Проводки ндфл с суточных сверх нормы

Опубликовано: 23.04.2024

Учет командировок: основные процедуры
Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных
Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода
Проверка авансового отчета: проводки по расходам
Зарплата в командировке: проводки
Итоги

Учет командировок: основные процедуры

Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

Как оформить и представить авансовый отчет по командировке, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Сотрудник перед выездом в командировку получает:

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:

1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.

2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.

3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.

Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.

Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.

В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.

В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам - проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

Дт 26 Кт 71.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

Дт 70 Кт 68;
Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Узнайте, что входит в состав командировочных расходов, с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Зарплата в командировке: проводки

Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).

О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.

Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов».

Итоги

Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.

Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

В данной статье рассмотрим учет суточных в расходах при УСН в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0. Разберем как учитываются затраты на оплату суточных при исчислении налога на прибыль, как отразить суточные сверх нормы в 1С 8.3, а также начисление страховых взносов и удержание НДФЛ с них.

Суточные при УСН

Суточные возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные нерабочие дни, а также за дни нахождения в пути.

Основной порядок отражения расходов на командировку был отражен в нашей статье. Рассмотрим проведение основных операций в 1С 8.3 по регистрам при применении УСН.

Документ Выдача наличных в связи с применением УСН делает следующие движения:

По регистру накопления Книга учета доходов и расходов (раздел I). Расход для целей УСН будет учтен после того, как сотрудник отчитается о расходах и будет оформлен документ Авансовый отчет:

По регистру накопления Прочие расчеты:

Подтверждение расходов в виде суточных в 1С 8.3 оформляется при помощи документа Авансовый отчет. Он находится в разделе Касса и банк – Касса.

При проведении документа в части, касающейся УСН, сформируются движения по следующим регистрам:

Книга учета доходов и расходов (раздел I) – сумма расхода, которая будет учтена для определения налоговой базы:

Расшифровка КУДиР – подробно расшифровываются отдельно расходы и НДС:

Прочие расчеты – отражаются суммы израсходованных средств, которые были реально израсходованы. Указываются на закладке Прочее. То есть, если израсходовано больше, чем было выдано, то в колонке Расчетный документ будет указан текущий Авансовый отчет и сумма перерасхода будет выделена в отдельную строчку:

Расходы при УСН – вносятся записи с текущими статусами оплаты расходов УСН:

Приход – записи с реально израсходованными суммами со статусом Не оплачено;
Расход – записи, подтверждающие оплату расходов, то есть выдачу подотчетных сумм, которые снимают статус Не оплачено с выданных подотчетных сумм:

Суточные и налог на прибыль

Затраты на оплату суточных сотрудника включаются в состав прочих расходов согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В расходах суточные учитываются:

При методе начисления – в отчетном налоговом периоде, в котором произошло утверждение авансового отчета;
При кассовом методе – после фактической выплаты суточных.

В 1С 8.3 поддерживается только метод начисления, поэтому суточные признаются в расходах при проведении документа Авансовый отчет:

НДФЛ и суточные сверх норм

Суточные освобождаются от НДФЛ в следующих случаях:

За каждый день пребывания в командировке в РФ размер суточных не более 700 руб.;
За каждый день заграничной командировки размер суточных не более 2 500 руб.

Важно: в пункте 11 Положения о командировках говорится, что при однодневной командировке суточные работнику не положены. При этом в постановлении № 4357/12 от 11.09.2012г. Верховного суда РФ говорится о допустимости возмещения суточных за однодневную командировку. Поэтому при принятии решения о выплате суточных будут действовать все вышеуказанные нормы (п. 1,4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Эти же нормы следует учитывать и тогда, когда вместо суточных выплачивается компенсация доп. расходов (письмо Минфина России №03-03-06/30062 от 26.05.2015г., 03-03-06/1/24916 от 26.05.2014г., №03-04-06/6394 от 04.03.2013г., №03-04-07/6189 от 01.03.2013г).

Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ. При этом:

Дата получения дохода – последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет;
Дата уплаты НДФЛ – день, следующий за днем получения дохода.

Рассмотрим как эта ситуация отражается в программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0.

В разделе Справочники – Зарплата и кадры – Начисления создадим новый вид начисления как указано на рисунке ниже. При этом проверьте – нет ли уже в списке такого вида начисления:

Установим флажок Доход в натуральной форме, чтобы суточные не отражались в ведомости к выплате заработной платы, а лишь участвовали в налогообложении и не образовалось сальдо на счете 70.

Поле Способ отражения оставим пустым, так как проводка не будет формироваться, потому что документ Начисление заработной платы не может сформировать проводку Дт 26 – Кт 71.01. Такую проводку сформирует документ Авансовый отчет.

Далее начисление компенсации суточных сверх норм в 1С 8.3 оформляется документом Начисление зарплаты:

Внимание: отражение суточных для целей налогообложения НДФЛ и страховых взносов в 1С 8.3 можно также осуществить при помощи документов Операция учета НДФЛ и Операция учета страховых взносов взамен документа Начисление заработной платы.

Если посмотреть результат проведения документа, то видно, что на счете 70 сумма суточных не отразилась, а проводки по начислению НДФЛ и страховых взносов сформировались:

Чтобы отразить компенсацию суточных сверх норм в бухгалтерском учете, можно воспользоваться документом Выдача наличных через раздел Банк и касса – Кассовые документы:

Видим проводки, сформированные в результате движения документа:

Суточные и страховые взносы

Суточные в пределах норм не подлежат обложению страховыми взносами, так как относятся к компенсационным выплатам, связанным с выполнением работником трудовых обязанностей.

Что касается однодневных командировок, то существуют различные мнения по поводу облагать или не облагать такие командировки.

Поэтому, если необходимо начислить страховые взносы, то можно оформить этот вид начисления как самостоятельный, аналогично компенсации суточных сверх норм и добавить его в документ Начисление заработной платы, что рассмотрено на примере выше по суточным сверх норм.

Если же облагать страховыми взносами не планируете, то такие суточные в 1С 8.3 отражаются как обычно на закладке Прочее в документе Авансовый отчет.

Рекомендуем посмотреть наш семинар, где рассматривается порядок отражения доходов и расходов при УСН в программе 1С 8.3:

19.01.2018

Учитываем сверхлимитные суточные в программе «1с»

Бухгалтер использует в работе две программы — «1С: Зарплата и Управление персоналом» (релиз 8.2) и «1С: Бухгалтерия» (релиз 8.2).

При выгрузке данных из программы «1С: Зарплата и Управление персоналом» в программу «1С: Бухгалтерия» в программе «1С: Бухгалтерия» происходит задвоение суммы суточных, выплаченных сверх лимита.

Кроме того, названная сумма причитается сотруднику к выплате на руки, хотя суточные он уже получал.

Как произвести корректировку в программе «1С», чтобы избавиться от задвоения суммы?

Такой вопрос пришел от нашего читателя на электронную почту журнала «Зарплата».

Начисление в программе «1С: Бухгалтерия»

Перед командировкой сотрудник получает авансом суточные. В программе бухгалтер делает соответствующую проводку:

Дебет 71 Кредит 50 — выданы денежные средства на оплату суточных (за дни пребывания в командировке). При этом вводится вся сумма выданных суточных (без разбивки на суточные в пределах лимита и суточные сверх лимита).

По возвращении из командировки сотрудник представит авансовый отчет, на основании которого бухгалтер спишет сумму суточных проводкой:

Дебет 26 Кредит 71 — отражены расходы организации на выплату суточных.

Начисление в программе «1С: Зарплата и управление персоналом»

Бухгалтеру необходимо рассчитать сумму НДФЛ с суточных, выплаченных сотруднику сверх лимита (п. 1 ст. 224 и п. п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ) . Сделать это нужно в день утверждения авансового отчета командированного работника.

С сумм суточных, не превышающих 700 руб. (при командировках внутри страны) или 2500 руб. (при загранкомандировках), НДФЛ не удерживается (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). — Примеч. ред.
При выдаче работнику под отчет денежных средств организация НДФЛ с суммы превышения суточных над установленным нормативом не удерживает. Дело в том, что до момента утверждения авансового отчета выданные работнику из кассы под отчет денежные средства на командировочные расходы являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Что происходит при выгрузке данных

Итак, в день утверждения авансового отчета сверхлимитные суточные должны быть зарегистрированы в налоговой базе сотрудника по НДФЛ в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом».

Программа должна рассчитать налог и сформировать проводки.

При этом, если в программе расчета зарплаты, кроме проводок по удержанию НДФЛ, сформируются проводки по начислению самих сумм сверхлимитных суточных, при выгрузке данных из этой программы в программу «1С: Бухгалтерия» произойдет задвоение суммы суточных именно в части начисления суточных, превышающей лимит (то есть сверхлимитная сумма увеличится вдвое).

Кроме того, задвоится и сумма суточных к выплате на руки сотруднику (поскольку выгрузится проводка, которая и окажется лишней).

Как настроить программу «1С»

Чтобы задвоения суммы не происходило, нужно правильно установить настройку в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом». Сделать это просто.

Необходимо создать отдельный вид начисления, которым вы будете отражать подобный доход сотрудника. В настройке этого вида начисления должна стоять галочка в поле «Является доходом в натуральной форме». Тогда сумма по этому расчету не будет учтена программой к выплате сотруднику и не сформирует проводку.

Эта сумма будет использоваться только для расчета НДФЛ (рис. 1).

На закладке «Налоги» должен стоять код дохода по НДФЛ (рис. 2 на с. 50).

При этом упомянутая сумма превышения во взаиморасчетах с сотрудником для выплаты заработной платы зарегистрирована не будет.

Названный вид начисления зарегистрирует только доход для расчета НДФЛ, который будет учтен при расчете заработной платы документом «Начисление заработной платы работникам организаций» (рис.

Облагаются ли страховыми взносами суточные сверх нормы

В расчетном листке начисления с установленным признаком «Является доходом в натуральной форме» будут отображаться в отдельном разделе (рис. 4).

автоматизации кадрового учета

и расчета заработной платы

Составление бухгалтерских проводок по суточным выплатам сотрудникам для командировок осуществляется в следующей последовательности:

— расчет суточных на основании установленных на предприятии размеров выплат в рублях и иностранной валюте (основание – приказ руководства на отправку работника в командировку, который может быть составлен на основании унифицированной формы Т-9);
— выплата денежных средств сотруднику наличными или безналичным перечислением;
— расчет НДФЛ и начисление страховых взносов с сумм, превышающих установленный законодательством лимит (независимо от установленного лимита на предприятии);
— перечисление налогов и взносов в контролирующие органы (ИФНС России).

Часто бывают ситуации, когда по распоряжению руководства сотрудника отправляют в рабочие поездки по вопросам фирмы – командировки. Действующим законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций погашать расходы сотрудника на:

проживание на территории вне постоянного места жительства;
питание работника;
дополнительные расходы – суточные;
иные затраты по согласованию с руководством организации.

Примечание от автора! Выплата суточных осуществляется авансовым платежом за день до командировки на основании приказа руководителя.

На каком счете отображаются суточные при командировках?

Размер суточных определяется организацией самостоятельно и отображается в коллективном трудовом договоре или закрепляется локальными нормативными актами.

Бухгалтерский учет расчетов с сотрудниками в части выплаты им денежных средств на возмещение затрат по командировкам осуществляется на 71 счете:

По дебету отображаются суммы, выплаченные работнику в корреспонденции со счетами учета денежных средств (средства могут быть выданы наличными или перечислены на текущий банковский счет сотрудника).
Кредит счета – возврат излишне перечисленных средств на основании предоставленного авансового отчета (предъявляется в течение 3 дней после окончания рабочей поездки).

К счету предусмотрено открытие отдельного субсчета для фиксирования выплат в российских рублях, а также для учета платежей в иностранной валюте. Аналитический мониторинг счета осуществляется обособленно по каждому сотруднику.

Суточные выплаты рассчитываются за каждый день рабочей поездки, включая праздничные и выходные дни, а также дни временной нетрудоспособности сотрудника во время командировки.

Следует иметь в виду! Компанией должен быть утвержден фиксированный размер суточных.

Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

Работнику не требуется подтверждение направлений расходования данных средств от поставщиков, в отличие от иных сумм, выданных на командировку, т.е. сотрудник может тратить суточные выплаты по собственному усмотрению без согласования.

Законодательно установленные лимиты суточных выплат

Законодательством установлены фиксированные суммы суточных, не подлежащих налогообложению:

700 рублей – для поездок по территории Российской Федерации;
2 500 рублей – заграничные поездки.

Суммы сверх установленных государством лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами (за исключением взносов на травматизм), так как признаются доходом сотрудника. Начисление налогов и взносов осуществляется после предъявления авансового отчета.

Дополнение! При осуществлении рабочей поездки за территорию РФ: пересечение российской границы с иностранным государством оплачивается в иностранной валюте, а при поездке по России – в рублях. Даты прохождения границ определяются на основании штампов в заграничном паспорте сотрудника.

Признание суточных при налогообложении и их учет

Для принятия выплат к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль необходимо выполнение следующих условий:

подтверждение производственного характера поездки;
подтверждение длительности нахождения сотрудника за пределами территории постоянного проживания (при командировке по РФ на один день суточные не выплачиваются, при однодневной командировке за пределы Российской Федерации суточные выплачиваются в размере 50%).

Документы-основания для подтверждения выполнения условий:

авиабилеты, железнодорожные билеты и иные проездные документы;
договор аренды жилого помещения в месте рабочей поездке при отсутствии проездных документов;
служебная записка или справка принимающей стороны;
факт получения выплаты работником (РКО или платежное поручение банку);
расчет суточных (бухгалтерская справка).

Практический пример составления бухгалтерских проводок

Иванов Петр Андреевич был отправлен в служебную командировку в г. Краснодар с 01.06.2018 по 14.06.2018. Локальным актом общества с ограниченной ответственностью «Азимут» предусмотрен размер суточных выплат – 2 000 рублей. Сумма начисленных выплат сотруднику по суточным составила 28 тыс. рублей.

Налогообложению не подлежит сумма в размере 9 800 рублей (700 руб. * 14 дней).

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям по расчету с Ивановым Петром Андреевичем:

Дт71 Кт51: 28 000 рублей – на банковский счет Иванова П.А. были перечислены суточные выплаты;
Дт44 Кт71: 28 000 рублей – расходы на суточные выплаты были признаны в составе издержек на продажу (к расходам можно принять всю сумму выплат);
Дт70 Кт68.01: 2 366 руб.

– удержание налога на доходы физических лиц с сумм, превышающих установленный законодательством лимит;

Дт44 Кт69.01: 527,80 руб. – начислены страховые взносы по социальному страхованию на сверхлимитные суммы суточных выплат;

Дт44 Кт69.02.7: 4 004 руб. – обязательное пенсионное страхование сверхлимитных выплат;

Дт44 Кт69.03.1: 928,20 руб. – обязательное медицинское страхование сверхлимитных сумм.

Авторское дополнение! Суточные сверх лимитов включаются в базу по начислению страховых взносов в том месяце, в котором предъявлен авансовый отчет контрагента – сотрудника предприятия, и перечисляются в ИФНС России до 15 числа следующего месяца.

Подробнее о правилах составления авансового отчета

Виктор Степанов, 2018-06-26

Вопросы и ответы по теме

По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым

Справочные материалы по теме

Сохраните статью в социальные сети:

В частности, этот счет используется для…

26 — Общехозяйственные расходыСчет 26 «Общехозяйственные расходы» предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом. В частности, на этом счете могут быть отражены…
44 — Расходы на продажуСчет 44 «Расходы на продажу» предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг.

Бухгалтерские проводки при отражении суточных по командировкам

Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб.
Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ. Пример проводок Пример: Сотрудник направлен в командировку на 6 дней.

Инфо

Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб.

(НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб.

Как начислить суточные сверх нормы и удержать с них НДФЛ?

и командировочные, в размере 12 000 руб.

Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

Важно
Кт 69 — начисление страхвзносов.Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2017 году». Итоги Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов.

Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя.

Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами. Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов.

Ндфл с суточных (косгу, проводки)

Best regards, Михаил Вверх ▲

Данным постановлением также предусмотрено, что расходы, превышающие установленные размеры, возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Статьей 168 ТК РФ организациям предоставлено право самостоятельно определять размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, коллективным договором либо иным локальным нормативным актом.

Однако статьей 217 НК РФ ограничен размер суточных, не подлежащих налогообложению.
Бухгалтерские проводки 20, 26, 44 и др. 71 Списаны суточные по командировке. Размер суточных установлен локальным нормативным актом организации 70 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» Удержан налог на доходы (НДФЛ) с сумм сверхнормативных суточных с работника. Нормы, в пределах которых суточные освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц, установлены п. 3 ст. 217 НК РФ Используемые в проводках счета бухгалтерского учета

20 — Основное производствоСчет 20 «Основное производство» предназначен для обобщения информации о затратах производства, продукция (работы, услуги) которого явилась целью создания данной организации.

Проводки в бух учете по сверхнормативным суточным

В организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность,…

70 — Расчеты с персоналом по оплате трудаСчет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и…
71 — Расчеты с подотчетными лицамиСчет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет…
68 — Расчеты по налогам и сборамСчет 68 «Расчеты по налогам и сборам» предназначен для обобщения информации о расчетах с бюджетами по налогам и сборам, уплачиваемым организацией, и налогам с работниками этой организации.

Список командировочных расходов, не облагаемых взносами

У работодателей, которые регулярно или эпизодически направляют работников в командировки, может возникнуть вопрос: облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами?
Смотрите подробности про НДФЛ с командировочных расходов в 2020 году.

А в рамках этого материала рассмотрим вопросы обложения командировочных расходов страховыми взносами.

Понятие «командировочные расходы» является обобщенным. Оно объединяет разнообразные виды расходов, у каждого из которых свои особенности попадания в базу по взносам или исключения из нее. Поэтому на вопрос, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, однозначного ответа не существует.

Для всех перечисленных расходов, кроме суточных, действует единое правило: они не облагаются взносами, если фактически произведены и документально подтверждены.

Далее расскажем, при каких условиях облагаются страховыми взносами отдельные виды командировочных расходов.

Налогообложение командировочных расходов

НДФЛ и страховые взносы с командировочных

Налог с доходов физлиц и страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, кроме ситуаций в которых:

превышен лимит суточных затрат,
траты не подтверждаются документами.

НДФЛ с суточных

Максимальная величина выплачиваемых суточных за командировки не ограничивается, но должна быть прописана в колдоговоре или локальном акте компании. При этом в Налоговом кодексе (п. 3 ст. 217 НК РФ) ограничены суммы затрат, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Норма суточных на день составляет:

по России – не более 700 руб.
за границу – не более 2500 руб.

Сверхнормативные выплаты облагаются налогом и взносами в части превышения. Например, суточные при командировке по России составляют 900 руб. в день. Для вычета НДФЛ с суточных сверх нормы нужно:

исчислить НДФЛ с разницы (200 рублей) по соответствующей ставке (13% – для граждан РФ, 30% – для иностранцев).

НДФЛ с компенсации проезда

К командировочным расходам за проезд относятся: оплата проезда до пункта назначения и обратно, а также до вокзала или аэропорта, комиссионные и аэропортовые сборы, провоз багажа. Компенсация работнику транспортных затрат, подтвержденная документами, не является объектом обложения НДФЛ. Доказать факт поездки можно билетами, посадочным талоном, квитанцией, чеком т.д.

Если работник не представил документы, но издержки ему возместили, компенсация облагается НДФЛ:

подсчитайте НДФЛ на последний день месяца, когда утвержден командировочный авансовый отчет;
удержите сумму налога при ближайшей денежной выплате сотруднику;
перечислите налог в бюджет не позже следующего рабочего дня после выплаты.

Расходы на проживание

Компенсация документально подтвержденных расходов на оплату жилого помещения не облагается НДФЛ. В качестве обоснования принимаются чеки ККТ, БСО из гостиницы, договор найма квартиры и платежный документ (расписка или чек). Если документы отсутствуют или неправильно оформлены, освобождение от налогов допустимо только в пределах установленных норм: 700 рублей за день командировки по России, 2500 рублей – при зарубежной поездке. Суммы сверх норм облагаются налогом и страховыми взносами.

Это важно знать: Налог на имущество физических лиц в Санкт петербурге в 2021 году: пример рассчета

Налог на прибыль и командировки

Согласно ст.264 НК РФ командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, т.е. учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Но есть требования: расходы должны быть обоснованы и экономически оправданы, подкреплены документально и произведены с целью получение дохода.

В составе расходов для уменьшения налога на прибыль можно учесть суточные и документально обоснованные затраты на жилье и проезд (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Суточные для расчета налога на прибыль могут устанавливаться в любом размере, т.е. не нормируются.

Оплата проживания и проезда, не подтвержденная первичными документами, не учитывается в качестве суммы, уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

НДС по командировочным расходам

В соответствии с пунктом 7 статьи 171 НК РФ организация может снизить общую сумму НДС на величину налоговых вычетов по командировочным расходам. К ним относятся затраты на дорогу и аренду жилого помещения, но только если они учитываются при исчислении налога на прибыль и связаны с деятельностью, облагаемой НДС. Основанием для вычета НДС могут быть счета-фактуры или бланки строгой отчетности.

Аналогичная ситуация с вычетом НДС по расходам на проживание: если налог отдельно выделен в счете гостиницы, принять его к вычету можно без предъявления счета-фактуры.

Налог при оплате проживания в загранкомандировке к вычету не принимается, даже если он указан в счете отдельной строкой.

При подтверждении командировочных расходов на проезд и проживание учитывайте важные
изменения 2021 года!

Суточные

Суточными законодательство называет расходы направленных в командировку сотрудников, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Размер суточных в коммерческих компаниях закрепляется во внутренних локальных актах. Страховыми взносами не облагаются суточные в размере 700 руб./сут. при командировках по России и 2 500 руб. /сут. при загранкомандировках (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Всё, что выплачено сверх указанных лимитов, облагается страховыми взносами. Это правило не затрагивает только взносы на травматизм. Ими не облагаются суточные в том размере, который работодатель прописал в локальном акте.

Покажем на примере, как начислить страховые взносы на командировочные сверх нормы в 2021 году:

Сотрудникам ООО «Транспортная логистика» выплачивают суточные по отечественным командировкам в размере 1 350 руб./сут. Эта сумма закреплена в коллективном договоре.

В марте 2021 года менеджер Ильин А. А. находился в служебной командировке в Калуге 5 дней. Ему выплатили суточные в размере 6 750 руб. (5 сут. × 1 350 руб./сут.).

При этом суточные в целях исчисления взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование бухгалтер поделил на две части:

не облагаемые взносами в размере 3 500 руб. (5 сут. × 700 руб./сут.);
облагаемые взносами 3 250 руб. (6 750 руб. ─ 3 500 руб.) или (5 сут. × (1 350 руб./сут. ─ 700 руб./сут.)).

Таким образом, суточные как один из видов командировочных расходов сверх нормы облагаются страховыми взносами.

Страховые взносы с суточных в 2021 году

Для начисления страховых взносов в 2021 году не важно, какие суточные прописаны во внутренних документах компании. Платить взносы нужно с сумм, превышающих нормативы, установленные законодательством. Они такие же, как и нормативы, которые установлены для обложения НДФЛ. Это: 700 рублей для командировок по России и не более 2500 рублей для зарубежных командировок.

С сумм, превышающих установленные на законодательном уровне нормативы суточных, нужно начислять и платить в бюджет и НДФЛ, и страховые взносы.

Расходы в пределах суточных, установленных законодательством, документально подтверждать не нужно.

Размер дохода, с которого нужно уплатить НДФЛ, бухгалтер определяет в момент утверждения авансового отчета.

Также поступают и со страховыми взносами. Их нужно начислять в месяце, в котором руководитель утвердил авансовый отчет. Такие разъяснения дал Минфин в письме от 29.05.2017 № 03-15-06/32796. Ведь до этого невозможно определить точную сумму, которую потратит сотрудник.

Если суточные выплачивались в 2021 году в иностранной валюте, суммы пересчитывайте в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

А страховые взносы на случай производственного травматизма и профессиональных заболеваний, не начисляются на суточные в пределах размера, который установлен внутренними документами организации. По-прежнему действует норма, установленная в статье 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Всю сумму начисленных суточных, в том числе и ту часть, которая не облагается взносами нужно включать в расчет по взносам. Если вы не включали в расчет необлагаемую часть, нужно подать уточненку. Налоговики настаивают, чтобы все суточные были отражены в Расчете.

Расходы на проезд из места командировки

По общим правилам компенсация стоимости проезда к месту командировки и обратно относится к командировочным расходам и страховыми взносами не облагается (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Это правило перестает работать, если сотрудник решит после окончания командировки остаться в месте ее проведения на время отпуска. В таком случае компенсация расходов на проезд из места командировки к месту работы утрачивает статус командировочных расходов и превращается в облагаемый взносами доход сотрудника (п. 1 ст. 420 НК РФ).

В подобной ситуации днем окончания командировки налоговые инспекторы считают последний день перед отпуском (письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974, ФНС от 11.05.2018 № БС-4-11/8968).

НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 «Иные доходы» в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256, ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected]).

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2021 г. следует заполнить следующим образом:

строка 100 «Дата фактического получения дохода» — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, — 31.03.2017;
строка 110 «Дата удержания налога» — дата выплаты очередной зарплаты — 05.04.2017;
строка 120 «Срок перечисления налога» — 06.04.2017;
строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — сумма сверхлимитных суточных;
строка 140 «Сумма удержанного налога» — удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Дополнительные услуги в поезде

Стоимость проезда к месту командировки и обратно может включать стоимость сервисного обслуживания. Например, при приобретении билета в вагон повышенной комфортности в поездах дальнего следования (п. 33 Правил оказания услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 № 111).

Состав комплекса услуг определяется перевозчиком. В каждом поезде с учетом графика движения и продолжительности нахождения пассажиров в пути следования он может различаться. К числу платных услуг относятся: предоставление гарантированного питания, печатной продукции, наборов предметов санитарно-гигиенического назначения (приказ Минтранса от 09.07.2007 № 89).

Компенсация стоимости платных сервисных услуг, включенных в стоимость билета, в базу по взносам не включается, так как стоимость таких услуг формирует единую стоимость проезда в поезде (письмо Минфина от 07.08.2017 № 03-04-06/50386).

Использование личного транспорта командированного

Виды подлежащих компенсации расходов прописываются в коллективном договоре, например: на приобретение ГСМ, ремонт транспортного средства во время командировки.
Сотрудник согласовывает с работодателем факт отправки в командировку на личном автомобиле.
Расходы подтверждаются документами.

Полезное о компенсациях:

за неиспользованный отпуск без увольнения;
личное авто без НДФЛ и взносов;
аренду жилья сотруднику;
задержку заработной платы.

Взносы при ненадлежащем документальном подтверждении расходов

Не только отсутствие авансового отчета может послужить основанием для начисления взносов на сумму командировочных расходов, но и оформленные неправильно или отсутствующие подтверждающие документы.

Прямое указание на необходимость документального подтверждения командировочных расходов содержится в п. 2 ст. 422 НК РФ, где приведен список не облагаемых взносами сумм.

В налоговом законодательстве нет конкретного списка подтверждающих документов, которыми можно подтвердить командировочные расходы. При этом Минфин неоднократно напоминал, что подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством РФ при командировках по нашей стране или составляются по обычаям делового оборота при загранкомандировках.

Обосновать командировочные расходы можно также документами, косвенно подтверждающими расход, в т. ч. приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе.

Из подтверждающих документов должно быть понятно, какие расходы были произведены (письма Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 № 03-01-15/63722).

Когда к авансовому отчету по командировке сотрудник прилагает кассовые чеки и БСО, расходы они не подтвердят, если в них нет реквизитов, указанных в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При отсутствии в чеке QR-кода расходы не признаются надлежащим образом документально подтвержденными (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Нормирование суточных

Для начисления и уплаты страховых взносов начиная с 2021 года нужно руководствоваться пунктом 2 статьи 422 НК РФ.

Устанавливаемые законом нормативы суточных порой не позволяют командированному сотруднику комфортно чувствовать себя во время деловой поездки. В этом случае в компании по решению руководства могут быть установлены свои собственные нормы.

Расходы в пределах суточных, установленных законодательством, документально подтверждать не нужно. Разве что, для подтверждения авансового расчета могут потребоваться оправдательные документы. Такие как:

авиа-, ж/д, автобусные билеты, электрички;
онлайн-чеки и квитанции;
счет о регистрации в гостинице;
иные документы на проживание работника;
договоры, акты;
путевка;
служебные записки;
отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

На основании информации из первичных документов командированный заполняет авансовый отчет. Далее на его основании бухгалтер отразит в учете расходы на законченную командировку по Кт 71.

Исходя из толкования ст. 167 ТК, при направлении сотрудника в служебную командировку ему сохраняют и возмещают:

место работы (должности), а так же среднюю зарплату;
расходы на служебную командировку.

К расходам по служебной поездке относят:

проезд (туда и обратно);
найм жилого помещения (гостиницы или квартиры);
суточные;
иные расходы, которые работник совершил с разрешения или указания работодателя.

Размер дохода, с которого нужно рассчитывать НДФЛ, определяет бухгалтер в момент утверждения авансового отчета.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Суточные сверх установленной нормы – это их сумма, превышающая норму, указанную в ТК РФ и НК РФ. Независимо от того, что размер суточных установлен во внутренних документах предприятия.

То есть, сверхнормативные суточные облагают страховыми взносами и НДФЛ, если они превышают:

700 рублей – за каждый день в командировках внутри РФ;
2500 рублей – за каждый день в зарубежной командировке.

Эти суммы превышения считают доходом, полученным сотрудником предприятия.

Код дохода суточных сверх нормы для заполнения официальных справок и отчетов – 4800 «Иные доходы».

Итоги

Страховые взносы с командировочных расходов в 2021 году не начисляются, если они фактически произведены и документально подтверждены. Но такое правило действует не во всех случаях. Придется начислить взносы на суточные, выплаченные сверх установленных норм, кроме взносов на травматизм, а также на суммы расходов, документально не подтвержденных.

Налоговый кодекс РФ
постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: