Представительские расходы и ндфл
Опубликовано: 30.04.2024
Читатель Виктор спрашивает:
Веду переговоры с крупным клиентом. Чтобы подписать договор на выгодных условиях, хочу устроить ужин в ресторане. Я могу заплатить деньгами компании?
Отвечаем: да, на общей системе налогообложения. Главное — доказать, что ужин был для целей бизнеса
Расходы на ужин с партнером относятся к представительским расходам. Закон говорит, что можно пригласить текущего или потенциального партнера на завтрак, обед или ужин, чтобы поговорить о сотрудничестве.
Не все расходы на ужины с партнерами считаются представительскими. Для этого у ужинов должны быть такие признаки:
-
приезжают представители других компаний или совета директоров. Можно пригласить клиента, поставщика или участника совета директоров. Насчет клиентов-физлиц четкого мнения нет: в одном письме Минфин говорил, что их можно относить к представительским, в другом — что нельзя.
Мы считаем, что расходы на мероприятия с клиентами-физлицами рискованно относить к представительским расходам. Налоговая может их оспорить. Это относится к расходам на прием сотрудников компании из других городов и филиалов. Нельзя за деньги компании купить коньяк и хамон в офис для сотрудников и сказать, что иногда приезжают клиенты и тоже будут это есть и пить;
В представительские расходы можно включить:
- стоимость завтрака, обеда или ужина, напитков, обслуживания;
- доставку к месту мероприятия;
- услуги переводчиков.
Закон не запрещает проводить ужины с партнерами где захочется: в офисе, ресторане или загородном доме.
По закону представительские расходы можно учитывать при расчете налога на прибыль. Правда, берут их не целиком, а по нормативу 4% от расходов на зарплату.
Компания за год платит сотрудникам 2,4 млн рублей. Значит может учесть столько представительских расходов: 2,4 млн рублей * 4% = 96 000 рублей.
Представительские расходы нельзя принять к расходам по упрощенке «доходы минус расходы». Их нет в перечне Налогового кодекса.
Чтобы учитывать представительские расходы при расчете налогов, их нужно подтвердить.
Как подтвердить
Нельзя просто взять, потратить деньги компании, а потом учесть эти расходы при расчете налогов. Сначала расходы надо доказать. Для этого составляют документы:
- приказ руководителя о расходах и целях этих расходов. Формулировка примерно такая: «Чтобы подписать договор, приказываю провести мероприятие в таком ресторане. Бюджет мероприятия — такой. Со стороны компании будут Коновалов и Мирошниченко. Во вложении — утвержденная смета от ресторана на мероприятие»;
- смету представительских расходов. Например, можно взять смету из ресторана;
- первичные документы. Подойдет договор с рестораном или кейтеринговой компанией, товарные и кассовые чеки;
- отчет о представительских расходах.
В отчете надо указать:
- цель мероприятия и результаты. Нужно указать, если после переговоров в ресторане подписали контракт или договорились о большой поставке;
- дату и место мероприятия;
- программу мероприятия. Например, ужин будет проходить в таком ресторане, время примерно такое;
- состав участников со стороны партнера, перечисляют по именам;
- состав принимающей стороны;
- расходы.
Налоговая любит оспаривать представительские расходы в суде и требовать доплаты налогов. Тут правило такое: компания должна не просто прогулять деньги, а получить результат для работы, например заключить договор. Тогда суды чаще всего встают на сторону компании.
Налоговая подала на компанию в суд и заявила, что она необоснованно приняла к расходам 13 463 рубля на алкогольные напитки и цветы. У налоговой были и другие претензии, но нам тут важны только расходы.
Суд с налоговой не согласился. Цветы и алкоголь были нужны для переговоров, чтобы договориться о поставке сырья. Без этого у компании закончилось бы сырье и деятельность остановилась. Переговоры всё спасли.
А алкоголь можно?
Минфин в письме сказал, что алкоголь можно включать в представительские расходы, если это предусмотрено обычаями делового оборота:
Суть такая: если принято на переговорах с этими партнерами выпивать, то надо покупать спиртное. А что ни сделаешь ради успешного бизнеса.
Налоговая не всегда соглашается, что спиртные напитки были необходимы для переговоров, приходится это доказывать в суде.
Любая, даже самая «скромная», на первый взгляд, организация тратит некоторую часть денег со своего расчетного счета на всевозможные мероприятия, дорогую мебель, автомобили и прочие атрибуты «безбедной жизни». Их называют «представительские расходы» и именно они находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. Почему? Собственно, на этот вопрос мы сегодня постараемся ответить, а также обозначить основные принципы их бухгалтерского учета, т.к. в них как раз и кроются ошибки, позволяющие налоговикам «распускать руки». Для пущей информативности мы обращались к рассказам наших клиентов по услуге «1С Предприятие в облаке», где совместными усилиями мы поставили акценты на общепринятой практике. Посмотрим, что из этого получилось…
«Святая» цель
Директора или фактические собственники предприятий выводят с помощью представительных расходов капиталы на свои личные нужды, хотя их начальная цель сводится к другому. С точки зрения общепринятой практики, представительские расходы – те траты, которые способствуют улучшению имиджа компании, а также скорейшему заключению сделок с новыми партнерами (примерно так). К таким расходам можно отнести покупку дорогостоящего автомобиля для встреч бизнес-партнеров из за рубежа, приобретение картин знаменитых художников для выставочного зала, заказ аквариума с золотыми рыбками – да все, что угодно. С точки зрения НК РФ, в частности, подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Возникает вопрос, каким образом золотые рыбки помогут в «производстве» и «реализации»? В теории, это можно доказать устными разъяснениями директора в ходе камеральной проверки в ФНС, однако, будучи реалистами, из-за них никто ругаться и штрафовать не будет. В то же время, если на месте золотых рыбок оказалась целая стая рифовых акул в огромном аквариуме, то инспекторы ФНС за словом в карман не полезут…
Но не все так плохо. В НК РФ мы дополнительно нашли еще одну сноску на представительские расходы, отображенную в пункте 2 статьи 264 НК РФ, в которой указано доподлинно следующее:
«К представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание лиц». Далее приводится перечень этих лиц, среди которых бизнес-партнеры, а также члены совета директоров, приехавшие из разных концов города или страны на очередное собрание.
Что насчет «физиков»?
Как отчитаться перед ФНС?
В том случае, если Налоговую Службу заинтересуют документы, подтверждающие целевое использование денег в качестве представительских расходов, то организация обязана их предоставить. К сожалению, ФНС до сих пор не подготовила какой-то унифицированной формы такого документа, поэтому налогоплательщикам приходится подключать к работе фантазию и составлять нужные бумаги самостоятельно. Однако помимо занятий творческой деятельностью налогоплательщикам также потребуется предоставить оригиналы первичных документы, например, чеки и квитанции. Сюда также можно отнести акты выполненных работ, договоры, счета-фактуры и прочее «добро». И все же, если далеко не уходить от творчества то не лишним будет напомнить, что воплощать его в жизнь необходимо в рамках предписаний, отраженных в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», иначе этот документ не будет представлять никакой ценности для налоговиков. Что касается его содержания, то на примере похода с бизнес-партнерами в ресторан, необходимо указать следующее:
Дата, время и место проведения делового обеда;
Кто, собственно, «кушал лобстеров» со стороны самой компании и их будущих клиентов;
Во сколько все это мероприятие обошлось (точная сумма по чекам);
На чем в диалоге остановились (подписан контракт, определены цели и методы дальнейшего сотрудничества и прочее).
Кому-то это может показаться излишне эфемерным, однако правила есть правила и для того, чтобы не оплачивать все из своего кармана, придется заниматься этой «писаниной». Что ж, выбирать вам, что больше нравится.
Проводки
Разумеется, ключевым вопросом нашей темы остается отражение представительских расходов в бухгалтерском учете. В сети нашлось достаточное количество всевозможных вариантов на основе наиболее распространенных примеров (поход в ресторан, организация выставки и прочее). Мы со своей стороны решили подготовить для вас наиболее оптимальные проводки, которые, между прочим, можно назвать «универсальными», т.к. с помощью их можно корректно передать суть хозяйственных операций. Читаем ниже по тексту в таблице:
26 «Общехозяйственные расходы»
44 «Расходы на продажу»
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»
Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам
Списаны материальные ценности, использованные при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)
90-2 «Себестоимость продаж»
26 «Общехозяйственные расходы»
44 «Расходы на продажу»
Представительские расходы списаны на расходы по обычным видам деятельности
19 «НДС по приобретенным ценностям»
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»
Отражен «НДС» по представительским расходам
68-НДС «Расчеты по налогам и сборам»
19 «НДС по приобретенным ценностям»
91-2 «Прочие расходы»
19 «НДС по приобретенным ценностям»
Списан на расходы «входной» НДС по представительским расходам, в части превысившей норматив по итогам года
Очевидно, что отражение представительских расходов – это достаточно просто, в особенности, если вы уже успели арендовать 1С 8.
Что точно не относится к представительским расходам?
В рамках нашей статьи будет корректно указать те из расходов, которые никак нельзя отнести к представительским. К ним относятся, например:
Траты на отдых сотрудников в санатории и на курорте;
Корпоративны в любом виде, кроме тех, которые ставят себе целью подписание контракта;
Поездки в заграничные или междугородние поездки в структурные подразделения компании;
Прочие явно развлекательные мероприятия (поэтому стоит отказаться от походов в кино, театр, зоопарк, сауны, бильярды и т.д.);
На подобного рода траты лучше, пожалуй, расходовать личные средства, как и в случаях, представленных выше.
В заключении скажем…
Перечитывая написанный материал, мы в очередной раз сталкиваемся со сложностями в понимании основ отечественного законодательства. Вроде бы все понятно, да только возникает множество вопросов. А когда начинаешь разбираться, понимаешь, что ответ на каждый из них смело может противоречить другом. Хорошо, что Законодатель понимает важность и необходимость представительских расходов и когда-то «замолвил словцо» о них в НК РФ. Но как же быть тем, кто хочет опереться на «нормативку», точно не понимая, как ее использовать на практике? Собственно, поэтому многим сотрудникам коммерческих организаций приходится водить по ресторанам будущих клиентов за свой счет, выкидывая, порой, честно заработанные деньги на ветер. Так или иначе, найти более-менее внятные утверждения в НК РФ, а также в письмах Минфина можно. Более того, применить на практике их относительно легко – достаточно все сделать так, как того требуют инспекторы ФНС – заполнить бумаги, сохранить чеки и описать, как и на что были потрачены деньги. Проблема заключается в том, что этим запросто могут пренебречь директора, не особо переживающие за работу бухгалтера. Что ж, будем надеяться на позитивные изменения в этой сфере.
Затраты на деловые приемы и встречи с деловыми партнерами неизбежны и необходимы для бизнеса. При выполнении определенных условий их можно учесть как представительские расходы. Главное, это правильное документальное оформление. Прокомментировать нюансы мы попросили аудитора Татьяну Новикову.
Рекомендуем онлайн-курс в Контур.Школе « Налог на прибыль для бухгалтеров ». Курс учит без ошибок вести учет доходов, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.
Что такое «представительские расходы?»
Напомним, что представительские расходы нормируются в налоговом учете. Так, в текущем периоде можно признать не более 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий период (п. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ). Причем и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).
Учтите также, что принять к вычету «входной» НДС можно только по тем представительским расходам, которые учтены в пределах норматива в «прибыльном» учете. Так что сумму вычитаемого НДС также надо пересчитать по итогам года. Оставшуюся часть «входного» НДС, к сожалению, не удастся признать даже в качестве налоговых расходов (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ).
Чем подтверждать представительские расходы?
Представительские расходы признаются в налоговом учете на основании правильно оформленных первичных документов. Что это за документы? В Налоговом кодексе об этом ничего не сказано.
Подтверждающие документы по мнению Минфина России в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288:
- первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
- отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.
Документы, подтверждающие представительские расходы. Новая позиция
С недавних пор Минфин и ФНС России смягчили свои требования к подтверждающим документам.
Свой взгляд на требования к подтверждающим документам высказала ФНС России в письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852. Теперь вы можете учесть представительские расходы в большем объеме, при меньшем количестве подвтерждающих документов. Что для этого надо выполнить?
Если встречи руководства с контрагентами не будут оформлены надлежащим образом, то инспекторы наверняка расценят их как личные встречи. Конечно, такие затраты нельзя учесть как представительские расходы (письма Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохода (ст. 209 НК РФ). А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.
УСН и представительские расходы
Компания применяет упрощенную систему налогообложения («доходы минус расходы»). Можно ли учесть представительские расходы для налогообложения?
Увы, представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установлен п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому на «доходно-расходной» упрощенке представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя (Письмо Минфина России от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22) .
Курс повышения квалификации для бухгалтеров на УСН «Бухгалтерский учёт при УСН. Подготовка на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А)» - учебная программа соответствует требованиям профессионального стандарта «Бухгалтер». Лекции по зарплате, среднему заработку, первичке, основным средствам и другим не менее важным темам.
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ И НДС
Обзор судебной практики по некоторым вопросам налогообложения иностранных организаций
Не все вопросы, связанные с налогообложением иностранных компаний, имеют четкие ответы в Налоговом кодексе РФ. В этой связи на первый план выступает судебная практика, которая формирует позицию судов по изложенным ниже основным вопросам в спорах налогоплательщиков с налоговыми органами.
В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.
Таким образом, отделения иностранных организаций, осуществляющие деятельность в России, с полным основанием могут ожидать в 2012 г. выездной налоговой проверки в свой адрес за предыдущие три налоговых периода, то есть за 2009–2011 гг.
1. Налог на прибыль предприятий и организаций
1.1. Возможно ли включить в состав затрат, относимых к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, расходы на изготовление визитных карточек?
Налоговый кодекс РФ не содержит прямого ответа на данный вопрос. В связи с этим, в практике, в том числе, судебной, сформировалось несколько порой диаметрально противоположных позиций.
Согласно первой из них, официальной, затраты на изготовление визиток нельзя учесть в целях налогообложения прибыли как рекламные расходы, поскольку они не отвечают понятию рекламы в силу того, что они предназначены для конкретных лиц (см. письмо Минфина РФ от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/801).
В то же время некоторые арбитражные суды занимают более либеральную позицию, полагая, что расходы на изготовление визитных карточек, которые содержат информацию об объекте рекламирования организации, относятся к рекламным и могут учитываться в размере, не превышающем одного процента выручки от реализации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 октября 2008 г. № А33-14100/07-Ф02-5023/08 по делу № А33-14100/07; постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 сентября 2005 г. № А33-2033/05-Ф02-4638/05-С1).
И, наконец, Московский судебный округ полагает, что для учета в составе расходов организации затрат на изготовление визитных карточек визитные карточки должны изготавливаться для физических лиц – работников данной организации для выполнения ими своих служебных обязанностей в интересах организации.
Таким образом, если организация оплачивает расходы по изготовлению визитных карточек работникам для выполнения ими служебных обязанностей в интересах организации, то подобные расходы учитываются на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, но при соблюдении требований, установленных в п. 1 ст. 252 НК РФ.
При этом визитные карточки должны быть изготовлены для сотрудников, в должностных инструкциях которых указано, что поддержание контактов с другими организациями входит в круг их служебных обязанностей (постановление ФАС Московского округа от 19 февраля 2008 г. № КА-А41/283-08 по делу № А41-К2-22384; постановление ФАС Московского округа от 9 октября 2006 г., 13 октября 2006 г. № КА-А40/8892-06 по делу № А40-71776/05-107-530).
Поскольку по данному вопросу существуют диаметрально противоположные позиции, а критерии разделения рекламных и прочих расходов довольно расплывчаты, то, по мнению автора, при принятии решения или консультировании клиентов следует ориентироваться на размер таких расходов у клиента, а именно: если расходы на изготовление визиток велики и превышают 1 % выручки от реализации, то можно использовать аргументы в пользу третьей позиции. Компьютерные игры Если же расходы меньше, то все-таки предпочтительнее придерживаться позиции № 2 как более консервативной.
1.2. Можно ли учесть расходы на покупку алкоголя, чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, предлагаемых клиентам?
Напомним, что в соответствии со ст. 264 НК РФ к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, к которым относятся, в частности, расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Данный вопрос целесообразно рассмотреть на примере наиболее часто встречающихся частных проблем.
Анатолий ПЕТРЫКИН,
руководитель Группы международного налогообложения и комплаенса
АБ «ВЕГАС-ЛЕКС», к.ю.н.
Полный текст статьи читайте в печатной версии "АГ" № 1, 2012 г.
Сотрудничество с контрагентами почти всегда связано с периодическими визитами руководителей и специалистов компаний друг к другу. Организация подобных встреч влечет за собой расходы, которые называют представительскими. Рассмотрим, что относится к представительским расходам и как правильно отражать представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
Что относится к представительским расходам
Виды представительских расходов, которые компания может учесть для расчета налога на прибыль, ограничены законом (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Для расчета налога на прибыль можно использовать расходы, которые относятся к официальному приему или обслуживанию:
- Представителей контрагентов, которые прибыли на переговоры.
- Участников заседания совета директоров и других подобных руководящих органов.
НК РФ также содержит перечень расходов на прием (обслуживание) перечисленных лиц, которые можно отнести к представительским:
- Проведение официального приема: завтрака, обеда и т.п.
- Доставка участников переговоров к месту их проведения.
- Буфетное обслуживание во время приема или переговоров.
- Услуги переводчика, если они необходимы.
Кроме того, в НК РФ приведены виды затрат, которые нельзя относить к представительским. Это расходы на отдых, развлечение, профилактику и лечение заболеваний.
Представительские расходы предусмотрены только для компаний на ОСНО, которые платят налог на прибыль. При использовании специальных налоговых режимов их учесть нельзя.
Для УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН установлены закрытые перечни расходов, которые не включают в себя представительские (п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.5 НК РФ). А для УСН «Доходы», ЕНВД и ПСН расходы вообще не влияют на облагаемую базу.
Спорные ситуации по представительским расходам
Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.
Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.
В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).
Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.
Но бизнесмен может попробовать включить в представительские расходы сувениры с символикой компании. Однако в этом случае вероятны споры с налоговиками. Судебная практика в пользу налогоплательщиков по этому поводу имеется (например, постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).
Нередко участники переговоров приезжают на них из других городов или стран. Иногда принимающая сторона берет на себя все расходы: билеты, размещение в гостинице, в случае необходимости – оформление виз.
Все подобные расходы, по мнению налоговиков, нельзя отнести к представительским. Также нельзя учесть для налога на прибыль и организацию развлекательной программы для гостей. Аргументы чиновников здесь те же, что и для сувениров – указанные расходы не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ (письма Минфина от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235 и от 01.12.2011 № 03-03-06/1/235).
Правда, бизнесмен может попробовать учесть затраты на билеты и гостиницу в составе «обычных» прочих расходов, не относящихся к представительским. Ведь организация проживания иногородних деловых партнеров необходима для переговоров, а значит – ее можно считать экономически обоснованной (постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).
Нормы по представительским расходам
Для представительских расходов установлен норматив – они не должны превышать 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). К ФОТ в данном случае относятся выплаты в пользу работников, которые учитываются для налога на прибыль: оклад, надбавки, премии и т.п. (ст. 255 НК ПФ) Если выплата не влияет на расчет налога на прибыль (например – материальная помощь), то ее нельзя учитывать и при нормировании представительских расходов.
Расчет как самих представительских расходов, так и затрат на оплату труда нужно проводить нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).
Поэтому если у бизнесмена были существенные представительские расходы в начале года, то ему может не хватить лимита для того, чтобы учесть их все в 1 квартале. Затем, по итогам 6, 9 месяцев и года размер ФОТ увеличится и можно будет списать больше представительских расходов.
Но если не хватит лимита за год в целом, то остаток представительских расходов нельзя будет переносить на следующие налоговые периоды (п. 42 ст. 270 НК РФ).
Пример 1
В 1 квартале 2019 года компания провела переговоры с деловыми партнерами и потратила на них 100 тыс. руб. без учета НДС. ФОТ организации за 1 квартал составил 1,5 млн руб. Поэтому в 1 квартале компания смогла списать на расходы для налога на прибыль только часть затрат на переговоры в сумме:
З = 1,5 млн руб. х 4% = 60 тыс. руб.
Во втором квартале представительских расходов у организации не было. ФОТ компании за полугодие составил 3,5 млн руб. Норматив 4% от этой суммы превысил расходы на переговоры в 1 квартале:
Н = 3,5 млн руб. х 4% = 140 тыс. руб.
Поэтому по итогам полугодия компания смогла списать на расходы по налогу на прибыль все 100 тыс. руб., затраченные на переговоры в 1 квартале.
Как подтвердить представительские расходы
Перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в НК РФ не регламентирован. По мнению Минфина, кроме стандартных первичных документов (накладные, акты, авансовые отчеты), для этого нужен отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем компании (письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).
Установленной формы этого отчета нет. Но для обоснования затрат необходимо включить туда всю основную информацию о встрече: место проведения, список участников, цель переговоров и достигнутый результат.
Представительские расходы, которые оплачены «по безналу» следует включать в расчет налога в том периоде, когда был утвержден отчет о мероприятии. Если же производились затраты наличными, то нужно списать расходы в наиболее позднюю из дат составления двух документов: отчета о мероприятии или авансового отчета сотрудника, который оплачивал расходы.
Как учитывать НДС с представительских расходов
Нередко представительские расходы включают в себя НДС. Например, организация может получить счет-фактуру от ресторана или транспортной компании. НДС можно принять к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Но часто к представительским относятся как облагаемые, так и не облагаемые НДС расходы. Порядок, в котором нужно списывать представительские расходы при нехватке лимита, в НК РФ не прописан.
Поэтому бизнесмен здесь может поступить с максимальной выгодой для себя. Он имеет право считать, что в первую очередь списывает ту часть представительских расходов, которая облагается НДС.
Как отражать представительские расходы в бухучете
В бухучете представительские расходы не нормируются. Их можно в полном объеме списать, как затраты по обычным видам деятельности, используя счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Коммерческие расходы».
ДТ 26 (44) – КТ 60 (71) – учтены услуги сторонних организаций
ДТ 26 (44) – КТ 10 (41, 43) – для представительских нужд использованы материалы, товары, продукция.
ДТ 19 – КТ 60 – выделен НДС
ДТ 60 – КТ 51 – расходы оплачены безналичным путем
ДТ 71 – КТ 50 (51) сотруднику выданы деньги в подотчет на оплату представительских расходов
Как учитывать налоговые разницы по представительским расходам
Все компании, кроме субъектов малого бизнеса , должны применять ПБУ 18/02 и учитывать разницы по налогу на прибыль. Эти разницы возникают, в том числе, и при учете представительских расходов.
Если бизнесмен в отчетном периоде списал в налоговом учете меньше представительских расходов, чем в бухгалтерском, то у него возникает отложенный налоговый актив (ОНА). Это значит, что потенциально в следующем отчетном периоде организация может дополнительно уменьшить налог на прибыль.
Отложенный налоговый актив равен 20% от суммы отклонения по затратам, что соответствует сумме налога на прибыль. ОНА учитывается на отдельном счете 09 в корреспонденции со счетом по учету этого налога:
ДТ 09 – КТ 68.4 – начислен отложенный налоговый актив
Если в следующих периодах бизнесмен сможет дополнительно списать в налоговом учете представительские затраты или их часть, то ОНА можно уменьшить обратной проводкой:
Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1. За 1 квартал 2019 года для налога на прибыль было учтено 60 тыс. руб. из общей суммы затрат 100 тыс. руб.
Отложенный налоговый актив будет равен 20% от оставшихся 40 тыс. руб., т.е. 8 тыс. руб. На эту сумму 31.03.2019 нужно сделать проводку:
ДТ 09 – КТ 68.4 (8 тыс. руб.) – начислен ОНА
По итогам полугодия все представительские расходы были учтены для налога на прибыль. Поэтому отклонений между двумя видами учета больше нет и нужно списать ранее начисленный ОНА обратной проводкой на дату 30.06.2019:
ДТ 68.4 – КТ 09 (8 тыс. руб.) – списан ОНА
Если же на конец года разница между двумя видами учета полностью не исчезнет, то возникнет постоянный налоговый расход (ПНР). Это значит, что отклонение между бухгалтерской и налоговой прибылью уже не изменится.
Чтобы начислить ПНР, нужно сначала списать остаток налогового актива со счета 09:
ДТ 68.4 – КТ 09
Затем следует отнести эту же сумму на счет 99 «Прибыли и убытки», на котором для ПНР нужно открыть специальный субсчет:
Вывод
Представительские расходы относятся к проведению деловых встреч, переговоров и заседаний руководящих органов компании. В НК РФ установлен их перечень для расчета налога на прибыль и норма – 4% от фонда оплаты труда. При использовании специальных налоговых режимов представительские расходы списать нельзя.
Некоторые формулировки НК РФ в этой области допускают неоднозначное толкование, поэтому по поводу представительских расходов у бизнесменов часто возникают споры с налоговиками.
НДС по представительским расходам можно взять к вычету только в той части, которая была принята для расчета налога на прибыль.
В бухгалтерском учете списание представительских расходов не ограничено. Поэтому у компаний, которые применяют ПБУ 18/02, могут возникать разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.
Читайте также: