Возврат ндфл сотруднику проводки

Опубликовано: 30.04.2024

Если компания удержит НДФЛ в большем размере, чем это требуется по законодательству, возвращать налог сотруднику будет компания, а не налоговая инспекция. Чтобы оформить подобный возврат налога, в статье 231 НК РФ определены специальные нормы.

На эти нормы ссылается и Минфин РФ в своем письме от 27 сентября 2016 г. № 03-04-05/56176. Отсылку к статье 231 НК РФ вы найдете и в Определении КС РФ от 17 февраля 2015 года № 262-О КС РФ.

Специальные нормы имеют приоритет над общими. Поэтому переплата НДФЛ, возникшая у сотрудника из-за ошибочных действий бухгалтерии компании, подлежит возврату в особом порядке, который прописан в пункте 1 статьи 231 НК РФ.

В остальных случаях при возврате налога нужно руководствоваться общими нормами, которые установлены статьями 78 и 79 НК РФ. Такими «остальными» случаями может быть, например, переплата из-за ошибки в платежном поручении на уплату налога.

Если же бухгалтерия компании допустила ошибку при текущем исчислении и удержании НДФЛ, чтобы возвратить излишне удержанные суммы налога, нужно следовать указаниям из статьи 231 НК РФ.

Компания должна:

Письменно сообщить работнику о том, что из его доходов излишне удержали налог. Это нужно сделать в течение 10 рабочих дней со дня, когда обнаружена ошибка.
Получить от работника заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ, где указаны реквизиты банковского счета для перечисления денег. Вернуть налог наличными нельзя.

Работник может подать заявление в течение трех лет со дня перечисления в бюджет лишней суммы НДФЛ, удержанного с его дохода. Согласно письму Минфина России от 27 декабря 2012 г. № 03-04-06/4-370.

Пример заявления о возврате излишне уплаченного НДФЛ

Сроки возврата налога

Работнику не нужно обращаться в налоговую инспекцию, чтобы вернуть переплату по НДФЛ. Эта обязанность полностью возложена на компанию.

Компания обязана вернуть работнику переплату по НДФЛ в течение 3-х месяцев. Этот срок исчисляться со дня получения руководством компании заявления от работника.

Вернуть НДФЛ можно за счет предстоящих платежей налога. Причем неважно это сумма налога рассчитана по конкретному работнику, и по всем работникам, с доходов которых компания удерживает налог. При этом естественно, что сумма предстоящих платежей по НДФЛ должна быть больше, чем сумма, которую нужно вернуть работнику.

Документы в ИФНС для возврата переплаты по НДФЛ

В соответствии с письмом ФНС России от 20 сентября 2013 г. № БС-4-11/17025, кроме заявления, нужно представить в налоговую:

Выписку из налогового регистра по НДФЛ за период, в котором были удержаны лишние суммы налога.
Справку по форме 2-НДФЛ на работника за период, когда налог был удержан в большем размере, чем необходимо.
Платежное поручение, по которому был перечислен излишне удержанный налог.

Кроме этого, чтобы провести возврат налога из бюджета налоговой инспекции могут понадобится бухгалтерские справки, расчетно-платежные ведомости с исправлениями ошибки. Все это написано в письме ФНС России от 13 августа 2014 г. № ПА-4-11/15988.

Налоговая инспекция должна вернуть переплату по НДФЛ на расчетный счет компании в течение месяца со дня подачи вышеперечисленных документов.

Справка 2-НФДЛ

При пересчете обязательств за прошлый год в налоговый орган вместе с заявлением на возврат налога из бюджета нужно подать корректирующую справку о доходах физлица по форме
№ 2-НДФЛ.

Номер корректирующей справки должен соответствовать номеру первоначальной, а дата проставляется на момент составления. В уточненной справке в полях о начисленной, удержанной и перечисленной суммах налога заполняются в соответствии с пересчитанными показателями по работнику. Поле «Сумма налога, излишне удержанная агентом» не заполняется.

Если у компании нет денег, чтобы вернуть работнику переплату по НДФЛ

Если у компании не хватает денег, чтобы вернуть работнику переплату по НДФЛ, нужно в течение 10 дней со дня получения заявления от работника на возврат переплаты подать в налоговую инспекцию свое заявление на возврат излишне перечисленного в бюджет налога. Компания вправе возвратить излишне удержанный с работника НДФЛ за счет собственных средств.

Деньги на расчетный счет компании от ИФНС поступят не быстро. И пока вы ждете, могут пройти сроки возврата, и вы должны будете начислить проценты.

Так, что затягивать возврат денег человеку не следует: за каждый календарный день просрочки придется начислять проценты в размере ставки рефинансирования Центробанка, действовавшей в дни нарушения срока возврата.

Как отразить в отчетности возврат НДФЛ

Общую сумму налога, которую компания в соответствии с НК РФ вернула физлицам, следует отразить в строке 090 формы 6-НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода. Письмо ФНС России от 18 июля 2016 г. № БС-4-11/12881@.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

При исчислении налога на доходы нередко возникают ошибки, вследствие которых НДФЛ оказывается излишне удержанным. Причин может быть несколько: арифметическая ошибка бухгалтерской службы, игнорирование при расчетах подтверждающих документов на вычет, смена статуса работника с нерезидента на резидента.

Как поступить бухгалтеру, если он обнаружил излишнее удержание с доходов сотрудника? О порядке действий, законодательных нормах, регламентирующих возврат налога сотруднику, расскажет наша статья.

Что говорит законодатель?

Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.

В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.

Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.

Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):

в налоговой по окончании года;
в месте, где он работает, в середине года.

Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.

О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).

Алгоритм возврата

Обнаружив факт излишнего удержания, руководство фирмы обязано следовать порядку возврата, прописанному в НК РФ:

Сообщить работнику об излишнем удержании НДФЛ. Форма такого сообщения может быть произвольной, а порядок уведомления согласовывается с работником заранее (Минфин, документ №03/04/06/6-112 от 16/05/11 г.). Установлен десятидневный срок с момента обнаружения нарушения для отправки такого сообщения сотруднику фирмы. В уведомлении обязательно должна быть указана сумма к возврату (НК РФ, ст. 231-1, ст. 6.1-1).
Дождаться, когда сотрудник напишет заявление с просьбой о возврате НДФЛ (ст. 231-1 НК и письма Минфина). Заявление может быть подано в период до 3-х лет с момента, когда налог был уплачен (ст. 78-7 НК). Деньги возвращаются работнику только на его счет, в безналичном виде. В заявлении номер счета обязательно указывается.
Вернуть сотруднику переплату в 3-месячный срок после получения заявления от сотрудника. Если этот срок проигнорировать, то за каждый последующий календарный день работодатель обязан начислить проценты и уплатить их вместе с возвращенной суммой. Ставка по процентам равна актуальной на момент нарушения ставке рефинансирования ЦБ.

Возникшую переплату по налогу можно погасить за счет текущих платежей НДФЛ, т.е. уменьшить сумму НДФЛ за счет сумм, начисленных с доходов данного сотрудника либо других сотрудников, независимо от ставки налога, которая применялась при расчетах, и видов дохода.

Если фирма по какой-то причине не имеет возможности вернуть сотруднику излишне удержанный у него налог, необходимо обратиться в ФНС, предоставив заявление о необходимости возврата НДФЛ физическому лицу в установленные законом сроки. К заявлению прилагаются документы, в которых отражен факт переплаты, и налоговые документы-расчеты на удержание НДФЛ (выписки из реестров НУ за соответствующий период).

На заметку! Если налоговый агент уплачивал НДФЛ «впрок», т.е. в счет будущих платежей, и допустил переплату, ФНС не признает ее переплатой по налогу на доходы, поскольку уплата данного налога за счет налогового агента недопустима. В этом случае фирме следует обратиться с заявлением в ФНС о возврате «налога, не являющегося НДФЛ», который был ошибочно уплачен. Возможен и зачет этой суммы в счет других налогов (письмо №ГД-4-8/2085@ от 06.02.17 г.).

Работник может вернуть НДФЛ, обратившись в ФНС:

если фирма, где он работал, ликвидирована;
если работник приобрел в текущем календарном году статус резидента РФ.

В последнем случае переплата возникает из-за разницы ставок НДФЛ для резидентов и нерезидентов (соответственно 13 и 30% от доходов). При обращении налогоплательщик предоставляет декларацию на доходы и заявление с указанием счета, на который будет перечисляться излишне удержанный налог. Необходимо подтвердить и статус резидента РФ документами, имеющимися в наличии у работника (копии регистрационных документов по месту жительства, миграционной карты и пр.).

Может случиться так, что сотрудник уже уволен, а бухгалтерия обнаружила переплату по налогу с его доходов. В этом случае излишне удержанный НДФЛ фирма обязана сотруднику вернуть.

Возврат оформляется тем же порядком и по тому же алгоритму, который приведен выше: уведомление, заявление сотрудника, перечисление ему средств.

Если сведения в налоговую уже отправлены, а сотрудник заявил свое право на возврат, сумма должна быть возвращена.

После этого в ИФНС подается корректирующая справка 2-НДФЛ, в которой излишне удержанный налог отражаться не будет. Кроме того, в форме 6-НДФЛ обязательно указывается сумма перечисленного сотруднику на счет излишне удержанного НДФЛ в том отчетном периоде, в котором прошло перечисление.

Бухгалтерские записи по операциям возврата НДФЛ представляют собой корректировочные проводки – сторно Дт 70 Кт 68/НДФЛ.

Вкратце

Возврат НДФЛ сотруднику производится после того, как он будет уведомлен об излишне удержанной с доходов суммы. Возврат производится на основании заявления сотрудника, только безналичным порядком на банковский счет физлица.

При невозможности перечислить налог руководство фирмы обязано обратиться в ИФНС с заявлением об этом, с приложением соответствующих сведений по НДФЛ из регистров НУ. Игнорирование налоговым агентом обязанностей по возврату НДФЛ ведет к необходимости им уплаты дополнительных процентов за каждый день просрочки.

Может получиться так, что ваша организация при выплате физлицу дохода удержала НДФЛ в большей, чем нужно, сумме. Как только ошибка обнаружена, вы, как налоговый агент, обязаны вернуть излишне удержанную сумму налога. В статье рассмотрим 10 ситуаций по возврату НДФЛ физическому лицу.

Как налоговому агенту вернуть переплату НДФЛ физическому лицу?

По общему правилу налоговый агент, излишне удержавший из дохода физического лица НДФЛ, обязан произвести возврат самостоятельно (п. 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 34 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57). Правда, в отдельных случаях за возвратом излишне удержанного НДФЛ необходимо обращаться в налоговый орган (п. 1.1 ст. 231, ст. 231.1 НК РФ).

НДФЛ может быть удержан в излишней сумме из-за ошибки. Например, если работодатель предоставил сотруднику налоговый вычет не с начала года или исчислял налог по более высокой ставке, не учитывая приобретение статуса физическим лицом налогового резидента РФ.

Пошагово возврат излишне удержанной налоговым агентом суммы НДФЛ выглядит следующим образом:

Шаг 1: Для возврата излишне удержанного НДФЛ письменно сообщите работнику о том, что излишне удержали налог из его доходов. Сделайте это в течение 10 рабочих дней со дня, когда вы обнаружили ошибку (п. 1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112 (п. 1)).

Шаг 2. Попросите от физического лица заявление в произвольной форме на возврат суммы НДФЛ. В заявлении обязательно должен быть указан банковский счет для перечисления денежных средств физическому лицу. Возврат переплаты производится работодателем только в безналичной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ). Срок подачи заявления — три года с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Даже если сотрудник уже уволился, то бывший работодатель — налоговый агент все равно обязан вернуть переплату налога (Письма Минфина РФ от 29.12.2012 № 03-04-05/6-1460 и от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430).

Шаг 3. Перечислите излишне удержанную сумму НДФЛ на указанный в заявлении счет физического лица

Вернуть налог необходимо в течение 3 месяцев со дня получения заявления (Письмо Минфина РФ от 6.07.2016 № 03-04-10/39533). При нарушении данного срока работодателю-налоговому агенту придется выплатить проценты за каждый календарный день просрочки в размере ставки рефинансирования Банка России, действовавшей в дни такой просрочки (абз. 3, 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

По каждому физлицу, которому возвращен налог, излишне удержанный в прошлые годы, представьте в ИФНС корректирующую справку 2-НДФЛ (Разд. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, Письма ФНС от 14.11.2016 № БС-4-11/21536@, от 26.10.2016 № БС-4-11/20366@).

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Может ли налоговый агент вернуть налогоплательщику НДФЛ излишне удержанный другим налоговым агентом?

Налоговый кодекс не предусматривает такой возможности. Поэтому налоговый агент не вправе вернуть налогоплательщику НДФЛ, излишне удержанный другим налоговым агентом (Письмо Минфина России от 06.07.2016 № 03-04-10/39533). При смене места работы физическое лицо должно подать заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ своему предыдущему работодателю.

При увольнении работник возвращает работодателю выплаченные отпускные за неотработанные дни. Что делать работодателю с уже удержанным и перечисленным НДФЛ?

При выплате работнику отпускных сумм организация исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ с указанных сумм (ст. 209 и 226 НК РФ). То есть, суммы отпускных, выплаченные работнику, представляют собой его доход, с которого налоговым агентом должен удерживаться налог на доходы физических лиц ((Письмо от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС РФ от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@)). Минфин указал: если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом.

Удержанные и перечисленные в бюджет с начисленных работнику с указанных сумм отпускных суммы налога являются излишне уплаченными налоговым агентом. Соответственно, суммы налоговых обязательств работника по налогу на доходы физических лиц за налоговый период необходимо скорректировать. При этом у налогового агента — работодателя образуется переплата налога на доходы физических лиц.

Налоговый агент при выплате физическому лицу аванса по ГП договору удержал с него НДФЛ и перечислил налог в бюджет. Впоследствии договор был расторгнут. Как вернуть налог?

Возврат НДФЛ будет зависеть от того, какую сумму аванса возвращает физическое лицо. Вариантов всего два.

1 вариант: Если физическое лицо возвращает заказчику фактически полученную сумму аванса (т.е. аванс за вычетом НДФЛ, который удержал налоговый агент), то налоговый агент вправе обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате НДФЛ, перечисленного с указанного аванса, или о зачете суммы налога в счет предстоящих платежей по НДФЛ или иным налогам, погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и штрафам за налоговые правонарушения (Письмо Минфина РФ от 17.10.2012 № 03-04-05/10-1198).

2 вариант: Налогоплательщик возвращает налоговому агенту сумму аванса без уменьшения ее на НДФЛ. В случае расторжения договора гражданско-правового характера сумма излишне удержанного и перечисленного в бюджет налога с выплаченного по такому договору аванса подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика в порядке, предусмотренном статьей 231 Кодекса (см. вопрос 1) (Письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-04-06/24982).

Налогоплательщик приобрёл статус налогового резидента РФ в течение года. Налоговый агент вследствие ошибки продолжал удерживать НДФЛ по ставке 30%. Как вернуть НДФЛ налогоплательщику?

В этом случае НДФЛ с доходов, полученных таким физическим лицом с начала налогового периода, необходимо пересчитать по ставке 13%. Пересчет производится по итогам года, в котором получен статус резидента (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 15.02.2016 № 03-04-06/7958). Поскольку до приобретения плательщиком данного статуса НДФЛ удерживался по ставке 30%, возникла переплата по налогу.

За возвратом излишне удержанного НДФЛ физическому лицу нужно обратиться по окончании года не к налоговому агенту, а в налоговую инспекцию, в которой он состоит на учете по месту жительства (месту пребывания). При этом нужно представить налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус резидента (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, Письмо Минфина от 30.12.2015 № ЗН-3-17/5083). Минфин пояснил, что у работодателя нет обязанности в такой ситуации переоформить и представить в инспекцию новую справку о полученных физическими лицами доходах с учетом перерасчета налога (Письмо Минфина РФ от 29.11.2012 № 03-04-06/6-335).

Резидент иностранного государства представил налоговому агенту подтверждение своего статуса после даты выплаты дохода, освобождаемого от налогообложения. Необходимо ли вернуть уже удержанный НДФЛ?

В качестве доказательства статуса налогового резидента иностранного государства физическое лицо вправе представить налоговому агенту подтверждающий документ (удостоверение личности или официальное подтверждение статуса иностранца). Если подтверждение статуса налогового резидента иностранного государства представлено физическим лицом налоговому агенту — источнику выплаты дохода после даты выплаты дохода, подлежащего освобождению от налогообложения на основании международного договора, и удержания налога с такого дохода, этот налоговый агент осуществляет возврат налога (Письмо Минфина России от 15.08.2016 № 03-04-06/47795).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Налоговый агент обнаружил факт излишне удержанного НДФЛ с доходов сотрудника. Нужно ли ставить налоговую инспекцию в известность, что «излишек» возвращен?

Налоговому агенту по НДФЛ не нужно уведомлять налоговый орган о возврате излишне удержанного налога у сотрудника (Письмо ФНС РФ от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@). ИФНС узнает об этом самостоятельно — из представленной компанией отчетности — в форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). В строке 090 раздела 1 формы 6-НДФЛ отражается общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Напомним, что излишне удержанную сумму НДФЛ налоговый агент возвращает на основании письменного заявления, полученного от налогоплательщика (п. 1 ст. 231 НК) (см. вопрос 1). Вернуть «излишек» налоговый агент должен в течение трех месяцев с момента получения соответствующего заявления. При этом возврат производится за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет, в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога.

Суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет, недостаточно для возврата физическому лицу в трехмесячный срок после получения от него заявления. Что в этом случае делать налоговому агенту?

Такая ситуация может возникнуть в том случае, если уменьшился штат работников и величина рассчитанного налога невелика.

Налоговый агент должен обратиться в налоговый орган по месту учета с заявлением о возврате переплаты. Его форма утверждена Приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@. Помимо заявления необходимо представить (абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ):

выписку из регистра налогового учета по НДФЛ за соответствующий налоговый период;
документы, подтверждающие переплату (в частности, копии платежных поручений).

Указанные документы необходимо представить в инспекцию в течение 10 дней с момента получения заявления от физического лица (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ).

После получения от организации заявления, инспекция может предложить провести совместную сверку расчетов по налогам (пеням, штрафам) (п. 3 ст. 78 НК РФ). Лучше не спорить и сделать это, так как в этом случае ИФНС зачтет или вернет вам переплату только после подписания акта сверки (п. п. 3 — 6 ст. 78 НК РФ).

Налоговый орган принимает решение о зачете или об отказе в зачете сумм налога в течение 10 рабочих дней с момента обращения налогового агента (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 4 ст. 78 НК РФ). О своем решении инспекция должна сообщить налоговому агенту в течение пяти рабочих дней после принятия решения (п. 6 ст. 6.1, п. 9 ст. 78 НК РФ). Способ передачи такого сообщения руководителю организации, физическому лицу, их представителям установлен в п. 9 ст. 78 НК РФ. В случае положительного решения налоговый агент вправе зачесть излишне уплаченный НДФЛ в счет предстоящих платежей.

Кстати, налоговый агент вправе вернуть физическому лицу переплату по налогу из собственных средств, не дожидаясь ее возврата из бюджета (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Может ли быть зачтена налоговому агенту в счет погашения недоимки по НДФЛ переплата, образовавшаяся у него как у налогоплательщика по другому федеральному налогу?

В Письме Минфина от 25.03.2016 № 03-02-07/1/19163 чиновники сделали вывод, что абз. 2 п. 1 ст. 78 Кодекса предусмотрена возможность зачета сумм излишне уплаченных федеральных налогов — по федеральным налогам, а также по пеням, начисленным по федеральным налогам. То есть, в Минфине признали, что сумма излишне уплаченного организацией налога на прибыль может быть зачтена в счет погашения недоимки по НДФЛ в соответствии со ст. 78 Кодекса. Кроме того, финансисты пришли к выводу, что правила, предусмотренные данной нормой, применяются в отношении налогоплательщиков и налоговых агентов.

В письме ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@ инспекция указала на возможность зачета переплаты по федеральному налогу в счет погашения задолженности по НДФЛ налогового агента.

Несколько лет назад Минфин в Письме от 19.02.2010 № 03-02-07/1-69 делал совершенно противоположный вывод о том, что сумма излишне уплаченного организацией налога на прибыль не может быть зачтена налоговому агенту в счет погашения недоимки по НДФЛ.

Как мы видим, в связи с отсутствием четкой формулировки в законодательстве мнение контролирующих органов время от времени меняется. Поэтому можно дать совет налоговому агенту уточнить в своей инспекции, можно ли зачесть переплату по федеральному налогу в счет недоимки по НДФЛ.

Напомним, что для зачета «излишка» в налоговый орган нужно подать соответствующее заявление (подробнее см. предыдущий вопрос).

В какой срок можно вернуть (зачесть) переплату по НДФЛ?

Зачесть либо вернуть переплату по НДФЛ можно не позднее трех лет со дня перечисления налога в бюджет (п. п. 7, 14 ст. 78 НК РФ). Порядок действий организации — налогового агента зависит от причины, по которой образовалась переплата. Как вернуть (зачесть) НДФЛ, излишне удержанный у физлица и перечисленный в бюджет мы рассмотрели в вопросе 1.

Переплату по НДФЛ, возникшую по другим причинам, например из-за ошибки в платежном поручении, можно вернуть на расчетный счет в порядке, описанном в вопросе 8 (п. п. 1, 5, 14 ст. 78 НК РФ, Письма Минфина РФ от 16.09.2014 № 03-04-06/46268, ФНС РФ от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).

При возникновении переплаты налога на доходы физических лиц, казалось бы, нет ничего проще, чем вернуть излишне уплаченные средства при выплате следующей зарплаты. Но на практике этот вопрос вызывает много сложностей. Действия по возврату средств зависят от того, как возникла переплата.

Когда возникает переплата по НДФЛ

Прямой запрет на оплату НДФЛ за счет агента указан в п. 9 ст. 226 НК РФ: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом». Переплата по НДФЛ может образоваться в случае, когда налоговый агент излишне удержал и перечислил в бюджет налог с сумм дохода, выплаченного физлицу.

Ситуации, при которых может быть излишне удержан налог, следующие:

• Работник получил отпуск авансом и увольняется. При увольнении работодатель может удержать часть излишне выплаченных отпускных из доходов, причитающихся к выплате сотруднику, но не более 20%. Остальную часть сотрудник может вернуть добровольно (вот тут и появится излишне удержанный налог).

• Если при расчете пособия по больничному листу допущена ошибка и работнику выплачена сумма пособия в завышенном размере, то ФСС не примет такие суммы к зачету. Придется пересчитать пособие и НДФЛ. Опять же излишне выплаченное придется или удерживать из доходов (но только в случае счетной ошибки), или просить работника добровольно средства вернуть.

• Когда работнику положены стандартные налоговые вычеты, но он несвоевременно предоставил подтверждающие документы. Приходится пересчитывать налоговую базу по НДФЛ с начала года, и возможно возникновение излишне удержанной суммы налога.

• Если работник получает имущественный вычет не с начала года. Надо будет пересчитать доходы работника с начала года и вернуть излишне удержанный налог.

• Если в организации есть сотрудник-иностранец, работающий по патенту, то возвратить удержанный ранее НДФЛ придется, когда уведомление о праве на уменьшение НДФЛ с его доходов на суммы фиксированных авансовых платежей поступило от налогового органа после того, как работодатель начал выплачивать работнику доход.

• Когда НДФЛ ошибочно рассчитан по более высокой ставке или налог удержан из необлагаемого дохода.

Как выявить переплату

Сумму НДФЛ, излишне удержанную с дохода, может обнаружить налоговый агент, который выплачивает налогоплательщику доход и сразу производит удержание налога.

Также указать на переплату может налоговый орган. Тогда с момента обнаружения факта переплаты (согласно п. 3 ст. 78, п. 4 ст. 79, п. 1 ст. 231 НК РФ) налогоплательщик должен быть извещен в течение 10 рабочих дней.

Налоговый орган извещает о переплате одним из следующих способов:

письменным извещением, вручаемым лично под роспись;
почтовым отправлением с уведомлением;
указанием суммы переплаты в личном кабинете налогоплательщика.

Порядок возврата переплаты

НДФЛ перечисляется в бюджет из доходов физлица. Организация, выступающая в роли налогового агента, не имеет права уплачивать налог за счет своих средств. Правила возврата переплаты НДФЛ детально разъяснил Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 20.08.2020 № Ф05-11952/2020 по делу № А40-263501/2019. Порядок возврата НДФЛ зависит от причины переплаты:

Налоговый агент ошибочно перечисляет по реквизитам НДФЛ собственные средства, которые не были удержаны при выплате доходов физлицам.
Налоговый агент допустил ошибку именно при удержании НДФЛ из доходов работника – неправомерно изъял у него больше, чем следовало, либо выплатил «лишний» доход, с которого удержал НДФЛ.

Соответственно, будет различаться и порядок возврата налога.

В первом случае действуют общие правила ст. 78 НК РФ, а переплата налогом на доходы физлиц вообще не признается. Для возврата или зачета денег организации следует подать заявление в ИФНС по месту учета. Но поскольку деньги были перечислены по реквизитам НДФЛ, придется дополнительно подтвердить, что они таковыми не являются. Для этого к заявлению необходимо приложить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период. Также к заявлению прилагается платежка, на основании которой была внесена лишняя сумма.

Во втором случае круг обстоятельств, которые нужно подтвердить документально, меняется. Как отметил суд, в этой ситуации возврат НДФЛ налоговому агенту возможен только после того, как будут представлены документы, подтверждающие урегулирование задолженности с физлицом. А если соответствующие суммы уже попали в справки 2-НДФЛ, то потребуется также представить корректирующую отчетность.

По общему правилу налоговый агент, излишне удержавший из дохода физлица НДФЛ, обязан произвести возврат самостоятельно (п. 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 34 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2020 № 57). Правда, в отдельных случаях за возвратом излишне удержанного НДФЛ необходимо обращаться в налоговый орган (п. 1.1 ст. 231, ст. 231.1 НК РФ).

Для возврата излишне взысканного НДФЛ с работника предусмотрен особый порядок, установленный ст. 231 НК РФ. На это обратил внимание Минфин в Письме от 21.07.2020 № 03-04-06/63250. При этом о каждом факте переплаты организация должна сообщить сотруднику в течение 10 дней.

Работнику следует подать письменное заявление о возврате суммы излишне удержанного НДФЛ в произвольной форме. В нем нужно указать банковский счет для перечисления денежных средств, поскольку возврат переплаты производится работодателем только в безналичной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Для возвращения переплаты по НДФЛ установлен свой срок – ее необходимо вернуть в течение трех месяцев со дня получения заявления (Письмо Минфина РФ от 06 июля 2020 года № 03-04-10/39533). В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ключевой ставки ЦБ, действующей в эти дни (абзацы третий, пятый п. 1 ст. 231 НК РФ).

Статья 231 НК РФ четко устанавливает источники, за счет которых можно вернуть НДФЛ сотруднику. Это предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет из доходов:

• того же работника, у которого излишне удержали налог;

• других налогоплательщиков, по отношению к которым организация выступает налоговым агентом.

То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику. При этом неважно, с чьих доходов удерживается налог: с зарплаты того лица, которому он возвращается, или с зарплаты других работников организации.

Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше трехмесячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае налоговый агент должен обратиться в налоговый орган по месту учета с заявлением о возврате переплаты. Форма заявления утверждена Приказом ФНС от 14.02.2020 № ММВ-7-8/182@. Обратиться в налоговый орган нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника (абзацы шестой, восьмой п. 1 ст. 231 НК РФ). Помимо заявления, необходимо представить (абзац восьмой п. 1 ст. 231 НК РФ) выписку из регистра налогового учета по НДФЛ за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие переплату.

После получения от организации заявления инспекция может предложить провести совместную сверку расчетов по налогам (пеням, штрафам) (п. 3 ст. 78 НК РФ). Лучше не спорить и сделать это, так как в этом случае ИФНС зачтет или вернет вам переплату только после подписания акта сверки (п. 3–6 ст. 78 НК РФ). Налоговый орган принимает решение о зачете или об отказе в зачете сумм налога в течение 10 рабочих дней с момента обращения налогового агента (п. 6 ст. 6.1, абзац второй п. 4 ст. 78 НК РФ). О своем решении инспекция должна сообщить налоговому агенту в течение пяти рабочих дней после принятия решения (п. 6 ст. 6.1, п. 9 ст. 78 НК РФ). В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации (п. 6 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ). Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета (абзац девятый п. 1 ст. 231 НК РФ), а затем уже обратиться в налоговую инспекцию.

Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог (письма Минфина РФ от 29.12.2020 № 03-04-05/6-1460, от 24.12.2020 № 03-04-05/6-1430). По каждому физлицу, которому возвращен налог, излишне удержанный в прошлые годы, представьте в ИФНС корректирующую справку 2-НДФЛ (раздел I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, письма ФНС от 14.11.2020 № БС-4-11/21536@, от 26.10.2020 № БС-4-11/20366@).

Как зачесть ошибочно перечисленную оплату по НДФЛ

Налогоплательщик имеет право на своевременный зачет излишне уплаченных сумм налогов, пеней, штрафов (подп. 5 п. 1 ст. 21 НК РФ), а налоговый орган обязан осуществить их возврат (подп. 7 п. 1 ст. 32 НК РФ). Ошибочно перечисленную сумму налога в общем случае можно зачесть в счет уплаты других налогов . С 1 октября 2020 года для этого не требуется, чтобы вид зачитываемых налогов совпадал.

Однако если налоговый агент ошибочно перечислил излишние суммы налога из собственных средств, то зачесть излишне уплаченную сумму НДФЛ в счет будущих платежей по НДФЛ нельзя. Налоговый агент может подать заявление о возврате денег. Обратите внимание: чтобы вернуть переплату, необходимо не иметь недоимки также по любым налогам (пеням, штрафам). Если у вас есть задолженность по другим федеральным налогам, пеням или штрафам, инспекция должна осуществить зачет самостоятельно.

Срок подачи заявления о зачете в налоговый орган – три года со дня уплаты налога в излишнем размере (п. 7 ст. 78 НК РФ). Вместе с заявлением нужно представить документы , которые подтвердят наличие переплаты (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.10.2020 № 19-19/164537@, ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@).

Для возврата переплаты по НДФЛ также нужно в налоговую инспекцию предоставить заявление о возврате переплаты в срок не позднее чем три года со дня перечисления излишне уплаченного налога (п. 7 ст. 78 НК РФ). Вместе с заявлением также представляются документы, подтверждающие излишне уплаченную сумму налога: справки по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физлиц, платежные документы, подтверждающие факт излишне перечисленного налога (абзац восьмой п. 1 ст. 231 НК РФ).

То есть налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков-физлиц, а является именно денежными средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет.

В Письме УФНС РФ по г. Москве от 27.10.2020 № 19-19/164537@ обращено внимание, что налоговые органы дополнительно могут потребовать данные счета 68.1, на котором отражаются расчеты по НДФЛ в бухучете, за соответствующий период.

Встречаются случаи, когда налоговые органы отказывают в возврате НДФЛ, указывая на то, что переплата может быть определена только по результатам проведенной выездной налоговой проверки. Однако суды отклоняют доводы налоговых органов о подтверждении суммы переплаты только результатами выездной налоговой проверки, если организация представит доказательства излишнего перечисления денежных средств в бюджет (постановления ФАС МО от 30.04.2014 № Ф05-3657/2014 по делу № А40-91167/13, от 06.03.2014 № Ф05-1184/2014 по делу № А40-80139/13-99-247, АС Поволжского округа от 02.12.2014 № Ф06-17741/2013 по делу № А06-166/2014).

Нужно ли представлять налоговые регистры

Вместе с заявлением, как говорят налоговые органы, нужно представить выписку из регистра налогового учета и соответствующие платежные документы, которые подтвердят наличие переплаты (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.10.2020 № 19-19/164537@, ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Подтверждение правильности такого требования налоговых органов – Постановление Арбитражного суда Московского округа от 24 ноября 2020 года № Ф05-19418/2020 по делу № А40-335248/2019.

Для возврата излишне перечисленного НДФЛ организация – налоговый агент должна представить документы, безусловно подтверждающие факт перечисления этого налога в бюджет за конкретное физлицо, а также подтвердить, что в реальности сумма налога в отношении этого физлица должна быть меньше. В силу положений ст. 230 НК РФ эти факты подтверждаются именно регистрами налогового учета по НДФЛ.

В связи с этим, как отметил Арбитражный суд Московского округа, ИФНС вправе отказать в возврате налога, если организация в подтверждение переплаты представит только платежное поручение на перечисление общей суммы НДФЛ без конкретизации, по какому именно физлицу перечислен налог. По мнению судей, подобный документ не является доказательством излишней уплаты НДФЛ, так как он подтверждает только уплаченную сумму, но не дает информации ни о сумме, которая была удержана при фактической выплате доходов, ни о сумме, которая действительно подлежала перечислению по соответствующим физлицам. При этом наличие переплаты выявляется как раз путем сравнения сумм налога, которые должны быть уплачены за определенный период, с относящимися к этому же периоду платежными документами по этому налогу.

Если работник вернул излишне полученный доход

Исчисление сумм НДФЛ с доходов, полученных работником, производится нарастающим итогом с начала календарного года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). В случае выплаты заработной платы в большем размере, отпускных уплата налога производится не за счет налогового агента, а за счет дохода, выплаченного работнику.

Никаких дополнительных налоговых обязательств у бывшего работника и организации как налогового агента в связи со списанием невозвращенного долга по зарплате и отпускным (например, при увольнении) не возникает. В письмах Минфина РФ от 26.07.2018 № 03-15-06/52554, от 26.12.2017 № 03-04-06/86736 и УФНС РФ по г. Москве от 28.06.2018 № 20-15/138129 отмечено, что дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска – это день выплаты. В этот день удерживается НДФЛ с отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку сумма налога, исчисленная с отпускных, удержана на дату выплаты, не требуется повторного начисления и удержания НДФЛ при прощении налоговым агентом работнику задолженности за неотработанные дни отпуска.

В случае возврата работником суммы излишне выплаченных отпускных сумма к возврату также рассчитывается за вычетом НДФЛ. То есть работнику выплатили доход без НДФЛ, он эту же сумму и возвращает. Налог с дохода фактически становится уплаченным за счет налогового агента и не является уплатой НДФЛ (п. 9 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Компания должна провести корректировку отпускных или зарплаты в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет. А переплата налога может быть возвращена налоговому агенту в рамках ст. 78 НК РФ, определяющей порядок зачета или возврата сумм излишне уплаченного налога, на основании п. 14 ст. 78 НК РФ. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет.

Следует обратить внимание на ситуацию, когда работник увольняется в январе, а долг за отпуск у него больше, чем начислено выплат в текущем периоде. Тогда при возмещении работодателю долга возникает проблема с отражением операции в отчетности по НДФЛ, поскольку в текущем периоде база скорректирована быть не может. Отрицательных значений при заполнении показателей строк отчетности не предусмотрено. Поэтому следует скорректировать базу за период начисления отпускных в прошлом году. В текущем отчетном периоде сумма произведенного перерасчета за предшествующий период в расчете не отражается (письма ФНС РФ от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@, от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479). Как правило, до конца января отчетность по НДФЛ за предыдущий год еще не сдана. Поэтому необходимо уточнить сумму начислений по увольняемому работнику с учетом возврата им переплаты за отпуск, предоставленный авансом.

Бухгалтерский учет

Сумма, излишне уплаченная в бюджет и впоследствии возвращенная организации, не приводит к увеличению экономических выгод организации. Следовательно, не образуется дохода применительно к п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 32н.

В бухучете уплата НДФЛ (в части излишне уплаченных денежных средств) отражается записью Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 51 «Расчетные счета». Возврат налоговым органом излишне уплаченной суммы на расчетный счет организации отражаются обратной записью: Дебет 51 Кредит 68.

Сумма налога, излишне удержанная у физлица, является ошибкой. При ее выявлении оформляется первичный документ – бухгалтерская справка. Если сумма подлежит возврату работнику, то ошибка отражается записью «красное сторно»: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Перечисление налога на расчетный счет физлица отражается записью: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кредит 51 «Расчетные счета».

Налог на прибыль организаций

Сумма излишне уплаченного налога, возвращенная из бюджета, не учитывается для целей исчисления налога на прибыль в качестве дохода, поскольку в данном случае не возникает экономической выгоды применительно к п. 1 ст. 41 НК РФ.

Аналогичный подход применяется и в отношении организаций, применяющих УСН (с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов»), и организаций, являющихся налогоплательщиками ЕСХН (Письмо Минфина РФ от 22.06.2009 № 03-11-11/117, направлено Письмом ФНС РФ от 07.07.2009 № ШС-17-3/130@).

Нет времени читать?

Ситуации, при которых необходимо выполнять перерасчет удержанного налога на доходы физических лиц в сторону увеличения или уменьшения, получают все большее распространение и вызывают много вопросов у бухгалтеров. Рассмотрим случаи, встречающиеся в хозяйственной практике учреждений при излишнем перечислении сумм НДФЛ.

Почему нужен перерасчет

Причины, вызывающие необходимость производить перерасчет НДФЛ:

перечислили зарплату за истекший налоговый период;
изменение расчетной базы (суммы начислений);
предоставление заявления о праве на налоговые вычеты с опозданием;
и др.

Излишнее удержание НДФЛ из дохода сотрудника может быть обнаружено как самим налогоплательщиком, так и налоговым агентом. При обнаружении излишнего удержания налоговым агентом, согласно п. 1 ст. 231 НК РФ, налогоплательщик должен быть оповещен об этом в течение 10 дней со дня обнаружения. Независимо от того кем была обнаружена переплата, для того чтобы вернуть налог необходимо письменное заявление налогоплательщика с указанием банковских реквизитов для перечисления средств.

Как возвращать НДФЛ

Переплаченные суммы можно вернуть на лицевой счет учреждения. Для этого необходимо подать в налоговую инспекцию заявление, с образцом которого можно ознакомиться в приказе ФНС от 14.02.2017 №ММВ-7-8/182. Также к заявлению должны быть прикреплены платежные поручения и выписки из регистра по НДФЛ, которые доказывают внесенные вами лишние суммы налога в бюджет.

Обратите внимание: некоторые инспекции не принимают утвержденную форму, если налоговым агентов было перечислено в бюджет больше, чем удержано или если налоговый агент заплатил налог раньше срока, так как в данном случае возникает переплата за счет средств налогового агента, а не налогоплательщика. Чтобы вернуть такую переплату необходимо заполнить заявление в свободной форме.

А как же отразить данные ситуации в учете учреждения?

Ситуация 1.

Переплата за счет средств бюджета, которую можно либо вернуть, либо зачесть в счет недоимки и будущих платежей по другим федеральным налогам.

В данном случает сумма перечисленных учреждением средств за налоговый период превышает суммы, удержанные у налогоплательщиков, образуется дебиторская задолженность на счете 303.01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц». Сложившиеся показатели нужно будет отражать в Сведениях о дебиторской и кредиторской задолженности» (ф. 0503769). Заметим, что формы с дебиторской задолженностью по счету 303.01 могут быть не приняты финансовым органом, потому что в соответствии с НК РФ юридические лица не являются налогоплательщиками и не имеют права перечислять НДФЛ за счет средств соответствующего бюджета. В качестве плательщика – налогового агента налог уплачивается за счет средств, удержанных у сотрудников с их доходов.

В бюджетных учреждениях уплату излишних сумм налога из средств субсидий, полученных на выполнение государственного задания или субсидии на иные цели, может быть расценено как нецелевое использование, что является административным правонарушением и влечет административную ответственность должностных лиц его допустивших в виде административного штрафа. В казенных учреждениях такие расходы однозначно будут признаны нецелым расходованием бюджетных средств.

Если в 2020 г. была обнаружена переплата, подтвержденная сверкой расчетов и налоговый орган вернул учреждению сумму излишне перечисленного налога, в бухгалтерском учете данная ошибка исправляется методом «красное сторно».

В 2019 г. учреждение сделало следующую запись по удержанию излишнего налога из зарплаты: Дт Х 302.11 837 Кт Х 303 01 732.

Для того чтобы отразить исправление необходимо использовать специальные счета по исправлению ошибок прошлых лет 304.86 и 304.96. В нашем случае исправленная корреспонденция будет иметь следующий вид:

Дт Х 302.11 837 Кт Х 304.86 732 «красное сторно»;
Дт Х 304.86 832 Кт Х 303.01 732 «красное сторно».

Результат таких проводок — это задолженность ФНС перед учреждением и задолженность учреждения перед сотрудником.

Ситуация 2.

Работодатель – бюджетное учреждение, обязан вернуть сотруднику излишне удержанный налог, а не учесть его в текущем году.

Не имеет значения по какому КФО будет отражена данная ситуация, главное, чтобы все хозяйственные операции по начислению и исправлению были отражена по одному КФО. После того, как сумма налога будет возвращена сотруднику, ни в ф. 0503737, ни в ф. 0503723 она отражена не будет.

Дт Х 201.11 510 Кт Х 303.01 731 - возврат от налоговой;
Дт Х 302.11 837 Кт Х 201.11 610 возврат средств сотруднику.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Автор: Анастасия Хахулина,
методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ИНДУСТРИЯ ИНФОРМАТИКИ»

Читайте также: