Излишне удержанный ндфл в 2 ндфл как отразить

Опубликовано: 24.07.2024

При исчислении налога на доходы нередко возникают ошибки, вследствие которых НДФЛ оказывается излишне удержанным. Причин может быть несколько: арифметическая ошибка бухгалтерской службы, игнорирование при расчетах подтверждающих документов на вычет, смена статуса работника с нерезидента на резидента.

Как поступить бухгалтеру, если он обнаружил излишнее удержание с доходов сотрудника? О порядке действий, законодательных нормах, регламентирующих возврат налога сотруднику, расскажет наша статья.

Что говорит законодатель?

Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.

В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.

Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.

Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):

в налоговой по окончании года;
в месте, где он работает, в середине года.

Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.

О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).

Алгоритм возврата

Обнаружив факт излишнего удержания, руководство фирмы обязано следовать порядку возврата, прописанному в НК РФ:

Сообщить работнику об излишнем удержании НДФЛ. Форма такого сообщения может быть произвольной, а порядок уведомления согласовывается с работником заранее (Минфин, документ №03/04/06/6-112 от 16/05/11 г.). Установлен десятидневный срок с момента обнаружения нарушения для отправки такого сообщения сотруднику фирмы. В уведомлении обязательно должна быть указана сумма к возврату (НК РФ, ст. 231-1, ст. 6.1-1).
Дождаться, когда сотрудник напишет заявление с просьбой о возврате НДФЛ (ст. 231-1 НК и письма Минфина). Заявление может быть подано в период до 3-х лет с момента, когда налог был уплачен (ст. 78-7 НК). Деньги возвращаются работнику только на его счет, в безналичном виде. В заявлении номер счета обязательно указывается.
Вернуть сотруднику переплату в 3-месячный срок после получения заявления от сотрудника. Если этот срок проигнорировать, то за каждый последующий календарный день работодатель обязан начислить проценты и уплатить их вместе с возвращенной суммой. Ставка по процентам равна актуальной на момент нарушения ставке рефинансирования ЦБ.

Возникшую переплату по налогу можно погасить за счет текущих платежей НДФЛ, т.е. уменьшить сумму НДФЛ за счет сумм, начисленных с доходов данного сотрудника либо других сотрудников, независимо от ставки налога, которая применялась при расчетах, и видов дохода.

Если фирма по какой-то причине не имеет возможности вернуть сотруднику излишне удержанный у него налог, необходимо обратиться в ФНС, предоставив заявление о необходимости возврата НДФЛ физическому лицу в установленные законом сроки. К заявлению прилагаются документы, в которых отражен факт переплаты, и налоговые документы-расчеты на удержание НДФЛ (выписки из реестров НУ за соответствующий период).

На заметку! Если налоговый агент уплачивал НДФЛ «впрок», т.е. в счет будущих платежей, и допустил переплату, ФНС не признает ее переплатой по налогу на доходы, поскольку уплата данного налога за счет налогового агента недопустима. В этом случае фирме следует обратиться с заявлением в ФНС о возврате «налога, не являющегося НДФЛ», который был ошибочно уплачен. Возможен и зачет этой суммы в счет других налогов (письмо №ГД-4-8/2085@ от 06.02.17 г.).

Работник может вернуть НДФЛ, обратившись в ФНС:

если фирма, где он работал, ликвидирована;
если работник приобрел в текущем календарном году статус резидента РФ.

В последнем случае переплата возникает из-за разницы ставок НДФЛ для резидентов и нерезидентов (соответственно 13 и 30% от доходов). При обращении налогоплательщик предоставляет декларацию на доходы и заявление с указанием счета, на который будет перечисляться излишне удержанный налог. Необходимо подтвердить и статус резидента РФ документами, имеющимися в наличии у работника (копии регистрационных документов по месту жительства, миграционной карты и пр.).

Может случиться так, что сотрудник уже уволен, а бухгалтерия обнаружила переплату по налогу с его доходов. В этом случае излишне удержанный НДФЛ фирма обязана сотруднику вернуть.

Возврат оформляется тем же порядком и по тому же алгоритму, который приведен выше: уведомление, заявление сотрудника, перечисление ему средств.

Если сведения в налоговую уже отправлены, а сотрудник заявил свое право на возврат, сумма должна быть возвращена.

После этого в ИФНС подается корректирующая справка 2-НДФЛ, в которой излишне удержанный налог отражаться не будет. Кроме того, в форме 6-НДФЛ обязательно указывается сумма перечисленного сотруднику на счет излишне удержанного НДФЛ в том отчетном периоде, в котором прошло перечисление.

Бухгалтерские записи по операциям возврата НДФЛ представляют собой корректировочные проводки – сторно Дт 70 Кт 68/НДФЛ.

Вкратце

Возврат НДФЛ сотруднику производится после того, как он будет уведомлен об излишне удержанной с доходов суммы. Возврат производится на основании заявления сотрудника, только безналичным порядком на банковский счет физлица.

При невозможности перечислить налог руководство фирмы обязано обратиться в ИФНС с заявлением об этом, с приложением соответствующих сведений по НДФЛ из регистров НУ. Игнорирование налоговым агентом обязанностей по возврату НДФЛ ведет к необходимости им уплаты дополнительных процентов за каждый день просрочки.

Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Переплата налога на доходы физлиц в бюджет может возникнуть по разным причинам. Но независимо от того, из-за чего она образовалась, основная сложность при ее возврате заключается в том, что организация не считается плательщиком этого налога. Она выступает в качестве налогового агента. А плательщиками являются сотрудники организации, получающие от нее доход.

Поэтому процедура возврата НДФЛ из бюджета строго регламентирована и отличается от общего порядка возврата налогов. Зачет переплаты по НДФЛ тоже сопряжен с трудностями – сделать это удастся не всегда. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда возникает переплата

Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в двух случаях.

Первый случай. Организация удержала из дохода сотрудника больше положенного. Например – из-за того, что бухгалтер неправильно рассчитал облагаемую базу или неверно применил вычеты по НДФЛ, либо работник не вовремя представил в бухгалтерию подтверждающие документы на вычет, и т.п. Эту же (излишне удержанную) сумму и заплатили в бюджет. В данном случае речь идет об излишне удержанном НДФЛ из доходов налогоплательщика.

Второй случай. Организация рассчитала и удержала НДФЛ правильно. Но в бюджет перечислила больше, чем нужно. Это может произойти, например:

из-за ошибки бухгалтера при оформлении платежного поручения на уплату налога;
из-за того, что налог заплатили раньше срока (до того, как выплатили работникам доход и удержали из него НДФЛ). В этом случае получается, что возникает переплата за счет собственных средств организации, а не налогоплательщика.

Как вернуть переплаченный налог

Порядок возврата налога зависит от того, по какой причине возникла переплата.

Ситуация 1. Переплата НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов сотрудника.

Правила возврата НДФЛ в этой ситуации установлены статьей 231 НК РФ. Алгоритм действий – следующий.

Выявить излишне удержанный налог работник может и самостоятельно.

Независимо от того, кто обнаружил переплату (бухгалтер или сотрудник), работник пишет на имя руководителя организации заявление на возврат НДФЛ. Именно этот документ и будет являться основанием для возврата налога. Составить его можно в произвольной форме. Например, так:

Переплату по НДФЛ организация должна перечислить сотруднику в течение трех месяцев со дня получения от него заявления. Основание – пункт 1 статьи 231 НК РФ. Здесь нужно обратить внимание на два важных момента.

Во-первых, излишне удержанную сумму НДФЛ можно только перечислить на банковский счет работника – возвращать налог наличными нельзя (п. 1 ст. 231 НК РФ). Причем это правило действует независимо от того, какой порядок выплаты зарплаты установлен в организации – наличными из кассы или «безналом» на карты сотрудников.

Во-вторых, нужно строго соблюдать сроки возврата излишне удержанного налога работнику. Если в течение положенного срока (трех месяцев) организация не вернет сотруднику переплату, то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Статья 231 НК РФ четко устанавливает источники, за счет которых можно вернуть НДФЛ сотруднику. А именно – это предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:

из доходов того же работника, у которого излишне удержали налог;
из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация выступает налоговым агентом.

Бухгалтер по ошибке излишне удержал НДФЛ с выплат менеджеру Степанову за август 2019 года. Сумма излишне удержанного налога составила 1300 руб. Ошибка была обнаружена в сентябре 2019 года. Общая сумма НДФЛ, удержанная из зарплаты всех сотрудников организации за сентябрь, составила 130 000 руб. Из этой суммы бухгалтер перечислил в бюджет только 128 700 руб. Разница в размере 1300 руб. была перечислена на банковский счет, указанный Степановым в заявлении на возврат излишне удержанного НДФЛ.

И только если указанных платежей недостаточно для того, чтобы вернуть НДФЛ налогоплательщику в положенный срок, организация обращается в налоговую инспекцию за возвратом налога из бюджета (п.1 ст. 231 НК РФ). Для этого в ИФНС нужно подать заявление о возврате налога, форма которого утверждена Приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение № 8). Представить документ в инспекцию необходимо в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

К заявлению нужно приложить:

выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога.

В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в общем порядке, который установлен статьей 78 НК РФ.

Так, решение о возврате переплаты (или отказе в этом) инспекция должна принять в течение 10 дней:

со дня получения заявления от организации, если сверка расчетов с бюджетом не проводилась;
со дня подписания акта сверки, если сверка была.

Такой порядок предусмотрен пунктом 8 статьи 78 НК РФ.

Известить организацию о своем решении (согласии на возврат или отказе) инспекция обязана в течение 5 дней со дня принятия решения (п. 9 ст. 78 НК РФ). Форма решения о возврате и форма решения об отказе в возврате излишне уплаченного налога утверждены приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@.

Вернуть переплату налоговая инспекция обязана в течение одного месяца с того дня, как получила заявление от организации (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Ожидая поступления средств из бюджета на свой расчетный счет, организация – налоговый агент вправе вернуть сотруднику излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п.1 ст. 231 НК РФ).

Ситуация 2. Переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что организация перечислила в бюджет налог в большей сумме, чем положено. При этом налог с доходов сотрудников был рассчитан и удержан верно.

В данном случае переплаченные в бюджет деньги можно вернуть на банковский счет организации.

Для этого нужно подать в налоговую инспекцию заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение 8). К нему нужно приложить платежное поручение на уплату налога и выписку из регистра по НДФЛ. Эти документы подтвердят, что лишние суммы были уплачены в бюджет.

Такой вывод следует из статьи 78 НК РФ и письма Минфина России от 23.11.2017 № 03-04-05/77502.

Получив комплект документов, ИФНС будет возвращать переплату по общей процедуре, которая прописана в статье 78 НК РФ.
Правда, здесь может возникнуть одна сложность.

Она связана с тем, что НДФЛ работодатель платит не за себя, а за своих сотрудников. Именно они являются налогоплательщиками, а организация выступает как налоговый агент.

Обязанность перечислить НДФЛ в бюджет появляется у налогового агента только после того, как налог был удержан из доходов налогоплательщика. И только в пределах той суммы, которая была фактически удержана. А удержать сумму налога можно лишь при фактической выдаче зарплаты из кассы или при переводе на банковский счет сотрудника (письма Минфина от 13.02.2019 № 03-04-06/8932, от 01.02.2016 № 03-04-06/4321, от 10.07.2014 № 03-04-06/33737, ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507).

Перечислять налог в бюджет за счет собственных средств налоговые агенты не вправе. Делать это прямо запрещает пункт 9 статьи 226 НК РФ.

Вот и получается, что раньше, чем организация выплатила доход, перечислить НДФЛ в бюджет невозможно. Поэтому, если налоговый агент заплатил налог в бюджет больше, чем удержал, или перечислил НДФЛ раньше срока, налоговые инспекторы не считают такие суммы ни авансовым платежом, ни излишне уплаченным налогом. Они рассматривают их как ошибочный платеж.

Такой вывод следует, в частности, из Письма ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

По этим причинам, как показывает практика, некоторые инспекции не принимают утвержденную форму заявления на возврат налога. В этом случае, чтобы вернуть переплату по НДФЛ, можно заполнить заявление в произвольной форме. Например, так:

Когда можно зачесть переплату по НДФЛ

НДФЛ является федеральным налогом.

По общему правилу, переплату по федеральному налогу можно зачесть:

в счет погашения недоимки (задолженности по пеням, штрафам) по другим федеральным налогам;
в счет предстоящих платежей по тому же или другим федеральным налогам.

Основание – статья 78 НК РФ.

Однако и здесь есть нюансы.

Если переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов налогоплательщиков, то зачесть такую переплату в счет других федеральных налогов (например, НДС или налога на прибыль) не получится. Чиновники считают, что нельзя зачесть переплату, которую организация излишне удержала у налогоплательщика в качестве налогового агента, в счет обязательств по тем налогам, которые она платит как налогоплательщик. Об этом сказано, в частности, в Письме Минфина от 22.01.2018 № 03-02-07/1/3224.

Таким образом, в данной ситуации возможен единственный выход – возвращать излишне удержанный НДФЛ по процедуре, которая установлена статьей 231 НК РФ (она была рассмотрена выше).

Если организация без ошибок исчислила и удержала НДФЛ, но в бюджет перечислила больше, чем положено (или заплатила налог за счет собственных средств досрочно), то правила такие.

Зачесть переплату в счет будущих платежей по НДФЛ в данном случае не удастся. Ведь, как уже было сказано, такая переплата будет считаться ошибочным платежом (а не суммой НДФЛ, уплаченной налоговым агентом). Стало быть, зачесть такой платеж в счет НДФЛ – нельзя. Об этом сказано в Письме ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

А вот зачесть этот ошибочный платеж в счет других федеральных налогов, которые организация платит как налогоплательщик, – вполне возможно. Например, его можно зачесть в счет недоимок или будущих платежей по НДС или налогу на прибыль (Письмо ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Чтобы зачесть переплату по НДФЛ в другие налоги, в налоговую инспекцию нужно подать заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@. К заявлению нужно приложить платежное поручение и выписку из регистра по НДФЛ.

13 августа бухгалтер удержал и заплатил НДФЛ с зарплаты работников за июль. Сумма удержанного налога составила 20 000 руб. По ошибке, в бюджет было перечислено больше, чем удержано. Сумма платежа по НДФЛ составила 32 000 руб. Организация решила зачесть переплату в сумме 12 000 руб. в счет предстоящих платежей по НДС за III квартал 2019 года. Для этого бухгалтер подал в налоговую инспекцию заявление на зачет.

Подведем итог. Ошибки при исчислении НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, возможны на любой стадии этого процесса. Так, бухгалтер может неверно удержать налог – неправильно рассчитав налоговую базу или некорректно применив вычеты по НДФЛ. Но даже если налог удержан правильно – никто не застрахован от ошибок при его перечислении. Процесс возврата НДФЛ из бюджета достаточно трудоемкий и длительный.

Тогда риск возникновения переплат по НДФЛ вследствие ошибки в расчете или платежном поручении будет практически исключен. Уникальная система многоуровневого контроля, которую мы внедрили, позволяет исключить ошибки на любой стадии процесса. Все рутинные операции автоматизированы. Помимо этого, ежедневный аудит качества учета осуществляет программа «Электронный аудитор», созданная нашими IT-специалистами на базе программного продукта 1С.

Но даже если случится маловероятное – по вине наших специалистов у клиента возникнет переплата НДФЛ – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

С сотрудника нерезидента в 2018 году ошибочно излишне удержали НДФЛ. Каков порядок возврата излишне удержанного НДФЛ? И как это отразить в справке 2-НДФЛ и 6-НДФЛ? Сотрудник продолжает работать. Как поступить, если сотрудник уволен?

Порядок возврата излишне удержанного НДФЛ и заполнения отчетности по НДФЛ зависит от причины возникновения переплаты по налогу.

В общем случае возврат излишне удержанного налога производится налоговым агентом на основании письменного заявления физлица, независимо от того, что с ним прекращены трудовые отношения. Если же переплата образовалась в связи с пересчетом налога по причине приобретения физлицом статуса налогового резидента РФ по итогам года, сумма налога возвращается в другом порядке - через налоговые органы на основании представленной физлицом налоговой декларации 3-НДФЛ.

На основании п.1 ст.231 НК РФ по общему правилу излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.

Налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.

Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога, в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика.

Возврат налогоплательщику излишне удержанных сумм налога производится налоговым агентом в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, указанный в его заявлении.

Таким образом, в общем случае при излишнем удержании НДФЛ порядок действий следующий:

2. Физлицо пишет на имя организации заявление с просьбой вернуть НДФЛ. Заявление тоже составляется в произвольной форме (вы можете самостоятельно разработать образец заявления и приложить его форму к сообщению об излишне удержанном НДФЛ, направленному физлицу). В заявлении рекомендуется, в частности, указать:

· Ф.И.О. лица, которое обращается за возвратом;

· наименование налогового агента, которому подается заявление;

· размер излишне удержанного НДФЛ;

· номер счета и другие банковские реквизиты для перечисления налога;

Кстати, физлицо вправе представить заявление в течение трех лет с даты перечисления излишне удержанного налога (п. 7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.03.2017 N 03-04-05/11548). Если этот срок пропущен, вы не обязаны возвращать ему налог.

3. Организация - налоговый агент производит возврат налога в течение 3 месяцев со дня получения заявления на счет физлица, указанный в заявлении. Возврат налога производится за счет уменьшения предстоящих платежей по этому же налогу. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога физлицу. Причем не важно, с чьих доходов удержан этот налог: с доходов физлица, которому необходимо его вернуть, или с доходов других лиц (п. 1 ст. 231 НК РФ). Для возврата также не имеет значения, какие именно доходы выплачивает агент и по какой ставке они облагаются налогом (Письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-04-06/4-342).

При этом по мнению Минфина (Письмо от 24.12.2012 N 03-04-05/6-1430), прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком и организацией - источником выплаты доходов, с которых налог излишне удержан, а также период, в котором производится возврат излишне удержанного налога, не влияют на порядок применения норм ст. 231 НК РФ.

Таким образом, приведенный порядок возврата НДФЛ распространяется как на физлиц, являющихся работниками организации, так и на уволенных физлиц. При этом факт окончания налогового периода значения не имеет.

Что касается отчетности по НДФЛ, то если справка 2-НДФЛ за период, когда налог был излишне удержан, уже представлена в налоговые органы, необходимо подать корректирующую справку 2-НДФЛ за этот же период (п. 1.18 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, Письмо ФНС России от 26.10.2016 N БС-4-11/20366@). При этом отражать сумму излишне удержанного и возвращенного налога в корректирующей справке не нужно (Письмо ФНС России от 13.08.2014 N ПА-4-11/15988). То есть, ее надо заполнить так, как если бы вы изначально все верно удержали.

В расчете 6-НДФЛ суммы возвращенного НДФЛ отражаются за тот период, в котором происходит возврат, по строке 090 разд. 1 (п. 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 26.10.2016 N БС-4-11/20366@).

Обращаем Ваше внимание: описанный общий порядок возврата излишне удержанного НДФЛ не распространяется на случаи пересчета НДФЛ в связи с приобретением физлицом статуса налогового резидента РФ по итогу налогового периода. В этом случае действует п.1.1 ст.231 НК РФ, на основании которого возврат суммы налога налогоплательщику в связи с перерасчетом по итогу налогового периода в соответствии с приобретенным им статусом налогового резидента РФ производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче налогоплательщиком налоговой декларации по окончании указанного налогового периода, а также документов, подтверждающих статус налогового резидента РФ в этом налоговом периоде, в порядке, установленном ст.78 НК РФ.

Таким образом, если необходимость возврата НДФЛ возникла в связи с изменением налогового статуса физлица, возврат налога производится налоговыми органами на основании декларации 3-НДФЛ, представленной самим физлицом. При этом речь идет о той сумме налога, которая нарастающим итогом с начала года не была зачтена налоговыми агентом. Напомним, если статус физлица изменился в середине года, налоговый агент до окончания года производит зачет излишне удержанного с начала года налога в счет уплаты текущих платежей, а возврату налоговыми органами подлежит та часть налога, которая не была зачтена налоговым агентом до конца года (см., например, Письмо Минфина России от 26.09.2017 N 03-04-06/62126).

В данном случае сумму излишне удержанного по итогам налогового периода НДФЛ необходимо отразить в поле "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" справки 2-НДФЛ (п.4.9 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Но в отличие от справок 2-НДФЛ, в расчете 6-НДФЛ не показываются ни сумма перечисленного налога, ни переплата. Переплата будет отражена только в карточке расчетов с бюджетом по НДФЛ (КРСБ), которую ИФНС открывает на каждого налогового агента. Если в течение года вы никому из работников налог не возвращали (не заполняли строку 090), а в бюджет НДФЛ перечисляли вовремя и в полной сумме, тогда у вас строка 070 должна быть равна данным КРСБ "уплачено НДФЛ с начала налогового периода" (п. 2.1 Письма ФНС от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@ "О направлении Контрольных соотношений").

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Федеральной налоговой службы от 1 апреля 2021 г. № БС-4-11/4351@ О корректности отражения сумм удержанного налога при заполнении формы 6-НДФЛ

Вопрос: При заполнении формы 6-НДФЛ возник вопрос о корректности отражения сумм удержанного налога. Заработная плата за декабрь 2020 года выплачена сотрудникам 31 декабря 2020 года. Удержанный 31 декабря 2020 года налог должен был быть перечислен в бюджет не позже 11 января 2021 года. В этой ситуации в Разделе 1 Расчета 6-НДФЛ за 2020 год были отражены как сумма полученного дохода, так и сумма удержанного с этого дохода налога. Кроме того, удержанный налог со сроком перечисления 11.01.2021 включен в таблицу обязательств налогового агента Расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года (строки 020 и 022 Раздела 1). Следует ли ожидать санкций при заполнении Расчетов таким образом?

Ответ: Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо и по вопросу заполнения расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), сообщает следующее.

В соответствии с абзацем вторым пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту учета по форме, формату и в порядке, утвержденным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев - не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Форма расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (далее - расчет по форме 6-НДФЛ), порядок ее заполнения и представления утверждены приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ "Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме, а также формы справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц" (далее - приказ ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@).

В соответствии с пунктами 3.1 и 3.2 Порядка заполнения расчета по форме 6-НДФЛ, утвержденного согласно приложению N 2 к приказу ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@, в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ указываются сроки перечисления налога на доходы физических лиц (далее - налог, НДФЛ) и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода.

В поле 020 указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма налога, удержанная за последние три месяца отчетного периода.

В поле 021 указывается дата, не позднее которой должна быть перечислена удержанная сумма налога.

В поле 022 указывается обобщенная сумма удержанного налога, подлежащая перечислению в указанную в поле 021 дату.

При этом сумма налога, удержанная за последние три месяца отчетного периода, указанная в поле 020, должна соответствовать сумме значений всех заполненных полей 022.

Таким образом, в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2021 года подлежат отражению с выплаченных физическим лицам доходов суммы удержанного НДФЛ за последние три месяца отчетного периода, то есть за январь - март 2021 г., независимо от срока их перечисления, определяемого в соответствии с положениями пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Кодекса.

Согласно приведенной в письме ситуации, организация - налоговый агент отразила в полях 020 и 022 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2021 года сумму удержанного НДФЛ с выплаченной 31.12.2020 работникам заработной платы за декабрь 2020 г.

Вместе с тем, в соответствии с пунктом 6 статьи 81 Кодекса при обнаружении налоговым агентом в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, налоговый агент обязан внести необходимые изменения и представить в налоговый орган уточненный расчет.

Учитывая изложенное, если налоговый агент в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2021 года отразил с дохода в виде заработной платы за декабрь 2020 г., выплаченной работникам 31.12.2020, сумму удержанного НДФЛ со сроком перечисления не позднее 11.01.2021 (пункт 7 статьи 6.1, пункт 6 статьи 226 Кодекса), что по своей сути не привело к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, то представление уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2021 года в рассматриваемой ситуации не требуется.

Действительный государственный советник
Российской Федерации 2 класса

С.Л. Бондарчук

Обзор документа

В рассматриваемой ситуации организация - налоговый агент отразила в полях 020 и 022 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2021 г. сумму удержанного НДФЛ с выплаченной работникам зарплаты за декабрь 2020 г. Как пояснила ФНС, представлять уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2021 г. не нужно.

• Зарплата за март, выплаченная в апреле в 6-НДФЛ.
• Зарплата, выплаченная в последний рабочий день декабря в 6-НДФЛ.
• Отпускные в 6-НДФЛ.
• Больничный в 6-НДФЛ.
• Материальная помощь в 6-НДФЛ.
• Выплаты по ГПД в 6-НДФЛ.
• Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ.
• Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ.

Городничий Дмитрий Викторович,

Лектор, руководитель учебного центра группы компаний «Ваш Консультант»

Одно из важнейших новшеств для бухгалтера в этому году – обновлённая форма 6-НДФЛ. Первый раз сдать её придётся в апреле 2021. По своей сути – это обновление форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.

Чтобы сдать 6-НДФЛ без ошибок, откройте бесплатный двухдневный доступ к системе КонсультантПлюс (для организаций Крыма и Севастополя). В нём вы найдёте 82 готовых решения по этой теме.

Многие уже начали заполнять 6-НДФЛ за первый квартал по новой форме. Поэтому появилась масса разнообразных вопросов. Что отражать, как отражать, показывать или нет? Также у многих возникли проблемы связанные с их бухгалтерскими программами: некоторые некорректно работают с новой формой. В этом материале я постараюсь ответить на самые частые вопросы по заполнению обновлённой формы 6-НДФЛ.

Зарплата за март, выплаченная в апреле в 6-НДФЛ

В расчете за I квартал покажите:

в поле 110 и 112 разд. 2 – сумму начисленной за март зарплаты;
в поле 130 разд. 2 – сумму предоставленных в марте вычетов по НДФЛ;
в поле 140 разд. 2 – сумму НДФЛ, исчисленного с зарплаты за март.

В прочие показатели расчета за I квартал зарплата за март и начисленный с нее НДФЛ не включаются. В том числе НДФЛ, который на отчетную дату (31 марта) не удержан с мартовской зарплаты, не нужно включать в показатель поля 170 разд. 2.

Зарплата, выплаченная в последний рабочий день декабря в 6-НДФЛ.

Отражайте следующим образом

В расчете за I квартал года в разд. 1 укажите:

в поле 020– общую сумму удержанного налога, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, в том числе удержанного с зарплаты за декабрь;
в поле 021– первый рабочий день января следующего года;
в поле 022– сумму НДФЛ, удержанного с зарплаты за декабрь.

Отпускные в 6-НДФЛ

По общему правилу в расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены. Исключение - если вы выплатили отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной (нерабочий) день. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде. Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Поэтому в расчете отразите только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно.

Такие отпускные нужно включить в разд. 2 в периоде их выплаты, а в разд. 1 расчета 6-НДФЛ уже в следующем периоде. Например, если отпускные выплачены в декабре и 31 декабря является выходным днем, в разд. 2 их нужно включить за этот год, а в разд. 1 – в I квартале следующего года.

В разд. 1 нужно отразить:

в поле 020– удержанный (в том числе с отпускных) налог, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
в поле 021– последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
в поле 022– общую сумму удержанного (в том числе с отпускных) налога, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.

В разд. 2 нужно:

в поле 110 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
в поле 112 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
в поле 120 отразить общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде отпускных;
в поле 140 указать НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с отпускных;
в поле 160 указать общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с отпускных.

При заполнении расчета за налоговый период сведения об отпускных и соответствующем НДФЛ отражаются также в справке о доходах и суммах налога физлица. Как правило, они приводятся в составе обобщенных данных в разд. 2 справки и в Приложении к ней.

Больничный в 6-НДФЛ

Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является день его выплаты. Поэтому в расчете 6-НДФЛ отражают только выплаченное пособие. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период.

Как правило, сведения об оплаченном больничном и налоге, удержанном с него и перечисленном в бюджет, отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором оплачен больничный.

Исключение составляет ситуация, когда больничный оплачен в последнем месяце отчетного периода и последний день этого месяца – выходной (нерабочий) день. В данном случае уплатить налог в бюджет необходимо не позднее первого рабочего дня следующего отчетного периода. Сведения о пособии и удержанном из него НДФЛ нужно отразить:

в разд. 2 расчета за тот отчетный период, в котором оплачен больничный;
в разд. 1 расчета за следующий отчетный период;
в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).

В разд. 1 нужно отразить (п. п. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

в поле 020– общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного;
в поле 021– последний день месяца, в котором оплачен больничный. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
в поле 022– общую сумму удержанного (в том числе с больничного) НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.

В разд. 2 следует:

в поле 110 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
в поле 112 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
в поле 120 указать общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде пособия;
в поле 140 отразить НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с больничного;
в поле 160 отразить общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с больничного.

При отражении больничных в расчете руководствуйтесь общими правилами заполнения расчета.

Материальная помощь в 6-НДФЛ

Отражение в расчете 6-НДФЛ материальной помощи зависит от того, облагается ли она НДФЛ.

Материальную помощь, которая облагается НДФЛ полностью (т.е. без установления нормативов, ниже которых она не облагается налогом), нужно отразить в расчете 6-НДФЛ.

Также отражайте в расчете 6-НДФЛ материальную помощь, выплаченную свыше необлагаемого размера, если он установлен Налоговым кодексом РФ (например, 50 000 руб.). Материальную помощь, выплаченную в пределах необлагаемого размера, мы рекомендуем отражать в 6-НДФЛ, поскольку ее можно выплатить несколько раз за год и в итоге превысить лимит.

Материальную помощь в размере до 4 000 руб. в расчете 6-НДФЛ также целесообразно отражать по указанной причине. Если вы выплатите ее несколько раз за год и тем самым в одном из периодов будет превышен необлагаемый размер, вся выплаченная помощь (как в пределах лимита, так и сверх него) должна быть отражена в расчете 6-НДФЛ с учетом вычета в размере 4 000 руб. за год.

Помощь, которая полностью не облагается НДФЛ (т.е. без установления нормативов, сверх которых она облагается налогом), в форму 6-НДФЛ включать не нужно. Например, не нужно отражать материальную помощь в связи со смертью работника или члена его семьи.

В разд. 1 расчета 6-НДФЛ налог с материальной помощи отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразите его следующим образом:

в поле 020 включите удержанный с материальной помощи НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
в поле 021 укажите срок перечисления налога;
в поле 022 отразите НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.

При необходимости заполните другие поля разд. 1.

В разд. 2 расчета сведения о материальной помощи отразите в составе обобщенных показателей следующим образом:

общую сумму начисленной и выплаченной материальной помощи включите в показатель поля 110;
необлагаемую часть материальной помощи (сумму вычета) согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика включите в показатель поля 130;
исчисленный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 140;
удержанный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 160.

Выплаты по ГПД в 6-НДФЛ

Вознаграждения по гражданско-правовым договорам нужно включать в расчет 6-НДФЛ начиная с отчетного периода, в котором они были выплачены физлицу, поскольку днем фактического получения таких доходов является дата их выплаты.

Обратите внимание, что дата подписания акта по выполненным работам, оказанным услугам значения не имеет.

В разд. 1 расчета 6-НДФЛ нужно отразить суммы налога, удержанного с выплат по гражданско-правовым договорам, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода:

в поле 020 включить в общий показатель налога, удержанного за последние три месяца отчетного периода, сумму НДФЛ, удержанного с вознаграждения по гражданско-правовым договорам;
в поле 021 указать первый рабочий день, следующий за днем выплаты вознаграждения;
в поле 022 отразить сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.

Если вознаграждение выплачивается физлицу по частям, то каждая из них отражается в отдельном блоке полей 021, 022. Это связано с тем, что сроки перечисления НДФЛ с каждой части выплаченного вознаграждения отличаются.

В разд. 2 расчета 6-НДФЛ вознаграждение по гражданско-правовому договору и соответствующий налог нужно отразить нарастающим итогом начиная с отчета за период, в котором была выплата, и до окончания отчетного года следующим образом:

в поле 100– указывается ставка, по которой исчисляется налог с вознаграждения по договору (например, 13);
в поле 110– общая сумма доходов по всем физлицам с начала года, которые облагаются по такой ставке, включая вознаграждение по гражданско-правовому договору;
в поле 113– облагаемая по ставке, отраженной в поле 100, общая сумма доходов по всем физлицам с начала года по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);
в поле 120– общее количество физлиц, которые получили выплаты, отраженные в поле 110;
в поле 130– общая сумма налоговых вычетов по НДФЛ, предоставленных по выплатам из поля 110, в том числе вычеты по вознаграждению по гражданско-правовому договору;
в поле 140– сумма НДФЛ, исчисленного со всех указанных в поле 110 доходов (с учетом вычетов), включая налог, исчисленный с вознаграждения по гражданско-правовому договору;
в поле 160– общая сумма НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с вознаграждения по гражданско-правовому договору.

Если вознаграждение по гражданско-правовому договору выплачено в последний день отчетного периода, срок уплаты НДФЛ с него будет истекать в следующем отчетном периоде. В таком случае вознаграждение нужно отразить в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за тот период, в котором оно выплачено, без отражения в разд. 1 этого расчета. В разд. 1 выплата вознаграждения будет отражена в расчете за следующий отчетный период.

Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ

Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.

Такой доход может облагаться по ставке 13%, 15% или 30% в зависимости от того, кому он выплачивается и по какому основанию. Если вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняйте разд. 1 и 2 отдельно для каждой из них.

В разд. 1 НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразить налог нужно следующим образом:

в поле 020 включите удержанный с таких доходов НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
в поле 021 укажите срок перечисления налога;
в поле 022 отразите сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021 соответствующей строки.

При необходимости заполните другие поля разд. 1.

Раздел 2 составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года в отношении доходов, облагаемых по соответствующей ставке. Начиная с отчетного периода, в котором доход в натуральной форме передан физлицу, отражайте его в разд. 2 следующим образом:

в поле 100 укажите ставку в отношении которой заполняется раздел (например, "13");
в поле 110 включите сумму дохода в натуральной форме;
в поле 120 укажите количество физлиц, с начала года получивших от вас облагаемый доход, в том числе в натуральной форме;
в поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года;
в поле 140 отразите исчисленный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда доход был передан физлицу;
в поле 160 отразите удержанный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда налог был удержан. Если налог с него не был удержан (например, из-за того, что физлицу не выплачивались доходы в денежной форме), то в поле 160 поставьте "0" (при условии, что налог по соответствующей ставке не был удержан с других доходов).
в поле 170 укажите НДФЛ, который не был удержан на отчетную дату.

При необходимости заполните другие поля разд. 2.

Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ

Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.

Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.

Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).

В разд. 1 нужно отразить:

в поле 020– общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
в поле 021– рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
в поле 022– общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.

В разд. 2 нужно отразить:

в поле 110– общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
в поле 112– общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
в поле 120– общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
в поле 140– сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
в поле 160– общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.

Первую часть "Обновленная форма 6-НДФЛ в 2021 г." читайте по ссылке.

Читайте также: