Ндс в расчетах с подотчетными лицами

Опубликовано: 25.04.2024

Важным условием для принятия НДС к вычету будет правильное оформление документов, предоставленных подотчетным лицом. При этом требования к документам исполнительных и судебных органов по этому вопросу разнятся. Разбираемся, как учитывать НДС по авансовым отчетам.

Как учитывать НДС в авансовых отчетах

Расходование подотчетных средств — это, как правило, расчеты наличными. В связи с чем возникают сложности в администрировании НДС. Статья 172 НК РФ определяет, что основанием для принятия налога на добавленную стоимость к вычету является счет-фактура (СФ).

Между тем, этот документ выписывается в расчетах с юридическими лицами, чаще всего при безналичной оплате. В случае расходования подотчетных средств нормой являются случаи, когда товары (работы, услуги) отпускаются «подотчетнику» как физическому лицу, без выставления СФ. Это происходит при расчетах с компаниями розничной торговли и небольшими фирмами.

Если указанный документ выписан, то учесть сумму налога не составляет труда. Эти суммы проводятся как входящий НДС с последующим принятием к вычету.

Существует два способа отражения НДС в авансовом отчете в бухгалтерском и налоговом учете.

1. Способ отражения НДС по утвержденному авансовому отчету предполагает проводки:

Дебет 20, 26, 44, 91	Кредит 71	Сумма по утверждённому авансовому отчету
Дебет19	Кредит 71	НДС с суммы расходов
Дебет68	Кредит19	НДС принят к вычету

2. Способ отражения по платежным документам:

Дебет 20, 26, 44, 91	Кредит 60	Сумма расходов по платежным документам
Дебет 19	Кредит 60	Сумма НДС в платежных документах
Дебет 60	Кредит 71	Утвержден авансовый отчет
Дебет 68	Кредит 19	НДС принят к вычету

Если СФ отсутствует, то у плательщика все равно остается возможность произвести списание НДС. Это сопряжено с вероятными претензиями со стороны налоговиков, но перспективы воспользоваться этим правом благоприятны.

Как провести авансовый отчет, если НДС в чеке выделен, но нет счета-фактуры

С переходом ритейлеров на онлайн-кассы с 2017 года в обязательном порядке в кассовом чеке выделяется сумма налога. Казалось бы, этот факт снимает вопросы о праве организаций на вычет без оформления СФ. Однако позиция налоговых органов и Минфина в этом случае не на стороне налогоплательщика.

Так, согласно ст. 21 НК РФ налогоплательщик имеет право получать письменные разъяснения от Минфина по вопросам применения законодательства РФ о налогах сборах. Эту возможность финансисты обеспечивают, издавая подзаконные акты. По вопросу НДС к вычету мнение однозначное: существует строго оговоренный перечень документов, дающих право на вычет НДС по авансовому отчету. Ведомство ссылается на ст. 171-172 НК РФ.

В этот перечень включены:

СФ;
платежные документы, подтверждающие оплату НДС при ввозе товаров из-за границы (таможенная декларация);
иные документы могут служить основанием для вычета налога в случае, если они подтверждают уплату НДС непосредственно в бюджет, а также оплату командировочных и представительских расходов;
документы, подтверждающие оплату налога налоговым агентом;
при покупке имущества для внесения в уставный фонд основанием может служить документы о передаче активов.

Во всех остальных случаях Минфин в своем Письме от 24.01.2017 № 03-07-11/3094 разъясняет, что СФ для принятия НДС к вычету обязателен.

Помимо этого, НДС, не принятый к вычету, нельзя отнести на расходы при расчете налога на прибыль. Минфин аргументирует, что в ст. 170 НК такой вид расходов не обозначен. Однако ведомство в письме указывает, что нормативный акт носит разъяснительно-рекомендательный характер.

Кроме того, существует позитивная судебная практика, принимающая по этому вопросу сторону налогоплательщика.

Постановление Верховного Арбитражного Суда от 13.05.2008 № 17718/07 разъясняет, что при розничной покупке требование по выставлению СФ считается выполненным, если продавец представил документ установленного образца (кассовый чек). При рассмотрении конкретной ситуации Высший Арбитражный суд допустил принятие к вычету НДС по кассовому чеку. Но это, скорее, исключение из правил.

Несмотря на благоприятную судебную перспективу, бухгалтеры предпочитают не ставить суммы налога без оформления в СФ к вычету.

«Клерк» Рубрика НДС

На вопрос, когда фирма может засчитать входной НДС, любой бухгалтер ответит сразу, не задумываясь. А задуматься порой надо.

Н.А. Габец, эксперт АГ «РАДА»

Дело-то житейское

Ситуация, когда сотрудники покупают для фирм что-то за наличные, на практике встречается сплошь и рядом. Это могут быть и канцелярские товары, и запчасти, и материалы, и многое другое. Если товары нужны фирме срочно и стоят не слишком дорого, использовать наличные очень удобно. В этом случае фирме не придется ждать два-три дня, пока деньги поступят к поставщику и его бухгалтерия известит об этом отдел продаж. Наличные можно обменять на товар сразу в тот же день.

Отправляя сотрудника за покупкой, ему обычно выдают деньги из кассы фирмы. Но зачастую расход бывает незапланированным, и денег в кассе может не оказаться совсем или быть недостаточно. Тогда сотрудник получает лишь часть нужной суммы, остальное ему приходится платить из личных средств. Таким образом, у него возникает перерасход по авансовому отчету, если сотрудник истратил денег больше, чем получил. Когда в кассе появляются деньги, фирма компенсирует ему этот перерасход. Однако нередко это происходит уже в другом отчетном периоде для исчисления НДС.

Выполнив поручение, сотрудник должен сдать на склад привезенные товары, а в бухгалтерию – авансовый отчет. К нему необходимо приложить накладную, счет-фактуру, квитанцию к приходному кассовому ордеру и кассовый чек.

После получения документов и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтер проводит его в учете.

Обратите внимание: чтобы фирма могла учесть такие расходы, сотруднику нужно выписать доверенность на получение товарно-материальных ценностей по форме № М-2 или № М-2а. Формы бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Доверенность будет свидетельствовать о том, что ваш сотрудник действует не от себя лично, а от имени фирмы. Тогда и налог с продаж ему платить не придется.

Пример

ООО «Радиан» 30 сентября 2003 года поручило своему снабженцу Федорову В.М. приобрести за наличный расчет запчасти для автомобиля. Ориентировочно они должны стоить 5500 рублей. Остаток кассы 30 сентября составил 3000 рублей.

Купив запчасти на общую сумму 5448 рублей (в том числе НДС – 908 рублей), Федоров В.М. в тот же день сдал их механику и составил авансовый отчет.

2 октября 2003 года из банка получено по чеку на хозяйственные расходы 10 000 рублей. Из этой суммы фирма погасила свою задолженность перед Федоровым В.М.

Бухгалтер «Радиана» сделал в учете записи:

30 сентября 2003 года
Дебет 71 Кредит 50
– 3000 руб. – выданы Федорову В.М. деньги в подотчет на покупку запчастей;

Дебет 10-5 Кредит 71
– 4540 руб. – приняты к учету запчасти для автомобилей;

Дебет 19 Кредит 71
– 908 руб. – принят к учету НДС на запчасти для автомобилей;

2 октября 2003 года
Дебет 71 Кредит 50
– 2448 руб. (5448 – 3000) – выданы Федорову В.М. деньги в перерасход по авансовому отчету.

–конец примера–

Многие бухгалтеры после проведения документов сразу ставят к вычету входной НДС, не дожидаясь пока фирма погасит свою задолженность перед сотрудником. В самом деле, раз есть приход товаров, их оплата и счет-фактура, препятствий для этого нет.

Доводы «против»

Однако налоговики не советуют с этим торопиться. Они убеждены: поскольку фирма может вычесть только предъявленный и уплаченный ею налог (ст. 171–172 НК), это право у нее возникает лишь после полного расчета с подотчетным лицом. То есть после выдачи сотруднику сумм перерасхода по авансовому отчету. В данном же случае у фирмы денег нет, и за нее рассчитывается сотрудник. Поэтому такую оплату товаров налоговики не признают расходом фирмы.

Такой же позиции придерживаются и некоторые судьи: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10 января 2001 г. по делу № Ф04/18-921/А27-2000; постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 января 2002 г. по делу А05-565/01-35/11; Постановление кассационной инстанции ФАС Уральского округа от 20 марта 2002 г. по делу № Ф09-530/02-АК.

Уральские арбитры в качестве аргумента приводят определение фактической оплаты, которое дано в постановлении Конституционного Суда РФ от 20 февраля 2001 г. № 3-П. Согласно ему, фактически уплаченными поставщику суммами налога являются реально понесенные фирмой затраты в форме отчуждения части имущества (в частности, денег). По их мнению, это происходит лишь в момент погашения задолженности перед сотрудником, а не в момент оплаты товара за счет средств, которые не принадлежат фирме.

Аналогичное мнение высказал и Минфин России в письме от 30 ноября 1998 г. № 04-03-05 на частный запрос.

За занижение налогооблагаемой базы фирме грозит наложение штрафа в размере 20 процентов от суммы недоимки согласно статье 122 и начисление пеней в соответствии со статьей 75 Налогового кодекса.

Аргументы «за»

Однако не будем делать поспешных выводов. Среди судей в данном вопросе нет единства. Многие из них убеждены, что факта принятия товаров к учету и их оплаты (при наличии счета-фактуры) достаточно, чтобы поставить НДС к вычету. Именно такие условия предусмотрены статьей 171 Налогового кодекса.

При этом совершенно неважно, что сотрудник внес в кассу поставщика личные деньги. Ведь он действовал не от своего имени, а от лица фирмы. В сложившейся ситуации он как бы дал фирме деньги в долг. А Налоговый кодекс не ставит право организаций вычесть НДС в зависимость от источника оплаты – собственные или заемные средства. Обратите внимание: если использовать логику налоговиков, то нельзя уменьшать НДС и на суммы налога, уплаченные за счет банковских кредитов, до их погашения.

Таким образом, запрет налогового ведомства на вычет НДС не основан на нормах материального права. К такому выводу пришли арбитры ФАС Центрального (постановления кассационной инстанции от 6 мая 2003 г. по делу № А09-8580/02-16 и от 24 октября 2002 г. по делу № А09-4297/02-29) и Дальневосточного округов (постановление кассационной инстанции от 25 декабря 2000 г. по делу № Ф03-А59/00-2/2281).

Судьи Северо-Западного округа, ранее выступавшие на стороне чиновников, внезапно изменили свое мнение (постановление от 20 августа 2002 г. по делу № А26-3978/01-02-12/124). Так что даже в одном округе могут быть приняты разные решения по одному и тому же вопросу. Поэтому не стоит ориентироваться на сложившуюся в вашем округе арбитражную практику.

И если ваша фирма не оформила этот заем у сотрудника письменно, договор все равно считается действительным. Ведь, согласно статье 162 Гражданского кодекса, несоблюдение формы сделки влечет ее недействительность, только если на это прямо указано в законе. И то обстоятельство, что фактически полученный заем не отражен у фирмы на счетах учета кредитов и займов (счет 66 или 67), по мнению арбитров, не ведет к занижению и неуплате НДС.

Вот так непросто обстоят дела с подотчетным НДС в самой обычной житейской ситуации. В конечном счете решать, какую занять позицию, придется, как всегда, бухгалтеру. Тем, кто не хочет рисковать и спорить с налоговиками, советуем не торопиться с вычетом налога до полного расчета с сотрудниками. А смельчаки могут попытать счастья в суде – шансы у них есть.

Порядок работы с подотчетными лицами

Подотчетные лица в бухгалтерском учете

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Итоги

Порядок работы с подотчетными лицами

Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:

порядком ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;

учетной политикой;

внутренними распоряжениями руководителя (приказом о списке лиц, имеющих разрешение на получение средств, утвержденным лимитом командировочных расходов, порядком отчета по полученным средствам).

Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте здесь.

На какие цели выделяются денежные средства под отчет:

Хозяйственные нужды (как правило, это средства в небольших размерах либо утвержденный лимит на определенный период).

Командировочные расходы.

Представительские расходы.

Каким образом происходит выдача средств под отчет:

Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Примерный текст заявления такой:

«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».

Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты в бухгалтерском учете, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета с 30.11.2020 устанавливается работодателем. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте здесь.

Подотчетные лица в бухгалтерском учете

Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.

В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

После представления авансового отчета появляются такие проводки:

Дт 20, 25, 26, 44 (затратные счета) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — понесенные затраты учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета на основании приложенного авансового отчета и документов;

Дт 19 «НДС» Кт 71 — НДС по понесенным затратам выделен и отнесен на отдельный счет учета;

Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — непотраченные средства возвращены в кассу.

Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.

Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:

Во-первых, это расходы на хозяйственные нужды — в данной ситуации работник либо получает определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, либо по необходимости «выписывает» себе деньги на покупку материалов. В данном случае при наличии документов затраты принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме.

Обязательно ли для подтверждения расходов по налогу на прибыль к авансовому отчету прикладывать слип, если подотчетное лицо рассчитывалось банковской картой? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Во-вторых, это очень часто встречающиеся представительские расходы. По представительским расходам вопрос несколько другой по сравнению с хозяйственными нуждами. Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль к таким расходам относятся затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (ст. 264 НК РФ). То есть если по авансовому отчету сотрудника вы увидите расходы, не указанные в «закрытом» списке кодекса (например, посещение театра с потенциальным покупателем), вы не сможете принять их при расчете налога на прибыль.

Что относится к представительским расходам, узнайте здесь.

Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.

В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.

НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.

Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;

2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.

В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);

багаж;

аренда жилья;

затраты на связь;

получение визы;

комиссионные сборы.

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.

Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.

Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.

Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.

Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.

Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.

Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.

Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.

Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь.

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);

оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);

суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);

чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.

Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;

Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.

Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).

Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.

Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4 000 – 2 800) × 13%.

Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.

Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.

Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».

Итоги

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:

сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если в компании нет ЭДО

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

наименование покупателя (клиента);

ИНН покупателя (клиента);

сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);

сумма акциза (если применимо);

регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения. Эта публикация поможет вам проверить, все ли вы учли в организации выдачи и учета подотчетных сумм.

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

хознужды;

покупку или оплату товаров (работ, услуг);

командировочные расходы.

За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:

выдачи ему денежных средств из кассы организации;

перечисления подотчетных средств на личную карту;

снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;

получения денежных документов из кассы организации.

Выдача денежных средств под отчет наличными

Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;

сумму наличных денег;

срок, на который они выдаются;

подпись руководителя;

дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Кому выдаются денежные средства под отчет?

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

С 2017 года разрешено выдавать денежные средства под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущей выданной сумме — исключен абз. 3 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У).

Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 1 Указания ЦБ РФ N 5348-У).

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:

перечисление средств на личную карту работника;

снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

Денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские «зарплатные» карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 N 09-01-07/46781):

с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;

с командировочными расходами;

с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

снятие наличных денежных средств;

оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;

иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).

Снятие наличных денежных средств с карты предприятия не является кассовой операцией, и действие Указания ЦБ РФ N 3210-У на нее не распространяется.

Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Учетной политике организации (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). В учетной политике необходимо предусмотреть:

способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;

форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;

сроки отчета по выданным суммам;

способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы PDF.

Если работник не сдал неиспользованную сумму аванса в срок, то задолженность можно удержать из зарплаты, но при условиях (ст. 137 ТК РФ):

со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса не прошло месяца;

работник не оспаривает основания и размеров удержания.

В противном случае требуется письменное согласие работника на удержание или добровольное внесение денежных средств в кассу. В случае разногласий возврат возможен только через суд (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Авансовый отчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.

Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.

В 1С для отчета по выданным подотчетным суммам и денежным документам используется бланк АО-1, утвержденный Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). Он отвечает всем требованиям Закона N 402-ФЗ, и утвердить именно его будет удобным для организации.

Подтверждающие документы

Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.

Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.

Кассовые чеки

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Кассовый чек, полученный покупателем в электронной форме и распечатанный им на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке, идентичны направленному покупателю в электронной форме кассовому чеку (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

В 2017 году (с 01 июля до 01 сентября) в связи с отсутствием в продаже достаточного количества фискальных накопителей ФНС РФ разъясняла, что при невозможности применения ККТ, отвечающей требованиям законодательства, организации и ИП обязаны выдавать покупателю на бумажном носителе подтверждение факта осуществления расчета между организацией (ИП) и покупателем (Письма от 26.06.2017 N 03-01-15/40115, от 14.06.2017 N 03-01-15/36887). Может ли выданный документ подтвердить расходы покупателя за данный период?

Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.

НДС, предъявленный продавцом в чеке ККТ, не может быть принят к вычету. Списать НДС можно только в расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Аргументы ведомства следующие:

НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.

НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Организации, готовые спорить с налоговиками в суде, могут использовать аргументы Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07. В нем указано, что если при реализации в розницу продавец выдал покупателю чек ККТ установленной формы, он выполнил обязательства по выставлению счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). А значит, чек может заменить счет-фактуру в целях расчета НДС.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.

Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Расходы компании, при наличии деловой цели и документального подтверждения можно признать в налоговых расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Компенсация работнику произведенных затрат не является его доходом и не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:

цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;

круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;

порядок предоставления компенсации произведенных затрат;

форму заявления на компенсацию затрат;

документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.

Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

[31.10.2019 запись] Расчеты с подотчетными лицамиПрямой эфир прошёл 31 октября 2019 г. Лектор: Климова М.А.

Почему при обновлении переносятся остатки расчетов с учредителями-физическими лицами?.

Превышение предельного размера наличных расчетов между юридическими лицамиПодотчетное лицо отчитывается за покупки товарным и кассовым чеками. В.

Планы видов расчетов и регистры расчетов.

Карточка публикации

(4 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

[27.04.2021 эфир] Уточненная декларация: основания и последствия ее представления

Рекомендации Минтруда по нерабочим дням мая 2021 года

Большое спасибо Ларисе Казаковой за отличный семинар! Материал преподнесен доступным и понятным языком, все на высшем уровне!

Читайте также:


Выручка по экспорту в декларации по ндс

Ндс у застройщика при долевом строительстве нежилых помещений

Аудит расчетов с бюджетом по ндс курсовая

По с ндс

Карпаччо из курицы ндс