Отмена командировки списание невозвратного билета и ндс проводки

Опубликовано: 29.04.2024

Дата публикации 06.07.2020

Организация в условиях распространения коронавируса (в том числе в связи с запретом на ж/д и авиасообщения с рядом стран) отменила запланированную командировку сотрудника. Как учесть расходы, понесенные организацией, в виде сборов (штрафов), удержанных при возврате ж/д и авиабилетов, отмены брони на гостиницу и иные подобные расходы?

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При направлении сотрудника в командировку за пределы РФ ему дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других выездных документов, обязательной медицинской страховки, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

В связи с тяжелой эпидемиологической обстановкой и угрозой распространения коронавирусной инфекции Роспотребнадзором и Главным санитарным врачом РФ даны указания по ограничению командировок сотрудников организаций (подробнее см. здесь и здесь).

Если принято решение отменить запланированную командировку или отозвать сотрудника из командировки, издайте приказ, в котором:

укажите причину отмены командировки или отзыва из командировки сотрудника;
определите сроки возврата денежных средств сотрудником, если он не успел уехать в командировку;
определите сроки сдачи билетов, отмены брони на гостиницу;
определите сроки отзыва сотрудника из командировки, если он на момент издания приказа находится в командировке.

Обратите внимание, что на сайте Минтранса РФ размещена информация по возврату ж/д и авиабилетов в связи вынужденной отменой поездки из-за неблагоприятной эпидемиологической обстановки.

Бухгалтерский учет

В общем случае суммы, удержанные при возврате билетов и аннулировании гостиничной брони (комиссии, сборы и т.п.), при отмене командировки признаются в составе прочих расходов организации как санкции за нарушение условий договоров (п. 11 ПБУ 10/99).

Если командировка отменена из-за с пандемии коронавируса, то расходы, понесенные в связи с ее отменой, могут быть признаны на основании п. 13 ПБУ 10/99 в составе прочих расходов как расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами. К таким расходам относятся:

суммы, удержанные перевозчиком при возврате билетов (комиссии, невозвратные сборы и пр., в том числе стоимость невозвратных билетов);
суммы, удержанные отелем при отмене брони или отказе от проживания в уже оплаченном номере;
стоимость полученной визы, медицинской страховки и аналогичные затраты.

Такие расходы при наличии приказа об отмене командировки признаются на дату (п. 16, п. 18, п. 19 ПБУ 10/99):

возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Авансовый отчет по произведенным расходам работник должен представить в течение трех рабочих дней с даты приказа об отмене командировки (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Дт 60 Кт 50.3 (60) – возвращены билеты перевозчику (если они оплачены организацией)
Дт 60 Кт 19 – НДС со стоимости возвращенных билетов отнесен на расчеты с перевозчиком
Дт 91.2 Кт 60 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные организацией)
Дт 91.2 Кт 71 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные сотрудником)
Дт 51 Кт 60 – получены денежные средства за возврат билетов от перевозчика, возвратная часть за отмену гостиничной брони
Дт 71 Кт 51 (50) – возмещены работнику понесенные им расходы
Дт 51 (50) Кт 71 – возвращены работником денежные средства, выданные ему на командировку

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль убытки, понесенные в связи с отменой командировки, можно учесть, только если они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и не поименованы в ст. 270 НК РФ (письма Минфина России от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Если командировка отменена в связи с мерами противодействия распространению коронавирусной инфекции, убытки от ее отмены следует учитывать как потери, связанные с чрезвычайными ситуациями (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Документальным подтверждением обоснованности затрат в данном случае (помимо прочих документов) будет приказ руководителя на отмену командировки (в том числе согласно указаниям Роспотребнадзора и Главного санитарного врача РФ).

Расходы следует признавать на дату (пп. 3, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ):

возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Если работник приобретал билеты для проезда к месту командировки и обратно за свой счет, то возвращать их перевозчику он должен сам. Удержанные при возврате билетов суммы организация обязана ему возместить (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Минтруд России в письме от 27.11.2014 № 17-3/В-572 высказал мнение, что возмещение сотруднику расходов по оплате визы и медицинской страховки (вне зависимости от того, отменилась командировка или нет) не подлежит обложению страховыми взносами. Эти рекомендации даны в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, однако они применимы и сейчас (см. письмо Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).

Аналогичное мнение высказал Минфин России в отношении НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Смотрите также

Авансовый отчет по командировке на территории РФ в 1С
Авансовый отчет по загранкомандировке в 1С

Не пропускайте последние новости - подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
ваш e-mail не передается третьим лицам;

Не так давно Минфин, не вдаваясь в подробности, разрешил часть невозмещаемых командировочных расходов учесть при налогообложении прибыли. А ведь во время эпидемии коронавируса сколько командировок было отменено, и сколько убытков понесли компании, их отменившие! Поможем бухгалтеру применить это разъяснение на практике.

Расходы на несостоявшуюся командировку

Если затраты на командировку были понесены, но она не состоялась, суммы, которые уже не возместить, разрешено списать в составе расходов. Но только если их можно признать обоснованными. А это случай, когда вины работника в срыве служебной поездки нет.

Об этом – Письмо Минфина от 3 июля 2020 № 03-03-06/1/57735.

Чаще всего убытками становятся невозмещенная стоимость авиа- и железнодорожных билетов, бронирования гостиницы и т.д. Минфин напомнил, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами для исчисления налога на прибыль признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты и убытки. Обоснованные – это значит понесенные для извлечения прибыли. Обязательно потребуется и документальное оформление.

А в соответствии с пунктом 2 статьи 265 НК РФ убытки, понесенные в связи с несостоявшейся командировкой, можно отнести к внереализационным расходам.

Об обоснованности расходов на отмененную командировку Минфин писал, и также без подробностей, в письме от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766.

В случае отмены командировки обоснованность расходов зависит от того, по какой причине служебная поездка не состоялась. Если по вине работника, то обоснованными их признать не получится. Если же по причинам, не обусловленным действиями работника, - то получится. К уважительным причинам можно отнести стихийные бедствия, эпидемию, закрытие транспортного сообщения. Обязательно потребуется и документальное оформление.

Что сделать бухгалтеру при отмене командировки

Вы, конечно, знаете, что на словах командировку не отменить. На деле для отмены командировки нужно сделать много:

издать приказ;
отменить брони;
сдать билеты;
утвердить авансовый отчет;
разобраться с налогами.

Но обо всем по порядку.

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса можно составить в произвольной форме. В нем укажите:

причины отмены командировки;
реквизиты приказа о командировке, который отменяется;
срок возврата неизрасходованного аванса;
срок сдачи авансового отчета;
порядок отмены брони гостиниц и неиспользованных билетов.

В обоснование первого пункта приказа можно привести рекомендации Роспотребнадзора, Ростуризма, главы региона и др.

Отменять бронь и сдавать билеты на проезд должен тот, кто их покупал, - фирма или командированное лицо.

Отмена брони и возврат билетов

Если командированный сотрудник оформлял бронь гостиницы и покупал билеты на проезд за свои деньги, затраты нужно ему компенсировать (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и страховые взносы на сумму этой компенсации не начисляйте (п.1 ст. 217 НК РФ).

Если же на эти цели выдавали работнику аванс, работник должен отчитаться: составить и сдать авансовый отчет, к которому приложить все подтверждающие документы.

А возможность дальнейшего возврата средств зависит от тарифа – как на бронь, так и на билеты.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Возвратный тариф и налоги

При возврате средств за бронь и билеты с возвратным тарифом будьте внимательны с налогами - на прибыль и НДС.

Стоимость проживания и проездного билета с возвратным тарифом можно учесть как аванс или предоплату. Поэтому при получении денег за возврат облагаемого дохода у вас не будет (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Что касается НДС, обозначенного в стоимости билета, ни начислять, ни принимать его к вычету не следует. Ведь услуги перевозки не оказаны (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Невозвратный тариф и штрафы

Если тарифы невозвратные, деньги могут или не вернуть совсем, или вернуть, но со штрафом.

Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документально:

расход на невозвратный билет – самим билетом (в нем прописан тариф);
расход на бронь – документом из гостиницы, где тоже указан тариф;
штраф – чеком, где указана сумма удержания.

Проводки в бухучете

Итак, как вы написали в приказе об отмене командировки, сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс и отчитаться по расходам.

Расходы по отмененной командировке можно признать только на основании приказа руководителя об отмене командировки, отмены броней и возврата билетов и утверждения авансового отчета (п. 1, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

А в бухучете вы сделаете такие проводки:

Дебет 50 (51) Кредит 71

- работник возвратил неизрасходованные средства.

Дебет 91.2 Кредит 71

- учтено в расходах (штраф или стоимость невозвратных билетов).

Дебет 71 Кредит 51 (50)

- компенсированы работнику понесенные им расходы.

Выбор читателей

Разъяснения ФСС: как получить Сведения о застрахованном лице

Бесплатная КЭП с 1 июля 2021 года: кому и как ее получить

С 1 июля новые правила блокировки расчетных счетов

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Компания отправляет работника в командировку: куплены билеты, оплачена гостиница, получены визы. Но пандемия COVID-19 меняет планы, и поездка срывается. Рассказываем, как бухгалтеру учесть расходы в такой ситуации.

В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку

Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.

Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчёт со всеми документами, подтверждающими расходы.

Оформляем приказ об отмене командировки

Руководитель оформляет отмену командировки из-за COVID-19 приказом. Чтобы обосновать отмену, приложите копии рекомендаций Роспотребнадзора, Ростуризма и иных органов.

Приказ об отмене составляйте в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:

причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

Работник должен ознакомиться с приказом и подписать его. Если он работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:

Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.

Отменяем бронь отеля и покупку билета

Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ). Если на покупку выдавали аванс, по расходам работник сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретён билет.

Отмена по возвратному тарифу

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберёте деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращённого билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

НДС, предъявленный перевозчиком в стоимости билетов, нет оснований принимать к вычету, так как услуги перевозки не оказаны. Начислять НДС к уплате тоже не нужно (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Отмена по невозвратному тарифу и штрафы

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина России от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.

Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок

Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.

Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Утверждаем авансовый отчёт и учитываем расходы на командировку

Сотрудник должен отчитаться по затратам и вернуть неизрасходованный аванс. Расходы на отменённую поездку он подтверждает авансовым отчётом, к которому прилагает документы. Срок сдачи отчёта и возврата неизрасходованных подотчётных средств определите в приказе об отмене командировки.

Расходы можно признать для расчёта налога на прибыль только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчёта (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Сотруднику была отменена командировка в день отъезда в связи с направлением в другую. Организацией ранее была забронирована гостиница и приобретен авиабилет по невозвратному тарифу.Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете невозвратный авиабилет и штраф за незаезд в гостиницу? Как учитывать НДС с невозвратного авиабилета и штрафа за незаезд в гостиницу?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

НДС по неиспользованному билету и предъявленный гостиницей к вычету не принимается.

Для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение билета и на уплату штрафа гостинице учитываются в составе внереализационных расходов без учета сумм предъявленного НДС.

В бухгалтерском учете затраты на приобретение билета и уплату штрафа гостинице учитываются в составе прочих расходов.

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации-работодателя (ст. 168 ТК РФ).

НДС предъявленный гостиницей

В соответствии с п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС является реализация товаров (работ, услуг) на территории РФ. На основании пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ налоговая база по НДС увеличивается на суммы, связанные с оплатой реализованных этим налогоплательщиком товаров (работ, услуг). Из анализа ст. 162 НК РФ следует, что суммы санкций за нарушение договорных условий и суммы возмещения убытков или ущерба прямо в ней не упомянуты.

При этом Минфин России указывает, что штрафные санкции у продавца (поставщика, исполнителя), в соответствии со ст. 162 НК РФ, облагаются НДС, как средства, связанные с расчетами за реализованные товары (работы, услуги) (письма Минфина России от 11.01.2011 N 03-07-11/01, 16.08.2010 N 03-07-11/356, от 11.09.2009 N 03-07-11/222, от 28.04.2009 N 03-07-11/120, от 16.04.2009 N 03-07-11/107, от 11.03.2009 N 03-07-11/56, от 06.03.2009 N 03-07-11/54 и от 24.10.2008 N 03-07-11/344).

Правда, в последнее время позиция финансового ведомства меняется (письма Минфина России от 30.10.2014 N 03-03-06/1/54946, от 04.03.2013 N 03-07-15/6333).

При получении доходов, увеличивающих налоговую базу, организация-исполнитель выписывает счет-фактуру в одном экземпляре и регистрирует его в книге продаж (п. 18 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). То есть заказчику-должнику такой счет-фактура не предъявляется. Если исполнитель все же выставит должнику счет-фактуру, то НДС, исчисленный с суммы штрафных санкций, к вычету у должника не принимается (письмо Минфина России от 14.02.2012 N 03-07-11/41).

Кроме того, при признании в составе расходов неустоек (штрафов, пени) необходимо учитывать, что на основании п. 1 ст. 170 НК РФ суммы НДС, предъявленные налогоплательщику, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ. При этом в ст. 170 НК РФ не предусмотрен учет в стоимости товаров (работ, услуг) сумм НДС по предъявленным санкциям за нарушение условий договоров. Поэтому в рассматриваемой ситуации велика вероятность возникновения налоговых споров по вопросу учета в составе расходов суммы НДС по признанному организацией расходу в виде штрафа (письмо Управления ФНС по г. Москве от 30.03.2005 N 20-12/20856).

НДС по билету

В силу п.п. 1, 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного НДС на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. При этом из письма ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565@ следует, что требование об учете произведенных расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль актуально и в отношении расходов на командировки.

Одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является принятие на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ). Данное положение распространяется и на суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки.

Таким образом, вычет суммы НДС, выделенной в билете, приобретенном организацией для командированного работника, возможен только тогда, когда услуги по перевозке будут оказаны, а соответствующие расходы будут приняты на учет.

Билет сам по себе удостоверяет лишь заключение договора перевозки пассажира (п. 2 ст. 786 ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке. В связи с этим считаем, что организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником билете сумму НДС.

Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено. Иную позицию организация должна быть готова отстаивать в суде. При этом из постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 следует, что наличие у налогоплательщика использованных проездных билетов не является обязательным условием для вычета НДС в отношении фактически оплаченных услуг по перевозке, но при наличии счета-фактуры.

Сумму уплаченного при приобретении проездного билета НДС, не подлежащую вычету, организация, по нашему мнению, не сможет учесть и в налоговом учете (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, могут быть учтены налогоплательщиками в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как отмечается в письме Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884, перечень командировочных расходов, предусмотренный указанной нормой, является закрытым.

Нормы НК РФ не уточняют, могут ли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываться расходы, связанные с приобретением не использованного и не возвращенного командированным работником проездного билета.

Из письма Минфина России от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338 следует, что организация вправе учесть при определении налоговой базы расходы на приобретение не использованного в связи с изменением срока возвращения из командировки и не подлежащего возврату командированным работником билета (дополнительно смотрите письмо Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252).

Из постановлений ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 по делу N А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15, на наш взгляд, также прослеживается возможность квалификации расходов на возмещение командированному работнику затрат на неиспользованный проездной билет в качестве расходов на командировку и их учет при формировании налогооблагаемой прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Наряду с этим следует учитывать, что перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (смотрите, например, пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

Нормы ст. 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на не использованные командированным сотрудником и не возвращенные им проездные билеты.

В связи с этим и учитывая, что планируемая командировка не состоялась, а также принимая во внимание п. 7 ст. 3, п. 4 ст. 252 НК РФ, считаем, что расходы на приобретение билета могут быть признаны в налоговом учете на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ как внереализационные расходы, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Для оценки выполнения предусмотренных п. 1 ст. 252 НК РФ критериев целесообразно учитывать позиции, выраженные судьями в определениях КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53.

Поскольку приобретение билета в рассматриваемой ситуации осуществлялось с целью проезда работника в служебную командировку, считаем, что понесенные организацией расходы следует рассматривать в качестве связанных с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

По нашему мнению, в данном случае организации целесообразно документально подтвердить не только сам факт осуществления расходов, но и их обоснованность (экономическую оправданность). Перечень таких документов является открытым.

Для подтверждения обоснованности произведенных расходов организации следует иметь, например, следующие документы:

- решение (приказ) о направлении работника в командировку (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);

- внутренние документы, свидетельствующие об отмене и причинах отмены планируемой командировки.

Расходы в виде штрафа за отказ от проживания в гостинице, предусмотренный сторонами договора за невыполнение условий возмездного договора по бронированию мест в гостинице, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, при условии их соответствия положениям ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616). Напомним, сумма штрафа учитывается без НДС.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержден приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) оплаченные организацией билеты являются денежными документами и учитываются на субсчете 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение.

По дебету счета 50 отражается поступление денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 - выдача денежных документов из кассы организации.

Соответственно, операция по приобретению билета и списанию его стоимости в бухгалтерском учете отражается следующими проводками:

Дебет 60 (76) Кредит 51
- перечислены денежные средства на приобретение билета;

Дебет 50, субсчет "Денежные документы" Кредит 60 (76)
- отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС).

Полагаем, что билет был выдан сотруднику под отчет, так как командировка отменена в день выезда:

Дебет 71 Кредит 50, субсчет "Денежные документы"
- выдан билет работнику, направленному в командировку.

Поскольку в рассматриваемой ситуации командировка не состоялась и сотрудник не воспользовался приобретенным билетом, то расходы на его приобретение признаются прочими расходами (п.п. 4, 12, 17, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", далее - ПБУ 10/99).

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 71
- списана стоимость неиспользованного билета (без НДС);

Дебет 19 Кредит 71
- учтен НДС, выделенный в неиспользованном билете;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 19
- НДС, выделенный в неиспользованном билете, не подлежащий вычету, отнесен на прочие расходы.

Операции по учету штрафа гостиницы отражаются следующими записями:

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 76, субсчет "Расчеты по претензиям"
- отражена сумма признанного организацией штрафа гостиницы (без НДС) (п.п. 12, 14.2 ПБУ 10/99);

Дебет 19 Кредит 76, субсчет "Расчеты по претензиям"
- учтен НДС, предъявленный гостиницей;

Дебет 76, субсчет "Расчеты по претензиям" Кредит 51
- оплачен штраф гостиницы;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 19
- НДС, предъявленный гостиницей, учтен в составе прочих расходов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

5 февраля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

«Клерк» Рубрика Подотчет, командировки

В условиях распространения пандемии COVID-19 (в том числе в связи с запретом на ж/д и авиасообщения внутри страны так и с рядом стран) многие организации вынуждены отменять запланированные командировки своих сотрудников.

Но до этого-то многие закупили билеты, оплатили гостиницы, получение виз и так далее. Как учесть такие расходы? Разбираемся в статье.

Бухгалтерский учет

Учет расходов по несостоявшимся служебным командировкам

До принятия решения об отмене командировки выданные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Далее, в общем случае командировочные расходы, связанные с основной деятельностью организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) — 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По вопросу учета расходов по несостоявшейся командировке существует две позиции:

поскольку организация несет расходы по несостоявшейся командировке в рамках своей обычной деятельности, эти расходы также должны рассматриваться в качестве расходов по обычным видам деятельности и отражаться по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) — 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»;
расходы на несостоявшиеся командировки включаются в состав прочих расходов (счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»).

Налог на добавленную стоимость

Налоговый вычет по НДС

Пунктом 7 ст. 172 Налогового Кодекса РФ установлено, что вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 — 8 ст. 171 Кодекса (например, на основании авиабилета, оформленного на бланке установленной формы).

При этом на основании п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Таким образом, в общем порядке, в силу п.п. 1, 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного НДС на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Вычет НДС по командировочным расходам производится на основании счетов-фактур или иных документов (например, на основании авиабилета, оформленного на бланке установленной формы), после принятия на учет указанных расходов при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

При этом одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является принятие на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ).

Данное положение распространяется и на суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки.

НДС по билету за перевозку

Вычет суммы НДС, выделенной в билете, приобретенном организацией для командированного работника, возможен только тогда, когда услуги по перевозке будут оказаны, а соответствующие расходы будут приняты на учет.

Билет сам по себе удостоверяет лишь заключение договора перевозки пассажира (п. 2 ст. 786 ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке.

В данном случае в связи с возвратом авиабилета услуги перевозки фактически не оказаны, т.е. расходы по проезду не понесены.

Следовательно, права на налоговый вычет суммы НДС, указанной в авиабилете, у организации не возникает (см. Письмо ФНС России от 25.04.2014 N ГД-4-3/8194).

То есть организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником билете сумму НДС.

Аналогичный подход следует применять к иным расходам с выделенным НДС, который организация желает предъявить к вычету из бюджета.

Налогообложение расходов по несостоявшимся служебным командировкам

Налог на прибыль

При выдаче работнику аванса на командировку в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Расходы на командировки включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета при условии соответствия понесенных расходов критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Вопрос возможности учета для целей налогообложения прибыли затрат по несостоявшимся командировкам является спорным.

Так, по мнению Минфина России и ФНС России, расходы на оформление и выдачу виз по несостоявшимся командировкам не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, поскольку они не соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 1 Письма от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134, п. 1 Письма ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@).

При этом УФНС России по г. Москва в Письме от 23.12.2005 N 20-12/95309б допускает возможность учета затрат на несостоявшуюся командировку при соблюдении двух условий: наличии первичных документов, подтверждающих расходы на командировку в целом на определенный срок (в том числе на оформление и выдачу виз); соответствии этих расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Кроме того, в Письме Минфина РФ от 18.05.2018 N 03-03-07/33766 изложена следующая точка зрения:

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно пункту 2 статьи 265 НК РФ для целей главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде.

Таким образом, в случае отмены командировки налогоплательщик вправе учитывать понесенные им убытки при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, при соответствии критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 НК РФ.

То есть согласно этому письму, даже если работник, для командировки которого уже были куплены билеты и оплачено жилье, никуда не поехал, понесенные из-за отмены командировки убытки могут уменьшать «прибыльную» базу.

Далее, необходимо заметить, что Налоговый кодекс РФ не ставит признание расходов в зависимость от того, состоялась командировка или нет, а экономическая обоснованность затрат не ставится в зависимость от полученного в результате экономического (или иного полезного) эффекта.

Если запланированная командировка связана с деятельностью, направленной на получение дохода, то возмещаемые работнику документально подтвержденные затраты, связанные с ее подготовкой следует признать удовлетворяющими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, хотя командировка по обоснованным причинам не состоялась.

Также отметим: перечень расходов, признаваемых для целей налогообложения прибыли, закрытым не является, в связи с чем нет необходимости доказывать, что затраты по несостоявшейся командировке можно признавать командировочными расходами, учитываемыми в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

То есть затраты по несостоявшимся командировкам могут быть также учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

С учетом вышеизложенного, налогоплательщик вправе учитывать расходы по несостоявшейся командировке при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, при соответствии понесенных затрат организацией критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 НК РФ.

Основанием учета затрат будет являться авансовый отчет работника, подтверждающий понесенные расходы, а также приказ руководителя об отмене командировки с указанием причины такой отмены.

Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В то же время есть вероятность, что такую позицию организации придется отстаивать в судебном порядке.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законом, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории России. А также:

фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа;
расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз;
расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При этом согласно официальной позиции отмена командировки не изменяет квалификацию такого вида выплат, как возмещение расходов на получение виз. В связи с этим произведенные работнику выплаты в возмещение расходов на получение визы не подлежат обложению НДФЛ и в случае отмены командировки (п. 2 Письма Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).

Таким образом, при оплате работодателем работнику расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются командировочные расходы. А именно: не подлежат обложению НДФЛ суточные в пределах норм, установленных согласно закону, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в том числе сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз.

Страховые взносы на обязательное социальное страхование

Следует отметить, что порядок начисления и уплаты страховых взносов не зависит от факта отмены командировки.

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в том числе взносы за выдачу (получение) виз при направлении работника в командировку, не облагаются страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

При этом ни гл. 34 НК РФ, ни Федеральный закон N 125-ФЗ не упоминают такого расхода, как оплата обязательной медицинской страховки, и прямо не предусматривают, что данный возмещаемый работодателем работнику расход не подлежит обложению страховыми взносами.

Согласно разъяснениям ФСС РФ и Минтруда России, сумма оплаты визы и медицинской страховки, наличие которой является обязательным условием для получения визы при направлении работника в служебную командировку на территорию зарубежных стран, не подлежит обложению страховыми взносами. В том числе и в случае отмены командировки по распоряжению руководителя, так как квалификация данного вида выплат не меняется (п. 2 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 27.11.2014 N 17-3/В-572)

Таким образом, не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации.

На суммы затрат организации по оформлению и выдаче виз страховые взносы на обязательное пенсионное страхование также не начисляются.

Пример

Организация планировала командировку своему сотруднику.

Цель командировки — заключение контракта на поставку оборудования.

Заранее были приобретены авиабилеты стоимостью 24 000 руб. включая НДС — 4 000 руб. и забронирован номер в гостинице. Стоимость брони составила 3 000 руб. включая НДС — 500 руб.

Организация также оформила служебное задание, в котором была указана цель поездки.

Оплата осуществлялась через расчетный счет.

Из-за пандемии командировка не состоялась.

Авиабилеты были сданы транспортному агентству, которое вернуло их стоимость в сумме 21 000 руб. Неустойка составила 3 000 руб.

Гостиница выставила акт и счет-фактуру на штраф в размере 1 800 руб., включая НДС — 300 руб. и вернула 1 200 руб.

В бухгалтерском учете произведены следующие записи.

На дату оплаты расходов по командировке:

Дебет 60 (76) Кредит 51 — 24 000 руб.

— перечислены денежные средства на приобретение билета;

Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 60 (76) — 24 000 руб.

— отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС).

Дебет 60 (76) Кредит 51 — 3 000 руб.

— перечислены денежные средства на приобретение брони;

На дату отмены командировки:

Операции по учету неустойки за авиабилеты отражаются следующими записями

Дебет 76 Кредит 50-3 — 24 000 руб. — возвращены авиабилеты агентству;

Дебет 51 Кредит 76 — 21 000 руб. — получены денежные средства от агентства за авиабилеты;

Дебет 91-2 Кредит 76 — 2 000 руб. — признаны расходы, связанные с оплатой неустойки за возврат авиабилетов;

Дебет 19 Кредит 76 −1 000 руб. — выделен НДС с неустойки за возврат авиабилетов;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19 −1 000 руб.

— НДС, выделенный в неиспользованном билете, не подлежащий вычету, отнесен на прочие расходы.

Дебет 99, субсчет «Постоянное налоговое обязательство», Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» — 77,80 руб. — Не принятый к вычету НДС по авиабилету образует постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство в сумме 200 руб. (1 000 руб. x 20%);

Операции по учету штрафа гостиницы отражаются следующими записями

Дебет 51 Кредит 76 — 1 200 руб. — получены денежные средства от гостиницы;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям» — 1 500 руб.

— отражена сумма признанного организацией штрафа гостиницы (без НДС) (п.п. 12, 14.2 ПБУ 10/99);

Дебет 19 Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям» — 300 руб.

— учтен НДС, предъявленный гостиницей;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19 — 300 руб.

— НДС, предъявленный гостиницей, учтен в составе прочих расходов.

Дебет 99, субсчет «Постоянное налоговое обязательство», Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» — 77,80 руб. — Не принятый к вычету НДС по штрафу гостиницы образует постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство в сумме 60 руб. (300 руб. x 20%);

Читайте также: