Куда списать наличку из кассы при усн

Опубликовано: 02.12.2022

С 27 апреля 2020 года вступили в действие обновленные правила наличных расчетов (Указание Банка России от 09.12. 2019 N 5348-У «О правилах наличных расчетов» (далее — Указание N 5348-У или новые Правила)). Разберемся, в чем их отличия от прежних правил (Указание Банка России от 07.10 2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание N 3073-У или прежние Правила), и как изменения влияют на участников расчетов.

Предельный размер расчетов наличными не изменился

Для начала определимся с терминами. Под участниками наличных расчетов понимаются юридические лица (ЮЛ) и индивидуальные предприниматели (ИП) (п. 1 Указания N 5348-У). Т.е. если далее мы будем упоминать «участников наличных расчетов», значит речь будет идти о расчетах между ЮЛ, между ЮЛ и ИП, расчетов между ИП.

Предел расчета наличными деньгами между этими участниками расчетов остался неизменным: 100 тыс. рублей по одному договору, либо эквивалент 100 тыс. рублей в иностранной валюте по официальному курсу этой валюты по отношению к рублю, установленному Банком России на дату проведения наличных расчетов (п. 4 Указания N 5348-У).

В «стотысячную сумму» включаются не только платежи наличными деньгами в период его действия, но и платежи после окончания срока его действия, включая все виды платежей по нему, в том числе пени, штрафы, премии, бонусы и т.д. (абз. 2 пункта 4 Указания N 5348-У, Письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).

Обычные физические лица (не ИП) могут рассчитываться наличными без ограничений даже с участниками расчетов. Это прямо установлено п.1 ст.861 ГК РФ. Видимо поэтому Центробанк не стал цитировать нормы ГК РФ в новых Правилах.

Обратите внимание! Плательщики налога на профессиональны доход (так называемые самозанятые), не зарегистрированные в качестве ИП, рассматриваются как физические лица (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.06.2020 N 20-21/093682@). Отсюда вывод — ограничение предельного размера расчетов наличными на таких самозанятых не распространяется.

О расходовании наличных денег из кассы

На что можно потратить наличную выручку

В Указании N 5348-У перечислены разрешенные цели расходования наличной выручки, они в целом, совпадают с прежними Правилами:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  • выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдача наличных денег работникам под отчет;
  • возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Итак, наличная выручка из кассы организации может быть израсходована без ее зачисления на банковский счет на перечисленные выше цели, с соблюдением предельного расчета наличными деньгами между участниками расчетов. ИП имеет право без ограничений брать из кассы выручку на свои личные нужды. Без ограничений можно рассчитываться деньгами из наличной выручки с физическими лицами, не являющимися ИП.

Прочие наличные поступления в кассу

В новых Правилах Центробанк прописал общую норму, которой не было в Указании N 3073-У — наличные расчеты между участниками наличных расчетов, а также между участниками наличных расчетов и физическими лицами осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (п. 1 Указания N 5348-У). Расходовать из кассы без зачисления на банковский счет разрешено только наличные деньги, поступившие в качестве выручки на цели, предусмотренные в Указании N 5348-У (см. выше).

Иными словами, Центробанк прописал требование пропускать через банковский счет любые поступления наличных денег в кассу, за исключением выручки. Например, если в кассу наличными внесли вклад в имущество, взнос в уставный капитал, возмещение ущерба и другие наличные деньги, отличные от выручки, расходование этих средств допустимо после их внесения на банковский счет. Так, в ситуации, когда подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги в кассу, Банк Росси разъяснил, что эти деньги нужно сдать в банк, исходя из п. 1 Указания N 5348-У.

Возврат наличных денег, ранее выданных работнику под отчет, Банк России не рассматривает в качестве допустимого источника поступления наличных денег в кассу в целях их дальнейшего расходования.

В прежнем порядке такой общей нормы не было. В прежних Правилах перечислялись операции, расчеты по которым наличными деньгами допускались при условии, если эти наличные поступили в кассу с банковского счета:

  • по операциям с ценными бумагами;
  • по договорам аренды недвижимого имущества;
  • по выдаче (возврату) займов (процентов по займам);
  • по деятельности при организации и проведении азартных игр (п. 4 Указания N 3073-У).

С введением новых Правил на своем сайте Банк России высказался за правомерность расходования выручки из кассы на оплату аренды помещения (ссылаясь на абзац 2 п.1 Указания N 5348-У). Прежнее требование рассчитываться по аренде недвижимости только за счет денег, снятых с банковского счета в новых Указаниях отсутствует. Банк России термин «услуги» трактует широко, для целей применения норм Указания N 5348-У к понятию «услуга» относит любую осуществляемую на возмездной основе деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, подкрепляя это сноской на п. 5 ст. 38 НК РФ и п. 1 ст. 39 НК РФ. Далее Центробанк делает вывод, что оплата услуг по сдаче имущества, в том числе недвижимого при применении Указания N 5348-У является допустимой целью расходования наличных денег из кассы участника наличных расчетов без их предварительного зачисления на банковский счет.

Новации для МФО, СКПК и КПК

В отличие от «обычных» организаций микрофинансовые организации (МФО), ломбарды, сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы (СКПК), кредитные потребительские кооперативы (КПК) имеют право расходовать наличные, полученные в кассу, на выдачу и возврат займов в установленных пределах. Для них в Указании N 5348-У предусмотрены случаи расходования наличных денег, полученных в кассу:

  • по договору займа (по договору передачи личных сбережений);
  • в качестве возврата основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа;
  • в качестве паевых взносов (для СКПК и КПКП).

Проводить указанные операции МФО и ломбарды имеют право в сумме, не превышающей 50 тыс. рублей по одному договору займа, но не более чем 1 млн. рублей в течение одного дня в расчете на МФО (ее обособленное подразделение), ломбард (его обособленное подразделение). Для КПК и СПК пределы несколько больше — 100 тыс. рублей по каждому договору (или по каждому паенакоплению (паю)), но не более чем 2 млн. руб. в течение одного дня в расчете на КПК (его обособленное подразделение), СКПК (его обособленное подразделение) (см. Письмо Банка России от 04.06.2020 N 45-19/5013). Так, например, кредитный кооператив, используя наличные деньги, поступившие в его кассу за счет выручки из источников, перечисленных в абз. 2 п. 1 Указания N 5348-У (в том числе и из поступивших в кассу займов), может выплатить сумму, не более 100 тыс. руб. по одному договору, но не более 2 млн. руб. в течение 1 дня. То есть, например, 100 тыс. руб. по 20 договорам за 1 день.

Как разъясняет Банк России, наличные деньги, поступившие в кассу по договору займа (по договору передачи личных сбережений), вправе расходовать без зачисления на банковский счет только участники наличных расчетов, являющиеся микрофинансовыми организациями, ломбардами, сельскохозяйственными кредитными потребительскими кооперативами, кредитными потребительскими кооперативами.

Таким образом, для большинства организаций расходование полученных наличными в кассу организаций займов или выдача займов из наличной выручки (за исключением МФО, ломбардов, КПК, СКПК) по-прежнему не допускается Правилами. Кроме того, закреплено требование пропускать через банковский счет любые поступления наличных денег в кассу (отличные от выручки), исходя из буквального прочтения Указания N 5348-У и разъяснений на сайте ЦБРФ, сдать в банк организация обязана даже неизрасходованный подотчетником аванс.

Ответственность за нарушения правил расчета наличными

При сравнении Указания N 5348-У с прежними Правилами заметен тренд на усиление контроля за наличными расчетами, стимулирование юридических лиц и ИП на отказ от наличных расчетов. Учитывая небольшой промежуток времени, прошедший со дня вступления в действие Указания N 5348-У и обстоятельства, связанные с распространением СOVID 19, практика привлечения к ответственности за нарушение новых требований еще не сложилась. Ранее, руководствуясь прежними Правилами, налоговые органы составляли протоколы о привлечении к административной ответственности за нарушение правил расчета наличными деньгами по п. 1 ст. 15.1 КоАП.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

— на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.;

— на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Погашение займа за счет наличных денег внесенных в кассу подотчетным лицом налоговые органы и суды квалифицируют как несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ) и не признают данное нарушение малозначительным (п. 2.9 КоАП РФ), см. Определение ВС РФ от 28.02.2017 N 306-АД16-21335.

В случаях, когда денежные средства выдавались в виде займа из кассы за счет наличной выручки от оказания ООО услуг, а не из наличных денег, снятых с банковского счета юридического лица суды привлекали организации к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 15.1 КоАП (см. постановления АС Уральского округа от 09.06.2020 N Ф09-2385/20 по делу N А60-51746/2019, Первого ААС от 01.10.2019 N 01АП-8104/2019 по делу N А43-21657/2019 и др.).


  • Как грамотно обнулить подотчет директора?
  • Способ 1. Начисление дивидендов
  • Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора
  • Способ 3. Начисление материальной помощи
  • Способ 4. Договор займа
  • Способ 5. Личные расходы директора
  • Итоги

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

  • НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
  • страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% + 5,1% + 2,9% + 0,2%]).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Подробнее о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять : организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета : после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Выделение НДФЛ с дивидендов

Выплата дивидендов (фиктивная)

= 700 000 – 91 000

Сумма налогов и взносов к уплате : 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет : при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Уплата компенсации (фиктивная)

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет : размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять : ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Процедура обнуления подотчета : сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Начисление материальной помощи

Выделение НДФЛ из суммы матпомощи

= (700 000 – 4 000) × 13%

Выплата материальной помощи (фиктивная)

Начисление страховых взносов

= (700 000 – 4 000) × 30,2%

Уплата НДФЛ и взносов

= 90 480 + 210 192

Сумма налогов и взносов к уплате : 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Совет : ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:

Как отразить материальную помощь в отчетности, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Способ 4. Договор займа

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Возврат подотчета (фиктивный)

Выдача займа (фиктивная)

Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)

= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)

Уплата НДФЛ за месяц

Сумма налогов и взносов к уплате : 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет : злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Отражение расходов на основании авансового отчета

10, 20, 26, 41, 44, 91

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Как замаскировать личные траты директора под расходы компании, пошагово разъяснено в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.

September 21, 20

  • Оглавление
  • Личные расходы
  • УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО
  • Как потратить деньги с расчётного счёта ИП
  • Расплатиться картой
  • Снять наличные
  • Перевести на другую карту
  • Взять наличные из кассы

Индивидуальному предпринимателю проще тратить выручку от бизнеса, чем учредителю или директору ООО — он не обязан назначать себе зарплату и может забирать на личные нужды всё, что удаётся заработать, кроме налоговых выплат. Рассказываем, как тратить честно заработанные, не вызывая вопросов у налоговой и сохраняя выгоду.

Что такое личные расходы

Это любые траты, не связанные с нуждами бизнеса. Вы можете покупать детям игрушки, ужинать в ресторанах или летать в отпуск, оплачивая всё прямо с расчётного счёта. Ограничений по суммам на расходы нет — это установлено Министерством финансов в 2016 году.

Учёт личных расходов на УСН « Доходы минус расходы» и ОСНО

На этих системах налогообложения от расходов зависит сумма, с которой предприниматель платит налог. Поэтому для налоговой важно, сколько вы потратили на себя, а сколько — на бизнес.

Расходами для бизнеса можно признать далеко не всё. Закрытые списки для УСН и ОСНО есть в Налоговом кодексе. Если статья расхода указана в списке, например покупка канцтоваров для офиса или реклама на радио, сумму можно смело вычитать из налоговой базы.

Список расходов
для УСН и ОСНО

Для признания расходов бухгалтеру понадобятся закрывающие документы: товарные чеки, накладные и акты приёма выполненных работ. Если расплачиваться картой, учёт становится проще: информация о всех покупках находится в выписке по счёту, поэтому для подтверждения операций достаточно приложить чеки.

На остальных системах налогообложения учитывать расходы не нужно, ведь они не влияют на сумму налога. Если теперь вы задумались о смене налоговой системы, у нас есть кое-что полезное.

Как потратить деньги с расчётного счёта ИП

Вы можете расплачиваться бизнес-картой, переводить на личный счёт в другом банке, снимать наличные или брать деньги прямо из кассы. Чтобы выбрать самый подходящий, нужно знать об ограничениях.

Расплатиться картой

Привязанная к счёту ИП карта приравнивается к карте физического лица, расплачиваться ей можно без ограничений. Отсутствие комиссии и лимитов — главный плюс в покупках по карте.

Ещё одно преимущество — полная прозрачность. Служба безопасности банка, которая обращает внимание на сомнительные операции, будет видеть, что вы тратите деньги на покупки.

Снять наличные

Банки устанавливают для предпринимателей лимиты на снятие наличных — так служба безопасности по требованию государства отслеживает отмывание преступных денег.

У работы с наличными есть и другие неудобства: комиссия за снятие, поиск подходящего банкомата и куча мелочи, в которую рано или поздно превращается стопка купюр.

Перевести на другую карту

Вывод денег с расчётного счёта на карту физлица почти так же невыгоден, как снятие наличных. За переводами тоже следят безопасники: отказать могут в операциях, похожих на «серую» зарплату или попытку рассчитаться с контрагентом. Как и с наличными, вас заметят, если выводить на карту физлица больше 30% от недельного оборота.

Переводы ограничены лимитами и комиссиями

Взять наличные из кассы

Если вы принимаете наличные, их можно забирать прямо из кассы по расходному кассовому ордеру. В бланке ордера КО-2 нужно указать сумму и цель получения денег — например, «На личные нужды». Ордер надо отдать бухгалтеру.

По объёму рекомендации те же: если забирать больше 30% от недельного оборота, понадобятся подтверждающие документы.

Коротко

  1. Карта, привязанная к счёту ИП, приравнивается к обычной карте физлица — ограничений по типу и суммам трат на себя нет. Оплата покупок бизнес-картой — один из самых выгодных способов.
  2. Забирать деньги из бизнеса можно как угодно: снимать, получать из кассы, переводить себе или другу, расплачиваться картой. У каждого способа есть нюансы.
  3. Если снимаете наличные или забираете деньги из кассы, нужно сохранять чеки и быть готовым подтвердить расходы. Поэтому лучше тратить деньги с карты, чтобы служба безопасности вашего банка всё видела и не требовала документы по каждой покупке.
  4. Собирайте чеки, если вы на ОСНО или УСН « Доходы минус расходы». На других налоговых системах подтверждать расходы нужно только при расчётах наличными.

Полезная рассылка для бизнеса

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Сила эмоционального интеллекта».


Принято считать, что ИП может расходовать полученные им деньги так, как захочет, а организация в движении налички ограничена. Но существует Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У, которое на самом деле распространяется и на предпринимателей тоже. Давно в него заглядывали? Вот и давайте посмотрим — на что действительно можно тратить деньги, не относя их в банк, а что категорически под запретом.

Выручка в кассу может поступать: за продажу товаров, оказание услуг или выполнение работ. Хотя сейчас многие покупатели рассчитываются картами, но наличные тоже в ходу, даже контрагенты — те же организации — отправляют своих подотчетных лиц оплачивать покупки наличными, а предприниматели предпочитают наличку безналу.

На что же можно потратить выручку прямо из кассы:

  • Зарплата и выплаты социального характера — материальная помощь, например. Учитывая, что в небольших торговых точках (ларьки, палатки, павильоны) иногда выдают оплату продавцу сразу за день (и даже в проценте от выручки), то это удобно.
  • Оплата поставщикам, исполнителям за товары, работы, услуги . Причем как напрямую из кассы, так и через подотчетников. Во втором случае деньги сначала надо выдать сотруднику, а потом получить от него авансовый отчет и подтверждающие оплату документы.
  • Возвраты . Тут в Указании есть небольшая «засада». Вернуть наличными можно только деньги за покупку, которые также были получены налом, а вот если оплата была картой, то и возвращать сумму покупки нужно на нее. Это буквально следует из текста Указаний:

«возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги. »

При этом покупатель может не иметь уже карты, закрыть ее, потерять, да и просто отказаться предъявлять и потребовать возврата наличными. И закон (да и суд в случае чего) будет на его стороне.

Тут можно понять обе стороны — покупателю надо вернуть средства так, как ему удобнее и быстрее (а получить деньги здесь и сейчас проще, чем ждать перевода в банк). А продавцу нужно соблюсти указания ЦБ и не получить обвинения в обналичке.

  • Выплаты страховых возмещений по договорам страхования физлиц. Это относится к больше к страховым компаниям, тут не будем останавливаться. Да, кстати, и тут есть уточнение про изначальное внесение страховой премии наличными.
  • Выдача наличных при проведении операций банковским платежным агентом (субагентом).
  • И, наконец, самое долгожданное — выдача наличных денег на личные нужды предпринимателя . Т.е. ИП и правда может брать деньги из кассы и использовать их на себя без ограничений.

Никаких ограничений в суммах по этим пунктам нет, причем неважно, кто участвует а расчетах — ИП, организации или физлица.

Далее в списке еще фигурируют займы. С ними давайте разберемся поподробнее.

Как выдать или вернуть заем в кассу

Для некоторых организаций действуют особые правила (оно и понятно — основа их деятельно предоставление денег в долг).

  • Из наличной выручки можно выдавать займы, возвращать привлеченные займы, выплачивать проценты, неустойки, штрафы и пени, но не более 50 000 рублей по одному договору. Есть и другое ограничение — размер таких выплат не должен превышать 1 млн. рублей в день в расчете на МФО вцелом или ее обособленное подразделение (ломбард и его ОП);
  • Кредитные потребительские кооперативы (в т. ч. сельскохозяйственные) — могут выдавать займы, возвращать ранее привлеченные займы, средства по договорам передачи личных сбережений, плату за использование денежных средств по договорам передачи личных сбережений, выплачивать проценты, неустойки, штрафы и пени в сумме не более 100 000 рублей по каждому договору. Ограничение таких выплат в день — 2 млн. рублей (на организацию или обособленное подразделение).

Что касается обычных организаций, которые не относятся к кредитным кооперативам, ломбардам или МФО, то они также могут выдавать и получать займы из кассы, но при соблюдении нескольких правил:

  • Выдать заем из выручки нельзя . Сначала ее нужно внести на расчетный счет, затем или перечислить на счет заемщика или снять наличные, внести в кассу и только потом выдать. Причем, если заемщик ИП или ООО, то действует ограничение — не более 100 000 наличными по одному договору. Если заемщик — физлицо, то ограничение не действует.
  • Получить заем наличными можно . Но и тут важно — кто будет давать вам деньги в долг. Если это организация или предприниматель, то снова нужно ограничить сумму — до 100 000 наличными по одному договору. Если физлицо (например, директор или учредитель), то ограничение не действует.

Эти правила распространяются на все платежи по договорам — не только на основную сумму долга, но и на проценты, пени или неустойки.

Пример: Учредитель выдал организации займ на сумму 500 000 рублей, перечислив ее на расчетный счет со своего счета в банке. В ежемесячный платеж по займу входят — 50 000 рублей — сумма основного долга и 2 000 рублей — проценты. Первые 52 000 рублей организация выплатила учредителю из кассы, предварительно сняв деньги с расчетного счета компании. Следующий платеж из кассы составил — 48 000 рублей (52 000 + 48 000 = 100 000) в счет основного долга. Оставшуюся сумму — 4 000 рублей организация перевела на счет учредителя и в дальнейшем она может возвращать займ и проценты по нему только безналично.

Казалось бы — зачем? Мы же не применяем ее, когда выдаем подотчетные средства или зарплату, зачем тогда ее использовать для займов.

Но дело в том, что играет роль цель получения или возврата заемных средств.

  • Если заем получен для целей, не связанных с покупкой товаров, работ, услуг, то пробивать чеки не нужно.

Пример: сотруднику ООО директор решил предоставить займ для ремонта дома. С расчетного счета была снята и выдана сотруднику сумма 200 000 рублей. В течение года сотрудник возвращал заем равными частями с процентами в кассу организации. Чеки онлайн-кассы не пробивались.

При этом, если сотрудник получил бы займ на покупку, например, машины, то считалось бы, что цель займа — покупка товара. Налоговики настаивают, что в этом случае пробивать чеки надо. Поэтому, заключая договор займа, указывайте в нем цели или так и пишите «выдается на цели не связанные с оплатой товаров, работ и услуг» .

  • Если займ предоставляется покупателю-физику при покупке (например, отсрочка платежа, рассрочка), то продавец обязан применить онлайн-кассу.
  • Если покупатель юридическое лицо или предприниматель и ему предоставляется такая рассрочка, то чек не понадобится. А вот погашение займа наличными или картой уже потребует применения кассы .

В письме ФНС от 19.10.2018 № ЕД-4-20/20518@ налоговики объяснили, что в случае, когда покупатель (заказчик) рассчитывается за товары (работы., услуги) не сразу, а по частям или оплачивает покупку не в момент ее получения, а позднее, то это тоже считается займом.

Пример: организация купила у предпринимателя грузовой автомобиль, стоимость машины — 600 000 рублей выплачивается частями, в течение полугода. Выплаты компания производит через подотчетное лицо, которое рассчитывается наличными. Предприниматель в течение 6 месяцев принимал платежи, каждый раз пробивая чек. И. нарушил закон. Заметили? ИП имел право принимать наличными сумму, не более 100 тысяч рублей (помните, про ограничения расчетов между юрлицами и ИП).

На что нельзя тратить наличные из выручки:

  • Дивиденды учредителям. Это не зарплата и тем более не соцвыплаты.
  • Оплата аренды недвижимости.
  • Покупка ценных бумаг.

Еще хочется напомнить о контроле за наличными расчетами. В 2021 году действуют новые правила. По наличным операциям в сумме свыше 600 00 рублей банк вправе потребовать подтверждающие документы, а также он сообщит о них в Росфинмониторинг. Причем под надзор попадают вообще все операции независимо от того с чем они связаны — с основной деятельностью или отклоняются от привычного курса.

Банк также вправе требовать у вас отчетность, сведения об уплате налогов (если вы их совершаете с другого счета) и другие документы.

Проще всего, если документы и отчетность у вас электронные. Т. к. в этом случае достаточно их скачать и переслать в банк.

Астрал Отчет 5.0 — сдавайте электронную отчетность с космической скоростью через удобный веб-сервис.Отчеты во все контролирующие органы, проверка перед отправкой, контроль за поступлением и ответом на требования.

Не забудьте, что вам потребуется оформить электронную подпись. Астрал-ЭТ — это быстрое получение ЭЦП (весь процесс оформления займет не больше одного рабочего) и широкая линейка тарифных планов для ИП и организаций.

А с контрагентами электронный документооборот поможет организовать Астрал.ЭДО — быстрый старт в работе и возможность отслеживать обмен документами сразу по всем организациям, если у вас группа компаний.


  1. Общая информация о подотчетных денежных средствах
  2. Как закрыть подотчетные денежные средства?
  3. Четыре возможных варианта, которыми можно закрыть подотчетную сумму:
  4. Вариант 1. Использование товарных чеков, кассовых чеков и чеков онлайн кассы
  5. Вариант 2. Оформить договор процентного займа
  6. Вариант 3. Покупка оборудования у руководителя
  7. Вариант 4. Заключить договор аренды имущества директора

Общая информация о подотчетных денежных средствах

Подотчетные денежные средства — это денежные средства, которые выдаются сотруднику предприятия и могут быть направлены на любые нужды и цели компании. Используются, например, для покупки каких-либо товаров, материалов, оплаты поставщикам, на командировочные расходы и т.д. За денежные средства, выданные под отчет, работник должен отчитаться в бухгалтерию организации.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике, либо в ином локальном нормативном акте (например, приказом руководителя).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные денежные средства работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме. В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму, то у него останется задолженность перед организацией.

В случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ.

Как закрыть подотчетные денежные средства?

Рассмотрим классический случай. Денежные средства сняты с расчетного счета организации под отчет директора.

Снять денежные средства по отчет — это один из самых легких и достаточно древних способов обналичить денежные средства. Но это опасно. При выездной налоговой проверке данные суммы могут обложить налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами. По этому обязательными условиями пользования подотчетными денежными средствами являются:

  • возврат непотраченных денежных средств в кассу организации и банк;
  • обязательное документальное подтверждение понесенных расходов — в виде универсального передаточного документа (УПД), товарной накладной, товарного чека и чека онлайн кассы.

Четыре возможных варианта, которыми можно закрыть подотчетную сумму:

Вариант 1. Использование товарных чеков, кассовых чеков и чеков онлайн кассы

До сих пор есть много действующих индивидуальных предпринимателей на патентной системе налогообложения, у которых вы можете попросить товарный чек или даже кассовый чек если применяется онлайн-касса. На налогах предпринимателей на патенте это никак не отразится. Ограничение для таких предпринимателей в годовой выручке составляет 60 000 000 руб.

Многие бизнесмены проявляют смекалку, ведь онлайн кассы используются как на упрощенной системе налогообложения, так и на общей. Рекомендую ознакомиться с статьями — о чеках онлайн кассы ч.1 и о чеках онлайн кассы ч.2

Из лайфхаках используемых сегодня отмечу, что предприниматели, применяющие ПСН, УСН, ЕСХН и ЕНВД, и при этом не осуществляющие торговлю подакцизными товарами, могут не указывать на кассовом чеке и бланке строгой отчетности наименования товара (работы, услуги) и их количество до 1 февраля 2021 года (Письмо МинФина 03-01-15/37032 от 14.07.17г.).

Вариант 2. Оформить договор процентного займа

Можно, например, оформить договор займа. Такой вариант подходит только для организаций. Данная операция позволит закрыть долг по подотчетным суммам руководителя компании. Обязательно должен быть выдан процентный заем (в договоре указывается процентная ставка). Директор должен иногда возвращать этот заем в организацию и уплачивать начисленные проценты.

При беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах. А это облагается НДФЛ по повышенной ставке — 35%. Чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. При этом у предприятия возникнет налогооблагаемый доход.

Вариант 3. Покупка оборудования у руководителя

Организация может купить у директора какое-то оборудование, которое по факту используется и уже сейчас есть в Вашем бизнесе. Например, это может быть мебель, компьютеры или орг.техника — не числящиеся на балансе организации. Иными словами Вы у физического лица покупаете какое-нибудь оборудование, которое по факту есть. Цена соответственно должна быть рыночной, чтобы избежать дополнительного внимания со стороны налогового органа за этой сделкой. Ведь данную операцию могут классифицировать, как сделку между взаимозависимыми лицами.

Вариант 4. Заключить договор аренды имущества директора

Можно оформить договор аренды имущества, чтобы потом «на бумаге» или фактически погасить с помощью этих денег «бесконечный» подотчет. Арендная плата будет облагаться 13% НДФЛ. Эти платежи пойдут в расходы предприятия. При этом данная сумма не будет облагаться страховыми взносами.

Что такое «бесконечный» подотчет? Эту операцию проводят многие бухгалтеры. И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании. На следующий день, например, в его начале оформленная под отчет сумма «возвращается» из-под отчета, а в конце рабочего дня происходит снова списание некоторой суммы. И так каждый день. Это и называется бесконечным подотчетом.

Вместо аренды можно оформить выплату компенсации директору за использованный им в интересах предприятия свой автомобиль. Для этого потребуется соглашение о выплате компенсации и соответствующий приказ.

Тогда выплачиваемая компенсация в пределах норм не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Величина необлагаемого лимита компенсации не значительна. Например, при использовании легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см включительно в месяц положена компенсация в размере 1200 рублей (Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.02г.).

Читайте также: