Ндфл по найму жилья в командировке

Опубликовано: 29.04.2024

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

Переезд работника вместе с членами его семьи.
Перевозка личного имущества.
Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Как работодателю оплатить проживание работнику, привлеченному для работы из другого региона?

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:

Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Как рассчитываются НДФЛ и страховые взносы при оплате за работников аренды жилого помещения и компенсации расходов по его найму временно пребывающим в РФ иностранным работникам?

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.

Многие коммерческие и бюджетные предприятия используют такую форму выполнения служебных обязанностей, как командировки. Такая поездка по распоряжению руководства имеет определенный срок и оплату. Но для того чтобы выплата была произведена, все расходы (в том числе и на проживание) нужно подтвердить документально. Бумаги следует представить в бухгалтерию и оформить в соответствии с установленным порядком. Это основное правило для всех сотрудников, работающих на выезде.

1. Варианты проживания сотрудника в командировке
2. Документы, выдаваемые администрацией гостиницы
3. Документы при проживании в отеле
4. Какие бумаги гостиница обязана представить?
5. Проживание в служебной квартире или аренда у собственника?
6. Налогообложение и нюансы представления документов

Существует несколько вариантов проживания сотрудников, находящихся в командировке. В основном это:

гостиница или мини-отель;
служебная квартира, принадлежащая предприятию;
временный найм жилья у собственника;
проживание у родственников.

Сотрудник имеет право самостоятельно решать, где он будет жить. Кроме ситуации, когда у предприятия существует служебное жилье в данном населенном пункте. Тогда руководство станет настаивать на проживании именно в этом помещении. И оплачивать, например, гостиничный номер, в большинстве случаев откажется.

Материнский капитал – какие документы предоставить для получения?
Как сменить прописку и какие документы нужно дополнительно менять?
Какие документы нужны для развода – список документов, справки, образец заявления

При проживании в гостинице в качестве доказательства произведенных выплат необходимо будет представить определенные документы. Отчет – это основа для ведения многих направлений в делопроизводстве. Такая бумага о командировочных расходах – основание для начисления компенсационных средств.

Выезжая за пределы города в связи со служебной надобностью и по поручению руководителя, работник заранее обязан позаботиться о том, чтобы по возвращении все свои расходы можно было подтвердить документально. Изначально у командировочного сотрудника должно присутствовать в наличие специальное удостоверение:

Как только служебная поездка будет окончена, и работник вернется на постоянное место работы, ему необходимо заполнить авансовый отчет:

При оправданных перерасходах сотруднику будет выдана компенсация.

Сняв номер, удобно решать дела по службе и дополнительно быть избавленным от бытовых проблем. Администрация гостиницы обязана представить итоговые документы для командировочных, подтверждающие факт проживания. Обычно это счет на оплату:

По возвращении из командировки его прилагают к удостоверению и авансовому отчету. Счет должен содержать:

реквизиты гостиницы;
дату, номер;
данные проживающего по паспорту;
срок пребывания;
расчет стоимости за все время;
подпись администратора (любого другого ответственного лица);
печать отеля.

К счету обязательно прикладывают кассовый чек, свидетельствующий, что оплата была произведена в полном объеме. Именно чек является доказательством и основанием для начисления компенсации для бухгалтерии предприятия. Дополнительно указывают перечень и стоимость всех других оказанных в данной гостинице услуг.

Важно помнить, что такие услуги, как телефонные звонки (в т. ч. междугородние/международные), питание, платная стоянка, проезды по городу, аренда автомобиля, оплачиваются только по предварительной письменной договоренности с руководством компании.

В любой гостинице, независимо от ее принадлежности частному лицу или какой-либо организации, существует документооборот в рамках существующего законодательства. Основная деятельность отеля – оказание качественных услуг клиентам. Все они фиксируются документально, это дает возможность для устранения множества конфликтов и спорных вопросов. В зависимости от внутренних правил и устава внешний вид бланков может отличаться. Бумаги, которые проживающий запрашивает у администрации отеля, могут быть представлены в двух вариантах:

регистрационные документы;
бумаги внутреорганизационного порядка.

Ко вторым относят все, что подтверждает расходы клиенты на проживание и пользование иными услугами. Документы должны отвечать требованиям установленной формы. Делятся они на:

первичные – бланки строгой отчетности, например, чеки. Все контрольно-кассовые машины обязательно регистрируются в налоговых органах, в свою очередь чеки также подлежат контролю ФНС;
вторичные – это любые бумаги, оформление которых устанавливается администрацией самого отеля.

Оплата расходов в командировке происходит в два этапа. Сначала, перед отъездом, сотруднику выдается аванс. По возвращении и представлении отчета он либо возвращает оставшиеся суммы, либо впоследствии ему компенсируют деньги, потраченные за свой счет.

Служебное жилье – это помещение, находящееся на балансе предприятия. Предназначено оно именно для принятия командировочных работников. Экономически его содержание выгодно при условии регулярных поездок сотрудников и при длительном проживании специалистов конторы. В случае наличия такой квартиры никаких подтверждающих документов о понесенных расходах предоставлять не требуется.

Не все любят останавливаться в гостиницах. Если командировка предполагается на длительный срок, стоит рассмотреть аренду квартиры. Оговаривается этот пункт расходов с руководством еще до поездки. Поселившись в съемном жилье, сразу заключают письменный договор найма в стандартном варианте:

В договоре обязательными пунктами станут срок, на который он заключен, и стоимость проживания. Для заключения такого соглашения необходимы паспорта обеих сторон, бумаги на право собственности и выписка из паспортного стола обо всех зарегистрированных от владельца квартиры. Обычно все эти документы собственник уже имеет на руках, т. к. наверняка сдает помещение не первый раз.

При найме частного жилья не всегда достаточно предъявить в бухгалтерию договор об аренде. Дополнительно понадобится письменный приказ руководителя об отправке сотрудника именно в этот населенный пункт. Первый документ по датам должен соответствовать второму.

Оплату съемного жилья лучше всего производить наличными. Подтвердить внесение денег должна расписка от владельца квартиры. Такой документ действителен для представления не только бухгалтеру предприятия, но и налоговому инспектору.

Расходы, понесенные работником предприятия и возмещенные впоследствии работодателем, НДФЛ не облагаются. Не начисляются на данную сумму и страховые взносы (ст. 217, п. 3 НК РФ). Самое главное – находясь в поездке, собирать все возможные документы, подтверждающие расходы на проживание. Но в Налоговом кодексе нет четкого перечня бумаг, которые являются достаточным подтверждением, что оплата производилась именно за командировочное жилье. Просто необходимо следить, чтоб все было оформлено в соответствии с правилами бух.учета.

Затраты, понесенные в командировке, должны быть оплачены полностью. Налоговый кодекс также не ограничивает ни срок проживания, ни внесенную сумму. Но спорным моментом как у руководства предприятия, так и у инспектора становится оплата за жилье повышенной комфортности. В этом случае нужно руководствоваться внутренними правилами предприятия и разграничением по служебному положению:

простые сотрудники;
специалисты;
руководство и администрация.

Лимиты всегда устанавливает работодатель в частной или коммерческой организации. Если это государственное предприятие, то обеспечение идет на гос. уровне. Соответственно, в приказе о командировке должен быть указан источник такого финансирования и конкретная сумма, выделяемая работнику.

Какие расходы возмещаются командированному работнику
Что из командировочных облагается НДФЛ?
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
Итоги

Какие расходы возмещаются командированному работнику

Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.

Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.

До начала командировки работодатель должен:

установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.

Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:

на проезд;
аренду жилого помещения;
дополнительные расходы на проживание (суточные);
иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).

Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.

С примером такого внутреннего документа вы можете ознакомиться в статье «Положение о служебных командировках - образец» .

Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Что из командировочных облагается НДФЛ?

Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

Нужно ли уплачивать НДФЛ при однодневных командировках, читайте в этой публикации .

В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.

Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 марта на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.

Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали НДФЛ с командировочных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Также пример налогообложения командировочных расходов приведен в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами» .

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):

стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

комиссия за услуги аэропортов;
стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2020 - 2021 годах» .

Итоги

Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документально. Что касается налогообложения суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм.

Что грозит налоговому агенту за неуплату НДФЛ, читайте в материале «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?» .

Поездка в другой город или даже страну по работе требует не только выполнения исходной профессиональной задачи, но учета расходов, связанных с проживанием. Основную их часть составляет аренда жилья для сотрудника. Как это происходит?

Что делать, чтобы не пришлось оплачивать съемное жилье из своего кармана? Эти вопросы обоснованно беспокоят работников, которые отправляются в командировку.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Варианты жилья

В этом случае принимающая сторона встречает и заселяет гостя в подготовленное жилье. Но это довольно редкое явление. Чаще все-таки жилье приходиться искать самому командированному работнику.

Какие варианты имеют место быть:

Не стоит переживать об уборке и прочем обустройстве. Но такой вариант не всегда обрадует работодателя ввиду своей высокой цены. Однако будет удобен для краткосрочной командировки, когда необходимо пробыть в городе считанные сутки. Хостел. Популярное явление в последние годы.

По сути это ночлежки, где в общей комнате есть койко-место. Возможно, такой вариант не испугает молодого сотрудника для пребывания на ночь-две. Но для серьезного делового человека, как и для серьезной фирмы, которую он представляет, такое жилье не подойдет. Посуточная аренда квартиры.

Наверное, самый удачный вариант, как в плане удобства, так и цены. Обойдется дешевле, чем номер в гостинице, а отсутствие горничных компенсирует наличие собственной кухни.

Документы, подтверждающие расходы

Для того чтобы отчитаться по возвращению перед начальством в лице бухгалтера, необходимо сохранить платежные документы, которые заверят расходы по найму жилого помещения:

Гостиница ведет свою документацию и может предоставить счет за проживание в виде справки.
В хостеле можно получить кассовый чек.
Если квартира была взята в аренду, то обязательно составляют стандартный договор по найму, копия которого может стать подтверждающим документом. Если квартира была найдена и оформлен договор найма через агентство (риелтора), то это агентство и выдает подтверждающие документы, куда также включает статью расходов за свои услуги. Об особенностях заключения договора найма на краткий срок мы рассказывали тут.

На фото вы можете видеть как выглядит справка о проживании в гостинице:

Любая подделка отчетных документов может стать поводом привлечения к уголовной ответственности в соответствии со статьей 159 УК РФ о мошенничестве.

Что делать, если их нет?

Случиться может всякое, представим ситуацию, что у командированного специалиста не оказалось подтверждения о затратах на проживание. Не все еще потеряно.

Возместить могут, но скорее всего, сумма будет отличаться от реальной. Если работник и дальше планирует трудиться в этой, то лучше согласиться на то, что дают, а в следующий раз так не ошибаться.

Если же сумма серьезная, а работать далее в этой организации человек не собирается, то в принципе можно обратиться в суд, предоставив данные по средним расценкам на аренду жилья этого города от специализированных агентств. Но здесь нет никакой гарантии на положительный результат, так как суд требует подтверждений и доказательств, которых как раз и нет.

Аренда квартиры у частного лица

Далеко не везде есть агентства и риелторы, которые решат проблемы с поиском и оформлением квартиры. Тогда можно найти наймодателя по объявлению и заключить с ним сделку по съему квартиры без участия посредников (о том, как снять квартиру, чтобы вас не обманули, мы рассказывали здесь).

Какой договор заключать?

В простой письменной форме либо на стандартном печатном бланке стороны заключают договор найма жилого помещения. В договоре указывают:

Что для этого требуется?

Чтобы оформить сделку по найму нужны только паспорта. Однако для собственной уверенности наниматель вправе попросить для ознакомления документы, подтверждающие права собственника, и выписку или справку о зарегистрированных жильцах. Как правило, искушенный арендодатель всегда имеет подобные документы при себе (о том, какие документы нужны от арендодателя при найме жилья, а также о правах и обязанностях этой стороны сделки, говорится тут).

О документах для найма квартиры от нанимателя и наймодателя вы можете прочитать здесь.

Как оплачивать?

Деньги отдают после подписания договора, но только с предоставлением расписки о получении денежных средств.

Написать расписку должен наймодатель, указав:

О тонкостях оформления платы по договору найма жилья узнаете здесь, а в этой статье вы можете прочитать о способах оплаты и найти график платежей.

Что нужно сдать в бухгалтерию?

В бухгалтерию предоставляют всего 3 документа:

Приказ директора о направлении со служебным заданием в такой-то населенный пункт.
Договор найма жилья.
Расписка о получении денег от наймодателя.

Нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника?

В пункте 3 статьи 217 налогового кодекса говорится о том, что ни страховые взносы, ни НДФЛ не взыскиваются с расходов на наем жилья работником в командировке, которые были возмещены работодателем, если суммы не превышают установленных норм:

Командировка в населенный пункт на территории РФ – не более 700 рублей за сутки.
Проживание за границей – не более 2500 рублей за сутки.

Если же отчетных документов работник не предоставил, то учитывают сумму, которую возместил работодатель и количество дней в другом городе. Путем несложных расчетов можно понять, какая сумма получается на день, если она не превышает указанных норм, то налог начислять не нужно.

Заключение

Для того чтобы не остаться в минусе после командировки, первое, что нужно сделать, это поговорить с работодателем. Необходимо до поездки выяснить, на какие расходы рассчитывает начальство, иначе можно попасть в немилость за непомерные траты. Узнать примерную стоимость аренды жилья в том городе, куда предстоит ехать. Самое главное, сохранить документы, которые прямо подтверждают передачу денег и предмет договора.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

Вопрос:

В соответствии со "ст. ст. 167" и "168" ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В ряде случаев, например, при длительных командировках за пределы РФ, в стране командирования экономически невыгодно пользоваться услугами гостиниц и отелей. В таких случаях работники ОАО арендуют квартиры, заключая договоры со специализированными компаниями.

При этом в стоимость аренды жилого помещения не включаются коммунальные услуги (электроэнергия, газ, вода). Данные услуги, согласно заключенным договорам, оплачиваются на основании отдельных квитанций на конкретный вид услуг, выставляемых коммунальными компаниями и передаваемых арендодателем арендатору (работнику).

Согласно "п. 3 ст. 217" НК РФ оплата работнику проезда, других целевых расходов, связанных с проездом к месту командирования и обратно, жилья, суточных освобождается от обложения НДФЛ.

На основании "пп. 12 п. 1 ст. 264" НК РФ в целях налогообложения прибыли учитывается в составе прочих расходов оплата проезда к месту командирования, оплата жилого помещения и других документально подтвержденных командировочных расходов.

Уменьшают ли налоговую базу по налогу на прибыль организаций, а также освобождаются ли от налогообложения НДФЛ суммы возмещаемых работникам расходов по оплате коммунальных платежей за жилье, арендованное для проживания в период командировки?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 5 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/802

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета сумм возмещения организацией расходов сотрудников по оплате коммунальных платежей за жилые помещения, арендованные для их проживания в период командировки, и сообщает следующее.

В части налога на прибыль организаций.

Согласно "п. 1 ст. 252" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
"Подпунктом 12 п. 1 ст. 264" НК РФ предусмотрено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Таким образом, возмещение сотрудникам расходов по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение на период командировки может учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии его соответствия положениям "ст. 252" НК РФ.

В части налога на доходы физических лиц.

Согласно "п. 3 ст. 217" НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В "абз. 10 данного пункта" указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

Суммы возмещения организацией расходов работников по оплате коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных для их проживания в период командировки, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, поскольку такие расходы включаются в состав расходов по найму жилого помещения, предусмотренных "п. 3 ст. 217" НК РФ.

При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие осуществление расходов по оплате коммунальных платежей за период нахождения сотрудников организации в командировке.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН

Читайте также: