Компенсация расходов по гпх ндфл

Опубликовано: 30.04.2024

Договора ГПХ стали применяться гораздо чаще, чем пару лет тому назад. С одной стороны, большинство предпринимателей в попытках адаптироваться к новым экономическим реалиям существенно сократили численность штата и, соответственно, арендуемые площади. С другой стороны, молодые специалисты поколения Y, не готовы «высиживать» в офисе 8 рабочих часов. Вместо этого они предпочитают выполнять определенный объем работ за определенную плату, не связывая себя никакими рабочими графиками.

В большинстве случаев договор ГПХ выгоден обеим сторонам: и предпринимателям, которые получают экономию, уменьшают кадровый документооборот, и работникам, которые абсолютно свободны в планировании своего времени.

Договор гражданско-правового характера - это

По договору гражданско-правового характера организация привлекает специалиста, как физическое лицо, для выполнения работ или оказания услуг без оформления его в штат организации.

Обычно под договором гражданско-правового характера (ГПХ) понимается:

  • договор подряда, когда физическое лицо выполняет какие-либо работы, имеющие овеществленный результат.
  • договор возмездного оказания услуг, когда физическое лицо выполняет поручения, действия, результат которых не имеет овеществленной формы.

Кроме того, Гражданский кодекс в пункте 3 статьи 421 допускает заключение договоров, в которых содержатся элементы различных типов договоров. Это возможно, когда специалист выполняет задание, которое состоит из каких-либо действий и результата, имеющего овеществленную форму.

Какие налоги платит организация по договору ГПХ

Налог на доходы физических лиц

По гражданского правовому договору компания выплачивает подрядчику либо исполнителю вознаграждение, с которого согласно пунктам 1-4 статьи 226 НК РФ, необходимо удержать НДФЛ.

Как платить НДФЛ по договору ГПХ

Рассчитать и удержать НДФЛ по договору ГПХ нужно при каждой выплате. Вид выплаты (аванс либо полный расчет) и дата выплаты значения не имеют. Вознаграждение, выплаченное гражданину по договору ГПХ, признается его доходом в день выплаты или перечисления в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ.

Налоговые вычеты по договору ГПХ

Стандартные налоговые вычеты, предусмотренные статьей 218 НК РФ, применимы и для договоров ГПХ.

По письменному заявлению гражданина, с которым компания заключила договор ГПХ, она должна предоставить ему стандартные налоговые вычеты.

Но, предоставить гражданину, работающему по договору ГПХ, имущественные и социальные вычеты организация не имеет права.
Работающий по договору ГПХ может получить имущественные и социальные вычеты только через налоговую инспекцию, путем подачи налоговой декларации. Такой порядок предусмотрен пунктом 8 статьи 220 и пунктом 2 статьи 219НК РФ.

Читайте по этой теме

Страховые взносы по договору ГПХ

Работая по гражданско-правовому договору, организация имеет возможность сэкономить на сумме уплачиваемых страховых взносов.

  1. На выплаты по договору ГПХ не нужно начислять взносы по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством согласно подпункту 2 пункта 3 статьи 422 НК РФ. Экономия не очень большая, но все-таки. При обычных тарифах экономия составит 2,9%.
  2. На выплаты по договору ГПХ не нужно начислять взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Размер экономии зависит от установленного для компании тарифа, и максимально, в редком случае, может составить 8,5%.

Взносы в ПФР и медицинские взносы по гражданско-правовым договорам начисляются так же, как и по трудовым договорам в соответствии с пунктом 2 статьи 425 НК РФ.

Если по договору ГПХ предусмотрена выплата аванса, рассчитать и заплатить страховые взносы нужно в периоде начисления вознаграждения, а не после подписания акта. Такой порядок установлен положениями: пункта 1 статьи 421, пункта 1 статьи 424, пунктов 1 и 3 статьи 431 НК РФ. Разъяснения на эту тему были даны в письме Минфина от 21.07.17 № 03-04-06/46733.

Расходы по договору ГПХ учитываются в составе расходов

Вся сумма вознаграждения, начисленная по «гражданскому» договору (с НДФЛ), учитывается организацией в составе расходов на оплату труда:

  • Если организация работает на ОСНО – на основании пункта 21 части 2 статьи 255 НК РФ.
  • Если организация работает на УСН – основании подпункта 6 пункта 1 и пункта 2 статьи 346.16 НК РФ.

Гражданско-правовой договор в сравнении с трудовым договором

Стороны договора

Договор ГПХ многими организациями рассматривается, как альтернатива либо замена трудового договора. Такой подход нередко приводит к одной из самых глупых и в тоже время распространенных ошибок.

В трудовом договоре стороны именуются, как «работодатель» и «работник».

В договоре подряда: «заказчик» и «подрядчик».

В договоре оказания услуг: «заказчик» и «исполнитель».

И, именно такие наименования сторон договора должны присутствовать в дальнейшем при оформлении документации по договору: актов, отчетов, калькуляций, спецификаций и так далее.

Поэтому при оформлении договора ГПХ нужно изначально определиться, что в основе: договор подряда либо договор оказания услуг.

Свободный график работы у сотрудника на договоре ГПХ

Специалисты, работающие по договору ГПХ, не являются штатными сотрудниками компании. Они не обязаны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

В договор ГПХ не нужно вносить положения, характерные для трудового договора. Такие как: должность, режим работы, отпуск, премирование, перерывы на обед и прочее.

Работникам по договорам ГПХ не оплачиваются отпуска и больничные. По ним не нужно вести кадровую документацию и трудовую книжку.

Штрафы и возврат вознаграждения

Поскольку, как уже говорилось выше, специалисты, работающие по договору ГПХ, не являются штатными сотрудниками компании, у них нет права на ежемесячную зарплату в определенные сроки.

Поэтому организация может выплачивать вознаграждение в удобные для себя сроки, не придерживаясь правил, установленных ТК РФ по оплате труда работников. То есть, работникам на ГПХ не нужно выплачивать зарплату строго каждые полмесяца.

В гражданско-правовой договор можно включить различные штрафы, если работа выполнена с нарушением срока или некачественно. Что непросто сделать, когда работаешь по трудовым договорам.

Например, в договоре ГПХ будет правомерен штраф за несвоевременное начало выполнения работы или оказания услуги, если дата начала прямо указана в договоре согласно статьям 708, 783 и пункту 1 статьи 330 ГК РФ.

Расторжение договора ГПХ

Трудовой кодекс устанавливает ограниченный перечень оснований для прекращения трудового договора. И ни одно из них не связано напрямую с качественной либо некачественной работой.

В договор ГПХ, в отличие от трудового, можно включать любые правила расторжения согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 450 ГК РФ.

Специалиста на ГПХ увольнять не нужно. Статья 782 ГК РФ предусматривает возможность одностороннего отказа от исполнения договора оказания услуг в любой момент и без объяснения. Но, помните, что специалист на договоре ГПХ имеет такие же права, он также вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке без объяснений.

Организация может по договору ГПХ удержать убытки, понесенные из-за досрочного прекращения договора согласно пункту 2 статьи 782 ГК РФ. На практике, это, скорее всего будет проблематично. Ведь «работник» может просто исчезнуть, отказаться возвращать выплаченный аванс и т.д. Тогда, чтобы возместить ущерб, придется обращаться в суд, оплачивать адвоката и так далее.

Главный недостаток договоров ГПХ

Любой договор подряда или оказания услуг, который организация заключила с физическим лицом, сегодня интересует налоговых инспекторов.

Если налоговики обнаружат признаки трудового договора, договор ГПХ переквалифицируют.

Риск переквалификации договора ГПХ в трудовой

Если договор ГПХ содержит характеристики, свойственные трудовым отношениям, при проверке он может быть переквалифицирован в трудовой.

Переквалификация гражданско-правового договора в трудовой неминуемо обернется для фирмы доначислениями обязательных страховых взносов на случай заболевания по временной нетрудоспособности, пени и штраф и штрафом по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ в размере:

  • до 100 000 руб. для организаций;
  • до 20 000 рублей для должностных лиц компании;
  • до 10 000 рублей для индивидуальных предпринимателей.

Признаки, по которым суды распознают трудовой договор

Признаки трудовых отношений в договоре ГПХ можно найти, например, в Определение ВС РФ от 25 сентября 2017 г. № 66-КГ17-10. К ним относятся:

  1. Личный характер прав и обязанностей работника. То есть исполнитель по договору не может передать возложенные на него обязанности третьим лицам.
  2. Исполнитель работает под контролем и руководством работодателя.
  3. Предмет договора – это обязанность работника выполнять трудовую функцию по определенной профессии, специальности, должности.
  4. Исполнитель не несет риска, связанного с трудом.
  5. Работа выполняется в условиях коллективного труда с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка и соблюдением трудовой дисциплины.
  6. Установлена фиксированная зарплата за процесс труда, а не за конечный результат.
  7. Целью договора подряда является выполнение работы как таковой, а не конкретного результата.

Читайте по этой теме

Таблица. Сравнение гражданско-правового договора и трудового договора.
Характеристика ГПХ Трудовой договор
Стороны договора Заказчик и Исполнитель либо Заказчик и Подрядчик Работник и Работодатель
Права «работника» Исполнитель имеет право привлечь к исполнению своих обязанностей третьих лиц Работник выполняет свои обязанности лично
Контроль и руководство Контроль на этапе приемки работ, услуг, промежуточных этапах. Работник работает под контролем и управлением работодателя
Результат работы Предусмотрен в договоре Не предусмотрен
Должность и должностные обязанности Не предусмотрены договором Указывается в договоре
Документооборот по договору Акты, отчеты, спецификации, сметы и т.п. В соответствии с ТК РФ: приказы на отпуск, прием на работу, увольнение и т.п.
Режим, график работы Любой Установленный правилами трудового распорядка в компании
Внутренние правила трудового распорядка Не распространяются на специалиста по ГПХ Обязательны для работника
Трудовая дисциплина Не распространяется на специалиста на ГПХ Обязательна для работника
Фиксированная оплата Нет Есть
Премирование Не может быть предусмотрено в договоре Может быть предусмотрено в договоре
Рабочее место Не представляется Представляется работнику работодателем
Трудовая книжка Нет Ведет работодатель
Сроки выплаты Нет законодательно установленных сроков выплаты вознаграждения Заработная плата выплачивается каждые полмесяца по ТК РФ
Возможности штрафов Не отграничены Ограничены ТК РФ
Расторжение договора Основания для расторжения договора могут быть любые. Но они одинаково допустимы для обеих сторон договора Основания для увольнения ограничены перечнем в ТК РФ
Отпуск, больничный Не предоставляется, не оплачивается Представляется и оплачивается работодателем
Взносы в ПФР и ФОМС Начисляются на сумму вознаграждения Начисляются на сумму заработной платы
Взносы по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Не начисляются Начисляются
Взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний Не начисляются. Если это не предусмотрено особым пунктом договора Начисляются по установленным для компании тарифам.
Учет в составе расходов при налогообложении Вознаграждение по ГПХ учитывается в составе расходов Заработная плата учитывается в составе расходов
Как платить НДФЛ Вознаграждение по договору ГПХ признается доходом в день выплаты или перечисления. НДФЛ нужно удержать и заплатить при каждой выплате по договору Доход в виде заработной платы считается фактически полученным в последний день каждого месяца. НДФЛ нужно заплатить не позднее дня, следующего за днем выплаты
Стандартные налоговые вычеты Предоставляются Предоставляются
Имущественные и социальные вычеты Работодатель не предоставляет. Вычеты можно получить только через налоговую Может предоставить работодатель
Контроль во стороны налоговой и трудовой Пристальное внимание Обычный
Риски Переквалификация с доначисления и штрафами Доначисления налогов и взносов в случае ошибки бухгалтера

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

(пункты 1–3 статьи 221 «Профессиональные налоговые вычеты» Налогового кодекса РФ).

В прошлом материале « Как получить профессиональный налоговый вычет индивидуальному предпринимателю (ИП) » вы познакомились с особенностями получения профессионального налогового вычета для индивидуальных предпринимателей.

Данный вид профессионального налогового вычета стоит на первом месте по числу обращений за ним. На втором месте стоит профессиональный налоговый вычет для исполнителей работ (услуг) по гражданско-правовым договорам.

И в данном материале речь пойдет об этом виде профессионального налогового вычета - профессиональном налоговом вычете для физических лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.

К гражданско-правовым договорам на выполнение работ и оказание услуг, относятся договорные отношения, которые регулируются главой 37 «Подряд» и главой 39 «Возмездное оказание услуг» Гражданского кодекса РФ.

И индивидуальный предприниматель (ИП), и не оформленное в качестве индивидуального предпринимателя физическое лицо могут работать по гражданско-правовому договору и получить по нему профессиональный налоговый вычет.

К гражданско-правовым договорам на выполнение работ и оказание услуг относят:

  • договора подряда,
  • договора оказания услуг,
  • агентский договор.

Если вы хотите получить профессиональный налоговый вычет по договору аренды, вам это вряд ли удастся, но вы можете отстоять свое право в суде.

Расходы, связанные с выполнением договоров гражданско-правового характера, каждое физическое лицо определяет самостоятельно. Подтверждающие расходы документы и состав самих расходов определяется так же, как и у индивидуального предпринимателя (ИП) .

Пример 1. Могу ли я воспользоваться профессиональным налоговым вычетом, работая в организации по договору гражданско-правового характера? В каком порядке я могу получить этот налоговый вычет?

Профессиональный налоговый вычет вправе получить любое физическое лицо:

являющееся налоговым резидентом,

но не являющееся предпринимателем,

получающее доход (вознаграждение) от выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовым договорам, облагаемый подоходным налогом по ставке 13%.

(п. п. 3, 4 ст. 210 «Налоговая база», п. 2 ст. 221 «Профессиональные налоговые вычеты» Налогового кодекса РФ).

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Для справки. В рассматриваемом вопросе под договорами гражданско-правового характера следует понимать договорные отношения по возмездному оказанию услуг (ст. 779 ГК РФ), по подряду (ст. 702 ГК РФ), по выполнению научно-исследовательских работ (ст. 769 ГК РФ).

Подтверждение доходов для получения профессионального налогового вычета физическими лицами, работающими по гражданско-правовым договорам

Уменьшить налогооблагаемые доходы по гражданско-правовым договорам исполнитель может на расходы, связанные с выполнением работ или оказанием услуг. При этом данные расходы должны быть подтверждены документами.

Если документально подтвердить расходы невозможно, профессиональный налоговый вычет исполнитель работы (услуги) не получит.

(п. 2 статьи 221 «Профессиональные налоговые вычеты» Налогового кодекса РФ).

Пример 2. Может ли исполнитель получить профессиональный налоговый вычет на сумму документально подтвержденных расходов по гражданско-правовому договору на выполнение работ, если по условиям договора заказчик возмещает исполнителю такие расходы.

Да, может. При получении доходов по гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг) исполнитель имеет право на получение профессионального налогового вычета в размере фактических документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением этих работ (оказанием услуг).

(п. 2 статьи 221 «Профессиональные налоговые вычеты» Налогового кодекса РФ).

При этом глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ не содержит норм, ограничивающих применение данного правила в отношении договоров, которые предусматривают возмещение расходов исполнителя.

Следовательно, исполнитель работ (услуг) имеет право на получение профессионального налогового вычета, даже если по условиям договора заказчик компенсирует его затраты на выполнение работ (услуг).

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 9 сентября 2010 г. № 03-04-06/3-209.

Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался противоположной точки зрения и не позволял получать профессиональный налоговый вычет, если заказчик компенсировал расходы исполнителя.

(письмо Минфина РФ от 21 апреля 2008 г. № 03-04-06-01/96).

Однако с выходом более поздних разъяснений прежняя точка зрения контролирующих ведомств утратила свою актуальность.

Где получить профессиональный налоговый вычет физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам

За получением профессионального налогового вычета в размере фактических затрат, в т. ч. компенсируемых заказчиком, исполнитель может обратиться:

к налоговому агенту(организации-заказчику);

в налоговую инспекцию (если налоговый агент отсутствует).

(абз. 5 и 6 п. 3 статьи 221 «Профессиональные налоговые вычеты» Налогового кодекса РФ).

Налоговым агентом может быть организация, предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой. Но они становятся налоговыми агентами, только если являются источником дохода для налогоплательщика.

(п. 1 статьи 226 «Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами» Налогового кодекса РФ).

Рекомендуется придерживаться следующего алгоритма получения профессионального налогового вычета физическим лицом, работающим по гражданско-правовым договорам.

Получение профессионального налогового вычета у налогового агента

Шаг 1. Подготовьте заявление и документы, подтверждающие произведенные расходы по договору, и представьте их налоговому агенту

(п. 2, абз. 5 п. 3 статьи 221 «Профессиональные налоговые вычеты» Налогового кодекса РФ).

Заявление пишется в произвольной форме в адрес налогового агента.

Как правило, заявление на получение профессионального налогового вычета у налогового агента содержит:

  • Ф.И.О.;
  • адрес;
  • ИНН;
  • просьбу предоставить профессиональный налоговый вычет по доходам за указанный год в соответствии с положениями п. 2 ст. 221 НК РФ;
  • перечень документов, подтверждающих понесенные расходы в рамках исполнения гражданско-правового договора.

Такими подтверждающими расходы документами могут быть:

  • договоры;
  • товарные чеки;
  • приходные кассовые ордера;
  • чеки ККТ;
  • расписки физических лиц в получении денежных средств и т.п.

К заявлению необходимо приложить копии подтверждающих документов.

Внимание. Конкретный перечень таких документов Налоговым кодексоам РФ не установлен. Однако очевидно, что эти документы должны свидетельствовать о факте произведенных расходов, а также подтверждать их непосредственную связь с выполнением работ (оказанием услуг) по заключенному гражданско-правовому договору.

При отсутствии таких документов и/или непредставлении их налоговому агенту профессиональный налоговый вычет не предоставляется.

Шаг 2. Получите профессиональный налоговый вычет.

При расчете по договору налоговый агент удерживает подоходный налог (НДФЛ) с суммы выплачиваемого вознаграждения за вычетом суммы профессионального налогового вычета в размере документально подтвержденных расходов.

(п. 3 ст. 210 «Налоговая база», п. 2 ст. 221 «Профессиональные налоговые вычеты» Налогового кодекса РФ).

Внимание. Условие в договоре, по которому исчисление и уплату подоходного налога (НДФЛ) производит не налоговый агент, а само физическое лицо, ничтожно, так как противоречит Налоговому кодексу РФ.

(п. 1 статьи 226 «Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами» Налогового кодекса РФ).

Поэтому, даже если в гражданско-правовом договоре написано, что вы самостоятельно уплачиваете НДФЛ с вознаграждения по договору, налоговый агент обязан предоставить вам профессиональный налоговый вычет.

Получение профессионального налогового вычета в налоговой инспекции

Если доход получен не от налогового агента, а, например, от физического лица, которое налоговым агентом не является, то профессиональный налоговый вычет предоставляет налоговый орган.

(п. 1 статьи 226 «Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами» Налогового кодекса РФ).

Шаг 1. Заполните налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ по истечении года и представьте ее в территориальную налоговую инспекцию по месту жительства.

Если с полученного дохода налоговый агент не удержал и не уплатил подоходный налог (НДФЛ), необходимо заполнить налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ.

При этом вы вправе при исчислении налога учесть профессиональный налоговый вычет.

Шаг 2. Представьте налоговую декларацию в территориальную налоговую инспекцию по месту жительства

(абз. 6 п. 3 ст. 221 «Профессиональные налоговые вычеты», п. 2 ст. 229 «Налоговая декларация» Налогового кодекса РФ).

По окончании года, в котором получен доход, но не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим годом, необходимо подать в налоговую инспекцию налоговую декларацию

(п. 1 ст. 229 «Налоговая декларация» Налогового кодекса РФ),

приложив к ней копии документов, подтверждающих сумму профессиональных налоговых вычетов, учтенных при исчислении подоходного налога (НДФЛ), и, при необходимости, самостоятельно уплатить НДФЛ не позднее 15 июля.

(пп. 4 п. 1, п. 4 ст. 228 «Особенности исчисления налога в отношении отдельных видов доходов. Порядок уплаты налога» Налогового кодекса РФ).

Налоговая декларация подается в налоговую инспекцию в одном экземпляре.

Порядок представления документов в налоговую инспекцию

Документы в налоговую инспекцию можно представить:

  • лично;
  • по почте (направив документы ценным письмом с описью вложения);
  • через представителя, действующего на основании нотариально удостоверенной доверенности.

(п. 3 ст. 29 «Уполномоченный представитель налогоплательщика» Налогового кодекса РФ).

При подаче документов лично или через представителя, подготовьте два экземпляра налоговой декларации или сопроводительное письмо с указанием всех документов и попросите инспектора проставить на втором экземпляре декларации (письме) отметку о принятии.

В случае возникновения спора с налоговой инспекцией это позволит подтвердить, что необходимые документы были представлены;

  • через Интернет, например с помощью Единого портала государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru).

Представление налоговой декларации и подтверждающих документов в электронном виде не избавит от необходимости лично приехать в налоговую инспекцию, так как налоговую декларацию нужно будет подписать.

В каком размере можно получить профессиональный налоговый вычет

Профессиональный налоговый вычет гражданин (не занимающийся предпринимательством или частной практикой) может получить:

  • в сумме расходов, фактически затраченных на получение дохода;
  • в сумме, рассчитанной исходя из норматива, который установлен в процентах к полученному доходу.

(п. 2 и 3 статьи 221 «Профессиональные налоговые вычеты» Налогового кодекса РФ).

Порядок определения суммы профессионального налогового вычета зависит от вида полученных доходов:

  • вознаграждения за выполненные работы (услуги);
  • авторские вознаграждения.

Пример 3. Пример получения профессионального налогового вычета по гражданско-правовому договору у налогового агента. По условиям договора заказчик возмещает исполнителю расходы, связанные с выполнением работ по договору.

Гражданин А. заключил с ООО «Рога и Копыта» договор подряда на выполнение работ по ремонту мебели. Гражданин А. не является сотрудником ООО «Рога и Копыта». По условиям договора заказчик компенсирует Гражданину А. все расходы, понесенные им при ремонте мебели. Сумма вознаграждения без учета компенсационных выплат по договору составляет 20 000 руб.

Фактические расходы Гражданина А. при выполнении работ составили 5400 руб. Первичные документы (товарные чеки, квитанции), подтверждающие указанные расходы, он представил. Перечень расходов и их сумма зафиксированы в акте о выполнении работ по договору подряда. Компания компенсировала Гражданину А. понесенные им расходы в полном размере.

Гражданин А. написал заявление о предоставлении ему профессионального налогового вычета в размере компенсированных расходов на ремонт мебели. На основании письменного заявления, акта и документов, подтверждающих расходы, компания предоставила Гражданину А. профессиональный налоговый вычет в размере компенсируемых затрат.

Налогооблагаемая база Гражданина А. по подоходному налогу (НДФЛ) составит:

20 000 руб. + 5400 руб. – 5400 руб. = 20 000 руб.

Сумма подоходного налога (НДФЛ) НДФЛ равна:

20 000 руб. × 13% = 2 600 руб.

Фактически Гражданину А. выплачено:

20 000 руб. – 2600 руб. = 17 400 руб.

Для осуществления разовых работ или услуг компания может заключить гражданско-правовой договор с физическим лицом.

Согласно статье 709 ГК РФ в договоре указывается цена, включающая работы и услуги, а также компенсацию издержек исполнителя - физического лица.

Гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам, можно компенсировать:

  • стоимость проезда и найма жилья;
  • другие расходы, предусмотренные договором (оплату услуг связи, аренду оргтехники, транспорта и т. п.).

Варианты компенсации расходов в договоре ГПХ

  1. компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения (т. е. выплачивается в составе вознаграждения по гражданско-правовому договору);
  2. компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно;
  3. организация оплачивает все или часть расходов, связанных с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (например, напрямую перечисляет деньги гостинице, в которой будет проживать внештатный сотрудник, направленный в служебную поездку).

Физическое лицо, привлекаемое по договору ГПД, обязано представить отчет о расходах, а также приложить к нему копии подтверждающих документов. Компания на основании документов и отчета должна будет компенсировать расходы исполнителя.

Какие налоги необходимо будет оплатить с компенсации расходов?

НДФЛ с компенсации расходов по договору ГПХ

Налоговые органы противоречиво относятся к компенсации расходов исполнителя по ГПД:

  1. Есть письма, где компенсацию относят к доходам в натуральной форме. Поэтому организация с такой выплаты, по их мнению, обязана удержать налог. Однако, если расходы на проезд и проживание в целях оказания услуг по договору гражданско-правового характера были понесены самим налогоплательщиком, то такой налогоплательщик в соответствии с пунктом 2 статьи 221 Кодекса имеет право на получение профессионального налогового вычета (форма Заявления) по НДФЛ в сумме таких расходов, подтвержденных документально. На основании этих документов организация сможет уменьшить налоговую базу по НДФЛ, поскольку сумма компенсации расходов будет включена и в состав налогооблагаемых доходов, и в состав профессионального вычета. (Письмо Минфина России от 02.02.2018 N 03-04-06/6138, Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 03-03-06/1/46709, Письмо Минфина России от 08.08.2016 N 03-04-06/46423, Письмо Минфина России от 16.06.2016 N 03-04-05/35131, Письмо Минфина России от 23.01.2015 N 03-04-05/1733, Письмо Минфина России от 01.12.2014 N 03-04-06/61276, Письмо Минфина России от 29.01.2014 N 03-04-06/3282, Письмо Минфина России от 05.11.2013 N 03-03-06/4/47090)
  2. Есть письма, выпущенные до 2017 г., где Минфин считает, что стоимость материалов, транспортных или других расходов, которые организация компенсирует исполнителю, не является его вознаграждением. Поэтому выплата компенсации не влечет за собой получение исполнителем экономической выгоды, а направлена на возмещение ему расходов, связанных с исполнением договора. Следовательно, такие суммы не подлежат обложению НДФЛ. Выводы Минфина подтверждает и арбитражная практика. (Письмо Минфина России от 23.05.2016 N 03-04-06/2939, Письмо Минфина России от 29.04.2013 N 03-04-07/15155, Письмо Минфина России от 19.07.2013 N 03-03-06/1/28379, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 15.12.2014 N Ф06-17918/2013 по делу N А12-1984/2014, Постановление ФАС Московского округа от 26.03.2013 по делу N А40-37553/12-20-186)

Страховые взносы с компенсации расходов по договору ГПХ

Взносы обязательного страхования начисляются на компенсацию расходов по служебной поездке только при условии, если такая компенсация учтена в общей сумме вознаграждения внештатного сотрудника (т.е. первый вариант).

При втором варианте суммы, которые организация выплачивает в качестве компенсации расходов, возникших в связи с выполнением работ (оказанием услуг) по гражданско-правовому договору, не облагаются взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. При этом соответствующие расходы должны быть документально подтверждены.

Если же организация оплачивает расходы, связанные с поездкой, минуя внештатного сотрудника (напрямую сторонним организациям), то последний не сможет документально подтвердить затраты на эту поездку. Данная выплата рассматривается как оплата за внештатного сотрудника работ (услуг), а не как компенсация его расходов. Такая оплата не содержится в закрытых перечнях сумм, не облагаемых страховыми взносами (в т. ч. от несчастных случаев и профзаболеваний). Следовательно, с суммы этой оплаты рассчитываются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (ст. 420 НК РФ). Выплаты по ГПД не облагаются взносами на обязательное социальное страхование (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму оплаты нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором.

Налог на прибыль с компенсации расходов по договору ГПХ

В 2015 году было выпущено письмо Минфина от 5 августа 2015 г. N 03-04-06/45204, согласно которому компенсация издержек исполнителю по ГПД не должна учитываться в составе расходов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организации.

В 2017 году выходит письмо Минфина от 21 июля 2017 г. N 03-03-06/1/46709, в котором подчеркивается, что если затраты (компенсация расходов по ГПД) произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то налогоплательщик вправе учесть такие затраты при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Получается опять две противоречивые позиции финансового ведомства.

В данном случае правильным решением будет подготовка адресного запроса в налоговую инспекцию. Это позволит избежать налоговых санкций со стороны налоговой инспекции.

Выводы:

Узнайте стоимость абонентского бухгалтерского обслуживания, а также разовых бухгалтерских услуг по тел.: (495) 661-35-70.

Договор ГПХ, заключенный между организацией и физическим лицом, предусматривает компенсацию исполнителю расходов, возникающих в связи с оказанием услуг по договору.

Сумма возмещенных расходов не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами, однако должна быть учтена в Расчете по страховым взносам в общей сумме доходов физического лица, а также в составе необлагаемых выплат. Указание суммы расходов в реквизите Сумма вычета документа Договор (работы, услуги) ( Зарплата – Договоры (в т.ч. авторские) – Договор (работы, услуги) ) в данном случае не подходит, потому что при таком варианте отражения выплата будет облагаться страховыми взносами.

Сведения об отражении компенсации расходов в бухгалтерском учете предполагается формировать на стороне ЗУП 3, поэтому документ Операция учета взносов ( Налоги и взносы – Операции учета взносов ) также не является решением в данной ситуации.

Рассмотрим, какими документами можно отразить возмещение расходов исполнителю по договору ГПХ в программе.

Решать данную задачу можно по-разному в зависимости от дополнительных условий. В качестве вариантов решения можно использовать:

  1. Документ Разовое начисление ( Зарплата – Разовые начисления ). Применять данный документ удобно, если:
    • в бухгалтерском учете компенсация расходов отражается на счетах 70 или 73;
    • необходимо видеть сумму возмещения в аналитических Отчетах по зарплате ( Зарплата – Отчеты по Зарплате );
    • необходимо в ЗУП 3 отражать выплату компенсации расходов документом Ведомость.. .
  2. Документ Начисление прочих доходов ( Выплаты – Прочие доходы – Начисление прочих доходов ). Этот вариант удобен:
    • если в бухгалтерском учете расчеты с договорником отражаются на 76 счете;
    • когда нет необходимости отражать выплату в зарплатной программе.

Рассмотрим оба способа решения на примерах.

Пример 1. Отражение компенсации расходов исполнителя по договору ГПХ документом «Разовое начисление»

Организация заключила с Одуванчиковым П.П. договор ГПХ на период с 06.11.2019 по 20.11.2019. Сумма вознаграждения по договору составляет 15 000 руб.


Также договор предусматривает компенсацию исполнителю расходов на проезд в размере 2 000 руб. сверх суммы договора. Компенсационная выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами, в бухгалтерском учете отражается на 73 счете. По окончании срока договора необходимо начислить Одуванчикову П.П. соответствующую сумму возмещения расходов.

Для отражения возмещения затрат на проезд исполнителю по договору ГПХ создадим новое Начисление ( Настройка – Начисления ). Укажем, для Компенсации проезда исполнителю по договору ГПХ назначение начисления Компенсационный выплаты и способ выполнения По отдельному документу (вид документа Разовое начисление установится программой автоматически).


На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем, что начисление Не облагается НДФЛ и относится к Доходам, целиком не облагаемым страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих .


Начислим Одуванчикову П.П. Компенсацию проезда исполнителю по договору ГПХ документом Разовое начисление . Для того чтобы сотрудника можно было подобрать в табличную часть документа, укажем в документе Дату начала и Дату окончания периода, за который производится начисление, в соответствии с периодом действия договора – с 06.11.2019 по 20.11.2019. По условию задачи, компенсацию необходимо отразить в бухгалтерском учете на 73 счете. Поэтому укажем в документе, что ее нужно учитывать как Прочие расчеты с персоналом .


Проверим, что Компенсация проезда исполнителю по договору ГПХ отражается в аналитических отчетах на примере Расчетного листка ( Зарплата – Отчеты по зарплаты – Расчетный листок ).


Сумма начисленной компенсации отражается в табличной части Начислено и увеличивает Долг предприятия на конец месяца .

В документе Отражение зарплаты в бухучете ( Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете ) сумма возмещения расходов исполнителю по договору ГПХ отражается видом операции Начислено , статья расходов – ПР .


После проведения синхронизации на стороне бухгалтерской программы начисленная компенсация отражается на счете 73.


В Расчете по страховым взносам в Разделе 3 сумма возмещения расходов включена в Общую сумму выплат и иных вознаграждений и исключена при подсчете Базы для исчисления страховых взносов .


Отражение компенсации в Расчете по страховым взносам в Разделе 1 посмотрим на примере Подраздела 1.1 . Сумма возмещения расходов включается в показатели строк Сумма выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц (строка 030) и Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами (строка 040) .


Пример 2. Отражение компенсации расходов исполнителя по договору ГПХ документом «Начисление прочих доходов»

Оставим исходные данные Примера 1 за исключением порядка отражения расчетов по договору ГПХ в бухгалтерском учете. В данном случае все расчеты, в том числе и компенсацию расходов исполнителя, необходимо отразить на счете 76.

Если ранее в программе документ Начисление прочих доходов не использовался, то нужно проверить и, при необходимости установить настройку Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда ( Настройки – Расчет зарплаты ).


Создаем новый Вид прочего дохода ( Выплаты – Виды прочих доходов физлиц ). Настраиваем параметры налогообложения для вида прочего дохода Компенсация проезда исполнителю по договору ГПХ :

  • по НДФЛ – не облагается НДФЛ ;
  • по взносам – Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих .


Отражаем начисление суммы компенсации документом Начисление прочих доходов . В документе помимо основных данных необходимо заполнить Подразделение для того, чтобы оно отразилось в проводках на стороне бухгалтерской программы.


При использовании документа Начисление прочих доходов необходимо учитывать следующие нюансы:

  • доходы, отраженные данным документом не видны в аналитических Отчетах по зарплате ;
  • возможность оформить выплату такого дохода с помощью документа Ведомость… имеется только в версии программы ЗУП КОРП.

В документе Отражение зарплаты в бухучете сумма возмещения расходов исполнителю по договору ГПХ отражается видом операции Доходы контрагентов , статья расходов – КА .


После проведения синхронизации на стороне бухгалтерской программы начисленная компенсация отражается на счете 76.


В Расчете по страховым взносам сумма компенсации расходов исполнителю по договору ГПХ будет отражена так же, как в Примере 1.

Об особенностях регистрации в ЗУП 3 профессиональных вычетов по договорам ГПХ смотрите в публикации — ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ВЫЧЕТ ПО ДОГОВОРУ ГПХ НЕ УЧИТЫВАЕТСЯ ПРИ РАСЧЕТЕ СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

  1. ГПХ в у.е Обложение страховыми взносами и НДФЛДобрый день . Организация заключает с физическими лицами гражданско-правовые договоры.
  2. Как автоматически заполнить раздел 7 декларации по НДС, если есть медицинские услуги не облагаемые НДС и облагаемые НДС операции?У вас нет доступа на просмотр. Чтобы получить доступ: Оформите.
  3. Как заполнить книгу покупок, если в одном СФ от поставщика есть услуги, облагаемые и не облагаемые НДС?У вас нет доступа на просмотр. Чтобы получить доступ: Оформите.
  4. Заполнение Книги покупок, если в одном счете-фактуре от поставщика есть облагаемые и не облагаемые НДС услуги (из записи эфира от 14 и 18 января 2021 г.).

Карточка публикации

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Выпущена внешняя обработка для заполнения трудовых функций в позициях штатного расписания (для СЗВ-ТД с 01.07.2021 г.)

Как в ЗУП 3 учесть, что часть сотрудников организации в нерабочие дни мая 2021 года работает, а часть – нет

Настройки в 1С ЗУП 3 для нерабочих дней в мае 2021 года

[13.05.2021 запись] Как рассчитать зарплату за май 2021 с учетом нерабочих дней в 1С:8

Большое спасибо Ларисе Казаковой за отличный семинар! Материал преподнесен доступным и понятным языком, все на высшем уровне!

Многие организации привлекают для своих нужд граждан - профессионалов, не зарегистрированных в качестве предпринимателей. При этом с ними заключается гражданско-правовой договор. Такие специалисты встречаются повсеместно - они проводят тренинги, ремонтируют помещения, настраивают и обслуживают оборудование, готовят проекты и сметы, представляют интересы компании в различных органах.
Помимо вознаграждения за собственно работу, компании-заказчики обычно еще и возмещают таким частным подрядчикам их расходы, связанные с выполнением договора. И вот тут заказчики вступают на "минное поле". Ведь налоговые органы часто настаивают на том, что налогообложение этих компенсаций должно быть таким же, как и налогообложение вознаграждений. А кроме того, часто "убирают" их из расходов компаний-заказчиков. Так что пробегитесь по нашей шпаргалке и узнайте, что можно, а что нельзя возмещать "физикам"-подрядчикам и как весь этот "винегрет" облагается налогами.

Что все-таки можно компенсировать

По гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг подрядчик может рассчитывать (Пункт 2 ст. 709, ст. 783 ГК РФ):
- на вознаграждение за свои услуги или работы. Это и будет собственно его экономическая выгода;
- на компенсацию своих издержек.

Предупреждаем руководителя
Если решили компенсировать подрядчику его издержки, то лучше указать в договоре отдельно размер вознаграждения и отдельно - четкий перечень компенсируемых издержек и порядок их возмещения (Пункт 4 ст. 709 ГК РФ). Можно указать и пределы ("норматив") компенсируемых издержек. Это нужно для избежания конфликтов и с подрядчиком, и с налоговиками.

А теперь очертим этот самый перечень компенсируемых издержек применительно к подрядчику-гражданину. Это могут быть только издержки, непосредственно связанные с выполнением договора. При этом товары, работы и услуги, стоимость которых ваша компания готова компенсировать подрядчику, должны быть использованы для выполнения нужных вам работ (оказания услуг).
Вы, конечно, можете компенсировать подрядчику и приобретение дорогостоящего оборудования. Но контролирующие органы (налоговая инспекция и внебюджетные фонды) могут небезосновательно посчитать, что это уже не компенсация издержек, а способ выплаты части вознаграждения или даже подарок подрядчику. А значит, будут доначисления НДФЛ и страховых взносов. Ведь это оборудование он может использовать и для выполнения заказов других компаний. С таким же успехом можно компенсировать подрядчику покупку машины, которую он также частично использует на благо заказчика.
Так что для целей налогообложения безопаснее ограничиться компенсацией расходов:
- на материалы, работы и услуги, необходимые для выполнения вашего заказа. Например, подрядчик закупает древесину и обрабатывает ее в соответствии с вашими нуждами;
- на проезд до места фактического выполнения работ и проживание там. Это характерно для ситуаций, когда вы нанимаете иногороднего гражданина и ему приходится добираться до вашего города и снимать там жилье. Или, наоборот, вы посылаете местного исполнителя для оказания услуг в другой город.

А компот?

Вот, пожалуй, и все обычно компенсируемые расходы. Но некоторые компании выплачивают частным подрядчикам еще и "суточные", обычно в том же размере, что и своим штатным командированным сотрудникам. Сразу отметим, что суточные положены только "штатникам", направляемым в служебные командировки (Статьи 166, 168 ТК РФ). И вас ожидает спор с инспекторами и из ИФНС (по поводу удержания НДФЛ), и из внебюджетных фондов (по поводу начисления страховых взносов). Кроме того, налоговики не дадут учесть такие "суточные" и при налогообложении прибыли. Так что лучше не называть эти выплаты именно суточными, а компенсировать подрядчику неудобства от пребывания в другом городе:
(или) под видом компенсаций издержек физического лица - подрядчика на питание, если они, конечно, документально подтверждены подрядчиком. Вы хоть и не обязаны по ГК РФ обеспечивать питание подрядчика, в частности, при выполнении работы в другом населенном пункте, но вправе возложить на себя такую обязанность договором. Правда, и в этом случае вероятен спор с налоговиками, которые вряд ли сочтут такие расходы подрядчиков непосредственно связанными с выполнением вашего договора;
(или) повышенным размером вознаграждения. То есть вы просто увеличиваете его на примерную сумму "накладных" расходов подрядчика. Тогда оплату по договору вы без проблем учтете в расходах. Но, разумеется, с суммы вознаграждения придется заплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.
По сходной причине не стоит компенсировать подрядчику "представительские расходы". Даже если предметом договора является деятельность, сопряженная со встречами. Ведь представительские расходы предполагают участие во встречах ваших сотрудников, а в данном случае это не так. Так что такие компенсации не получится учесть при налогообложении прибыли, и на их сумму придется начислить НДФЛ и страховые взносы (Пункт 2 ст. 264, пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Как и в случае с "суточными", лучше не называть такие выплаты компенсацией именно представительских расходов, а оформлять их как компенсацию конкретных расходов подрядчика при выполнении вашего договора (например, на аренду зала для ведения переговоров с потенциальными контрагентами) или просто повысить ему вознаграждение.

Компенсируем расходы на материалы, проезд и проживание

Итак, мы договорились, что идем по самому безопасному пути и компенсируем подрядчику только те расходы, которые прямо связаны с выполнением договора, то есть расходы на покупку материалов, проезд и проживание в месте выполнения договора. Можно ли учесть подобные компенсации в расходах и не начислять на них налоги и взносы? Да, при грамотном оформлении у таких выплат очень льготный режим налогообложения.

Налог на прибыль и налог при УСНО

Компенсации материальных расходов подрядчиков вы с равным основанием можете учитывать в качестве (Пункт 4 ст. 252 НК РФ):
(или) прочего расхода (Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
(или) расхода того же вида, к которому отнесено вознаграждение подрядчику (например, расход на ремонт ваших ОС (Статья 260 НК РФ)). Ведь мы помним, что такие компенсации являются частью цены договора подряда. Этот способ, кстати, больше всего подойдет упрощенцам с объектом "доходы минус расходы". Ведь прочие расходы (не упомянутые в закрытом перечне) они учитывать не вправе, а вот расходы на ремонт - пожалуйста (Подпункт 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
(или) материального расхода. Например, компенсацию стоимости запчастей для ремонта вполне допустимо учитывать как расходы на приобретение материалов, используемых для содержания и эксплуатации основных средств (Подпункт 3 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
И в любом случае помним, что необходимо получить от подрядчика подтверждающие его расходы документы (договоры на закупку, кассовые и товарные чеки, накладные и т.д.).

Внимание! Необходимо получить от подрядчика документы, подтверждающие его расходы. Иначе выплаты ему нельзя расценивать как компенсации расходов.

Компенсацию расходов на проезд и проживание подрядчика-гражданина также можно учесть:
(или) по тому же основанию, что и вознаграждение подрядчика. Именно такую позицию (правда, в спорах по компенсациям организациям, а не "физикам") занимают суды (Постановления ФАС УО от 30.04.2009 N Ф09-2594/09-С3; ФАС ПО от 05.03.2009 по делу N А57-12814/2006);
(или) как прочий обоснованный расход, связанный с производством или реализацией. Правда, у упрощенцев с объектом "доходы минус расходы" учесть расходы по этому основанию не получится.

Примечание
А вот учитывать такие компенсации как собственно расходы на командировки категорически не стоит! Ведь возмещать командировочные расходы необходимо только штатным работникам (Статьи 166, 168 ТК РФ). Так что налоговики однозначно "снимут" такие расходы при проверке вашей компании (Письмо Минфина России от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844), а кроме того, у вас будут проблемы и с НДФЛ. Ведь даже некоторые суды считают, что "командировочные выплаты" не состоящим в штате работникам надо облагать НДФЛ (Постановление ФАС ПО от 01.06.2009 по делу N А12-15743/2008).

С выплачиваемой подрядчику компенсации его расходов не нужно удерживать НДФЛ по следующим основаниям. Если речь идет о компенсации за материалы, то они приобретаются в интересах вашей компании и их стоимость компенсируется подрядчику без какой-либо наценки. Так что можно говорить об отсутствии экономической выгоды, а значит, и дохода (Статья 41 НК РФ). Те же выводы применимы и для компенсации расходов на проезд и проживание - подрядчик ведь едет в другой город и проживает там по инициативе и в интересах прежде всего заказчика.
Ну и наконец, главный аргумент - налоговики теперь тоже считают, что компенсация расходов исполнителя, произведенных в интересах заказчика, не является облагаемым НДФЛ доходом, так как не является его доходом в принципе (Письмо ФНС России от 25.03.2011 N КЕ-3-3/926).

Примечание
Минфин, кстати, придерживается совсем иной позиции (Письмо Минфина России от 05.03.2011 N 03-04-05/8-121). Он считает, что компенсации физическим лицам - подрядчикам нужно включить в их налогооблагаемый доход, так как они не указаны в ст. 217 НК РФ. Но на сумму компенсированных расходов тут же можно предоставить налоговый вычет (Пункты 1, 3 ст. 210, п. 2 ст. 221 НК РФ). Дополнительного налога к уплате, таким образом, не возникнет.

У судов единой позиции тут нет. Некоторые, как и теперь налоговики, считают, что компенсация издержек в принципе не является доходом гражданина (Постановление ФАС ДВО от 16.12.2008 N Ф03-5362/2008). Другие суды все-таки предлагают льготировать такие компенсации по п. 3 ст. 217 НК РФ как возмещение расходов в связи с исполнением трудовых обязанностей (Постановление ФАС ВВО от 14.05.2007 по делу N А43-7991/2006-30-215).
Но раз уж сами налоговики готовы признать такие выплаты необлагаемыми и не "засорять" форму 2-НДФЛ, то что нам еще нужно?!

Страховые взносы

Тут все просто. Установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с расходами физического лица в связи с выполнением работ или оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера, прямо названы в качестве не облагаемых страховыми взносами (Подпункт "ж" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Разъяснения Минздравсоцразвития на этот счет также пока (!) недвусмысленны - такие компенсации "не подлежат обложению страховыми взносами" при наличии подтверждающих документов (Пункт 6 Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19).

У вас не получится принять к вычету НДС по расходам, понесенным вашим подрядчиком - гражданином. Ведь даже если он и получит счет-фактуру от своего поставщика, то там в качестве покупателя будет фигурировать именно он. А перевыставить этот счет вам он не сможет - ведь он вообще не предприниматель (Пункт 1 ст. 143 НК РФ).

Предупреждаем руководителя
Вычет НДС по расходам, компенсируемым "физику"-подрядчику, невозможен. Так что если его сумма внушительна, то покупки лучше оформлять и оплачивать от имени компании.

Если же подрядчик попросит своего поставщика указать в договоре и счете-фактуре реквизиты вашей компании, то фактически выступит посредником. Вычет НДС в данном случае возможен, но тогда вам придется переделать договор. А именно дополнительно поручить ему закупить от вашего имени и за ваш счет материалы, а также выдать ему соответствующую доверенность (Пункт 1 ст. 971, п. 1 ст. 975 ГК РФ).
Так что будет проще купить, например, материалы самостоятельно (то есть напрямую без посредничества подрядчика), провести их в учете, передать физическому лицу - подрядчику, а НДС принять к вычету.

Внимательно смотрите, какие дополнительные компенсации вы платите физическим лицам - подрядчикам и связаны ли они с собственно договором. Если есть прямая связь, то с их налогообложением проблем не будет - учтете по налогу на прибыль, а про НДФЛ и страховые взносы с таких выплат даже не думайте. Но при двух условиях - эти компенсации должны быть предусмотрены вашим договором и подрядчик должен подтвердить каждый компенсируемый расход.

Читайте также: