
| ✅ Командировочные расходы | ❌ Расходы на отпуск с семьей за границей |
Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки
Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.
Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.
Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.
Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ
Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя
Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса
Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры
Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.
При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.
Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки
Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.
| Затраты на представительские расходы | Затраты, которые не относятся к представительским расходам |
|---|---|
| ✅ Деловые встречи: завтраки и обеды | ❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия |
| ✅ Организация мероприятий, например конференций | ❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда |
| ✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации | ❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником |
| ✅ Буфетное обслуживание | ❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара |
| ✅ Транспорт до мероприятия и обратно | ❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе |
| ✅ Услуги внештатного переводчика | ❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА |
В учете представительских расходов есть нюансы.
| Можно | Нельзя |
|---|---|
| ✅ Можно учитывать на ОСНО | ❌ Нельзя учитывать на УСН |
| ✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период | ❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль |
Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:
- приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
- смету расходов на мероприятие;
- отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.
Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.
Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты
В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.
К командировочным расходам относят:
- суточные за каждый календарный день командировки;
- транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
- расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
- другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.
На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.
Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:
- положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
- приказ о направлении сотрудника в командировку.
Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.
В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.
Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.
Что запомнить по бизнес-картам
- ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
- ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
- Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
- Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
- Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
- НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
- Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
- Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.
Бизнес-карты от Тинькофф
Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.
- Все траты отражаются в личном кабинете
- Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
- Детализированные чеки
- Валютные бизнес-карты
- Виртуальные карты
Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.
Вопрос: Как отразить в учете организации, оказывающей транспортные услуги, операции по приобретению топлива для автомобилей с использованием топливных карт, которые поставщик предоставляет бесплатно?
Посмотреть ответ
Что собой представляют топливные карты
Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:
- Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
- Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
- Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
- Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.
Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.
Вопрос: Как отразить в учете приобретение топливных карт?
Организация, оказывающая автотранспортные услуги, заключила договор поставки с топливной компанией на приобретение топлива на АЗС с использованием топливных карт (технических средств учета отпуска топлива, не являющихся средством оплаты топлива).
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В месяце заключения договора организация перечислила поставщику денежные средства в оплату стоимости изготовления 15 топливных карт в сумме 1 800 руб. (в том числе НДС 300 руб.).
Срок действия топливных карт составляет 24 месяца, после чего они заменяются на новые (без доплаты). В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, стоимость которого не превышает 40 000 руб., учитывается в качестве материально-производственных запасов (МПЗ). Согласно учетной политике для целей налогообложения стоимость имущества, не являющегося амортизируемым, в полной сумме списывается на расходы на дату его передачи в эксплуатацию.
Посмотреть ответ
Рекомендации по учету
Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:
- Нужна Учетная политика, а также План счетов.
- Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.
Как отражать приобретение бензина по топливным картам и его списание в расходы в бухгалтерском и налоговом учете?
ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке. На их основании осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и для бюджетных предприятий.
Топливные карты в бухучете
ТК без учета ГСМ фиксируются в числе МПЗ по реальной себестоимости. Траты относятся к центральным направлениям работы. Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6. Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку. Рассмотрим используемые проводки:
- ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
- ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
- ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
- ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
- ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.
Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71. Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.
Бухучет трат на топливо
Информация с терминалов АЗС направляется в центр организации. Происходит ее обработка, после чего оформляется отчет об операциях по ТК. Поставщик на заключительный день месяца направляет фирме, заказавшей карту, эти документы:
- Счет-фактуру.
- Помесячный отчет по платежам.
- Накладную.
- Акт сверки взаиморасчетов.
В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:
- ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
- ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.
- ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
- ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
- ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
- ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.
Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может.
Налоговый учет
Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:
- Принятие ТК к учету.
- Получение счет-фактуры.
- Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.
Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:
- Обоснование трат, если они не превышают норму.
- Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
- Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.
При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.
Проводки по ТК для бюджетных субъектов
Проводки по ТК будут следующими:
- ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
- ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
- ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
- ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
- ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
- ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.
К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.
Законодательное обоснование
Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:
- Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.
- Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
- Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
- Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
- Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.
Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ. В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.
Распространенные ошибки
Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:
- Учет выдачи карты сотруднику на счете 71.
- ТК не отражены на забалансовом счете, так как они выданы безвозмездно.
Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости. То есть стоимость одной карты составит рубль.
Что делать бухгалтеру, если ввели топливные карты? Как вести учет гсм и бензина по топливным картам, не нарваться на проблемы с отчетностью и вернуть НДС 18%.
Из этой статьи Вы узнаете:
Бухгалтерские проводки
Возврат 18% НДС
Как учитывать топливо по топливной карте
Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии
Инструкция для бухгалтера
Стоимость карты, если она платная, ведется на счете «Прочие расходы». В конце месяца, к стоимости топливной карты прибавляется стоимость топлива и услуг, которые были куплены с использованием карты.
Работа бухгалтера упрощается. Потому что в бухгалтерских счетах не надо отображать выдачу топливной карты и делать проводки денежных средств, которые, фактически, не выдаются.
Бухгалтерский учет расхода топлива не меняется. Есть нормативный и фактический расход, а затраты топлива подтверждаются путевыми листами. Но есть и разница.
Бухгалтерские проводки
Есть два способа:
- Резервирование ГСМ топливной компанией. Вы оплачиваете топливо, а на карту начисляют литры. Операция передачи топлива проводится в день денежного расчета между топливной компанией и заказчиком. Обычно, при такой операции, пишут, что дебет «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика», а кредит 60 – сколько топлива зарезервировано.
- Покупка ГСМ с оплатой топливной картой. Деньги заносите на карту, а потом водитель обменивает их на топливо. В этом случае дебет «10 с/сч ГСМ в бензобаках автомобилей», кредит «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика».
Возврат 18% НДС
Вернуть НДС 18% можно с момента, когда Вы получили счет-фактуру от поставщика ГСМ. Выбирайте компанию, которая обеспечит высокую скорость работы и присылает счета оперативно. Как показывает практика, официальные дилеры работают быстрее, чем офисы самих топливных компаний.
Что с УСН? Если компания или индивидуальный предприниматель работает по упрощенной системе налогообложения (УСН ставка 6%), то он не может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.
Как учитывать топливо по топливной карте
Расскажем об этом на примере известной компании «Рога и копыта».
Руководитель компании «Рога и копыта» заключил договор с ООО «ГАЗ-КАРД» на использование топливной карты «Газпромнефть». Когда формальности были улажены, карты прибыли в офис компании «Рога и копыта» с курьером. Так как компания «ГАЗ-КАРД» официальный дилер «Газпромнефть», то за карты платить ничего не надо. Они бесплатные, как и их обслуживание.
Карту закрепили за машиной Cadillac Escalade, который записан на компанию, и Петровичем – водителем ген. директора.
На топливную карту перечислили аванс в размере 5 900 р., включая НДС 18% 900 р. За месяц, водитель купил 380 литров топлива. Цена 1 литра 15 руб./л. НДС 2,29 руб.
В конце месяца, пусть это будет июль, карьер доставил из «ГАЗ-КАРД»:
- счет-фактуру,
- акт приемки-передачи (с объёмом и стоимостью топлива);
- отчет по операциям с топливной картой.
Бухгалтер компании «Рога и копыта» сделает такую проводку.
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма (руб.) |
| на 30.06. | |||
| Перечислен аванс | 60 с/сч | 51 | 5900 |
| на 03.07. | |||
| Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) | 10-3 | 60 | 2288 (180 л * (15 — 2,29)) |
| Учтен входной НДС | 19 | 60 | 412 |
| на 17.07 | |||
| Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) | 10-3 | 60 | 2542 (200 л * (15 — 2,29)) |
| Учтен входной НДС | 19 | 60 | 458 |
| на 31.07 | |||
| Зачтен ранее перечисленный аванс | 60 | 60 с/сч «Авансы выданные» | 5700 (2288 + 412 + 2542 + 458) |
| Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре) | 68 с/сч «Расчеты по НДС» | 19 | 870 (412 + 458) |
Резюме
Введение топливных карт помогает контролировать расход топлива и значительно упрощает работу бухгалтерии. Ведь документы: счет-фактура, акт приёмки-передачи и отчет по операциям, приходящие каждый месяц, помогают быстрее собрать бухгалтерскую отчетность.
Механики и диспетчеры лучше контролируют расходы топлива водителем, получая уведомления онлайн обо всех покупках. Расходы за каждый месяц сохраняются в системе и хранятся год, а иногда больше, поэтому можно легко увидеть, если водитель мухлюет с топливом.
Начальник автопарка и руководитель компании узнает о расходах на ГСМ за несколько минут, выгрузив статистику с личного кабинета, к которому привязаны карты.
Контроль над расходами, а также существенная экономия на ГСМ сделали топливные карты популярными для юридических лиц и ИП.
- Топливные карты - что это? Преимущества
- Виды топливных карт и их возможности
- Документальное оформление движения карт
- Бухгалтерский учет топливных карт
- Бухгалтерский учет у покупателя
- Учет карт на ОСНО: проводки
- Учет топливных карт при УСН
- Как вести учет топливных карт на ЕНВД
- Налоговый учет топливных карт
- Ответы на актуальные вопросы
Система расчетов между юридическими и физическими лицами за последние десятилетия претерпела существенные изменения. Сегодня предпочтения отдаются безналичным вариантам. Топливные карты, как один из способов контроля за горючим, приобретенным по безналичному расчету, пользуется спросом среди экономических субъектов. Они дают возможность без усилий определить, когда, в каком количестве работник приобрел ГСМ для заправки автомобиля. Расскажем в статье, как осуществляется бухгалтерский учет топливных карт.
Топливные карты – что это? Преимущества
Топливная карта представляет собой документ строгой отчетности, предназначенный для контроля за движением ГСМ. При этом важным аспектом является то, что топливная карта – не платежное средство, а технический ресурс отслеживания отпускаемых нефтепродуктов.
Топливные карты имеют преимущества как для физических, так и для юридических лиц. Физические лица получают возможность приобрести ГСМ по скидкам и бонусам. Но большие плюсы несут топливные карты предприятиям. К ним относится:
- возможность сократить трудоемкие расчеты с подотчетными лицами за счет безналичного перечисления средств продавцов горючего;
- получение скидок по стоимости топлива;
- простой контроль за движением ГСМ;
- возможность возврата НДС по картам.
Главным преимуществом топливной карты является упрощение процедуры контроля получения и расходования топлива сотрудниками.
Виды топливных карт и их возможности
Топливные карты могут быть нескольких видов:
| Вид карты | Возможности |
| Денежная | Содержит сведения о величине средств, перечисленных продавцу. Эта карта позволяет покупателю приобрести любой вид топлива или какие-либо сопутствующие услуги в пределах тех средств, которые получены продавцом. ГСМ реализуется по рыночной цене, действующей на день заправки. |
| Литровая | После оплаты литровой топливной карты на нее зачисляется определенное количество ГСМ в том ассортименте, которое указано в договоре. Стоимость горючего фиксируется ан день перечисления денег продавцу. Далее при заправке по такой карте цена топлива останется без изменения |
Документальное оформление движения карт
Порядок выдачи топливной карты сотрудникам организации устанавливается учетной политикой и приказом директора. Система их документального учета должна включать в себя:
- правила применения топливных карт;
- перечень лиц, которые их могут получать;
- порядок выдачи карт;
- заполнение журнала их движения.
Если топливная карта систематически используется одним и тем же работником, то ее можно закрепить за ним письменным распоряжением руководителя.
Движение карт оформляют записями в специальном журнале. Форма этого документа произвольная. В нем должны содержаться обязательные реквизиты – номер и дату карты, Ф.И.О. работника, данные об остатках, поступлении и расходе топлива.
Бухгалтерский учет топливных карт
Бухгалтерский учет у покупателя
Бухгалтерский учет у покупателя горючего зависит от того, на каких условиях была получена топливная карта. Она могла быть предоставлена:
- реализатором ГСМ бесплатно;
- на условиях возврата;
- либо за средства покупателя.
Учет карт на ОСНО: проводки
Учет карт зависит от того, какой налоговый режим применяется на предприятии. Когда топливная карта выдана покупателю бесплатно, то показывать ее в учете не надо. Ее закрепляют за определенным юридическим лицом, и продать ее невозможно.
При выдаче карты на условиях возврата покупателю необходимо перечислить ее залоговую стоимость. После окончания действия карту необходимо возвратить продавцу. В таком случае она учитывается на балансе продавца топлива, как его собственность. У покупателя топливная карта должна отражаться на забалансовом счете.
| Корреспонденция счетов | Содержание хозяйственной операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 60 | 51 | Перечисление залоговой стоимости карты собственнику |
| 009 | На сумму залога | |
| 015 | При получении карты | |
| 51 | 60 | Возврат залоговой стоимости по завершении действия карты |
| 009 | Возврат залогового обеспечения | |
| 015 | Возврат карты | |
Когда карты покупают, то их движение отражается следующим образом:
| Корреспонденция счетов | Содержание хозяйственной операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 60 | 51 | Перечислено поставщику за карты |
| 20, 26, 44 | 60 | Списана на затраты стоимость карт |
| 19 | 60 | НДС по топливным картам |
| 68 | 19 | Списание НДС |
| 015 | Отражение карты за балансом | |
Пример 1. Организация составила с продавцом ГСМ договор на обслуживание топливных карт, в соответствии с которым ему перечислено 1180 рублей (в т.ч. НДС 180 рублей). В учете приобретение карты показано так:
- Дт 60 Кт 51 = 1180 – перечислено за карту;
- Дт 20 Кт 60 = 1000 – оприходована карта и списана в издержки производства;
- Дт 19 Кт 60 = 180 – НДС по карте;
- Дт 015 = 1180 – карта учтена за балансом;
- Дт 68 Кт 19 = 180 – НДС к вычету.
Многие предприятия для отражения операций с топливными картами применяют счета 71 и 10. Это не обосновано. Прежде всего, следует учитывать тот факт, что топливные карты не являются денежными средствами или денежными документами, поэтому отражение передачи их сотруднику проводкой Дт 71 Кт 50/3 не верно.
Учитывать топливные карты на 10 счет также не следует в связи с тем, что они не удовлетворяют признакам материалов:
- не используются в качестве сырья и материалов для производства продукции, работ, услуг;
- не предназначены для реализации;
- не применяются для управленческих потребностей юридического лица.
Таким образом, топливные карты не отвечают требованиям, предъявляемым к МПЗ. Они не имеют ценности сами по себе и не могут применяться предприятием как предметы труда.
Учет топливных карт при УСН
При бесплатном предоставлении карты, показывать ее также не нужно, поскольку никакой экономической выгоды это не несет. Получение карты во временное пользование под залог отражается как при ОСНО. Когда она покупается за счет средств предприятия, то стоимость разрешается включить в расходы при расчете единого налога.
Если единый налог рассчитывается как разница между доходами и расходами, то для снижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в расходы необходимо выполнение следующих условий:
- экономическая обоснованность затрат;
- документальное подтверждение издержек;
- горючее по картам должно предназначаться для автотранспорта, используемого предприятием для получения коммерческой выгоды.
Как вести учет топливных карт на ЕНВД
Поскольку при этой системе предприятие уплачивает налог на вмененный доход, то стоимость топливной карты не может никаким образом изменить величину налогового платежа. Возможен вариант, когда юридическое лицо совмещает ОСНО и ЕНВД.
В таком случае топливные карты могут использовать и в той и в другой деятельности, и расходы на их приобретение следует распределить между ними. НДС также требует распределения. Та часть НДС, которая не подлежит возмещению, прибавляется к расходам предприятия.
Налоговый учет топливных карт
- материальных затрат;
- затрат на содержание транспорта на предприятии;
- прочих издержек по производственной и коммерческой деятельности.
Выбор варианта налогового учета расходов по топливным картам юридическое лицо в обязательном порядке должно зафиксировать в учетной политике.
Ответы на актуальные вопросы
Вопрос №1. Предприятие занимается оптовой и розничной торговлей, совмещая при этом общую систему и ЕНВД. По оптовой торговле организация является плательщиком НДС и налога на прибыль. В апреле предприятие купило топливные карты стоимостью 1180 рублей (в т.ч. НДС 180 рублей). В отношении розничной торговли применяется ЕНВД. Согласно учетной политике компании общехозяйственные расходы распределяются в конце месяца пропорционально выручке, полученной от опта и розницы. Доходы за апрель:
- оптовая торговля – 250000 рублей;
- розничная торговля – 125000 рублей.
Доля доходов по опту в общей величине выручки по предприятию за апрель 2016 г. составляет 66,67%. Следовательно, на расходы по ОСНО можно отнести 666, 70 рублей, потраченных на покупку карты ((1180-180)*66,7%).
Вопрос №2. Как показать на счетах бухучета операции по движению топлива, полученного по топливным картам?
Проводки по учету горючего, полученного по картам, не отличаются от корреспонденций счетов по движению ГСМ, купленного за наличный или безналичный расчет.
- Дт 60 кт 51 – перечисление средств поставщику за ГСМ;
- Дт 10 Кт 60/1– оприходование топлива;
- Дт 60/2 Кт 60/1 – зачет предоплаты;
- Дт 20, 26, 44 (в зависимости от направления использования) Кт 10 – списание израсходованного топлива.
- Дт 19 Кт 60 – НДС по полученному ГСМ;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к зачету.
Вопрос №3. Когда можно списать издержки на покупку горючего по картам для уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль – при перечислени денег за ГСМ или при заправке автотранспорта? На предприятии применяется метод начисления.
Ни в один из указанных моментов списывать расходы нельзя. Перечисление аванса по топливной карте, также как и заправка автомобиля не являются основанием для включения стоимости горючего в затраты.
Чтобы издержки можно было признать расходами, необходимы подтверждающие документы. При заправке транспорта у покупателя остается всего лишь чек, который подтверждает факт покупки ГСМ, но не факт их расхода. Не являются основанием и такие документы, как акт приема-передачи, счет фактура.
Вопрос №4. Можно ли принять к вычету НДС по купленной топливной карте? Какие документы являются основанием для этого?
НДС по приобретенным топливным картам можно приять к вычету. Для этого одновременно должны выполняться такие условия:
- карта должна быть приобретена для автотранспорта, участвующего в производстве продукции, работ, услуг, которые при продаже облагаются НДС;
- карта должна быть оприходована;
- у предприятия должен быть счет-фактура на топливную карту;
- расчет с продавцом за карту должен быть произведен в полном объеме.
- принятие НДС к вычету оформляется проводкой: Дт 68 Кт 19.
Вопрос №5. Можно ли отнести издержки, связанные с покупкой топливной карты, в дополнительные затраты по приобретению ГСМ, то есть увеличить стоимость бензина?
Нет, увеличивать стоимость купленного горючего таким образом нельзя. Если бы карта использовалась однократно, то такой вариант был бы допустим. Но карта в большинстве случае применяется многократно. Поэтому расходы на ее покупку сложно распределить между объемом полученного топлива. В связи с этим стоимость топливной карты следует отнести в расходы от обычных видов деятельности.
Как учесть расход на топливные карты и ГСМ, выданные сотрудникам с разъездным характером работы?
Если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 Кодекса:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Для учета в расходах необходимо наличие в Организации следующих документов:
- Трудовой договор;
- Положение о разъездном характере;
- Должностная инструкция;
- Документы подтверждающие расходы.
Бухгалтерский учет и документы по расчетам с применением топливных карт
Приобретение и выдача топливной карты:
| Проводка | Операция | Документы |
|---|---|---|
| Дт 10 – Кт 60 | Оприходование топливной карты | Акт (накладная) |
| Дт 19 – Кт 60 | Отражен вх. НДС по топливной карте | Счет-Фактура |
| Дт 20(26,44) – Кт 10 | Стоимость карты учтена в расходах тек. периода | Акт (накладная) |
| Дт 68 – Кт 19 | НДС принят к возмещению | |
| Дт 006.Склад | Учет топливной карты за балансом | Операции, введенные вручную |
| Дт 006.МОЛ – Кт 006.Склад | Карта выдана МОЛу | Акт приема-передачи топливной карты сотруднику. Журнал учета выдачи топливных карт. |
Использование топливной карты:
| Проводка | Операция | Документы |
|---|---|---|
| Дт 60.02 – Кт 51 | Пополнен баланс топливной карты | Пополнен баланс топливной карты |
| Дт 10 – Кт 60 | Приняты к учету ГСМ | На дату заправки автомобиля. Чек/информация из Отчета поставщика. |
| Дт 19 – Кт 60 | Отражен НДС по поступившим ГСМv | Счет-Фактура |
| Дт 60 – Кт 60.02 | Зачтен ранее перечисленный аванс | |
| Дт 20(44) – 10 | Стоимость ГСМ учтена в расходах | Путевой лист |
| Дт 68 – Кт 19 | НДС принят к вычету |
Нормирование затрат на ГСМ
В разъяснениях Минфина России содержатся указания, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщикам следует ориентироваться на Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (см. Письма Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).
В НК РФ нет никаких указаний на то, что затраты на ГСМ должны приниматься в целях налогообложения в пределах норм, установленных Минтрансом России (либо каким-нибудь иным ведомством).
Организация может самостоятельно установить нормативы расхода ГСМ по каждому конкретному автомобилю, используя в первую очередь данные завода-изготовителя. При этом в зависимости от условий использования и технического состояния каждого автомобиля эти нормы могут быть скорректированы в большую или меньшую сторону.
Создается Приказ руководителя об утверждении норм расхода топлива, масла, прочих технических жидкостей и смазочных материалов отдельно для каждого автомобиля, используемого на предприятии.
Налогообложение
НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Для обоснования вычета по топливной карте и ГСМ необходимо наличие следующих документов:
- договор с поставщиком;
- счет-фактура.
Налог на прибыль
Стоимость проездных билетов, приобретаемых для работников с разъездным характером работы, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Списание ГСМ осуществляется по путевым листам и списывается в расходы НУ после проведения путевого листа, а не предоставления поставщиком услуг Отчета и накладной по оказанным услугам за месяц.
Необходимые документы для списания ГСМ в расходы НУ:
- путевой лист;
- чек;
- акт приема-передачи услуг;
- реестр операций по картам от поставщика.
НДФЛ и взносы в фонды
Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг).
В целях освобождения от обложения НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов. При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК РФ могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется (Минфин письмо от 14 мая 2018 г. N 03-03-06/1/31933).
То же самое относится и к обложению страховыми взносами — отсутствие доказательств расходов ГСМ в производственных целях (использование в личных целях) и отсутствие данных расходов в ст.422 НК РФ может привести к доначислениям взносов.
Читайте также: