Численность работников в среднем за период для усн

Опубликовано: 08.05.2024

Показатель средней численности требуется определять довольно часто. Например, чтобы подтвердить права на налоговые льготы или указывать в требуемых случаях в отчетности. Вспомним, как рассчитать этот показатель.

Средняя численность – это показатель, от которого зависит право фирмы на льготы. Вот некоторые из них:

возможность применять упрощенную систему налогообложения (пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ);
льготы по НДС (пп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ), по налогу на имущество (ст. 381 НК РФ), по налогу на землю (п. 5 ст. 395 НК РФ);
льготы для малых предприятий (Закон от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ).

Кроме этого, среднюю численность работников надо рассчитывать в следующих случаях:

чтобы знать, надо ли вам сдавать отчетность во внебюджетные фонды в электронном виде. Дело в том, что среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты, равна средней численности работников организации (ч. 1 ст. 10, ч. 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ, п. 77 Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428);
чтобы определить, не утратила ли организация право на применение УСН или ЕНВД (п. 4 ст. 346.13, п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ);
чтобы рассчитать сумму ЕНВД, если физическим показателем по конкретному виду деятельности является количество работников (ст. 346.27 НК РФ).

Правила расчета средней численности работников содержит приказ Росстата от 28 октября 2013 года № 428 «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения: . № П-4 “Сведения о численности, заработной плате и движении работников”. ». Этот отчет должны сдавать все коммерческие организации (кроме малых), средняя численность работников которых не превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и гражданско-правовым договорам) по итогам деятельности за предшествующий год.

Средняя численность включает:

среднесписочную численность работников;
среднюю численность внешних совместителей;
среднюю численность работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам.

Среднесписочную численность работников надо рассчитывать в следующих случаях:

чтобы не позднее 20 января текущего года подать в ИФНС по месту нахождения организации сведения о среднесписочной численности за прошедший год.

Делать это надо ежегодно, даже если у организации нет наемных работников (п. 3 ст. 80 НК РФ). Если вы подадите сведения о среднесписочной численности с опозданием, ИФНС может наложить одновременно два штрафа (п. 1 ст. 126 НК РФ, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, письмо Минфина РФ от 7 июня 2011 г. № 03-02-07/1-179):

на организацию – в размере 200 руб.;
на руководителя – в размере от 300 руб. до 500 руб.;
чтобы знать, надо ли вам сдавать налоговую отчетность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ);
чтобы заполнить поле «Среднесписочная численность» в расчете по форме РСВ-1 ПФР (п. 5.11 Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР);
чтобы заполнить поле «Численность работников» в расчете по форме 4 – ФСС (п. 5.14 Порядка заполнения формы 4 – ФСС);
чтобы рассчитать сумму налога на прибыль (авансового платежа), уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, если организация использует для расчета показатель среднесписочной численности (п. 2 ст. 288 НК РФ).

Списочная численность

Чтобы подсчитать среднесписочную численность, необходимо сначала определить списочную численность работников за каждый календарный день отчетного периода (например, месяца – с 1-го по 30-е или 31-е число, а для февраля – по 28-е или 29-е число). В списочной численности учитывают:

работников, оформленных по трудовому договору, которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и больше;
собственников фирмы, работающих и получающих в ней зарплату.

Причем учитывают как фактически работающих, так и отсутствующих на работе по каким-то причинам:

пришедших на работу, в том числе и тех, кто не работал из-за простоя;
находящихся в командировках, если за ними фирма сохраняет заработную плату, а также тех, кто находится в краткосрочных заграничных командировках;
не явившихся на работу по болезни (в течение всего больничного и до выбытия по инвалидности);
не явившихся на работу из-за выполнения государственных и общественных обязанностей (например, участвовал в качестве присяжного заседателя в суде);
принятых на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятых на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. В списочной численности эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу. К этой группе не относятся работники, которым в соответствии с законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени: в возрасте до 18 лет; занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; женщины, работающие в сельской местности; работники – инвалиды I и II групп;
принятых на работу с испытательным сроком;
надомников (они учитываются за каждый календарный день как целые единицы);
сотрудников, имеющих специальные звания;
направленных с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
временно направленных на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
студентов и учащихся образовательных учреждений, работающих в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
обучающихся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящихся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
обучающихся в образовательных учреждениях и находившихся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работников, поступающих в образовательные учреждения, находившихся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством;
находившихся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;
имевших выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
получивших день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
находившихся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
принятых для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
находившихся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;
находившихся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;
принимавших участие в забастовках;
работавших вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и гражданско-правовые договоры;
иностранных граждан, работавших в организациях, расположенных на территории России;
совершивших прогулы;
находившихся под следствием до решения суда.

Кого не включают в списочную численность

Не включают в списочную численность работников:

принятых по совместительству из других фирм (их учет ведут отдельно);
выполняющих работу по гражданско-правовым договорам (подряда, об оказании услуг и др.);
привлеченных для работы по специальным договорам с государственными структурами на предоставление рабочей силы (военнослужащие или отбывающие наказание в виде лишения свободы). Причем их учитывают в среднесписочной численности;
написавших заявление об увольнении и не вышедших на работу до того, как истек срок предупреждения об увольнении (их исключают из состава работников с первого дня невыхода на работу);
собственников фирмы, не получающих на ней зарплату;
переведенных на работу в другую фирму, если за ними не сохраняется заработная плата по прежнему месту работы, а также направленных на работу за границу;
направленных на обучение с отрывом от работы и получающих за счет направившей их фирмы стипендию;
с которыми заключен ученический договор на подготовку и дополнительное профессиональное образование (ст. 197 ТК РФ) и которые за время обучения получают стипендию;
адвокатов;
членов кооператива, не заключивших трудовых договоров с фирмой;
военнослужащих при исполнении ими обязанностей военной службы.

Численность работников по списочному составу приводят не только на определенную дату (например, на первый или последний день месяца), но и за отчетный период (например, за месяц, квартал).

Списочный состав уточняют по табелю учета рабочего времени, в котором фиксируют явку или неявку сотрудника на работу, а также на основе приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении работника.

Как рассчитывают среднесписочную численность

Среднесписочную численность за месяц рассчитывают так: суммируют списочную численность за каждый календарный день месяца (по табелю учета рабочего времени) и делят на число календарных дней месяца. При этом за выходной или праздничный день списочная численность равна той, что была в предшествующий рабочий день.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность за квартал, нужно сложить среднесписочную численность работников за все месяцы квартала и разделить на 3.

Если некоторые работники фирмы работают неполный рабочий день, среднесписочную численность рассчитывают по-другому. В этом случае число работающих неполный рабочий день учитывают пропорционально отработанному времени.

Имейте в виду: не всех работников списочной численности включают в среднесписочную численность. Например:

женщин, которые находятся в отпуске по беременности и родам;
тех, кто находится в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
тех, кто находится в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из роддома;
работников, которые обучаются в образовательных учреждениях и находятся в дополнительном отпуске за свой счет;
работников, которые поступают в образовательные учреждения и на время сдачи вступительных экзаменов находятся в отпуске за свой счет.

Однако работников, привлеченных для работы по специальным договорам с государственными структурами на предоставление рабочей силы (военнослужащих или отбывающих наказание в виде лишения свободы), которых не включают в списочную численность, в среднесписочной нужно учитывать как целые единицы по тем дням, когда они были на работе.

Среднюю численность внешних совместителей (то есть работающих на разных предприятиях) рассчитывают так же, как среднюю численность работников, отработавших неполное рабочее время.

Работников, оформленных по гражданско-правовым договорам (подряда, на оказание услуг, авторским), учитывают за каждый календарный день как целые единицы в течение всего срока договора. Причем время выплаты вознаграждения в расчет не принимается.

При расчете средней численности работников за выходной или праздничный день берут показатель численности за предшествующий рабочий день.

Так же поступают с индивидуальными предпринимателями, которые заключали с фирмой гражданско-правовые договоры и получили вознаграждение по ним, а также с работниками, которые не были включены в списочный состав и с которыми не были заключены такие договоры.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

«Клерк» Рубрика УСН

Приказом Росстата от 12.11.2008 № 278 «Об утверждении Указаний по заполнению форм статистического наблюдения: № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5(М) «Основные сведения о деятельности организации» (далее – Приказ № 278) утверждена форма федерального статистического наблюдения «Сведения о численности, заработной плате и движении работников».

Указания, содержащиеся в данном документе, введены в действие с отчета за январь 2009 года. Со вступлением в силу Приказа № 278 отменено Постановление Росстата от 20.11.2006 № 69 (далее – Постановление № 69).

Форма федерального статистического наблюдения П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» должна представляться юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, их обособленными подразделениями.

Однако Приказ № 278 интересен не только в связи с заполнением названной статистической формы: в нем прописан порядок определения средней численности. Отметим, что этот порядок распространяется на все организации, включая малые предприятия, а в отдельных случаях – и на индивидуальных предпринимателей. От показателя средней численности зависит, следует ли представлять отчетность в электронном виде; кроме того, рассчитывать его необходимо для подтверждения прав на получение льгот, предусмотренных Налоговым кодексом, а также для определения некоторых физических показателей.

Когда «упрощенцам» нужно определить среднюю численность работников?

Согласно пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ не вправе применять УСНО организации и индивидуальные предприниматели, средняя численность работников которых за налоговый (отчетный) период, определяемая в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики, превышает 100 человек. Кроме этого, на организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, среднесписочная численность инвалидов среди работников составляет не менее 50%, а их доля в фонде оплаты труда – не менее 25%, не распространяется ограничение, установленное в пп. 14 п. 3 ст. 346.12 НК РФ. В соответствии с данным подпунктом не вправе применять «упрощенку» организации, в которых доля непосредственного участия других организаций составляет более 25%.

1 января 2009 года вступили в силу изменения в гл. 26.2 НК РФ, внесенные Федеральным законом № 155‑ФЗ[1]. В новой редакции ст. 346.25.1 НК РФ дополнена п. 2.1, согласно которому при применении УСНО на основе патента индивидуальный предприниматель вправе привлекать наемных работников, в том числе по договорам гражданско-правового характера. При этом среднесписочная численность таких работников тоже определяется в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики.

Если один или несколько из видов деятельности «упрощенца» подлежат обязательному переводу на ЕНВД, то согласно требованиям ст. 346.27 НК РФ также необходимо произвести расчет среднесписочной численности, но уже в целях исчисления ЕНВД. Статья 346.26 НК РФ в соответствии с пп. «б» п. 16 ст. 1 Федерального закона № 155‑ФЗ дополнена п. 2.2, согласно которому на уплату ЕНВД не переводятся организации и индивидуальные предприниматели, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год, определяемая в порядке, устанавливаемом уполномоченным в области статистики федеральным органом исполнительной власти, превышает 100 человек. Таким образом, для определения возможности применения ЕНВД для отдельных видов деятельности в 2009 году учитывается среднесписочная численность работников по всем видам деятельности за 2008 год. Соответствующие разъяснения Минфина представлены в Письме от 07.10.2008 № 03‑11‑05/241.

В Письме от 06.03.2009 № 03‑11‑09/88 чиновниками финансового ведомства был рассмотрен вопрос, интересующий организации и предпринимателей, которые совмещают «упрощенку» и ЕНВД. Индивидуальный предприниматель оказывает услуги по аренде вычислительных машин и оборудования и применяет ЕНВД с физическим показателем «количество работников, включая индивидуального предпринимателя». Наряду с этим он осуществляет иную деятельность, применяя УСНО. Часть работников (бухгалтер, менеджер) занята в двух видах деятельности. В каком порядке определять физический показатель в отношении данных работников?

В ответе финансисты уточнили, что ст. 346.27 НК РФ в целях применения гл. 26.3 определено: под количеством работников понимается среднесписочная (средняя) за каждый календарный месяц налогового периода численность работающих с учетом всех работников, в том числе работающих по совместительству, договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера. При этом среднесписочная численность работников за каждый календарный месяц налогового периода рассчитывается в соответствии с Приказом № 278.

Порядок распределения численности работников административно-управленческого и общехозяйственного персонала при осуществлении нескольких видов предпринимательской деятельности, по одному из которых уплачивается единый налог на вмененный доход и в качестве физического показателя используется количество работников, Налоговым кодексом не определен.

В этой связи при оказании населению бытовых услуг, облагаемых ЕНВД, и при осуществлении иной предпринимательской деятельности, которая облагается налогами в рамках УСНО, для расчета суммы единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности следует учитывать общее количество работников, занятых оказанием данных услуг, включая численность работников административно-управленческого и общехозяйственного персонала (в частности, директор, бухгалтер, менеджер). При этом расходы на оплату труда административно-управленческого персонала для целей исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения, определяются пропорционально долям доходов в общем объеме доходов, получаемых от ведения всех видов предпринимательской деятельности (п. 8 ст. 346.18 НК РФ).

Также «упрощенцам» будут интересны разъяснения контролирующих органов по поводу подсчета среднесписочной численности, представленные в письмах Минфина РФ от 29.10.2008 № 03‑11‑04/3/485, от 27.10.2008 № 03‑11‑04/3/488, от 22.10.2008 № 03‑11‑04/3470, от 07.10.2008 № 03‑11‑04/3/455: в общей численности учитываются сотрудники, занятые как в деятельности, облагаемой ЕНВД, так и в деятельности, налоги по которой уплачиваются в соответствии с иными режимами.

Уточним другие случаи, при которых «упрощенцы» могут столкнуться с необходимостью рассчитать показатели среднесписочной численности:

1. Представление отчетности:

– представление сведений в налоговые органы: Федеральным законом от 30.12.2006 № 268‑ФЗ установлено правило, в соответствии с которым сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются налогоплательщиком в налоговый орган не позднее 20 января текущего года (ст. 80 НК РФ);

– обязанность представления налоговых деклараций и расчетов авансовых платежей в электронном виде: п. 3 ст. 80 НК РФ такая обязанность установлена для налогоплательщиков, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превысила 100 человек, а также для вновь созданных (реорганизованных) организаций, численность работников которых превышает указанный предел;

– заполнение отчета для ФСС: в расчетной ведомости по средствам ФСС по форме 4‑ФСС РФ (согласно Постановлению ФСС РФ от 22.12.2004 № 111) в таблице 1 раздела I и в таблице 4 раздела II расчетной ведомости указывается среднесписочная численность работников, в том числе женщин. При заполнении отчета по страховым взносам, добровольно уплачиваемым в ФСС (форма 4а-ФСС РФ), в таблице 1 раздела I отчета указывается среднесписочная численность работающих с начала года (Постановление ФСС РФ от 25.04.2003 № 46).

2. Применение показателя среднесписочной численности в целях подтверждения права не уплачивать земельный налог в отношении участков, используемых для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг), для организаций, использующих труд инвалидов (п. 5 ст. 395 НК РФ).

Теперь обратимся к изменениям, которые претерпел порядок расчета средней численности в соответствии с Приказом № 278.

Как и прежде, показатель средней численности работников организации включает в себя:

– среднесписочную численность работников;

– среднюю численность внешних совместителей;

– среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например на последнее число отчетного периода (п. 82 Приказа № 278). По сравнению с ранее действовавшими правилами (п. 88 Постановления № 69) перечень работников, включаемых в расчет, дополнен пп. «ц» – работавшие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.

В пункте 83 Приказа № 278 перечислены категории работников, не включаемые в списочную численность. Теперь отдельно в этом перечне указаны члены кооператива, не заключившие трудовые договоры с организацией (пп. «з»).

В пункте, посвященном порядку учета лиц, работавших неполное рабочее время в силу трудового договора или переведенных с их письменного согласия на работу на неполное рабочее время, уточнено: работники, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы (п. 84.3 Приказа № 278).

В пункте 85 Приказа № 278 прописан новый порядок определения средней численности внешних совместителей. По организациям, не являющимся субъектами малого предпринимательства, средняя численность работников которых не превышает 15 человек (включая работающих по договорам гражданско-правового характера и совместительству), средняя численность внешних совместителей за период с начала года определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев.

Напомним, что прежний порядок (п. 91 Постановления № 69) был иным. По организациям, не являющимся субъектами малого предпринимательства, средняя численность работников которых не превышает 15 человек (включая работающих по договорам гражданско-правового характера и совместительству), средняя численность внешних совместителей за период с начала года определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев, т. е. на 3, 6, 9, 12.

Аналогичны изменения порядка расчета средней численности работающих по гражданско-правовым договорам. Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного года (п. 86 Приказа № 278). Прежний порядок предполагал следующее: средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев, т. е. на 3, 6, 9, 12 (п. 92 Постановления № 69).

Абзац 4 п. 86 Приказа № 278 содержит новое правило, согласно которому в случае заключения договора гражданско-правового характера между организацией и учебным заведением о прохождении учащимися общеобразовательных учреждений производственной практики в организации в отчет организации включаются данные о численности и заработной плате учащихся независимо от того, как начислялась заработная плата – непосредственно учащимся или перечислялась учебному заведению.

Кроме того, в абз. 5 п. 86 Приказа № 278 уточнено, что в среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, не включаются лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

В остальном порядок определения средней численности работников, предусмотренный Приказом № 278, аналогичен порядку, прописанному в Постановлении № 69.

Более подробно осветим те моменты, на которые следует обратить особое внимание на практике.

Пунктом 81 Приказа № 278 установлено, что среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1‑го по 30‑е или 31‑е число (для февраля – по 28‑е или 29‑е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных либо праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Следует особо обратить внимание, что некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность (п. 84.1 Приказа № 278):

– женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам, лица, находившиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

– работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Пример 1.

Имеются данные о списочной численности работников организации за месяц.

в среднесписочную численность

(основание – п. 84.1 Приказа № 278)

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Дружелюбный, простой и функциональный онлайн-сервис для малого предприятия. Понятно директору, удобно бухгалтеру!

Значения среднесписочной численности необходимы в расчетах налогов. От нее зависит, каким способом компания представит отчетность в налоговую. Например, если вы индивидуальный предприниматель или организация, в которой средняя численность сотрудников больше 130 человек, вы не можете применять «упрощенку». Если у вас среднесписочная численность больше 25 человек, то вы не можете сдавать на бумаге 4-ФСС. А если получателей дохода больше 10 человек — то РСВ надо сдавать в электронной форме.

Как мы видим из этих примеров, бухгалтеры сталкиваются с терминами «среднесписочная численность», «средняя численность», «количество застрахованных лиц» в отчетах по сотрудникам. Давайте разберемся с основными понятиями, затем рассмотрим особенности указания численности в различных отчетах.

Среднесписочная и средняя численность — в чем разница

Итак, среднесписочную численность (ССЧ) и среднюю численность (СЧ) можно рассчитать по правилам, отраженным в Указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 27 ноября 2019 г. № 711.

Средняя численность — более широкое понятие. Она включает в себя:

среднесписочную численность работников по трудовым договорам;
среднюю численность тех, кто работает по внешнему совместительству;
среднюю численность людей, работавших по договорам ГПХ.

Чтобы посчитать среднюю численность за год или квартал, нужно знать этот показатель за каждый месяц периода. Так, средняя численность за первый квартал 2021 года будет равна сумме средней численности в январе, феврале и марте, деленной на три.

Средняя численность за месяц равна сумме среднесписочной численности работников за месяц, средней численности внешних совместителей и работников по ГПД.

СЧ работников по договорам ГПХ за месяц (включая граждан иных государств) исчисляется по методу определения ССЧ работников на трудовых договорах. Работники с договорами ГПХ учитываются как целые единицы за каждый календарный день, пока действует договор, вне зависимости от сроков выплаты им зарплаты (вознаграждения). Для выходного или праздничного (нерабочего) дня принимается численность работников за последний предшествующий ему рабочий день.

Для внешних совместителей формула другая: СЧ внешних совместителей = кол-во отработанных за месяц часов / кол-во рабочих часов в месяце.

Пример расчета СЧ за месяц
В апреле 2021 года:

среднесписочная численность работников по ТД — 22 человека;

средняя численность внешних совместителей — 1,3 человека;

средняя численность работников по ГПД — 4 человека.

СЧ в апреле — 27,8 человек (22 чел. + 1,8 чел. + 4 чел.). По правилам округляем — 28 человек.

Среднесписочная численность включает только сотрудников, которые работают по трудовым договорам, внешние совместители и работники на ГПД сюда не входят. Именно показатель ССЧ используется чаще. Большое количество вопросов вызывает его расчет за конкретный период времени.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность за несколько месяцев, сначала считается среднее арифметическое от суммы ежемесячных ССЧ. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за конкретный месяц, нужно:

Шаг 1. Посчитать за все календарные дни месяца в отдельности количество работников на «полном рабочем дне».

В это количество не входят лица, не подлежащие включению в среднесписочную численность (п. 78 Указаний), и внешние совместители. Также д ля расчета ССЧ не считаются работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, и работники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы в связи с обучением в образовательных учреждениях или поступлением в них, в тех случаях, когда такой отпуск предоставлен в соответствии с законом (п. 79.1 Указаний).

Зато здесь учитываются как фактически находящиеся на работе сотрудники, так и отсутствующие на работе по различным причинам (отпускники, командированные, находящиеся на больничном).

В выходные и праздничные дни численность работников такая же, как и в последний рабочий день до этого. Но если работник уволился в пятницу, включать его в списочную численность на субботу и воскресенье не нужно. Если предприятие не проработало полный месяц, за который рассчитывается ССЧ, то суммируется количество работников только за рабочие дни, и эта сумма делится на общее количество дней в этом месяце.Шаг 2. Сложить результат за каждый отдельный день месяца и поделить на количество дней в месяце.

Шаг 3. Добавить среднюю численность работников, работающих согласно договору по неполному графику. Расчет выполняется так:

Сначала определите сумму отработанных дней по каждому работнику отдельно: Сумма = Кол-во отработанных человеко-часов в месяце / Длительность рабочего дня. При этом за дни отпуска, болезни, неявок,приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включены часы по предыдущему рабочему дню.

Затем определите среднюю численность неполностью занятых работников за отчетный месяц: ССЧнеполн = Кол-во отработанных человеко-дней / Кол-во рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Полученный результат участвует в расчете ССЧ за месяц: суммируется со средней численностью работающих полный рабочий день, затем округляется до целого числа.

Шаг 4. Полученный результат округлить до целых.

Пример расчета ССЧ за месяц
На 1 апреля 2021 года в организации числится 12 работников. Из них 10 с полным рабочим днем, один внешний совместитель, и один сотрудник с неполным рабочим временем (отработано 110 часов). С 19 апреля одна сотрудница ушла в декрет, а 24 апреля на ее место приняли другого человека.
Всего в апреле 2021 года — 175 рабочих часов.
Считаем списочную численность работников с полным рабочим днем:

с 1 по 18 апреля и с 24 по 30 апреля (25 дней) — 10 человек;

с 19 по 23 апреля (5 дней) — 9 человек.

ССЧ полностью занятых работников в апреле — 9,83 человек = (10 чел. × 25 дн. + 5 дн. × 9 чел.) / 30 дн.
Внешние совместители в расчете не участвуют.
СЧ работников с неполным рабочим днем — 0,57 чел. = (100 ч. / 175 ч.)
ССЧ всех работников в апреле с учетом округления — 10 чел. = (9,83 чел. + 0,57 чел.)

Где и какой показатель использовать

Мы перечислили случаи, когда бухгалтеры встречаются со средней и среднесписочной численностью. Расскажем, где и какой показатель использовать.

Ограничение по численности сотрудников на спецрежимах — СЧ

Для перехода на спецрежим или его применения нужно выполнить ограничения по численности сотрудников. Так, перейти на УСН можно, если средняя численность за год не превысила 100 человек, а применять этот режим — если средняя численность не превышает 130 человек. Для предпринимателей на патенте тоже есть ограничение — средняя численность не должна быть больше 15 человек.

Получается, что для сохранения права на применение спецрежима надо следить не только за числом сотрудников на трудовых договорах, но и за внешними совместителями, и за работниками на гражданско-правовых договорах.

Применение льгот — СЧ или ССЧ

Тут нужный показатель зависит от конкретной льготы. Например, среднюю численность должны контролировать организации, которые ведут деятельность в сфере IT и хотят применять пониженные тарифы по страховым взносам — она ограничена 7 человек за 9 месяцев прошлого года. А вот вновь созданные организации, чтобы получить ту же льготу, должны проследить, чтобы среднесписочная численность не превышала 7 человек.

Организации инвалидов, чтобы получить льготы по налогу на имущество или освобождение от НДС, смотрят среднесписочную численность инвалидов среди работников — она должна быть не менее 50 %.

Способ сдачи деклараций и расчётов — ССЧ

Среднесписочную численность надо знать, чтобы понять, в какой форме сдавать отчетность. Налоговые декларации плательщики обязаны сдавать в электронном виде, если ССЧ за предыдущий год у них превысила 100 человек. Помните, что декларации по НДС сдаются электронно всегда.

РСВ и 6-НДФЛ сдают электронно те, у кого число получателей дохода больше 10 человек. Обратите внимание, тут речь идет не о среднесписочной или средней численности, а просто о тех, кто получал доходы и является застрахованным лицом.

Форму 4-ФСС в электронной форме подают работодатели, у которых среднесписочная численность получателей выплат 25 человек или больше. Персонифицированную отчетность в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) в электронном виде сдают те, у кого среднесписочная численность 25 или больше.

Расчет по страховым взносам — количество застрахованных и ССЧ

В отчете РСВ на титульном листе есть два поля, касающиеся численности сотрудников:

Количество застрахованных лиц, на которых представлены сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и/или страховом стаже. Тут нужно указать общее количество застрахованных лиц в соответствии с количеством работников, указанных в разделе №6 (он заполняется на каждого).
Среднесписочная численность. Здесь указывается ССЧ работников компании или ИП за отчетный и расчетные периоды. Расчет производится по общим правилам, в соответствии с Указаниями. Отдельный отчет по ССЧ с 2021 года отменен.

4-ФСС — ССЧ и СЧ

В форме 4-ФСС на титульном листе в поле «Среднесписочная численность работников» указывается ССЧ, которую нужно рассчитывать согласно вышеупомянутым Указаниям. Этот показатель отражается за период с начала года. При этом поля «Численность работающих инвалидов» и «Численность работников, занятых на работах с вредными/опасными производственными факторами» заполняются исходя из списочной численности на отчетную дату.

Отчетность в Росстат — ССЧ

В отчетах по формам П-4, П-5 и некоторых других статистических отчетах показатели численности заполняются одинаково, в соответствии с данными Указаниями. Собственно, эти указания и предназначались изначально для заполнения этих форм.

Расчет СЧ или ССЧ — не единственное, что нужно для правильной отчетности. С онлайн-сервисом Контур.Бухгалтерия отчитаться будет намного проще. Ведите учет в Бухгалтерии, рассчитывайте зарплату, отправляйте отчетность и избавьтесь от рутины. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Вопрос: Организация с начала 2020 года применяет общую систему налогообложения. Она решила перейти со следующего года на УСН. В связи с этим организации нужно в период с 1 октября по 31 декабря текущего года подать в налоговую инспекцию уведомление о переходе на УСН. В нем в том числе следует указать сведения о средней численности работников. Как посчитать численность для УСН?

Ответ: Чтобы определить численность работников для целей перехода на УСН с 2021 года, нужно найти сумму средней численности работников за каждый месяц (с января по сентябрь текущего года) и поделить полученный результат на 9.

Обоснование: Организация вправе перейти на применение УСН с начала 2021 года при условии, что она представит в установленный срок (с 1 октября по 31 декабря 2020 года) соответствующее уведомление, которое содержит информацию о размере валовой выручки за первые 9 месяцев текущего года, а также о численности работников в среднем за этот период .

На заметку
Критерии для перехода на УСН с 01.01.2021 для организаций :
— средняя численность работников за первые 9 месяцев 2020 года — до 100 человек;
— валовая выручка нарастающим итогом за упомянутый период — до 1 538 843 руб.

Численность работников в среднем за 9 месяцев 2020 года рассчитывается в целом по организации (включая филиалы и иные обособленные подразделения) по формуле :

Как видим, чтобы применить указанную формулу, нужно знать среднюю численность работников за каждый месяц (с января по сентябрь 2020 года). Численность исчисляют на основании соответствующих указаний органа статистики. Она включает :

— списочную численность работников предприятия в среднем за месяц (среднемесячную численность);

— среднюю численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей (среднюю численность внешних совместителей);

— среднюю численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (ГПД).

Особенности порядка определения средней численности работников за месяц в разрезе ее составных частей представлены в таблице .

Составляющие средней численности	Порядок определения численности	Состав численности
Составляющие средней численности	Порядок определения численности	Кто учитывается	Кто не учитывается
Среднемесячная численность	Сумма численности работников списочного состава за каждый календарный день делится на количество календарных дней месяца	Работники, работающие по трудовому договору (контракту) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более	Работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев либо назначением их опекунами, по уходу за ребенком до 3 лет, в связи с усыновлением (удочерением) детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в возрасте от 3 до 16 лет и др.
Средняя численность внешних совместителей	Общее количество человеко-дней, отработанных в месяце, делится на число рабочих дней в месяце либо учитывается как 0,5 человека за каждый день (если рабочее время — 4 часа)	Лица, работающие по совместительству с местом основной работы у других нанимателей, пропорционально отработанному времени	Лица, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до 3 лет
Средняя численность лиц, выполнявших работу по ГПД	Сумма численности лиц, выполнявших работу по ГПД, за каждый календарный день делится на количество календарных дней месяца	Лица, выполнявшие работу по ГПД (в том числе по договорам, заключенным с организациями, если предмет договора — оказание услуги по предоставлению, найму работников), — как целые единицы за каждый календарный день в течение всего срока действия договора	Работники списочного состава, заключившие ГПД на выполнение работ в этой же организации; ИП; лица, заключившие ГПД на создание объектов интеллектуальной собственности

На заметку
Результаты, полученные при расчете численности работников, округляются по правилам арифметики до целого числа .

Отдельные отчетные формы для ООО и ИП, обязательные для представления в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды или статистическую службу, содержат показатель среднесписочной численности. Для разных целей используются разные виды определения численности персонала организации:

фактическая численность;
явочная численность;
штатная численность;
плановая численность;
нормативная численность;
среднесписочная численность.

В определении каждой из величин используются различные алгоритмы, подсчитываться могут как сотрудники, находящиеся в штате компании, так и все работники, вне зависимости от статуса трудоустройства (внутренние и внешние совместители, временные и сезонные рабочие, «договорники»).

Вопрос: Каковы особенности расчета среднесписочной численности работников для вновь созданных организаций?
Посмотреть ответ

Для чего нужен параметр среднесписочной численности

Такие понятия, как плановая или нормативная численность трудозанятых работников, в большей части применяются в экономике, как регулятор штатного состава предприятий и определятся как оптимальное количество работников, необходимое для высокопроизводительного труда на конкретном предприятии.

Вопрос: Каков штраф за непредставление (несвоевременное представление) сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий период?
Посмотреть ответ

Среднесписочная численность персонала (ССЧ) – показатель, который стоит особняком. Он применяется в особенных случаях:

от показателя зависит возможность ООО использовать льготные схемы налогообложения (УСН);
исходя из параметра ССЧ определяется необходимость в телекоммуникационных сетях при сдаче отчетности;
налоговые органы рассчитывают среднюю величину заработной платы в ООО по показателю ССЧ.

Отчет о ССЧ – обязательный документ, который предоставляют все организации и ИП, вне зависимости от организационно-правового статуса. Документ содержит сведения за истекший отчетный год.

Важно: для ООО или ИП, зарегистрированных в середине отчетного года, обязанность сдачи отчета о среднесписочной численности наступает через месяц после создания фирмы. По окончании календарного года такие субъекты сдают еще один отчет на общих основаниях.

Особенный порядок расчета ССЧ используется для ООО, зарегистрированных в ходе реорганизационных мероприятий организации-предшественника (ликвидация, перерегистрация). Такие вновь созданные компании должны рассчитывать среднесписочную численность с учетом сведений о работниках предыдущей организации.

Вопрос: Что указывать в сведениях о среднесписочной численности, если в организации работают только внешние совместители?
Посмотреть ответ

Алгоритм подсчета среднесписочной численности

Вычисление среднесписочной численности производится на основании первичных документов, отражающих ежедневное присутствие сотрудников на рабочих местах. В качестве таких первоисточников выступают:

табели учета рабочего времени Т-12 и Т-13;
кадровые приказы (о приеме на работу, увольнении);
приказы о командировках, отпусках всех видов.

Вопрос: Как при заполнении формы 4 — ФСС в части заработной платы и среднесписочной численности учитывать единственного работника — внешнего совместителя?
Посмотреть ответ

Для полноценного расчета ССЧ учитываются данные обо всех сотрудниках, находящихся в трудовых отношениях с работодателем. При этом неважно, какой вид договора используется для оформления – трудовое соглашение/контракт, договор на временную/сезонную работу. Если владельцы/учредители бизнеса фигурируют в ведомостях на получение зарплаты, то, вне зависимости от их трудоустройства, данные об этих лицах должны учитываться в расчетах.

Надо знать: в расчетах ССЧ учитываются все календарные дни месяца – включая выходные и праздники. Количество работающих человек считается по рабочему дню, предшествующему выходному.

Работники, принятые на условиях надомного труда, учитываются в списочном составе ООО, как полноценные единицы.

Категории сотрудников, не учитываемые в подсчете ССЧ

Каждый сотрудник ООО, явившийся на работу или отсутствующий по уважительной причине, подлежит включению в расчет среднесписочной численности. Не учитываются лишь работники, отнесенные к следующим категориям:

сотрудники, постоянно трудоустроенные в иной компании, работающие в ООО на услових внешнего совместительства;
учредители или руководители, не имеющие дохода в виде заработной платы;
молодые мамы в декретном отпуске (в том числе по уходу за ребенком) ;
адвокаты и военнослужащие;
сотрудники, отправленные в зарубежную командировку;
ученики, оформленные по ученическому договору с выплатой стипендии;
студенты и абитуриенты во время отпуска без содержания для сдачи экзаменационной сессии;
лица, работающие по договорам ГПХ;
работники, заявившие о своем увольнении и не исполняющие трудовых обязанностей до истечения срока договора.

Следует помнить: в расчетах ССЧ, предназначенных для Пенсионного фонда и Фонда соцстрахования, должны учитываться и внешние совместители, и люди, работающие по гражданским договорам.

Формула для исчисления ССЧ

Чтобы высчитать месячную среднесписочную численность, необходимо знать исходные данные:

продолжительность календарного месяца (в днях);
сумму всех сотрудников, подлежащих учету, за календарный месяц (в человеко-днях).

Частное от деления суммы человеко-дней на число календарных дней и будет показателем среднесписочной численности за текущий месяц.

Надо знать: величины среднесписочной численности на квартал, полугодие или год определяются методом среднего арифметического. Для этого суммируются ежемесячные показатели ССЧ и делятся на количество месяцев в искомом периоде.

При исчислении ССЧ за год для новых организаций применяется следующее правило: невзирая на фактическое количество календарных месяцев, в которые вновь созданная организация функционировала, общее количество месяцев в знаменателе формылы принимается равным 12.

Пример

На 1 июля в ООО числилось 65 штатных сотрудников. 6 июля было принято на работу 2 человека, а 16 июля уволилось 4 сотрудника. 29 июля работодателем был издан приказ о принятии на работу еще 5 человек.

Определяем ССЧ за июль:

ССЧ = 65*5 + (65+2)*10+(67-4)*15+(63+5)*3/31 = 69 (человек)

Возьмем за исходные данные численность (ССЧ) за 3 квартал:

июль – 69 человек;
август – 63 человека;
сентябрь – 75 человек.

Вычисляем квартальную среднесписочную численность:

69 + 63 + 75 / 3 = 69 (человек)

Так производится исчисление ССЧ при условии, что все сотрудники работают на условиях полной занятости.

Если на предприятии используется несколько рабочих режимов, то целесообразно вычислять ССЧ в человеко-часах. Ежемесячную норму рабочего времени можно узнать из производственного календаря, а расчеты производить на основании табелей выхода на работу. Алгоритм исчисления при этом остается неизменным, по аналогии с вышеприведенным порядком.

Таким образом стало ясно как вычислять среднесписочную численность работников и когда отчитываться о ССЧ в налоговую. ССЧ можно предоставлять как в количестве человек, так и в человеко-часах.

Читайте также: