Уплата ндфл за прошлый год

Опубликовано: 26.04.2024

Переплата по НДФЛ может возникнуть по разным причинам. Например, по ошибке бухгалтера при перечислении средств или из-за неправильного расчета налога. Переплата, возникшая у работника из-за ошибочных действий компании - налогового агента, подлежит возврату в особом порядке. Поэтому важно принять правильное решение в конкретном случае: о зачете или возврате налога. Разберемся в этом.

Переплата по НДФЛ: варианты событий

Излишне уплаченный налог можно:

вернуть, обратившись в налоговую с заявлением о возврате на расчетный счет суммы НДФЛ;
зачесть в счет недоимки или предстоящих налоговых платежей.

Зачесть переплату по НДФЛ

Зачет производится по правилам, приведенным в ст. 78 НК РФ. Федеральные налоги засчитывают в счет федеральных, региональные - в счет региональных, местные - в счет местных.

НДФЛ является федеральным налогом. Поэтому сумму переплаты по НДФЛ можно зачесть в счет недоимки по налогам федерального уровня. Кроме того, ошибочный платеж по НДФЛ можно зачесть в счет будущих платежей. Например, по НДС или налогу на прибыль. Возможен также зачет в счет платежей по УСН. Обусловлено это тем, что такие налоги вносятся из собственных средств. А их платить можно досрочно.

Но нужно доказать, что переплата по НДФЛ не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков, а является именно средствами фирмы, как ошибочно перечисленными. Для этого проведите с налоговой инспекцией акт сверки и представьте подтверждающие документы.

Зачет в счет будущих платежей по НДФЛ?

НК установлен запрет уплаты НДФЛ за счет средств налогового агента (п. 9 ст. 226 НК РФ). Налог нужно предварительно (до уплаты) удержать из доходов. Сделать это можно только в день, когда организация выдала деньги из кассы или перечислила их на банковские счета сотрудников.

По мнению налоговиков, провести зачет переплаты НДФЛ в счет будущих платежей по подоходному налогу можно только при условии, что налог уплачен не из собственных средств налогового агента (письмо ФНС России от 6 февраля 2017 г № ГД-4-8/2085). Но Верховный Суд считает иначе. В Определении от 21 декабря 2017 г № 305-КГ17-15396 ВС РФ постановил, что подобное досрочное перечисление подоходного налога за счет средств агента нарушением не является и возможен дальнейший его зачет в счет будущих платежей по НДФЛ.

Но будьте осторожны при зачете переплаты НДФЛ в счет будущих платежей. ИФНС может не посчитать такой зачет налогом.

Как правильно вернуть переплату НДФЛ

Если же НДФЛ удержан с работника больше, чем нужно, то ему нужно вернуть лишнее.

Излишне удержанный с сотрудника НДФЛ должен возвратить именно фирма, а не налоговая инспекция. Для такого возврата статьей 231 НК РФ установлены специальные нормы.

письменно сообщить работнику о том, что из его доходов излишне удержан налог. Это нужно сделать в течение 10 рабочих дней со дня, когда обнаружено излишнее удержание НДФЛ;
получить от работника заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ. В нем должны быть указаны реквизиты банковского счета для перечисления денег, так как возврат налога наличными не предусмотрен.

Заявление работник может представить как в электронной форме, так и на бумаге. Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок представления своими работниками заявлений на возврат излишне удержанного НДФЛ, не противоречащий действующему законодательству. Подать такое заявление работник должен до истечения трехлетнего срока со дня уплаты в бюджет излишне удержанного налога.

Чтобы вернуть переплату по НДФЛ на расчетный (лицевой) счет компании, в налоговую инспекцию нужно подать заявление. Форма его новая утверждена приказом ФНС России от 14 февраля 2017 г № ММВ-7-8/182.

Налоговая инспекция должна вернуть переплату по НДФЛ на расчетный счет организации в течение месяца со дня подачи этих документов (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Обратите внимание: для возврата налога из бюджета налоговой инспекции нужно представить выписку из регистра налогового учета НДФЛ, бухгалтерские справки, расчетно-платежные ведомости с исправлениями ошибки, платежные документы, подтверждающие переплату налога за период.

Читайте в бераторе

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

При возникновении переплаты налога на доходы физических лиц, казалось бы, нет ничего проще, чем вернуть излишне уплаченные средства при выплате следующей зарплаты. Но на практике этот вопрос вызывает много сложностей. Действия по возврату средств зависят от того, как возникла переплата.

Когда возникает переплата по НДФЛ

Прямой запрет на оплату НДФЛ за счет агента указан в п. 9 ст. 226 НК РФ: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом». Переплата по НДФЛ может образоваться в случае, когда налоговый агент излишне удержал и перечислил в бюджет налог с сумм дохода, выплаченного физлицу.

Ситуации, при которых может быть излишне удержан налог, следующие:

• Работник получил отпуск авансом и увольняется. При увольнении работодатель может удержать часть излишне выплаченных отпускных из доходов, причитающихся к выплате сотруднику, но не более 20%. Остальную часть сотрудник может вернуть добровольно (вот тут и появится излишне удержанный налог).

• Если при расчете пособия по больничному листу допущена ошибка и работнику выплачена сумма пособия в завышенном размере, то ФСС не примет такие суммы к зачету. Придется пересчитать пособие и НДФЛ. Опять же излишне выплаченное придется или удерживать из доходов (но только в случае счетной ошибки), или просить работника добровольно средства вернуть.

• Когда работнику положены стандартные налоговые вычеты, но он несвоевременно предоставил подтверждающие документы. Приходится пересчитывать налоговую базу по НДФЛ с начала года, и возможно возникновение излишне удержанной суммы налога.

• Если работник получает имущественный вычет не с начала года. Надо будет пересчитать доходы работника с начала года и вернуть излишне удержанный налог.

• Если в организации есть сотрудник-иностранец, работающий по патенту, то возвратить удержанный ранее НДФЛ придется, когда уведомление о праве на уменьшение НДФЛ с его доходов на суммы фиксированных авансовых платежей поступило от налогового органа после того, как работодатель начал выплачивать работнику доход.

• Когда НДФЛ ошибочно рассчитан по более высокой ставке или налог удержан из необлагаемого дохода.

Как выявить переплату

Сумму НДФЛ, излишне удержанную с дохода, может обнаружить налоговый агент, который выплачивает налогоплательщику доход и сразу производит удержание налога.

Также указать на переплату может налоговый орган. Тогда с момента обнаружения факта переплаты (согласно п. 3 ст. 78, п. 4 ст. 79, п. 1 ст. 231 НК РФ) налогоплательщик должен быть извещен в течение 10 рабочих дней.

Налоговый орган извещает о переплате одним из следующих способов:

письменным извещением, вручаемым лично под роспись;
почтовым отправлением с уведомлением;
указанием суммы переплаты в личном кабинете налогоплательщика.

Порядок возврата переплаты

НДФЛ перечисляется в бюджет из доходов физлица. Организация, выступающая в роли налогового агента, не имеет права уплачивать налог за счет своих средств. Правила возврата переплаты НДФЛ детально разъяснил Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 20.08.2020 № Ф05-11952/2020 по делу № А40-263501/2019. Порядок возврата НДФЛ зависит от причины переплаты:

Налоговый агент ошибочно перечисляет по реквизитам НДФЛ собственные средства, которые не были удержаны при выплате доходов физлицам.
Налоговый агент допустил ошибку именно при удержании НДФЛ из доходов работника – неправомерно изъял у него больше, чем следовало, либо выплатил «лишний» доход, с которого удержал НДФЛ.

Соответственно, будет различаться и порядок возврата налога.

В первом случае действуют общие правила ст. 78 НК РФ, а переплата налогом на доходы физлиц вообще не признается. Для возврата или зачета денег организации следует подать заявление в ИФНС по месту учета. Но поскольку деньги были перечислены по реквизитам НДФЛ, придется дополнительно подтвердить, что они таковыми не являются. Для этого к заявлению необходимо приложить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период. Также к заявлению прилагается платежка, на основании которой была внесена лишняя сумма.

Во втором случае круг обстоятельств, которые нужно подтвердить документально, меняется. Как отметил суд, в этой ситуации возврат НДФЛ налоговому агенту возможен только после того, как будут представлены документы, подтверждающие урегулирование задолженности с физлицом. А если соответствующие суммы уже попали в справки 2-НДФЛ, то потребуется также представить корректирующую отчетность.

По общему правилу налоговый агент, излишне удержавший из дохода физлица НДФЛ, обязан произвести возврат самостоятельно (п. 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 34 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2020 № 57). Правда, в отдельных случаях за возвратом излишне удержанного НДФЛ необходимо обращаться в налоговый орган (п. 1.1 ст. 231, ст. 231.1 НК РФ).

Для возврата излишне взысканного НДФЛ с работника предусмотрен особый порядок, установленный ст. 231 НК РФ. На это обратил внимание Минфин в Письме от 21.07.2020 № 03-04-06/63250. При этом о каждом факте переплаты организация должна сообщить сотруднику в течение 10 дней.

Работнику следует подать письменное заявление о возврате суммы излишне удержанного НДФЛ в произвольной форме. В нем нужно указать банковский счет для перечисления денежных средств, поскольку возврат переплаты производится работодателем только в безналичной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Для возвращения переплаты по НДФЛ установлен свой срок – ее необходимо вернуть в течение трех месяцев со дня получения заявления (Письмо Минфина РФ от 06 июля 2020 года № 03-04-10/39533). В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ключевой ставки ЦБ, действующей в эти дни (абзацы третий, пятый п. 1 ст. 231 НК РФ).

Статья 231 НК РФ четко устанавливает источники, за счет которых можно вернуть НДФЛ сотруднику. Это предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет из доходов:

• того же работника, у которого излишне удержали налог;

• других налогоплательщиков, по отношению к которым организация выступает налоговым агентом.

То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику. При этом неважно, с чьих доходов удерживается налог: с зарплаты того лица, которому он возвращается, или с зарплаты других работников организации.

Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше трехмесячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае налоговый агент должен обратиться в налоговый орган по месту учета с заявлением о возврате переплаты. Форма заявления утверждена Приказом ФНС от 14.02.2020 № ММВ-7-8/182@. Обратиться в налоговый орган нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника (абзацы шестой, восьмой п. 1 ст. 231 НК РФ). Помимо заявления, необходимо представить (абзац восьмой п. 1 ст. 231 НК РФ) выписку из регистра налогового учета по НДФЛ за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие переплату.

После получения от организации заявления инспекция может предложить провести совместную сверку расчетов по налогам (пеням, штрафам) (п. 3 ст. 78 НК РФ). Лучше не спорить и сделать это, так как в этом случае ИФНС зачтет или вернет вам переплату только после подписания акта сверки (п. 3–6 ст. 78 НК РФ). Налоговый орган принимает решение о зачете или об отказе в зачете сумм налога в течение 10 рабочих дней с момента обращения налогового агента (п. 6 ст. 6.1, абзац второй п. 4 ст. 78 НК РФ). О своем решении инспекция должна сообщить налоговому агенту в течение пяти рабочих дней после принятия решения (п. 6 ст. 6.1, п. 9 ст. 78 НК РФ). В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации (п. 6 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ). Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета (абзац девятый п. 1 ст. 231 НК РФ), а затем уже обратиться в налоговую инспекцию.

Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог (письма Минфина РФ от 29.12.2020 № 03-04-05/6-1460, от 24.12.2020 № 03-04-05/6-1430). По каждому физлицу, которому возвращен налог, излишне удержанный в прошлые годы, представьте в ИФНС корректирующую справку 2-НДФЛ (раздел I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, письма ФНС от 14.11.2020 № БС-4-11/21536@, от 26.10.2020 № БС-4-11/20366@).

Как зачесть ошибочно перечисленную оплату по НДФЛ

Налогоплательщик имеет право на своевременный зачет излишне уплаченных сумм налогов, пеней, штрафов (подп. 5 п. 1 ст. 21 НК РФ), а налоговый орган обязан осуществить их возврат (подп. 7 п. 1 ст. 32 НК РФ). Ошибочно перечисленную сумму налога в общем случае можно зачесть в счет уплаты других налогов . С 1 октября 2020 года для этого не требуется, чтобы вид зачитываемых налогов совпадал.

Однако если налоговый агент ошибочно перечислил излишние суммы налога из собственных средств, то зачесть излишне уплаченную сумму НДФЛ в счет будущих платежей по НДФЛ нельзя. Налоговый агент может подать заявление о возврате денег. Обратите внимание: чтобы вернуть переплату, необходимо не иметь недоимки также по любым налогам (пеням, штрафам). Если у вас есть задолженность по другим федеральным налогам, пеням или штрафам, инспекция должна осуществить зачет самостоятельно.

Срок подачи заявления о зачете в налоговый орган – три года со дня уплаты налога в излишнем размере (п. 7 ст. 78 НК РФ). Вместе с заявлением нужно представить документы , которые подтвердят наличие переплаты (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.10.2020 № 19-19/164537@, ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@).

Для возврата переплаты по НДФЛ также нужно в налоговую инспекцию предоставить заявление о возврате переплаты в срок не позднее чем три года со дня перечисления излишне уплаченного налога (п. 7 ст. 78 НК РФ). Вместе с заявлением также представляются документы, подтверждающие излишне уплаченную сумму налога: справки по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физлиц, платежные документы, подтверждающие факт излишне перечисленного налога (абзац восьмой п. 1 ст. 231 НК РФ).

То есть налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков-физлиц, а является именно денежными средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет.

В Письме УФНС РФ по г. Москве от 27.10.2020 № 19-19/164537@ обращено внимание, что налоговые органы дополнительно могут потребовать данные счета 68.1, на котором отражаются расчеты по НДФЛ в бухучете, за соответствующий период.

Встречаются случаи, когда налоговые органы отказывают в возврате НДФЛ, указывая на то, что переплата может быть определена только по результатам проведенной выездной налоговой проверки. Однако суды отклоняют доводы налоговых органов о подтверждении суммы переплаты только результатами выездной налоговой проверки, если организация представит доказательства излишнего перечисления денежных средств в бюджет (постановления ФАС МО от 30.04.2014 № Ф05-3657/2014 по делу № А40-91167/13, от 06.03.2014 № Ф05-1184/2014 по делу № А40-80139/13-99-247, АС Поволжского округа от 02.12.2014 № Ф06-17741/2013 по делу № А06-166/2014).

Нужно ли представлять налоговые регистры

Вместе с заявлением, как говорят налоговые органы, нужно представить выписку из регистра налогового учета и соответствующие платежные документы, которые подтвердят наличие переплаты (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.10.2020 № 19-19/164537@, ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Подтверждение правильности такого требования налоговых органов – Постановление Арбитражного суда Московского округа от 24 ноября 2020 года № Ф05-19418/2020 по делу № А40-335248/2019.

Для возврата излишне перечисленного НДФЛ организация – налоговый агент должна представить документы, безусловно подтверждающие факт перечисления этого налога в бюджет за конкретное физлицо, а также подтвердить, что в реальности сумма налога в отношении этого физлица должна быть меньше. В силу положений ст. 230 НК РФ эти факты подтверждаются именно регистрами налогового учета по НДФЛ.

В связи с этим, как отметил Арбитражный суд Московского округа, ИФНС вправе отказать в возврате налога, если организация в подтверждение переплаты представит только платежное поручение на перечисление общей суммы НДФЛ без конкретизации, по какому именно физлицу перечислен налог. По мнению судей, подобный документ не является доказательством излишней уплаты НДФЛ, так как он подтверждает только уплаченную сумму, но не дает информации ни о сумме, которая была удержана при фактической выплате доходов, ни о сумме, которая действительно подлежала перечислению по соответствующим физлицам. При этом наличие переплаты выявляется как раз путем сравнения сумм налога, которые должны быть уплачены за определенный период, с относящимися к этому же периоду платежными документами по этому налогу.

Если работник вернул излишне полученный доход

Исчисление сумм НДФЛ с доходов, полученных работником, производится нарастающим итогом с начала календарного года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). В случае выплаты заработной платы в большем размере, отпускных уплата налога производится не за счет налогового агента, а за счет дохода, выплаченного работнику.

Никаких дополнительных налоговых обязательств у бывшего работника и организации как налогового агента в связи со списанием невозвращенного долга по зарплате и отпускным (например, при увольнении) не возникает. В письмах Минфина РФ от 26.07.2018 № 03-15-06/52554, от 26.12.2017 № 03-04-06/86736 и УФНС РФ по г. Москве от 28.06.2018 № 20-15/138129 отмечено, что дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска – это день выплаты. В этот день удерживается НДФЛ с отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку сумма налога, исчисленная с отпускных, удержана на дату выплаты, не требуется повторного начисления и удержания НДФЛ при прощении налоговым агентом работнику задолженности за неотработанные дни отпуска.

В случае возврата работником суммы излишне выплаченных отпускных сумма к возврату также рассчитывается за вычетом НДФЛ. То есть работнику выплатили доход без НДФЛ, он эту же сумму и возвращает. Налог с дохода фактически становится уплаченным за счет налогового агента и не является уплатой НДФЛ (п. 9 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Компания должна провести корректировку отпускных или зарплаты в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет. А переплата налога может быть возвращена налоговому агенту в рамках ст. 78 НК РФ, определяющей порядок зачета или возврата сумм излишне уплаченного налога, на основании п. 14 ст. 78 НК РФ. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет.

Следует обратить внимание на ситуацию, когда работник увольняется в январе, а долг за отпуск у него больше, чем начислено выплат в текущем периоде. Тогда при возмещении работодателю долга возникает проблема с отражением операции в отчетности по НДФЛ, поскольку в текущем периоде база скорректирована быть не может. Отрицательных значений при заполнении показателей строк отчетности не предусмотрено. Поэтому следует скорректировать базу за период начисления отпускных в прошлом году. В текущем отчетном периоде сумма произведенного перерасчета за предшествующий период в расчете не отражается (письма ФНС РФ от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@, от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479). Как правило, до конца января отчетность по НДФЛ за предыдущий год еще не сдана. Поэтому необходимо уточнить сумму начислений по увольняемому работнику с учетом возврата им переплаты за отпуск, предоставленный авансом.

Бухгалтерский учет

Сумма, излишне уплаченная в бюджет и впоследствии возвращенная организации, не приводит к увеличению экономических выгод организации. Следовательно, не образуется дохода применительно к п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 32н.

В бухучете уплата НДФЛ (в части излишне уплаченных денежных средств) отражается записью Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 51 «Расчетные счета». Возврат налоговым органом излишне уплаченной суммы на расчетный счет организации отражаются обратной записью: Дебет 51 Кредит 68.

Сумма налога, излишне удержанная у физлица, является ошибкой. При ее выявлении оформляется первичный документ – бухгалтерская справка. Если сумма подлежит возврату работнику, то ошибка отражается записью «красное сторно»: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Перечисление налога на расчетный счет физлица отражается записью: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кредит 51 «Расчетные счета».

Налог на прибыль организаций

Сумма излишне уплаченного налога, возвращенная из бюджета, не учитывается для целей исчисления налога на прибыль в качестве дохода, поскольку в данном случае не возникает экономической выгоды применительно к п. 1 ст. 41 НК РФ.

Аналогичный подход применяется и в отношении организаций, применяющих УСН (с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов»), и организаций, являющихся налогоплательщиками ЕСХН (Письмо Минфина РФ от 22.06.2009 № 03-11-11/117, направлено Письмом ФНС РФ от 07.07.2009 № ШС-17-3/130@).

С зарплаты каждого сотрудника работодатель платит НДФЛ. По закону налог нужно перечислить в день зарплаты, поэтому случаются ошибки. Например, заплатили неправильную сумму или совсем забыли заплатить. Если не заметить ошибку, придется разбираться с заблокированным счетом и платить штраф. Бухгалтеры Модульбанка рассказывают, как действовать, если вовремя спохватились и нашли ошибку.

В чём проблема

Работодатели выступают налоговыми агентами по НДФЛ для сотрудников и платят этот налог за них. Они вычитают НДФЛ из суммы зарплаты и отправляют платеж в налоговую. По правилам это нужно сделать не позднее следующего рабочего дня после зарплаты.

Иногда зарплату выплачивают, а об НДФЛ забывают, неправильно рассчитывают или платят налог по неверным реквизитам. Тогда налоговая присылает штраф или блокирует счет.

Предприниматель из Тулы платил НДФЛ с каждой зарплаты сотрудников. Но реквизиты для оплаты изменились, а он не знал и оплатил по старым. Через год налоговая заблокировала ему счет и потребовала выплатить 200 000 рублей НДФЛ. Всё закончилось хорошо. НДФЛ нашли, счет разблокировали, но предприниматель потратил три дня, чтобы всё это разрешить.

Хорошая новость в том, что если найти ошибку самому и сообщить об этом в налоговую, платить штраф не придется. Как действовать, зависит от ситуации:

компания нашла ошибку по НДФЛ в том же налоговом периоде, а сотрудник продолжает работать в компании;
ошибку нашли после налогового периода, но сотрудник всё еще работает;
сотрудник уволился.

Проще на примере.

Анатолий Калабушев — менеджер в ООО «Тульские жамки». В июле часть бухгалтеров была в отпуске, другие несколько раз выезжали на обучение. Поэтому зарплату ему заплатили, а удержать НДФЛ забыли.

Первая ситуация: в сентябре бухгалтерия замечает ошибку, а Анатолий работает в компании.
Вторая: ошибка всплывает в июле следующего года, но Анатолий всё еще работает в «Жамках».
Третья: компания нашла недоплату НДФЛ, но Анатолий уволился.

Мы составили план на каждый случай.

Сотрудник продолжает работать

Зарплату выплатили, а об НДФЛ забыли. Но сотрудник продолжает работать в штате. В этом случае придется пересчитать НДФЛ и удержать его из будущих доходов сотрудника: зарплаты, больничных, отпускных. То есть он получит денег меньше, чем рассчитывал.

По закону удерживать НДФЛ можно только в текущем налоговом периоде. Например, за 2018 год — до 1 апреля 2019 года. После этой даты придется платить штраф.

Вот процедура по шагам:

В корректирующем отчете по форме 6-НДФЛ нужно указать номер корректировки и верные суммы:

если исправляете ошибку первый раз, будет отметка «001»;
второй — «002» и так далее.

Пишите вот так, если заметили ошибку в первый раз:

Отчитываться по форме 6-НДФЛ можно по-разному: за квартал, полугодие, девять месяцев или год. Если компания сдает форму 6-НДФЛ поквартально, а ошибку за первый квартал обнаружит в конце года, исправлять придется все формы.

Справка 2-НДФЛ — справка о доходах физлиц. В случае ошибки ее тоже придется исправлять и составлять корректирующую справку:

номер справки (поле «N___») -— номер справки с ошибкой;

дата справки (поле «от __.__.____») — дата корректирующей справки. Это дата, когда составляете новую справку;

номер корректировки — номер исправления. Если исправляете в первый раз, пишите 01.

Если недоплату нашли в следующем году

Компании не повезло, если она заметила недоплату в следующем году. Например, ошибка была в 2017 году, а нашли ее после 1 апреля 2018 года. В этом случае компании придется платить штраф — 20% от суммы недоплаты — а налог будет платить сам сотрудник.

В июне 2017 года бухгалтер уволился, и владелец компании сам платил зарплату. Он забыл удержать НДФЛ из зарплаты Анатолия.

Зарплата — 50 000 рублей, значит, в бюджет не доплатили 6500. Это 13% от пятидесяти тысяч рублей.

После 1 апреля 2018 года налоговая прислала штраф 1300 рублей. Но налог за себя будет платить сам Анатолий.

Порядок действий такой:

убедиться, что штраф правильный;
оплатить штрафы и пени;
подать справку 2-НДФЛ.

Убедиться, что штраф правильный. Иногда компания платит НДФЛ вовремя и полностью, а ей всё равно приходит штраф. Чтобы такого не случилось, нужно заказать акт сверки или выписку по расчетам с бюджетом. Это можно сделать:

Заплатить штрафы и пени. Если правда не оплатили НДФЛ и пришел штраф, его нужно оплатить.

Налоговая может попросить оплатить не только штраф, но и пени. Но тут всё неоднозначно. По письму налоговой пени по НДФЛ начисляют, если компания удержала, но не перечислила налог. То есть она вычла налог из зарплаты, но не отправила налоговой, а оставила себе. Арбитражный суд считает: пени нужно начислять в любом случае.

Если налоговая начислит пени, а компания не захочет их платить, придется идти в суд и доказывать правоту там. Но сложно предсказать точный исход дела.

Подать в налоговую справку 2-НДФЛ. В справке нужно указать признак «2» по сотрудникам, у которых была ошибка с налогом.

Если сотрудник уволился

Бывает, что компания находит ошибку по НДФЛ, когда сотрудник уволился. В это случае вычесть налог из зарплаты сотрудника не получится, и об этом надо уведомить налоговую до 1 марта следующего года.

В 2018 году компания неправильно заплатила НДФЛ Анатолию. Но ошибку обнаружили, когда Анатолий ушел работать в другое место. Значит, надо успеть сообщить налоговой об ошибке до 1 марта 2019 года.

Признак «1» указывают в справках сотрудников, за которых компания заплатила НДФЛ. Признак «2» — для сотрудников, с дохода которых удержать НДФЛ не удалось.

По итогам года подать в налоговую справки 2-НДФЛ по всем работникам с признаком «1» и декларацию 6-НДФЛ за год до 2 апреля следующего года.

Налоговая уведомит сотрудника, что он должен заплатить НДФЛ сам. Ему придет письмо на почту, компании это контролировать не нужно.

Если компания исправит ошибку с НДФЛ до 1 марта следующего года и пришлет налоговой исправленные документы, штрафа и других наказаний не будет.

Короче

Если забыли заплатить НДФЛ за сотрудника

удержать налог из будущих зарплаты или отпускных;

подготовить и отдать в налоговую корректировочные формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Если сотрудник уже не работает

подать 2-НДФЛ по всем сотрудникам, у которых неправильно вычли налог.

от суммы налога — штраф, если компания не оплатила НДФЛ в налоговом периоде, а налоговая это обнаружила

Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Переплата налога на доходы физлиц в бюджет может возникнуть по разным причинам. Но независимо от того, из-за чего она образовалась, основная сложность при ее возврате заключается в том, что организация не считается плательщиком этого налога. Она выступает в качестве налогового агента. А плательщиками являются сотрудники организации, получающие от нее доход.

Поэтому процедура возврата НДФЛ из бюджета строго регламентирована и отличается от общего порядка возврата налогов. Зачет переплаты по НДФЛ тоже сопряжен с трудностями – сделать это удастся не всегда. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда возникает переплата

Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в двух случаях.

Первый случай. Организация удержала из дохода сотрудника больше положенного. Например – из-за того, что бухгалтер неправильно рассчитал облагаемую базу или неверно применил вычеты по НДФЛ, либо работник не вовремя представил в бухгалтерию подтверждающие документы на вычет, и т.п. Эту же (излишне удержанную) сумму и заплатили в бюджет. В данном случае речь идет об излишне удержанном НДФЛ из доходов налогоплательщика.

Второй случай. Организация рассчитала и удержала НДФЛ правильно. Но в бюджет перечислила больше, чем нужно. Это может произойти, например:

из-за ошибки бухгалтера при оформлении платежного поручения на уплату налога;
из-за того, что налог заплатили раньше срока (до того, как выплатили работникам доход и удержали из него НДФЛ). В этом случае получается, что возникает переплата за счет собственных средств организации, а не налогоплательщика.

Как вернуть переплаченный налог

Порядок возврата налога зависит от того, по какой причине возникла переплата.

Ситуация 1. Переплата НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов сотрудника.

Правила возврата НДФЛ в этой ситуации установлены статьей 231 НК РФ. Алгоритм действий – следующий.

Выявить излишне удержанный налог работник может и самостоятельно.

Независимо от того, кто обнаружил переплату (бухгалтер или сотрудник), работник пишет на имя руководителя организации заявление на возврат НДФЛ. Именно этот документ и будет являться основанием для возврата налога. Составить его можно в произвольной форме. Например, так:

Переплату по НДФЛ организация должна перечислить сотруднику в течение трех месяцев со дня получения от него заявления. Основание – пункт 1 статьи 231 НК РФ. Здесь нужно обратить внимание на два важных момента.

Во-первых, излишне удержанную сумму НДФЛ можно только перечислить на банковский счет работника – возвращать налог наличными нельзя (п. 1 ст. 231 НК РФ). Причем это правило действует независимо от того, какой порядок выплаты зарплаты установлен в организации – наличными из кассы или «безналом» на карты сотрудников.

Во-вторых, нужно строго соблюдать сроки возврата излишне удержанного налога работнику. Если в течение положенного срока (трех месяцев) организация не вернет сотруднику переплату, то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Статья 231 НК РФ четко устанавливает источники, за счет которых можно вернуть НДФЛ сотруднику. А именно – это предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:

из доходов того же работника, у которого излишне удержали налог;
из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация выступает налоговым агентом.

Бухгалтер по ошибке излишне удержал НДФЛ с выплат менеджеру Степанову за август 2019 года. Сумма излишне удержанного налога составила 1300 руб. Ошибка была обнаружена в сентябре 2019 года. Общая сумма НДФЛ, удержанная из зарплаты всех сотрудников организации за сентябрь, составила 130 000 руб. Из этой суммы бухгалтер перечислил в бюджет только 128 700 руб. Разница в размере 1300 руб. была перечислена на банковский счет, указанный Степановым в заявлении на возврат излишне удержанного НДФЛ.

И только если указанных платежей недостаточно для того, чтобы вернуть НДФЛ налогоплательщику в положенный срок, организация обращается в налоговую инспекцию за возвратом налога из бюджета (п.1 ст. 231 НК РФ). Для этого в ИФНС нужно подать заявление о возврате налога, форма которого утверждена Приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение № 8). Представить документ в инспекцию необходимо в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

К заявлению нужно приложить:

выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога.

В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в общем порядке, который установлен статьей 78 НК РФ.

Так, решение о возврате переплаты (или отказе в этом) инспекция должна принять в течение 10 дней:

со дня получения заявления от организации, если сверка расчетов с бюджетом не проводилась;
со дня подписания акта сверки, если сверка была.

Такой порядок предусмотрен пунктом 8 статьи 78 НК РФ.

Известить организацию о своем решении (согласии на возврат или отказе) инспекция обязана в течение 5 дней со дня принятия решения (п. 9 ст. 78 НК РФ). Форма решения о возврате и форма решения об отказе в возврате излишне уплаченного налога утверждены приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@.

Вернуть переплату налоговая инспекция обязана в течение одного месяца с того дня, как получила заявление от организации (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Ожидая поступления средств из бюджета на свой расчетный счет, организация – налоговый агент вправе вернуть сотруднику излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п.1 ст. 231 НК РФ).

Ситуация 2. Переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что организация перечислила в бюджет налог в большей сумме, чем положено. При этом налог с доходов сотрудников был рассчитан и удержан верно.

В данном случае переплаченные в бюджет деньги можно вернуть на банковский счет организации.

Для этого нужно подать в налоговую инспекцию заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение 8). К нему нужно приложить платежное поручение на уплату налога и выписку из регистра по НДФЛ. Эти документы подтвердят, что лишние суммы были уплачены в бюджет.

Такой вывод следует из статьи 78 НК РФ и письма Минфина России от 23.11.2017 № 03-04-05/77502.

Получив комплект документов, ИФНС будет возвращать переплату по общей процедуре, которая прописана в статье 78 НК РФ.
Правда, здесь может возникнуть одна сложность.

Она связана с тем, что НДФЛ работодатель платит не за себя, а за своих сотрудников. Именно они являются налогоплательщиками, а организация выступает как налоговый агент.

Обязанность перечислить НДФЛ в бюджет появляется у налогового агента только после того, как налог был удержан из доходов налогоплательщика. И только в пределах той суммы, которая была фактически удержана. А удержать сумму налога можно лишь при фактической выдаче зарплаты из кассы или при переводе на банковский счет сотрудника (письма Минфина от 13.02.2019 № 03-04-06/8932, от 01.02.2016 № 03-04-06/4321, от 10.07.2014 № 03-04-06/33737, ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507).

Перечислять налог в бюджет за счет собственных средств налоговые агенты не вправе. Делать это прямо запрещает пункт 9 статьи 226 НК РФ.

Вот и получается, что раньше, чем организация выплатила доход, перечислить НДФЛ в бюджет невозможно. Поэтому, если налоговый агент заплатил налог в бюджет больше, чем удержал, или перечислил НДФЛ раньше срока, налоговые инспекторы не считают такие суммы ни авансовым платежом, ни излишне уплаченным налогом. Они рассматривают их как ошибочный платеж.

Такой вывод следует, в частности, из Письма ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

По этим причинам, как показывает практика, некоторые инспекции не принимают утвержденную форму заявления на возврат налога. В этом случае, чтобы вернуть переплату по НДФЛ, можно заполнить заявление в произвольной форме. Например, так:

Когда можно зачесть переплату по НДФЛ

НДФЛ является федеральным налогом.

По общему правилу, переплату по федеральному налогу можно зачесть:

в счет погашения недоимки (задолженности по пеням, штрафам) по другим федеральным налогам;
в счет предстоящих платежей по тому же или другим федеральным налогам.

Основание – статья 78 НК РФ.

Однако и здесь есть нюансы.

Если переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов налогоплательщиков, то зачесть такую переплату в счет других федеральных налогов (например, НДС или налога на прибыль) не получится. Чиновники считают, что нельзя зачесть переплату, которую организация излишне удержала у налогоплательщика в качестве налогового агента, в счет обязательств по тем налогам, которые она платит как налогоплательщик. Об этом сказано, в частности, в Письме Минфина от 22.01.2018 № 03-02-07/1/3224.

Таким образом, в данной ситуации возможен единственный выход – возвращать излишне удержанный НДФЛ по процедуре, которая установлена статьей 231 НК РФ (она была рассмотрена выше).

Если организация без ошибок исчислила и удержала НДФЛ, но в бюджет перечислила больше, чем положено (или заплатила налог за счет собственных средств досрочно), то правила такие.

Зачесть переплату в счет будущих платежей по НДФЛ в данном случае не удастся. Ведь, как уже было сказано, такая переплата будет считаться ошибочным платежом (а не суммой НДФЛ, уплаченной налоговым агентом). Стало быть, зачесть такой платеж в счет НДФЛ – нельзя. Об этом сказано в Письме ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

А вот зачесть этот ошибочный платеж в счет других федеральных налогов, которые организация платит как налогоплательщик, – вполне возможно. Например, его можно зачесть в счет недоимок или будущих платежей по НДС или налогу на прибыль (Письмо ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Чтобы зачесть переплату по НДФЛ в другие налоги, в налоговую инспекцию нужно подать заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@. К заявлению нужно приложить платежное поручение и выписку из регистра по НДФЛ.

13 августа бухгалтер удержал и заплатил НДФЛ с зарплаты работников за июль. Сумма удержанного налога составила 20 000 руб. По ошибке, в бюджет было перечислено больше, чем удержано. Сумма платежа по НДФЛ составила 32 000 руб. Организация решила зачесть переплату в сумме 12 000 руб. в счет предстоящих платежей по НДС за III квартал 2019 года. Для этого бухгалтер подал в налоговую инспекцию заявление на зачет.

Подведем итог. Ошибки при исчислении НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, возможны на любой стадии этого процесса. Так, бухгалтер может неверно удержать налог – неправильно рассчитав налоговую базу или некорректно применив вычеты по НДФЛ. Но даже если налог удержан правильно – никто не застрахован от ошибок при его перечислении. Процесс возврата НДФЛ из бюджета достаточно трудоемкий и длительный.

Тогда риск возникновения переплат по НДФЛ вследствие ошибки в расчете или платежном поручении будет практически исключен. Уникальная система многоуровневого контроля, которую мы внедрили, позволяет исключить ошибки на любой стадии процесса. Все рутинные операции автоматизированы. Помимо этого, ежедневный аудит качества учета осуществляет программа «Электронный аудитор», созданная нашими IT-специалистами на базе программного продукта 1С.

Но даже если случится маловероятное – по вине наших специалистов у клиента возникнет переплата НДФЛ – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

2‑НДФЛ — до 1 апреля во всех налоговых
6‑НДФЛ в 2021 году
Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ
Как в 2‑НДФЛ отражать зарплату за декабрь, выданную в январе?
Как заполнить 2‑НДФЛ в 2021 году

Справочная / Отчётность и налоги за сотрудников

Как заполнить 2‑НДФЛ в 2021 году

Если вы выдаёте зарплату работникам или дивиденды учредителям, вам нужно удерживать с этих выплат НДФЛ и перечислять его в налоговую. Существует два отчёта по НДФЛ: ежеквартальный 6-НДФЛ и ежегодный 2-НДФЛ. Отчёт 2-НДФЛ отменяют с 2021 года, но за 2020 год его нужно сдать в прежней форме. В этой статье мы расскажем о том, как заполнить 2-НДФЛ.

Если в течение года ни один человек не получал от вас доходы, 2-НДФЛ сдавать не нужно.

Что такое НДФЛ

НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его платит каждый человек, который получает доход. Но чаще всего он платит не сам, а этим занимается организация, в которой он работает.

Наняв работника, вы становитесь его налоговым агентом. Теперь вы должны считать, удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ с его зарплаты. Важно: вы платите НДФЛ не из своих денег, а удерживаете из зарплаты сотрудника. То есть вы посредник между ним и государством. Обычно, размер НДФЛ 13% от дохода. Но бывает и больше. Например, с выигрыша в лотерею нужно заплатить 35%.

Сроки сдачи отчётности 2-НДФЛ

2-НДФЛ нужно сдавать раз в год до 1 марта. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день.

Не забывайте каждый квартал сдавать отчёт 6-НДФЛ. Подробнее о нём читайте в статье «Как подготовить отчёт 6-НДФЛ».

Правила заполнения формы 2-НДФЛ

2-НДФЛ состоит из справок на каждого сотрудника. В справке отражается информация о доходах, вычетах, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге.

Исчисленный налог — 13% от разницы между доходами и налоговыми вычетами.
Удержанный налог — сколько НДФЛ вы удержали из зарплаты сотрудника.
Перечисленный налог — сколько НДФЛ вы перечислили в налоговую.

Чаще всего трудности возникают при заполнении суммы перечисленного налога. В течение всего года вы платите общую сумму НДФЛ по всем сотрудникам, а в 2-НДФЛ её нужно распределить отдельно по каждому. Если вы всегда перечисляли ровно столько, сколько должны, проблем не будет — исчисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны. Но встречаются ситуации, когда эти суммы различаются. Причины бывают разные. Например, при пересчёте налога в случае увольнения сотрудника вы не можете удержать налог, а при несвоевременном перечислении налога в бюджет образуется недоплата.

Что делать, если вы недоплатили НДФЛ

Если вы можете удержать недоплаченный НДФЛ, сделайте это до подачи 2-НДФЛ. Так вы сначала погасите недоимку, а потом распределите перечисленный налог по сотрудникам. Тогда в 2-НДФЛ начисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны.

Если вы недоплатили и не можете удержать налог, например, сотрудник уже уволился, подготовьте справку 2-НДФЛ с признаком «2». В ней начисленный налог будет отличаться от удержанного и перечисленного. Также заполните строку «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».

Что делать с переплатой НДФЛ

Есть две причины переплаты:

Вы удержали у сотрудника нужную сумму НДФЛ, но по ошибке перечислили больше. Такое может случиться из-за ошибки в платёжке. В этом случае переплату можно только вернуть или зачесть в счёт платежей по другому налогу. Зачесть в счёт предстоящих платежей по НДФЛ не получится. Всё потому, что НДФЛ — это налог, который удерживают из зарплаты сотрудника. Платить его из личных средств нельзя, а вот другие можно, например, УСН или НДС. В 2-НДФЛ такая переплата не отражается.
Вы удержали у сотрудника больше НДФЛ, чем нужно. Такую переплату вы должны вернуть ему по заявлению в течение трёх месяцев.

Вы можете вернуть эту сумму из своих денег, а потом уменьшать на неё платежи по НДФЛ за всех сотрудников. И так, пока полностью не возместите налог, но в рамках трёх месяцев. Иногда суммы налога, который предстоит перечислить в ближайшие три месяца, не хватает для возмещения переплаты. Поэтому прикиньте будущие платежи заранее. И если поймёте, что их недостаточно, подайте в налоговую заявление о возврате излишне удержанного налога. Это нужно сделать в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

Если вы успеете вернуть работнику деньги до подачи 2-НДФЛ, то переплату в справке показывать не нужно. Начисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны. Если не успеете, тогда при заполнении 2-НДФЛ поставьте правильную сумму НДФЛ в строку «Сумма налога исчисленная». В строках «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» укажите НДФЛ с учётом переплаты. А в строку «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» — только сумму переплаты. После возврата работнику НДФЛ нужно подать в инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ.

Когда подают аннулирующие справки

Чаще всего, когда отправили отчёт не в ту налоговую. Если 2-НДФЛ нужно просто скорректировать, сразу подайте корректировку — аннулирующую справку перед этим не подавайте.

В аннулирующей справке в поле «признак» ставят код 99. А в полях «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» — нули.

Читайте также: