Расходы на средства защиты усн

Опубликовано: 26.04.2024

7 МИН

Как ИП сэкономить на УСН «доходы минус расходы»

Упрощённая система налогообложения (УСН, «упрощёнка») — самый популярный налоговый режим для малого бизнеса. Уже по названию понятно, что этот форма существенно упрощает жизнь предпринимателя. А на УСН «доходы минус расходы» можно ещё и экономить. Рассказываем как.

УСН подходит практически всем ИП. Один налог заменяет сразу три: на имущество, на прибыль и НДС. А отчитываться нужно всего раз в год.

УСН бывает двух видов. В первом объектом налогообложения выступают доходы ИП. Ставка в этом случае — 6 %. Во втором виде для расчёта используют разницу доходов и расходов. Процентная ставка налога — от 5 до 15 %. Точную цифру определяет региональное законодательство.

Первое, что должен просчитать предприниматель — выгодность налогового режима. Если расходы вашей компании превышают доходы на 60 %, то «доходы минус расходы» — идеальный вариант. Если же расходы ниже, то эта налоговая система невыгодна, лучше выбрать УСН «доходы» и платить 6 %.

Если ИП использует УСН «доходы минус расходы», сумма налога не может быть ниже 1 % от общей суммы доходов: это минимальная ставка. Даже если год был убыточным, выплачивать налог всё равно придётся.

Как рассчитать УСН «доходы минус расходы»

Для расчёта потребуются два показателя: доходы и расходы. Доходы — это поступления от предпринимательской деятельности.

Расходы должны соответствовать ряду условий, указанных в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

Они должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение дохода в рамках видов деятельности бизнеса. Расходами не будут считаться покупка шубы для руководителя или мягкой игрушки для ребёнка сотрудника

Нужны документы, подтверждающие расходы: кассовый чек, платёжное поручение, накладная, акт выполненных работ и так далее

Расходы должны быть закрытыми: оплачено то, что вы получили в полной мере, предоплата за услугу или продукт расходом не считается

Как обосновать спорные расходы

Некоторые траты имеют спорный характер. К примеру, мобильный телефон мог быть куплен как для рабочих нужд, так и для личного пользования. В этом случае бухгалтеры рекомендуют прикладывать к отчёту о расходах пояснительную записку с подробным описанием, для чего и кем используется этот телефон, а также копию технического паспорта, где указана область использования. Не лишними будут выпущенный перед покупкой приказ (распоряжение) об использовании телефона и соглашение о передаче имущества сотруднику.

Не исключено, что налоговая служба не согласится с некоторыми расходами и пояснительные записки не смогут убедить сотрудников ФНС в правомерности трат. Сумма непризнанных расходов будет добавлена в налогооблагаемую базу, сумма доходов возрастёт, а значит, увеличится и сам налог.

Если налог не будет уплачен в нужное время, согласно п. 4 ст. 75 НК РФ , придётся платить пени 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. Для ООО с 31 дня просрочки ставка увеличивается до 1/150. За неоплаченный итоговый налог предприятие получает штраф 20 % от суммы неуплаты ( ст. 122 НК РФ ). А если ФНС сочтёт, что просрочка была допущена умышленно, штраф вырастет до 40 %.

В случае неуплаты налоговая служба может выставить требование к счёту компании в банке либо взыскать задолженность через судебных приставов. Чтобы оспорить требования налоговой, нужно обратиться с иском в арбитражный суд.

Что может снизить сумму налога на УСН «доходы минус расходы»

Страховые взносы

ИП выплачивает фиксированные страховые взносы. На УСН «доходы минус расходы» они включаются в состав расходов и уменьшают налогооблагаемую базу. Важно выплачивать взносы до 31 декабря, когда кончается налоговый период. Если делать это ежеквартально, потом можно будет пересчитать годовой налог в сторону уменьшения и либо вернуть оставшиеся при перерасчёте деньги, либо оставить их в счёт дальнейших налоговых выплат.

Убытки

Если ранее компания терпела убытки, то можно уменьшить налогооблагаемую базу на их сумму. Прошлый год был убыточным — в следующем году вычитайте убыток из доходов. Специально доказывать эту строчку «расходов» не придётся, она отражается в книге учёта доходов и расходов (КУДиР) и в налоговой декларации. Но если текущий период снова прошёл без прибыли, учитывать прошлогодние убытки нельзя.

Личное имущество

Личное имущество также может помочь в экономии на «упрощёнке». В бухгалтерском учёте есть понятие «основные средства» — это материальные объекты стоимостью более 100 тысяч рублей с учётом издержек на приобретение, которые нужны компании для производства продукции, оказания услуг или управленческих нужд ( п. 1 ст. 257 НК РФ ). Если предприниматель использует такое имущество для своей работы, а не для последующей перепродажи, его можно учитывать в составе основных средств ИП.

К примеру, бизнесмен занимается интернет-торговлей. Компьютер нужен ему для предпринимательской деятельности, поэтому его учитывают в составе основных средств ИП. Игровая приставка, подключаемая к компьютеру, к таким средствам не относится.

Важно: если компьютер был куплен до того, как гражданин стал ИП, налоговая служба не признает его расходом предприятия.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация, производящая хлебобулочные изделия, применяет УСН.
Можно ли принять в расходы затраты на дезинсекцию и дератизацию производственных помещений, а также затраты на противовирусную обработку помещений в период коронавируса?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Затраты на дезинсекцию и дератизацию производственных помещений, а также затраты на противовирусную обработку помещений в связи с распространением новой коронавирусной инфекции могут быть учтены в составе расходов при применении УСН.

Обоснование вывода:
Налогоплательщики, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы вправе учитывать расходы, предусмотренные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Перечень расходов, указанный в этом пункте, носит закрытый характер и расширительному толкованию не подлежит*(1).
При этом пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ установлено, что налогоплательщики при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на материальные расходы.
Материальные расходы принимаются применительно к порядку, предусмотренному для исчисления налога на прибыль организаций ст. 254 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
В свою очередь, пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относит затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, а также на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика.
К работам (услугам) производственного характера относятся выполнение отдельных операций по производству (изготовлению) продукции, выполнению работ, оказанию услуг, обработке сырья (материалов), контроль за соблюдением установленных технологических процессов, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы.
В соответствии со ст. 11 Федерального закона N 52-ФЗ от 30.03.1999 "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" (далее - Закон N 52-ФЗ) юридические лица в соответствии с осуществляемой ими деятельностью обязаны выполнять требования санитарного законодательства, а также постановлений, предписаний и санитарно-эпидемиологических требований, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор должностных лиц; разрабатывать и проводить санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия; обеспечивать безопасность для здоровья человека выполняемых работ и оказываемых услуг, а также продукции производственно-технического назначения, пищевых продуктов и товаров для личных и бытовых нужд при их производстве, транспортировке, хранении, реализации населению и т.д.
В силу ст. 24 Закона N 52-ФЗ при эксплуатации производственных, общественных помещений, зданий, сооружений, оборудования и транспорта должны осуществляться санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия и обеспечиваться безопасные для человека условия труда, быта и отдыха в соответствии с санитарными правилами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
При этом обязанностью юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при организации деятельности, связанной с производством хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделий является соблюдение требований международного законодательства, в частности, технического регламента Таможенного союза ТР ТС 021/2011 "О безопасности пищевой продукции" (смотрите письмо Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 21.03.2016 N 09-5325-16-16 "О применении санитарных правил").
Исходя из положений ч. 3 ст. 10, ч. 3 ст. 11, ч. 1 ст. 14 технического регламента Таможенного союза ТР ТС 021/2011 "О безопасности пищевой продукции" для обеспечения безопасности пищевой продукции в процессе ее производства (изготовления) должны периодически проводиться дезинфекция, дезинсекция и дератизация производственных помещений, технологического оборудования и инвентаря, используемых в процессе производства (изготовления) пищевой продукции.
Таким образом, расходы на дезинсекцию и дератизацию производственных помещений, проводимые в целях обеспечения безопасности пищевой продукции, могут быть учтены при расчете налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, в составе материальных затрат на основании пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ*(2).
Кроме того, ст. 346.16 НК РФ Федеральным законом от 22.04.2020 N 121-ФЗ (далее - Закон N 121-ФЗ) дополнена пунктом 39, действия которого распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 года (ч. 2 ст. 3 Закона N 121-ФЗ).
Согласно п. 39 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы на дезинфекцию помещений и приобретение приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов государственной власти и органов местного самоуправления, их должностных лиц в связи с распространением новой коронавирусной инфекции*(3).
Таким образом, считаем, что затраты на дезинсекцию и дератизацию производственных помещений, а также затраты на противовирусную обработку помещений в связи с распространением новой коронавирусной инфекции могут быть учтены в составе расходов при применении УСН.
Напомним, что такие расходы должны быть оплачены и документально подтверждены (ст. 252, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- В НК РФ внесены поправки об учете доходов и расходов, возникших в связи с распространением COVID-19 (обзор подготовлен экспертами компании ГАРАНТ, 2020 г.);
- Кто из налогоплательщиков может рассчитывать на поддержку государства в связи с пандемией COVID-19? (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, 2020 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Расходы, не поименованные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при определении налоговой базы не учитываются (письма Минфина России от 20.12.2012 N 03-11-06/2/147, от 07.12.2012 N 03-11-06/2/144, от 04.06.2012 N 03-11-11/175, ФНС России от 08.11.2010 N ШС-37-3/14932, УФНС России по г. Москве от 09.12.2011 N 16-15/119728@ и др.).
*(2) Смотрите дополнительно письма Минфина России от 24.04.2008 N 03-11-04/2/77, от 01.08.2007 N 03-11-04/2/194, от 16.08.2005 N 03-11-04/2/49, от 06.09.2005 N 03-11-04/2/66, от 22.07.2005 N 03-11-04/2/31, от 08.07.2005 N 03-11-04/2/20, от 27.01.2005 N 03-03-02-05/6, от 11.06.2004 N 03-02-05/2/36, от 20.12.2004 N 03-03-02-04/1/91, письмо УФНС России по г. Москве от 25.05.2010 N 16-15/054712@.
*(3) Смотрите дополнительно Вопрос: Вправе ли плательщики налога по УСН уменьшить полученный доход на расходы, связанные с приобретением средств индивидуальной и коллективной защиты в связи с распространением новой коронавирусной инфекции? (ответ ФНС России в связи с ситуацией по коронавирусу, раздел "Часто задаваемые вопросы", май 2020 г.).

«Клерк» Рубрика УСН

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

В ситуации, когда COVID-19 молниеносно распространяется по всему миру (включая и территорию РФ), работодатели (организации и ИП) вынуждены нести дополнительные расходы в целях минимизации угрозы инфицирования своих работников. Эти расходы связаны в том числе с приобретением обеззараживающих и дезинфицирующих средств, уборкой территорий и помещений и аналогичными задачами. Как следствие — возникает вопрос о возможности признания таких расходов для целей налогообложения, поскольку большинство из них напрямую не поименованы в перечне разрешенных в рамках УСНО расходов. Подсказки на этот счет — в данном материале.

Правовые основы мер противодействия COVID-19

В Постановлении Главного государственного санитарного врача РФ от 13.03.2020 № 6 даны рекомендации юридическим лицам и ИП по организации режима работы. В частности, обращено внимание на необходимость:

— дезинфекции контактных поверхностей;

— использования оборудования по обеззараживанию воздуха;

— формирования запаса дезинфицирующих средств.

Кроме того, положения ст. 212, 223 ТК РФ обязывают работодателей обеспечивать санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников в соответствии с требованиями охраны труда. Поэтому в целях обеспечения нормальных условий труда работодатели, как правило, приобретают аптечки. Перечень средств, которые должны быть в такой аптечке, определен Приказом Минздравсоцразвития России от 05.03.2011 № 169н.

Расходы на покупку средств для аптечек

В перечне средств из Приказа Минздравсоцразвития России № 169н, обязательных в составе аптечки, поименованы среди прочих особенно актуальные в нашей ситуации:

— антисептические (стерильные, спиртовые) салфетки из бумажного текстилеподобного материала;

— нестерильные медицинские перчатки;

— нестерильные медицинские маски.

Градусники для измерения температуры (повышение которой является одним из основных симптомов коронавируса) в вышеназванном перечне отсутствуют. Но работодатель вправе дополнить состав аптечки. Для этого ему необходимо издать соответствующий локальный нормативный акт, что следует из ст. 8 ТК РФ и Письма Минздрава России от 29.08.2013 № 14-3/3055979-13422.

Теперь что касается учета расходов, связанных с покупкой лекарственных средств и медицинских приспособления для комплектации аптечек.

Расходы на обеспечение нормальных условий труда в п. 1 ст. 346.16 НК РФ прямо не предусмотрены. В связи с этим Минфин еще в Письме от 24.10.2014 № 03-11-06/2/53908 указал на невозможность признания таких расходов в налоговой базе по «упрощенному» налогу.

Между тем затраты, связанные с приобретением лекарственных средств и препаратов для аптечек, можно отнести к материальным расходам (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), которые принимаются к учету в порядке, предусмотренном ст. 254 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. К материальным расходам относятся затраты на приобретение материалов на производственные и хозяйственные нужды, стоимость которых определяется исходя из цен их приобретения (пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

Таким образом, расходы на покупку лекарственных средств и иных медикаментов в аптечку для работников можно учесть при определении налоговой базы по УСНО. Однако в данном случае нельзя исключить споры с налоговым органом.

Расходы на покупку чистящих и дезинфицирующих средств

Затраты на приобретение чистящих, моющих и дезинфицирующих средств работодатели вправе учесть в налоговой базе по УСНО в качестве материальных расходов при соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Основание — пп. 2 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от 17.01.2020 № 03-11-11/1827, от 16.08.2019 № 03-11-11/62254.

Добавим: к расходам на хозяйственные нужды (то есть к материальным) относятся также затраты на приобретение туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, туалетного мыла и др. Соответственно, они тоже уменьшают налоговую базу при УСНО (см. Письмо Минфина России от 01.09.2006 № 03-11-04/2/182).

Таким образом, суммы, потраченные на покупку хозяйственных товаров и предметов бытовой химии, «упрощенцы» могут учесть в налоговой базе по УСНО. Подобные действия, очевидно, не повлекут за собой каких-либо налоговых рисков.

Расходы на уборку производственных и офисных помещений

К материальным расходам относятся, в частности, затраты на приобретение материалов, используемых для производственных и хозяйственных нужд, а также на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или предпринимателями, и на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика (пп. 2 и 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Руководствуясь этими нормами в совокупности с положениями пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, чиновники Минфина считают, что расходы на уборку производственных и офисных помещений можно отнести к работам (услугам) производственного характера. Следовательно, «упрощенцы» вправе включить в налоговую базу затраты на уборку указанных помещений независимо от того, осуществляется такая уборка собственными силами «упрощенца» или же привлеченной для этих целей клининговой компанией (см. письма Минфина России от 13.04.2011 № 03-11-06/2/53, от 03.11.2009 № 03-11-06/2/235, от 25.06.2009 № 03-11-09/224).

Но все же нужно помнить, что траты на уборку прямо не поименованы в перечне разрешенных к учету при УСНО расходов (см. письма Минфина России от 20.02.2012 № 03-11-06/2/27, от 22.10.2010 № 03-11-06/2/163, от 19.10.2010 № 03-11-06/2/157). А это значит, что включение подобных затрат в налоговую базу может привести к спорам с налоговиками (см., например, Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 08.07.2013 по делу № А43-10855/2012).

В прошлых статьях мы рассказали об упрощенке 6%— самой популярной системе налогообложения. А теперь начинаем говорить об упрощенке 15%.

Особенность УСН 15% в том, что налоги надо платить с разницы между доходами и расходами. Получается, чем больше потратили, тем меньше налог. Но есть подвох.

Это статья для предпринимателей. Если вы бухгалтер и знаете, что значит «учесть по Д 68 К 51», лучше почитайте другие наши статьи, в этой нам нечем вас удивить.

Зачем возиться с расходами

Упрощенка 15% или «Доходы минус расходы» — один из вариантов упрощенной системы налогообложения. Ее особенность в расчете налога: в отличие от упрощенки 6% размер налога зависит от прибыли, а не от дохода.

Формула: (доходы минус расходы) * на налоговую ставку

Обычно налоговая ставка равна 15%, но есть регионы с пониженной ставкой, например в Санкт-Петербурге можно платить 7%. Ставка регионов — отдельная тема, поэтому для простоты будем считать примеры с 15%.

Упрощенку 15% используют ИП и компании, которые часто и помногу закупаются, например, магазины, ателье или кафе.

У Федора цветочный магазин. Он закупил цветы на 70 000 тысяч рублей и продал за 100 000.

Представим, что Федор на упрощенке 6%. Он платит налог с дохода: доход — сто тысяч, налог — 6000 или шесть процентов от ста тысяч.

Теперь посчитаем налог на упрощенке 15%. Налог — это разница между доходами и расходами, которую надо умножить на 15%. Получается, Федор платит 4500 рублей, он сократил налог почти в полтора раза.

Кажется, с упрощенкой 15% можно здорово сэкономить. Но есть подвох: не каждый расход снижает налог, для этого есть правила налоговой. Правила такие:

расходы помогают зарабатывать;
вы оплатили покупку;
есть подтверждающие документы о покупке;
расходы на покупку товара считаете, только когда его продали;
если оплачиваете основные средства, их надо запустить в работу. Основные средства — это имущество компании, которое стоит больше 40 000 рублей, используется минимум год и необходимо для прибыли.

Например, для завода основные средства — это станки и склад под готовые детали. Описание основных средств — на Консультанте-Плюсе и в 347.17 статье Налогового кодекса;

расход входит в список налоговой, это 346.16 статья Налогового кодекса.

Если налог сократить не на те расходы, налоговая это заметит и потребует доплатить налоги. А если решит, что это осознанная ошибка, будет штраф — 40% от недоплаченного налога.

Чтобы вам не попасть на штрафы, мы разберемся с самыми спорными требованиями.

Расходы помогают заработать

Предприниматель вправе тратить деньги, как хочет: может купить Майбах для компании, подписаться на Космополитен или запастить макбуками для сотрудников. Но чтобы покупка сэкономила налог, покупка должна быть «экономически обоснованной». В переводе с языка налоговой — покупка помогает заработать.

Давайте на примере магазина бытовой техники.

У налоговой нет вопросов к расходам

Придется доказывать обоснованность

Покупка холодильников и микроволновок для перепродажи

Покупка холодильника и микроволновки для сотрудников

Аренда зала для семинара с клиентами

Оплата интернета для магазина

Оплата интернета для личного телефона сотрудника

Покупка кассы для продавцов

В целом, принцип такой: чем понятнее, как расход помогает заработать, тем больше шансов, что налоговая его примет.

Налоговая не просто так пристает с доказательствами. Кажется, проблемы нет: если компания потратила деньги, значит, это кому-нибудь нужно. Даже если компания купила диван в офис за миллион. Может, компания так поднимает статус или ее клиенты отказываются сидеть на стульях из Икеи. Выходит, статусные диваны помогают заработать. Но нет.

Проблема в том, что есть компании, которые злоупотребляют расходами и тратят деньги компании на себя. По договору компания купила диван для офиса, а на самом деле, диван стоит на даче директора.

Как подстраховаться. Нет стопроцентного способа избежать вопросов налоговой, но есть советы, которые на практике выручали предпринимателей.

Собрать документы. Если есть опасение, что налоговая не увидит связь расходов с прибылью, можно показать эту связь. Для этого надо доказать, что это запланированная покупка, а не спонтанное решение. Для доказательства подходят приказы, договоры и соглашения.

У Артема магазин с техникой. Сотрудники часто общаются с клиентами по телефону, поэтому Артем оплачивает покупку телефона, сотовую связь и интернет.

Для налоговой Артем сделал:

приказ, где написал, что сотрудники такого-то уровня получают телефон такой-то модели и с оплаченной связью и интернетом на такую-то сумму;
соглашение о передачи телефона сотруднику. В соглашении Артем пишет: ФИО сотрудника, модель и марку телефона, когда сотрудник получил телефон. Самое главное — в соглашении есть условие о материальной ответственности. Если сотрудник потеряет телефон, он купит его за свои деньги;
договор о корпоративной сотовой связи. Артем не просто переводит деньги на телефон сотрудника, а оплачивает корпоративную связь для корпоративной сим-карты.

Критерии оценки налоговой — в статье на Деле

Проверять партнера. Еще одна подстраховка — убедиться, что вы платите компании, которая не нарушает правила налоговой. Значит, компания не обнальщик, не однодневка, о компании верные сведения в реестре юрлиц или ЕГРЮЛ. В противном случае, налоговая не даст сократить налог на затраты.

Индивидуальный предприниматель закупил товары у ООО «Торговый дом „Виола“» и «Юг-Сервис» и учел покупку в налогах.

Налоговая проверила компании и решила, что сделка фиктивная. Компании не стояли на учете в налоговой, не арендовали место на рынке, а счета-фактуры оказались без нужных подписей.

Налоговая отказалась принимать расходы и потребовала доплатить 269 811 рублей.

Держать под рукой мнение Конституционного суда. Если налоговая отказывается принимать расходы, потому что не видит связь с прибылью, можно ей напомнить позицию Конституционного суда. В документе № 320-О-П суд пишет в духе:

налоговая база должна оцениваться с учетом намерения налогоплательщика получить экономический эффект. При этом речь о намерениях, а не о ее результате.

вам не обязательно увеличивать прибыль с помощью расходов, достаточно планировать, что это произойдет.

Не факт, что налоговая примет позицию суда, но попробовать можно. За такое штрафы не берут.

Есть случаи, когда компании пробуют обосновать расходы с помощью писем Минфина. Налоговая не всегда признает расходы на покупку питьевой воды для сотрудников или фильтры для воды. При этом Минфин это разрешает в письме N 03-03-06/1/43 от 31.01.2011.

Письма Минфина почти не работают, потому что письма — это не нормативный и не законодательный акт, а лишь мнение, хоть и министерства. Поэтому налоговая не обязана прислушиваться к письмам.

Расходы оплачены и есть документы с покупки

С оплатой расходов всё просто: чтобы сократить налог на покупку машины, надо оплатить машину, а не только подписать договор на покупку. Есть нюансы с учетом рассрочки платежа или кредита, но это бухгалтерская грамота, пока не будем об этом.

С документами для подтверждения тоже несложно. Обычно, это накладная или акт. Главное — хранить документы не меньше четырех лет, налоговая может их спросить в любой момент.

Как подстраховаться. С подтверждением товаров обычно нет проблем — налоговую устраивает накладная. Трудности начинаются с подтверждением услуг.

После оплаты услуги компании подписывают акт. Проблема в том, что налоговой мало одних актов, она всё равно может сомневаться в реальности покупки и подозревать обман. Для доказательства надежнее собрать дополнительные документы:

для оплаты сотовой связи. Лучше подготовить распечатку звонков и к ним записку: столько звонков по работе, таким-то компаниям, для таких-то целей;
перелета. Надо собрать посадочные талоны, электронные билеты, приказ о командировке; можно сделать фото-отчет с мероприятия, где был сотрудник или вы;
консультаций, например, бухгалтера, юриста или маркетолога. Если консультации разовые, можно дать расшифровку консультаций или отчет, типа: «Что изменилось в компании после консультации Петрова О. Ю».

Если консультаций много и расшифровку каждой не сделать, можно придумать регулярный продукт. Например, пусть юрист присылает раз в месяц дайджест изменений в законах и шаблоны документов.

Идея дополнительных документов такая: чем их больше, тем лучше. Не скупитесь на налоговую, она любит внимание.

Расходы — в списке налоговой

Налоговая определила список расходов, на которые можно сократить налоги. Список закрытый. Это значит, что если в нем нет пункта о представительских расходах или неустойки, эти расходы учитывать нельзя.

Список налоговой — в 346.16 статье Налогового кодекса. Принцип работы со списком такой: вы включаете в расходы всё, что закупаете для перепродажи; и всё, из чего делаете продукт.

Продаете цветы — включаете в расходы цветы, горшки, землю, фольгу и ленточки.

Продаете пирожки с малиной, ваши расходы — это дрожжи, вода, мука, яйца, масло, малина.

Расходы, которые нужны для продаж, например, машина, курсы для сотрудников, Фотошоп, скрепки — сверяете по таблице. Если нашли такой расход, учитываете при расчете налога, если нет — не включаете

Чтобы было понятней, держите таблицу с типами расходов. Это не весь список, полный смотрите в гуглдоке.

Платите налоги в несколько кликов!

Платите налоги, взносы и сдавайте отчетность, не выходя из дома! Сервис напомнит обо всех отчетах.

На УСН «Доходы минус расходы» на сумму затрат можно уменьшить налоговую базу. Чтобы оптимизировать налоги и легально сократить размер налоговой базы, расходы бизнеса должны отвечать ряду требований:

1. Расходы экономически обоснованы и направлены на получение дохода. Такие расходы называются целесообразными. Если вы торгуете булочками, вряд ли налоговая сочтет целесообразной покупку бетономешалки.

2. Расходы нужно подтвердить документами. Из документов должно быть понятно, что вы заплатили деньги и получили за них товар, материал или услугу:

При покупке в розницу достаточно кассового чека, если в нем указан товар, цена, организация-продавец и сумма. Если кассовый чек содержит не всю информацию, попросите товарный чек.
У организаций берите не только платёжные документы, но и накладные или акты приёмки услуги. Это требование Минфина, который считает, что уплаченные авансы не считаются расходами, поэтому одних платежных документов недостаточно.
Сохраняйте документы, подтверждающие расход, не менее 4 лет.

3. Расходы должны входить в перечень, обозначенный в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса:

приобретение, сооружение, изготовление и ремонт основных средств и нематериальных активов;
арендные платежи;
материальные расходы;
оплата труда и больничных;
обязательное страхование;
НДС по оплаченным товарам;
проценты за пользование чужими средствами;
командировочные расходы.

Полный список смотрите здесь. Перечень закрытый, дополнять его нельзя.

4. Расходы должны быть оплачены. Они признаются по кассовому методу — после списания денег со счета или выдачи из кассы.

Расходы на покупку товаров для перепродажи можно учесть только после оплаты поставщику и реализации товаров покупателю. Имеет значение именно факт передачи товара покупателю, а не получение оплаты от него. Например, вы купили 1 000 банок консервированных шпрот 1 июля за 50 000 рублей. Все банки вы передали клиенту 10 июля — в этот день 50 000 рублей можно учесть в расходах.

Кроме того, если товар приобретался партиями по разным ценам, в расходах при продаже учитывается покупная цена каждой единицы товара. Такие расходы учитываются по последней из дат:

дата оплаты поставщику (если вы взяли отсрочку на платеж),
дата передачи товара клиенту — дата накладной или отчета о рознице.

Расходы на покупку основных средств списываются равными долями ежеквартально в течение одного календарного года. Первым кварталом считается тот, в котором основное средство введено в эксплуатацию. Первоначальная стоимость имущества включает в себя все затраты на приобретение и ввод в эксплуатацию. Первоначальная стоимость делится на число отчетных дат, оставшихся до конца года. Полученная сумма берется в расход в каждом оставшемся до конца года квартале. Подробно об учете основных средств при УСН читайте здесь.

Пример. Если основное средство ввели в эксплуатацию 2 февраля 2021 года, то его стоимость нужно взять в расходы четырьмя долями: 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря. Если же ввод в эксплуатацию оформлен 12 июля, то расходы принимаются в два приема — 30 сентября и 31 декабря.

Расходы на рекламу при УСН

Расходы на рекламу бывают ненормируемые, такие расходы можно списывать полностью. Например:

рекламные мероприятия через СМИ,
световая и другая наружная реклама, изготовление рекламных стендов и щитов,
участие в выставках, ярмарках, оформление витрин и выставок, изготовление рекламных брошюр и каталогов.

Нормируемые расходы на рекламу — это все остальные расходы на рекламу. Их можно взять в расходы при расчете единого налога в пределах 1% от выручки за период.

Пример. Затраты на призы в рекламном конкурсе, который проводился в первом квартале 2021 года, составили 2 000 рублей, а выручка за этот квартал — 97 000 рублей. Значит, при расчете единого налога расходы уменьшаются не на 2 000, а на 970 рублей.

Платите минимальный налог

Если вы применяете УСН «Доходы, уменьшенные на величину расходов» и единый налог составил меньше 1 % от суммы дохода за тот же период, вы платите не получившуюся сумму налога, а «минимальный налог» — 1 % от дохода.

Списать расходы, рассчитать налог автоматически, уплатить его и отчитаться налоговой декларацией легко в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Здесь вы можете вести бухучет, начислять зарплату, отправлять отчетность и пользоваться поддержкой наших экспертов. Первые 14 дней работы — бесплатно!

Читайте также: